SISTEMAS DE INFORMACIN, APLICACIN EN EMPRESAS

Introduccin
Desde el comienzo mismo de la evolucin del hombre la informacin ha jugado un papel
fundamental en la vida de este y ha evolucionado paralela y conjuntamente hasta convertirse en
parte indispensable e indiscutible de nuestra rutina diaria a todos los niveles.

A medida que creca gradualmente la importancia de la informacin, tambin variaba la manera en

que esta se gestionaba y tramitaba, llegando incluso a crear disciplinas estrictamente destinadas al
estudio de la misma, enfatizando esta rea como un importante espacio, necesariamente
relacionado a otras disciplinas como son los estudios de administracin, por citar un ejemplo, por lo
que ha llegado la gestin de la informacin a convertirse, en la actualidad, en una materia
enseada en las universidades y escuelas ms grandes y prestigiosas del planeta, as como en
parte indisoluble de la mayora de las empresas a nivel mundial.

En el seno del progreso nacieron los Sistemas de Informacin (SI), siendo estos hasta hoy da los
ms favorecidos por las empresas y organizaciones para gestionar su propia informacin.
Actualmente los Sistemas de Informacin apoyados en herramientas informticas han alcanzado
un gran auge, a tal punto de casi desplazar a los tradicionales formatos sobre papel.
Algunos de los elementos ms importantes son los datos, la informacin y el conocimiento;
entidades que suponen la materia prima de los sistemas de informacin en las organizaciones.
Sistema, Sistema de Informacin y Sistema de Informacin Informtico.
Teniendo entonces una idea clara de los conceptos, relaciones y diferencias entre datos,
informacin y conocimiento, se hace entonces importante, mencionar algunos conceptos tales
como sistema, sistema de informacin y sistema de informacin informtico ya que aunque
sus definiciones puedan parecerse e incluso superponerse poseen mnimos detalles que marcan la
diferencia.
Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola en su edicin vigsimo segunda
la palabra sistema significa Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente
contribuyen a determinado objeto. Es importante enfocarnos en una palabra determinante en este
concepto: ordenadamente, los autores Stair y Reynolds (1999) nos dan un panorama de la
importancia de este vocablo dentro de la definicin: la forma en que estn organizados o
dispuestos los distintos elementos de un sistema se llama configuracin y ms tarde conocer el
propsito o resultado que se desea obtener de un sistema es el primer paso en la definicin de la
manera en que se configurarn sus elementos por lo tanto la salida de nuestro sistema estar
intrnsecamente relacionada con la configuracin del mismo.
Tomando como base este simple pero general concepto de lo que es un sistema podemos
centrarnos en dialogar sobre que es un sistema de informacin, y aunque su definicin quizs no
diste mucho de la anterior es ms acorde con los objetivos de este trabajo y nos ofrece una idea
ms especfica de lo que en realidad estamos buscando. Los SI han sido conceptualizados por
distintos investigadores y expertos del rea, Laudon y Laudon (2004) los definen como un
conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y
distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin.
Una definicin mucho ms concreta nos ofrecen los autores Whitten, Bentley y Dittman (2004),
quienes catalogan un sistema de informacin como un conjunto de personas, datos, procesos y
tecnologa de la informacin que interactan para recoger, procesar, almacenar y proveer la
informacin
necesaria
para
el
correcto
funcionamiento
de
la
organizacin.

Entonces, podemos extraer de dichos conceptos los elementos fundamentales de un sistema de

informacin:

Informacin: La informacin es la base, la materia prima sobre la cual se mueve todo el

engranaje de un sistema de informacin, es todo lo almacenado, procesado y distribuido
en la organizacin por el sistema.
Las personas: Son los encargados de interactuar con la informacin, quienes la
introducen, utilizan y valoran su importancia en las distintas tareas relacionadas con esta.
Medios para la interaccin con la informacin: Activos tangibles e intangibles de
interaccin con los usuarios para el tratamiento de la informacin, pueden ser archivos,
documentos, hardware, software, redes de comunicacin, intranets, etctera.
Normas y/o tcnicas de trabajo: Mtodos utilizados por las personas y las tecnologas
para desarrollar sus actividades.

Este ltimo concepto expresa tambin la sntesis de un sistema de informacin informtico, o

basado en computadora cuando coloca como parte de sus elementos la utilizacin de las ventajas
ofrecidas por las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) para dar un
tratamiento automtico a los procesos de entrada, procesamiento y distribucin de la informacin.
Los sistemas de informacin informticos pueden ser un subsistema del sistema de informacin
general o ese ltimo puede basarse completamente en las tecnologas informticas para dar
cumplimiento a las metas propuestas.
Los sistemas de informacin basados en computadoras son llamados a menudo la infraestructura
tecnolgica de una organizacin, que le sirve de fundamento a esta, Stair y Reynolds (1999). Los
sistemas de informacin informticos cuentan con algunos elementos adems de los que poseen
sus pares manuales:

Hardware: Todas las piezas fsicas de la computadora y sus perifricos, dgase teclado,
monitor, tarjeta madre, y los dems elementos que conforman el equipo. Este
equipamiento es utilizado para llevar a cabo las tareas de entrada, procesamiento y salida.
Software: Son los programas de computacin mediante los cuales se dirige las
operaciones de una computadora.
Bases de Datos: Una Base de Datos es una coleccin de datos organizados en celdas.
Este elemento se encuentra entre los ms importantes de un sistema de informacin
informtico.
Redes: Se denomina as a la interconexin entre computadoras u otros equipos
informticos para hacer posible la comunicacin electrnica, este elemento es muy
importante ya que puede ser determinante en la efectividad del sistema de informacin
informtico.

Muchos sistemas de informacin inicialmente han surgido sin el beneficio de la computacin,

aunque despus han evolucionado hacia esta, cabe mencionar que si el sistema de informacin
original es defectuoso la simple automatizacin de este no garantizar un mejor desempeo, sino
que en todo caso se elevar el impacto de los errores.
Aunque sin duda alguna, una buena implementacin de la migracin aumentar el beneficio desde
el punto de vista de la eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que se considera eficaz
si aporta la informacin necesaria para la organizacin, eficiente si realiza sus operaciones con la
menor utilizacin de recursos humanos, econmicos y tecnolgicos posibles y efectivo si la
informacin llega en el momento oportuno.
Como se pudo observar para los sistemas de informacin existen diversas definiciones avaladas
por expertos como correctas, algunas de ellas los abordan desde distintos puntos de vista y
aaden o sustraen (teniendo en cuenta el tipo de sistema de informacin) funcionalidades

especficas, pero en general todas concuerdan en que adems de apoyar la toma de decisiones,
la coordinacin y el control, los sistemas de informacin tambin pueden ayudar a los gerentes y
trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.
Laudon y Laudon (2004), o a sustentar el desarrollo y coordinacin del resto de actividades de la
cadena de valor empresarial y contribuir al logro de los objetivos empresariales. Lpez-Hermoso,
J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera (2006).
Sistemas de Informacin Informticos en la Organizacin.
En nuestro entorno se hace evidente que los sistemas basados en computadoras desde hace unos
aos han tenido un uso creciente en la gestin de la informacin, y consecuentemente la utilizacin
de estos sistemas trae consigo incesantes cambios en la manera de trabajar de las
organizaciones.
El colectivo de autores conformado por Lpez-Hermoso, Montero, Martn-Romo, De Pablos,
Izquierdo, y Njera, en su libro Direccin y gestin de los sistemas de informacin en la empresa
nos muestran lo entrelazados que estn los sistemas de informacin y las organizaciones: los
sistemas de informacin son parte inherente a las organizaciones. () los elementos que forman
unos y otras son prcticamente los mismos recursos tcnicos, materiales y humanos, y mtodos y
procedimientos
para
el
desarrollo
de
sus
procesos.
Como se mencion anteriormente los sistemas de informacin basan su trabajo principalmente en
cuatro actividades: recoleccin o entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de datos, estas
caractersticas pueden describirse de manera ms detallada:

Entrada: Se denomina as a la captura o recolecta de datos en bruto, tanto del interior de

la organizacin como de su entorno externo. La entrada puede ser manual o automtica,
pero de la validez que contengan dichos datos depender en gran medida la veracidad y
exactitud de la informacin de salida.
Almacenamiento: Como su nombre lo indica es archivar esta informacin en algn medio
para su posterior tratamiento, puede ir desde simples archivos a extensas y complejas
bases de datos.
Procesamiento: Supone la conversin de los datos en salidas tiles para los interesados,
este proceso se lleva a cabo mediante clculos, anlisis y operaciones que pueden variar
su complejidad. Como en la entrada, el procesamiento tambin puede llevarse a cabo de
manera manual o automtica.
Salida: Se entiende como salida en este caso la transferencia o distribucin de la
informacin procesada previamente, al personal que la utilizar o a las actividades para las
que se utilizar. Casi siempre la salida de un sistema de informacin viene en forma de
documentos y/o reportes.

Este ciclo se completa con un quinto paso descrito como retroalimentacin, que es la salida que
se devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de
entrada, en caso de errores existe la necesidad de corregir estos, incluso no solo los datos de
entrada, sino tambin algn proceso que no satisfaga total o parcialmente la informacin de salida
deseada o esperada.
Los sistemas de informacin se basan en estos pasos fundamentales para llevar a cabo sus
metas, pero las organizaciones donde operan son diversas y por lo tanto la forma en que son
llevados a cabo estos pasos varan de una a otra, lo que hace dichos sistemas tambin diversos.
Las organizaciones adems no tienen el mismo acceso a la tecnologa, lo cual representa otro
aspecto en el cual difieren los sistemas de informacin sobre los cuales se sustentan y dentro de la
misma organizacin existen diferentes niveles donde se persiguen objetivos diferentes,
residenintereses distintos y se realizan dismiles actividades, lo que ha llevado a crear, hasta el
momento, sistemas de informacin especializados.

Existen sistemas de informacin dentro de las organizaciones que poseen caractersticas propias y
son por lo tanto destinados a personal especfico dentro de la empresa u organizacin, basndose
en el modelo de la pirmide organizacional Laudon y Laudon (2004) describen y enmarcan estos
en los distintos niveles de dicha pirmide.

Sistemas a nivel operativo: Apoyan al personal en las actividades y transacciones elementales

de la empresa. Llevan a cabo de manera automatizada los procesos ms bsicos de la
organizacin que se caracterizan por ser iterativos y ordinarios. Son considerados productores de
informacin inmediata altamente precisa y muy detallada para el resto de los sistemas. (LpezHermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006).

Sistemas a nivel tctico: Ya que en este nivel se toman ms decisiones de gestin los sistemas
ubicados aqu permiten procesar los datos proporcionando informes a los niveles directivos
tcticos o de administracin, (Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V,
Izquierdo, J, Njera, 2006) para facilitar la toma de decisiones. La informacin que proveen tiene
las caractersticas de seguir siendo precisa y prcticamente inmediata, aunque estos sistemas
carecen de capacidad de anlisis y no son muy flexibles ya que los reportes que difunden estn
previa y estrictamente definidos.

Sistemas a nivel estratgico: Estos se nutren bsicamente de la informacin de los sistemas que
los preceden en la pirmide organizacional, permiten adems incluir datos externos a la
organizacin y realizar seguimiento a datos crticos. Apoyan a los directivos a enfrentar y
solucionar aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el
entorno externo, adems ayudan a estos a resolver las crisis a las que se tengan que enfrentar su
organizacin. Lo ms relevante e interesante de estos sistemas es que poseen una gran
capacidad para condensar datos de muchas y muy diversas fuentes de manera muy visual.
(Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006), es
decir que adems de informes y reportes estos sistemas basan sus salidas de informacin
principalmente en grficas, imgenes, y archivos visuales, los cuales dado su capacidad analtica,
pueden enfocar desde diferentes perspectivas.

Como se puede apreciar los SI estn diseados y desarrollados para apoyar principalmente las
reas funcionales en las que operan, aunque esto no los limita de interactuar entre s por medio de
interfaces, logrando de esta manera un ahorro de recursos, tanto tecnolgicos como humanos y
econmicos.

Se han identificado hasta el momento seis diferentes tipos de SI, que a decir de los investigadores
de esta rea fueron excelentemente definidos por Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon y existen
distribuidos a lo largo de la pirmide organizacional.

Estos diferentes sistemas pueden contener un sinnmero de mdulos para su correcto

funcionamiento dependiendo de diversos factores como la necesidad de su existencia, as como de
la dependencia o acceso a las tecnologas de la informacin y las comunicaciones que tenga la
empresa.
Estos seis tipos de SI son:

Sistemas para el Procesamiento de Transacciones (TPS). Estos suelen sustituir los

procedimientos manuales de una empresa por otros basados enteramente en
computadora, es el ms comn. Entre algunas de sus caractersticas se encuentran: son
intensivos en sus entradas y salidas, apoyan principalmente al nivel operativo de la
empresa y sus beneficios son visibles rpidamente ya que reducen tiempo de operaciones
y actividades rutinarias dentro de la organizacin.
Sistemas del Trabajo del Conocimiento (KWS). Este tipo de sistemas son los encargados
de apoyar a los trabajadores que manejan informacin para la creacin e integracin de
nuevos conocimientos para la empresa, por ejemplo contadores e ingenieros.
Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS). Este tipo de sistemas esta concebido para
ayudar a aquellos que procesan la informacin, dgase secretarias o archivistas, y algunos
ejemplos son los procesadores de texto, hojas de clculo, agendas electrnicas y ayudan a
incrementar la productividad de dichos trabajadores.
Sistemas de Informacin Gerencial (MIS). Estos sistemas son utilizados bsicamente para
apoyar el nivel administrativo de la empresa. Son empleados en el proceso de
planificacin, control y toma de decisiones proporcionando informes o resmenes acerca
de las actividades rutinarias de la organizacin.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS). Este tipo de sistemas tienen la
caracterstica principal de ser muy interactivos y analticos, ya que estn diseados, como
su nombre lo indica, para apoyar las partes implicadas en la toma de decisiones. Son de
vital importancia a la hora de la resolucin de problemas no estructurados que contengan
diferentes datos y modelos, por ejemplo, anlisis de costos y anlisis de beneficios.
Sistemas de apoyo a Ejecutivos (ESS). Estos sistemas se sitan en el nivel estratgico de
la organizacin, y son utilizados por la alta direccin de las empresas para trazar
estrategias generales a seguir.

Otros autores, como es el caso de Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos,

V, Izquierdo, J, Njera, agregan a estos seis tipos de sistemas los Sistemas de Planificacin de
Recursos Empresariales (ERP), mientras que Pignani, aaden tambin los Sistemas Expertos
(SE).
Los ERP a decir de los primeros autores, son sistemas de informacin integrales, que permiten la
ejecucin y automatizacin de los procesos de negocio de todas las reas funcionales de un modo
coordinado () estos sistemas necesitan de una plataforma de tecnologa de la informacin comn
para toda la empresa.

En tanto los Sistemas Expertos segn Pignani se derivan de la Inteligencia Artificial, y tienen la
capacidad experta de solucionar problemas aplicando las tareas especficas del conocimiento.
Apoyan de esta manera la toma de decisiones del grupo de expertos en conocimiento dentro de la
organizacin.
Entre los beneficios de los Sistemas Expertos se encuentran a decir del mismo autor:

Calidad mejorada de la toma de decisiones.

Preservacin de la experiencia.
Ahorro de costes internos.

Todos los sistemas de informacin aunque estn diseados para apoyar niveles especficos se
relacionan entre s dentro de la organizacin, la informacin generada por unos en la base de la
pirmide es la materia prima de los otros en la cima, por lo tanto si no existe una adecuada relacin
y comunicacin entre ellos los flujos informativos se romperan o no llegaran all donde fueran
necesarios Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera
(2006).
Se logra, adems, con este intercambio de informacin, el objetivo apoyar de manera ms
profunda las metas y tareas principales dentro de la empresa, ya que en la actualidad existen

diferentes factores internos y externos a la organizacin que conllevan a la creacin de procesos

que implican cada vez ms distintas reas funcionales.
Para lograr una verdadera relacin entre los SI antes mencionados es necesaria la integracin de
los mismos, lo que, resumiendo lo expuesto por Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo,
C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera significa:

Que los sistemas integrados estn coordinados y debidamente comunicados

Que se entiendan a nivel de software y el hardware comn no sea incompatible
Un mismo dato debe ser accesible por distintos sistemas
Las modificaciones en alguno de ellos no influya negativamente en los dems

La integracin de los sistemas de informacin existentes dentro de una empresa permite, por lo
tanto, respuestas rpidas y acertadas a problemas y cambios del entorno, y le da a la empresa la
posibilidad
de
funcionar
como
un
todo
flexible
ante
ellos.
Todos los factores antes expuestos llevan al rotundo xito o al inevitable fracaso en la implantacin
de uno o varios SI dentro de la empresa, Alejandro Hernndez Trasobares en su artculo Los
sistemas de Informacin: Evolucin y Desarrollo define varias causas que dan al traste con todo el
proceso de implantacin y hacen que los esfuerzos sean en vano:

Falta de concordancia entre los sistemas de informacin y la estrategia empresarial: Esto

ocurre porque muchas organizaciones continan viendo los sistemas de informacin como
meros instrumentos laborales sin valorar las ventajas estratgicas que estos representan.
Escaso apoyo de la administracin: Debe existir una predisposicin al cambio en la
organizacin empresarial si el SI lo requiere, la administracin debe percibir que estos
sistemas constituyen un arma estratgica.
Mala identificacin de las necesidades de la informacin: Se debe realizar un estudio que
arroje resultados reales acerca de la necesidad de informacin que tenga la empresa antes
de implantar inadecuadamente cualquier sistema de informacin.
Escaso envolvimiento o influencia del usuario final: Cuando se va a disear el sistema
debe tenerse en cuenta la opinin del usuario final, lo cual adems, motiva a colaborar al
mismo durante el proceso desarrollo del sistema.
Nula formacin del personal: Se requiere siempre la realizacin de actividades dedicadas
al aprendizaje del personal acerca de las nuevas herramientas a utilizar.

Estas causas, entre otras, como se mencion anteriormente, pueden llegar a hacer fracasar meses
e incluso aos de investigacin y desarrollo, arruinar inversiones, defraudar las esperanzas de todo
aquel que se vio envuelto en el proceso de creacin del software y lo que es ms importante a
nivel empresarial, frustran las posibilidades de aprovechar las ventajas de los sistemas de
informacin en la organizacin.
Conclusiones
Con los elementos expuestos en este artculo se alcanz un entendimiento de los conceptos
relacionados a los sistemas de informacin, sus caractersticas y de manera general una idea de
cmo estos funcionan dentro de las organizaciones y proveen de ventajas a las mismas.
Se logra una conceptualizacin de los sistemas de informacin de manera general hasta la
especfica, el uso de estas especificaciones y las inmensas ventajas que ofrecen en los niveles
dentro de la organizacin, as como su flexibilidad dentro de dichos niveles y de una manera ms
general en la vorgine social que rodea a la empresa.

Referencias Bibliogrficas

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