Gua: reuniones de trabajo

eficaces
AUTOR(A): Miguel
Angel Aguirre

TEMA: Trabajo
en equipo

PUBLICA
DO: 20/05
/2004

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Uno de los principales ladrones de

tiempo en la actividad directiva suelen OPCIONES
ser las reuniones mal planteadas.
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En general, una reunin eficaz no es
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aqulla en la que el directivo rene a
sus empleados nica y exclusivamente Angel Aguirre>
para transmitirles informacin. Quizs MAS INFORMACION
a eso, deberamos llamarle exposicin
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o incluso discurso. Una reunin
eficaz
va
ms
all.
Ms sobre: Trabajo en equipo
Perfil de: Miguel Angel Aguirre
Una posible definicin sera el
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encuentro
de
varias
personas
predispuestas a colaborar en el logro
de
uno
o
varios
objetivos.
Por lo tanto, la reunin implica interaccin, colaboracin, participacin y objetivos
bien
definidos.
Por

qu

algunas

reuniones

son

ineficaces?

Son muchas las causas de la falta de eficacia de las reuniones, sin embargo,
podramos destacar las siguientes:

La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr.

La dispersin, los cambios de tema o el salirse del mismo
La ausencia de un orden del da.
El no tener inters el asunto a tratar.
La susceptibilidad entre los asistentes. La falta de confianza.
La falta de participacin de los asistentes.
La falta de habilidad de quien dirige la reunin. Ausencia de liderazgo.
El que existan participantes que hablen demasiado protagonistas y no
dejen hablar a los dems.
El convocar la reunin a una hora inapropiada.

 Las reuniones demasiado largas.

El que haya demasiados participantes o estn mal elegidos.
El exceso de enfrentamientos con tensiones personales.
Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.
Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.
La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunin. Se habla mucho y
no se concreta al final qu hay que hacer, quin lo tiene que hacer y
para cundo hay que hacerlo.
La toma de decisiones confusas o contradictorias.

Todos estos errores podemos automticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo,

debemos de definir claramente el o los objetivos de la reunin. Si no tenemos un
objetivo
bien
definido
Para
qu
vamos
a
reunirnos?
Defina

con

exactitud

objetivos

de

una

sola

lnea

de

texto.

Estructure un Orden del da. No es suficiente con que el directivo conozca los
objetivos de la reunin. Tambin ser necesario que todos los participantes sepan
de
qu
se
va
a
hablar.
Indique con precisin el da, hora, lugar y duracin prevista de la reunin. No hay
peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalizacin.
Procure que los temas a tratar tengan cierto inters para los participantes. En caso
contrario estaremos introduciendo un nuevo ladrn de tiempo para todos.
Intente centrar la reunin en los temas especficos para los que se han reunido. Es
fcil caer en la trampa de la dispersin de temas y al final, acabarn hablado de
cualquier
cosa
menos
de
lo
que
estaba
previsto.
Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunin. Emplee
el
tacto
y
la
educacin
para
conseguirlo.
Los asistentes deben, al finalizar la reunin, tener la impresin de que la misma ha
sido
productiva
y
que
ha
servido
para
algo.
Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomente
continuamente la participacin. Seguro que todos tienen algo interesante que decir.
Evite que algn participante monopolice la reunin. Agradezca su participacin pero
d
paso
a
los
dems.
Elija y pacte la hora ms apropiada para celebrar la reunin. Los participantes
deben de estar centrados en la reunin y no en la hora del almuerzo o la hora de
marcharse
a
casa.
No realice reuniones demasiado largas. Lo nico que conseguir es agotar a los
participantes y que no deseen asistir a ninguna reunin suya. Un tiempo prudencial
suele
ser
una
hora
u
hora
y
media.

En algunos casos se realizan reuniones maratonianas cuyo nico objetivo ganar por
agotamiento
y
que
se
adopten
decisiones
poco
maduradas.
Sea puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalizacin. Los asistentes se
lo
agradecern.
Demuestre
que
sabe
controlar
el
tiempo.
No pretenda que todas las iniciativas surjan en la reunin. Tal vez su nico objetivo
es preparar el terreno para que en una segunda reunin se realicen las
aportaciones,
sugerencias
e
ideas.
Para algunos puede ser difcil dirigir una reunin con 20 personas. Divide y
vencers. Trabaje con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10
personas.
Intente que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar
un orden del da. Tambin debe de ser cuidadoso en la preparacin de la
documentacin, materiales y recursos que emplearn durante la misma.
Y al final de la reunin, no se olvide de definir claramente el QU, QUIN, CUNDO
y
CMO
de
todos
y
cada
uno
de
los
temas
tratados.
Cualquier punto del orden del da debera seguir este esquema; INTRODUCCIN,
DESARROLLO
y
CONCLUSIN.
Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de cerrar o
concluir. En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente
reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qu se va a hacer.
Levantar acta de la reunin, puede ser una buena idea.