Вы находитесь на странице: 1из 19

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas

IMPLEMENTACIN DE
UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA
LIBRERIA
MODELAMIENTO DE DATOS
(ST203V)
INTEGRANTES:
Gutierrez Rodriguez, Marcela
Maldonado Trigoso, Tania

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

Contenido
RESUMEN............................................................................................................ 2
INTRODUCCION................................................................................................... 4
CAPITULO I: PENSAMIENTO ESTRATGICO...........................................................5
1.1

DIAGNOSTICO FUNCIONAL......................................................................5

1.1.1

ORGANIZACIN................................................................................ 5

1.1.2

CLIENTES.......................................................................................... 5

1.1.3

PROCESOS........................................................................................ 6

1.1.4

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS.............................................................7

1.1.5

PROVEEDORES................................................................................. 8

1.2

DIAGNOSTICO ESTRATEGICO..................................................................9

1.2.1

MISIN............................................................................................. 9

1.2.2

VISIN.............................................................................................. 9

1.2.3

OBJETIVOS ESTRATGICOS...............................................................9

1.2.4

ANALISIS INTERNO.........................................................................10

1.2.5

ANALISIS EXTERNO.........................................................................10

1.2.6

MATRIZ FODA................................................................................. 11

CAPITULO II: PROCESO DE TOMA DE DESICIONES.............................................13


2.1

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA..........................................................13

2.2

PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCION.......................................................14

2.2.1

EL MODELO DE PROCESO...............................................................14

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
RESUMEN
En el captulo 1 del presente trabajo queremos dar a conocer los
aspectos generales de la empresa denominada Pensamiento
Estratgico. Luego de conocer a la empresa y saber cules son sus
debilidades y amenazas, procederemos a plantear el problema
para su prxima solucin.
En este trabajo presentamos un modelo de Implementacin de
Sistemas de ventas electrnico en una librera para poder
aumentar as las eficiencia a la hora de que un cliente visite uno
de nuestros locales. Nos permitir mejorar el servicio a nuestros
clientes y nos ahorrara tiempo en la compra-venta.
Nuestro modelo no solo podra ser aplicado a una Librera
especficamente sino tambin a otras pequeas empresas como
son: minimarkets, restaurantes, snackbars, etc. siendo muy til
pues podr ayudar a tener un mejor servicio y obtener mayores
ganancias.

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

INTRODUCCION
En la realizacin de este trabajo pretendemos aplicar los conocimientos
adquiridos, para lograr establecer una librera que beneficie y satisfaga
los gustos y necesidades de todos nuestros clientes.
Este proyecto se realiza con el fin de beneficiar a un pblico estimado
(estudiantes y profesionales) en cuanto a la venta de artculos escolares
y de oficina.
En la espera de obtener un aprendizaje ms amplio respecto a la
especialidad y lograr un buen desempeo en lo laboral ms adelante, es
que confiamos en lograr los objetivos de este proyecto.
Una librera es un establecimiento comercial cuyo principal producto a la
venta son libros. En el captulo 1 mencionaremos todos los aspectos
importantes de la Librera que fundamentan este anlisis.
Con este trabajo se pretende la comprensin del mercado y la
importancia de crear una librera para beneficiar un sector de la
sociedad que necesita de un establecimiento que cuenta con la
capacidad de satisfacer todas las necesidades y deseos de nuestros
compradores a un mejor precio.
Mediante el anlisis administrativo presentamos una librera capaz de
posicionarse y mantenerse en el mercado cumpliendo con todos los
requerimientos necesarios para su efectiva realizacin.

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

CAPITULO I: PENSAMIENTO ESTRATGICO


1.1 DIAGNOSTICO FUNCIONAL
1.1.1 ORGANIZACIN
Una librera es un establecimiento comercial cuyo principal producto a la
venta
son
libros.
Las libreras pueden variar de tamao desde las independientes que
tienen a la venta unos cientos de ejemplares, hasta las que son cadenas
de libreras, que frecuentemente tienen a la venta hasta 200,000
volmenes diferentes. Las libreras virtuales pueden tener muchos ms
libros a la venta al no necesitar tener su catlogo completo presente de
manera fsica. Muchas libreras venden artculos de algn modo
relacionados con los libros como separadores, postales, mapas, y
peridicos. Tambin pueden ofrecer otros objetos que varan
enormemente de una tienda a otra, sobre todo entre las pequeas. No
es infrecuente encontrar una librera dentro de una gran tienda
departamental. Muchas universidades frecuentemente tienen una
librera, adems de una biblioteca, dentro de sus instalaciones para que
los alumnos puedan adquirir las obras requeridas por sus cursos, sobre
todo libros de texto.
Debido a la importancia que tiene una librera en el mercado por su
contenido y por la necesidad de la existencia de ste es que
presentamos este proyecto.

1.1.2 CLIENTES
El consumidor peruano del siglo XXI ser exigente, ahorrador y dedicar
ms tiempo a la compra como una forma de entretenimiento. Optar por
productos de mayor calidad, sanos y no contaminantes.
5

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
Los compradores reducirn sus gastos en lo que respecta a la compra
alimentaria. Por el contrario, aumentarn los concernientes a los
servicios (transporte, comunicacin, ocio, educacin y cuidado personal)
y no modificarn los relativos a la vivienda.

En este sentido, la compra alimentaria ser ms selectiva y el


consumidor se mostrar cada vez ms racional y ahorrador. Por otra
parte, como consecuencia del envejecimiento de la poblacin, la edad
media del comprador aumentar y las campaas de publicidad buscarn
su atencin en perjuicio de los jvenes.

A causa de las limitaciones del horario laboral, crecern las compras en


los ncleos con alta densidad de oficinas y en los grandes centros
comerciales. En estos espacios tendrn una mayor oportunidad de
negocio los pequeos establecimientos, que pueden ofrecer una mayor
especializacin y un trato ms directo con el ciudadano.

El consumidor buscar comodidad a la hora de efectuar la compra y


demandar establecimientos que permanezcan abiertos fuera del
horario de trabajo y, si es preciso, en domingo. Adems, tendrn una
gran importancia las alternativas de ocio ofrecidas en los centros
comerciales, pues la compra tambin se realizar paseando o durante
el tiempo libre.
Los servicios de venta por correo o Internet tendrn una gran
repercusin en los prximos aos. Adems, se darn las tarjetas de
felicitacin, que ofrecen a los compradores puntos para obtener regalos
y permiten pagar en plazos.
Perfil:
o Ms informado
o Ms exigente
o Prctico (busca soluciones fciles)
6

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
Mujer trabajadora
Estilo de vida: Ms social
Cubrir necesidades ms ldicas
Prima calidad versus cantidad
Importancia del tiempo libre
Hbitos de compra: Compra multicanal y multimarca
Compras por ordenador (internet)
Tarjetas de fidelidad

o
o
o
o
o
o
o
o

1.1.3 PROCESOS

Descripcin del proceso:


El servicio es compra, venta y reventa, con distribuidores tanto
nacionales como locales, buscando satisfacer las necesidades de
los colegios, mayormente en las temporadas escolares basndose
en qu tipo de material estn usando, tambin la lista escolar de
donde pueden sacar informacin en funcin de lo que necesitaran
las maestras; con esto realizan los inventarios. A continuacin se
describe de manera general la sucesin de actividades del
proceso:
o Se obtiene la mercanca, luego se transporta en camiones
hasta el centro comercial donde se descarga la misma en
carrucha, esta se desplaza hacia el primer piso donde se
encuentra la librera, una vez que las cajas estn dentro del
local comienza el proceso de abastecimiento, toman los
materiales cerciorndose de que cada uno de ellos este en
excelente estado, despus a cada uno se les coloca el
respectivo precio y se distribuyen en los distintos estantes
destinados para ello.
o Al entrar un cliente buscan directamente la mercanca
solicitada
en
los
diferentes
estantes
segn
sus
caractersticas, esto sin tener conocimiento certero de si
poseen el producto, si an el producto est en cajas, si no lo
compraron o si est agotado, ya que no existe
un sistema computarizado que les permita facilitar esta
importante informacin, trayendo como consecuencia la
angustia tanto del cliente como del encargado, lo que
conlleva a una demora innecesaria.
7

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

1.1.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS


La Empresa cuenta con productos y servicios
Productos:

Papelera

Filatelia

Textos universitarios

Libros escolares

Guas

Material escolar

Literatura en general

Fotocopias

Encuadernacin

Libros de todas las temticas


o

Libro antiguo

Literatura

Ciencias

Libros de autoayuda

Novelas

Ensayos

Poesa

1.1.5 PROVEEDORES
8

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

Tanto el nmero de editoriales como el de distribuidores


Editorial Santillana (libros de primaria, secundaria y universitarios)
Editorial Norma(provee diccionarios, cuentos, etc.)
Grupo Navarrete
Industria Papelera Atlas en otros
Proveedores de tiles escolares como: STANDFORD, ALPHA, KP, FABER,
LORO, ARTESCO, VINIFAN, LAYCONSA, PILOT, UHU

1.2 DIAGNOSTICO ESTRATEGICO


1.2.1 MISIN
Investigar y planificar para ofrecer tiles escolares y oficina guiados por
una filosofa de atencin al cliente. Para lograrlo contar con un equipo
activo que proyecte los conocimientos administrativos y productivos.
1.2.2 VISIN
Ser lderes en materia educativa para satisfacer las necesidades de
nuestros clientes y contar con servicios innovadores y modernos.
Al mismo tiempo brindar oportunidad para el desarrollo profesional de
todos nuestros funcionarios.

1.2.3 OBJETIVOS ESTRATGICOS

Objetivo General:
Establecer un negocio que facilite la adquisicin de materiales y
productos educativos, ahorrando dinero, tiempo y ser facilitadores
del xito estudiantil de cada curso lectivo.

Objetivos Especficos:
o Aplicar los conocimientos adquiridos en la especialidad de
asistente administrativo, para el establecimiento de una
librera que brinde satisfaccin a nuestros clientes.
9

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
o Adquirir los tiles necesarios, empleados en cada materia o
especialidad durante cada curso lectivo, para poder
ofrecerlos a los estudiantes y educadores.
o Reducir los costos de los tiles escolares de manera que
sean ms accesibles para la comunidad estudiantil.

1.2.4 ANALISIS INTERNO


Como Fortalezas de la Empresa, podemos indicar:
Varias sucursales de la librera a nivel nacional.
Venta de productos sencillos e innovadores.
Lo que nos diferenciara con respecto a los negocios de este rubro
ubicados cerca, seria:
o La cantidad de los productos que venderamos.
o La manera en la que serian atendidos nuestros clientes: la
simpata, el esmero, buen humor, disponibilidad, etc.
o La accesibilidad, en cuanto a precio de los productos que
ofreceramos.
Como Debilidades de la Empresa, podemos indicar:
Demora en la atencin al pblico en las distintas sucursales.
Nuestro proyecto estara empezando, por lo cual no sera muy
conocido en la zona.
Somos vulnerables ante la posibilidad de que nuestros clientes se
vayan.
Debido a la falta de nuevos tipos de productos, tal vez no se
llegue a satisfacer los gustos de todos los clientes, en cuanto a la
variedad de productos.
1.2.5 ANALISIS EXTERNO
Como Oportunidades de la Empresa, podemos indicar:

10

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
Mayor demanda de servicios y productos.
Avances tecnolgicos con los cuales desarrollar ms canales de
atencin.
Los lugares cercanos de la librera no cuenta con ningn negocio
de este tipo.
En los ltimos aos, ha habido muchas novedades en cuanto a los
artculos de librera. Hoy en da se puede elegir un cuaderno
barato pero de buena calidad y que adems proteja el medio
ambiente, es decir que sea ecolgico. Por lo general esta son
algunas de las caractersticas que la persona tiene en cuenta a la
hora de comprar los tiles escolares o artculos de oficina.
Debido a que en los ltimos aos ha habido un incremento
demogrfico notorio. Como consecuencia un incremento de
trabajo, y se espera que en los prximos aos haya un incremento
en la venta de artculos escolares y de oficina.
Como Amenazas de la Empresa, podemos indicar:

Ingreso de nuevos competidores al mercado.


Debido a los cambios constantes en los precios de todos los
artculos disponibles para ventas, es probable que tengamos que
aumentar considerablemente el precio de algn producto nuestro,
lo que seguramente provocara la perdida de algunos clientes.
Nuestros competidores mas prximos, poseen clientes fijos que no
cambiaran de proveedor.

1.2.6 MATRIZ FODA

11

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

Matriz
FODA
AMENAZAS

DEBIBLIDADES

OPORTUNIDADES
Mayor demanda de servicios y
productos.
Avances tecnolgicos con los cuales
desarrollar ms canales de atencin.
Los lugares cercanos de la librera no
cuenta con ningn negocio de este
tipo.

Hoy en da se puede elegir un


cuaderno barato pero de buena
calidad y que adems proteja el
medio ambiente, es decir que sea
ecolgico. Por lo general esta son
algunas de las caractersticas que la
persona tiene en cuenta a la hora de
comprar los tiles escolares o
artculos de oficina.

AMENAZAS
Ingreso de nuevos competidores al
mercado.
Debido a los cambios constantes
en los precios de todos los
artculos disponibles para ventas,
es probable que tengamos que
aumentar considerablemente el

12

FORTALEZAS
Varias sucursales de la librera a
nivel nacional.
Venta de productos sencillos e
innovadores.
Lo que nos diferenciara con
respecto a los negocios de este
rubro ubicados cerca, seria: La
cantidad de los productos que
venderamos
La accesibilidad, en cuanto a
precio de los productos que
ofreceramos.
La manera en la que serian
atendidos nuestros clientes: la
simpata, el esmero, buen humor,
disponibilidad, etc.

DEBILIDADES
Demora en la atencin al pblico
en las distintas sucursales.
Nuestro
proyecto
estara
empezando, por lo cual no sera
muy conocido en la zona.

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
precio de algn producto nuestro,
lo que seguramente provocara la
perdida de algunos clientes.
Nuestros competidores mas
prximos, poseen clientes fijos que
no cambiaran de proveedor.

Somos
vulnerables
ante
la
posibilidad
de
que
nuestros
clientes se vayan.
Debido a la falta de nuevos tipos
de productos, tal vez no se llegue
a satisfacer los gustos de todos los
clientes, en cuanto a la variedad
de productos.

Figura : Matriz Foda


Fuente: La Empresa

CAPITULO II: PROCESO DE TOMA DE DESICIONES


2.1 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
La situacin actual de la empresa nos permite observar un
problema fundamental, primero en el rea de distribucin en los
estantes de los productos, desde la llegada de la mercanca hasta
su posterior almacenamiento y puesta en el estante, que podemos
observar segn el diagrama de procesos que se muestra a
continuacin:

13

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

14

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

Tenemos en cuenta que este proceso se hace sin un adecuado


sistema en el que se pueda tener la informacin de los productos
que estn ingresando, su cantidad y en que rea se les est
ubicando, esto crea un problema a la hora de la venta impidiendo a
los trabajadores saber si existe aun el producto o si existe en que
parte fue almacenada.
2.2 PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCION.
2.2.1 EL MODELO DE PROCESO
Paso 1

Ingresar al Sistema por Primera Vez

Para ingresar a la aplicacin por primera vez se debe utilizar el


usuario dueo y la clave dueo. De este modo se ingresa al
programa con amplios privilegios.
Paso 2

Crear Usuarios

Ahora, Usted puede crear sus propios usuarios, con claves


personalizadas, en la ventana MANTENCION / USUARIOS / botn
NUEVO. En este caso no olvide crear al menos 4 tipos usuarios
con los privilegios de Cajero, Supervisor, Dueo y un Sper
Administrador.
Si lo prefiere, puede posponer esto para ms adelante y usar
los usuarios que vienen pre-cargados. Estos son:
Usuario: dueo
15

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
Clave: dueo
Usuario: supervisor
Clave: supervisor
Usuario: cajero
Clave: cajero
Usuario: sadministrador (es mas alto que dueo y puede
realizar funciones tcnicas no habituales)
Clave: sadministrador
Si Usted no ha creado sus propios Usuarios, no borre estos
usuarios que viene por defecto con la instalacin.
Paso 3 Crear Proveedores y Familias; Revisar el Nombre
del Almacn y los Impuestos.
Ahora Usted, debe crear los proveedores con los que trabaja,
mediante la ventana MANTENCIN / PROVEEDORES / botn
NUEVO.
A continuacin cree las familias de productos mediante la
ventana MANTENCIN / IMPUESTOS Y FAMILIAS / botn NUEVA.
Para cambiar el nombre del Negocio y revisar las tasas de
impuestos utilice la ventana MATENCION / IMPUESTOS Y
BOLETAS.
Paso 4

Ingresar todos los productos a la base de datos

Mediante el uso de la Ventana INGRESO DE PRODUCTOS DE LA


VENTA o VENTA 1, el implementador proceder a escanear
todos los productos que existen en el Almacn. Para esto debe
considerar que un producto y cdigo de barra puede ser distinto
a otro si ofrece una diferencia de aroma, tamao, talla,
numeracin, color, promocin anexa.

16

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
Esta ventana se encuentra en SALA DE VENTAS / VENTAS /
OPERACIN TIPO VENTA / VENTA 1
Cuando el producto no est ingresado en la base de datos, el
software ofrecer importar el producto desde una base auxiliar;
o bien crear manualmente un nuevo producto. En ambos casos
se abrir la ventana CREACIN DE PRODUCTOS mediante la
cual el implementador o incluso un vendedor proceder a crear
un nuevo producto.
Una vez ingresado el nuevo producto se deber limpiar la
pantalla VENTA 1 pulsando 0 ENTER, para luego repetir la
operacin con el siguiente producto.
Paso 5

Ingresar Todos los Clientes al Sistema

El implementador deber contar con un listado de los clientes


con los datos necesarios para crearlos en el sistema, en la
ventana MANTENCIN / CLIENTES / botn NUEVO.
Al llenar los datos se recomienda elegir lo siguiente:
En la casilla Tipo de Crdito la opcin BOL./LIB.
En la casilla Estado Crdito la opcin Hab.Ambos.
Deuda mxima boleta y libreta depender del crdito
que d el dueo a cada cliente.
El Cdigo Interno puede rellenarse con el apodo del cliente. El
Cdigo de Barra puede rellenarse con la repeticin del RUT o
cdula de identidad, pero sin puntos y con guin. Tambin se
puede usar cualquier combinacin de letras y nmeros que
sirva para identificar cmodamente a un cliente. El cdigo de
barra est pensado para crear una tarjeta de identificacin para
cada cliente que compra al crdito.
Paso 6

Preparar la Puesta en Marcha

Antes de poner en marcha la aplicacin informtica, debemos


dejar en cero la deuda de los clientes y el dinero en caja.
17

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA

Tambin es necesario revisar lo siguiente:


1.
Todos los productos deben estar con sus impuestos
correctamente asignados.
2.
Todos los productos deben estar con los precios de costo y
de venta correctos.
3.
Todos los clientes deben tener habilitadas ambos tipos de
deuda, es decir BOLETA y LIBRETA.
4.
Todos los clientes deben tener un mximo de deuda
permitida razonable.
Paso 7 Comenzar con la Venta al Contado y al Crdito.
A partir de ahora toda venta, todo registro de Crdito debe ser
realizado con la ayuda del computador.
Esta etapa se debe extender hasta que se establezca que,
efectivamente, todos los productos y todos los clientes pueden
ser reconocidos por el computador. Habitualmente, este paso se
extender por lo menos durante una a tres semanas, a la
espera que lleguen todos los productos con stock agotado y que
ha vuelto a comprar para re-abastecer su negocio.
Paso 8

Tomar el Inventario Fsico y Digitarlo.

Debe elegir un da o una tarde para cerrar el Negocio y tomar


un inventario fsico.
Luego debe tomar el resultado de este inventario fsico y
digitarlo en el programa computacional EL ALMACEN, mediante
la pantalla COMPRAS / AJUSTES AUTORIZADOS DE STOCK.
Una vez concluida esta tarea estar en condiciones de iniciar el
siguientes mes o perodo utilizando el programa EL ALMACEN
en un 100% y controlando stock, dinero en caja y crdito a
clientes.

18

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
VENTAS EN UNA LIBRERIA
2.2.2 M
O
D
E
L
O

LOGICO DE DATOS

19