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MODULO 3

La planeacin incluye: seleccionar la misin y objetivos o metas, y las acciones


necesarias para alcanzarlos. Ello implica tomar decisiones.
La esencia de la planificacin se basa en cuatro aspectos principales:
1. Contribucin al propsito y objetivos
2. La planeacin precede al resto de las funciones y est ntimamente ligada al
control.
3. Su generalizacin: la planificacin es una tarea que deben llevar a cabo
todos los administradores en los distintos niveles y puestos dentro de una
organizacin.
4. La eficiencia de los planes se mide en funcin de la contribucin de cada
plan al logro de los objetivos, teniendo en cuenta el costo y los dems factores
necesarios para formularlo y operarlo.
TIPOS DE PLANES
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado esperado en funcin
del camino seleccionado para lograrlo. El propsito de los planes se encuentra
en: la previsin, la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de
eventos. Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo
(secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona). Entre los
diversos tipos de planes figuran: propsitos, misin, objetivos o metas,
polticas, reglas, estrategias, procedimientos, programas, presupuestos.
Propsitos
El propsito de algo nos est marcando cul es el fin. el fin de una organizacin
est dado por la direccionalidad que desea seguir para el logro de sus
resultados. Ese fin se ve relacionado con el entorno en el cual desea o
proyecta llevar a cabo su tarea. El propsito de una organizacin es su papel
primario.
Misin
La misin de una organizacin es su finalidad especfica, que la distingue de
otras de su tipo. Es identificar la funcin que cumple esta organizacin en la
sociedad.Se compone fundamentalmente de integrar las respuestas a estos
interrogantes: Quines son los clientes? Cules son los productos / servicios
claves? Cul es el mercado objetivo? Cul es la tecnologa bsica? Qu
inters existe por el talento humano? Qu imagen corporativa se desea
proyectar?

Objetivos
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirigen
las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos. Los
objetivos y/o metas deben ser, en lo posible, verificables; ello implica que
deben tener intensin, medida y plazo.

Polticas
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten
conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Las polticas
generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las cuales se
basarn las polticas de los departamentos. Hay diversos tipos de polticas;
entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir con base en
los precios, poltica en publicidad o poltica departamentales.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
- Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes
deban aplicarla.
-Las polticas deben declararse por escrito.
-Debe ser difundidas y revisadas peridicamente
-Existen polticas sobre produccin, finanzas, recursos humanos, relaciones
pblicas, etc.
-Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin; favorecen la
coordinacin y el trabajo en equipo.
Reglas
Tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas. Una regla
requiere que se tome o no una accin determinada y especfica con respecto a
determinada situacin, representa una gua de la accin. Casi siempre son
planes operacionales que buscan sustituir el proceso de decisin individual
limitando el grado de libertad de las personas en determinadas circunstancias.
Estrategias
Indican un programa de accin y los recursos necesarios para alcanzar
objetivos amplios. Su propsito es definir y comunicar a travs de un sistema
de objetivos y polticas una descripcin de lo que se desea que sea la empresa
en el largo plazo.

Procedimientos
Establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades futuras, es
decir, son planes de trabajo o ejecucin. Corresponden a planes operacionales
y se representan a travs de flujo gramas.
Programas
Pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos
de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica.

Presupuesto
Constituye un plan expresado en trminos numricos. Est relacionado con
dinero, ya sea a travs de ingresos o de gastos de un determinado periodo de
tiempo. Es una herramienta de control.
PASOS DE LA PLANEACIN
Cada vez que se realiza alguno de los tipos de Planes se sigue una secuencia
de pasos:
1. Conciencia de Oportunidades: Las oportunidades representan puntos
favorables del exterior de la organizacin, haciendo una proyeccin en el
tiempo se las puede relacionar con los puntos fuertes y dbiles dentro de la
empresa.
2. Establecimiento de Objetivos: El definir objetivos y/o metas, implica
reconocer dnde se desea estar, qu se quiere lograr y cundo.
3. Consideracin o Desarrollo de Premisas: Se pretende es establecer, difundir
y obtener consenso para utilizar premisas crticas de planeacin como
pronsticos, polticas bsicas y los planes ya existentes de la organizacin. El
principio bsico de las premisas de planificacin dice: cuanto las personas
encargadas de la planeacin ms comprendan y estn ms de acuerdo en
utilizar premisas de planeacin congruentes, ms coordinada ser la
planeacin de la organizacin
4. Determinacin de Cursos Alternativos de Accin: Se deben buscar y
examinar los diferentes cursos de accin posibles para lograr los resultados
esperados. El problema es reducir el nmero a las ms probables.

5. Evaluacin de Cursos Alternativos de Accin: La evaluacin implica que se


deben ponderar cada alternativa posible en relacin a las premisas y a los
objetivos previamente fijados.
6. Seleccin de un Curso de Accin: Es el punto real de toma de decisin. Se
supone que el beneficio principal siempre debe ser el organizacional.
7. Formacin de Planes Derivados: En esta etapa se deben establecer los
planes de apoyo necesarios para respaldar al plan bsico.
8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto: Los
presupuestos representan la suma total de ingresos y gastos, con las utilidades
o supervit resultante.
Proceso de planificacin: En los pasos de la planificacin lo complejo, es definir
el perodo de planeacin. La clave para elegir el periodo ptimo de
planificacin parece que es el principio de compromiso: la planificacin lgica
abarca un periodo futuro necesario para cumplir, a travs de una serie de
acciones, los compromisos asumidos como parte de las decisiones tomadas
hoy.
Los objetivos establecen resultados finales y deben establecerse subobjetivos u
objetivos parciales que permitan ir acercndose en el camino elegido al
resultado final esperado.
Para definir jerrquicamente los objetivos se deben establecer las premisas o
pronsticos en los distintos plazos de proyeccin. Ese objetivo general, se
relaciona con el pronstico de ms cercano plazo y se definen objetivos, y as
sucesivamente hasta definir los objetivos individuales. En cada nivel jerrquico
se van definiendo los objetivos. Cada administrador en su nivel se preocupa
por alcanzar diferentes clases de objetivos.
Administracin por objetivos (A.P.O.)
Se puede definir a la APO como un sistema administrativo completo que
integra diversas actividades administrativas de forma sistmica. Alrededor de
este tema se crea una filosofa se basa en que los directivos definen a nivel
general del rea los objetivos y luego se deja librado a cada individuo definir el
objetivo individual, que aporta al general, y los planes necesarios para
concretarlos. Se puede considerar a la APO como una forma de dirigir y no
como una adicin a la labor administrativa.
Proceso de APO:
1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la
Organizacin.

2. Clarificacin de roles. Adems, se determinan los puntos de control


necesarios para lograr los resultados.
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados.
4. Reciclaje de objetivos. Los objetivos pueden ser cuantitativos (son los
verificables) y cualitativos (son difciles de medir).
Ventajas de la APO: Permite una mejor administracin. Clarificacin de la
organizacin. Compromiso personal. Desarrollo de controles eficaces
Desventajas de la APO: Deficiencias en la enseanza del sistema. Deficiencia
en la provisin de reglas a quienes establecen la metas. Dificultad para definir
las metas. Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Peligro de inflexibilidad.
A veces en la obsesin porque las metas sean verificables se cuantifica
cualquier cosa.
La planificacin estratgica: es el proceso de mantener una relacin viable
entre recursos y resultados, teniendo en cuenta las oportunidades cambiantes
del mercado. La estrategia involucra definir el propsito o misin de la
organizacin, los objetivos generales, la adopcin de los cursos de accin y la
asignacin de recursos necesarios para lograr los fines. La funcin fundamental
de las estrategias y de las polticas es unificar y dar direccin a los planes. Para
que las estrategias sean eficaces y eficientes se deben poner en prctica, y el
nivel de detalle para la consecucin de las mismas se logra utilizando las
tcticas.
PROCESO DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA:
1. Insumos: se refiere a los recursos necesarios para la ejecucin de la
actividad.
2. Perfil de la empresa: se debe determinar dnde se encuentra la empresa y a
dnde se pretende ir.
3. Orientacin de la alta direccin: el personal encargado de la toma de
decisiones a nivel superior es quien selecciona las alternativas, por ende se
involucra su perfil personal con el de la empresa.
4. Propsito y objetivos principales: son los resultados esperados en los
tiempos definidos para establecerlos.
5. Ambiente externo: se deben reconocer e identificar claramente las
oportunidades y las amenazas.
6. Ambiente interno: reconocer los puntos fuertes y los dbiles que posee la
estructura en cuanto a recursos, personal, tecnologa, etc., para afrontar y
decidir de manera diferente ante la situacin externa.

7. Desarrollo de estrategias alternativas: optar por diferentes estrategias,


especializarse o concentrarse, es decir, ofrecer uno o varios productos en un
mercado.
8. Evaluacin y seleccin de la estrategia: se debe realizar la evaluacin de las
diferentes alternativas estratgicas evaluando los riesgos de cada una de ellas.
Para la seleccin es muy relevante el perfil de quien es el responsable de esta
decisin.
9. Planeacin a mediano y corto plazo, implementacin y control: Se deben
realizar todos los programas necesarios. Se definen, adems, los puntos
crticos de control y los estndares de medicin a evaluar para el logro
eficiente de los resultados.
Debe existir coherencia y contingencia entre los planes dentro de los distintos
niveles y en los diferentes plazos de ejecucin para el desarrollo de la
estrategia seleccionada.
La estrategia general de las empresas grandes y diversificadas puede
constituir una jerarqua. En el nivel superior de la pirmide est la estrategia
corporativa. En este nivel, los ejecutivos trazan la estrategia general de largo
plazo. Se toman decisiones respecto de las industrias en la que la empresa
desea compartir o competir. Asimismo, por lo general, se selecciona un
portafolio de negocios con el propsito de obtener sinergias entre las diversas
unidades de negocios. En el segundo nivel de la jerarqua se desarrollan
estrategias de negocios. El propsito de la estrategia de negocios es la
obtencin de una ventaja competitiva en un rea de la lnea de productos en
particular. En el tercer nivel jerrquico se desarrollan estrategias funcionales. El
objetivo es apoyar las estrategias de negocios y corporativa formando una red
coordinada de objetivos, planes y programas de largo, mediano y corto plazo.
Existen cinco fuerzas de la industria:
-Competencia entre empresas. -Posibilidad de acceso al mercado de nuevas
empresas. -Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos. -Poder de
negociacin de los proveedores. - Poder de negociacin de los compradores o
clientes.
Sobre la base del anlisis de la industria, una empresa puede adoptar
estrategias genricas, porque pueden adaptarse a muy diferentes tipos de
organizaciones.
1. Estrategia general de liderazgo de costos: Persigue la reduccin de
costos. El objetivo es que una compaa posea una estructura de costos bajos
en comparacin con la de sus competidores. Este tipo de estrategia se utiliza
generalmente en la produccin a granel.

2. Estrategia de diferenciacin: Se propone ofrecer algo nico en la


industria en lo referente a productos o servicios.
3. Estrategia de enfoque o concentracin: Limita su atencin a un
segmento de mercado, una lnea de productos en particular, una regin
geogrfica especfica u otros aspectos convertidos en el punto focal de los
esfuerzos de la empresa.
Deficiencias de la planeacin estratgica se atribuyen a: -Inadecuada
preparacin de los administradores en planeacin estratgica. -Excesiva
vaguedad de las metas de la organizacin. - Imprecisa identificacin de las
unidades de negocios. -Insuficiente vinculacin entre planeacin estratgica y
control. -Instrumentacin eficaz de estrategias.
Para ser eficaz, la planeacin estratgica debe trascender la sola asignacin de
recursos y perseguir objetivos organizacionales. Para la instrumentacin
exitosa de estrategias se debe:
-Comunicar las estrategias a todos los administradores clave responsables de
tomar decisiones.
-Desarrollar y comunicar premisas de planeacin. -Revisar las estrategias.
-Desarrollar estrategias y programas de contingencias. -Adecuar la estructura
organizacional a las necesidades de plantacin. -Crear un clima empresarial
que induzca a la planeacin.
Insumos: se refiere a los recursos necesarios para la ejecucin de la actividad.
Para identificar de cunto se cuenta para realizar la planificacin se puede
utilizar como herramienta la matriz BCG, que permite identificar la posicin
en el mercado del negocio y a travs de ella se puede asignar recursos en
funcin de esa ubicacin.

Ambiente interno: es importante reconocer los puntos fuertes y los dbiles que
posee la estructura en cuanto a recursos, personal, tecnologa, etc., ya que
esta informacin servir para afrontar y decidir de manera diferente ante la
situacin externa. Generalmente, con la informacin que se obtiene del anlisis
del ambiente externo e interno se realiza la Matriz FODA.
-La estrategia DA persigue la reduccin al mnimo, tanto de Debilidades como
de Amenazas. Puede implicar para la compaa la formacin de una sociedad
en participacin, el atrincheramiento o incluso la liquidacin por cierre.
-La estrategia DO pretende la reduccin al mnimo de las debilidades y la
optimizacin de las oportunidades.

-La estrategia FA se basa en las Fortalezas de la organizacin para enfrentar


Amenazas en su entorno. El propsito es optimizar las primeras y reducir al
mnimo las segundas.
-La situacin ms esperada es aquella en la que una empresa puede hacer uso
de sus Fortalezas para aprovechar Oportunidades (estrategia FO).
Si hablamos de proceso, hablamos de pasos programados sistemticamente,
enmarcados en un determinado tiempo y lugar. Es posible identificar Procesos
de Fabricacin, Procesos de Control, Procesos de Calidad. Y uno de los procesos
ms apelados en las Organizaciones son los Procesos de Toma de Decisiones.
La Libertad del individuo est determinada, por su capacidad de decidir, y la
capacidad de decidir se mide por la capacidad de elegir. Elegir: es optar entre
dos o ms alternativas, opciones o cursos de accin. cuantas ms alternativas
para elegir u optar, mayor ser la capacidad de decisin y... el individuo gozar
de mayor libertad. En algunas situaciones los individuos no pueden optar, se
trata de situaciones de monopolios artificiales y monopolios naturales. A estos
casos se los conoce como Opcin o Decisin Hobson.
Tomar Decisiones nos compromete con el entorno, con otras personas y con
nosotros mismos. La Decisin nos compromete en el momento de la toma
optar por algo conlleva a excluir algo. La Toma de Decisin nos compromete
con situaciones futuras: luego de la Decisin viene la accin o las acciones
consecuentes de la Decisin.
Tomar decisiones se sintetiza a contestar preguntas de manera permanente:
qu hacer y qu no hacer, cmo hacer, con quin, con qu, cunto recursos
insumir. La toma de decisiones a nivel individual, se caracteriza porque una
persona hace uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una
alternativa a un problema que se le presente en la vida. En el lenguaje comn
suele decirse que las correctas decisiones deben ser racionales.
El decisor deber conformarse con las limitaciones personales, de la situacin,
de los recursos y del tiempo disponible para salir adelante. Eso significa que la
racionalidad del individuo y/o del grupo siempre estar Acotada. Nunca
podremos ser absolutamente racionales
De todos modos, el anlisis de cada situacin har posible de que puedan
tomarse las decisiones adecuadas en tiempo y forma. Este aspecto se conoce
como satisfaciente: el proceso de seleccin de un curso de accin satisfactorio
o aceptable frente a determinadas circunstancias y entorno.
Clasificaremos a las decisiones en programadas y en no programadas.
Decisiones programadas o rutinarias: Son aquellas que se toman
frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas.

Tambin se las llama decisiones estructuradas. Las decisiones programadas se


toman de acuerdo con polticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas,
que facilitan la toma de decisiones. Las decisiones programadas se usan para
abordar problemas recurrentes. En cierta medida, las decisiones programadas
limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir
qu hacer. Las polticas, las reglas o los procedimientos que usamos para
tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo.
Decisiones no programadas o no rutinarias: Tambin denominadas no
estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se
presentan con poca frecuencia. Ser necesario contar con informacin en
cantidad y calidad suficiente para que las decisiones no rutinarias puedan
tomarse conociendo el riesgo de cada alternativa conocida.
Un modelo clsico de toma de Decisiones parte de tres pilares fundamentales:
los Insumos, el Proceso propiamente dicho y la Salida.
-Insumo: trata, de todas las influencias, externas que sirven como fuente de
informacin acerca de las alternativas o cursos de accin.
El Medio Ambiente Sociocultural: tambin tiene una influencia y efecto decisivo
en este componente y etapa; corresponden a elementos del propio ambiente,
de los individuos.
-Proceso: con todo el bagaje de insumos, el individuo realiza el Proceso de
Toma de Decisiones propiamente dicho. Como todo proceso, est ordenado en
etapas de manera secuencial y sistemtica.
Reconocimiento de la Situacin de Decisin: En muchos casos la necesidad es
de fcil reconocimiento; en otras, el individuo transcurre un camino tan
racional como sea posible.
Bsqueda de informacin: a continuacin el individuo emprende la bsqueda
de informacin til para elegir. Su primer recurso ser apelar a experiencias
anteriores , de no ser suficiente recurrir a datos suministrados por el medio
ambiente; tambin podr combinar distintas fuentes de datos.
Evaluacin de Alternativas: evaluar es identificar ventajas y desventajas; es
cotejar costos con beneficios; es calcular el peso relativo de lo positivo y de lo
negativo.
-Salida: luego de la evaluacin, el individuo transita tres pasos ms:
La Eleccin y Planificacin: es necesario no slo elegir sino planear cmo se
ejecutar la Decisin. La Ejecucin: llevar a cabo lo planeado.

La Evaluacin o control: esta evaluacin se presenta a la luz de las propias


expectativas.

PASOS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONALES


1. Identificacin del problema.Se toma una decisin cuando se ha identificado
un problema que debe ser resuelto de alguna forma.
2. Definicin de objetivos y/o metas de resolucin del problema.
3. Obtencin de informacin.
4. Bsqueda de alternativas. Todo curso de accin presenta casi siempre
varias alternativas. Es importante en este punto considerar el factor limitante,
es algo que se interpone en el camino del cumplimiento de un objetivo
deseado. El principio del factor limitante es el siguiente: para seleccionar el
mejor curso de accin alternativo se deben identificar y trascender los factores
que ms firmemente se oponen al cumplimiento de una meta.
5. Evaluacin de alternativas. Una vez determinadas las alternativas que
correspondan, el siguiente paso de la planeacin es evaluarlas y seleccionar
aquellas cuyas contribuciones resultan ideales para el cumplimiento de la
meta. Para la evaluacin se utilizan:
-Anlisis marginal: La evaluacin de alternativas puede implicar el empleo de la
tcnica de anlisis marginal para la comparacin de los ingresos adicionales
producidos de costos adicionales. Cuando el objetivo es optimizar las
utilidades, esa meta se logra igualando los ingresos adicionales.
-Anlisis de costo-beneficio : Persigue la mejor proporcin de beneficios y
costos.
6. Seleccin de una alternativa: los administradores pueden emplear tres
enfoques bsicos:
-Experiencia: tomar las decisiones en funcin de hechos pasados.
-Experimentacin: tomar la decisin para adquirir experiencia
-Investigacin y anlisis: tomar la dedicin para investigar y analizar las
opciones que se tienen.

Si se toma una decisin en condiciones de certeza implica que se conoce con


certeza lo que va a ocurrir. La condicin ms probable en la que debe tomar
decisiones el administrador es en condicin de incertidumbre, donde no posee

mucha informacin confiable. O en condicin de riesgo en donde asume cierta


probabilidad de ocurrencia de un evento determinado.

MODULO 4
El control establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente. Se aplica: a las cosas, a las personas y a los
actos. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones.
Localiza los sectores responsables de la administracin. Proporciona
informacin acerca de la ejecucin de los planes. Reduce costos y ahorra
tiempo al evitar errores. El control acta en todas las reas y en todos los
niveles de una empresa.
Abarca las funciones bsicas y reas clave de resultados como:
-Control de marketing: Se efecta mediante el estudio de informes y
estadsticas donde se analiza si las metas de mercado se han cumplido o no.
-Control de ventas: Los pronsticos y presupuestos, son esenciales para el
control. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza
de ventas en relacin con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas
correctivas adecuadas.
-Control de produccin: Busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de
costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
-Control de calidad: Se refiere al cuidado que para comprobar una calidad
especfica, tanto en materias primas como en los productos terminados.
-Control de inventarios:
Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes ;
protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de
existencias en el almacn.
-Control de compras: verifica actividades como seleccin adecuada de los
proveedores, evaluacin de la cantidad y calidad, control de los pedidos,
comprobacin de precios, etc.
-Control de finanzas: Proporciona informacin acerca de la situacin financiera
de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.

-Control de recursos humanos: Su funcin es la evaluacin de la efectividad en


la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal
y del cumplimiento de los objetivos de este departamento.

Sistema y procesos de control


La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:
-Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir.
-Control como verificacin de alguna cosa.
-Control como comparacin con algn estndar de referencia.
-Control como funcin administrativa. Este tiende a asegurar que las cosas se
hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y
dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se
repitan.
Puede hablarse, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones,
funciones, medios y responsables que garanticen, conocer la situacin de un
aspecto o funcin de la organizacin en un momento determinado y tomar
decisiones para reaccionar ante ella. Los sistemas de control deben cumplir con
requisitos para su funcionamiento eficiente: Ser entendibles. Seguir la forma de
organizacin. Rpidos. Flexibles. Econmicos.
El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro de
informacin. Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y cmo
se recoger, procesar y llevar a la direccin para la toma de decisiones.
Es necesario que el sistema de control funcione de tal forma que permita
obtener la informacin necesaria y en el momento preciso. Debe permitir
conocer qu est sucediendo alrededor conocer la reaccin a esos cambios
externos. Un sistema de control con un enfoque estratgico debe ser capaz de
medir el grado de cumplimiento de esos objetivos.
Proceso bsico de control: todo sistema de control debe atravesar por stas
tres etapas:
1. Establecimiento de estndares y puntos crticos. 2. Medicin del
desempeo. 3. Correccin de las desviaciones.
El establecimiento de estndares y puntos crticos permite orientarse sobre
indicadores que le informen sobre la situacin de la organizacin. En base a
estos indicadores se puede medir de forma cuantitativa el comportamiento de
los componentes de la organizacin, lo que se define como medicin y
evaluacin del desempeo. En cada organizacin, existe una serie de aspectos

de los cuales depende, su posicin competitiva. Esta valoracin permite tener


una idea de qu y cules son los puntos crticos de la organizacin. La
evaluacin del desempeo debe medirse a travs de criterios como estabilidad,
eficiencia, eficacia y mejora del valor, si se toman como referencia estndares
regulados o planificados, expresarn el nivel de efectividad, y si se toma como
punto de partida la competencia, expresarn el nivel de competitividad de la
organizacin. Despus de efectuada la comparacin entre los indicadores y el
real, se analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para
corregir el comportamiento, podra implicar incluso reorientar el rumbo de la
gestin.

Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una


unidad de medida que sirve como modelo, con base en la cual se efecta el
control. Son criterios establecidos; representan la expresin de las metas de
planeacin de la Empresa. Los estndares pueden ser fsicos o pueden
estipularse en trminos monetarios.
Tipos de control:
-Control anticipante: Este incluye la creacin de polticas, procedimientos y
reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas
con propiedad. Sirve para anticiparse a los errores y permite disminuir los
costos de reelaboracin de productos.
-Control en tiempo real: Este incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de
las actividades, segn ocurran. Se va evaluado el proceso a medida que va
sucediendo el mismo.
-Control de retroalimentacin: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones
futuras del estndar aceptable.
Requisitos para controles eficaces: Medicin de resultados, Correccin,
Retroalimentacin.

Sistema Organizacional
Sistema: Conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos que
interactan entre s, con un objetivo determinado.
Modelo: es una abstraccin o aproximacin empleada para representar la
realidad. Existen cuatro tipos de modelos de sistemas: Matemtico: es una
representacin aritmtica de la realidad. Narrativo: son descripciones de la
realidad. Esquemtico: es una representacin grfica de la realidad. Fsico: es
una representacin tangible de la realidad.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS:


-El contexto o ambiente .Un sistema siempre est en funcin de un contexto o
ambiente, donde existe una relacin mutua.
-Lmites. Separan el entorno respecto del sistema. Las caractersticas
particulares de una frontera varan en funcin de que un sistema sea fsico o
abstracto. En un sistema fsico el limite es una demarcacin natural
determinada por la estructura bsica del sistema y por los objetivos y fines del
mismo. En los sistemas abstractos, los lmites son definidos por un observador.
-Entradas y Salidas. Son elementos que permiten que el sistema interacte con
su ambiente. Una entrada es cualquier cosa que ingresa al sistema proveniente
del entorno. Una salida es cualquier cosa que egresa del sistema, cruzando los
lmites hacia el medio circundante.
-Procesos. Esto supone la transformacin de las entradas en salidas tiles.
-Subsistemas. Cuando un componente es en s mismo un sistema, se lo llama
subsistema. Cada subsistema dentro de un sistema, se conecta con otros para
lograr un fin determinado.
-Retroalimentacin. La retroalimentacin es la salida que se utiliza para
efectuar cambios en las entradas o procesamientos. La retroalimentacin es de
gran importancia para los administradores. Existen 2 (dos) tipos de
retroalimentacin:
Retroalimentacin negativa: Se efecta mediante un ciclo de control. Es la del
tipo correctivo. Un sensor detecta el efecto de la salida sobre el medio exterior;
esta informacin es aplicada al sistema como una entrada y se realizan los
ajustes necesarios de acuerdo con las metas predeterminadas.
Retroalimentacin positiva: refuerza la operacin de un sistema haciendo que
contine con el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades.

Clasificacin de Sistema
La clasificacin estar orientada a los Sistemas de informacin, el control y la
toma de decisiones.
a) Un Sistema puede ser abstracto o fsico.
Sistema Abstracto: es slo conceptual. Un producto de la mente humana.
Sistema Fsico: es un conjunto de elementos materiales que opera en relacin
con otro para lograr un objetivo o alcanzar una meta en comn.
b) Tambin pueden ser abiertos y cerrados.

Sistemas abiertos: adaptan en forma permanente a los cambios que se


generan en el ambiente donde actan. Intercambian informacin, materiales y
energa con su ambiente.
Sistemas Cerrados: No interactan con el medio ambiente. Es de destacar que
la tendencia natural de los sistemas cerrados es hacia la entropa, ya que no
hay entradas desde el ambiente que propicien o favorezcan la adaptacin.
c) Sistemas Determinsticos y Sistemas Probabilsticas
Sistemas Determinsticos: es determinstico cuando trabaja en forma previsible,
la interaccin de sus componentes se conoce con total certeza y cuando su
evolucin se puede determinar con precisin.
Sistemas Probabilsticos: es aquel cuyo comportamiento no se conoce con
certeza.
d) Sistemas Hombre Mquina: es un Sistema de Informacin, ya que acta el
hombre en forma conjunta con una computadora, producen una salida para la
toma de decisiones.
En la empresa existen 2 (dos) tipos de Sistemas de informacin: los sistemas
tcticos y los sistemas estratgicos.
Una empresa no depende slo de sus recursos materiales sino tambin de
cmo aproveche sus activos intangibles, y esto depende de que exista un
adecuado flujo de informacin entre la empresa y su entorno, y entre las
distintas entidades de la empresa.
Las empresas manejan dos tipos muy distintos de recursos: los recursos o
activos visibles Y por otro lado estn los activos invisibles. El crecimiento
de los activos visibles depende de flujos de dinero.
La capacidad tecnolgica de una empresa crece cuando sus miembros son
capaces de procesar informacin recolectada.
Hay tres tipos de flujo de informacin: La entrada de informacin procedente
del entorno; el movimiento de la informacin dentro de la empresa; y la salida
de informacin desde la empresa hacia el exterior.

Atributos de la Informacin
Son las caractersticas que tienen significado para el usuario de cada elemento
de la informacin. algunos atributos son:
Exactitud: Describen si la informacin representa un suceso exactamente
como es.

Forma: Es la estructura real de la informacin. Incluye dimensiones: Que sea


cuantificable. Nivel de agregacin. Medio de presentacin. La Forma puede ser
clasificada de manera: Cuantitativa o Cualitativa. Impresa o Visual. Sintetizada
o Detallada.
Frecuencia: La frecuencia de la informacin es la medida de cun a menudo
se la requiere, rene o produce.
Alcance: El alcance es la amplitud de accin de los acontecimientos, lugares,
personas y cosas que representan la informacin.
Fuentes de Informacin: es el origen de donde se recibe, recopila o produce la
informacin. Las fuentes pueden ser internas o externas. Las fuentes internas
son aquellas que se originan dentro de la empresa. Fuente externa el origen de
la informacin se produce desde afuera de la organizacin.
Temporalidad: Se refiere a que la informacin puede estar orientada hacia el
pasado presentes o futuras.
Relevancia: La informacin es relevante si una persona la necesita en una
situacin particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema.
Completitud: la informacin es completa.
Oportunidad: La informacin es oportuna.
Sistemas de Informacin: Los Sistemas de Informacin son la base de
muchas de las actividades que ocurren en las empresas y en la sociedad. El
objetivo que se busca con estos sistemas es asegurar que la informacin sea
exacta y confiable y est disponible cuando se la necesite.
Las actividades generales se pueden resumir de la siguiente manera:
1- Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa.
2- Acta sobre los datos captados para producir informacin.
3- Produce informacin para el usuario.
Los gerentes son aquellos que estn mejor capacitados para administrar y
utilizar la informacin con el fin de tomar decisiones oportunas y eficientes.
La gerencia necesita informacin por las siguientes razones: La Explosin de
la Informacin. El ritmo rpido del cambio. La creciente complejidad de la
administracin. El mejoramiento de la produccin. Actividades organizativas
interdependientes. El reconocimiento de la informacin como recurso.
Todo lo desarrollado se complementa con los siguientes conceptos:

- Extensin
-Integracin: Un Sistema de informacin se compone, de varios subsistemas
que a pesar de formar un sistema unificado, pueden considerarse en como
verdaderos sistemas.
-Coordinacin
-Transformacin de los datos en informacin: El dato se convierte en
informacin cuando ste, despus de pasar por un proceso llamado Interfase
Hombre Mquina, resulte de utilidad para un administrador.
-Apoyo a las actividades de la organizacin: Las actividades organizativas se
ven respaldadas por los sistemas de informacin.
-Aumento de la eficiencia
-Procesamiento electrnico de datos

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