LA OFICINA DENTRO DE UNA EMPRESA

DEFINICION DE OFICINA
Se le llama oficina al espacio fsico, generalmente puede estar establecido un
edificio o en una casa, que est destinado para la realizacin de un trabajo o las
actividades de una empresa.
La oficina, es el lugar de la empresa donde la informacin emitida y recibida es
procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracin, de
esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean
ms efectivas.
La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin personal, al ser este
un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran
variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder
realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos,
habilidades actitudes y hbitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones
satisfactoria en la vida.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin social, desde el

punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad,
esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios ms importante es
la creacin de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se
mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la
capacidad de satisfacer sus necesidades.
Una oficina es generalmente un ambiente de la empresa destinado al trabajo,
existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y
cuntas personas trabajarn dentro del mismo cuarto. En un extremo cada
trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se
puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que
trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto ltimo han demostrado
que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.
Un tipo de oficina intermedia es el cubculo, que soluciona el aislamiento visual en
cierto grado, pero falla a menudo en la separacin y la seguridad acstica.

CARACTERSTICAS DE LA OFICINA

Debe cumplir la funcin de las actividades inherentes a la organizacin.

Est integrada por recursos humanos: son todos los empleados que
cumplen las tareas de la oficina.

Recurso material: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las

diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas
para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas
para libros entre otros

Debe ser un rea cerrada y acondicionada con excelente ventilacin,

iluminacin y disposicin adecuada de los materiales.

Ejemplos:
El ambiente de una oficina bancaria contar con equipos y mobiliarios propios de
esta actividad (caja fuerte, taquillas de caja, etc), mientras que un ambiente de
oficina de institucin educativa estar dotada de materiales de uso normal en ese
medio (carteleras, estante tipo colmena para borradores, tiza, carpetas con hojas
de control diario, etc.)
EQUIPOS MOBILIARIOS Y MATERIALES DE OFICINA
Equipos de oficina:
Son los destinados a facilitar la comunicacin tanto interna como externa,
as como tambin mejorar la calidad de la impresin escrita grafica de la
organizacin.
CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS DE OFICINA
Equipos y materiales de comunicacin
Telfonos
Intercomunicadores
Fax
Equipos de Reproduccin y electrnicos
Calculadora
Computadora
Sumadoras
Fotocopiadoras
Muebles de Oficina

Incluye los muebles destinados en mejorar la comodidad y productividad del

trabajo administrativo:
Escritorio.
Archivadores
Mesas
Estantes
Ficheros
Elementos decorativos

OTROS ELEMENTOS NECESARIOS EN UNA OFICINA:

Una impresora lser es necesaria si tenemos que imprimir

documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y
negro o color, lo cual depender de lo que queramos. Si es solo para
documentos escritos, con una de blanco y negro bastar. Si lo que
necesitamos es imprimir grficos, fotografas o presentaciones, puede
que sea mejor la de color.
Tener una mquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos.
De todos modos, tambin tenemos la opcin de obtener un servicio de
fax online.
Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos
motivos, donde uno de los ms importantes es hacer un backup de
forma regular de todo tu trabajo. Tambin no vendr bien para poder
llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a
terceras partes si fuera necesario.

OFICINA VIRTUAL:
Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades
similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas
profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayora de los organismos pblicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus
Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que
sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicacin en el
acceso a informacin y la prestacin de servicios.

LA IMPORTANCIA DE LA OFICINA COMO ESPACIO DE TRABAJO

Hoy en da, existen oficinas en las que tras unas horas nos empieza a doler la
cabeza y otras que nunca querramos tener que abandonar. Adems, existen
oficinas que no pasaran una inspeccin de sanidad y oficinas que casi parecen
ms un parque temtico en el que no se va a trabajar.
Por lo general, son muchas las empresas que les dan mucha importancia a sus
oficinas, ya que es ah donde trabajan y tiene a su cargo empleados, que mientras
mejor estn su productividad aumentar considerablemente.
1. Espacios de trabajo basados en actividades
Una oficina tiene que estar ntimamente relacionada con el trabajo y las
actividades que se realizan en su interior. Los empleados pueden hacer llamadas
personales, salas que favorecen la socializacin y el contacto entre los distintos
equipos y lugares que permiten que el empleado pueda desconectar durante unos
minutos (terrazas, jardines).
2. Mesas de trabajo a nuestra medida
Cada vez ms empresas optan por ofrecer no slo sillas, sino mesas que son
ajustables en altura, inclinacin, etc. Y es que la ergonoma se ha convertido en
una de las prioridades para las empresas que quieren bajar las tasas de
absentismo laboral.
3. Materiales poco convenciones
Una oficina que llama la atencin es una oficina con personalidad. Y a veces
conseguir esa personalidad distintiva, pasa por algo tan sencillo como por apostar
por otro tipo de materiales.
4. Optimizar el ambiente
En este caso, un espacio abierto, con paredes blanca y grandes mesas puede ser
lo idea para un equipo creativo, un equipo de ingenieros o de programadores
puede preferir en un espacio ms aislado en el que poder refugiarse con su
msica y sin distracciones.

5. Una oficina para atraer el talento

Una oficina creativa, bien diseada, siempre ha sido una de las armas que han
utilizado agencias de publicidad y de diseo para atraer y retener talento
profesional.
6. Cambia de sitio
Si cada cuatrimestre o un par de veces al ao se cambia al personal de sitio, se
fomenta la creatividad. Se ponen en contacto personas que apenas solan hablar,
surgen nuevas ideas y se crea durante unas semanas un ambiente de novedad
que impulsa la productividad.
7. Investigar
Una oficina que funciona en este terreno no slo es la que ofrece lo que quieren
los empleados, sino lo que est demostrado que funciona. A veces tener sillas
ergonmicas va a ser mucho ms importante para el empleado que ofrecer un una
mesa de ping-pong.