FONDO DE CAJA CHICA

Concepto.-El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que
sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean
factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques.
Objetivo.- Los fondos de caja chica servirn nica y exclusivamente para cancelar pagos
en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso
normal de Adquisiciones, para cubrir necesidades de la institucin.
CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:
a).- Caja Chica con Fondo Fijo
b).- Caja Chica con Fondos Variables
CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al
inicio de la operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos
menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos
dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el
Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.
CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable
cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una
cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos
estn de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir
dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.
CONTROL INTERNO
Es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de Proteger
los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera y Promover
la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en:
Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de
contabilidad.
ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Para establecer un fondo de caja chica debe hacerse una estimacin del total de los pagos
menores que tiene que hacer la empresa durante un perodo dado, generalmente, no debe
exceder de un mes, en caso de que se pueda, esta estimacin debe compararse con los pagos
menores que realiz la empresa en meses anteriores, para obtener as una idea mucho ms
clara y objetiva de por donde andan los gastos menores de la empresa mensualmente, y con
ello, establecer el monto que realmente se ajuste a las necesidades de la compaa.
Una vez lograda la determinacin del monto, se expide un cheque por una cantidad algo
mayor del monto estimado, esto con el objetivo de proveer situaciones imprevistas. Este
cheque se expide a nombre de una persona de la empresa, que ser la responsable de
manejar el fondo de Caja Chica, a la que se le llama Custodia de Caja Chica. Esta persona
tiene la responsabilidad de realizar los desembolsos que sean debidamente autorizados con
cargo al fondo y los mismo deben anotarse en un documento conocido como Vale de Caja
Chica y al que hay que anexarle los compradores correspondientes.
Supongamos que la Gerencia ha estimado los gastos menores de la empresa en unos
RD$1,800.00 mensuales; para lo cual se establece un fondo fijo de Caja Chica de
RD$2,000.00
Se expidi un cheque del Banco Popular por este valor (RD$2,000.00) el 6 de Junio del
199a. Se cambi y se entreg al responsable de manejar el Fondo.
AUTORIZACION DE APERTURA
La autorizacin de apertura es el documento por el que la administracin competente
confirma que la actividad econmica se realiza de acuerdo con unos estndares mnimos de
calidad en la fabricacin de los productos o en la prestacin de los servicios.
La inscripcin en un registro es una medida obligatoria para las actividades que puedan
tener una importante incidencia en la salud o en la seguridad ciudadana. Este registro es un
listado de empresas dependiente del ministerio o de la consejera autonmica competente
en la actividad que realicen. El objetivo es tener un mayor control sobre esos negocios, a
efectos de inspeccin.

Obligatorio para:
Son muchas las actividades que requieren estos trmites, por lo que ser necesario
consultar cada caso particular. En general, todas las actividades clasificadas, y en
concreto, destacan actividades sanitarias; las industriales; la instalacin,
mantenimiento y reparacin de sistemas de gas; electricidad, fontanera, etc.

Las empresas de venta a distancia (por correo, por telfono o por Internet) deben
inscribirse en un registro dependiente de la Direccin General de Poltica
Comercial, del Ministerio de Economa. De esta forma, se pretende paliar la
potencial indefensin del consumidor.

GASTOS MENORES
Los comprobantes de gastos menores, como su nombre lo indica deben ser utilizados para
sustentar gastos para los cuales no aplique ningn otro tipo de comprobante. En este caso,
se debe verificar el concepto y el valor asociado a cada transaccin, as como qu tipo de
suplidor emiti las facturas sin NCF. En ese sentido, le recomendamos que canalice su
consulta directamente con el rea de Fiscalizacin Interna de su Administracin Local, a los
fines de que dicha rea le brinde la asistencia requerida con relacin a su caso.