LADRONES DEL TIEMPO

Ladrones del tiempo: Es cualquier cosa que impida que un se humano

alcance sus objetivos de la manera ms efectiva
posible.
Ladrones externos

Exceso de compromisos

Llamadas telefnicas inesperadas y prolongadas

Trabajadores que desean discutir sus problemas charlar

Visitantes, clientes, otros.

Personal incompetente

El jefe.

Comidas

de negocios

Interrupciones de los nios de los padres

Falta de delegacin

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONES
Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un
tiempo especfico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo
al grano y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca
excusas para cortarla.
Establece perodos de tiempo donde no recibirs llamadas
sino slo en casos de emergencia.

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONES
Correspondencia

Escribe menos, usa ms el telfono.

Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.

Piensa antes de escribir, planea lo que quieres

expresar.

Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

Al escribir usa palabras sencillas.

No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin,

cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONES
Interrupciones y visitantes inesperados

Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
Tienes un minuto?.

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONES
Reuniones

Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.

Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una

conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es
necesaria mi presencia?.

Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.

Preprate para la reunin, resiste las interrupciones,

mantente en el tema.

Minimiza

las

conversaciones

intranscendentes.

contribuyas a conversaciones innecesarias.

No

LADRONES DEL TIEMPO

Ladrones internos

Objetivos confusos
Ausencia de un plan de trabajo
Tendencia a hacer mucho
Perfeccionismo
Desorden
Confusin y superponer responsabilidades
Atencin excesiva a detalles
Resistencia al cambio
Numerosos intereses
Incapacidad de decir "NO"
Comunicacin insuficiente
Decisiones inseguras
Fatiga

LADRONES DEL TIEMPO

POSIBLES SOLUCIONES

Reflexin

Decisin

Disciplina

No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

PLANEACIN DE LAS ACTIVIDADES

Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y

se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la situacin.
Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin
de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente, es

fundamental para no perder la orientacin y no usas de manera
ineficiente el tiempo y energas en cosas secundarias o en
actividades innecesarias.

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO DEL DIRECTIVO

UNAM

PLANEACIN DE LAS ACTIVIDADES

Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario

que:

Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.

EL BENEFICIO DE LA PLANEACIN
PRINCIPIO DE PARETO
El corolario es: un 80% del tiempo se utiliza en producir
solamente un 20% de los resultados. Es necesario identificar
cul 20% del tiempo es usado de manera adecuada y cul es
usado en tareas menos productivas.
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
Cada

hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la

hora de la ejecucin.
Concentrarse

en tareas ms nobles, es decir, en las que con

menores esfuerzos se producen mayores resultados.
No

confundir el manejo de problemas con solucin de

problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener
bien definido el problema.

EL BENEFICIO DE LA PLANEACIN
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa

diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse.
Alternar las horas de disponibilidad con horas de
privaca.

Asegurar la buena comunicacin.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los

problemas.

Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es

como tener su barco dispuesto para la accin. Uno puede
comenzar a trabajar efectivamente.

Tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos

de la actividad a realizar.

COMO OCUPAR 'El TIEMPO de Espera''

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente
no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido.
Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede
realizar varias actividades dentro de los minutos que utiliza
esperando al jefe, al mdico en la cola en un banco y otros .
Ross Webber comenta: Uno de los mejores administradores de
tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de
su portafolios:

Carpetas beiges que contienen asuntos pendientes, tales como

cartas por contestar o informes por revisar.

Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin,

como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, otros.

Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro;

cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

CONCLUSIONES PRCTICAS

El tiempo es un recurso no renovable. No se puede

recuperar el tiempo no usado.

Para mejorar la administracin del tiempo, empieza

por descubrir en qu y cmo es usado actualmente.

Desde el momento en que todo se organiza, el tiempo

es un aliado.

El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una

ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor
generador de tiempo es la buena administracin.

Los peores ladrones de tiempo son: falta de

planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los
objetivos y confundir lo importante con lo urgente.

CONCLUSIONES PRCTICAS

La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo

mismo.

La administracin del tiempo es esencialmente un esfuerzo de

grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades,
ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho
ms sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organizacin.

Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la

realizacin.

Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que

arduamente.

El tiempo que un mediador dedica a planear debe de ser mayor en

la medida que aumenta su nivel como mediador.

Todo mediador
ininterrumpida.

debe

planear

perodos

de

concentracin