CONCEPTUL DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i

telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti
incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i
social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu
toate acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor
administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de
telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei
audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i
electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de
programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei
valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a
devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor
care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au
ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii
administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea
termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul
termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba
francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul
1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul
biroticii - BIROUL - i obiectivul fundamental al acesteia - AUTOMATIZAREA
BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd,
ntr-o publicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie:
"Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea
activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie prin
cuvnt, prin scris sau prin imagine".
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie
i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou,
fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile,
telemtica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor
muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare
automat a datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de
birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii
informaionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces
de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al
societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz

procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei

activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile
respective.
Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari
activiti:
Managementul documentelor.
Introducerea informaiilor n fiiere.
Conducerea proiectelor.
Coordonarea personalului.
Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [11
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte
activiti ocup restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea
particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su
economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor
informaionale i decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti
de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organizaie
economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup
comunicarea de informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i
scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989.
Acest fenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor
circumstane:
" Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private,
fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au
bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC).
" Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la
informaie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare
personale i a celorlalte echipamente informatice.
" Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,
consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [21
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
" Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de
intercomunicare (telefoane, radio, TV).
" Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta
structuri de tip reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de
secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri
informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din
birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea

calculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive
electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul
clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i
flexibilitii muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai
importante activiti de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la
memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan
cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n
comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii
muncii este legat de dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii
muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar
fi:
" Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
" Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a
informaiei.
" Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii
documentelor primite sau expediate.
" Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a
informaiei n activitatea administrativ.
" Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare
i a vitezei de regsire a informaiei.
" Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta
din urm se fundamenteaz.
Principiile biroticii T31 :
Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou
reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer
n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale
ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.
Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se
oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine
efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.
Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt - n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti
permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat
direct de ctre utilizator.
Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun)
datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final
a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul
mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.
[11 I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000, p.
7. r21 Ibidem. p. 10. [31 Ibidem, p. 11.

LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI

Sistemul informaional
Dac sistemul decizional reprezint "sistemul nervos" al unei organizaii,
sistemul informaional este "sistemul circulator". El ofer materia prim
(informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a
sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de
execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor,
fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a
informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor
organizaiei!!!.
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului
informaional.
Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.
Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c "informaia este informaie,
nici materie, nici energie". Pornind de la ideea c informaia este una dintre
cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un
nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj,
un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta
funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere.
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor
de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente
noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective.
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund
ns cu acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au
o anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte,
fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat
este o informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de
noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a
informaiilor. Iat cteva dintre acestea:
dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;
4. dup provenien: exogene, endogene;
5. dup destinaie: interne, externe;
6. dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare,

comerciale,
producie, financiar-contabile, personal.
Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele
manageriale pentru fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
dup form: analogic, digital;
dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;
dup suport: magnetice, optice, opace, transparente. Procese
informaionale [21
n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt
pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice,
dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care
solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie,
proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n
funcie de modul de organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu
ajutorul unor programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare
care difer n funcie de limbajul de programare pentru care acestea sunt
elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul
unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date
(SGBD), dintre care cele mai rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox,
access, aproach etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie
folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 12-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din
cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de tratare a
informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele
integrate: WORKS,
FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor
de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot
fi utilizate procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu
procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.
Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu
texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i
n cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea
acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt:
desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i
ortografic al textului analizat. n urma acestor operaii rezult un document

de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hrtie
sau pe microfilm n vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt
procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente
pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destinaie
principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de
operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 12-3) i ale sistemelor integrate (WORKS).
Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient
a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i
prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i
rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte
obinute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate
de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional
sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului,
imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se
realizeaz de ctre programe specializate pentru procesarea documentelor
(VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii
specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD,
WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date
avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate
la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau
introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman
(mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin
sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste
multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i
convertit n form digital, ofer "materia prim" ce urmeaz a fi procesat
digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea
informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funciona
cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa
acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale
(casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de
comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de
posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una
din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr
de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe
secund), genernd privitorului uman senzaia vizual de micare. Sursele
de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu
tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini

transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de

natur profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de
specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i
logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea
informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce
uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n
aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice
domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i
de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important n
activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor
de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz
sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate
de calculator.