ARCHIVO CONTABLE

OBJETIVO

Mantener debidamente actualizado, ordenado y clasificado el Archivo de la documentación

que soporta la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal.

NORMAS DE OPERACIÓN

♦ Todas las pólizas deberán contener la documentación soporte correspondiente.

♦ El cruce de las relaciones de cheques entregados con la relación de cheques emitidos

servirá para identificar la documentación que no ha sido incorporada al Archivo
Contable.

♦ El Archivo Contable será ordenado por Ejercicio Fiscal para facilitar la identificación de
la documentación soporte de la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
28 ABR 2006 1 2
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL

AREA ACT. FORMATO O

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE NUMERO DOCTO.

- PÓLIZAS DE
CHEQUES Y
Recibe de la Dirección de Egresos pólizas de
EGRESOS
cheques y egresos con documentación soporte
1 - RELACIONES DE
anexa, y relación de cheques entregados y emitidos.
CHEQUES
EMITIDOS Y
ENTREGADOS

Coteja pólizas con las relaciones de cheques

entregados y cruza con las relaciones de cheques - RELACIONES DE
emitidos. CHEQUES
2
EMITIDOS Y
Conecta con actividad No. 5 ENTREGADOS

Recibe de la Dirección General de Ingresos, pólizas

de ingresos con documentación soporte anexa. - PÓLIZAS DE
PERSONAL DE 3
INGRESOS
ARCHIVO Conecta con actividad No. 5

Recibe del personal de la Dirección de Contabilidad

- PÓLIZAS DE
pólizas de diario, ingresos y egresos con
DIARIO,
4 documentación soporte anexa.
INGRESOS Y
EGRESOS
Conecta con actividad No. 5

Revisa que las pólizas contengan la documentación

5
soporte, sellando cada documento recibido.

Ordena y clasifica las pólizas por cuenta bancaria o

6 tipo (ingresos, egresos y diario) y archiva en
recopilador.

Folia en forma consecutiva los documentos

7
archivados en cada recopilador.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
28 ABR 2006 2 2
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL

AREA ACT. FORMATO O

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE NUMERO DOCTO.

Numera y clasifica los recopiladores por cuenta

PERSONAL DE bancaria o tipo de póliza y los coloca debidamente
ARCHIVO 8 ordenados en el anaquel correspondiente.

FIN DE PROCEDIMIENTO

ELABORÓ REVISÓ
Dirección de Metodología Administrativa Director de Contabilidad
L.A.E. José Luis Naya González C.P. Ricardo Gómez Jiménez

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
28 ABR 2006 1 2
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

PERSONAL DE ARCHIVO

INICIO

Recibe de la Dirección de
Egresos pólizas de Cheques
y Egresos con
documentación soporte RELACIÓN DE
anexa, y relación de CHEQUES
cheques entregados y DOCTO. 0
SOPORTE
emitidos.
0
POLIZAS
0

Coteja pólizas con las

relaciones de cheques
entregados y cruza con las 1
relaciones de cheques
emitidos.

2
Recibe de la Dirección
General de Ingresos, pólizas
de ingresos con
documentación soporte
anexa.
DOCTO.
SOPORTE

0
POLIZAS
0

Recibe del personal de la 3

Dirección de Contabilidad
pólizas de diario, ingresos y
egresos con documentación
soporte anexa.
DOCTO.
SOPORTE

0
POLIZAS
0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
28 ABR 2006 2 2
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO CONTABLE
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD. DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

PERSONAL DE ARCHIVO

Revisa que las pólizas

contengan la documentación
1,2,3
soporte, sellando cada
documento recibido

Ordena y clasifica las

pólizas por cuenta bancaria
o tipo (Ingresos, Egresos y
Diario) y archiva en
recopilador.

Folia en forma consecutiva

los documentos archivados
en cada recopilador.

Numera y clasifica los

recopiladores por cuenta
bancaria o tipo de póliza y
los coloca debidamente
ordenados en el anaquel
correspondiente

FIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS