ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

JUAN SEBASTIAN BOHORQUEZ PARRA

LUCELY NARVAEZ LOPEZ
JOS LUIS MEJA BURBANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA, CIDBA
ARMENIA QUINDIO
2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

JUAN SEBASTIAN BOHORQUEZ PARRA

LUCELY NARVAEZ LOPEZ
JOS LUIS MEJA BURBANO

GESTIN DOCUMENTAL II. GRUPO 04

DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ
Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA, CIDBA
ARMENIA QUINDIO
2015

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ........................................................................................................................... 5
OBJETIVOS..................................................................................................................................... 6
Objetivo general ................................................................................................................ 6
Objetivos especficos......................................................................................................... 6
Actividad 3 ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ............................................. 7
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ....................................................... 7
2 . Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. ............................................. 7
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos. ................................ 7
4. Qu se refleja con la Clasificacin?... ................................................................................. 8
5. Qu implica la clasificacin? ............................................................................................. 8
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?. ...... 8
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la
Clasificacin? ........................................................................................................................... 9
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? ................................................... 9
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?.. .................................................................. 12
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos
de cada una... .......................................................................................................................... 12
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos. .................................................................. 12
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas? ....................... 12
13. Entidad Visitada: Veedura Distrital... .............................................................................. 13
13.1.Procesos de la Gestin documental... ......................................................................... 14
13.2. Clasificacin de los archivos en sus fases de archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico... .............................................................................................................................. 17
13.3. Importancia de la Unidad de Correspondencia.. ........................................................ 17
13.4. Ejemplos de documentos producidos......................................................................... 17
14. Entidad Visitada: Alcalda Municipal de Samaniego... .................................................... 19
14.1.Procesos de la Gestin documental... ......................................................................... 19
14.2. Clasificacin de los archivos en sus fases de archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico... .............................................................................................................................. 20
14.3. Importancia de la Unidad de Correspondencia.. ........................................................ 21

14.4. Ejemplos de documentos producidos......................................................................... 22

15. Entidad Visitada: Alcalda Municipal de Cumbitara... ..................................................... 22
15.1.Procesos de la Gestin documental... ......................................................................... 22
15.2. Clasificacin de los archivos en sus fases de archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico... .............................................................................................................................. 23
15.3. Importancia de la Unidad de Correspondencia.. ........................................................ 23
15.4. Ejemplos de documentos producidos......................................................................... 25
Conclusiones .......................................................................................................................... 27
Referencias bibliogrficas ...................................................................................................... 28

INTRODUCCIN

Desde los inicios de la historia se ha hecho necesario registrar los hechos ms importantes para el
desarrollo de las civilizaciones, estos han quedado plasmados en diferentes formatos desde piedra
y pergamino hasta llegar al formato ms usado comnmente que es el papel, a este soporte se le
ha dado la denominacin de documento y sin darnos cuenta se ha convertido en el soporte que
ms se crea en cualquier organizacin para reflejar los resultados de sus funciones y que gracias a
que se han desarrollado diferentes procesos ha sido posible conservarlo por largos periodo de
tiempo adquiriendo el nombre de Archivo.
Con el pasar de los aos se hizo ms difcil tener el control sobre aquellos documentos creados y
recibidos cada da en las oficinas de trabajo, es as como se implementan procedimientos para su
gestin y trmite para que de alguna forma atraviesen por ciertas etapas que permitan oxigenar a
las oficinas de los documentos que cumplieron la labor por la cual fueron creados pero que no
fuera necesario destruirlos sino que pasaran a otra instancia dentro de la organizacin para que
all fueran administrados hasta cumplir un fin especfico, a estas etapas se les dio el nombre de
Ciclo Vital y en este documento abordaremos todo lo referente a su desarrollo y cmo influyen
en el desempeo diario de las funciones de todas las organizaciones.

OBJETIVOS
Objetivo general
Reconocer y profundizar en los procesos de un Programa de Gestin Documental los cuales se
desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento.
Objetivos especficos
Definir conceptos relacionados con la Gestin Documental.
Realizar trabajo de campo que nos permita obtener informacin de primera fuente, sobre
el manejo que la entidad consultada realiza con relacin a sus archivos.
Definir y comprender conceptos relacionados con la implementacin de un PGD.
Conocer las normativas que rigen la implementacin de un Programa de Gestin
Documental

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. Son el conjunto de documentos generados por
una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus
funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada
en el organigrama, originan:

Los Fondos.
Las Secciones
Las Subsecciones
Las Series Documentales
Las subseries
Los Tipos Documentales.

2. Clasificacin: Es la organizacin sistemtica de documentos de archivo en grupos o

categoras jerrquicas de acuerdo a mtodos, procedimientos, criterios o convenciones
preestablecidas y representadas en un plan, cuadro o esquema de clasificacin
Ordenacin: Es la operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que
consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las
categoras o grupos definidos en la clasificacin.
Descripcin: Creacin de una representacin precisa de una unidad de descripcin
archivstica y en su caso de las partes que la componen, mediante la captura, anlisis,
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, administrar, localizar y
explicar los materiales archivsticos, as como el contexto y los documentos de archivo que se
producen de la descripcin.

3. Diferencias entre ordenacin y organizacin de archivos:

Clasificacin
Establecimiento
de
documentales diferenciadas

agrupaciones

Determina la agrupacin ms grande

(fondo) y

Ordenacin
Proceso por medio del cual se establecen
con claridad las relaciones entre los
documentos de una serie
Secuencia, relaciones causa efecto

Las ms pequeas (series)

Estructura documental
No determina como arreglarse los
documentos dentro de cada una de las
agrupaciones documentales

Continuidad e interdependencia entre os

documentos de una serie
Disposicin fsica de los documentos

4. Refleja la jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin y en el que se

registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

5. La clasificacin de los documentos implica:

Establecer un criterio de seleccin que permita diferenciar clases principales y las

subclases que se encuentren dentro de estas las cuales son aplicables a la produccin
documental presente en las organizaciones.

Ubicar un tipo documental dentro de una categora principal y especfica dependiendo

de la funcin que este desempee.

Asignarle a cada rea de la entidad un esquema jerrquico de los documentos que

produce de acuerdo a su importancia.

Establecer un control sobre la produccin documental de la entidad.

Definir con claridad los tipos documentales ms generados en el desarrollo de las

funciones de la entidad.

Establecer las relaciones entre las dependencias que componen una entidad la cual
est determinada por los documentos que producen y la relacin a un trmite en
comn.

6. Para tener una correcta clasificacin se tienen en cuenta los siguientes principios:
La Clasificacin es el proceso anterior a la ordenacin
Principio de consistencia: Los niveles sucesivos deben contener solo funciones,
actividades o materias, es decir que en un mismo nivel no se deben mezclar subseries y
tipos documentos.
Evitar incluir en los Cuadros de Clasificacin encabezados que digan Miscelneos o
Varios.
Evitar desarrollar demasiadas subdivisiones en los cuadros de clasificacin
Clasificacin por Funciones:
En las organizaciones administrativas esta clasificacin se realizara en la medida en
que un documento sea creado derivado de un trmite en particular, de esta forma se
irn alimentando las clases de acuerdo a las necesidades presentadas por la
organizacin.

Teniendo en cuenta que los Archivos Histricos ya poseen una clasificacin es

posible evaluar si esta fue realizada de forma correcta, de lo contrario es posible
modificarla sin alterar la designacin numrica que se le asign a la clasificacin que
ya estaba elaborada anteriormente.

Es posible clasificar los documentos de acuerdo a la organizacin interna de la entidad

(Organigrama) en el cual es posible determinar las secciones y subsecciones orgnicas de
la misma.
Solo en casos especficos los documentos se pueden clasificar en materias o asuntos y
esto ocurre cuando es necesario guardar el orden original de un trmite especfico por el
cual fueron creados los documentos motivos de esta clasificacin.

7. Gracias a que por medio de la Clasificacin es posible identificar funciones comunes y

especficas dentro de la organizacin del mismo modo la conformacin de agrupaciones
documentales como series, Subseries y Unidades documentales permite determinar los
tramites especficos que son realizados con los documentos resultantes de las actividades
propias de la unidad administrativa que los genera, mostrando el desarrollo del mismo hasta
el momento de su finalizacin los que ms adelante permitirn realizar balances de la gestin
en determinados periodos de tiempo si la organizacin lo requiere.

8. Ya que la Clasificacin permite realizar agrupaciones documentales dentro de una unidad

administrativa separndolas y ordenndolas en forma jerrquica para que sea posible conocer
las funciones realizadas por cada unidad administrativa dentro de una organizacin, es posible
realizar una clasificacin apropiada siguiendo unos pasos especficos los cuales se mencionan
a continuacin:
8.1.Identificacin de Productores.
Consiste en identificar a aquellos creadores de los documentos tanto institucionales como
administrativos, esto da como resultado la identificacin de las Agrupaciones Documentales
de la Organizacin.
Luego se deben identificar los Fondos Documentales que son la totalidad de la
documentacin producida, recibida y conservada por una Unidad en donde es necesario
recopilar la informacin sobre el origen y evolucin de la oficina productora y se tendr en
cuenta lo siguiente:
Fecha de Creacin
Fecha de Supresin, si es el caso.
Disposiciones que hayan dado lugar a modificaciones en la estructura de la
Entidad.
Organismos que hayan desempeado anteriormente funciones similares.
Organismos que heredan competencias.

Los Fondos Documentales estn clasificados en varios tipos los cuales dependen de la vigencia
administrativa de las instituciones, estos son:
Fondos Abiertos: Documentacin de Entidades que se encuentran administrativamente
vigentes.
Fondos Cerrados: Documentacin de Entidades que fueron suprimidas, cerradas o
liquidadas.
Fondos Acumulados: Son aquellos conformados por la documentacin producida en el
transcurso de la vida institucional de una entidad los cuales fueron reunidos sin ningn
criterio Archivstico de organizacin y conservacin.
Cada fondo debe clasificarse por separado ya que la documentacin que lo conforma tiene
criterios de creacin y evolucin del organismo productor que es pertinente a cada fondo.
Adicionalmente algunas entidades asumen las funciones de otras que fueron suprimidas as como
sus fondos documentales los cuales son de carcter cerrado pero tienen vigencia hasta la fecha en
que la documentacin fue creada por la entidad que fue suprimida, por esta razn no deben
mezclarse con la documentacin que hace parte del fondo documental que actualmente posee
dicha entidad.
8.2. Estructura Orgnica
Consiste en la identificacin de las secciones y subsecciones documentales que no son ms que la
documentacin producida por las dependencias y los grupos de trabajo en que estas se
subdividen, para esto es necesario conocer la estructura orgnica por la cual est compuesta que
permitir determinar el nivel jerrquico y subalterno dentro de la misma apoyndose en la
informacin brindada por los siguientes documentos:

Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de Funciones
Manuales de Procedimientos
Reglamentos Internos

Se debe respetar la estructura de la entidad pero esta debe estar pendiente a las modificaciones
hechas a la organizacin de las dependencias, las funciones y su estructura interna en general
para realizar los ajustes necesarios en la clasificacin. De esta forma es posible distinguir los
momentos histricos de la institucin.
Ya identificada cada dependencia se determinan sus funciones y tramites y los documentos que
son generados resultado de las mismas.
8.3. Series Documentales y Asuntos
La Serie Documental est relacionada directamente con las funciones que realiza una
dependencia y por las cuales son generados documentos que sirven de soporte de dichas

funciones. Cada Serie Documental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin es
el resultado del anlisis de los documentos reunidos correspondientes al trmite que los genera.
Por otro lado hay funciones especficas que se realizan dentro de un asunto principal y que estn
relacionadas con este, para este caso cada Serie se subdivide en cierto nmero de asuntos
relacionados a los que se les da el nombre de Subserie.
Por ejemplo la Veedura Distrital se encuentra compuesta por Veeduras Delegadas
(Dependencias) las cuales cumplen diferentes funciones para promover la transparencia y evitar
la corrupcin en el Distrito Capital, una de estas Dependencias es la Delegada para la
Contratacin cuyas funciones estn relacionadas con el seguimiento a los procesos de
Contratacin de la Entidades distritales, una de sus funciones es INTERVENCIONES,
EVALUACIONES, DIAGNSTICOS Y SEGUIMIENTOS A LA GESTIN
CONTRACTUAL DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO CAPITAL y de esta se
desprenden diferentes procedimientos relacionados en el anterior fin, por lo cual la Serie y
Subseries quedaran de la siguiente forma:
Serie y Cdigo
o 100
INTERVENCIONES,
EVALUACIONES,
DIAGNSTICOS
Y
SEGUIMIENTOS
A
LA
GESTIN CONTRACTUAL DE
LAS
ENTIDADES
DEL
DISTRITO CAPITAL

Subserie y Cdigo
100.01 - Evaluaciones a la Gestin
Contractual del Distrito Capital.
100.02 - Mapas de Riesgos de la
Gestin
Contractual
de
las
Entidades del Distrito Capital
100.03 - Procesos Preventivos para
el Mejoramiento de la Gestin
Contractual de las Entidades del
Distrito Capital
100.04 - Seguimiento Tcnico a
Contratos de Obra de la Gestin
Contractual de las Entidades del
Distrito Capital
100.05
Diagnstico
del
comportamiento de la Gestin
Contractual de las Entidades del
Distrito Capital

Para finalizar los Asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada Unidad Documental
que materializan los trmites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para
resolverlos. Es as como toda la documentacin que tenga relacin con un asunto en particular
deber permanecer integrados en torno al trmite del cual forman parte.
Es fcil identificar los Asuntos en los Archivos administrativos ya que estos estn sealados
tanto en los manuales de procedimiento como en las funciones asignadas a cada dependencia.

Para los Fondos Acumulados se pueden identificar los asuntos en el contenido de los documentos
permitiendo reconocer los trmites, el orden original con que fueron producidos y la red de
relaciones entre las dependencias.
9. Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para
que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin. Una unidad documental
puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unin.
10. Unidad documental simple (documento): se refiere a la unidad documental archivstica ms
pequea que existe, esta unidad no puede ser dividida en ms parte de lo que ya es, son por
ejemplo una fotografa, un informe, acta, etc. No todas las unidades documentales simples tienen
que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes estn formados por unidades
documentales simples.
Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de documentos (varias
unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:
Por el productor, para su uso corriente
Durante el proceso de organizacin archivstica (porque se refiere al mismo tema,
actividad o asunto
Por ejemplo:
Hoja de vida de un funcionario
Historia clnica de una paciente
11. Tipo documental hace referencia a qu clase de documento es, es decir la forma, a las
taxonomas de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que
con ellos nos referimos a que trata el documento y por tanto a cul es su finalidad o actividad.
Son similares en cuanto sus caracteres internos.
Ejemplos: Informes, facturas, correspondencia.
12. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los
documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o
su conservacin permanente.
Las tres fases del ciclo vital del documento:

Fase Activa o de gestin de la informacin documental (Archivo de trmite). Se

conservan ms o menos cinco aos.

Fase Semiactiva, archivo central o de concentracin, son de uso poco recuente y no se

conservan ms de cincuenta aos.


Fase inactiva, histrica o de conservacin permanente. Los documentos del archivo
histrico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.

ENTIDADES VISITADAS
NOMBRE DE LA ENTIDAD: VEEDURA DIRECCION: BOGOTA D.C
DISTRITAL
Consulta realizada por: Juan Sebastin Bohorquez Parra
NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA DIRECCION: SAMANIEGO, NARIO
MUNICIPAL DE SAMANIEGO
Consulta realizada por: Luceli Narvez Lpez.
NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA DIRECCION: CUMBITARA NARIO
MUNICIPAL DE CUMBITARA
Consulta realizada por: Jos Luis Meja Burbano

13.

Entidad Visitada: Veedura Distrital

La Veedura Distrital es una entidad del sector pblico que promueve la transparencia y evita los
actos de corrupcin en el Distrito haciendo seguimiento a los procesos contractuales y de control
y participacin ciudadana que se realizan en las entidades, en la parte documental cuenta con un
sistema de organizacin de documentos normalizado en un 90%, cuenta con una Oficina de
Gestin Documental desde donde se realiza la planeacin de las diferentes actividades y
procedimientos que se deben seguir para la organizacin de los archivos que componen la
entidad.
De acuerdo a la visita realizada al archivo de esta entidad en la cual se indago sobre cuales
actividades son realizadas en los procesos de la Gestin Documental que menciona el Decreto
1080 de 2015 en su Artculo 2.8.2.5.9., es posible mencionar lo siguiente.
13.1.

Procesos

NOMBRE DEL PROCESO

Planeacin

ACTIVIDAD REALIZADA

Produccin

Gestin y Trmite

Estudio de los procesos realizados en cada

Dependencia que conforma la Entidad para
determinar que documentos se generan producto
de cada funcin. En este apartado se determinan
factores como el contenido de los documentos,
quienes son los productores, quien es la persona
autorizada para firmar en cada oficina y quien no
lo es.
Establecimiento de los formatos normalizados
para la elaboracin de los diferentes documentos
(Actas de Reunin, Informes, Comunicaciones
Oficiales), de esta parte se hace cargo la Oficina
de Planeacin de la Entidad.

Seguimiento a la cantidad de documentos

generados por cada Dependencia
Se evala que documento es generado con ms
frecuencia.
Tiempo que debe tardar en tramitarse desde su
generacin, radicacin en la Oficina de
Correspondencia y entrega al destinatario.
Definir los responsables de la tramitacin de los
documentos de las diferentes oficinas, en este
caso las Secretarias quienes realizan la entrega
en la Oficina de Correspondencia para la entrega
a los respectivos destinatarios.

Asegurar la disposicin de los documentos

para su consulta en cualquier momento por
usuarios internos y externos, para esto est
dispuesto el centro documental donde es
posible solicitar cualquier documento que
haya sido transferido all en aos anteriores.
Vinculacin eficiente de lo documentos al
trmite al que corresponden, esto es
realizado de forma oportuna desde el
momento en que son creados y si es

recibido es ubicado y entregado en la oficina

correspondiente en la cual har parte del
expediente correspondiente en el que se le
hace seguimiento de acuerdo al asunto al
que fue vinculado.

Organizacin

Transferencia

Disposicin de Documentos

Se ubican los documentos en el expediente

correspondiente de acuerdo al trmite al que
este pertenece
Se realiza la ordenacin de forma
cronolgica de tipo libro ubicando la fecha
ms antigua al principio de la carpeta y la
ms reciente al final de la misma.
Se retira el material metlico del que vengan
acompaados los documentos como
ganchos de cosedora y clips.
Se procede a la foliacin de los mismos de
forma consecutiva desde 1 hasta 200 folios
por cada carpeta.
Se realiza el encarpetado, utilizando
ganchos legajadores plsticos para evitar el
deterioro biolgico de los documentos
dentro de las carpetas, para la perforacin
esta es realizada al tamao en que fueron
impresos los documentos ya sea carta u
oficio pero procurando que estos vayan
alineados en la parte superior de la carpeta.
Se elaboran rtulos y marbetes para cada
carpeta
Se ubican en cajas o gavetas segn sea el
caso.
Realizar el Inventario de los expedientes
que por cumplir su tiempo de retencin en la
oficina productora sern transferidos al
Archivo Central.
Diligenciamiento del Formato nico de
Inventario Documental para realizar la
transferencia al Archivo Central.
Entrega de las cajas que componen la
Transferencia documental
al Archivo
Central.

Seleccin de documentos que son objeto de

conservacin total por ser patrimonio de
valor histrico para la Veedura Distrital. Es
necesario aclarar que estos documentos son
todas aquellas publicaciones producidas por
la Veedura las cuales reflejan la Gestin en
los diferentes frentes en el transcurso de las
diferentes administraciones Distritales.

Preservacin a Largo Plazo

Se adecuan las condiciones necesarias que

ayuden a la conservacin de los
documentos en las etapas de su ciclo vital,
estas deben ser de mobiliario, ambiente y
almacenamiento
que
aseguren
la
perdurabilidad de los mismos en el tiempo
de su preservacin.

Valoracin

Seguimiento constante a las modificaciones

hechas a los procesos cuyo resultado sea la
creacin de documentos misionales para la
Veedura Distrital.
Ajuste de las Tablas de Retencin
Documental de acuerdo a las modificaciones
hechas a los diferentes procesos que se
manejan en la Veedura.
Capacitacin a los funcionarios sobre los
ajustes realizados a los procesos y a los
instrumentos archivsticos.

Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase
(Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

13.2. En la Veedura Distrital la clasificacin de los archivos est establecida de acuerdo al

Ciclo Vital de los documentos en:
Archivo de Gestin; En esta etapa se realizan los procesos de Produccin. Gestin y Trmite,
Organizacin y Transferencia. Adicionalmente la entidad cuenta con sus Tablas de Retencin
Documental que son el principal instrumento archivstico para determinar el tiempo de retencin
de cada documento que es generado por las Dependencias que la componen.
Archivo Central: Es all donde son transferidos los documentos que ya cumplieron su tiempo de
retencin en el Archivo de Gestin, en esta etapa son realizados los procesos de Transferencia,
Preservacin a Largo Plazo y Valoracin.
Archivo Histrico: En esta etapa son seleccionados y conservados los documentos que posean
importancia histrica para la Entidad, all son aplicados los procesos de Transferencia,
Disposicin de Documentos y Preservacin a Largo Plazo.
13.3.
La Veedura Distrital como toda entidad posee su Oficina de Correspondencia en la cual
se centraliza el despacho y la recepcin de toda la documentacin que es tramitada en la entidad,
su importancia radica en que las personas que realizan sus funciones all estn debidamente
capacitadas para tramitar el envo de correspondencia de salida de la entidad, procurando su
entrega de forma oportuna en tiempos previamente establecidos, y de la misma forma distribuir
eficiente y oportunamente la correspondencia de entrada que va dirigida a las diferentes
dependencias de la entidad para asegurar el cumplimiento de los trmites administrativos
necesarios.
Por otro lado para asegurar el fin anteriormente mencionado hacen uso de procesos de la Gestin
Documental como Gestin y Trmite por medio del cual realizan las labores manuales y digitales
para asegurar la recepcin, entrega y distribucin de toda la correspondencia de la Veedura
Distrital.
13.4.

a) Durante las etapas del Ciclo Vital este documento sigue los siguientes pasos:

1. El documento es recibido en la Oficina de Correspondencia en donde le es asignado un nmero

de radicado que es emanado por el Sistema de Informacin Documental ORFEO el cual es el
utilizado para la gestin virtual de los documentos producidos por la entidad.
2. Es entregado a la Secretaria de la Oficina a la cual va dirigido en este caso la Delegada para la
Contratacin en donde le ser asignado a un Profesional quien efectuar el seguimiento a la
solicitud y proyectara un documento de respuesta para el mismo. En este momento el documento
comenzara su trmite en la etapa de Archivo de Gestin.
3. Luego de proyectada la respuesta a la Solicitud de Acompaamiento que en este momento ya fue
enviada al solicitante existen dos posibilidades de clasificacin para este documento. Por un lado
si en el contenido de la respuesta el Profesional informa que no es posible hacer el seguimiento al
caso en cuestin, este documento con su respuesta entrara a hacer parte de la Serie Documental
070-Peticiones, Quejas, Reclamos y Soluciones-PQRS o por el contrario si el Profesional le
manifiesta al solicitante que le har el seguimiento a la Solicitud de Acompaamiento esta entrara
a hacer parte de otra Serie y Subserie documental 100.03-INTERVENCIONES,
EVALUACIONES, DIAGNSTICOS Y SEGUIMIENTOS A LA GESTIN CONTRACTUAL
DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO CAPITAL, Procesos Preventivos para el Mejoramiento
de la Gestin Contractual de las Entidades del Distrito Capital.

4. En cualquiera de los casos mencionados anteriormente este documento y los documentos que
continan con el trmite sern organizados de forma cronolgica, foliados y encarpetados segn
lo dispuesto en el instructivo de archivo de la entidad.
5. Segn lo dispuesto en la Tabla de Retencin Documental en cualquiera de las dos Series a las que
puede pertenecer esta Solicitud de Acompaamiento el tiempo de retencin ser de 2 aos en el
Archivo de Gestin y finalizado este tiempo se transferir al Archivo Central.
6. Ya en el Archivo Central la persona encargada verificara la informacin relacionada a la
documento y le dar una ubicacin de caja y carpeta de acuerdo al consecutivo llevado para la
disposicin de las transferencias que all reposan.
7. De acuerdo a lo mencionado en la Tabla de Retencin Documental este documento deber
conservarse all por un tiempo de 3 aos para la Serie 100.03-Procesos Preventivos y 8 aos para
la Serie 070-PQRS.
8. Finalizado el tiempo de conservacin en Archivo Central para la Serie 100.03 Procesos
Preventivos se procede a su conservacin en medio electrnico y se realiza su transferencia la
Archivo de Bogot, y para la Serie 070-PQRS se procede a su seleccin anual cuando el
expediente tenga relacin con un proceso misional, administrativo, disciplinario o judicial, y se
procede segn la Gua para la gestin normalizada de los documentos generados en el proceso de
recepcin y direccionamiento de peticiones, quejas, reclamos y soluciones - PQRS.
b) En cada una de las Etapas del Ciclo Vital este documento posee ciertos valores los cuales se
explican a continuacin:
Archivo de Gestin: Es el inicio de un trmite misional de la Dependencia a la cual es
enviado y en base a este se emitirn otros documentos relacionados al asunto del cual habla la
Solicitud inicial.
Archivo Central: Representa la prueba oficial de la Gestin de la Dependencia en un periodo
determinado de tiempo por ende debe estar disponible para su consulta en cualquiera que sea el
requerimiento de informacin mientras este permanezca en esta etapa de su ciclo vital.
Archivo Histrico: Hace parte de la historia de la gestin distrital por eso se conserva en
medio electrnico y se transfiere al Archivo Distrital donde estar disponible para cualquiera
que requiera conocer acerca de la informacin que contiene este documento.

14. ENTIDAD VISITADA: ALCALDIA MUNICIPAL DE SAMANIEGO

Persona encargada del Archivo: Juliana Ruiz
Cargo: Auxiliar Administrativo de archivo.
Para realizar este informe, me reun con varias personas de la Alcalda, que por antigedad
conocen el manejo que se la dado a los documentos que se producen o llegan a esta entidad, y
en conclusin NO EXISTE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL creado para
tal fin, simplemente existe un comit de archivo que se cre para dar cumplimiento a un
requerimiento obligatorio exigido por el Archivo General de la Nacin.
En ese mbito de cumplimiento de las normas, desde la oficina del Archivo Municipal, se
contrat a una persona para que realizara las tablas de retencin y valoracin documental, pero
no dejo capacitando al personal y adems se encuentran errores que no coinciden con la
realidad de la entidad, por lo tanto estn en proceso de revisin, adems le hace falta equipos y
material para la conservacin de los documentos como son: cajas y carpetas reglamentarias.

La persona que me atendi es la encargada del archivo, con nombramiento en provisionalidad,

porque la persona de planta falleci hace un ao. Adems el archivo no est creado como tal,
es una dependencia de la oficina de talento humano, pero gentilmente me respondi la
consulta.

14.1.

Los Procesos de la gestin documental que se realizan en la Alcalda son:

Planeacin: Est conformada por un comit que lo dirige la oficina de control talento humano,
aqu se determina donde se van a ubicar los documentos, las fechas en las que se van a recibir
documentos por parte de las dems dependencias, se hace un diagnstico de lo que hay y
como se va a trabajar, quienes van a intervenir en los procesos.
Produccin: Generacin de documentos como certificados laborales e informes requeridos por
el archivo departamental y cooperacin con otras dependencias de acuerdo con lo que ellas
requieran.
Organizacin: Depuracin (sacar copias repetidas), clasificacin, foliacin y organizacin en
carpetas y cajas de los documentos.
Transferencia: cuando hay solicitudes por partes de otras entidades se hace la transferencia de
la documentacin requerida por las mismas.
Disposicin de documentos: Una vez realizada la planeacin y organizacin se determina la
disposicin final de documentos, esta puede ser su permanencia o dada de baja de acuerdo a
las tablas de retencin documental y el ciclo de vida del documento, por cuanto no se ha
definido la creacin del archivo permanente o histrico.

Esa es la teora que est escrita en un documento, pero la realidad es que se elaboraron unas
tablas de retencin documental que no fueron aprobadas por el comit y por lo tanto no se
estn aplicando, van a revisar y reorientar este proceso.
Los documentos producidos o recibidos por las dependencias de la Alcalda, se encuentran
organizados en carpetas y cajas como parte de su archivo de gestin, aqu permanecen durante
dos aos, al cabo de los cuales los transfieren al archivo central, sin foliar y sin determinar el
valor de conservacin porque desconocen tablas de retencin, nadie los ha capacitado, adems
el tiempo de permanencia en los cargos es muy corto. As que el trabajo de la encargada del
archivo se le hace cada vez ms grande.
Preservacin a largo plazo y valoracin: Si el documento se encuentra en mal estado se hace
la respectiva curacin documental entendida esta como un proceso realizado con elementos
bsicos como cinta papel, hojas en blanco. La valoracin documental no se aplica porque no se
han aprobado las tablas, por lo pronto lo que se hace es foliar, encarpetar en las pocas cajas y
guardar en los peldaos por nmero de ao, para descongestionar el espacio.

14.2.
ARCHIVO CENTRAL: Ubicado en el tercer piso de la Alcalda, el proceso radica en
recibir los documentos que le envan desde las dependencias, foliar, encarpetar y guardar en
cajas por aos, hace unos meses se comenz a llevar un registro en una base de datos realizada
en Excel. La eliminacin la realizaron hace aproximadamente unos diez aos tirando en
volquetas una gran cantidad de documentos al basurero por orden de los concejales, y segn el
historiador Fidencio Melo nos cuenta que el logro quitarle los documentos a la ltima volqueta y
la guardo en su casa, donde se dedic a depurar y conservar lo que le pareci que serva como
ARCHIVO HISTRICO, esa documentacin reposa en la actualidad en su casa.
ARCHIVO DE GESTIN: Manejado en cada oficina, los documentos se reciben o procesan
en cada dependencia, permanecen all durante dos 2 o 3 aos y se envan al archivo central.

Los documentos se encuentran clasificados as: Actas, acuerdos, aplicativos, autorizaciones,

auditorias, bases de datos, censos, certificaciones, chequeras, circulares, citaciones,
comprobantes, comunicaciones oficiales, conciliaciones, constancias, contratos, controles
sanitarios, convenios, declaraciones, extra procesos, decretos, denuncias, derechos de peticin,
facturas, fichas, historias familiares y laborales, informes, inventarios, planes, planillas,
procesos, programas, proyectos, querellas, registros, resoluciones y tutelas, libros, libros
contables, libros de tesorera, licencias, manuales, nminas, paz y salvo, peticiones, quejas y
reclamos.
14.3.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Esta unidad se encuentra ubicada en la oficina
de recepcin del despacho del seor Alcalde y la coordina la secretaria privada.
Los pasos a seguir son: Recibe la correspondencia interna o externa, la radica en su libro de
control, reparte la correspondencia a las dependencias. Todo en el cuaderno de registro
(firmado y recibido y se hacer seguimiento), tambin desde ah se enva la correspondencia
dirigida a otras instituciones dentro del municipio o fuera de l, para ello tienen contratado una
persona y para la correspondencia a otra ciudad tienen cuenta abierta con la oficina de
servientrega.

14.4. Seguimiento a una solicitud de una historia laboral para pensin, realizada por un docente
del municipio:
La oficina de archivo, recibe la solicitud, procede a la bsqueda de soportes, ya sea acta,
decreto o contratos y en tiempo de diez das se le da la respuesta al usuario.
Contrato de prestacin de servicios: Lo produce la oficina de Talento Humano, adhieren
soportes (hoja de vida en formato nico, fotocopia de cdula, paz y salvo municipal,
contralora, procuradura, libreta militar si es hombre, RUT, pago de salud y pensin), aqu
reposa durante el tiempo que dura el contrato y pasa a la oficina de presupuesto (tesorera),
donde hacen el cheque, cuando se haya cancelado la persona cumple el periodo en archivo de
gestin, se guarda por dos aos y posteriormente pasa al archivo central.

15. ENTIDAD VISITADA: ALCALDA MUNICIPAL DE CUMBITARA

La entidad visitada fue la Alcalda Municipal de Cumbitara,
con previa programacin solicite el favor de concederme una
entrevista con el fin de obtener informacin sobre el ciclo
vital de los documentos de dicha entidad.
Cabe resaltar que la entidad est en proceso de ejecucin del
PGD, pero aun faltan algunos aspectos para que se aplique en
su totalidad, segn lo que me manifiesta el jefe de archivo se
est realizando todo lo posible para que la entidad pueda
cumplir a cabalidad todo lo planteado en dicho programa
Indagando paso a paso obtuve cuales son las actividades que
realiza la entidad en cada uno de sus procesos, como se
describe a continuacin:
15.1.

Planeacin: se cuenta con la persona encargada como jefe de archivo quien es la

responsable de formular, publicar, capacitar, liderar la implementacin y seguimiento del
PGD de la entidad
Produccin: Se logr establecer los formatos correspondientes de las comunicaciones
internas y unificarlos ya que cada dependencia estaba manejando un formato diferente.
Gestin y trmite: Cada dependencia es la encargada de realizar el respectivo trmite de
un documento, cumpliendo parcialmente con algunas de las especificaciones plasmadas
en su PGD.
Organizacin: se ha realizado capacitaciones con las distintas dependencias con el fin de
promover las distintas operaciones tcnicas para que los documentos tengan un adecuado

uso en el sistema de gestin documental y adems se ha hecho revisin a cada uno de los
archivos de gestin para verificar el cumplimiento de las normas.
Transferencia: se realiza teniendo en cuenta las tablas de retencin documental, aunque
se ha tenido algunas dificultades
Preservacin: la organizacin de los documentos
se realiza en los soportes establecidos por la Ley.
Valoracin: Realizada teniendo en cuenta las
tablas de retencin documental.

15.2.
Archivo de gestin: en esta etapa cada
dependencia es la encargada de organizar su
documentacin, teniendo en cuenta el principio de
procedencia y la clasificacin de series y subseries, los
documentos estn sometidos a una continua utilizacin y
consulta administrativa, el tiempo aproximado es de 3
aos, luego se valora para su transferencia al archivo
central.
Archivo Central: En esta fase son conservados todos los
documentos que desde el archivo de gestin de cada una de
las dependencias se transfieren a esta fase a travs de una
valoracin, con el fin de ser conservados y su utilizacin es
menor frecuente pero para la entidad siguen teniendo
vigencia, y en el caso de algn funcionario necesite una documento, este lo debe solicitar a la jefe
de archivo, a travs de un escrito, quien verificando su cumple con los requisitos para hacer uso
del documento, despus le concede una copia del mismo.
15.3.
En cuanto a la Unidad de
correspondencia, me manifiesta la encargada
que es una oficina que recientemente se dispuso
de la infraestructura adecuada, ya que
anteriormente si estaba conformada esta unidad
pero no se tena el espacio dedicado a solo este
proceso, sino que lo hacia la secretaria General
de la Alcalda. Ahora se cuenta con la oficina y
el personal a cargo quien tiene la
responsabilidad de efectuar sus distintas
acciones, de igual manera la importancia de
esta unidad est dada a que es la encargada de
gestionar de manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepcin, radicacin de distribucin de las comunicaciones, adems todos los

procesos anteriores solo se llevan a cabo en el formato tradicional que es el formato papel, pero si
se lleva una base de datos creada en Excel donde se especifican datos como: No de radicado,
fecha, hora, nombre de la entidad o persona remitente, y destinataria, asunto, entre otros datos.
De igual manera los procesos de recepcin de las comunicaciones la encargada lo registra con un
nmero consecutivo, y solo se radica la documentacin externa o en su caso la interna que debe
ser enviada. La distribucin a cada una de las dependencias la realiza la encargada de la unidad o
en ocasiones el mensaje, y se deja a disposicin de las oficinas para su respectivo trmite.
Adems me manifiestan que a largo plazo se est pensando en la adquisicin de un software para
la gestin de los documentos electrnicos, ya que actualmente no se cuenta con este.

15.4.
a). El documento producido por la entidad que seleccione fue un DECRETO, el cual es
generado por la dependencia; Despacho del Alcalde, y cumple con las siguientes etapas:

Produccin: Dependiendo de la necesidad solo el despacho del alcalde los puede producir,
adems debe regirse a unos estndares bsica para su publicacin como el tamao de la hoja, que
debe ser tamao carta, con mrgenes segn normas ICONTEC, en encabezado con el respectivo
membrete oficial, se imprime a color, tipo de letra arial 11, adems en consecutivo de la serie es
anual.
Gestin tramite: con el fin de darlo a conocer su publicacin se realiza en la pgina web de la
entidad, y en la cartelera general.
Organizacin: se lo ordena consecutivamente en la serie decretos por ao.
Transferencia: Se estada en el archivo de gestin es de aproximadamente 3 aos, luego se
transfiere al archivo central.
Disposicin de documentos: conservacin total porque cumple un objetivo misional y posee
valores primario y secundarios y para la administracin.

Preservacin a largo plazo: Se cumple con este propsito donde se quiere que estos documentos
se puedan conservar no solo en formato papel sino que ms adelante se piensa en formato
electrnicos.
Valoracin: Posee valores primarios y secundarios
b) archivo de gestin: valor primario; administrativo y legal
Archivo Central: valoracin semiactivos valores primarios

CONCLUSIONES

Con la elaboracin de esta actividad logramos identificar las etapas del ciclo vital de los
documentos, desde una perspectiva terico-prctica ya que a travs de los conceptos y la visita
realizada por cada uno de los integrantes del grupo a las diferentes entidades de nuestra localidad,
logramos tener un acercamiento desde la prctica y de esa manera comprender mejor la teora.
Adems en dicha visita se logr identificar la Unidad de correspondencia que es muy importante
para cualquier entidad pues por medio de ella se gestiona de manera centralizada y normalizada
las distintas comunicaciones.
Consideramos que fue muy provechoso todo el trabajo realizado para nuestra formacin como
futuros profesionales de la Informacin.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS

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Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de
la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas
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CLASIFICACION DOCUMENTAL (En lnea). Recuperado de: http:// - URL

http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental (Consultado 30 de Agosto de 2015).