COMO COMPORTARSE DURANTE UNA AUDITORIA

1. Diga la Verdad
Muchas veces creemos que contestando a todas las preguntas, aunque
no estemos seguros de la respuesta, demostramos que conocemos el
Sistema de Gestin de la empresa. Durante una
auditoria, esto no es recomendable. El inventar
respuestas para no admitir que no sabemos lo que se
nos cuestiona, puede causar serios problemas. La mejor manera de
contestar una pregunta hecha por el auditor, de la cual no
conocemos la respuesta, es: Perdone, pero no tengo la respuesta de
esa pregunta. Con esto, la responsabilidad del gua auditor ser
llevarlo con la persona que pueda responder o, en todo caso, pedirle
al auditor que clarifique su pregunta.

2. Tenga paciencia
El auditor emplear todo el tiempo asignado para la realizacin de la
auditora y por lo tanto debemos estar dispuestos a presentar todos y
cada uno de los documentos y registros elaborados en nuestro sistema de
gestin (Recuerde presentar evidencias objetivas para demostrar que
est cumpliendo con el sistema de Calidad. Tambin es necesario ser
paciente y esperar al informe final para sacar las
conclusiones de todo el proceso, es posible que el
auditor ponga objeciones en los procedimientos o registros que
revise pero luego, en el informe final, slo aparezcan dos o tres
errores comunes y generalmente sencillos de solucionar.

3. El Tiempo es Dinero
Recuerde presentar evidencias objetivas para demostrar que est
cumpliendo con el Sistema de Calidad. Teniendo todos los registros y
procedimientos en orden ahorrar tiempo y dificultades.

4. Preparen a los Jefes

Los superiores deben estar familiarizados con el manual y el Sistema de
Calidad, con el Organismo de Certificacin y los auditores, y haber hecho su
tarea. Debe verificar activamente que los procedimientos del Sistema de
Calidad de los cuales es responsable, se estn siguiendo. Debe
asegurarse tambin de que las No Conformidades
encontradas durante auditorias anteriores, ya sean internas o
externas, hayan sido corregidas.

5. Escoja Guas con Conocimiento

Escoja a sus guas con cuidado. Deben ser personas que
conozcan los requerimientos del la norma y cmo aplican en la
empresa. Deben conocer el Sistema de Gestin
de la Calidad y estar familiarizados con todas
las personas y departamentos que sern
auditados. Deben ser diplomticos y saber
cundo aclarar las respuestas de los empleados
sin interrumpir el flujo de la auditoria.

6. No olvide la capacitacin
Preparar a la organizacin para la auditoria no es fcil.
Asegrese de que todo el personal conoce la Poltica de la
Calidad y lo que significa para ellos y sus departamentos. Lo
mas seguro es que los auditores pregunten a los empleados la Poltica
de la Calidad.

7. Tener siempre un documento como respuesta

A todas las cuestiones planteadas por el auditor, la empresa debe
responder con documento y/o registros. Un archivo
adecuado que facilite la identificacin y
localizacin de los documentos se convierte en un
factor fundamental para el correcto desarrollo de la auditoria.

8. No entablar discusiones con el auditor.

Si en el transcurso de la auditora surgen no conformidades con
las que no estamos completamente de acuerdo, la actitud
ms favorable es aceptar los criterios del auditor y no entablar discusiones
que normalmente tienen un resultado estril.

9. Colaborar con el auditor

Ser un buen anfitrin y ayudar a entender las
peculiaridades de la organizacin facilita la labor del
auditor y favorece la relacin entre las partes.