You are on page 1of 18

A.

Kepala Surat
Kepala surat menunjukkan ciri khas
badan usaha, perusahaan atau kantor
yang berfungsi sebagai reklame. Selain
berfungsi sebagai reklame juga
berfungsi agar mudah mengetahui
nama dan alamat kantor/organisasi
atau keterangan lainnya mengenai
badan, organisasi atau instansi yang
mengirim surat tersebut.

B. NOMOR SURAT
Kegunaan nomor surat adalah:
Untuk memudahkan pengaturan surat,
terutama dalam penyimpanan dan
penemuan kembali surat (sebagai arsip).
Untuk mengetahui jumlah surat yang
dikeluarkan dalam periode tertentu.
Untuk memudahkan penunjukkan pada
waktu mengadakan hubungan suratmenyurat.

C. Tanggal Surat
Penulisan tanggal harus lengkap,
tidak boleh disingkat, misalnya 2
Maret 1994 atau Jakarta, 2 Maret
1994. Dibelakang tahun tidak
perlu diberi tanda titik (.)

D. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu
yang melengkapi sebuah
surat. Kelengkapan itu
umumnya berupa kuitansi,
brosur atau foto copy.

E. Perihal
Perihal berfungsi untuk
memberikan petunjuk kepada
pembaca tentang masalah
pokok surat. Pada surat resmi
atau dinas pemerintah,
penulisan kata perihal
dicantumkan di bawah kata
lampiran.

Alamat surat ada dua macam.


Pertama, alamat luar, yaitu
alamat yang ditulis pada
sampul surat. Kedua, alamat
dalam, yaitu alamat yang
ditulis pada kertas surat.

G. Salam Pembuka

Berikut adalah beberapa contoh salam


pembuka pada surat resmi:
Dengan hormat,
Bapak (Pak) yang terhormat,
Ibu (bu) yang terhormat,
Saudara yang saya/kami hormati,
Salam sejahtera,
Assalamualaikum Wr.Wb.

Isi surat yang paling ideal adalah


yang terdiri atas tiga macam
alinea, yaitu alinea pembuka,
alinea transisi, dan alinea
penutup. Ketiga jenis alinea
tersebut memiliki fungsi tertentu
di dalam karangan, termasuk di
dalam surat.

Alinea Pembuka

Jika isi surat bertujuan untuk


memberitahukan, menanyakan, meminta,
melaporkan, dan menyampaikan sesuatu,
untuk memulai alinea pembuka dapat
dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini
setelah disesuaikan dengan maksud
suratnya.
Kami beritahukan bahwa..
Dengan ini kami menanyakan..
Bersama ini kami kirimkan daftar..
Kami mohon bantuan Saudara untuk..

CONT. . . .
Jika menjawab atau membalas surat
dan menunjuk surat/iklan tertentu,
untuk awal alinea pembukanya dapat
dipergunakan bentuk-bentuk dibawah
ini.
Untuk

menjawab surat Saudara


Nomor.
Untuk membalas surat Saudara
Nomor.
Sehubungan dengan surat Saudara
Nomor.

Alinea Transisi
Contoh:
Alinea pembuka: Kami beritahukan kepada Saudara bahwa
perusahaan kami telah ditunjuk sebagai dealer
barang elektronik merk Kawaguchi untuk
seluruh Indonesia.
Alinea transisi : Sehubungan dengan hal tersebut, kami
membuka kesempatan kepada perusahaan
swasta nasional untuk menjadi agen. Adapun
persyaratannya adalah

Alinea Penutup
Berikut beberapa contoh alinea penutup:
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
Atas bantuan dan perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
Perhatian Saudara terhadap hal ini sangat
kami hargai.
Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Salam penutup gunanya untuk


menunjukkan rasa hormat dan
keakraban pengirim kepada
penerima, misalnya:

Hormat kami
Salam kami
Wasalam

J. Nama Organisasi yang


Mengeluarkan Surat
Penulisan nama unit organisasi
yang mengeluarkan surat itu
diperlukan sebagai pertanda
bahwa surat yang dimaksud
hanya mewakili unit tertentu saja,
bukan mewakili organisasi secara
keseluruhan.

K. Jabatan Penanda Tangan


(1)Dalam surat niaga, di bawah penanda

tangan jarang dicantumkan nomor pokok


anggota organisasi atau nomor registrasi
karyawan. Yang dicantumkan di bawah
nama adalah jabatan penanda tangan.
(2)Dalam surat dinas pemerintah, di bawah

nama penanda tangan dicantumkan


nomor induk pegawai (NIP)

Tembusan dibuat apabila surat


tersebut perlu
diketahui/disampaikan kepada
orang atau unit yang ada
hubungannya dengan surat
tersebut, maka dikirimkanlah copynya.

m. Inisial Pengonsep dan


Pengetik
Inisial adalah singkatan dari nama
pengonsep dan pengetik.
Kegunaan inisial adalah untuk
mengetahui siapa yang
mengonsep dan yang mengetik.