5.

1 FUNCIONES DE ALMACN
DEFINICIN DE ALMACN: el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr
economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la
idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y
disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de
ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin.
La funcin del almacn se integra en el concepto de gestin general de la empresa.
La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de
procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles,
persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible.
El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y
comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para
que puedan delinear las funciones del almacn.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:
1. Recepcin de materiales en el almacn.
2. Registro de entradas y salidas del almacn.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacn.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.

Funcin de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias
reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
Funcin de las Existencias:
Garantizar el abastecimiento e invlida los efectos de:
1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. Abastecimiento parcial
3. Compra o produccin en totales econmicos.
4. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.
5.1.1.1 MANEJO FISICO DE INVENTARIO
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los
inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios;
empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la
empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo
contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la
empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es
importante por las siguientes razones:
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias fsicas (cantidad real en existencia).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores
monetarios.
c) Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos
de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:
1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el
libro de inventario, conforme la legislacin.
2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la
existencia del material y la aproximacin del consumo real.
5.1.1.2 RECEPCION DE INVENTARIOS
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres reas en
el almacn, como base de su planeacin.

Recepcin

Almacenamiento

Entrega

El tamao y distribucin de estas reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin

de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes
unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este ltimo caso, basta
con sealar las reas en el piso o levantar divisiones.
REA DE RECEPCIN:

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de
la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Condiciones que impiden el flujo rpido:
1. Espacio de maniobras
2. Medios de manejo de materiales deficientes
3. Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se
descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden
realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al
ras del piso de almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la
mercanca.
ZONA DE INSPECCIN:
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y
almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada
y elaborarse la documentacin de entrada.
ANDN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHCULOS:
El almacn y su andn, elevados del piso de trnsito como lo est el edificio de la planta. Se
sugiere un andn de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o triler. En l
la parte trasera de los vehculos queda arrimada diagonalmente al andn. De esta manera se
ahorra el espacio que ocuparan los vehculos si se colocaran perpendicularmente al andn. El
patio de maniobras de los vehculos requiere 25 metros de largo para triler arrimados
perpendicularmente al andn y slo 22 si lo hacen diagonalmente.

5.1.1.3 ORGANIZACIN DE INVENTARIOS

REA DE ALMACENAMIENTO
La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o
mercancas con caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las
condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo. En seguida se dan algunas
recomendaciones:
1. Para aminorar el riesgo de incendio:
a) Aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tner,
pintura, etc.
b) Prevenir la combustin de espontnea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o
grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde
haya una libre ventilacin.
c) Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacn.
d) Revisar peridicamente los extinguidores.
e) Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales de fcil
combustin con un espacio mnimo de 45 cm.
2. Para evitar la corrosin y el enmohecimiento.
A. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubera de agua o vapor.
B. Corregir las goteras de techos y tuberas
C. Evitar la humedad en pisos y paredes.
D. Alejar los productos y materiales de los recipientes con cidos que despidan gases
corrosivos.
E. Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.

F. Colocar productos qumicos absorbentes de humedad en las reas de almacenamiento de

aceros.
G. Evitar derrames de aguas o lquidos en el piso.
3. Para que no se estropeen

Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando se
almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales

No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artculos.

Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de mquinas o trfico dentro del
rea de almacenamiento

Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los
estantes con alguna tela.

4. Para evitar el deterioro

a. Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminacin los
materiales o productos que se decoloren con la luz.
b. Evitar que se ensucien o manchen las mercancas ya materiales al manejarlos o
almacenarlos.
c. Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.
5.1.1.4 Despacho de inventarios
REA DE ENTREGA:
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:
a. Ser trasladada con el medio mecnico adecuado.
b. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura o una
factura remisin.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento

de salida.
d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material
auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.
e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios
debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y
de empaque.
5.1.2 Mantenimiento y registro de inventarios
REGISTRO DE INVENTARIO
Existen dos mtodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando
compramos los artculos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados
de dos maneras diferentes, que son las siguientes:
1. Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico: la mercanca que entra se registra
en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular
el costo de venta en una cuenta separada.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercanca que entra se registra a la
cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal
forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los
artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o ms bien, las compras y las ventas
de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
5.2 LOCALIZACIN Y REGISTRO DE INVENTARIO
La localizacin de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos
alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos
de los clientes.
Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccin adecuada.
El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal
del almacn aprovechando al mximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una
cuidadosa planeacin.

5.3 MOBILIARIO Y SELECCIN DE EQUIPO DE ALMACN

Estrategias y cajas o casilleros:
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea
el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compaas, el
departamento de conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre
otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanteras
de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes
especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaos.
Funcin de Recepcin:
La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compaa o de un transportador comn, es la
misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compaa, las
actividades de construccin, el procedimiento ser el mismo.
Importancia:
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran
parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo
un

departamento

nico,

las

excepciones

principales

son

aquellas

grandes

empresas

con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente
el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso:

Al recibir un envo: Se le someter a verificacin para comprobar si est en orden y en

buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi el nmero de paquetes
requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podr dar
recibo de conformidad por l envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es
areo, martimo o terrestre, como se podra exigir para dar fuerza a cualquier reclamo
resultante sobre envos ocultos.

De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin debe
ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea de
almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales
de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen,

condiciones fsicas y situacin legal:
Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios
para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til
prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben
ser incorporados al patrimonio del Instituto.
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo de las
actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total que tienen un
periodo de vida corto y que adems no pueden ser inventariados en forma individual.
Por su aprovechamiento:
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades
(escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para
su operacin.
Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y
que requieren de dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de
vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.)
Por su Origen:
1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que
fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos federales o con recursos de
proyectos externos, donados al Instituto por terceros o producidos por la misma institucin.
2) Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y morales) y
que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a disposicin del Instituto
para su uso y aprovechamiento.
3) Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores pblicos del
Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.) y que el
Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos.

 Por sus Condiciones Fsicas:

a) Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con seguridad.
b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mnimas
de seguridad para su operacin.
c) Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitacin
es mayor o casi igual que su valor de reposicin o que su mantenimiento es muy alto.
d) Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas
prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin.

Por su situacin legal:

1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicacin por
extravo, y cuya causa puede ser imputable a l.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia.
3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de un accidente y que
puede ser reclamada su indemnizacin a la compaa de seguros.
5.4 SISTEMA INFORMTICO DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIO
Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:
Determinsticos.
Probabilsticas.
Abiertos.
Cerrados.
El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo
como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere

cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez
el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser
rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con
lo actual y no con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un
sistema total, y sus subsistemas son:

Subsistema administrativo.

Subsistema operativo.

Subsistema de informacin.

stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin.

Trabajo: Administracin de Almacenes

Materia: Administracin de Operaciones 1
Profesor: Carlos Trevio Camacho
Hora: 4:00-5:00 p.m.
Alumno: Constantino Santana Juan Jos
Nmero de Control: 12070689
Carrera: Ingeniera Industrial.
Fecha: 26 de mayo de 2015