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A adoo do PRINCE2, como Metodologia de

Gerenciamento de Projetos Parte 1
Posted on 30 de maio de 2015 (http://athem.net.br/a-adocao-do-prince2-comometodologia-de-gerenciamento-de-projetos-parte-1/) by Ernani Marques
(http://athem.net.br/author/ernani/)
Antes de comearmos, vamos a uma breve definio sobre projeto:
O que so projetos?
1 Segundo a Wikipdia: Um projeto uma srie de aes nicas, destinadas a atingir
um objetivo exclusivo dentro de um prazo especifico e de limitaes de custo.
2 Segundo o PMBOK Guide: Um projeto um esforo temporrio empreendido
para gerar um produto, servio ou resultado exclusivo.
3 Segundo o PRINCE2: Um projeto uma organizao temporria criada com o
propsito de entregar um ou mais produtos de negcios, de acordo com um Business
Case pr-acordado. A palavra organizao refere-se a equipe do projeto, ou seja as
pessoas envolvidas no projeto e como elas se relacionam entre si. Cada projeto tem um
incio e um fim definidos, sendo por isso temporrio. Processos que indefinidamente se
repetem, so referidos como operaes ou business as usual e no constituem
projetos realmente. Exemplo: a manuteno de um software considerada uma
operao, porm se for decidido implementar novas funcionalidades, ou at mesmo
atualizar a linguagem utilizada, este pode ser encarado como um novo projeto.
Agora que temos uma base, vamos falar um pouco sobre o PRINCE2:
PRINCE2 PRojects IN Controlled Environments, um mtodo de gerenciamento de
projetos genrico, a ponto de poder ser aplicado a qualquer projeto, independentemente
de seu porte, tipo, organizao, regio geogrfica ou cultura. Isso possvel porque o
PRINCE2 isola o gerenciamento do projeto (ex.: aspectos ligados ao escopo, tempo,
custo, qualidade, riscos, benefcios, tolerncias, etc.) das contribuies especializadas (o
esforo para realizar o produto, ex: design, construo etc.). Assim, os mtodos de
produo dos aspectos especializados so facilmente integrados com o mtodo
PRINCE2, formando um framework completo para o projeto. Como o PRINCE2
genrico e baseia-se em princpios comprovados, as organizaes que adotam o mtodo
como padro podem melhorar substancialmente sua capacidade organizacional e
maturidade em diversas reas de atividade.
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Essa metodologia foi desenvolvida pelo OGC Office of Government Commerce do Reino
Unido, que uma organizao do governo do Reino Unido responsvel por iniciativas
que aumentam eficincia e efetividade de processos de negcio do governo.
Um projeto que adota a metodologia PRINCE2 deve considerar estes sete princpios:
Justificativa de Negcio Contnua
Um projeto PRINCE2 deve ter uma Justificativa de Negcio Continua, portanto, cada
projeto deve ter um Business Case. Isto significa que a razo para iniciar o projeto deve
fazer sentido do ponto de vista dos negcios e possuir um ROI. O documento Business
Case fornece detalhes completos, mostrando porque o projeto deve ser feito, incluindo
custos, benefcios esperados e prazos, tambm referidos como informaes de
justificativa de negcio. Como o documento Business Case um dos primeiros
documentos criados em um projeto, ele evita que se iniciem alguns projetos que de fato
oferecem poucos benefcios reais a empresa. A justificativa de negcio ento
verificada em todo o ciclo de vida do projeto, o que pode, por exemplo acontecer ao final
de cada estgio. O Princpio da Justificativa de Negcio Continua confirma a
necessidade de uma justificativa documentada no incio do projeto, e durante o mesmo
para que possam ser tomadas decises com o valor do negcio em mente. O Business
Case regularmente revisto durante o projeto para verificar a sua aderncia a
Justificativa de Negcios Contnua.
Aprender com a Experincia
As equipes de projeto PRINCE2 devem aprender a partir de projetos anteriores.
Portanto, devem tomar a iniciativa de descobrirem e utilizarem as lies aprendidas e
lev-las em conta durante a vida do projeto. Cada projeto exclusivo, o que significa que
sempre h algo novo, o que cria um elemento de risco em cada novo projeto. Pode-se
dizer tambm que cada projeto tem algumas incgnitas que devem ser investigadas. O
Princpio de aprender com a experincia abrange todo o ciclo de vida do projeto, desde
o processo Starting Up a Project, passando pelo projeto inteiro e indo at o processo
Closing a Project. Qualquer lio aprendida durante o projeto, deve ser documentada.
As lies documentas devem ser repassadas e serem disponibilizadas para projetos
futuros, onde podem ser aproveitadas. O PRINCE2 tambm reala que constitui
responsabilidade de todos os envolvidos no projeto buscar e capturar lies aprendidas,
ao invs de esperar que algum as fornea.
Papis e Reponsabilidades Definidos
Em qualquer projeto, as pessoas precisam saber o que fazer e o que podem esperar dos
outros. Acreditamos que este um dos princpios mais importantes para acertar desde o
incio. O PRINCE2 afirma que um projeto deve ter bem definidos os papis e as
responsabilidades dentro de uma estrutura de organizao, a qual envolva os interesses
do negcio, do usurio, do fornecedor e das partes interessadas. De acordo com o
PRINCE2, um projeto tem 3 partes interessadas principais: o Executivo, os Usurios e os
Fornecedores cujo detalhamento est abaixo:
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1 O Executivo = aquele que se certifica de que o projeto agrega valor ao dinheiro nele
investido;
2 Os Usurios = so aqueles que utilizaro o produto aps ele ser criado e dessa
utilizao criaro benefcios;
3 Os Fornecedores = so aqueles que oferecem recursos e o conhecimento
especialista para o projeto e produzem produtos, ou pacotes de servios.
Este princpio estabelece que estes trs participantes primrios devem ser
corretamente representados na Equipe de Gerenciamento de Projeto e no Comit
Diretor do Projeto. Cada integrante da equipe tem um papel definido e uma
responsabilidade acordada. Em resumo, o princpio Papis e Responsabilidades
Definidos pressupe uma boa estrutura de gerenciamento de projetos que possa
responder as seguintes perguntas:
O que se espera de mim? O que se pode esperar dos outros? Quem toma quais decises?
Gerenciar por Estgios
Um bom modo de executar qualquer grande tarefa ou projeto dividi-lo em partes
menores (Mtodo Cartesiano), que so chamados nos projetos PRINCE2 de Estgios ou
Estgios de Gerenciamento. Um projeto PRINCE2 planejado, monitorado e controlado
estgio a estgio. Estes Estgios de Gerenciamento, so separados por pontos de
deciso (tambm conhecidos como Pontos de Controle) de responsabilidade do
Comit Diretor do Projeto.
Ao trmino de cada estgio, o Comit Diretor do Projeto avalia:
1 O desempenho do ltimo deles;
2 O Business Case;
3 O plano para o prximo estgio, definindo se o projeto avana ou no para o prximo
estgio.
H vantagens em se trabalhar por estgios, pois propiciam uma boa abordagem para o
planejamento do projeto sendo:
1 Permitir que o projeto seja divido em uma srie de partes gerenciveis;
2 Ter um plano de projeto de alto nvel para todo o projeto e um Plano de Estgios
bastante detalhado;
3 Certificar-se de que os planos para os prximos estgios possam aprender a partir
dos estgios anteriores.
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Gerenciar por Exceo

Quando se trata de fatores como tempo, custo e escopo, o Gerente de Projeto tem
alguma tolerncia ou liberdade para trabalhar sem antes advertir o Comit Diretor do
Projeto de que h, ou pode haver um problema. Se o problema pequeno e ele
permanece dentro das tolerncias, ento o Gerente de Projeto poder lidar com isso e
no ter de alertar o Comit Diretor do Projeto. Cada nvel da Organizao do projeto se
vale do princpio de Gerenciar por Exceo para administrar o nvel inferior de
gerenciamento. O nvel inferior de gerenciamento, s deve notificar o nvel superior, se
houver uma grande issue que est fora de sua tolerncia. O nome dado no PRINCE2 para
uma grande issue Exceo, o que significa que a issue est fora da tolerncia
acordada.
A definio do PRINCE2 para Gerenciar por Exceo : Um projeto PRINCE2 tem
tolerncias definidas para cada objetivo do projeto de modo a estabelecer os limites de
autoridade delegada. O PRINCE2 lista 6 tolerncias que podem ser definidas:
1 Prazo
2 Custo
3 Qualidade
4 Escopo
5 Risco
6 Benefcio
Em resumo, Gerenciar por Exceo possibilita ao nvel superior de gerenciamento uma
forma de administrao e controle do nvel imediatamente inferior, no precisando
assim ser incomodado por pequenos problemas.
Foco em Produtos
Uma Descrio do Produto detalhada ir orientar o projeto, estabelecer as expectativas
corretas e ajudar a entregar os produtos requeridos. O manual do PRINCE2 afirma que
Um projeto PRINCE2 se concentra na definio e na entrega dos produtos e
principalmente nos seus requisitos de qualidade. Uma boa Descrio do Produto
proporciona clareza, pois define o propsito, a composio, a derivao, o formato os
critrios de qualidade e o mtodo de qualidade do produto. Uma boa Descrio do
Produto tambm torna mais fcil determinar os requisitos de recursos, dependncias e
atividades.

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O princpio Foco em Produtos afirma que a Descrio do Produto deve ser redigida to
breve e do modo mais claro possvel no projeto, para que todas as partes interessadas
tenham uma ideia clara do que esperar. O Tema Planos d suporte ao princpio Foco em
Produtos, pois conforme as Descries do Produto so criadas como parte do
planejamento com base no produto.
Adequar ao Ambiente de Trabalho
Um projeto PRINCE2 deve ser adequado de acordo com o tamanho, o ambiente, a
complexidade, a importncia, a capacidade e o risco do projeto. O propsito de Adequar
ao Ambiente de Projeto significa:
1 Assegurar que o Mtodo do Projeto diz respeito ao ambiente de projeto (ou seja, ao
se trabalhar num ambiente financeiro, deve-se alinhar o mtodo com a estrutura de
gerenciamento existente);
2 Assegurar que os controles do projeto se baseiem na escala, na complexidade, na
importncia, na capacidade e no risco do projeto.
Documento de Iniciao do Projeto (DIP) deve descrever como o mtodo PRINCE2 ser
adequado para aquele projeto em particular.

Em resumo as boas prticas recomendadas pela metodologia PRINCE2, abordam todos

os aspectos do gerenciamento de projeto que alinhadas aos princpios, nos trazem um
modelo de gesto eficaz e dinmico.
No prximo artigo, sero abordados as benefcios, caractersticas e aspectos de
desempenho de um projeto PRINCE2.

Autor: Alexandre Abdala PRINCE2 Practitioner

Referncias: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 OGC / Manual de
Treinamento da Management Plaza Brasil.
PRINCE2 marca registrada da AXELOS Limited.
(http://www.hupso.com/share/)

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