DOCUMENTELE TEHNICE I DE NREGISTRARE TEHNIC

1. Noiuni introductive. Categorii principale

Prin documente tehnice i de nregistrare tehnic, n conformitate cu Legea Arhivelor Naionale, se
nelege: totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe
supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special.
Detalii n legtur cu ordonarea, inventarierea, selecionarea i valorificarea documentelor tehnice i de
nregistrare tehnic sunt prevzute n Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente (art. 49-80).
n cadrul arhivelor tehnice se disting, mai frecvent, dou categorii: arhivele tiinifice i cele
inginereti (de ex. cercetare-dezvoltare) indiferent de domeniul de cercetare i de aplicaie.
Documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, plane, schie, planuri, hri, msurtori de laborator.
Gama de documente tehnice variaz de la o unitate la alta, dup coninut i form.
Majoritatea documentelor tehnice sunt create de institute de cercetare i proiectare cu profil de ramur,
n cele specializate pe genuri de lucrri - energetice, ci ferate, telecomunicaii, industrie chimic, i n uniti
de proiectare, centre, sectoare, ateliere, servicii sau birouri de cercetare i proiectare din cadrul ministerelor,
unitilor industriale, administrative.
O categorie de documente tehnice mai des ntlnit o constituie proiectele - lucrri tehnice ntocmite pe
baza unei teme date i care cuprinde un ntreg complex de documente.
Arhivele de nregistrare sunt formate din:
arhive geodezice i geofizice (de ex. documentele cartografice, geologice, seismologice);
audio-video (de ex. cinematografice, fotografice);
informatice (indiferent de domeniul de aplicaie);
de laborator (n general fizico-chimice i biologice).
Ele sunt produse ca urmare a aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici (benzi, dischete, CDuri, DVD-uri), fotosensibili (discuri optice).
Arhivele din domeniul geologic i cartografic se grupeaz n complexe dup teritorii, formele
lucrrilor pe teren i dup scri.
In arhivele unor instituii mai ntlnim i alte categorii de complexe de documente cu caracter tehnic, ca
cele asupra observaiilor meteorologice, hidrologice. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic pot s apar
fie izolat, fie mpreun cu altele (adic ca o pies din grupaj), sau mai multe la un loc, pe aceeai tem (parte
scris i parte desenat), ca o unitate arhivistic.
Luarea n eviden a acestor categorii de documente (nregistrarea), este reglementat de Instruciunile
de aplicare a Legii 16/1996, care la art. 51-52 precizeaz c: Documentele tehnice i de nregistrare, indiferent
de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special,
fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia
asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor de la intrare/creare la ieire/arhivare.
2. Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i de nregistrare aflate incidental n fondurile i
coleciile administrative
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot
constitui fonduri i colecii integrale.
Documentele tehnice i de nregistrare incidentale pot aprea fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca
anexe, fie ca uniti arhivistice de sine stttoare.
Cnd documentele sunt n text, ca ilustraii sau ca anex, ele se vor ordona, inventaria, eventual
seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncovporaie.
n cazul n care documentele tehnice i de nregistrare formeaz o unitate sau mai multe uniti
1

arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic
sau a criteriului tematic (i n cadrul lui, cronologic).1"
Cnd documentele tehnice i de nregistrare formeaz uniti arhivistice separate i au supori
fotosensibili sau magnetici, este preferabil s fie ordonate, inventariate la sfritul fondului i pstrate, n
funcie de necesiti.
In cazul prilor structurale coninnd n majoritate documente tehnice i de nregistrare, ordonarea i
inventarierea se va face, (dac aceste operaiuni nu s-au realizat pn acum), potrivit normelor referitoare la
fondurile i coleciile formate integral din documente tehnice i de nregistrare.
3. Ordonarea i inventarierea fondurilor i coleciilor de arhiv tehnic
Dei n mod teoretic documentele tehnice i de nregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al
instituiei creatoare, ci numai o structur a acestuia, n mod practic ele se organizeaz separat. Motivele acestei
separaii sunt determinate de natura suportului i deci a conservrii, ct i de regimul de consultare i de
valorificare.
Ordonarea documentelor tehnice i de nregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului
de fond, dup natura suportului i n cadrul acesteia, pe baza criteriilor: cronologic, zona geografic sau grad
geografic, categorie de document, alfabetic, tematic, form, format, scar, faz de proiect, alte criterii.
Criteriile de ordonare se pot combina n funcie de natura informaiei, solicitarea vitezei de acces,
conservarea documentelor.
Astfel, documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic - dup data lansrii temei de
cercetare - i n cadrul cronologiei, alfabetic sau tematic, ori tematic i n interiorul tematicii, cronologic i/sau
alfabetic.
Documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic, dup form - n parte scris i parte
desenat, eventual nregistrrile experimentale - iar partea desenat, mai ales dup format, scar. Spre
exemplificare: un proiect se ordoneaz mai nti la anul la care s-a dat teme de cercetare-proiectare; n cadrul
temei (titlului) pe faze de proiectare; n cadrul fazei, pe parte scris i parte desenat. Documentele din partea
desenat pot fi, la rndul lor, ordonate n cadrul structurii pe formatele suportului, fie n ordinea logic - plan de
ansamblu (general), planuri de profile, detalii (de la general la particular).
Fondurile i coleciile cartografice, geografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare i alte
asemenea fonduri i colecii formate din nregistrri diverse pe supori cartografici, se ordoneaz pe grad
geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hri) de ansamblu i detalii, i dup
caz, cronologic.
Succesiunea criteriilor de ordonare se stabilete de ctre creatori ntr-un sistem logic, meninut
consecvent n ntreaga prelucrare a fondului. Ea se menioneaz fie ntr-un plan metodic de lucru - n cadrul
fondurilor nchise, aflate la diveri deintori, fie n regulamentul de funcionare a arhivei, n cadrul fondurilor
deschise aflate la creatori.
Aciunea de ordonare propriu-zis const n aezarea unitilor arhivistice pe rafturi sau n alt mobilier
specific, n ordinea prestabilit n planurile metodice de lucru sau regulamentul menionat.
O dat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unitilor arhivistice, se trece la inventarierea
i cotarea documentelor. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite ntr-un dosar, o rol ori nregistrate
pe o band sau un disc magnetic/optic, pstrate ntr-o map/sul, fiind - legate prin coninut/tem unele de
celelalte) primete o cot, reprezentat prin numrul curent de inventar.
Inventarierea documentelor din fondurile i coleciile de arhiv tehnic se realizeaz prin fiarea fiecrei
uniti arhivistice. Inventarul va avea urmtoarele elemente: numrul curent (cota u.a.); cota veche a
documentului; autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii); tema de - cercetare-proiectare (titlul
proiectului); faza; anii extremi; nr, filelor scrise; ; nr. filelor desenate; cota de coresponden a prii desenate
(se completeaz numai n cazul n care desenele au fost ordonate pe formate) i observaii (anexa nr. 1).
Cota de arhiv la partea desenat se scrie, totodat, pe versoul filei document.
Pentru planurile din fondurile i coleciile cartografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare
1

Acte normative, p. 24-26.

inventarul va cuprinde; numrul de inventar; denumirea planului de ansamblu; numrul total al planurilor de
detaliu i pariale: data ntocmirii: anul; luna; ziua; autorul; scara; dimensiunea; materialul; tehnica de execuie;
beneficiarul; observaii (anexa nr. 2).
Hrile i atlasele vor fi inventariate n ordinea prelurii lor. Inventarul coleciei de hri i atlase va avea
urmtoarea rubricatur: nr. de inventar; autorul; denumirea hrii sau a atlasului; scara; locul ntocmirii
(tipririi); data ntocmirii sau tipririi; dimensiunile; proveniena; observaii (anexa nr. 3).
4. Ordonarea i inventarierea documentelor de nregistrare tehnic
Avnd n vedere suporii i mijloacele tehnice de nregistrare a informaiei, documentele de nregistrare
tehnic sunt de patru feluri:
documente mecanografice,
documente audio-video,
documente foto-cinematografice
documente informatice.
Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a variaiilor cantitative a unor
fenomene fizice, chimice, sau biografice. n general, ele se realizeaz pe supori de hrtie special preconstituit
(ex. hrtie milimetric). Ordonarea lor se face cronologic, alfabetic pe subieci (staii, posturi, subieci n
urmrire) i n cadrul acestora iari cronologic. De exemplu, nregistrrile seismografice realizate pe
seismografe se ordoneaz anual pe posturi sau staii, fiecare u.a, coninnd cele 365 de nregistrri la 24 de ore
ale postului sau staiei respective. Inventarierea lor se face pe formularul anex nr. 1.
Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor fenomene tiinifice
sau sociale. Dup scopul realizrii lor, se disting trei tipuri de documente audio-video; documente audio-video
de nlocuire a unor categorii de documente tradiionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri);
documente audio-video provocate pentru documentare istoric (aa numitele arhive orale, fonotec de aur,
filmotec de aur ele); n sfrit, documentele audio-video de producie curent mass-media.
Fiecare tip are sistemul su de constituire i de ordonare-inventriere. Astfel, documenlelc audio-video
de nlocuire, ncadrndu-se n categoria incidentalelor, se ordoneaz cronologic, pe structurile creatorului i se
inventariaz pe formularul anex nr. 1.
Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale, realizate conform unui program stabilit n
baza unui plan tematic de interviu. n consecin ele se constituie n colecii tematice i se ordoneaz alfabetic,
pe intervievai. Unitatea arhivistic este rola sau caseta. Inventarierea acestor documente se face potrivit
modelului de inventar din anexa nr. 4 a acestui capitol.
O meniune specific: planul tematic de interviu se pstreaz n forma original n dosarul coleciei, dar
coninutul su trebuie s fie expus n introducerea la inventar pentru clarificarea cercettorului.
Documentele audio-video de producie mass-media se ordoneaz mai nti pe cele trei pri structurale
tradiionale; documente muzicale, documente vorbite i documente muzicale i scenice de fond. In cadrul
acestora se organizeaz structuri separate pe categorii de supori; filmotec, bandotec, videotec, discotec ete.
Totodat, n fiecare structur, se apeleaz la ordonarea alfabetic (pe creatori) sau cronologic (n cazul
emisiunilor de tiri).
Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistic (care echivaleaz n acest domeniu cu unitatea de
pstrare) prin evidenierea, n ordinea nregistrrii, a autorului (sau redactorului), coninutului informaiei
(subiectul emisiunii), genericul minim (regie, imagine, maestru de sunet, cnd e cazul, principalii interprei),
suport, timp de derulare la viteza x, observaii - anexa nr. 5.
Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vizuale pe supori fotosensibili ale unor fenomene
fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot aprea sub form de: fotografii, microfilme, filme.
Documentele fotografice se ordoneaz fie la fondul sau colecia respectiv, constituite n uniti
arhivistice, fie n colecia de documente fotografice, urmnd ca ia inventarele fondurilor j coleciilor de unde
provin s se anexeze lista cotelor unitilor arhivistice inventariate n cadrul coleciei. Documentele fotografice
se iau n eviden n ordinea prelurii lor conform inventarului model anexa nr. 6 a acestui capitol.
Documentele pe microfilm se constituie n role care la rndul lor se organizeaz n colecii, teme
3

pentru care se ntocmesc instrumente de eviden. Rolele se numeroteaz cu cifre arabe, ncepnd cu numrul
1, n cadrul fiecrei colecii, n ordinea intrrii n depozit. n cuprinsul fiecrei role se numeroteaz cadrele, tot
cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1. Toate rolele se nregistreaz n registrul microfilmelor, n ordinea intrrii
lor. Acest registru arc urmtoarea rubricatur: nr. crt.; numrul i dala nregistrrii actului nsoitor; deintorul
documentelor microfilmate (instituia, localitatea, ara); denumirea fondului microfilmat; numrul de ordine al
coleciei de microfilme; elemente de identificare (principalele elemente de cot ale documentelor din arhiva
deintoare); caracteristici tehnice (pelicul pozitiv, pelicul negativ, xerocopii etc); nr. cadrelor; nr. de ordine al
rolei n cadrul coleciei; observaii. Cota se nscrie pe pelicul att la nceputul ct i la sfritul acesteia.
Inventarierea microfilmelor se face conform modelului din anexa nr. 7 a acestui capitol, iar fia rolei
conform anexei nr. 7A.
Pentru a nu degrada originalele, n scopul cercetrii, acestea se nlocuiesc cu copii pozitive sau o a doua
copie magnetic.
Documentele nregistrate prin tehnica microfilmrii se realizeaz n scop de asigurare n caz de situaii
deosebite, ct i pentru transmitere la distan. Ele ocup spaiu puin, dar cu mare densitate de informaie. De
obicei se realizeaz dup fonduri de arhiv tradiional, sau dup surse biblioteconomice.
Ordonarea i inventarierea lor se face potrivit prevederilor de mai sus. n inventarele fondurilor i
coleciilor microfilmate, n dreptul fiecrei poziii de inventar, la rubrica Observaii se completeaz numrul
robi de microfilm.
Documentele cinematografice se ordoneaz n colecii, potrivit tematicii i provenienei lor, n acest
sens avem colecii de filme artistice, documentare, animaie, actualiti, respectiv filme strine cu aceleai
tematici. n ultimul caz, cnd numrul de piese este mare, se poate adopta ori structura coleciei de filme strine
pe ri, fie s formeze colecii pe ri. n cadrul coleciilor, filmele se ordoneaz cronologic, dup anul de
producie.
Inventarierea se face unitate cu unitate (actul cinematografic) prin specificarea urmtoarelor date: nr. cri.
(numrul u.a.); anul produciei; generic (scenariu, regie, montaj, muzic, productor i cnd e cazul, principalii
interprei sau comentariul, lector etc); casa de producie; titlul filmului i subiectul pe scurt; suport; format;
durata (anexa nr.8).
Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau
animate, nregistrri sonore, n genere, orice alctuire sau reproducere prin mijloace automate a unor date, fapte,
lucruri, expresii, situaii, materializate sub form electronic, pentru a permite citirea i prelucrarea automat de
ctre cei interesai.
Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice, a tehnologiei informaionale i a
suporturilor de nregislrare, ordonarea documentelor informatice se face cronologic, pe uniti arhivistice
(band. disc), dup intrarea n cadrul structurii informatice constituite (fiier de date, baz de dale, banc de
date) i se inventariaz unitate cu unitate n complete de sisteme informatice" (anexa nr. 9).
Unitile arhivistice constituite la compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare) se predau la
arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite,
a fost ncheiat.
Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3 din Legea nr. 16/1996) i inventare (anexa nr. 2
din Legea nr. 16/1996).
Intrrile, ca i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent, ntocmit
conform modelului prevzut n anexa nr. 4 din Instruciunile de aplicare a Legii 16/1996.
Lucrtorii de arhiv au rspundere civil i penal pentru documentele pe care le au n gestiune".
5. Selecionarea documentelor tehnice i de nregistrare
Cantitatea mare de asemenea documente creeaz probleme mai ales legate de spaiile de depozitare.
Multe din documentele tehnice i de nregistrare au doar valoare practic, care se pierde dup un numr de ani,
de aceea se impune verificarea cu mare atenie a fiecrei uniti arhivistice pentru stabilirea celor de interes
permanent, ca i a celor lipsite de valoare, cu termenul de pstrare expirat, pentru selecionarea lor. Ele pot fi
selecionate numai cu respectarea prevederilor art. 11 din Legea 16/1996, i a art. 29-35 din Instruciunile
4

privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, la mplinirea termenelor de pstrare

prevzute n nomenclatorul unitii.
Pentru aceste categorii de documente, termenele de pstrare trebuie s fie n concordan cu prevederile
legale privind garantarea produsului pe toat durata existenei i funcionrii sale.
Pentru descongestionarea spaiilor de arhiv se poate recurge i la selecionarea din interiorul proiectelor
a anumitor categorii de documente cu caracter economico-tehnic. Astfel, spre exemplu, dintre documentele care
alctuiesc proiectul, trebuie neaprat ca memoriul general, devizul general, planul de ansamblu al respectivei
investiii, planurile de situaie, rezisten, instalaii s fie pstrate permanent sau s aib un termen de pstrare
mult mai lung dect alte categorii de documente cum sunt: memoriile pe specialiti, devizele pariale pe
obiective, analizele de preuri, notele de calcul tehnico-economice. Descongestionarea depozitelor s-ar putea
realiza i prin microfilmarea documentelor sau reproducerea lor pe ali supori, prin mijloace moderne.
Dup aprobarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele Naionale respective, n inventare, la rubrica
Observaii se va meniona: Selecionat conform aprobrii Arhivelor Naionale cu nr; totodat,
n registrul de eviden curent se va nscrie ieirea unitilor arhivistice i cantitatea de arhiv selecionat.

Denumirea autorului sau deintorului

ANEXA 1

Nr. crt.

INVENTAR
al fondului (coleciei) de documente tehnice __________________

Cota veche
Tema (titlul)
a
Autorul studiului i Faza
documentu
proiectului
lui
1

Anii
extremi

Nr.
file
scrise

Nr. file
desena
te

Cota de
coresponden
a
documentelor
desenate
8

Obs
.
9

0. Numrul curent reprezint cota de arhiv;

1. Cota la creator;
2. Se completeaz n funcie de autor (autori) menionndu-se coordonatorul (autorul principal) de proiect
precum i autorii. Dac numrul acestuia este peste trei, se menioneaz i colectivul";
3. Se specific tema (sau titlul) proiectului n ntregul su indiferent de lungimea textului;
4. Se completeaz faza de proiect:
5. Anii extremi se stabilesc de la data lansrii temei (a comenzii) de cercetare-proiectare pn la ncheierea
fazei corespunznd u.a.;
6. Se completeaz obinuit potrivit prevederilor normelor;
7. Se menioneaz totalul filelor desenate, eventual, atunci cnd sunt pstrate separat pe formate, nr. de
piese pe formate;
8. Se completeaz numai cnd piesele desenate sunt pstrate separat, pe formate. Cota desenelor reprezint
numrul formatului, plus numrul n cadrul formatului a pieselor din proiectul respectiv;
9. La Observaii" se trec eventualele selecionri, cota rolei de microfilm.

Denumirea autorului sau deintorului

ANEXA 2

Anul, luna, ziuaData ntocmirii

Nr. total al planurilor detaliate

i pariale

Denumirea planului de
ansamblu

Nr. de inv.

INVENTAR
al coleciei de planuri

Autor
ul

Scara

Dimensiu
nea

Materialul

Tehnica
de
execuie

Beneficiar
ul

OBS
.

10

I) Numrul de inventar se va da unitilor arhivistice, ncepnd cu numrul 1 n continuare, n ordinea intrrii

lor. Numrul de inventar se nscrie n planurile de ansamblu pstrate sub form de sul pe verso, n colul din
dreapta sus, iar pe cele pstrate desfurat, pe verso, n colul din dreapta jos;
3) n rubrica a treia se va nscrie, cu cifre romane, numrul total al planurilor de detaliu i pariale, urmnd ca pe
acestea s se nscrie numrul de inventar al planului de ansamblu i cifra roman corespunztoare, n ordine
crescnd (ex. 1/1, l/II, l/III);
6) n cazul cnd scara este ntocmit n alt sistem de msur dect cel metric, se va indica sistemul dat, urmat n
paranteze, dac este posibil, de transpunerea n sistemul metric;
9) n rubrica a noua se va trece tehnica de execuie - negru sau color;
II) La rubrica Observaii" se va meniona, cnd este cazul, numrul exemplarelor.
Dac elementele scrise ale planului sunt ntr-o limb strin, n rubricile a doua, a cincia i a zecea se vor
indica: denumirea planului, a autorului i respectiv a beneficiarului, urmate n paranteze, de denumirea n form
original.

Denumirea autorului sau deintorului

ANEXA 3
INVENTAR
al coleciei de hri

Nr.
de
inv.
1

Autor
ul

Denumire
a hrii
sau a
atlasului

Scara

Locul
ntocmirii
(tipririi)

Data
ntocmirii
sau tipririi

Dimensiunea

Proveniena

obs

1) Numrul de inventar se va da ncepnd cu numrul 1 n continuare, n ordinea intrrii hrilor i

atlaselor;
2-6) Rubricile 2, 3, 4, 5 i 6 se completeaz dup elementele scrise ale hrii sau atlasului. Cnd unul sau mai
multe din aceste elemente lipsesc, ele se identific i se indic ntre paranteze unghiulare. Pentru atlas n rubrica
nr. 3 se menioneaz numrul hrilor pe care le cuprinde. Dac elementele scrise sunt ntr-o limb strin,
acestea vor fi date n limba romn i ntre paranteze n forma original.
n caz c harta a aparinut unei personaliti de seam a vieii politice sau tiinifice, a fost utilizat cu ocazia
unor evenimente importante sau poart nsemnri, acest lucru se va meniona n rubrica Observaii".

ANEXA 4

INVENTAR

(cota)Nr. crt.

al coleciei de documente audio-video ______________

Redactor
Operator

Subiectul

Coninutul pe
scurt al interviului

Data
nregistrrii

Locul
nregistrrii

Suport

Observaii
7

ANEXA 5

INVENTAR

Nr. crt.

al fondului (coleciei) de documente audio-video ____________

Autor
Redactor

Subiectul

Generic

Suport

Timp de derulare la turaia

Observaii

ANEXA 6

Nr. crt.

INVENTAR
al coleciei de documente fotografice

Nr. crt. din

registrul de
eviden al
instituiei care
pred
2

Felul
documentului
(negativ, pozitiv,
diapozitiv,
fotografie)
3

Tehnica (albnegru, color,

sticl sau
pelicul)

Cuprinsul
documentului

Locul i data
fotografierii

OBS.

1) n prima rubric se va nscrie numrul de inventar, n cifre arabe, ncepnd cu numrul 1, n continuare, n
ordinea prelurii unitilor arhivistce. In cazul cnd se preia un document n mai multe exemplare, acestea vor
primi acelai numr de inventar, menionndu-se la rubrica Observaii" numrul lor, iar pe versoul fotografiei
se va indica numrul exemplarului;
2) Rubrica a doua se va completa cnd unitile arhivistice au un numr vechi de inventar;
3) In rubrica a treia se va meniona felul unitii arhivistice (film negativ sau pozitiv, plac negativ sau pozitiv,
fotografie negativ sau pozitiv, diapozitiv sau album de fotografii). In cazul filmelor se va meniona numrul
cadrelor sau, respectiv, al fotografiilor cuprinse n u.a.;
4) In rubrica a patra se va descrie imaginea reprezentat de document i, dup caz, autorul fotografierii sau
atelierul, cnd acesta prezint importan din punct de vedere istoric sau artistic. In cazul fotografiilor i
albumelor de fotografii care cuprind semnturi autografe sau alte texte importante, acestea vor fi menionate n
cuprins; dac textul este scris ntr-o limb strin se va meniona i aceasta;
7) n rubrica Observaii" se va indica denumirea fondului sau coleciei de unde provine documentul i se va nscrie
cota.

ANEXA 7
INVENTAR
Colecia microfilme _____________________
Rola nr. _______________________________
Proveniena ____________________________
Fondul ________________________________
Nr. Cota la
crt. deintor
1
2

1)

4)
5)
6)

Cuprinsul documentelor

Datele extreme

Cadrele

Observaii

In primele dou rubrici se nscriu: denumirea coleciei de microfilme (ex. Colecia Microfilme Frana) i
numrul de ordine al rolei n cadrul coleciei (ex. Rola nr. 243).
Rubricile Proveniena", Fondul". Partea structural" se completeaz conform indicaiilor formulate pentru
Fia rolei (anexa nr. 8). Denumirea prii structurale inventariate se nscrie centrat, similar unui titlu.
Pentru fiecare parte structural se completeaz rubricile 1-6 astfel:
n prima rubric se dau numere n continuarea rezumatelor rezultate din inventarierea rolei, fiecare numr
indicnd o poziie de inventar;
In rubrica a doua se trec elementele de cot ale documentelor cuprinse n rezumat, date de deintor - altele
dect denumirile prilor structurale ale fondului, nscrise anterior; Rubrica a treia cuprinde rezumatul, care se
ntocmete, de regul, pentru documentele cuprinse ntr-o unitate arhivistic creat de instituia deintoare,
pentru fiecare document ori pentru un grup de documente dintr-o unitate arhivistic, pentru mai multe uniti
arhivistice, ori pentru toate documentele dintr-o rol - dac se refer la aceeai problem; indiferent de numrul
documentelor cuprinse ntr-un rezumat, informaiile de valoare deosebit se vor meniona de fiecare dat,
precizndu-se i cadrele la care se gsesc pe rol. Cuprinsul documentelor redactate n limbi de circulaie
restrns ori n limbi care nu se mai folosesc n vorbirea curent se va reda amnunit, eventual folosindu-se
forma de regest - dac ofer informaii de valoare deosebit- Limbile n care sunt scrise documentele se
menioneaz, n ordinea frecvenei, la sfritul fiecrui rezumat, pe un rnd separat; dac ns toate (sau aproape
toate) documentele din rol sunt scrise n aceeai limb, acest fapt se precizeaz la nceputul inventarului,
excepiile menionndu-se de cte ori va fi cazul;
n rubrica a patra se nscriu datele extreme ale documentelor cuprinse ntr-o poziie de inventar; anii
succesivi se menioneaz prin cei extremi;
n rubrica a cincea se nscriu numerele de ordine ale cadrelor ntre care se afl documentele cuprinse n
poziia respectiv a inventarului;
n rubrica a asea se nscriu, cnd este cazul, cotele date la Arhivele Naionale xerocopiilor, fotocopiilor
ctc. dup care s-au executat cadrele de microfilm respective.
Fiecare pagin de inventar (cu excepia paginii nr. 1) va avea nscrise n colul din stnga sus numele coleciei
de microfilme i numrul de ordine al rolei.
Fiecare inventar va fi semnat pe ultima pagin, jos, de cel care l-a ntocmit.

ANEXA 7A
FIA ROLEI
Cota rolei ____________
Cadre _______________
Provenien: _______________________________________________________________
Fondul: __________________________________________________________________
Partea structural: __________________________________________________________
Cotele: ___________________________________________________________________
Anii: _____________________________________________________________________
Coninutul: ________________________________________________________________
Limba: ___________________________________________________________________
Inventar nr. _______________________________________________________________
(Cota veche): ______________________________________________________________
Semntura: ________________________________________________________________

n colul din stnga sus se nscrie denumirea coleciei de microfilme creia i aparine rola.
n colul din dreapta sus se nscriu: cota rolei (ex. 012-92-243) i numrul cadrelor (cu precizarea c sunt
duble, cnd este cazul).
PROVENIENA: se nscrie denumirea instituiei deintoare a documentelor (arhiv, biblioteca, muzeu
etc.) i a localitii.
FONDUL: se nscrie denumirea fondului.
PARTEA STRUCTURAL: se nscrie denumirea diviziunii fondului, eventual i cea a subdiviziunii, din
care au fost microfilmate documentele, pentru care se completeaz urmtoarele patru rubrici astfel.
Cotele: se nscriu elementele de cot date de deintor - altcie dect prile structurale ale fondului
nscrise anterior (de regul, numerele de ordine ale unitilor de pstrare. Exemple: Karton 47a; Faszikel
16c; volume 128/1; Dossier 93 etc). n continuare, ntre paranteze rotunde, se nscriu cadrele extreme ale
cotelor respective. Dac elementele de cot nu sunt reproduse pe microfilm, ele se stabilesc pe baza
listelor de comand ori a altor surse de informare; n acest caz, cotele se nscriu ntre paranteze drepte.
ANII: se nscriu anii din care exist documentele; anii succesivi se menioneaz prin cei extremi.
CONINUTUL: se menioneaz principalele probleme ori evenimente la care se refer documentele.
LIMBA: se menioneaz limba, respectiv limbile (n ordinea frecvenei) n care sunt nscrise
documentele. Dac pe rol sunt reproduse documente aparinnd mai multor pri structurale ale
aceluiai fond, pentru fiecare subdiviziune (respectiv pentru fiecare diviziune neurmat de vreo
subdiviziune) se precizeaz ntre paranteze, cadrele respective i se completeaz rubricile cotele",
anii", coninutul" i limba". Dac documentele aparin unor fonduri diferite, rubricile se reiau
ncepnd cu fondul"; dac documentele provin din instituii deintoare diferite, rubricile se reiau
ncepnd cu proveniena". Denumirile nscrise la rubricile proveniena", fondul" i prile
structurale" se redau n limba respectiv, urmate fiecare de traducerea n limba romn, ntre paranteze.
Elementele de cot se redau ca n arhiva de provenien. Raporturile dintre diferitele pri structurale ale
fondului se marcheaz prin folosirea de grafii diferite n redarea denumirilor lor (majuscule ori
minuscule), aezarea n pagin, numerotarea.
INVENTAR nr.: se completeaz dup ntocmirea inventarului i luarea n eviden a acestuia n
Registrul inventarelor.
COTA VECHE se completeaz n cazul rolelor primite de la alte instituii, nscriindu-se denumirea
instituiei i cota dat de aceasta.
Fiecare fi va purta semntura celui care a ntocmit-o.
10

ANEXA 8

Nr. crt.

INVENTAR
al coleciei de documente cinematografice

Anul de
Generic
producie
1

Casa de
producie

Titlul filmului i
subiectul pe scurt

Suport

Format

Durata

Observaii

0) Cota filmului;
1) Se specific anul de producie menionat la sfritul ultimului act;
2) Genericul se completeaz potrivit primei pri a primului act specificndu-se autorii scenariului, regiei,
imginii, sunetului, muzicii, produciei i principalilor interprei, cnd este cazul;
3) Se specific titulatura exact a casei de producie;
4) Se transcrie titlul filmului i se relateaz n rezumat subiectul actului;
5) Se completeaz prin menionarea tipului de suport: suport de niiral, suport de triacetat de celuloz sau
triacetat de poliester;
6) Se specific formatul filmului: 16 mm sau 35 mm etc;
7) Se precizeaz durata actului;
8) La aceast categorie, se specific numrul de exemplare i recopierile.
ANEXA 9

(cota)Nr. crt.

INVENTAR
al coleciei de documente informatice

Denumirea
structurii
informatice

Caracteristici

Coninutul de informaie

Suport

Dimensiunea
u.a.

Observaii

0) Cota documentului;
1) Se menioneaz denumirea fiierului bazei de date din care face parte fiierul, banca de date de care aparine
baza de date;
2) Se specific echipamentul electronic pe care s-a creat i softul folosit, eventual codurile de intrare;
3) Se descrie baza de informaii cuprinse n u.a.;
4) Se specific: band sau disc magnetic, disc optic;
11

5) Se d n octei (bytes);
6) Eventual se menioneaz dac este introdus ntr-o reea i descrierea caracteristicilor reelei.

12