BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bab 2
Deskripsi Kegiatan

A.
1.
A.
PT

Penjelasan Data
Deskripsi tempat (Apotek)
Sejarah Umum PT. Kimia Farma Apotek
Kimia Farma Apotek (KFA) adalah anak perusahaan Perseroan yang didirikan

berdasarkan akta pendirian No. 6 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris
Ny. Imas Fatimah, S.H. di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April
2003 yang dibuat di hadapan notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S.H. Akta ini telah
mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01. TH.2003 tanggal 1 Mei 2003.
Sejak tahun 2011, KFA telah melakukan program transformasi dan mengubah visi
perusahaan dari jaringan ritel farmasi menjadi jaringan layanan kesehatan yang terkemuka
dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia. Pada tahun 2012 telah
dilakukan

beberapa

hal

untuk

mengimplementasikan

visi

KFA yaitu

dengan

mengembangkan layanan klinik dan meningkatkan pelayanan apotek, laboratorium klinik

dan optik.
KFA menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi layanan farmasi
(apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik dan optik, dengan konsep One Stop Health
Care Solution (OSHCS) sehingga semakin memudahkan masyarakat mendapatkan layanan
kesehatan berkualitas. Pelayanan farmasi menggunakan standar Good Pharmacy Practice
(GPP) yaitu standar internasional yang diterbitkan oleh The International Pharmaceutical
Federation serta standar yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Sedangkan pelayanan klinik
menggunakan standar Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tentang Klinik dan
pelayanan laboratorium klinik menggunakan standar Good Laboratory Practice (GLP) dan
prinsip-prinsip akreditasi dari Komite Akreditasi Laboratorium Kesehatan (KALK)
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
KFA Unit Bisnis Kalimantan Barat terdiri dari Apotek Kimia Farma No. 32
Tanjungpura, Apotek Kimia Farma No. 333, Apotek Kimia Farma NO. 371, Apotek Kimia

Farma Sungai Raya Dalam, Apotek Kimia Farma Kota Baru dan Apotek Kimia Farma
Gadjah Mada merupakan unit usaha dari PT. Kimia Farma Apotek yang khusus bersifat
pelayanan kepada masyarakat dimana kegiatan administrasi dilakukan oleh Bussiness
Manager Pontianak yang terletak di Jl. Tanjungpura No. 419, Pontianak. Praktek Kerja
Lapangan dilaksanakan di Apotek Kimia Farma Ahmad Yani.
PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. memiliki logo yaitu

matahari terbit berwarna

orange dan tulisan kimia farma dengan jenis huruf italic berwarna biru di bawahnya. Logo
PT. Kimia Farma (Persero), Tbk sebagai berikut:

Gambar 1. Logo PT. Kimia Farma Apotek

a. Maksud dari simbol tersebut adalah:
1) Paradigma baru
Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik.
2) Optimis
Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah
penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya.
3) Komitmen
Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam di barat secara teratur dan terus
menerus, memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan
segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan.
4) Sumber energi
Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan
dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat.
5) Semangat yang abadi
Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi antara
kedua warna tersebut menjadi 1 (satu) makna yaitu semangat yang abadi.
b. Jenis huruf
Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma, disesuaikan dengan nilai dan image
yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus
berbeda dengan identitas yang telah ada.
c. Sifat huruf
1) Kokoh
Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi
yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang
dimiliki Indonesia.

2) Dinamis
Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme.
3) Bersahabat
Dengan Jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma
dalam melayani konsumennya dalam konsep jaringan Apotek. Konsep Apotek
jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah kurang lebih
7 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa Apotek bergabung
ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi suatu jaringan Apotek yang
kuat.
B. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek
PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang
membawahi Direktorat Operasi serta Direktur Keuangan & SDM dan Umum. PT. Kimia
Farma Apotek memiliki Apotek Administrator yang sekarang disebut Business Manager
(BM) dan Apotek Pelayanan. Business Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan
yang berada dalam suatu wilayah. Business Manager bertugas menangani pembelian,
penyimpanan barang dan administrasi Apotek pelayanan yang berada di bawahnya.
Dengan adanya konsep BM, diharapkan pengelolaan asset dan keuangan dari
Apotek dalam 1 (satu) area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan
dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian
masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah:
a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah.
b. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan
akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan.
c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas
pada efisiensi biaya administrasi.
d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang
dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin
atau Harga Pokok Penjualan (HPP) rendah.
C. Tugas dan Tanggung jawab Pengelola Apotek.
Personalia adalah jumlah orang yang bertanggung jawab atas kelangsungan organisasi
tersebut untuk mencapai. Personalia apotek tersebut memiliki tugas dan fungsi masingmasing yaitu :

A. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

1. Tugas dan kewajiban
a.
b.

Menetapkan kebijaksanaan kepada bawahan.

Mengadakan pemeriksaan, pengawasan terhadap seluruh pekerjaan teknis yang

dilakukan oleh bawahan.

c.

Melayani resep dokter serta melakukan pengawasan terhadap bagian-bagian peracikan

dan pengambilan obat.

d.

Melakukan pengecekan terhadap semua reesep yang masuk.

e.

Menandatangani semua surat baik surat pesanan, laporan-laporan serta salinan resep.

f.

Memberikan Informasi tentang kegunaan obat.

g.

Membuat Visi dan Misi.

h.

Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja

2. Tanggung Jawab
a.

APA berkewajiban menghentikan karyawan

b.

Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan profesi dan tugas masing-masing.

c.

Membuat rencana kerja bagi karyawan-karyawan sesuai dengan struktur organisasi

yang dibuat
d.

Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh.

e.

Menentukan system atau peraturan yang akan digunakan.

B. Supervisor
Supervisor adalah seorang asisten apoteker senior yang bertanggung jawab langsung
kepada pemimpin apotek. Tugas Supervisor adalah pada Apotek Kimia Farma sebagai
berikut:
1) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan pengawasan
pelayanan kepada pasien.
2) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan mengawasi
kelancaran arus barang yang masuk dan keluar, merencanakan pengadaan barang
untuk apotek, kelancaran resep, penjualan bebas, dan penjualan alat kesehatan.
3) Mengatur jadwal masuk kerja serta pergantian jadwal masuk kerja para petugas
apotek
C.. Asisten Apoteker (AA)
1.

Tugas dan kewajiban

a..

Melakukan pembuatan, pengelolahan dan peracikan, pengubahan bentuk,

pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat kepada pasien.

b.

Membuat laporan Narkotika dan Psikotropika serta obat-obat generik.

c.

Memberikan informasi tentang kegunaan obat kepada pasien.

d.

Menerima dan menyiapkan obat-obat sesuai dengan resep dokter serta

pelayanan obat bebas.

e.

Menyiapkan surat pesanan obat apabila ada stok yang kosong .

f.

Menerima dan menandatangani bukti barang yang masuk ke Apotek.

2.

Tanggung Jawab

a.

Menentukan dan melakukan negoisasi harga beli barang dan masa pembayaran
dengan supplier.

b.

Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang.

c.

Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli.

d.

Bertanggung jawab terhadap pelayanan resep yang diberikan kepada pasien.

e.

Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap semua tugas yang diberikan oleh

atasannya sesuai dengan profesi seorang AA.

D Juru Racik
Juru racik bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat dan
perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan asisten apoteker. Tugas Juru Racik
adalah sebagai berikut:
1) Membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obat-obatan
racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang
diminta.
2) Membuat obat-obat racikan standar di bawah pengawasan asisten apoteker.
3) Menjaga kebersihan ruangan apotek.
E. Bagian Kasir
Tugas dan fungsi bagian kasir.
1) Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan fisiknya.
Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang.
D Jenis Dokumen Di Apotek Kimia Farma

Kegiatan administrasi di apotek Kimia Farma (standar pelayanan

kefarmasian) diantaranya :
Administrasi umum
pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Administrasi pelayanan
pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan
hasil monitoring penggunaan obat
Kelengkapan administrasi apotek Kimia Farma ;
Blangko pesanan obat
Blangko kartu stok
Blangko salinan resep
Blangko faktur dan blangko nota penjualan
Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan obat
Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan
Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika
Form laporan obat narkotika dan psikotropika
Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan
Macam laporan yang dibuat apotek Kimia Farma ;
Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika dan obat-obat yang sering
disalahgunakan per bulan
Laporan statistika resep dan penjualan obat generik berlogo per bulan
Laporan daftar hadir tenaga kesehatan
Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan
Laporan perpajakan per tahun

Laporan keuangan
Laporan keuangan Apotek Kimia Farma ;
Laporan harian
- buku penjualan obat OTC, OWA, Resep
Laporan bulanan
- buku kas bulanan
- buku tuslah
- buku embalase
- laporan neraca dan rugi laba
- laporan pajak
Laporan tahunan
- laporan pajak tahunan (SPT)
- laporan neraca dan rugi-laba
1. Buku kas
Buku Kas adalah buku pencatatan semua transaksi uang tunai, baik itu
penerimaan maupun pengeluaran. Berfungsi untuk mencatat jumlah
atau besar kecilnya pendapatan tiap bulannya. Pencatatan dilakukan
setiap akhir bulan.
2.

Buku Pencatatan Barang

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang

dikirim berdasarkan faktur barang yang bersangkutan, yang mengisi
buku ini ialah asisten apoteker (AA) yang telah di beri wewenang
kemudian barang yang diterima harus dicek terlebih dahulu agar tidak
terjadi kesalahan.
3.

Buku Pencatatan resep

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang masuk ke

apotek yang harus ditulis oleh asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini
juga berguna apabila ada kesalahan dalam menerima resep.

5.

Buku blanko surat pemesanan barang

Adalah buku yang berisikan atas suatu barang atau obat yang telah
habis atau persediaan obat sudah sangat sedikit.
6.

Buku pencatatan hutang/buku faktur

Buku faktur adalah buku yang digunakan untuk mencatat hutang Apotek
sehingga dapat memperoleh mengetahui berapa besar hutang yang
ditanggung Apotek dicatat Iangsung pada buku faktur yang telah
dipindahkan sesuai dengan PBF masing-masing.
7.

Buku Ekspedisi

Adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor surat

penting yang akan dikirim, guna untuk dijadikan bukti bila terjadi
kesalahan dalam mencatat pelaporan obat setiap bulannya. Buku ini
digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan diterima dan PBF,
dapat juga digunakan untuk mengecek barang yang diterima.
8.

Blanko Pesanan Obat Surat Pesanan

Blanko ini ditulis berdasarkan buku permintaan barang kebutuhan obat

obatan atau perbekalan farmasi di Apotek yang ditanda tangani oleh
Apoteker Pengelola Apotek.
ini terdiri dari:
a.

Wama putih (asli) dikirim ke PBF.

b.

Warna kuning (copy) sebagai arsip.

Apotek Kimia FArma melakukan pemesanan obat ke PBF yang ada di

Propinsi Pontianak.
Macam-macam blanko pesanan obat:

1.

Blanko pesanan obat bebas, bebas terbatas dan obat keras 1

(blanko)
Umumnya, Apotek NITA melakukan pemesanan obat melalui sales dan
harus disertai dengan pemesanan.
Contoh pesanan obat bebas terlampir.
2.

Blanko Pesanan Psikotropika

Blanko pemesanan ini terdiri dan 2 (dua) rangkap:

a)

Warna putih (asli) dikirim ke PBF.

b)

Warna putih (copy) sebagai arsip Apotek.

Jika pemesanan ditujukan kepada PBF yang berdomisihi di dalam

wilayah Propinsi Pontianak, maka Surat Pesanannya sama dengan surat
pesanan obat keras dan surat pesanan tersebut tidak perlu dilegalisir
oleh Dinas Kesehatan Propinsi KALBAR, tetapi jika pesanan obat
psikotropikanya ditujukan ke PBF yang berdomisili di luar wilayah
Propinsi KALBAR, maka Surat Pesanan tersebut sebelum dikirimkan
kepada PBF yang dituju harus dilegahisir terlebih dahulu ke Dinas
Kesehatan Propinsi KALBAR.
Contoh blanko pemesanan obat Psikotropika terlampir.

3.

Blanko Pesanan Narkotika

Blanko ini ditujukan ke PBF Kimia Farma Pontianak, karena PBF ini yang
diberi izin dan wewenang untuk mendistribusikan that narkotika
tersebut Surat pesanan ini ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola
Apotek, apabila Apotek mehakukan pemesanan narkotika pada PBF

yang

berdomisili

di

luar

wilayah

Propinsi

KALBAR

maka

surat

pesanannya harus dilegalisir terlebih dahulu oleh Dinas Kesehatan

Propinsi KALBAR. Blanko pemesanan obat narkotika terdiri dan 4
rangkap:
a)

Warna putih (asli) dikirim ke PBF.

b)

Warna merah (copy) serahkan ke Dinkes Propinsi KALBAR.

c)

Warna kuning (copy) sebagai arsip Apotek.

d)

Warna biru (copy) untuk arsip Apotek

Contoh blanko pemesanan obat narkotika terlampir.

E.

Jenis Obat dan Barang Di Apotek Kimia Farma

1. Penyimpanan dan penataan Obat

Penyimpanan obat pada umumnya meliputi :
Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu penyimpanan, sifat mudah
terbakar,dll.)
Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras, psikotropika dannarkotika)
Berdasarkan jenis nama obat (generik atau obat bermerk dagang)
Berdasarkan efek farmakologis (Apotek Kimia Farma )
Berdasarkan bentuk sediaan
Alfabetis
Berdasarkan prinsip First Expired Date First Out (FEFO).
Berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO)
Tempat penyimpanan obat Yaitu:
Disimpan dalam wadah tertutup rapat untuk obat yang mudah menguap (ether,
halotane)
Disimpan terlindung dari cahaya (tablet, kaplet, sirup)

Disimpan dengan zat pengering/penyerap lembab (kapsul)

Disimpan pada suhu 15-30 C (tablet, kaplet, sirup)
Disimpan pada suhu 5-15 C (minyak atsiri, salep mata, krim, ovula,
suppositoria, tingtur)
Disimpan di tempat dingin suhu 0-5 C (vaccina)
Penataan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma :
Obat golongan narkotika, disimpan di ruang peracikan, di lemari khusus
narkotika
Obat golongan psikotropika, disimpan di ruang peracikan, di lemari khusus
terpisah dengan sediaan farmasi yang lain
Obat golongan Keras, disimpan di ruang peracikan, dikelompokkan :
- obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil)
- obat bentuk semi padat (salep, cream, pasta, jelly)
- obat cairan (sirup)
- obat injeksi (vial, ampul, infus)
- lemari pendingin (vaccin, suppositoria, ovula, injeksi)
Obat HV/OTC, disimpan di ruang penjualan obat bebas, di bagian depan,
Apotek Kimia Farma memperhatikan aspek :
- desain lemari/rak (fungsional dan estetika)
- estetika (seni keindahan dalam menata dan mendesain rak/lemari obat OTC,
agar menarik bagi konsumen)
- tata letak/lay out (susunan barang memberi kenyamanan dan kemudahan
untuk diakses)
- tanda (petunjuk tempat golongan obat sesuai fungsinya)
Pengelolaan sediaan farmasi yang rusak dan ED
sediaan farmasi yang karena suatu hal tidak bisa digunakan lagi atau dilarang
digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan
cara lain yang ditetapkan Menteri (kepmenkes 1332/2002)

Sediaan farmasi yang dimaksud :

- sediaan farmasi ED
- sediaan farmasi yang rusak
- sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah
Cara :
- dibakar, ditanam, atau cara lain
- dilakukan oleh APA atau apoteker pengganti dibantu minimal satu karyawan
apotek
- dibuat berita acara pemusnahan dan dilaporkan ke Dinkes
Pemusnahan narkotika Di Apotek Kimia Farma sesuai dengan Pasal 17
Kepmenkes No. 280 tahun 1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan
Apotek
Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker
Pengganti bersama-sama dengan sekurang-kurangnya petugas apotek yang
bersangkutan,
Disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala Balai Pemekriksaan Obat dan
Makanan Setempat
Berita acara pemusnahan dilakukan sesuai dengan bentuk yang telah
ditentukan dalam rangkap lima yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola
atau Apoteker Pengganti dan Petugas Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan
Setempat.
Berita acara Memuat :
Nama, jenis, sifat dan jumlah
Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan
pemusnahan
Tandatangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang menyaksikan
pemusnahan.
Prinsip pengelolaan psikotropika

Cara pemesanan : dengan SP khusus

Cara penyimpanan : disimpan pada lemari khusus terpisah dengan obat lainnya,
bentuk dan ukuran sesuai dengan peraturan yang berlaku
Cara penyerahan : sesuai dengan persyaratan dokumen sesuai peraturan :
- apotek, RS, puskesmas, balai pengobatan : dengan SP khusus narkotika
- dokter, pasien : dengan resep asli, lengkap dengan nama-alamat pasien dan
dokter
Cara pencatatan : resep dipisah, buku catatan penggunaan narkotik-psikotropik
Cara pelaporan : laporan internal ke apotek dan Dinkes
Cara pemusnahan : ada berita acara dan saksi dari pemerintah, dilaporkan ke
Dinkes