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#######################The backup plan should be put in writing and kept with
your companys policies and procedures documentation. Include the following in
your Backup Plan (Replace the text beneath each heading to personalize this
plan) BACKUP COORDINATOR:
Designate one person as coordinator and record
keeper of all backups. METHOD OF BACKUP: Document method of backupBACKUP
PROCEDURES: Develop a checklist of procedures to properly backup dataFREQUENCY
OF BACKUPS: How often will the backups be performed? LOCATION OF ON-SITE STORAGE:
Where will the backups be protecting the media from fire, theft, flood or
other calamity? LOCATION OF OFF-SITE STORAGE: If media is stored off-site,
where is it stored and how do the backup media get there? TYPES OF DATA TO BE
BACKED UP: Option 1: Back up everything on your hard drive. This approach:
Offers the greatest amount of data security Allows for one-step restoration of
total memory loss Can often be done automatically during off-hours. The downside
of this approach is that it can be costlyOption 2: Back up only data that is
necessary for the basic functioning of your organization. While a complete
backup is recommended for its ease and added security, it is not a viable option
for every organization. Keep in mind that maintaining regular partial backups
will require more planning and vigilance because it cannot be done in one easy
step.Any work not easily replaceable should be considered essential. Here are
some examples: Word processing In-progress documents Final drafts Important
letters/memosDatabases Address books Accounting records Schedules/calendars
Internet-related data Bookmarks Archived e-mail Preferences/configurationsYou
should also have a backup of any software programs for which you don't have
original disks/CDs. RECORD KEEPING LOG:The backup coordinator should keep a
hard-copy log of the dates and times at which backups occurred.WHAT TO BACKUP:
Are the documents and files located on one computer or multiple? Does it make
sense to store them all in one location that users can access making backups
easier? Do you need to back up multiple computers? BACKUP PLAN TEST:It is
important to periodically test your backup process to make certain that the plan
is saving the data properly####Data Backup PlanCopyright 2008 One Eighty
Business Solutions, LLC. All rights reserved
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