A

DMINISTRACIN DE ARCHIVOS

ARCHIVO
Conjunto de
Documentos
, sea cual
fuere su
fecha, forma
y soporte
material

Acumulados en
un proceso
natural por una
persona o
entidad pblica
o privada, en el
transcurso de
su gestin

ORGANIZACIN
DE LOS
ARCHIVOS

Base para la toma

de decisiones en
la
Administracin:
Gestin y Control

Para los
ciudadanos

Para la ciencia
la investigacin
y la cultura

PRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIN ARCHIVISTICA
Finalidad de los Importancia de
los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la
Documentaci
n
ORGANIZADA
Con miras a la
RECUPERACI
N para su USO
ADMINISTRATIVO

Administracin
son soporte
fundamental en la
toma de
decisiones y
cumplida su
vigencia
admon.su valor
es patrimonial y
Cultural.

Los servidores
pblicos son
responsables
de la
organizacin,
conservacin,
uso y manejo
de los
documentos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE
GESTIN
Documentacin
Activa

ARCHIVO
CENTRAL
Documentacin
Semi-activa

Valores
Primario
s

Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico

ARCHIVO
HISTRICO
Documentacin
Inactiva
Valores
secundario
s

Histrico
Cultural

Investigacin
Cientfico

FASES ORGANIZACIN

Identificacin fondos
Documentales
Estructura Orgnicofuncional
Agrupaciones Documentales

UNIDAD DE
ALISTAMIENTO
PREPARACIN FISICA DE LA
DOCUMENTACIN

Limpieza

Ordenamiento
Foliacin
Almacenamie
nto

Identificacin de Temas o
Asuntos
Valoracin Documental
Seleccin
Inventario

UNIDAD DE
DIGITACIN
ORGANIZACIN
FSICA

Ingreso
de los
datos
document
ales a las
Bases de
Datos.

UNIDAD DE
CONTROL
DOCUMENTAL
TERMINADO FINAL
Revisin de
los Procesos
desarrollados
en las fases
anteriores.

PROCESOS TCNICOS
LIMPIEZA DE LA
DOCUMENTACIN

Esta labor debe adelantarse en un

espacio con buenas condiciones de
ventilacin, iluminacin e higiene.
El personal dedicado a esta tarea
debe disponer de elementos de
trabajo apropiados como: overol,
gorra, mascarilla y guates.

ESPACIO FISICO
CONDICIONES AMBIENTALES
Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del
calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.
Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y
envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,
FLUORESCENTE FRA)
Equidistante a la Secretara.

ESTILOS DE ARCHIVADORES

PROVEEDURA
Permite la colocacin de
distintos tipos de
material, ajustando la
altura del entrepao a
voluntad del usuario

BIBLIOTECA
Diseado especialmente
para tomos, revistas y
libros

EXPEDIENTES
Entrepaos para carpetas
colgantes, para la mxima
organizacin de su archivo.
ESCALONADO
Entrepaos
escalonados para
CDS, cassettes, DAT,
diskettes, cintas,
betacam, etc.

PLANOTECA
EQUIPOS ESPECIALES
innovador sistema de carros
Acorde a los
planeras extrables y cintas
requerimientos de la
colgantes para la sujecin de empresa (equipo especial
planos, con capacidad hasta para bveda bancaria).
900 planos por carro.

FARMACIA
Entrepaos especiales
para frascos,
cajas, y medicamentos
en general.
ARCHIVOMVIL
ESTRUCTURA

Este sistema es ideal para

archivar cajas, repuestos
livianos, expedientes para
archivos de poco uso o
inactivos.

S i s t e m a To t - A l t

ESTANTERAS CON
MEZANINE
CONVENCIONAL

ESTANTERAS
MVILES A NOBLE
ALTURA

El sistema Tot-Alt (total altura) es un innovador y sorprendente

sistema que ofrece un nuevo concepto de almacenaje
mediante estanteras mviles a doble altura maximizando x 4
la capacidad de almacenamiento de su espacio.
requerimientos.

CARPETAS

COLGANTES
Para archivar
expedientes tamao
carta, oficio o extra
oficio de hasta 8
cms. de grosor

CONVENCIONALES
Para archivadores de
GAVETAS VERTICALES
Y HORIZONTALES.

BIBLIORATOS O
FOLDER AZ
En colores negro,
azul, amarillo y rojo
para una mejor
visualizacin de su
archivo.

LMINAS DE ROTULACIN

TARJETAS
IDENTIFICADORA
S
Las lminas identificadoras permiten la rpida
ubicacin del documento requerido. Pequeas
para las carpetas colgantes y grandes para los
entrepaos.

LMINAS PEQUEAS

LMINAS GRANDES

SEPARADOR V

SEPARADOR L

REVISTERO

Separador en forma de V, el
cual se puede usar sujetado a
un entrepao tipo EV.

Sencillo separador en
forma de L, para ser
usado como divisor de
libros o materiales

til almacenador de
revistas, con visor
frontal para incluir la
tarjeta de identificacin,
ideal para bibliotecas,
oficinas y revistas en el
hogar.

SEPARADORES

BANDEJA RANURADA

ARCHIVO PERSONAL
(Porta Carpetas)

Dinmico sistema de
Lleva la ventaja de clasificar
clasificacin, ideal para
en el sistema de carpetas
usuarios con continuo flujo de
colgantes a su archivo
documentos y consulta.
personal o de negocios.

GAVETAS
as gavetas pueden ser
usadas dentro de
sistemas de archivos
mviles, fijos,
estanteras o
simplemente sobre
cualquier superficie.

CARRO PLANERA

ENTREPAO
ESCALONADO

ENTREPAO EV

Carro extrable para planos

entrepao de uso mltiple
colgados y sujetados mediante Este entrepao es ideal para carpetas colgantes o
tiras de P.V.C. desprendibles. para pequeos materiales
material apoyado.
Este sistema permite la rpida
como medicamentos,
ubicacin del plano y su continua
discos compactos,
manipulacin sin causar dao al
cassettes, ect.
mismo.

P ROC E D I M I E N TO PAR A
EL RECIBO DE DOCUMENTOS

RECEPCIN

CLASIFICACIN

APERTURA

A.D
REVISIN

REPARTO

DEPENDENCIA

REGISTRO

RADICACIN

ELABORADO POR:

ARTHA LUCIA BUITRAGO A.

PROFESORA

CONCEJO MUNICIPAL D