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TRABAJO DIRIGIDO
AUDITORIA (SAYCO) DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE
BIENES Y SERVICIOS (SABS) DE LA EMPRESA MUNICIPAL
DE AREAS VERDES, PARQUES Y FORESTACIN
(EMAVERDE) GESTIN 2009
POSTULANTE:
TUTOR:
LA PAZ BOLIVIA
2014
DEDICATORIA
A mis queridos Padres:
Cirilo Canaza y Yola Herrera.
Por todo el amor, comprensin y apoyo que
recib siempre.
Rosario Canaza
A mis padre
Mario Ramos y Paulina Cuellar.
Por el apoyo constante y amor que me dieron.
Efrain Ramos
AGRADECIMIENTOS
A Dios por haberme dado la fuerza para
seguir da a da.
A mis amados padres Cirilo Canaza y
Yola Herrera, a mis queridos hermanos
Juan Jos y Carlos por el apoyo
incondicional que me brindaron por que
sin ellos no sera posible mi Trabajo
Dirigido.
Les doy las gracias a todos por creer en
m.
Rosario Canaza
A Dios por haberme dado la fuerza para
seguir da a da.
A mis padres Mario Ramos y Paulina
Cuellar, a mis queridos hermanos y
hermanas que siempre creyeron en mi.
Efrain Ramos
INDICE
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 1
MODALIDAD DE TRABAJO DIRIGIDO .............................................................................. 3
C A P T U L O I......................................................................................................................... 4
M A R C O I N S T I T U C I O N A L ......................................................................................... 4
1.1 ANTECEDENTES DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ G.A.M.L.P. ........ 4
1.2 MISIN ................................................................................................................................ 5
1.3 VISIN ................................................................................................................................. 6
1.4 OBJETIVOS DEL GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL DE LA PAZ ................ 6
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. ............................................................................ 7
1.5.1 UNIDAD DE AUDITORA INTERNA ......................................................................... 12
1.5.1.1 MISIN........................................................................................................................ 12
1.5.1.2 VISIN ........................................................................................................................ 12
1.5.1.3 OBJETIVOS ESTRATGICOS .............................................................................. 12
1.5.2 OBJETIVOS DE LA GESTIN 2009 ........................................................................ 14
1.5.3 FUNCIONES DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA ................................... 15
1.5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................ 15
1..6 EMPRESA MUNICIPAL DE REAS VERDES, PARQUES Y FORESTACIN
(EMAVERDE) .......................................................................................................................... 16
1.6.1 MISIN ........................................................................................................................... 17
1.6.2 VISIN............................................................................................................................ 17
1.6.3 OBJETIVOS .................................................................................................................. 17
1.6.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................ 18
C A P T U L O II ................................................................................................................... 20
P L A N T E A M I E N T O Y J U S T I F I C A C I N D E L T R A B A J O ................. 20
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 20
2.1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA .......................................................................... 20
2.1.1.1 PREGUNTA GENERAL ........................................................................................... 20
2.1.1.2 PREGUNTAS ESPECFICAS ................................................................................. 21
2.2 JUSTIFICACIN DEL TRABAJO ................................................................................ 21
2.2.1 JUSTIFICACIN TERICA ....................................................................................... 21
2.2.2 JUSTIFICACIN METODOLGICA ........................................................................ 21
2.2.3 JUSTIFICACIN PRCTICA ..................................................................................... 22
2.3 OBJETIVOS DEL TRABAJO ........................................................................................ 22
2.3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 22
2.3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................................... 22
C A P I T U L O III .................................................................................................................. 24
M E T O D O L O G A DEL T R A B A J O ......................................................................... 24
3.1 MTODO UTILIZADO..................................................................................................... 24
3.2 TIPO DE INVESTIGACIN ............................................................................................ 24
3.3 FUENTES DE RECOLECCIN DE INFORMACIN ................................................ 25
3.3.1 FUENTES PRIMARIAS ............................................................................................... 25
AUDITORA (SAYCO)
AUDITORA (SAYCO)
DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS
(SABS) DE LA EMPRESA MUNICIPAL DE REAS VERDES,
PARQUES Y FORESTACIN (EMAVERDE)
Gestin 2009
INTRODUCCIN
La carrera de Contadura Pblica, de conformidad con el Reglamento de Rgimen
Estudiantil de la Universidad Boliviana aprobada en el VIII Congreso, contempla en
su captulo VIII Art. 66 entre otras modalidades de graduaciones
DIRIGIDO; en el cual es regulado y aprobado
el TRABAJO
el 15 de abril de 1997 en el 2
CAPTULO I
MARCO INSTITUCIONAL
1.1 ANTECEDENTES DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ G.A.M.L.P.
El Gobierno Autnomo Municipal de La Paz, es una institucin pblica y autnoma
que contribuye de manera directa al desarrollo ptimo de la ciudad consolidando la
participacin de los ciudadanos para satisfacer sus demandas colectivas y brindando
soluciones a los problemas presentes y futuros. La ciudad de Nuestra Seora de La
Paz recibi este nombre simblico del Virrey Pedro de la Gasca el 20 de Octubre de
1548, despus de la batalla en que se fue venciendo al alzado Gonzalo Pizarro.
renacentista diseado por el Arq. Emilio Villa Nueva Pearanda, el palacio Municipal
fue levantado en terreno, donde estuvo muchos aos el Mercado Central Recoba.
que representa a un
1.3 VISIN
La municipalidad de La Paz y su gobierno (GAMLP) es una institucin intercultural,
moderna y lder a nivel Latinoamericano promotora de la planificacin, gestin y
desarrollo integral del
por
el
Despacho
de
Secretara
Ejecutiva
las
unidades
Nivel VI Descentralizado.
Conformado por las Empresas Pblicas Municipales que operan de manera
autnoma y sectorial, bajo tuicin del Gobierno Autnomo Municipal de La Paz a
travs de los Directorios, cuya Presidencia es ejercida por el Alcalde Municipal o su
representante expresamente designado.
A) CONCEJO MUNICIPAL
B) EJECUTIVO MUNICIPAL
Direccin de Educacin
Direccin de Deportes
Direccin de Salud
Direccin de Mantenimiento
10
Subalcaldia I Cotahuma
11
Subalcaldia V Sur
Subalcaldia VI Mallasa
Subalcaldia IX Zongo
12
13
14
15
16
1.6.1 MISIN
EMAVERDE es una institucin pblica municipal, de carcter descentralizado con
personera jurdica y patrimonio propio, dotada de autonoma tcnica y administrativa
bajo tuicin del Gobierno Autnomo Municipal de La Paz, cuya misin es la de
administrar, proteger, promover, construir, recuperar, conservar, forestar, reforestar y
mantener plazas, parques, reas verdes, reas forestales, corredores verdes,
cordones forestales, rotondas,
administracin,
proteccin,
promocin,
construccin,
recuperacin,
17
18
19
C A P T U L O II
PLANTEAMIENTO Y JUSTIFICACIN
DEL TRABAJO
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin (EMAVERDE), opera
en el marco de la Ley N 1178 (SAFCO), que regula los Sistemas de Administracin y
Control; uno de los sistemas para ejecutar las actividades programadas, es el
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SABS), que establece la forma
de Contratacin, Manejo y Disposicin de Bienes y Servicios.
20
21
deficiencias
22
23
C A P I T U L O III
M E T O D O L O G A DEL T R A B A J O
3.1 MTODO UTILIZADO
Segn Patricio Hopkins, La aplicacin del mtodo deductivo nos lleva a un
conocimiento con grado de certeza absoluto.4
Para la ejecucin del trabajo utilizaremos el Mtodo Deductivo, porque su
razonamiento conduce desde datos generales (operaciones de Contratacin, Manejo
y Disposicin de Bienes y Servicios) hasta llegar a un anlisis de hechos particulares
(resultados validos del examen); basndonos en la recoleccin de informacin
relevante mediante las tcnicas de investigacin que sern aplicadas en el trabajo de
campo, como ser cuestionarios, entrevistas flujo gramas y documentos obtenidos en
la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin (EMAVERDE).
3.2 TIPO DE INVESTIGACIN
Se considera como investigacin descriptiva aquella en que, como afirma Salkind,
se resean las caractersticas o rasgos de la situacin o fenmeno objeto de estudio
que se somete a un anlisis. Se define la palabra describir como el acto de presentar,
reproducir o figurar a personas, animales o cosas; y agrega que se deben describir
aquellos aspectos ms caractersticos distintivos y particulares de estas personas,
situaciones o cosas, o sea, aquellas propiedades que las hacen reconocibles a los
ojos de los dems.
De acuerdo con este autor una de las funciones principales de la investigacin
descriptiva es la capacidad para seleccionar las caractersticas fundamentales del
objeto de estudio y su descripcin detallada de las partes, categoras o clases de
dicho objeto.5
4
5
HOPKINS, Patricio, Filosofa, Buenos Aires, Ediciones Almagro 1995, Pg. 152
BERNAL, Csar, Metodologa de la Investigacin para ADM y Eco., Ed. Prentice, B. Colombia 2000, Pg. 86
24
BERNAL, Csar, Metodologa de la Investigacin para ADM y Eco., Ed. Prentice, B. Colombia 2000, Pg. 88
25
escritos como
ser
informes
y disposiciones legales
vigentes
Por tanto la Informacin Secundaria para el presente trabajo, ser obtenida mediante
la observacin directa de las actividades realizadas en la Empresa Municipal de
reas Verdes, Parques y Forestacin (EMAVERDE), a travs de entrevistas
formales, debidamente estructuradas y dirigidas a funcionarios encargados de la
Empresa. Tambin se recurrir a las diferentes dependencias municipales y
entidades relacionadas con EMAVERDE, para la obtencin de informacin.
3.4 TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE INFORMACIN
Las tcnicas a utilizarse en la comprobacin del cumplimiento de control, sirven para
realizar la evaluacin y obtener evidencia confiable y fidedigna de la auditora, que
fundamente la informacin de los resultados en la etapa de ejecucin para el informe
final.
3.4.1 TCNICAS VERBALES
3.4.1.1 INDAGACIN
La Indagacin consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho; esta tcnica puede
determinar la obtencin valiosa de las actividades examinadas que sirve ms como
apoyo que como evidencia directa.
BERNAL, Csar, Metodologa de la Investigacin para ADM y Eco., Ed. Prentice, B. Colombia 2000, Pg. 88
26
27
3.4.3.2 COMPROBACIN
Consiste en examinar los soportes y registros que apoyan o sustentan una aplicacin
o transaccin, mediante la obtencin de evidencias suficientes que certifiquen que se
ajustan a los criterios establecidos y probando que los documentos requeridos son
vlidos, los registros confiables y las autorizaciones autnticas.
3.4.4 TCNICAS FSICAS
3.4.4.1 INSPECCIN
La inspeccin consiste en constatar tcnicamente en un objeto, lugar o situacin, sus
caractersticas,
componentes,
medidas,
accesorios,
seguridades,
colores,
Es una tcnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se
consideren fuente de informacin. A diferencia de la encesta que se cie a un
28
En esta red participan computadoras de todo tipo, en adicin, se dan cita en ella
instituciones gubernamentales, educativas, cientficas, sin fines de lucro y cada vez
ms empresas privadas con intereses comerciales, haciendo su informacin
disponible a un pblico.
No existe duda sobre las posibilidades que hoy ofrece el Internet como una tcnica
de obtener informacin; es ms, hoy se ha convertido en uno de los principales
medios para captar informacin.
29
C A P T U L O IV
MARCO CONCEPTUAL
En nuestro medio se prev que esta profesin es muy amplia, razn por la cual debe
conocerse la concepcin del termino de Auditora segn los diferentes entendidos en
la materia y actualizarse al respecto a travs de cursos, seminarios e
investigaciones.
Por otra parte la Auditora constituye una herramienta de control y supervisin que
contribuye a la creacin de una cultura de la disciplina de la organizacin y permite
descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organizacin.
WITTINGTON, Ray y PANY. K. Auditoria, Un Enfoque Integral, Ed. Mc Graw Hill. Bogot Colombia 2000
30
VALERIANO ORTIZ, Lus, Auditoria Administrativa, Editorial SM, Lima Per 1997. Pg. 44
RESOLUCIN CGR-1/026/2005 del 24/02/05, Manual de Normas de Auditora Gubernamental, Pg. 1
10
31
11
WITTINGTON, Ray: Pany, Kart, Auditoria Un Enfoque Integral, McGraw-Hill. 12 Ed. 2003. Pg. 145
CENTELLAS, Espaa Rubn, Auditora Operacional, ABC Impresiones. 1 Edicin. La Paz 1999, Pg. 3
13
Resolucin CGR-1/026/2005 del 24/02/05, Manual de Normas de Auditora Gubernamental, Pg. 13
12
32
www.cgr.gov.bo/PortalCGR/iniciob5e2.html?indice=2&grupo=7
33
I)
16
34
18
19
35
CGR -CENCAP: Sistema de Control Gubernamental, Boletn - Auditoria de los SAYCO. Pg. 1
36
ETAPA
OBJETIVO
Predeterminar procedimientos.
PLANIFICACIN
EJECUCIN
CONCLUSIN
RESULTADO
Memorndum de Planificacin y
Programas de Trabajo.
en
Estas tres etapas implican que la Auditora es un proceso secuencial con un punto de
partida y otro de terminacin.
4.5.1 ETAPA DE PLANIFICACIN
La Etapa de Planificacin es el proceso de identificar lo que debe hacerse durante la
auditora, quien debe ejecutar cada tarea y en qu momento; generalmente se
considera que la planificacin incluye aquellos pasos hasta el diseo de los
programas de auditora.
37
Parques
Forestacin
(EMAVERDE),
nos
constituimos
en
sus
21
38
24
23
Es la
24
25
39
40
Por tanto es un esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a
emplearse, determinando la extensin y la oportunidad en que sern aplicados,
referenciando los papeles de trabajo, donde y quienes los han elaborado. Las
instrucciones detalladas para la recopilacin de la evidencia para un rea de
auditora o para toda la auditora recibe el nombre de Programa de Auditora, este
siempre incluye una lista de procedimientos de auditora.
4.6 ETAPA DE EJECUCIN
Finalizada la Etapa de Planificacin, ya se cuenta con los programas de trabajo para
las diferentes reas a ser examinadas; la Etapa de Ejecucin consiste en la
aplicacin prctica de dichos programas para la obtencin de evidencias de auditoria
suficiente, pertinente y competente; asimismo se cuenta con informacin adicional
para reconsiderar las evaluaciones realizadas y las decisiones tomadas durante la
etapa de planificacin y se obtienen los hallazgos de auditora.
4.6.1 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
Son el conjunto de tcnicas de investigacin, aplicables a una partida o a un grupo
de hechos o circunstancias examinadas para la obtencin de evidencia que
proporcione satisfaccin de auditora y mediante los cuales el auditor obtiene las
bases necesarias para fundamentar su opinin; es decir que es la instruccin
detallada para la recopilacin de un tipo de evidencia que se obtendr durante la
auditoria.
Existen dos tipos de procedimientos de auditora, los cuales son: Los Procedimientos
de Cumplimiento y los Procedimientos Sustantivos.
28
WITTINGTON, Ray: Pany, Kart, Auditoria Un Enfoque Integral, Mc Graw-Hill. 12 Ed. 2003. Pg. 142.
41
ZUAZO, Lidia. "Papeles de Trabajo de Auditoria. Ed. Presencia. La Paz - Bolivia. 3 Edicin 2003. Pg. 52
42
razonable de que todos los datos contables han sido y estn debidamente
respaldados. Segn sea la fuente de obtencin de evidencia, sta puede ser:
4.6.2.1 EVIDENCIA DE CONTROL
La evidencia de control es aquella que proporcionan al auditor satisfaccin de que los
controles en los que planea confiar, existen y operan efectivamente durante el
periodo. Esta evidencia permite modificar o reducir el alcance de la evidencia
sustantiva que de otra manera, debera obtenerse.
4.6.2.2 EVIDENCIA SUSTANTIVA
La evidencia sustantiva es la que brinda al auditor satisfaccin referida a los estados
financieros y se obtiene al examinar las transacciones y la informacin producida por
los sistemas del ente.
4.6.2.3 HALLAZGO DE AUDITORA
Los hallazgos son errores, irregularidades, anormalidades o excepciones, que nos
permite emitir recomendaciones, las cuales al encontrarse documentadas se
constituyen en evidencia de Auditora.
En Auditora se emplea para referirse al resultado de comparar un criterio con una
situacin real, por ello un Hallazgo de Auditora es el resultado de una investigacin,
su anlisis y comparacin, donde los auditores examinan y describen una situacin y
la comparan con la afirmacin correspondiente (lo que debe ser). Normalmente el
desarrollo de hallazgos de auditora est orientado a reas crticas que son
susceptibles de mejoras.
Los atributos del hallazgo de auditora son los siguientes:
4.6.2.3.1 CONDICIN
La condicin es la revelacin de lo que es, lo que demuestra la evidencia, es decir
la deficiencia o debilidad, tal como fue encontrada durante la auditora o evaluacin.
43
44
solo las consecuencias inmediatas del hecho, si no tambin los efectos colaterales
reales y potenciales en trminos cualitativos o cuantitativos, segn corresponda.
4.6.2.3.5 RECOMENDACIN
La recomendacin constituye el criterio del auditor gubernamental y debe reflejar el
conocimiento y buen juicio con relacin a lo que ms conviene a la institucin, es
decir que son las sugerencias para eliminar las diferencias o debilidades detectadas,
En general, una buena recomendacin se basa en el anlisis de los recursos y en la
consideracin de su costo / beneficio.
4.6.3 PLANILLA DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Registra los hallazgos de las deficiencias o debilidades, que son los procedimientos y
tcnicas o los controles que le hacen falta a la estructura del sistema de control
interno.
La deficiencia de control interno debe estar estructurada de acuerdo a los atributos
de los hallazgos, de la siguiente manera: Los papeles de trabajo preparados durante
esta fase deben mostrar la ejecucin de los procedimientos reflejados en el programa
de auditoria con la evidencia suficiente, competente y relevante que respalde los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
45
Las conclusiones son juicios del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar
sus atributos y los comentarios de la entidad, generalmente se refieren a
irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados.
Por tanto, las conclusiones forman una parte muy importante del informe de auditora
ya que estn basadas en la realidad de las situaciones examinadas y respaldadas
por los papeles de trabajo.
46
4.6.7 RECOMENDACIONES
Las recomendaciones del auditor son el producto ms importante del informe de
auditora cuya finalidad es la de mejorar las operaciones y/o actividades auditadas de
la entidad, debido a sta importancia deben ser claramente identificadas; es decir
que son sugerencias positivas para corregir o solucionar los problemas o deficiencias
encontradas; las recomendaciones cumplen uno de los fines de la auditora que es
de enmendar los errores en el sistema y en general en la administracin.
4.7.1 OBJETIVOS
El objetivo principal de los papeles de trabajo, es el de suministrar o proporcionar
evidencia competente. Suficiente y Relevante que respalde los hallazgos,
30
ZUAZO, Lidia. "Papeles de Trabajo de Auditoria. Ed. Presencia. La Paz - Bolivia. 3 Edicin 2003. Pg. 63.
47
48
4.7.2.2 CONCISOS
Los papeles de trabajo deben contener aspectos concretos, relevantes que permitan
lograr los objetivos de auditoria, no deben incluir comentarios amplios, repetitivos, ni
fotocopias innecesarias.
4.7.2.3 NTEGROS COMPLETOS
Deben presentar la informacin completa, respecto a la estrategia, composicin de
los datos incluidos en los registros naturaleza, alcance, procedimientos y oportunidad
de los procedimientos ejecutados, anlisis, clculos, notas, relaciones, extractos,
confirmaciones de terceros, comentarios y otros que permitan demostrar los objetivos
logrados y el trabajo realizado.
4.7.2.4 OBJETIVOS
Deben reflejar en forma imparcial las transacciones, operaciones, las razones de
haber ejecutado determinados procedimientos y actividades que demuestren que el
trabajo del auditor ha sido ejecutado sobre la base de hechos reales.
4.7.2.5 ORDENADOS ORGANIZADOS
Es fundamental que los papeles de trabajo estn organizados minuciosamente,
archivados en forma metdica, aplicando un sistema uniforme que permita demostrar
la relacin que existe entre ellos y ordenados secuencialmente mediante ndices y
"Sistemas de Referenciacin" para facilitar el acceso y localizacin de la informacin.
4.7.2.6 PERTINENTES
Los papeles de trabajo deben demostrar el logro de los objetivos de la auditoria que
se est ejecutando con las evidencias que respalden los resultados y el juicio
profesional del auditor, reflejado en su informe.
49
4.7.2.7 LGICOS
Deben mostrar en forma analtica, metdica y con razonamiento lgico la
documentacin de la auditoria y evidencia reunida.
4.7.2.8 PULCROS
La pulcritud es importante en la preparacin de papeles de trabajo, una buena letra
legible contribuye a esta caracterstica.
4.7.3 REFERENCIACIN Y COREFERECIACIN
4.7.3.1 REFERENCIACIN
La referenciacin de los papeles de trabajo se efecta desde el inicio de la auditoria,
consiste en identificar cada cdula por medio de un sistema de codificacin de
ndices o sistemas de referenciacin, colocando en cada cdula un nmero, letra o
combinacin de letras con nmeros que las diferencien de las dems cdulas para
organizar, ordenar o identificar las cdulas dentro de un archivo 31.
4.7.3.2 COREFERENCIACIN
No es suficiente sealar por medio de ndices o referencias los papeles de trabajo
que estn relacionados entre s, tambin es necesario hacer referencias recprocas o
ndices cruzados entre los importes o informacin que aparecen en dos o ms
cdulas. relacionando as cifras o informacin idntica que permite respaldar un
importe, un total o la informacin localizada en otro papel de trabajo de tal manera
que el importe y el total tienen que correferenciarse mutuamente en ambos papeles
de trabajo, colocando el ndice en el papel de trabajo cerca la importe o informacin
que se est trabajando.
31
ZUAZO, Lidia. "Papeles de Trabajo de Auditoria. Ed. Presencia. La Paz - Bolivia. 3 Edicin 2003. Pg. 120.
50
ZUAZO, Lidia. "Papeles de Trabajo de Auditoria. Ed. Presencia. La Paz - Bolivia. 3 Edicin 2003. Pg. 142.
ZUAZO, Lidia. "Papeles de Trabajo de Auditoria. Ed. Presencia. La Paz - Bolivia. 3 Edicin 2003. Pg. 175
51
34
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53
35
54
55
CAPTULO V
MARCO LEGAL
5.1 LEY N 1178 DE ADMINISTRACIN Y CONTROL GUBERNAMENTAL SAFCO)
La Ley de Administracin y Control Gubernamental, Ley N 1178 conocida como la
Ley SAFCO, promulgada el 20 de julio de 1990, realiza las siguientes funciones:
Expresa un modelo de Administracin para el Manejo de los Recursos del Estado.
Regula los Sistemas de Administracin y de Control de los recursos del Estado
Establece Sistemas de Administracin Financiera y no Financiera, que funcionan
de manera interrelacionada entre s y con los Sistemas Nacionales de
Planificacin e Inversin Pblica.
Establece el rgimen de responsabilidad de los servidores pblicos por el
desempeo de sus funciones.
Grfico N 5.1
Ley N 1178
CPE
LEGISLATIVO
Ley
SAFCO
LEY
rgano Rector
NORMAS BSICAS
EJECUTIVO
Normativo y
Consultivo
Ejecucin y
Operativo
Entidades Pblicas y
REGLAMENTOS
ESPECFICOS RE-SABS
56
Todo servidor pblico, sin distincin de jerarqua, debe rendir cuentas no solo de los
objetivos a que se destinaron los recursos pblicos que le fueron confiados, sino
tambin de las formas y resultados de su aplicacin.
Desarrollar la capacidad Administrativa en el sector publico
57
58
38
39
59
TIPOS DE
RESPONSABILIDAD
NATURALEZA
SUJETO
DETERMI
NACIN
SANCIN
PRESCRIPCIN
ADMINISTRATIVA
Accin u
Omisin que
contraviene el
ordenamiento
jurdico
administrativo
Servidores
Pblicos, ex
servidores
Pblicos
Por proceso
Interno
Multa,
Suspensin
o
Destitucin
A los dos
aos de la
contravencin
EJECUTIVA
Gestin
deficiente o
negligente y
por incumplir
Art. 1 c), 27 d)
e) y f) Ley N
1178 y otras
causas
Mxima
Autoridad
Ejecutiva o
Direccin
Colegiada o
ambo. Ex
autoridades
Por
dictamen
del
Contralor
General
Suspensin
o
Destitucin
A los dos
aos de
concluida la
gestin
CIVIL
Accin u
Omisin que
causa dao al
Estado
valuable en
dinero
Servidores
pblicos, ex
servidores
pblicos,
personas
privadas
PENAL
Accin u
Omisin
tipificada como
delito en el
Cdigo Penal
Servidores
pblicos, ex
servidores
pblicos o
particulares
Por juez
Competente
Por juez
Competente
Resarcimiento
del dao
Econmico
Penas o
sanciones
previstas por
el Cdigo
Penal
A los diez
aos de la
accin o desde
la ltima
actuacin
procesal
De acuerdo
a los
trminos
del Cdigo
Penal
60
5.2.2 APLICACIN
Estas normas son de aplicacin obligatoria en la prctica de la auditora realizada en
toda entidad pblica comprendida en los artculos 3 y 4 de la Ley N 1178 de
Administracin y Control Gubernamental, promulgada el 20 de julio de 1990 por los
auditores de las siguientes organizaciones de auditoria:
Contralora General del Estado;
unidades de Auditora Interna de las entidades pblicas;
profesionales o firmas de Auditora o Consultora especializada.
5.2.3 TIPOS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
Los tipos de Auditora son:
Auditora Financiera;
Auditora Operacional;
Auditora Ambiental;
Auditora Especial;
Auditora de Proyectos de Inversin Pblica;
Auditora de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
5.3 NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
5.3.1 PROPSITO
Las Normas Bsicas de Control Interno son parte integrante del control
gubernamental, definen el nivel mnimo de calidad aceptable del Sistema de Control
Interno de cada entidad para desarrollar adecuadamente las polticas, los programas,
la organizacin, la administracin y el control de sus operaciones.
61
5.3.2 APLICACIN
La normativa de Control Interno Gubernamental (CIG) contiene los criterios mnimos
de aplicacin obligatoria en el diseo e implantacin de los sistemas administrativos
y de control de las entidades pblicas, cuya responsabilidad compete a sus titulares
de cada empresa.
62
40
63
42
64
43
65
45
66
SERVICIOS
47
67
C A P T U L O VI
MARCO DE APLICACIN PRCTICA
En cumplimiento al Programa Operativo Anual (POA) gestin 2010 de la Unidad de
Auditoria Interna del Gobierno Autnomo Municipal de La Paz e Instrucciones
impartidas, realizamos la Auditora (SAYCO) del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios (SABS) de la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y
Forestacin (EMAVERDE), considerando las operaciones ocurridas durante la
gestin 2009, con el objetivo de emitir un informe que contenga comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
68
69
70
1. Trminos de referencia.
2. Informacin sobre los antecedentes, operaciones de la institucin y sus Riesgos
Inherentes.
3. Sistema de Informacin Financiera Contable.
4. Ambiente de Control.
5. Polticas Contables.
6. Enfoque de Auditora Esperado.
7. Administracin del Trabajo.
8. Programa de Trabajo.
71
AUDITORIA (SAYCO)
DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS (SABS) DE LA
EMPRESA MUNICIPAL DE REAS VERDES, PARQUES Y FORESTACIN
(EMAVERDE) GESTIN 2009
se
efectuar
una
evaluacin
preliminar
sobre
el
diseo
72
RESPONSABILIDADES
NIVEL
DE
EMISIN
DE
73
74
FECHA (*)
ACTIVIDADES
INICIO
20/04/2010
10/05/2010
27/04/2010
20/6/2013
FINALIZACI
N
21/05/2010
17/08/2010
27/06/2010
(*) Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas de un desarrollo de
tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o
externamente) pueden alterar el cronograma previsto precedentemente.
OPERACIONES
DE
LA
6.1.8.1 ANTECEDENTES
La Empresa Municipal de reas Verdes, parques y Forestacin (EMAVERDE), es
una institucin pblica municipal de carcter descentralizado, con jurisdiccin en todo
el departamento de La Paz, que se constituye como organismo tcnico y patrimonio
propio, munida de autonoma administrativa y regida por el principio de eficiencia y
eficacia administrativa, bajo el criterio gerencial, para la consecucin de sus fines de
manera oportuna, confiable y econmica.
75
administracin,
proteccin,
promocin,
construccin,
recuperacin,
76
77
d) Realizar todo tipo de actos que no resulten contrarios a la ley, que tiendan al
manejo, sostenimiento, mejora y desarrollo de los Bienes de Dominio Pblico
puestos bajo su administracin.
f)
dao
de
pisos
en
plazas,
paseos,
parques
entre
otros.
78
Nivel Ejecutivo
Nivel Medio
Jefe Administrativo Financiero (Un (1) Jefe que depende de la Gerencia
Administrativa Financiera.
Jefe Administracin de Parques (Un (1) Jefe que depende de la Gerencia
Administrativa Financiera.
Jefe de Mantenimiento de Parques y reas Verdes (Un (1) Jefe que depende
de la Gerencia de Operaciones.
Jefe de Construccin de Parques y reas Verdes (Un (1) Jefe que depende
de la Gerencia de Operaciones.
Jefe de Construccin de Parques y reas Verdes (Un (1) Jefe que depende
de la Gerencia de Operaciones.
79
Nivel Operativo
Un Contador.
Un Encargado de Almacn.
Una Secretaria.
Un Cotizador.
Un Responsable de Impuestos.
De la Gerencia de Operaciones
La Gerencia de Operaciones cuenta con 61 funcionarios a nivel operativo.
Staff de Apoyo
Asesora Legal (Un Abogado que cumple funciones de apoyo a Gerencia
General).
Encargado de Personal que cumple funciones de control y registro de Recursos
Humanos.
Un Auditor Interno, que cumple funciones conforme lo dispone la Ley N 1178.
Planificacin, un Arquitecto y cuatro asistentes, que cumplen funciones de apoyo
a Gerencia General.
80
tiene
como
objeto
la
administracin,
proteccin,
promocin,
administracin,
proteccin,
promocin,
construccin,
recuperacin,
81
82
DESCRIPCION DE LA PARTIDA
IMPORTE
3.600.000,00
150.000,00
13.500.000,00
13.500.000,00
15.111.000,00
10.500.000,00
2.000.000,00
P.U.C.
2.000.000,00
P.R.U.
500.000,00
Barrios de Verdad
111.000,00
TOTAL GENERAL
32.211.000,00
83
PRESUPUESTO DE GASTO
EXPRESADOS EN BOLIVIANOS
GESTION 2009
PARTIDA
10000
11000
12000
13000
15000
20000
21000
22000
23000
24000
25000
26000
30000
31000
32000
33000
34000
39000
40000
43000
42310
60000
68200
90000
94300
DESCRIPCION DE LA PARTIDA
SERVICIOS PERSONALES
Empleados Permanentes
Empleados no Permanentes
Previsin Social
Previsin Servicios Personales
SERVICIOS NO PERSONALES
Servicios Bsicos
Servicios de Transporte y Seguro
Alquileres
Mantenimiento y Reparaciones
Servicios Profesionales y Comerciales
Otros Servicios no Personales
MATERIALES Y SUUMINISTROS
Alimentos y Productos Agroforestales
Productos de Papel y cartn e Impresos
Textiles y Vestuario
Combustibles, Productos Qumicos, Farmacuticos y Otros
Productos Varios
ACTIVOS REALES
Maquinaria y Equipo
Construcciones
SERVICIOS DE LA DEUDA PBLICA Y DISMINUCION DE OTROS
Disminucin de las Cuentas A Pagar a Corto Plazo
OTROS GASTOS
Otros Beneficios Sociales
IMPORTE
20.213.728,93
6.100.119,89
11.686.661,04
2.226.948,00
200.000,00
576.533,59
120.890,00
194.300,00
24.000,00
47.400,00
144.943,59
45.000,00
7.917.628,43
779.000,00
155.200,00
531.250,00
5.888.115,43
564.063,00
1.983.200,00
1.683.200,00
300.000,00
1.019.909,05
1.019.909,05
500.000,00
500.000,00
32.211.000,00
84
UNIDADES
GRUPO 10000
GRUPO
20000
GERENCIA GENERAL
ASESORIA LEGAL
AUDITORIA INTERNA
RECURSOS HUMANOS
PLANIFICACION
GERENCIA ADM. FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
ADMINISTRACION DE PARQUES
GERENCIA DE OPERACIONES
CONSTRUCCIONES
MANTENIMIENTO
FORESTACION Y VIVEROS
TTAL
PORCENOTAGE
335.199,00
134.448,00
145.665,00
247.553,00
526.999,00
419.207,00
927.377,00
301.068,00
1.418.608,80
181.225,00
8.606.400,96
5.147.962,83
1.822.015,34
20.213.728,93
62,75
63.000,00
5.330,00
49.600,00
4.100,00
2.820,00
5.600,00
8.295,00
3.200,00 54.800,00
12.100,00
5.461,00
7.900,00
139.810,00 15.000,00
12.500,00
19.000,00
12.830,00
4.815,00
132.100,00
18.180,00
500.000,00
24.705,00
8.000,00
6.000,00
8.800,00
172.233,59
478.586,00
550.000,00
80.571,61
29.300,00
17.550,00
2.000,00
2.221,00
14.000,00 5.321.504,43
700.000,00
469.094,61
14.500,00 1.689.886,00
689.000,00
344.105,17
6.500,00
203.457,00
24.000,00
64.815,66
576.533,59 7.917.628,43 1.983.200,00
500.000,00 1.019.909,05
1,79
24,58
6,16
1,55
3,17
GRUPO
30000
GRUPO
40000
GRUPO
60000
85
GRUPO
90000
PRESUPUESTO TOTAL
403.529,00
190.968,00
162.760,00
319.914,00
702.209,00
455.852,00
1.602.362,00
323.868,00
2.700.000,00
232.296,00
15.111.000,00
7.885.454,00
2.120.788,00
32.211.000,00
100
Por las caractersticas indicadas se estableci que ste Control es inadecuado, por
cuanto confunde las Notas de Remisin y la Factura, con el ingreso a almacn; y el
Requerimiento de Materiales para las salidas.
86
87
88
89
resolucin de
90
FASES
Comprobacin del
funcionamiento
Conclusin sobre el
Diseo y el
funcionamiento del
Sistema
PROCEDIMIENTOS
Aplicacin del cuestionario del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios.
Adaptacin del cuestionario del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios, de acuerdo a normatividad vigente.
Considerando que no existe el Reglamento Especfico del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios; se aplicar la Norma Bsica de dicho
Sistema.
Seleccin de controles y procedimientos a comprobar y evaluacin del
cumplimiento del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.
Utilizacin de muestreo a criterio en los casos que corresponda (muestra
representativa).
Identificacin y tratamiento de las observaciones.
91
NOMBRES
CARGO
DAS
HORAS
Auditora General
32
48
Supervisor de rea
12
96
Encargada de Auditoria
42
336
Auditor
42
336
Auxiliar Auditor
42
336
Auxiliar Auditor
42
336
190
1520
Total
92
PROGRAMA DE TRABAJO
AUDITORIA (SAYCO) DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y
SERVICIOS (SABS) DE LA EMPRESA MUNICIPAL DE REAS VERDES,
PARQUES Y FORESTACIN (EMAVERDE)
GESTIN 2009
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVOS
1. Establecer si la entidad ha estructurado su sistema de administracin de
Bienes y Servicios conforme al marco jurdico administrativo y en forma
adecuada para el logro de los objetivos del Sistema.
2. Verificar la correcta evaluacin de los inventarios.
3. Verificar el sistema de codificacin adecuada en los activos fijos muebles.
4.
PROCEDIMIENTOS
P/T
REALIZADO
POR:
ASPECTOS GENERALES
1.La entidad cuenta con un Reglamento Especfico que norme
su Sistema de Administracin de Bienes y Servicios?
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
- Ha sido difundido?
- Fecha de difusin?
- Medio utilizado?
SISTEMA DE INFORMACIN
ESTATALES (SICOES)
DE
CONTRATACIONES
93
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
Va Internet?
Va correo portal o personalmente?
Va fax?
Va correo electrnico?
- Cul es su denominacin?
- Fecha de aprobacin?
- Instancia que lo aprob?
94
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
Fecha de difusin?
Medio utilizado?
Identificacin?
Consulta?
Control?
Quin administra la base de datos?
95
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
Fecha de difusin?
96
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
- Medio utilizado?
11. Se han implantado medidas de salvaguarda de los bienes
de almacenes, que contemplen al menos?
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
97
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
- Fecha de difusin?
- Medio utilizado?
3. Existen bodegas y/o depsitos para almacenar bienes de
uso?
- Permita la identificacin?
- Sea compatible con el sistema contable vigente en la
entidad?
98
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
Fecha de difusin?
Medio utilizado?
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
Fecha de difusin?
Medio utilizado?
99
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
- Entregar
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
Fecha de difusin?
Medio utilizado?
Documentar la respuesta y verificar una muestra
representativa de cumplimiento de normativa sobre bajas.
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
1. Existe una unidad especializada (o un servidor pblico),
dependiente del rea administrativa, para la administracin de
activos fijos inmuebles?
100
PROCEDIMIENTOS
REF: A
P/T
REALIZADO
POR:
Cul es su denominacin?
Fecha de aprobacin?
Instancia que lo aprob?
ltima actualizacin?
Han sido difundidos?
Fecha de difusin?
Medio utilizado?
101
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
Arrendamiento?
Prstamo de uso o comodato?
Enajenacin?
Permuta?
102
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
el mtodo de seleccin?
Partida presupuestaria?
Descripcin de los bienes, obras, Servicios Generales y
Servicios de Consultora a contratar
Cantidad?
Organismo Financiador?
Mes estimado del inicio del proceso?
103
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
En pizarras o paneles?
Radioemisoras o canales de televisin?
Sitios web?
Invitacin a ferias a la inversa o mesas de negociacin?
Medios impresos (volantes, trpticos, revistas y otros)?
104
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
- Modalidad de contratacin.
- Nmero de la convocatoria.
- Objeto de la contratacin, que identifique en forma genrica
-
105
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
DE
BIENES,
OBRAS
SERVICIOS
106
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
107
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
verificar
108
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
109
de ajuste)
30% y 50% de componentes de origen nacional (insumos y
mano de obra 0.85 (Factor numrico de ajuste))
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
110
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
111
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
MENOR
POR
COMPARACIN
DE
112
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
113
Recepcin?
Seleccionar una muestra representativa y verificar los
aspectos sealados.
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
114
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
procedente.
Conformacin de la Comisin de Recepcin.
Adecuacin del Contrato al objeto de la contratacin.
Requerimiento de Garantas de Cumplimiento de Contrato
y de Correcta Inversin de Anticipo, cuando corresponda.
Solicitud de Declaracin Jurada de cumplimiento de las
condiciones legales y administrativas.
.
Seleccionar una muestra representativa y verificar lo
sealado.
41. Una vez suscrito el contrato, la entidad present la
documentacin de la contratacin a la Contralora General
de la Repblica?
Seleccionar una muestra representativa y verificar lo
sealado.
CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORA
42. Las cuantas aplicadas por la entidad para la contratacin
de servicios de consultora, corresponden con las definidas
en las NBSABS?
115
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
116
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
117
PROCEDIMIENTOS
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
118
REF: A
REALIZADO
P/T
POR:
119
PROCEDIMIENTOS
REF: A
P/T
REALIZAD
O POR:
120
PROCEDIMIENTOS
REF A:
P/T
SI
NO
SI
NO
REF A:
121
P/T
11. Describa
la
informacin
que
emite
el
sistema
su
122
2. Se
realizaron
requerimientos
de
informacin
mediante
el
documento
123
y recalculo
aritmtico
para
corroborar
la
informacin
proporcionada.
Documentacin de la evidencia obtenida, tanto de documentos existentes o de
aquellos desarrollados en la auditoria.
y suficiente (cantidad),
para demostrar el
de
modo
que
puedan
servirse
de
apoyo,
ampliacin
fundamentacin.
Cabe mencionar que los papeles de trabajo se disearon de acuerdo a los objetivos
perseguidos por la Auditora, circunstancias y necesidades del trabajo. Incluyendo su
estructura:
Nombre de la Empresa.
124
2. Legajo Corriente
Requerimientos de Documentacin
Papeles de Trabajo sobre la ejecucin del examen
4. Legajo Resumen
Planilla de deficiencias
Informe Preliminar
125
126
127
C A P I T U L O VII
I N F O R M E DE A U D I T O R A
7.1 ANTECEDENTES
En cumplimiento de la Programacin Anual de Operaciones de la Unidad de
Auditoria Interna del Gobierno Municipal de La Paz e instrucciones impartidas,
efectuaremos una Auditoria (SAYCO) del Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios (SABS) de la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin
(EMAVERDE), considerando las operaciones ocurridas durante la gestin 2009.
7.2 OBJETIVO
El objetivo del examen es evaluar el diseo e implantacin de uno de los sistemas
ejecutar las actividades programadas e informar sobre las operaciones de la
Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin (EMAVERDE).
7.3 OBJETO
El sistema de administracin y control vigente en la entidad auditada a la fecha del
examen, a travs de los cuales se procesaron las operaciones.
7.4 ALCANCE
La auditora se efectu de acuerdo con las Normas de Auditora Gubernamental y
comprendi la evaluacin del diseo e implantacin del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios (SABS), vigente en la Empresa Municipal de reas Verdes,
Parques y Forestacin (EMAVERDE) 31/12/2009; considerando adems las
siguientes disposiciones legales y normativa vigente a la fecha del examen:
Constitucin Poltica del Estado.
Ley N 2028 de Municipalidades del 28/10/1999.
128
DEL
SISTEMA
DE
Condicin
129
Criterio
50
130
II. Las EPNE debern elaborar su RE-SABS-EPNE tomando como base el contenido
Mnimo elaborado por el rgano Rector.
51
Causa
En respuesta, dicho funcionario seala que el motivo que dio lugar a sta deficiencia
fue: la falta de tiempo y escaso personal administrativo.
51
131
Recomendacin
132
Criterio
133
Causa
Efecto
134
Recomendacin
Criterio
135
Causa
Por otra parte, mediante nota de fecha 31/05/2010, se efectu la consulta al Gerente
General de la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin, Ing. Jos
Claros Ramrez, en respuesta indica:
En fecha 02 de junio de 2010, se emiti Instructivo con Cite: GAF-CL/0015/2010,
instruyendo a los responsables de almacenes para colocar al da las tarjetas de
control de existencias fsicas de la entidad; los responsables afirmar no haber visto
por conveniente el realizar este trabajo, en el momento que se empez a trabajar con
el nuevo sistema, pues el sistema reportar estos documentos.
Efecto
136
Recomendacin
137
Criterio
138
Causa
139
Efecto
140
4
5
EQUIPO
Monitor Samsung
CPU Pentium IV
Teclado Multimedia
Monitor LG
CPU Pentium IV
Teclado Deluxe
Monitor LG
CPU Pentium IV
Teclado Deluxe
Handy Motorola PRO 3150
Handy Motorola SP 502 canales
Mandibular de un Cubo, para triturar piedra
Chancadora Denver 6x8 equipo
Chancadora, y motor de Chancadora
CDIGO
03-013-02-114
03-013-02-114
03-013-02-114
07-027-02-175
07-027-02-175
07-027-02-175
07-027-02-178
07-027-02-178
07-027-02-178
01-001-03-008
01-001-03-008
08-030-06-165
08-030-06-165
08-030-06-165
EQUIPO
Estacin Mvil marca YAESU
CDIGO
01-002-04-006
03-009-08-020
03-01308-057
Criterio
Las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios aprobadas
mediante D.S. 29190 del 11/07/2007, vigente a la fecha de la observacin
establecen lo siguiente:
GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL DE LA PAZ - UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
141
Causa
142
143
siguientes caractersticas:
Identificacin, ubicacin y el destino del bien.
La discriminacin de un bien de otro.
Diferenciar una unidad de las partes que la componen.
Sea compatible con el sistema contable vigente en la entidad.
Faciliten el recuento fsico.
7.6.6 FALTA DE POLTICAS Y/O PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE
LOS BIENES EN SERVICIO
Condicin
Criterio
I. El
144
Causa
Por otra parte, mediante nota de fecha 04/06/2010, se efectu la consulta al Gerente
General de la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin, Ing. Jos
Claros Ramrez, en respuesta indica:
estas polticas se encuentran en proceso de revisin.
Finalmente, seala:
nos cumple informar, que estos sern elaborados o diseados conjuntamente con
los manuales por consultores externos a ser contratados de forma inmediata.
145
Efecto
INSTRUCTIVOS
PARA
LA
Condicin
Durante el desarrollo de la Auditora y examen de la documentacin de Activos Fijos,
la Comisin ha establecido que la entidad no cuenta con Procedimientos y/o
Instructivos para la Salvaguarda de Activos Fijos Muebles.
146
No existen registros de control del uso de las 15 motocicletas con que cuenta
EMAVERDE, debido a esta situacin inclusive las mismas no son resguardadas
en el garaje de EMAVERDE al finalizar la jornada de trabajo, quedando en poder
del funcionario que los utiliza.
147
CUENTAN
CON PLIZA
DE SEGURO
CUENTAN
CON
SOAT
24
No
Si
14
Si
Si
No
No
TOTAL PARQUE
AUTOMOTOR
38
7
45
PORCENTAJE
%
84
16
100 %
Criterio
148
Causa
Por otra parte, con referencia a los Seguros, dicho funcionario menciona que estn
asegurados:
Solamente todo el Parque Automotor, es decir todos los vehculos, motocicletas,
Canters, retroexcavadora, camionetas, volquetas, etc. Los vehculos Transferidos por
el GMLP, no cuentan con seguro debido al valor residual inmaterial, debiendo ser los
mismos actualizados tcnicamente, momento en que se vera la posibilidad de
asegurarlos.
Por otra parte, mediante nota de fecha 06/06/2010, se efectu la consulta al respecto
al Gerente General de la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y
Forestacin, Ing. Jos Claros Ramrez, en respuesta indica:
estas polticas se encuentran en proceso de revisin.
anteriores
gestiones
se
quiso
asegurar
todo
el
parque
automotor,
lamentablemente al ser maquinaria y equipo que se hallaba con valor cero, estos no
149
pudieron ser asegurados, toda compaa de seguros nos peda que efectuamos un
revalu tcnico que refleje el valor actual considerando las mejoras y cambios
efectuados a cada vehculo y equipo, se intentar poder asegurar todo el parque
automotor tomado en cuenta las exigencias de las compaas aseguradoras y previo
un anlisis de costo beneficio.
Efecto
150
En lo referente a Seguros:
El no contar con un parque automotor asegurado dar lugar a que en caso de
accidentes, sustracciones y prdidas de vehculos el seguro no pueda hacerse
responsable de la reposicin del dao ocasionado al vehculo.
Recomendacin
151
Criterio
lo
sealado
en
los
Artculos
161
(ORGANIZACIN
PARA
LA
Causa
En fecha 16/06/2010, mediante cuestionario se entrevista al Encargado de Activos
Fijos, Lic. Gary Fernndez Palma, el cual menciona:No se cuenta con reglamentos
ni instructivos, debido a que no han elaborado antes.
152
Por otra parte, mediante nota de fecha 18/06/2010, se efectu la consulta al Gerente
General de la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin, Ing. Jos
Claros Ramrez, en respuesta indica: estas polticas se encuentran en proceso de
revisin.
Finalmente, seala: nos cumple informar, que estos sern elaborados o diseados
conjuntamente con los manuales por consultores externos a ser contratados de
forma inmediata.
Efecto
Recomendacin
153
MODALIDAD DE
CONTRATACIN
FECHA DE
PUBLICACIN
15/04/2009
26/08/2009
CONCEPTO
IMPORTE
BS
907.565.05
Criterio
El Reglamento del Texto ordenado del D.S 29190 del 11/07/2007, en su ARTCULO
16.- (COMISIN DE RECEPCIN). La comisin de recepcin ser designada por la
MAE. Tendr la responsabilidad de efectuar la recepcin del bien, obra o servicio y
dar su conformidad, verificando el cumplimiento de los trminos y condiciones del
contrato. Este hecho no exime las responsabilidades del proveedor ni del supervisor,
cuando corresponda, respecto de la entrega de la obra, bien o servicio. La comisin
estar conformada por personal de planta de la entidad.
154
ARTCULO
39.-
(RESPONSABLE
DE
RECEPCIN
COMISIN
DE
RECEPCIN).
Causa
Recomendacin
155
FECHA DE
PUBLICACIN
15/04/2009
26/08/2009
CONCEPTO
IMPORTE
BS
907.565.05
Criterio
El Reglamento del Texto ordenado del Decreto Supremo N D.S 29190 del
11/07/2007, en su ARTCULO 16.- (COMISIN DE RECEPCIN). La comisin de
recepcin ser designada por la MAE. Tendr la responsabilidad de efectuar la
recepcin del bien, obra o servicio y dar su conformidad, verificando el cumplimiento
de los trminos
y condiciones
del contrato.
156
Efecto
157
El Reglamento del Texto ordenado del Decreto Supremo D.S. 29190 de 11/07/2007,
en el Artculo 32 (CONTRATACIN MENOR POR COMPARACIN DE PRECIOS)
numeral II prrafo I, vigente a la fecha de las operaciones menciona: La Mxima
Autoridad Ejecutiva designar al Responsable de Contrataciones Menores, quien
tendr a su cargo la autorizacin y adjudicacin de la compra o contratacin.
Adicionalmente, las nuevas Normas Bsicas del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios aprobadas mediante D.S. 29190 de 11/07/2007, seala:
158
en
cuanto
una
Autoridad
Responsable
de
Proceso
de
159
Efecto
Recomendacin
160
CAPITULO
VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8.1 CONCLUSIN
Considerando los resultados del Examen, el Sistema de Administracin de Bienes y
Servicios en la Empresa Municipal de reas Verdes, Parques y Forestacin
(EMAVERDE) en la Gestin 2009, no ha sido diseado, implantado ni funciona de
acuerdo con lineamientos establecidos en las Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios (NBSABS).
161
Cronograma
de
Implantacin
de
Recomendaciones,
162
BIBLIOGRAFA
Constitucin Poltica del Estado
Ley 1178 de Administracin de Control Gubernamental del 20/7/1990
Ley N 2028 de Municipalidades del 20/07/1999
Reglamento de la responsabilidad por la funcin pblica aprobado mediante
Decreto supremo N 23318-A de 3/11/1992
Reglamento del Decreto Supremo N 27328 del 31 de Enero de 2004de
Contrataciones de Bienes , Obras de Consultora del SICOES y de municipalidades
Decreto supremo 181 de 28 de junio de 2009 Normas del Sistema de Administracin
de Bienes y Servicios
Nomas de Auditoria Gubernamental (NAG) aprobadas por la Contralora General de
la Repblica mediante resolucin N CGR- 026/2005 del 24/02/2005
Principios Normas Generales y Bsicas del Control Interno Gubernamental
aprobados mediante resolucin N 1/070/2000 del 21 de septiembre de 2000
Metodologa de investigacin Hernandez Sampieri Roberto.
Whittington o ray; Pany , Kurt Auditoria Un enfoque Integral /Ed.Mc Graw Hill- Santa
Fe Bogot, Colombia
Centellas ,Espaa Rubn Auditoria Operacional ABC impresiones 1 edicin La
Paz 1999
La Auditoria Operativa y la Administracin o Gestin de Riesgos
Estructura organizacional del gobierno municipal de La paz OM N 867/2006 de
29/12/06
Gua de Auditoria para el Examen de Confiabilidad de los Registros y estados
Financieros aprobados con resolucin CGR 1002/98
Manual de Organizacin y Funciones del Gobierno Municipal de La Paz
Plan operativo anual (POA) gestin 2009 aprobado mediante resolucin de directorio
EMAVERDE N 002/2008 del 18 de diciembre de 2008
Zuazo Lidia Papeles de Trabajo de Auditoria Ed. Presencia La Paz Bolivia
Pelez Mariscal Vctor Auditoria Financiera
Pagina Web Contralora General de la Repblica (CGR)- La Paz Bolivia
www.cgr.gov.bo/portalCGR/iniciob5e2.html?indice=2&grupo=7
www.cgr.gov.bo/portalCGR/modulos/verContenidose858.html?iitemlD=7
163
164
ANEXO N 1
165
ANEXO N 2
DIRECTORIO
EMAVERDE
ORGANIGRAMA EMAVERDE
GERENTE GENERAL
UNIDAD DE
PLANIFICACIN
UNIDAD AUDITORIA
INTERNA
ASESORIA LEGAL
GERENTE ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
GERENTE DE OPERACIONES
SECRETARIA
SECRETARIA
UNIDAD DE PARQUES
SECRETARIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
UNIDAD DE RECURSOS
HUMANOS
ASISTENTE
PARQUES
UNIDAD DE CONSTRUCCION
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
UNIDAD DE VIVEROS Y
FORESTACION
TECNICOS
TECNICOS
TECNICOS
SECRETARIA
CONTABILIDAD
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIA
Parque
Cotacota
Parque
Bartolina Sisa
Parque
Mallasa
PRESUPUESTOS
TALLER DE
CARPINTERIA
SISTEMAS
PREFABRICADOS
DE HORMIGON
COMPRAS
ENC. IMPUESTOS
Parque
Del Encuentro
Jardn
Botnico
ACTIVO FIJO
COMPRAS SICOES
ALMACENES
Jardn
Japons
SERENO
AUX DE
ALMACENES
RIEGO Y
PLOMERA
JARDINEROS
TALLER DE
FIBRA DE
VIDRIO
REGADORAS
TALLER DE
MANTENIMIENTO
DE EQUIPO
SEGADORES
TALLER DE
METALMECANICA
&FCA. MALLA
OLIMPICA
VVERO
SOPOCACHI
VIVERISTAS
VVERO
ARANJUEZ
SETEADORES
TALLER DE
ELECTRICIDAD
166
ANEXO N 3
AUDITORA INTERNA
GOBIERNO MUNICIPAL DE LA PAZ
ENTREVISTA CON FUNCIONARIOS PBLICOS
UNIDAD: .................................................
NOMBRE: CARGO: ...................
FUNCIONARIOS DE AUDITORA:.......................................................................
FECHA:
LUGAR DE REUNIN: ..
TEMAS TRATADOS:
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
ACLARACIN DEL ENTREVISTADO
..
..
..
..
..
Comisin de Auditora
Firma ENTREVISTADO
167