INFORME DE ORGANIZACIN Y SISTEMA.

Origen de Organizacin y Sistema

La creacin de Organizacin y Sistemas se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer
ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la
instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la
administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que
se confundi la funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de
contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que
stas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y
sistemas, por ejemplo organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos
entre otras, el comienzo de esta situacin, segn seala Lus Salazar Larrain,
fue originado en pases como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Blgica en
otros, donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas,
mtodos y organizacin del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para
lograrlo, emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas
cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no
considerar nada como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea
reconocido como tal en toda evidencia.

Definicin
Organizacin: es la accin y efecto de organizar, o sea, dar a las partes de un
todo la disposicin necesaria para que puedan funcionar. Si llevamos esta
definicin a trminos empresariales, las partes seran los recursos humanos,
materiales,
financieros, tecnolgicos, etc. Con que cuenta la organizacin, y el todo sera la
empresa en s siempre buscando, claro est, la forma ideal de engranar todos
estos elementos con el fin de que funcionen correcta y eficientemente.

Sistema: es el conjunto de unidades fijadas para poder expresar o formar una

fusin de manera sencilla y racional. El conjunto de unidades que indica la
definicin, seran las tareas y pasos requeridos para lograr la fusin de las
normas y de los procedimientos, en funcin de lograr los objetivos de la
empresa de forma simple y sistemtica.
La explicacin de estas dos definiciones se hace para resaltar la importancia
que tienen en una empresa; es a que en muchas organizaciones se ha creado
un departamento encargado de realizar el estudio organizativo y de los
sistemas con el propsito de lograr una mayor racionalidad en stos. A dicho
departamento se le ha dado diferentes definiciones tales como: Organizacin y
Sistemas, Organizacin y Mtodos, Sistemas y Procedimientos, Anlisis
Administrativos o Racionalizacin Administrativa, entre otras.

Organizacin y Sistema: estudia los problemas de estructura y funcionamiento

de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios
que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar
el mximo de eficiencia en el financiamiento del aparato administrativo, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin;
conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano
de obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede
autoridad sobre otras unidades en administracin.
La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador
es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que
puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de
abandonar otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de
reunir datos y obtener la mayora de su informacin a travs de personas
encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar

en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace
y el por qu de ello.

Naturaleza de las Funciones de Organizacin y Sistema

Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se
encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en
consecuencia la oficina de organizacin y sistemas tambin puede ser
clasificada atendiendo los mismos aspectos.

Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y sistemas

debe tener una funcin de carcter asesor, sin embargo se presentan
situaciones especiales dentro de una organizacin en las cuales pareciera
determinante la necesidad de que sta ejerciera dentro de la institucin un
carcter ejecutivo.
Caractersticas de la Funcin Asesora:

Elaborar estudio diagnstico.

Analizar el estudio.

Ofrecer

recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas una vez
elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la
organizacin de las ventajas que se lograran alcanzar si las recomendaciones
se pusieran en prctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende
de la unidad ejecutiva.
Caractersticas de la funcin ejecutiva o de lnea

Dirigir el estudio.

Ejecutar acciones orientadas a poner en prctica las recomendaciones.

Como podemos observar la unidad de organizacin y sistema, en este caso

solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este
caso solo necesita la aprobacin es la del autoridad mxima de la institucin.

Finalmente, es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas

debe tener un carcter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las
cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva.

Caractersticas de los Anlisis de Organizacin y Sistema

La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad
orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el
cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de
costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para
poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:

Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

Describir tal

hecho o situacin.

Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del

hecho especfico en estudio.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin

elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en

cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y

polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Perfil del Analista de Organizacin y Sistemas

El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce
como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin
de presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la
implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un
tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos
tipos:

Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la

administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la
investigacin.


Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar
diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin
de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber
redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.