G

ESTION DOCUMENTAL

Conjunto
de
actividades
administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin,
procesamiento, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida por
los sujetos obligados, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.
En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del
Decreto 2609 de 2012, el PGD es
estratgico para la gestin documental,
pues con l se establecen las estrategias
que permitan a corto mediano y largo
plazo, la implementacin y el mejoramiento
de la prestacin de servicios, desarrollo de
los procedimientos, la implementacin de
programas especficos del proceso de
gestin documental. El PGD hace parte del
Plan Estratgico Institucional y del Plan de
Accin Anual, es aprobado por el Comit
de Desarrollo Administrativo y est
armonizado con los otros sistemas
administrativos y de gestin, establecidos
por el gobierno nacional, dando alcance al
cumplimiento a la aplicacin de la
normatividad vigente en la materia.

Requisitos de un programa de Gestion

Documental ( PGD )

1. PRODUCCION
DOCUMENTAL
8.diagnostico final
de documentos

7. certificacion de
documentos

2.RECEPCION DE
DOCUMENTOS

LEY 594 de
2000
(Colombia)

6. consulta de
documentos

3.DISTRIBUCION
DE DOCUMENTOS

4.TRAMITE DE
DOCUMENTOS
5.ORGANIZACION
DE DOCUMENTOS

En Colombia, el Reglamento General de

Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido
por el Archivo General de la Nacin,
contempl el trmino Gestin de
Documentos y desarroll el tema en
aspectos como la responsabilidad frente a
la gestin documental, organizacin de
archivos
administrativos,
sistemas
empleados para la gestin de documentos,
valoracin documental, transferencias de
documentos con valor permanente y
eliminacin de documentos. En 1996 el
Archivo General de la Nacin de Colombia

en su publicacin Gestin documental :

bases para la elaboracin de un
programa, brinda algunos lineamientos
generales para la implementacin de un
programa de gestin documental. Con la
Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos, el tema de la gestin documental
queda consignado en el Ttulo V, Artculos
21 al 26, en los que se establece que las
entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin documental, se
sealan los procesos archivsticos, la
formacin de archivos a partir del
concepto
de
archivo
total,
la
obligatoriedad de las tablas de retencin,
la reglamentacin de los documentos
contables, notariales y otros y la obligacin
de los inventarios documentales.

Comentario [u1]: Gracias

aprendizaje del PGD, impleme
mtodos que podemos aplica
vida diaria.

n dicha norma, la gestin de

documentos se enmarca
dentro del concepto de Archivo
Total, comprendiendo procesos
tales
como
la
produccin,
recepcin, distribucin, consulta,
organizacin,
recuperacin
y
disposicin final de los documentos
y de forma expresa, refiere entre
otros aspectos, a la obligacin de la
elaboracin y adopcin de las
Tablas de Retencin Documental,
que identifica para cada entidad, de
acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos
que produce, recibe y debe
conservar, con sujecin al principio
de eficiencia que rige la funcin
administrativa, y al de racionalidad,
que rige para los archivos como
elementos fundamentales de la
administracin pblica, agentes
dinamizadores de la accin estatal
y sustento natural de sus procesos
informativos.

Indispensables para el funcionamiento

y crecimiento de la institucin,
encontramos en este grupo: escritura
de
constitucin,
patente
de
funcionamiento, registro o inscripcin
ante el ente que la rige, prueba de
activos y pasivos,
escrituras de
propiedades, diseos entre otros. Este
tipo de informacin se conserva de
forma permanente en el archivo
histrico de la institucin.

Archivo SIGA

Enfoque
administrativo

Enfoque
archivstico

Reglas
de
produccin.

Estructura
orgnica
funcional.

Directrices
del sistema
nacional de
archivos.

Reglas
archivo.

enfoques
basados en
procesos

NTCISO154891:2010

de

Valoraci
n

Preservacin

de solucionar los problemas que se

presenten.

Planeac
in

Producci
n

Procesos de la
gestin
documental

Archivistica

Gest
in

Planeacin
Disposici
n

Organizac
in
Transfere
ncia

Gestin

Organizacin
Disposicin

Segn
ubicacin de
los archivos

Segn la
frecuencia
de consulta

En funcin
de la
privacidad

Centralizado:
Toda la
informacin
de la empresa
se guarda en
un solo lugar.
Descentraliza
do: La
informacin se
guarda en
diferentes
ubicaciones.

Activo: Se
consulta de
forma
frecuente.

Personales:
Reservado
a una nica
persona.

Profesional

Individuo

Inactivo:
Documento
s que se
consultan
de manera
espordica
mente.

Generales:
Con los
permisos
oportunos
tendr
acceso a la
informacin

Valoracin

El grfico representa el desempeo de un

estudiante o profesional en comparacin
con el desempeo global de un individuo
que no tenga conocimientos acerca de la
gestin documental, el cual demuestra que
el estudiante tiene mayores capacidades

El grafico nos da a entender cul es el

orden que se debe seguir para cumplir con
los procesos necesarios para determinar la
gestin documental de manera correcta.
http://www.archivogeneral.gov.co/progra
ma-de-gesti%C3%B3n-documental
http://www.apmarin.com/download/684_
gd1.pdf
http://importanciadelpdg.blogspot.com/

Comentario [u2]: La gesti

del PGD, es fundamental para
desarrollo de nuestra empres

La archivstica se haba mantenido

centrada en buscar maneras de
almacenamiento, conservacin y
restauracin de documentos fsicos,
pero con la llegada de los medios
digitales, la archivstica tuvo que
replantearse para dar cabida a las
nuevas formas de almacenar y
gestionar
informacin.
La disciplina tambin se ocupa por el
contexto
donde
se
da
dicha informacin y el uso que le ser
dado, y aunque esta profesin se haya
relacionado
frecuentemente
con
las bibliotecas y archivos grandes,
tambin ha dado paso al estudio de
tcnicas para pequeos archivos,
como
archivos
familiares,
o
de pequeas organizaciones.