Proyecto Gestin de Archivos (Administrativos y Central)

EMAGUA

1. INTRODUCCIN
El presente Proyecto de gestin de Archivos para la Entidad ejecutora de Medio
ambiente y agua (EMAGUA) se elabor en base a las observaciones referentes a la
gestin de los archivos administrativos y central de la institucin, extractados del
informe de la Contralora general del Estado (EX/EP15/O14-W1) correspondiente a la
gestin 2015.
Para la elaboracin del presente informe se utilizaron tambin los informes y descargos
del Responsable de archivos y correspondencia de EMAGUA desde octubre de 2012
hasta febrero del presente ao, adems del informe de descargo del Jefe financiero de la
institucin de febrero de 2015.
El objetivo primordial del proyecto es facilitar a EMAGUA la organizacin y
administracin de sus fondos documentales a travs de un Sistema de gestin de
documentos y archivos. Como objetivo de fondo tambin se buscar la modernizacin
de los archivos y de sus sistemas de bsqueda para mejorar su rendimiento presente
como tambin para prever su crecimiento futuro.

2. ANTECEDENTES
2.1 Historia institucional
Mediante el Decreto Supremo N 0163 del 10 de junio de 2009, se crea la Entidad
ejecutora de Medio Ambiente y Agua EMAGUA, bajo tuicin del Ministerio de Medio
Ambiente y Agua, con la finalidad de ejecutar programas y proyectos de inversin para
el desarrollo. A la fecha, la institucin tiene aproximadamente cinco aos de existencia.

En el informe UA/INF/38/2015, el responsable de archivo de EMAGUA puntualiza que

el actual Sistema de archivos de la entidad comienza a implementarse en septiembre en
2012. Se menciona tambin que previamente la institucin no contaba con ninguna
metodologa de gestin de archivos ni tampoco con la infraestructura o materiales
necesarios para dicha funcin.

2.2 Observaciones de la Contralora

En el informe EX/EP15/O14-W1 de febrero de 2015, la Contralora general del Estado
realiza una serie de observaciones al funcionamiento de EMAGUA, donde las referidas
tanto al manejo de su Archivo central, archivos administrativos como al manejo de su
documentacin en general, tienen un lugar preponderante. La observacin de fondo se
refiere a la percibida falta de organizacin de la documentacin, y a la ausencia de un
diseo e implementacin de un Sistema de archivos que permitan una fcil disposicin
de los documentos institucionales relevantes.
Dentro de sta situacin, la Contralora observa que:
a) La documentacin generada por EMAGUA se encuentra custodiada sin distincin
en las oficinas centrales y de archivo de la institucin. (Falta de un Manual de
archivo y de procedimientos para la normalizacin de la gestin documental)
b) No se cuenta con las disposiciones normativas necesarias que determinen la
antigedad y la naturaleza de la documentacin que debe ser custodiada en el
Archivo central, as como de la documentacin que debe permanecer en los
distintos archivos de las unidades. (Falta de un calendario de conservacin para el
traslado de la documentacin al Archivo central, y de coordinacin entre ste y los
archivos administrativos).
c) Los comprobantes de registro de gastos correspondientes a la gestin 2013 (C-31),
en custodia de la Unidad financiera se encuentran apilados sin que respondan a un
orden lgico preestablecido. (Faltas administrativas en los archivos de oficina)
d) La documentacin perteneciente a un mismo proyecto es archivada (almacenada) de
forma separada, lo que imposibilita tener un conocimiento ntegro de las
operaciones que comprenden cada proyecto de la institucin. (Vulneracin de los
2

principios bsicos en Archivstica: respeto al orden original, principio de

procedencia).

2.3 Descargos de los responsables en EMAGUA

En febrero de 2015, pocos das despus de la presentacin del informe de la
Contralora, los responsables de los archivos observados presentaron sus descargos
(informes UA/INF/38/2015 y GAF/INF/36/2015), explicitando que habran cumplido a
cabalidad con sus funciones. Con respecto a los incisos antes mencionados, ellos
apuntaron lo siguiente:
a) Referente a la cuestin de la falta de un Manual de archivos, el Responsable de
archivos y correspondencia hace notar que present un borrador del mismo en la
gestin 2013, pero su finalizacin no prosper debido a factores en los niveles
superiores de decisin. A pesar de ello, el Responsable afirma que a la fecha las
labores en los archivos de EMAGUA se han guiado en la metodologa y los
procedimientos estipulados en dicho manual.
b) El Responsable de archivos afirma que la institucin cuenta con un calendario de
transferencias, lo que quiere decir que en los archivos de oficina solo deben
custodiarse documentos de la gestin presente y de la anterior (una antigedad no
mayor a dos aos). Menciona tambin que desde que asumi su cargo en 2012 se
llevaron a cabo al menos tres transferencias de documentacin al Archivo Central.
c) El Jefe Financiero de EMAGUA present un informe acerca de la situacin de los
comprobantes de registro de gasto (C-31) de la gestin 2013, mencionando que los
mismos se encontraban archivados en orden correlativo, dentro de archivadores de
palanca, en la Oficina de la Unidad financiera. El Responsable de Archivo menciona
en su informe que cada Unidad organizacional de EMAGUA asume la
responsabilidad por la custodia de su documentacin especializada, hasta su debida
transferencia al Archivo central.
d) El Responsable de Archivo menciona que se ha coordinado, y an se coordina, con
algunas reas (Gerencias en ste caso) de EMAGUA, la correcta aplicacin de la

metodologa de archivos para que la documentacin sea correctamente entregada al

Archivo Central.

3. NECESIDADES IDENTIFICADAS
De acuerdo a los puntos mencionados, tanto del Informe de la Contralora como de los
descargos e informes de los encargados de la documentacin, podemos obtener discernir las
siguientes necesidades:
-

Es necesario elaborar y aprobar un Manual de Archivos (aplicable tanto en los

archivos de oficina como en el Archivo central) a la brevedad posible, ya que la
correcta gestin documental y de archivos depende de la normalizacin de todos los

procedimientos, formularios e instrumentos utilizados.

Ya que en las observaciones de la Contralora y en los descargos de los funcionarios
de EMAGUA se observa una preocupante contradiccin, es necesario hacer una
revisin exhaustiva de la situacin actual de los archivos y de la documentacin

resguardada en las oficinas y el Archivo central de la institucin.

Ya que el Archivo central de EMAGUA debe estar, por sobre todo, diseado para
facilitar las labores de la institucin, debe encontrarse una manera para que los

Proyectos custodiados sean archivados sin alterar su integridad y su fcil revisin.

En esta misma lnea, el Archivo central debera contar con una base de datos digital
accesible desde las terminales necesarias para facilitar la ubicacin, la fiscalizacin
y el uso de la documentacin resguardada.

4. OBJETIVO GENERAL
El presente Proyecto de trabajo tiene como objetivo central brindar soluciones permanentes
a los puntos conflictivos (referentes a la gestin documental) mencionados en el informe de
la Contralora general del Estado (EX/EP15/O14-W1), mediante la elaboracin y la
aplicacin de un Sistema de Archivos en la Entidad ejecutora de Medio ambiente y Agua
EMAGUA, que resguarde de manera eficiente la documentacin activa e inactiva de la
institucin, con lo que su resguardo, fiscalizacin y consulta quede garantizada.
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5. METODOLOGA
Para cumplir con los objetivos propuestos, llevaremos a cabo las siguientes tareas
generales:
-

Inspeccin a la situacin actual del Archivo central, identificando los problemas. Se

contrastar las observaciones realizadas por la Contralora general del Estado con

los descargos de los funcionarios de EMAGUA.

Se analizarn tanto las funciones de la institucin como su organigrama para disear
un Sistema de archivos adecuado a sus necesidades administrativas y de
funcionamiento. La elaboracin de un Manual de Archivos acorde al sistema es una

tarea primordial.
Para asegurar la correcta implementacin de la metodologa del Manual de
Archivos, tanto en los archivos de oficina como en el archivo central, se llevaran a

cabo breves cursos y capacitaciones a los responsables de la documentacin.

Se construir una base de datos digital a partir del material documental resguardado
en el Archivo central.

6. EXPECTATIVAS
Al finalizar el proyecto se espera obtener un Archivo central organizado y funcional, que
cuente con un instrumento de trabajo (Manual de Archivo) funcional y adecuado a las
necesidades especficas de EMAGUA. Este archivo contar con una base de datos digital
para asegurar el fcil el acceso a la documentacin resguardada.
El manual resolver las deficiencias presentes del Archivo Central de la institucin, y
planificar de manera ptima el crecimiento regular del mismo, evitando de sta forma
complicaciones con la documentacin resguardada.