Tcnicas Secretariais: Reinveno ou Adequao?

Por Mrcia Cristina Moraes de Siqueira

Lembra aquela imagem da secretria que atendia telefone, anotava recados, digitava documentos, recebia
e encaminhava clientes entre outras atividades estanques? Pois , ela j ficou na lembrana.
Essa transformao ocorreu ao longo dos ltimos anos, em consequncia das exigncias do mercado de
trabalho, que impem outra forma de atuao, no s para o profissional de secretariado como para
qualquer outro profissional. [...] A garantia de sobrevivncia e da eficcia profissional depende da
capacidade de entender as tendncias de mercado, do universo das conexes tecnolgicas, e da atuao
nesse contexto. O que significa isso para o profissional de secretariado? Se a sua rea de atuao sempre
foi a de assessoria nos negcios e na organizao ao qual est inserida?
Houve a necessidade de uma reavaliao da concepo das tcnicas secretariais, para uma efetiva
assessoria ao novo modelo de gesto de negcios. Na medida em que as estruturas organizacionais
passaram por um enxugamento, as funes e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas, o
profissional de secretariado, passou de mero executor a gerenciador de processos.
A empregabilidade diante desse cenrio, exigiu do profissional personalizao de mtodos e
procedimentos de trabalho: para atender s necessidades e expectativas da organizao; pensamento
global: pois a viso empreendedora permite eficcia e flexibilizao de atuao; e ao local: que permite
a mensurao das atividades desenvolvidas e a constatao de resultados. E como fica a questo das
tcnicas secretariais?
A terminologia tcnicas secretariais est associada a mtodos e procedimentos para desenvolvimento de
atividades, identificao de processos administrativos e viabilidade de gerao de resultados empresariais.
Para entender a dimenso de atuao e sua importncia para a organizao, eis algumas tcnicas:
Organizao do Trabalho, que integra desde a organizao do ambiente at o gerenciamento dos
processos que viabilizam a gesto do departamento. Para a sustentao dessa tcnica o profissional deve
dominar conceitos de administrao e gesto de recursos materiais e humanos; identificar cultura
organizacional e departamental; ter competncia para desenvolver atividades administrativas, como:
agenda, acompanhamento e controle de compromissos, atendimento a clientes entre outras.
Comunicao e Expresso, consiste na intermediao de todos os processos administrativos que entram
e saem da rea que atua, por meio verbal ou no-verbal, atravs das mdias: impressa, digital ou virtual.
Importante ressaltar que essa tcnica uma das mais importantes, visto que alm da sua administrao,
depende a agilidade, mensurao da importncia e a identificao do seu fluxo.
Apoio Logstico, que implica na harmonizao dos processos e aes entre o ambiente interno e externo,
na integrao entre executivos, equipe tcnica, clientes e fornecedores, e na terceirizao de servios.
Essa tcnica depende de slidos conhecimentos a respeito da filosofia, polticas, oramentos da
organizao, bem como misso da rea, expectativas e metas do executivo e equipe.
Administrao, Coordenao e Gerenciamento da Informao, pressupe a disponibilizao da
informao por intermdio de uma arquitetura adequada. A essncia da tcnica est em definir e implantar
uma arquitetura da informao que permita acessar e analisar um volume de informaes potencialmente
teis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar da
tecnologia da informao ter facilitado as tarefas de coleta, classificao e armazenamento de dados,
imprescindvel a atuao do profissional de secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizla, com assertividade.
Psicologia das Relaes Interpessoais, consiste na administrao das relaes interpessoais que visa
integrar os interesses profissionais, com as expectativas pessoais e o convvio em comunidade. Essa
tcnica depende do equilbrio, da viso humanista, de domnio de mtodos e procedimentos para
administrao de interesses pessoais e profissionais.
Podemos afirmar que a questo das tcnicas secretariais no trata-se de reinveno e sim de adequao;
consequncia da revoluo e transformao que a gesto empresarial vem sofrendo nos ltimos anos.
A profisso de secretariado a mais prxima dos centros decisrios de qualquer organizao, a sua
amplitude e dimenso de ao depende do nvel hierrquico em que est inserida, em contrapartida devem
possuir competncias tcnicas e humanas, slidos conhecimentos do segmento de mercado em que
atuam, bem como domnio da rea especfica que assessora. Importante ressaltar que para ser um
profissional bem-sucedido, alm da aplicabilidade das tcnicas adequadas so necessrias atitudes, como:

Construir sua prpria base de fora;

Reorganizar suas mltiplas prioridades
Ganhar credibilidade incorporando novas culturas;
Negociar resultados factveis;
Interpretar e lidar com situaes.

Fonte:
http://www.fenassec.com.br/c_artigos_perfil_tecni
cas_secretariais_reinvencao_ou_adequacao.html