Memahami Fungsi PPIC ( Production

Planning Inventory Control )

Pendahuluan
Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC
( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki
fungsi production
planning,
PPIC
juga
memiliki
peranan
dalam
manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa
persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses
produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory
disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.
Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product.
Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan
dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang
persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk
pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya
penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 40% dari harga
barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia,
hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar
biaya persediaan optimum.
Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi
Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk
kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety
Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem
invormasi ).
Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan
pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan,
dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi,
Umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat Supervisor atau
Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.
Production Planning Control
Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan
( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer
pada waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?
Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing,
Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw
material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk
bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga
termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya
manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara
umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu
menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk
menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model
produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan
dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system
planning diperusahaan tersebut.
Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita
yang dapat menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan
1

market Jepang sebagai salah satu "potensial market" , pola order barang dari sisi
Customer/Distributor Jepang sangat menarik. Saat barang datang di pelabuhan,
kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi produk kami tidak
perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal
kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan disana, jadi mereka
tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini,
biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lotlot order yang kecil, yang dalam prakteknya akan membuat aktivitas produksi
menjadi
lebih
sulit
dan
berpotensi
menaikkan
cost.
Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk
mengendalikan customer. Bermain di ceruk yang ketat, kita tidak boleh hanya
berbicara function, tapi aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai
tambah, dalam memenangkan persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang
familiar dengan proses Make To order (MTO), memiliki variasi item produk sangat
tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil, model order seperti ini biasanya
sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product. Entah ini kebetulan
atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses manufacturing
secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu
fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi
marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung
jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus
dilakukan secara manual atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya,
mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab PPIC. Terkadang, lemahnya
pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan hal ini menyebabkan
sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan
hubungan PPIC dengan bagian produksi ibarat Tom and Jerry. Meskipun tidak
menutup kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas
perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan
Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing
dipimpin oleh Level Manager. Dari contoh case yang pernah saya temui
dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional Manager dengan
leadership & knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over lapping
Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu
konsesi-konsesi atau kesepakatan negatif yang berpengaruh pada mundurnya
schedulle
delivery
dan
konsumsi
material
yang
relatif
tinggi.
PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang
berlaku. Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi
dasar diantaranya, memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal
skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi
lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah saya "Rule
Maker".
Design Planning dan Inventory Control
Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu
besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning
tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan
saja, tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki
Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini
masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses
produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan
ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan
material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh
penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang
saya masuk sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah tidak mungkin.
2

Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada
operator untuk melakukan rangkaian update.

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut saya sampaikan lingkup kerja PPIC :
Registrasi New Item dan Material
Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan
supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua
jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan
dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu
material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti
plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.
Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan
agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk
mempermudah input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode,
sehingga proses input menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu
iniput, proses scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat
human error sangat rendah.
Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan
berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus
diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per
unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )

Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan
3

Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In

Process (WIP), dan 3) Final Product.
Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu
diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order
customer , 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan
minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas
optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan
kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak menutup
kemungkinan adanya
emergency
order atau
order spesial sehingga
menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order
customer atau setelah arrange order ( master production schedulle/MPS )
Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke
station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses
memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya
produksi terbagi kedalam
beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang jadi terkadang tidak
bisa sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos
pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk
proses di divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order
customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity
yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC
bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini.
Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat
menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau progress
produksi di semua tahapan proses.
Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan,
karena posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang
baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus
secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final
product siap dikirim ke customer.

Logic Inventory
Planning dan Monitoring Proses Produksi
Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate,
antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC
harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke
Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan
sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya
lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu
atau berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada kepastian
kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah
gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita
menjadi material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting
menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari customer
satisfaction . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam dapur anda,
tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran
5

seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya

peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi
Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order
ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer
saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS).
Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan
Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih
bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 6 bulan. Data-data di MPS
sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk
mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan
material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi
sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho
koq bisa. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral.
Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan real time
langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik
saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana
melakukannya ?

1.

2.
3.
4.

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan
pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah
informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan
logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada
beberapa parameter yang harus terpenuhi :
Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item
produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur
seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah menulis detail teknisnya dalam
artikel di link ini :http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimanacara-menentukan-lead-time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda
miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat
teridentifikasi oleh sistem.
Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi
Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi
Informasi (data base )stock material
Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan
suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika
dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM),
memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi
aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order
(pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini
sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order , jika status
seluruh component material lokasinya sudah di factory.

Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi & Monitoring Order
Setelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem
menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component
material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat
kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri
dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent) memiliki kodekode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian
7

grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC
memahami total alur proses realisasi produk.
Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapantahapan proses mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order,
alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu
sekitar 2 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang
kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap
perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya
database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock
dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan
barang persediaan diseluruh tahapan.

1)

2)
3)
4)

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work
order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang teralokasi berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu
diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :
PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order
dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi
yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan
yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan selama
tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah
melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur ?
Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan
sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu
mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu
berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan
ketersediaan personel.
Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika
karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika
terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.
Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan
keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar
bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work
order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus
memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2)
Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal
mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain
terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi
Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu
telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan KANBAN
dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem
Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal,
product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer
untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet/Kartu kanban
terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200
pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi sendiri ( angka
dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan
produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan
kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar
manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.

Kartu Kanban
5)

Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work

station). Delay di satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station
didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah
untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan
solusinya.
6)
System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja /
Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga
menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall
management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

10

Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

Penutup
Sepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang
sangat unik.JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA,
Logistic, Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic
knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak
dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi relatif lebih mudah, orangorang yang berada dalam spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat
perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa
tinggi.
11

Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak
membantu jika orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan
model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari
awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan Produksi, Logistic,
Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang saya sebut terakhir
relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman yang sangat
tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini
merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya
asumsikan anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal
saat masuk dalam organisasi perusahaan yang baru lho ya. melihat situasi ini,
saya sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke perusahaan lain biasanya
berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat
kagum plus Salut bagi anda, yang berani keluar dan mencoba memasuki bidang
industri
yang
berbeda.

Berikut 3 Tips dasar bagi

PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses

dalam industri manufacture :

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory,
logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk
dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan
yang

melibatkan

beberapa bagian. Pemahaman

mutlak akan

prosedure

menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa
memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini
masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya
dengan skill & knowledge Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik,
jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi
dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di
posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan
Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

12

Saya sadar sepenuhnya artikel ini bukanlah sebuah manual book yang berisi
ratusan halaman tentang detail alur proses, prosedure, sistem informasi, dll. Sulit
bagi saya untuk mentransfer secara lengkap ke dalam format tulisan yang
singkat ini. Karena setiap manufacture memiliki modelproduction planning yang
(sedikit) berbeda, maka artikel dapat berperan sebagai kondsep dasar dan cara
berpikir. Tentunya masih banyak aspek yang bisa dikembangkan dalam
mensupport manufacture dalam memenuhi kepuasan pelanggan dari sisi
realisasi product.
Akhir kata, ditengah berbagai kekurangan, semoga artikel ini memberikan
manfaat bagi rekan-rekan dalam membangun sistem Production Planning dan
Inventory. Sehingga, untuk kedepannya, perusahaan anda memiliki grand desain
sistem production planning dan inventory yang terintegrasi dengan sistem IT
yang mudah dipahami, efektif, akurat, update dan mampu menyajikan informasi
secara real time.
Terima kasih.

CARA PALING EFEKTIF

MENINGKATKAN CAPASITAS
PRODUKSI

Saya akan menjelaskan dengan cara yang paling

sederhana, mari kita lihat persamaan dibawah.

Saya yakin anda sudah mengerti dengan faktor-faktor

produksi diatas, biasa kita dengar 5 faktor produksi.
Ada faktor Manusia, Material, metode Kerja, Machine,
dan Lingkungan.
13

Jika saya terjemahkan dalam persamaan Matematis.

Vp = f {Mn,Ml,Mt,Mc,E}
Peningkatan Capasitas Produksi sebagai variabel
terikat merupakan fungsi dari beberapa variabel
bebas seperti faktor Manusia, Material, Methode,
machine, dan Environmnet.
Ke-5 faktor ini tidak memiliki bobot atau prosentase
yang sama. Inilah yang akan saya share dengan
anda. Ada kalanya orang produksi terjebak dengan
faktor-faktor ini tanpa tahu mana yang sebenarnya
menjadi prioritas. Apapun level anda dalam strukur
organisasi produksi, Manager, Supervisor, atau Grup
Leader. Pastikan baca paparan dibawah ini.

FAKTOR-FAKTOR TIDAK PRIORITAS

1. ENVIRONTMENT
Dengan mengoptimalkan luas ruang, tata letak dan
alur gerakan material, sebenarnya faktor ini sudah
tidak bisa diupgrade lagi sampai ada investasi baru.
Jika anda yakin lay out mesin saat ini merupakan
model terbaik, dalam hal aliran bahan/material,
gerakan operator, dan aliran proses, lupakan faktor
ini.
2. MATERIAL
Faktor ini, memiliki kontribusi kegagalan proses yang
termat kecil dan jika ditemukan bukannya sudah jelas
dimana titik masalahnya, yaitu suplier. Jadi tidak perlu
dipikirkan
3. MAN / MANUSIA
Sebagai orang produksi, kita harus siap dengan
segala situasi di Indonesia. Penggunaan Tenaga kerja
Kontrak menyebabkan derasnya arus pergantian
personel. Hampir tidak kita tidak bisa lakukan
apapun sekarang. Artinya dengan orang barupun
14

operasional produksi harus tetap berjalan dengan

baik. Mind set ini akan memberikan ketahanan
terhadap kondisi perubahan tenaga kerja. Secara
alamiah seluruh leader di produksi jika memiliki mind
set yang sama akan mengkondisikan semua operasi,
mulai dari prosedure kerja, standard mutu, dll
menjadi mudah dimengerti dan dipahami oleh
operator baru.

FAKTOR-FAKTOR
PENGEMBANGAN

PRIORITAS

1. METHODE KERJA
Faktor ini penting untuk menutup kekurangan di
faktor Man/Manusia tadi. Kita tidak menjadikan faktor
Man sebagai prioritas perhatian dan pengembangan,
namun harus diimbangi dengan faktor Metode Kerja.
Metode Kerja merupakan Semua hal terkait dengan
prosedure, aturan, standard dll yang digunakan
sebagai acuan dalam operasional kerja.
Bagaimana caranya orang dengan status kontrak,
baru masuk bisa mengoperasikan mesin dengan
benar dan aman.
Perusahaan harus memiliki sistem untuk operator
baru. Misal sistem ini terdiri dari dari fase indoor
trainning dan semua modul dalam 2 hari, lalu praktik
langsung dalam pengawasan. Dimesin sudah
dilengkapi
panduan-panduan
visual
untuk
mempermudah dalam operasional dan pengecekan
quality.
Temukan cara paling mudah untuk memahami proses,
buat dokumentasi visualnya, lalu jadikan buku
panduan bagi mereka. Didalamnya sudah ada
mengenai standard safety, cara operasional mesin,
dan gambaran umum item. Pasti ini akan
mempercepat mereka dalam operasional mesin.
15

2. FAKTOR MESIN
Inilah faktor yang paling atas, dan mutlak anda
mengerti. Anda pernah dengar Hukum Pareto 80:20,
bunyinya seperti ini, 20% Action akan memberikan
80% hasil.
Inilah yang saya maksud, faktor inilah 20% anda.
Pertanyaannya Apakah leader produksi harus
mengerti mesin? Jawabannya, Ya!
Pemahaman mengenai permesinan dari pengalaman
saya, menjadi kompetensi Dasar bagi leader
produksi. Ibarat Pemancing syarat kompetensinya ya
bisa menggunakan Joran, atau Pembalap bisa
menyetir. Pemahaman akan mesin akan memberikan
sense, kekuatan dan visi dalam diri leader produksi.
Misal ada aliran proses seperti dibawah

16

Silahkan dilihat di Neck Diagram, Pada Titik C, capasitas

hanya 70 Pcs/Day. Artinya Jalur proses ini hanya
menghasilkan 70 pcs/Day, meski aktualnya ada mesin yang
memiliki capasitas 200 pcs/Day.
Biasanya Response normal produksi akan mengarah ke
faktor Man untuk meningkatkan titik ini. Dan hasilnya, tentu
tidak significan. Adapun kenaikannya karena anda melakukan
improve di faktor Methode Kerja.
Kerahkan fokus dan pengembangan pada mesin. Analisa
terlebih dahulu apakah capasitas kecil ini karena faktor Down
time yang tinggi, atau memang Cycle Time mesin yang
rendah.Tentunya kedua faktor ini memiliki treatment yang
berbeda.
Anda harus lebih dekat dengan orang-orang Teknik dan
Maintenance. Ini yang saya maksud, keterlibatan anda
sebagai leader kedalam aktivitas mereka akan memberikan
motivasi tersendiri bagi bagian Teknik. Posisikan mereka
pada garis paling depan dalam pasukan anda.
Perhatikan kemampuan bagian Teknik anda, apakah sudah
mencukupi untuk melakukan improvement. Jika anda rasa
17

belum, lakukan recruitment baru dengan spesifikasi

kompetensi yang lebih kuat, baik dari pendidikan maupun
ekperience. Jika Team Teknik anda sudah menguat, secara
continually, Peningkatan kapasitas Produksi akan terus
berlangsung.
Setelah Mesin C di Upgrade dan menghasilkan Capasitas
110 Pcs/Day, maka Neck process berpindah ke Mesin A,
begitu seterusnya. Hingga mesin berada di capasitas dan
utilisasi maksimum, saatnya untuk melakukan Investasi
pembelian mesin baru.

PPIC Yang Berhasil Dalam Konsep

Balance Score Card (BSC)

Apakah ukuran keberhasilan PPIC ? Jika perusahaan

anda menerapkan Performance Appraissal System,
seperti MBO, Balance Scorecard, Departementally KPI,
atau model- model yang lain. Key Performance
Indicator yang paling umum yaitu
Delivery
Performance atau saya lebih suka menyebutnya
dengan D-Ratio dan Lead Time (LT).
18

Sebagai ilustrasi saya ambil contoh strategic mapping

dalam Balance Score Card ( BSC ). Secara garis besar
saya akan memberikan ilustrasi singkat mengenai
makhluk yang satu ini. Untuk lebih detailnya anda
bisa temukan di toko buku terdekat.

Balance Score Card

Ide tentang BSC pertama kali dipublikasikan dalam
artikel Robert S. Kaplan dan David P.Norton di Harvard
Bussiness Review tahun 1992 dalam artikel yang
berjudul Balanced Scorecard-Measure that Drive
Performance . Dalam perkembangannya, BSC
kemudian dikembangkan untuk menghubungkan
tolok ukur bisnis dengan strategi perusahaan. Norton
dan Kaplan dalam artikel keduanya yang berjudul
Putting the Balanced Scorecard to work ( Sept-oct
1993
)
menunjukkan
bagaimana
perusahaan
menggunakan
BSC.
Pengukuran
yang
efektif
merupakan bagian yang integral dari proses
manajemen
Balanced Score Card merupakan suatu sistem
managemen, pengukuran, dan pengendalian yang
secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat
memberikan
pemahaman
pada
manajer
tentangperformance bisnis.
Pengukuran kinerja memandang unit bisnis dalam 4
perspektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan,
proses bisnis dalam perusahaan, serta proses
pembelajaran dan pertumbuhan. Melalui mekanisme
sebab akibat, perspektif keuangan menjadi tolok ukur
utama yang dijelaskan oleh tolok ukur operasional,
dapa tiga perspektif lainnya sebagai driver (lead
indicators).BSC dianalogikan sebagai dashboard
mobil
atau
cockpit
pesawat,
untuk
menggambarkan seorang pengemudi atau pilot perlu
19

data real time yang akurat, dan relevan dengan

tujuan.
Balance Score Card diterjemahkan kedalam KPI ( Key
Performance Indicator ) mulai dari level Corporate
hingga turun sampai level Departemen. Saya yakin,
jika disupport dengan Management by Objective
(MBO) dan diintegrasikan dengan sistem Rewards.
Hasilnya akan luar biasa.

PPIC dalam BALANCE SCORECARD

Kembali ke topik, bagaimana mengukur keberhasilan

fungsi PPIC. Saya lebih tertarik melihatnya melalui
Balance Scorecard atau KPI (Departemental). Dengan
tools ini aspek strategis dan posisi keterkaitan ( cause
& effect ) bisa dengan mudah dilihat dan dipahami.

General Strategic Mapping Operation KPI / Balance Scorecard

Strategic Mapping diatas merupakan dasar dalam

design KPI Departemental. Mapping diatas bukanlah
sesuatu yang baku, setiap perusahaan memiliki
Strategic Mapping Departemental yang mengikuti
20

level Corporate. Namun secara umum, kurang lebih

sebaran Strategi Mapping diatas sudah cukup
memberikan gambaran.
Penjelasannya sbb :
1. Kolom paling kiri menunjukkan 4 perspective dan baris
paling atas menunjukkan ekpectasi internal customer dari
PPIC ( dari marketing ) yang merupakan impack dari fungsi
produksi, Engineering, Logistic, dan QA. Gambaran ini
sifatnya sangat umum, tidak ada yang baku mengenai Key
Performance Indicator karena penentuannya diturunkan dari
Strategic Mapping Corporate (MP). MP Corporate sangat
dipengaruhi oleh Visi dan misi perusahaan.
2. Dari sisi PPIC, customer bagian ini adalah marketing.
Marketing mengharapkan Delivery performance (D-Ratio)
maksimal dan Lead Time Process ( LT ) minimal. Jika dua
aspek ini terpenuhi, akan memberikan impack pada finance
perspective, yaitu sales volume. Sales Performance hanya
satu level dibawah Revenue.
3. D-Ratio dan LT merupakan impack dari Planning Accuracy
dan Production Volume yang berada dalam wilayah Produksi.
4. Planning Accuracy merupakan impack dari 3 fungsi yang
berbeda yaitu Engineering yang memberikan kontribusi pada
Machine performance, Logistic dengan Delivery Material dan
Inventory level, dan QA dengan Product Quality Performance.
5. Action Strategis yang bisa dilakukan oleh PPIC yaitu
Material Forecast. Terlihat didalam tabel, aktivitas internal ini
tidak memberikan impack langsung pada Goal yang menjadi
ekspectasi (D-Ratio, LT), melainkan memberikan impack
pada Logistic performance.
Apakah artinya ? Fungsi PPIC memiliki Goal utama D-Ratio
dan LT performance. Tapi apa yang anda lakukan dari
perspective internal bussiness process yang dapat
memberikan impack langsung ? Dari sisi strategis Nothing
Tidak ada Bro. Yang banyak PPIC lakukan sebatas KPI
individual yang cenderung ke Jobdes atau Reporting. Seperti
aktivitas data entry, data support, dan penyusunan MPS.
21

Silahkan untuk diperdebatkan, penyusunan MPS bukanlah

aktivitas strategis, karena merupakan aktivitas rutin dan
memiliki SOP yang jelas.
Inilah letak permasalahannya, PPIC dituntut oleh Marketing
untuk memberikan Delivery performance dan Lead Time
process se-optimal mungkin. Tapi untuk mencapainya, anda
sangat tergantung oleh kinerja bagian lain. Karena alasan ini,
beberapa perusahaan meletakkan PPIC dibawah Struktur
Produksi, atau bersama dengan Produksi dan Engineering
dibawah payung Operational, atau beberapa variasi model
lain. Akan tetapi, apapun situasi dan alasannya, saya tidak
mendukung PPIC berada dibawah struktur produksi.
Pertanyaannya, Bagaimana menjalankan fungsi PPIC
dengan Success ?

Menjalankan fungsi PPIC dengan Success

Melihat peranan PPIC dalam tabel BSC diatas . Jika tidak
memiliki strategi yang tepat, saya jamin, PPIC tidak akan
memiliki bargaining yang kuat terhadap fungsi lainnya. Atau
dengan bahasa yang lebih mudah, Anda diperlukan saat
arrange order, Penyusunan MPS, menyusun MRP, melayani
permintaan Re-make & Re-Schedulling, dan aktivitas
( administratif ) terkait dengan Feeding Material/suplay dari
Material Warehouse ke production. Setelah itu, kontribusi
anda tidak terlihat lagi.
Apakah situasi ini normal? Jawaban saya TIDAK. Situasi
ini terjadi jika PPIC tidak memiliki perspective dan strategi
yang tidak tepat.
Berikut Tips agar PPIC memiliki bargainning yang kuat.
Sehingga memiliki power dalam melakukan follow up dan
tekanan pada bagian lain yang terkait dengan Goal
Departemen.
1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan
produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual,
22

tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan

sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang
melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan
prosedure menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.
2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika
anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari
flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang,
Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya
dengan skill & knowledge Supervisor dan Manager Produksi
bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .
3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah
perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu
dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi
yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu
ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Penutup
Jika anda sebagai bagian dari fungsi PPIC memiliki persepsi
hanya menjalankan tugas administratif, tolong segera di
improve. Jika ada option lain untuk melaukan perbaikan dan
anda anggap baik untuk kepentingan perusahaan, lets do it.
Lebih jauh saya ingin menyatakan, mari rasakan spirit
bagian produksi. Terlibatlah didalam, jika diperlukan berikan
waktu khusus untuk belajar dan ikut serta didalamnya.

Istilah-Istilah Dalam PPIC

( Production Planning Inventory
Control )
23

Proses Produksi : Metode dan Teknik yang digunakan

dalam mengolah bahan baku menjadi produk
Perencanaan Produksi : Tindakan antisipasi dimasa
mendatang sesuai dengan periode waktu yang direncanakan.
Aspek yang harus diperhatikan dalam perencanaan produksi
yaitu ; Berjangka waktu, berjenjang, terpadu, berkelanjutan,
terukur, realistis, akurat, dan menantang.
Pengendalian produksi : Tindakan yang menjamin bahwa
semua kegiatan yang dilaksanakan dalam perencanaan telah
dilakukan sesuai dengan target yang telah ditetapkan
Continous Process : Proses produksi secara terus menerus
untuk jenis produk yang sama dan tidak memerlukan waktu
set up yang lama. Contoh, industri pengolahan air minum
dalam kemasan
Intermittent Process : Proses yang terputus, karena
memproduksi produk-produk yang memiliki spesifikasi yang
berbeda-beda, sehingga memerlukan waktu set up yang
relatif lama.
Repetitif Process : Kombinasi antara proses continue dan
terputus, dalam operasinya menggunakan modul-modul.
24

Modul yaitu komponen-komponen yang telah dipersiapkan

sebelumnya, biasanya dihasilkan dari proses continue.
Product Layout : Lay out mesin produksi berdasarkan
produk, masing-masing unit output membutuhkan urutan
operasi yang sama dari awal hingga akhir. Contoh, Line
perakitan mobil
Process layout : Lay out mesin produksi dimana
pengelompokan mesin-mesin bedasarkan fungsinya. Contoh,
Industri spare part mobil
MTO : Make To Order
ETO : Engineering To Order
ATO : Assembly To Order
MTS : Make To Stock
Special Purpose Machine : Mesin yang bersifat khusus,
hanya bisa untuk memproduksi satu item produk
General Purpose Machine : Mesin yang bisa memproduksi
beberap jenis spesifiaksi Produk
Flow Shop : Proses konversi dimana unit-unit output secara
berturut-turut melalui urutan operasi yang sama pada mesinmesin khusus, dan ditempatkan disepanjang lintasan
produksi. Bentuk proses produksi flowshop biasanya bersifat
MTS
Job Shop : Proses konversi dimana unit-unit mengerjakan
spesifikasi item yang berbeda mengikuti urutan yang
berbeda pula melalui stasiun kerja yang dikelompokan
berdasar fungsinya. Ciri-ciri sistem produksi ini yaitu ;
Volume produksi sedikit, variasi produk tinggi, lead time
25

produksi relatif panjang, dan tidak ada lintasan khusus.

Proses produksi biasanya bersifat MTO.
Batch : Merupakan perkembangan dari bentuk Job Shop
dalam hal standarisasi produk. Sistem Batch memiliki
kemampuan memproduksi produk dengan variasi item relatif
tinggi, lead time pendek, dan satu lintasan dapat digunakan
untuk beberapa jenis item produk.
Proyek : Proses penciptaan satu jenis produk yang agak
rumit dengan suatu pendefinisian urutan tugas-tugas yang
teratur akan kebutuhan sumber daya dan dibatasi oleh waktu
penyelesaian.

WIP ( Work In Process ) : yaitu produk setengah jadi yang

terkontrol atau tidak tercontrol, yang timbul sebagai akibat
adanya ketidak seimbangan capasitas
Delivery : Kemampuan perusahaan dalam memenuhi
pesanan berdasarkan waktu pengiriman yang di sepakati
dengan customer
Delivery ratio : Ratio/perbandingan antara order yang On
shedule dengan Total order yang masuk dalam periode waktu
tertentu.
Lead Time : Waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi
dari awal hingga akhir dalam batas capasitas tertentu
26

Capasitas Produksi : Total Output produk yang dihasilkan

dalam periode waktu tertentu.
Cycle Time : Waktu yang diperlukan oleh mesin untuk
memproduksi satu unit produk.
Push System ( Tekan ) : Job-job yang diproduksi
dibebankan secara berturut turut mulai dari stasiun
produksi awal, kemudian dprsoes terus ( ditekan kedepan )
menuju stasiun produksi berikutnya, hingga stasiun produksi
akhir. Sistem produksi tradisional dianggap sebagai jenis
sistem Push.
Pull System ( Tarik ) : Produk akan diproduksi pada stasiunstasiun kerja hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi
permintaan dari stasiun berikutnya.
MPS ( Master Planning Schedule ) : yaitu Jadwak Induk
Produksi yang menunjukkan kebutuhan produksi mingguan
selama periode waktu antara 6 sampai 12 bulan. MPS
merupakan jadwal yang berisi informasi tentang kapan
produksi dimulai dan harus selesai.
ETD ( Estimate Time to Departure) : Perkiraan waktu
berangkat
ETA ( Estimate Time to Arrival ) : Perkiraan waktu
kedatangan
MRP ( Material Requirement Planning ) : Digunakan untuk
perencanaan dan pengendalian item barang (komponen)
yang tegantung pada item-item ditingkat / level yang lebih
tinggi. MRP akan menentukan kebutuhan dan jadwal untuk
pembuatan komponen-komponen atau pembelian
material/bahan baku untuk memenuhi kebutuhan yang telah
ditetapkan sebelumnya oleh MPS. MRP bersifat computer
oriented.
27

MRP

RCC ( Rought Cut Capacity ) : Analisis kemampuan dari

kapasitas pabrik pada titik-titik kritis dari proses produksi /
bottle neck berdasarkan MPS yang telah dibuat.
FAS ( Final Assembly Schedule ) : dibuat sebagai
pernyataan tentang produk-produk akhir yang akan dirakit
dari item-item MPS.
BOM ( Bill of Material ) : Rekening material mengenai data
struktur produk, berisi detail komponen-komponen sub
assembling ( code, jenis, jumlah dan spesifikasinya ).
On Hand Inventory : Tingkat persediaan yang sudah dimiliki.
Schedule Receipt : Jadwal Penerimaan material/bahan baku
CRP ( Capacity Requirement Planning) : yaitu proses
penentuan berapa jumlah mesin dan tenaga kerja yang
dibutuhkan untuk memenuhi target produksi pada tingkat
yang lebih detail, berdasarkan perencanaan di MPS
Line Balancing ( LB ) : Keseimbangan kapasitas produksi
antar stasiun kerja. Bila stasiun kerja memiliki capasitas
produksi lebih besar, maka akan memiliki waktu proses yang
lebih pendek. Jika tidak tercontrol akan menyebabkan waktu
menganggur/utilisasi mesin tidak maksimal dan terjadinya
WIP yang cukup tinggi.
28

Line Balancing

Line Produksi : Stasiun Kerja untuk memproduksi jenisjenis item produk tertentu.
Bottle Neck : Stasiun kerja atau mesin bagian dari lintasan
produksi yang memiliki capasitas produksi terkecil , sehingga
menyebabkan waktu proses yang paling panjang dibanding
stasiun kerja lainnya. Istilah lain yaitu titik kritis.
Work Station ( Stasiun Kerja ) : Grup-grup kerja bagian dari
keseluruhan operasi produksi yang memiliki fungsi yang
relatif sama, didalamnya memiliki aktivitas produksi yang
melibatkan material, mesin, alat-alat bantu, lingkungan fisik
kerja, dan operator.
Due Date : Batas waktu maksimal yang dapat diterima untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
Lateness : Penyimpangan antara waktu penyelesaian
dengan batas waktu
Tardiness : Ukuran untuk kelambatan positif, yaitu jika
pekerjaan diselesaikan lebih cepat dari batas waktu yang
ditetapkan
Completion Time : Rentang waktu antara saat pekerjaan
dimulai sampai dengan pekerjaan selesai.
29

Idle Time : Waktu tunggu proses/operasi berikutnya

Change Over : Penggantian Item produk yang sedang
diproduksi dengan item lainnya, bisa diikuti set up mesin
ataupun tidak.
Over Capacity : Kondisi dimana order yang harus
diselesaikan jumlahnya lebih besar dibanding capasitas yang
tersedia.
HPP ( Hasil Produksi Perorang ) : Biasanya juga disebut
dengan HPO ( Hasil Produksi Orang ), yaitu hasil pembagian
antara total produksi dibagi Jumlah orang dalam periode
tertentu (mingguan hingga bulanan). Jumlah orang didapat
dari pembagian antara total Jam kerja semua personel
( include over time ) dibagi hari kerja normal per orang dalam
periode tertentu ( misal : 40 Jam/week ).
Working Hours : Yaitu Jumlah jam kerja dalam rentang
periode produksi tertentu.
Delay : kondisi Keterlambatan penyelesaian order dari batas
waktu yang ditetapkan
Push Out : Order dalam jumlah tertentu yang schedule
produksinya didorong mundur ke periode setelahnya
Pull forward : Order dalam jumlah tertentu yang schedule
produksinya ditarik maju ke periode lebih awal
Carry Over : Order dalam jumlah tertentu yang schedule
produksinya terdorong mundur karena Delay.
On Hand order : Order yang harus dikerjakan dalam periode
tertentu

30

Remake : Pembuatan ulang order sesuai jumlah yang

diminta, umumnya terjadi karena kurangnya
material/komponen akibat problem produksi.
Rework : Pengerjaan ulang, biasanya untuk perbaikan minor
masalah quality. Proses ini tidak memerlukan tambahan
material, hanya tambahan alokasi working Hours untuk
pengerjaannya.
Fill rate : Ratio antara On Hand Order dengan Capasitas
yang tersedia dalam periode waktu tertentu (perbulan)
Start Date : Tanggal dimulainya proses produksi untuk order
item tertentu
Finish Date : Tanggal selesainya proses produksi untuk
order item tertentu
Loading : Pembebanan yang melibatkan penyesuaian
kebutuhan capasitas untuk order-order yang
diterima/diperkirakan dengan capasitas yang tersedia
Sequencing : Penugasan tentang order-order mana yang
diprioritaskan untuk diproses terlebih dahulu (pengurutan ) .
Dispatching : Prioritas kerja tentang job-job mana yang
diseleksi dan diprioritaskan untuk diproses
Up-dating : Merevisi prioritas-prioritas sebagai respon
terhadap kondisi oeprasi yang terjadi
Production Board : Papan Informasi yang secara visual
menampilkan hasil produksi aktual perhari/ update dan
akumulasinya, disertai dengan target produksi berdasarkan
MPS untuk setiap stasiun kerja. Informasi ini untuk monitoring
selisih antara aktual record dengan planning. Updating record
bisa didistribusikan lewat e-mail atau terintegrasi dalam
31

sistem IT, tapi menurut saya tampilan secara visual di board

memberikan efek psikologis yang lebih baik.
Loss Production : Selisih antara pemakaian material aktual
dengan yang direncanakan. Biasanya di tampilkan dalam
bentuk rasio ( % ), dengan formulasi : ((Pemakaian Aktual
Pemakaian Planning) : Pemakaian Planning ) x 100%
Peramalan : proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan
dimasa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran
kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam
memenuhi permintaan barang ataupun jasa.
Peramalan Jangka Panjang : Peramalan dengan periode 2
10 Tahun
Peramalan Jangka Menengah : Peramalan dengan periode
1 24 bulan
Peramalan Jangka Pendek : Peramalan dengan periode 1
5 minggu
Siklus Hidup Produk : Siklus hidup produk mengikuti pola
yang disebut kurva S. Kurva S menggambarkan besarnya
permintaan terhadap waktu, dimana siklus hidup suatu
produk akan dibagi menjadi fase pengenalan, fase
pertumbuhan, fase kematangan, dan akhirnya fase
penurunan.

32

Daur Hidup Produk

MAD ( Mean Absolute Deviation ) : rata-rata kesalahan

mutlak selama periode tertentu.
MSE ( Mean Square Error) : rata-rata kuadrat kesalahan
MFE ( Mean Forecast Error ) : Rata-rata kesalahan
Peramalan
MAPE ( Mean Absolute Percentage Error ) : Rata-rata
persentase kesalahan Absolut
Analisis Deret Waktu ( Time Series ): Analisa deret waktu
yang didasarkan pada asumsi bahwa deret waktu tersebut
terdiri dari komponen-komponen Trend (T), Siklus/Cycle
( C ), Pola Musiman/Season(S), dan Variasi acak/Random
(R).
Moving Average : Metode analisis permintaan yang
diperoleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan
beberapa data masa lalu yang terbaru. Tujuan utama dari
teknik ini untuk mengurangi atau menghilangkan variasi acak
permintaan dalam hubungannya dengan waktu.

33

Moving Average

Exponential Smoothing : Metode analisis permintaan

pengembangan dari Moving Average, kelemahan metode
Moving Average yaitu memerlukan data masa lalu cukup
banyak. Jika permintaan aktual data lama tidak tersedia,
maka dalam Exponential Smoothing dapat digantikan dengan
nilai pendekatan berupa nilai ramalan sebelumnya.
Individual Produk : Masing-masing jenis produk
Hiring Cost : Biaya penambahan tenaga kerja. Termasuk
didalamnya biaya iklan untuk recruitment, biaya untuk seleksi
dan Trainning.
Firing Cost : Biaya pemberhentian tenaga kerja.
Overtime Cost : Biaya yang dikeluarkan jika
memperkerjakan karyawan setelah jam kerja normal
Undertime Cost : Biaya yang ditimbulkan sebagai akibat dari
tidak optimalnya utilisasi, sehingga capasitas produksi
tampak lebih besar dari aktual.
Inventory Cost : Biaya yang timbul untuk mengantisipasi
jumlah persediaan. Terdiri dari ongkos tertahannya modal,
34

pajak, asuransi, kerusakan bahan, ongkos sewa gudang,

biaya overhead gudang.
Back Order Cost : Biaya yang timbul karena habisnya
persediaan saat dibutuhkan, sehingga harus segera
dilakukan pemesanan kembali ( jika customer besedia
menunggu ), dan lebih buruk jika customer malakukan
cancel order.
Purchasing Cost : Biaya pembelian, Biaya yang dikeluarkan
untuk membeli barang. Besarnya biaya pembelian
tergantung pada jumlah barang dan harga persatuan barang.
Procurement Cost : Biaya pengadaan, dibedakan menjadi 2
jenis, yaitu pengadaan dari luar (ordering cost) dan dari
internal ( set up cost )
Ordering Cost : Biaya Pemesanan, yaitu semua
pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari
luar, meliputi biaya untuk menentukan suplier, biaya
ekspedisi/transportasi, biaya penerimaan, dll.
Holding Cost : Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang timbul
akibat menyimpan barang. Meliputi Biaya tertahannya modal,
Biaya Gudang, Biaya kerusakan dan penyusutan, biaya
kadaluarsa,biaya asuransi, biaya administrasi dan
pemindahan.
EOQ (Economic Order Quantity) : Pemesanan
persediaan/bahan baku secara ekonomis, dengan
miminimalkan ordering cost dan holding cost

35

Economic Order Quantity

ELS ( Economic Lot Size ) : atau disebut juga EPQ

(Economic production Quantity ), yaitu model pengendalian
persediaan bahan baku berupa komponen tertentu yang
diproduksi secara massal dan dipakai sendiri sebagai sub
komponen. Laju pemakaian komponen diasumsikan lebih
rendah dari laju produksi komponen.
Reorder Point : Titik pemesanan kembali

Reorder Point

Safety Stock : Jumlah cadangan pengaman, istilah lainnya

yaitu buffer stock
FIFO ( First In First Out ) : Metode distribusi material dimana
material yang lebih awal masuk maka akan lebih awal keluar.
36

LIFO ( Last In First Out ) : Metode distribusi material dimana

material yang paling akhir masuk maka akan lebih awal
keluar.
First Come First Serve (FCFS), prioritas diberikan kepada
pesanan yang tiba lebih dulu di sumber.
Shortest Processing Time (SPT), prioritas diberikan kepada
pesanan dengan saat kirim yang lebih cepat.
Shortest
Total
Processing
Remaining (STPT), prioritas diberikan kepada
dengan sisa waktu proses yang lebih kecil.

Time
pesanan

SHOP FLOOR CONTROL ( SFC ), Pengendalian lantai

pabrik (production activity control/shop floor control)
merupakan bagian yang menjadi closed loop dari MRP yang
memberikan umpan balik informasi progress implementasi
dari rencana yang telah dibuat
Stuffing : Proses Loading Finish Good Product ke Container
untuk proses pengiriman ke Customer
Just in Time ( JIT ) : adalah suatu sistem produksi yang
dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan
mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan
menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat
dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu
menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai
kehendak konsumen tepat waktu. Untuk mencapai sasaran
dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak
jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat
dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan
maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian
akibat menimbun barang
37

Kanban : Berarti sinyal, yang merupakan sebuah

konsep berhubungan dengan Lean
manufaktur dan Just In Time (JIT). Menurut
pencetusnya, Taiichi Ohno, kanban merupakan salah
satu cara untuk mencapat JIT.Kanban bukanlah sistim
pengontrol persediaan, namun merupakan sistim
pengaturan yang membantu menentukan apa, kapan
dan berapa banyak sebuah produk harus dibuat.
Kartu Kanban : Merupakan komponen kunci dari
implementasi kanban yang digunakan sebagai sinyal
kebutuhan akan material di dalam sebuah fasilitas produksi,
atau memindahkan material dari penyuplai ke fasilitas
produksi.Dalam implementasinya tidak selalu
berbentuk kartu, melaiknan bisa
berbentuk wadah, lampu atau bahkan sinyal computer.

Kartu Kanban

The Toyota Way : 14 Prinsip yang berisi filosofi

manajemen yang digunakan oleh korporasi Toyota,
yang meliputi Toyota Production System. Ide-ide
utamanya adalah agar mendasarkan keputusan
manajemen pada "pemahaman filosofis atas tujuan
(perusahaan)", berpikir jangka panjang, memiliki
38

proses untuk memecahkan masalah, penambahan

nilai bagi organisasi dengan cara mengembangkan
orang-orangnya, dan menyadari bahwa memecahan
masalah secara terus-menurus mendorong proses
belajar organisasi.

Penjadwalan Shift Kerja

1. Pengertian shift kerja

Tayari and Smith (1997) menjelaskan tentang definisi shift
kerja sebagai periode waktu 24 jam yang satu atau
kelompok orang dijadwalkan atau diatur untuk bekerja di
tempat kerja[1]. Selanjutnya Oxord Advanced Learners
Dictionary (2005) mendefinisikan shift kerja sebagai suatu
periode waktu yang dikerjakan oleh sekompok pekerja yang
mulai bekerja ketika kelompok yang lain selesai[2].
39

Menurut Bhattacharya dan McGlothlin

(1996) definisi shift kerja yang mendasar adalah waktu dari
sehari seorang pekerja harus berada di tempat kerja. Dengan
definisi ini, semua pekerja yang dijadwalkan berada di tempat
kerja secara teratur, termasuk pekerja siang hari,
adalah pekerja shift[3]. Monk dan Folkard dalam Silaban
dalam Wijayanti (2005) mengkategorikan 3 jenis sistem shift
kerja, yaitu shift permanen, sistem rotasi cepat, dan sistem
rotasi shift lambat[4]

2. Dampak Kerja Shift Pada Kinerja Karyawan

Kabaj, 1978; Tilley et al., 1982; Schultz and Schultz, 1986,
dalam . Tayari and Smith (1997)[5] mengungkapkan bahwa
kerja shift dapat mempengaruhi kinerjakaryawan dalam
berbagai cara. Namun demikian pengaruh sekunder tidak
penting dibandingkan pengaruh lain dari kerja shift.
Pengaruh utama adalah psikologis, sosial dan pribadi.
Pengaruh dari kerja shift pada kinerja karyawan dapat
diringkas sebagai berikut.
1)

Secara umum, kinerja kerja shift dipengaruhi oleh

kombinasi dari faktor-faktor berikut:
a) Tipe pekerjaan. Pekerjaaan yang menuntut secara mental
(seperti inspeksi dan kontrol kualitas) memerlukan
kesabaran dan kehati-hatian. Pekerja shift mungkin akan
kekurangan dua hal tersebut.
b) Tipe sistem shift. Gangguan irama tubuh (circadian rhythms)
dapat menimbulkan kerugian terhadap kemampuan fisik
dan mental pekerja shift, khususnya ketika perubahan shift
kerja dan shift malam.
c) Tipe pekerja. Untuk contoh, pekerja yang telah berusia tua
memiliki kemampuan yang minimal untuk
untuk
menstabilkan irama tubuh ketika perubahan shift kerja.
2)
a)
b)

Kinerja shift malam yang rendah dapat dikaitkan dengan;

Ritme tubuh yang terganggu
Adaptasi yang lambat terhadap kerja shift malam
40

c)

Pekerja lebih produktif pada shift siang daripada shift

malam
d) Pekerja membuat sedikit kesalahan dan kecelakaan pada
shift siang daripada shift malam.
e) Kehati-hatian pekerja menurun selama kerja shift malam,
khususnya ketika pagi-pagi sekali. Hal ini mungkin penting
diperhatikan terutama untuk tugas-tugas yang memerlukan
pengawasan yang terus-menerus (seperti operator mesin)
f) Jika pekerja tidak mendapatkan tidur yang cukup untuk
shift kerja, kinerja
dapat dipengaruhi secara buruk
khususnya pekerjaan yang memerlukan tingkat kehatihatian yang tinggi.

3. Manajemen Kerja Shift

Menurut Tayari F and Smith J.L. (1997) ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan untuk manajemen kerja shift adalah
sebagai berikut.
a) Jika memungkinkan lamanya kerja shift malam dikurangi
tanpa mengurangi kompensasi dan benefit lainnya.
b) Jumlah karyawan shift malam yang diperlukan seharusnya
dikurangi untuk mengurangi jumlah hari kerja pekerja shift
malam.
c) Lamanya kerja shift tidak melebihi 8 jam.
d) Tiap shift siang atau malam seharusnya diikuti dengan
paling sedikit 24 jam libur dan tiap shift malam dengan paling
sedikit 2 hari libur, sehingga pekerja dapat mengatur
kebiasaaan tidur mereka.
e) Memungkinkan adanya interaksi sosial dengan teman kerja.
f) Menyediakan fasilitas kegiatan olah raga seperti permainan
bola baskket, khususnya untuk pekerja shift malam.
g) Musik yang tidak monoton selama bekerja shift malam
sangat berguna.

4. Regulasi
a) Pada sidang ke-77 di Jenewa tanggal 26 Juni 1990 dibahas
mengenai standar Internasional bagi pekerja malam. Standar
yang dimaksud adalah The Night Work Convention and
Recommendation. The Night Work Conventionmembahas
41

mengenai kesehatan dan keselamatan, transfer kerja siang

hari, perlindungan bagi kaum wanita, kompensasi dan
pelayanan sosial.Recommendation membahas mengenai
batas waktu kerja normal, waktu istirahat yang minimum
antar shift, transfer kerja siang pada situasi khusus,
kesempatan pelatihan
b) Menurut pasal 76 Undang-Undang No. 13 tahun 2003,
pekerja perempuan yang berumur kurang dari 18 (delapan
belas) tahun dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai
dengan pukul 07.00, yang artinya pekerja perempuan diatas
18 (delapan belas) tahun diperbolehkan bekerja shift malam
(23.00 sampai 07.00). Perusahaan juga dilarang
mempekerjakan pekerja perempuan hamil yang menurut
keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan
keselamatan kandungannya maupun dirinya apabila
bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00.
c)Perusahaan memiliki beberapa kewajiban yang harus
dipenuhi sesuai dengan Undang-Undang No.13/2003 yang
lebih lanjutnya diatur dalam Kep.224/Men/2003 tentang
Kewajiban
Pengusaha
yang
Mempekerjakan
Pekerja Perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan
07.00.
Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan
antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 wajib :
Memberikan makanan dan minuman bergizi
Makanan dan minuman yang bergizi harus sekurang-kurangnya
memenuhi 1.400 kalori, harus bervariasi, bersih dan diberikan
pada waktu istirahat antara jam kerja. Makanan dan minuman
tidak dapat diganti dengan uang.
Menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja
Pengusaha wajib menjaga keamanan dan kesusilaan
pekerja perempuan dengan menyediakan petugas keamanan
di tempat kerja dan menyediakan kamar mandi yang layak
dengan penerangan yang memadai serta terpisah antara
pekerja perempuan dan laki-laki. Pengusaha juga diharuskan
menyediakan antar jemput mulai dari tempat penjemputan ke
42

tempat kerja dan sebaliknya. Lokasi tempat penjemputan

harus mudah dijangkau dan aman bagi pekerja perempuan.
Pelaksanaan pemberian makanan dan minuman bergizi,
penjagaan kesusilaan, dan keamanan selama di
tempat kerja serta penyediaan angkutan antar jemput diatur
lebih lanjut dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan,
atau Perjanjian Kerja Bersama. Jadi ingat, sebelum
menandatangani Perjanjian Kerja, harap dibaca dahulu
dengan seksama apa yang tertulis di Perjanjian Kerja.
d) Waktu Kerja Normal menurut Keputusan Menteri Tenaga
kerja dan Transmigrasi, No. Kep. 102/MEN/VI/2004.
Untuk 6 hari kerja : Waktu Kerja 7 jam/hari (hari ke1-5), 5
jam/hari (hari ke-6) , 40 jam/minggu
Untuk 5 hari kerja : Waktu Kerja 8 jam/hari, 40 jam/minggu
Lebih dari waktu ini dihitung waktu kerja lembur
e) Dalam Pasal 77 UU No.13 2003 ayat (2), mengenai jam
kerja. Diatur juga mengenai pengecualian beberapa sektor
usaha tertentu mengikutinya, seperti : Pekerjaan Pengeboran
minyak lepas pantai, sopir angkutan jarak jauh, penerbangan
jarak jauh, pekerjaan dikapal laut, dan penebangan hutan.
Ketentuan ini dijelaskan dalam Peraturan Menteri, Per -15 /
Men / VII / 2005 mengenai waktu kerja dan istirahat pada
sektor usaha pertambangan umum pada daerah operasi
tertentu.
Terkait dengan jam kerja, dalam peraturan Menteri ini
disebutkan :
Pasal 2, ayat (1) huruf b : Periode kerja maksimal 10 (sepuluh)
minggu berturut-turut bekerja, dengan 2 (dua) minggu
berturut-turut istirahat dan setiap 2 (dua) minggu dalam
periode kerja diberikan 1 (satu) hari istirahat.
Ayat 2, Dalam hal perusahaan menerapkan periode kerja
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b maka waktu
kerja paling lama 12 (dua belas) jam sehari tidak termasuk
waktu istirahat selama 1 (satu) jam.
43

Tentunya Penjadwalan Jam kerja disektor tertentu ini memiliki

karakteristik tertentu dan berdasar hukum, sepanjang
penetapan dan pelaksanaannya mengikuti aturan yang
berlaku.

5. Simulasi Pengaturan Jadwal Kerja Shift

Pengaturan Jadwal kerja shift di Industri manufacture Indonesia
terdapat beberapa model yang disesuaikan dengan kondisi
perusahaan itu sendiri. Penjadwalan Kerja Shift yang biasa
digunakan antara lain :
1. Empat (4) Grup Tiga (3) Shift
Penjadwalan model ini digunakan untuk aktivitas manufacture
selama 24 jam sehari dan beroperasi penuh selama
sepanjang tahun, terhenti pada hari besar Idul fitri dan Tahun
Baru . Besarnya output produksi yang ditetapkan dan
aktivitas engineering yang menuntut aktivitas ini berlangsung
terus. Karyawan terbagi kedalam 4 Grup, Bekerja selama 5
hari kerja dengan working hours 7 + 1. Pergantian Shift dari 3
ke 1, karyawan mendapat libur 2 hari. Model ini
menyebabkan Hari Libur karyawan tidak menentu.
Berikut Contoh simulasi penjadwalan 4 Grup 3 Shift

44

Keterangan :
1. Shift 1 : Pk. 07.00 15.00 , Shift 2 : Pk.15.00 23.00
, Shift 3 : Pk. 23.00 07.00
2. Urutan Putaran shift Shift 3 -> Shift 2 -> Shift 1 ( 32-1 ) , Pergesaran Shift menuju dan setelah Shift 3
ada perlakuan khusus. Setelah Shift 3 karyawan
45

mendapat libur lebih banyak ( 2 hari ) sebelum

memasuki jadwal shift 1.
Dua hari sebelum libur sebelum shift 3, aktual libur
adalah 1 hari. Satu harinya lagi merupakan hari
pertengahan, tapi karyawan harus mulai masuk pada
malam harinya (Pk. 23.00)

2. Tiga (3) Grup Tiga (3) Shift

Penjadwalan shift model ini, memberikan peluang
istirahat / Libur secara Teratur. Karyawan bekerja dari
Senin Sabtu, minggu istirahat. Dibanding model 4
Grup, Total karyawan yang dibutuhkan pastinya lebih
sedikit, begitu pula untuk out put volume
Produksinya.
Jam kerja perhari 7 + 1 ( 7 jam kerja, 1 jam istirahat ),
kecuali hari sabtu 5 Jam kerja dengan Total jam kerja
40 jam Seminggu. Jam kerja ini fleksibel, jika
diperlukan pada hari terakhir bisa dibuat overtime
( otomatis ) selama 2 Jam.
Berikut contoh simulasi Penjadwalan 3 grup 3 Shift

46

Keterangan :
1. Jam Kerja Shift fleksibel, untuk Shift 1, bisa dimulai
di Pk. 06.00 atau 07.00, Shift berikutnya
menyesuaikan.
2. Putaran Shift Shift 3 -> Shift 2 -> Shift 1 (3-2-1).
3. Jadwal ini bisa diterapkan untuk putaran 2 Grup, 2
Shift
47

4. Berdasarkan Keputusan Menteri, Kep.102/MEN/2004,

Pasal 3 ayat 1, waktu Kerja lembur hanya dapat
dilakukan paling banyak 3 jam dalam 1 hari dan 14
jam dalam 1 minggu. Khusus shift 1 bisa
diberlakukan Long Shift ( Pk.07.00 19.00 ), dengan
istirahat, selama maksimal 15 Jam/orang perminggu.
3. Non Shift
Non Shift, pada umumnya diperuntukkan bagi
departemen yang memerlukan koordinasi internal dan
eksternal saat jam-jam kerja pagi siang. Jam Kerja
normal fleksible, Pk.08.00-16.00
Jadwal kerja Non Shift ada 2 model, 6 hari kerja
dan 5 hari kerja. Meski beda Lama jam kerja sehari
namun tetap total jam kerja seminggu 40 Jam.
4. Tiga (3) Grup Dua (2) Shift atau Long Shift
Model penjadwalan shift ini untuk mengadopsi
jam kerja bagian petugas keamanan (security ) atau
karyawan dengan terlebih dahulu ada kesepakatan
antara perwakilan pekerja dan
management.
Pengatuan jadwal kerjanya menggunakan formulasi 22-2. Yaitu dalam 1 minggu kerja terdiri dari 2 hari shift
1, 2 hari shift 2, dan 2 hari libur. seperti simulasi
dibawah.

48

Berikut contoh pegnaturan jam kerjanya :

Shift I
Senin Kamis : Jam 08.00 wib jam 20.00 wib
49

Sabtu - Minggu : Jam 08.00 wib jam 20.00 wib

Istirahat
: Jam 12.00 wib jam 13.00 wib
Break
: Jam 17.00 wib jam 17.05 wib
Jumat
Istirahat
Break

: Jam 08.00 wib jam 20.00 wib

: Jam 11.45 wib jam 13.15 wib
: Jam 17.30 wib _ jam 17.35 wib

Shift II
Senin Kamis : Jam 20.00 wib jam 08.00 wib
Sabtu - Minggu : Jam 20.00 wib jam 08.00 wib
Istirahat
: Jam 00.00 wib jam 01.00 wib
Break
: Jam 05.00 wib jam 05.05 wib
Perhitungan Jam kerja untuk long shift ini, ada beberapa
macam :
1) Jam kerja 7 jam + 1 jam istirahat + 4 jam over time.
Perhitungan jam overtime perharinya = 1,5 + (2 x 3 ) jam =
7,5 jam/hari ( lihat artikel perhitungan overtime )
2) Jam kerja 8 jam + 1 jam istirahat + 3 jam overtime
Perhitungan jam overtime per harinya = 1,5 + ( 2x2 )
jam
=
5,5
jam/hari

6. Penutup
Penentuan model penjadwalan kerja shift, perlu
dipertimbangankan tingkat fleksibilitasnya. Untuk
Bagian produksi, pembagian shift terkait erat dengan
menambah jam kerja mesin. Biasanya terjadi saat
Peak Seasion. Sedangkan untuk bagian Engineering,
Pada umumnya mengikuti jadwal produksi, kecuali di
bagian
utility
atau
mesin-mesin
yang
akan
membutuhkan waktu lama ( lebih dari 1 hari ) saat
running awal, biasanya di setting 4 Grup 3 Shift.
Semoga Bermanfaat & Terima Kasih
50

[1]Tayyari, F., and J.L., Smith, 1997, Occupational Ergonomics Principles and applications, T.J. Press
Ltd, Great Britain, hal. 350
[2]Oxford University Press, 2005, Oxford Advanced Learners Dictionary, United Kingdom, hal. 1400
[3] Bhattacharya A.,and J.D. Glothlin, 1996, Occupational Ergonomics Theory and applications,
Marcel Dekker, Inc. hal. 404
[4] Wijayanti, Sri Ramadhani. 2005. Shift Kerja dan Karakteristik Individu dengan
Kinerja Perawat di Ruang ICU Rumah Sakit Haji Medan Tahun 2004 [Skripsi].
Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Sumatera Utara.
[5] Tayyari, F., and J.L., Smith, 1997, Occupational Ergonomics Principles and applications, T.J.
Press Ltd, Great Britain, hal. 358-359

Posting by Dedy Londong di 2:44 PM

Dasar Implementasi Lean

Manufacturing

SEJARAH

LEAN

MANUFACTURING

Perusahaan-perusahaan AS selalu berusaha mencari berbagai strategi efisiensi

yang dapat menurunkan biaya, meningkatkan output, menjadi lebih kompetitif,
dan meningkatkan pangsa pasar. Orientasi proses dan produksi masal yang
berjaya sebelum masa PD II telah berubah menjadi orientasi hasil, fokus pada
output, dan sistem produksi.
Perusahaan-perusahaan Jepang setelah masa PDII berusaha membangun
kembali diri mereka. Masalah-masalah yang mereka hadapi sangat berbeda,
bahkan bertolak belakang dengan apa yang ada di Barat. Pada saat Barat
bergelimang dengan sumber-sumber daya, mereka mengalami kekurangan
sumber daya manusia, material, maupun finansial. Kondisi ini memaksa mereka
untuk mengembangkan praktek-praktek manufaktur baru yang rendah biaya.
Pimpinan-pimpinan perusahaan Jepang terdahulu seperti Eiji Toyoda, Taiichi
Ohno, dan Shingeo Shingo dari Toyota Motor Company, mengembangkan sebuah
sistem produksi yang disiplin dan berfokus pada proses yang sekarang dikenal
sebagai Toyota Production System atau Lean Production. Tujuan dari
sistem ini adalah untuk meminimumkan penggunaan sumber-sumber
51

daya

yang

tidak

memberi

nilai

tambah

pada

produk.

Konsep Lean Manufacturing dipopulerkan di Amerika oleh Massachusetts

Institute of Technology dalam studi mengenai pergerakan dari produksi masal
kearah produksi seperti yang dijabarkan dalam The Machine that Changed the
World (Womack, Jones & Roos, 1990). Disana dibahas mengenai perbedaan
besar antara kinerja perusahaan otomotif Amerika dan Jepang. Buku tersebut
juga membahas elemen-elemen penting yang menyebabkan lean production
bisa mewujudkan kinerja tinggi.
Istilah lean digunakan karena metode bisnis Jepang menggunakan lebih sedikit
usaha manusia, investasi, ruang produksi, material, dan waktu dalam semua
aspek operasional. Persaingan antara perusahaan-perusahaan otomotif Jepang
dan AS selama 25 tahun belakangan menyebabkan prinsip-prinsip lean diadopsi
keseluruh bisnis manufaktur AS.

APAKAH LEAN MANUFACTURING

Lean Manufacturing bisa didefinisikan sebagai:
Pendekatan
sistematis
untuk
mengidentifikasikan
dan
mengeliminasi pemborosan/wastemelalui perbaikan berkesinambungan dengan
aliran produk berdasarkan kehendak konsumen (pulll system) dalam mengejar
kesempurnaan. Pull System dikenal juga dengan Just In Time ( JIT ) atau
Produksi Tepat waktu.
Waste didefiniskan sebagai segala aktivitas pemakaian sumber daya (resources)
yang tidak memberikan nilai tambah (value added) pada produk. Pada dasarnya
semua waste yang terjadi berhubungan erat dengan dimensi waktu. JIT
mendefinisikan ada 8 jenis waste yang tidak memberikan nilai dalam proses
bisnis atau manufaktur, antara lain adalah sebagai berikut (Liker, 2006):
1.

Produksi berlebihan (overproduction)

memproduksi lebih banyak dari yang permintaan, atau memproduksi sebelum

diinginkan. Hal ini terlihat pada simpanan material. Ini adalah akibat dari
produksi berdasarkan permintaan spekulatif.
Produksi berlebihan juga berarti membuat lebih banyak dari yang dibutuhkan
oleh proses berikutnya, membuat sebelum diinginkan oleh proses berikutnya,
atau membuat lebih cepat dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya.
Penyebab over produksi : Logika just-in-case (untuk jaga-jaga), Penggunaan
otomatisasi yang salah, Proses setup yang lama, Penjadwalan yang salah,
Ketidakseimbangan beban kerja, Rekayasa berlebihan, Inspeksi berlebihan, dll.
2.

Menunggu (Waiting)
waktu menunggu dalam proses harus dihilangkan. Prinsipnya adalah
memaksimalkan penggunaan / efisiensi pekerja daripada memaksimalkan
penggunaan mesin-mesin.
Penyebab menunggu termasuk: Ketidakseimbangan beban kerja, Pemeliharaan
yang tidak terencana, Waktu setup yang lama, Penggunaan otomatisasi yang
salah, Masalah kualitas yang tidak selesai, Penjadwalan yang salah, dll.

3.

Transportasi (transportation)
tidak ada nilai tambah pada produk. Daripada memperbaiki transportasi, akan
lebih baik bila dikurangi atau dihilangkan. Beberapa penyebab transportasi
52

tinggi: Layout pabrik yang buruk, Pemahaman yang buruk terhadap aliran proses
produksi, Ukuran lot besar, lead time besar, dan area penyimpanan yang besar.
4.

Memproses secara keliru/berlebihan (Inefficient Process)

harus dihilangkan dengan cara bertanya mengapa sebuah proses diperlukan dan
mengapa sebuah produk diproduksi. Semua langkah proses yang tidak
diperlukan harus dihilangkan.
Beberapa penyebabnya: Perubahan produk tanpa perubahan proses, Logika justin-case, Keinginan konsumen yang sebenarnya tidak jelas, Proses berlebihan
untuk menutupi downtime, Kurang komunikasi.

5.

Work In Process (WIP)

material antar operasi yang timbul karena lot produksi yang besar atau prosesproses dengan waktu siklus yang panjang.
Penyebab inventory berlebihan: Melindungi perusahaan dari inefisiensi dan
masalah-masalah tak terduga, Kompleksitas produk, Penjadwalan yang salah,
Peramalan pasar yang buruk, Beban kerja tidak seimbang, Supplier yang tidak
bisa diandalkan, Kesalahan komunikasi,

6.

Gerakan yang tidak perlu (unnecessary motion)

Gerakan-gerakan tubuh yang tidak perlu, seperti mencari, meraih, memutar
akan membuat proses memakan waktu lebih lama. Daripada melakukan
otomatisasi terhadap gerakan sia-sia, operasionalnya sendiri yang seharusnya
diperbaiki.
Penyebabnya antara lain: efektifitas manusia/mesin yang buruk, metode kerja
yang tidak konsisten, layout fasilitas yang buruk, pemeliharaan dan organisasi
tempat kerja yang buruk, gerakan tambahan saat menunggu

7.

Produk cacat (defective product)

Memproduksi barang cacat, sehingga membutuhkan pengerjaan ulang atau
bahkan dibuang karena tidak bisa diperbaiki. Jelas ini merupakan pemborosan
pemakaian bahan, waktu, tenaga kerja, dan sumber daya yang lain. Aktivitas ini
merupakan kesia-siaan yang sempurna. Mencegah timbulnya cacat lebih baik
daripada mencari dan memperbaiki cacat. Penyebabnya antara lain: Kontrol
proses yang lemah, Kualitas buruk, Tingkat inventory tidak seimbang,
Perencanaan maintenance yang buruk, Kurangnya pendidikan / training /
instruksi kerja, Desain produk, Keinginan konsumen tidak dimengerti .
8. Kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan (Underutilizing People)
Kehilangan waktu, gagasan, keterampilan, peningkatan, dan kesempatan belajar
karena tidak melibatkan atau mendengarkan karyawan.
Penyebabnya antara lain: Budaya bisnis, politik, Perekrutan yang buruk, Rendah /
tidak adanya investasi untuk training, Strategi upah rendah, turnover tinggi

Sangat Menarik bukan ? saya tidak akan membahas Lean Manufacturing sebagai
konsep dan knowledge, saya pikir dengan browsing di Internet dan tinggal
masukkan key word diatas, anda bisa temukan puluhan artikel atau Jurnal yang
membahas tema ini. Saya akan Mengulasnya dari sisi lain yang berbeda.
Konsep Lean Manufacture bukanlah konsep yang baru, mulai tahun 80-an kita
sudah mengenalnya. Saya masih ingat tahun 90 an, perusahaan perusahaan
besar diTangerang memiliki komite GKM ( Gugus kendali Mutu ), 5S atau jauh
sebelumnya sudah menerapkan sebagian dari 7 Tools, seperti penggunaan
53

Check List untuk mengumpulkan masalah, Histogram untuk mengidentifikasi

masalah, dan Fish Bone diagram untuk menganalisa masalah. Apa yang kita
bicarakan sekarang, koq malah terdengar tidak up to date ya ????
Meskipun barang lama muka baru, kenyataannya konsep ini masih menarik
bukan ? Jelas disampaikan dalam alinea awal, kata kunci dari Lean
manufactring ; Mengurangi Waste, Efisiensi, dan Continual Improvement.
Indikator real yang paling mudah ya Profit. Jika perusahaan sudah terapkan
konsep ini begitu lama, dan selalu bermasalah dengan profit di laporan Rugi
laba akhir tahun. Saya sarankan anda evaluasi lagi implementasi lean
Manufacturing anda. Point ini yang akan saya bahas, Mengapa Lean
manufacturing tidak Efektif .

MENGAPA
IMPLEMENTASI
LEAN
MANUFACTURING
TIDAK
EFEKTIF
?
Ada beberapa Tools yang termasuk dalam Lingkup Lean manufacturing,
diantaranya ; Just In Time (JIT), pendapat yang menyatakan bahwa Just In Time
(JIT), 5S, Kaizen & QCC, Heijunka, Value Stream, Poka Yoke, TQM, SMED.
Sebagian besar pendapat menyebut konsep management manufacture ini
sebagai hal yang luar biasa. Apakah pendapat ini benar ? Ini fakta lho ya,
banyak konsultan yang bergerak dibidang manufacturing improvement
menggunakan konsep-konsep ini sebagai magnet atau daya tarik ,dan
terbuktinya laku bukan ? Artinya, banyak pelaku industri manufacture yang
ingin menikmati keberhasilan, kebesaran, dan keuntungan seperti TOYOTA Motor
Corporation, atau perusahaan Jepang lainnya dan berdaya upaya untuk
mencapainya dengan strategi efisiensi yang sejalan. Konsep
Lean
manufacturing sangat jelas, terukur, dan siapapun bisa menerapkannya. Artinya
konsep perbaikan ini tidak hanya menjadi monopoli Toyota Motor Corp., atau
perusahaan-perusahaan jepang lainnya, tapi semua industri manufacture bisa
menerapkan dengan kadar yang sama. Ini juga fakta !
Saya selalu menulis konsepkonsep.dan konsep apakah benarkah Lean
Manufacturing hanya sebagai konsep, yang dengan begitu mudahnya dipelajari ,
diterapkan, dan secepatnya dirasakan hasilnya ? Jawaban saya TIDAK .
Saya termasuk satu dari sekian banyak orang Indonesia yang beruntung
berkesempatan mempelajari langsung manufacture Jepang di negara asalnya.
Tidak hanya pelajari hal-hal teknis, tetapi motif dan spirit mereka sebagai
pekerja tidak lepas dari perhatian. Yang saya tahu, konsep lean manufacture
ternyata bukan hanya monopoli Toyota. Prinsip dasar manufacture dalam Lean
Manufactture merupakan sesuatu hal yang sangat biasa dan normal dalam
rutinitas pekerjaan sehari-hari.
Hal-hal yang membuat kita terpesona adalah sesuatu yang biasa buat mereka.
Rata-rata pekerja disana tidak bisa bahasa inggris, dan sangat jarang yang
bertitel sarjana, karena bagi kebanyakan orang Jepang menempuh pendidikan di
university perlu biaya sangat tinggi. Tetapi apa disini kita pelajari dengan biaya
yang relatif tinggi ( rata-rata rate trainning sekitar 2 juta/orang ) plus dengan
terkantuk-kantuk menikmati sejuknya AC, mereka jalani dengan sangat
sangat alami, seperti aktivitas makan, minum, jalan, olah raga, dsb.

54

 Sangat Alami . Dua kata Ini yang bisa saya katakana untuk
menggambarkan situasinya. Ternyata penerapan konsep lean Manufacture ini
tidak berhubungan dengan pendidikan yang tinggi atau kecerdasan Intelektual.
Kembali ke Sub Judul Mengapa Implementasi Lean Manufacturing tidak
Efektif ?. Dua kata tadi menjadi jawabannya. Mereka lakukan ini dengan
adanya komitmen organisasi disertai Strategi Organisasi tepat. Kabar baiknya,
All of these can be created , semuanya itu bisa dibentuk, jadi bukan sesuatu
yang sifatnya Given atau takdir.
Inilah yang menjadi fondasi penerapan Lean Manufacturing, malah kalau saya
bilang, apapun konsep managemen produksi dan operasi bisa diterapkan dengan
mudah dan optimal jika perusahaan kita memiliki fondasi seperti ini.

BAGAIMANA MEMBENTUK FONDASI INI ?

Saya melihat ada 2 faktor dominan agar perusahaan memiliki fondasi yang kuat
untuk menopang penerapan strategi-strategi Produksi dan Operasi serta
berbagai macam standarisasi Proses, termasuk didalamnya Lean manufacturing.
1. Komitmen Organisasi
Adalah suatu ikatan psikologis karyawan pada organisasi yang ditandai dengan
adanya
:
1. Sebuah kepercayaan dan penerimaan terhadap tujuan-tujuan dan nilai-nilai
dari
organisasi.
2. Sebuah kemauan untuk menggunakan usaha yang sungguh-sungguh guna
kepentingan
organisasi.
3. Sebuah keinginan untuk memelihara keanggotaan dalam organisasi.
Artikel
lengkapnya
baca
link
berikut
:http://www.dedylondong.blogspot.com/2011/10/komitmenorganisasi.html
2. Strategi Organisasi
Strategi Organisasi disini berarti Struktur organisasi komplet dengan kesesuaian
kompetensi, lingkup wewenang dan tanggung jawab personel didalamnya.
Saya memiliki Struktur ideal yang dapat menggambarkannya. Seperti gambar
berikut :

Penjelasan :
1. Dalam Struktur Organisasi, Operation ( maintenance, production, PPIC,
55

Ware house, QC ) tidak berdiri sendiri, tapi didampingi oleh Bagian Data Analis &
Improvement dengan wewenang yang setara. Kedua struktur besar ini berada
dibawah Operation manager atau Factory manager.

2. Data Analys & Improvement memiliki hubungan 1000% supporting bagian

operation. Jadi jangan samakan hubungan mereka dengan Produksi PPIC yang
seperti anjing dan kucing, atau Produksi QC, yang benci tapi rindu. Ini murni
supporting dalam arti sebenarnya.

3. Struktur Operation sama persis seperti yang kita kenal sekarang, didalamnya
ada Produksi, Planning, Ware house, dan Maintenance.

4. Data Analys & Improvement berbeda dengan Research & Development

( R&D ), Dalam prakteknya R & D di Industri manufacturing Indonesia lebih
mengarah ke Product Development dan Memastikan Proses Produksi sesuai
dengan standardnya. Malah banyak perusahaan di Indonesia hidup tanpa divisi
ini, dan menggunakan QC untuk Develop produk dan control SOP.

5. Data Analys & Improvement berisi personel personel dengan memiliki

kualifikasi ; kecerdasan sangat tinggi, senang akan perubahan , Praktis, Statistic
Oriented, Analitical skill tinggi, systematis, cost oriented dan kemampuan
dalam rekayasa teknik ( engineering ) baik Mesin, Electric, dan Mekatronik
dengan qualifikasi expert. Dengan jumlah personel tidak terlalu banyak, sekitar
5-7 orang ( 1 admin 3 engineer or more , dan 1 supervisor ) saya piker cukup.
Scope kerja bagian ini, menganalisa problem problem critical di bagian
operation berdasarkan data data yang ada, dan memberikan solusi bisa
berupa perbaikan metode kerja / procedure kerja, modifikasi mesin, hingga
develop mesin, upgrade system informasi. Problem-problem Critical berasal
dari operation yang menginginkan efisiensi proses, upgrade capacity, safety
serta jaminan quality dan feed back dari marketing berupa eksternal ( Eksternal
Non Conformance Report ) atau Development produk.
Bagian ini menempatkan aspek pengendalian document kedalam prioritas
tertinggi. Karena seluruh output bagian ini harus base on data, no assumption
and feeling. Secara alami, bagian inilah yang akan memberikan control pada
semua dokumen data di operation, dan sebaliknya operation akan semaksimal
mungkin memberikan data yang valid, karena pada akhirnya, data-data ini
secara tidak langsung akan meningkatkan performance bagian operation itu
sendiri.
Dengan kata lain, saya sebut bagian ini sebagai Extra ordinary Division yang
bertugas menyelesaikan extra ordinary problem.
6. Bagian Operation memiliki spesifikasi yang lebih rendah, bedanya akan
tidak tepat menempatkan orang yang senang akan perubahan di bagian ini.
Operation lebih diutamakan personel-personel yang Teguh dalam menjalankan
procedure. Scope kerja bagian operation lebih cenderung ke penyusunan SOP
yang efektif, taat menjalankan SOP, dan Menganalisa problem operation
kategori normal .
Jika perusahaan ini menempatkan orang di tempat yang salah, pastinya orangorang ini tidak akan berkontribusi maksimal.
56

Jika dilihat dari spesifikasi personel di bagian Data Analys & improvement,
tampak orang-orang yang memiliki kualifikasi mirip dengan bagian Engineering /
maintenance. Itu benar, tapi sengan spesifikasi lebih tinggi hingga taraf
machine Design.
Beberapa Japan manufacture menggabungkan Produksi dan Maintenance dalam
satu bagian besar, Maintenance lebih mengarah pada Preventive Management.
Dan perlu diingat, sebagian besar indsutri manufacture di Indonesia mengadopsi
strategi
Low
cost.

Dalam Industri manufacture di Indonesia ada pemikiran yang menurut

saya tidak tepat. Yaitu mengenai menempatkan orang yang tepat ditempat
yang tepat. Seseorang yang sangat pintar dan terlalu kreatif tidak cocok
ditempatkan
dibagian
yang
tidak
memerlukan
kreativitas tinggi.
Bagian Produksi, PPIC, QC , Maintenance akan fatal menempatkan orang-orang
yang pintar dan senang akan perubahan . Perubahan-perubahan yang tidak
terarah dan terkendali dalam jangka menengah akan berakibat fatal,
diantaranya System menjadi tidak terkendali, dan Teknologi yang tidak standard.

7. Yang terakhir yaitu Manager.Seorang manager memberikan Direction

( Arah ) dan Melakukan Guidance (panduan ) untuk mencapainya. Saya
menyebutnya dengan memberikan visi dan menentukan arah tujuan.
Dari Aspek Cost, Sang manager harus memastikan keseimbangan antara
Operation Function dan Improvement. Dengan Lingkup kerja yang saya
sampaikan diatas, Perusahaan harus mengeluarkan mengeluarkan cost diatas
rata-rata, dan semuanya masuk dalam biaya tidak langsung.
Manager berperan untuk membuat keseimbangan operation cost. Dengan
adanya satu divisi khusus yang bertugas menyelesaikan masalah-masalah
critical / khusus / extra ordinary problem. Sang Manger harus mampu
mereduksi operation cost dengan men-develop procedure kerja yang paling
efektif, Menentukan alur proses yang paling tepat, Merancang Sistem Informasi ,
Melakukan rekayasa engineering untuk memperpendek waktu operasi dan
meningkatkan kapasitas produksi dan banyak lagi potensi perbaikan, yang
bermuara pada Reduce Cost saat kondisi produksi dalam beban normal, dan
Increase Sales plus reduce cost dengan upgrade capacity saat beban produksi
tinggi.
Secara Continous / berkesinambung, model organisasi ini mampu mendukung
kekuatan dan flexibilitas perusahaan dalam menarik pasar.
Saya ambil contoh, peningkatan jumlah variasi item produk dan order dalam
quantity kecil benar-benar memberikan tekanan pada proses, seperti ;
Penurunan capasitas produksi, semakin panjangnya lead time produksi,
ketidakstabilan konsumsi personel produksi , peningkatan inventory dan WIP,
Penurunan quality, tingkat stress karyawan tinggi dan masalah-masalah yang
bersifat domino lainnya.
Totally ini akan memberikan pengaruh yang significant terhadap peningkatan
Biaya pokok produksi dan penurunan sales ( tingkat penjualan ). Inilah yang saya
maksud dengan kekuatan dan flexibilitas process dalam manufacture. Dengan
kata lain Perusahaan akan memiliki fondasi yang kuat.Simple bukan.
Mengapa terkadang kenyataannya tidak Simple ? Berikut alasannya :
1. Perusahaan Merekrut atau menempatkan Manager yang tidak tepat
2. Manager merekrut atau menempatkan Supervisor yang tidak tepat.
3. Tidak adanya komitmen karyawan, dikarenakan adanya potensi atau konflik
57

perburuhan. Untuk case ini, lebih lengkapnya dapat dilihat di link

berikut :http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/solusi-konflik-buruh-danpengusaha.html
Sistem Penilaian berbasis Kinerja, sangat membantu dalam meningkatkan
Komitmen karyawan.

PENUTUP
Hal hal yang saya sampaikan diatas bukan berarti, mengecilkan peran serta
satu bagian tertentu dalam melakukan continous improvement. Tapi lebih pada
meningkatkan focus dengan memberikan batasan-batasan kerja dengan
terkendali. Sangat ironis jika kita menemui case berikut, seorang Manager
engineering yang sangat pintar berhasil menyelesaikan problem mesin
sampai ke tingkat rekayasa engineering. Tapi tidak peduli dengan data data
dan pelaksanaan preventive maintenance. Atau seorang Supervisor Produksi

salah-masalah
produksi dan memecahkannya, tapi tidak
memiliki keberanian dalam menegur karyawan
yang
melakukan
procedure
kerja
yang
keliru. Dan banyak contoh contoh lainnya
yang mengingatkan kalau kita itu manusia
yang
banyak
memiliki
kelebihan
dan
kekurangan.
yang

begitu

luar

biasa

dalam

menganalisa

ma

Penentuan Qualifikasi personel yang disesuaikan dengan strategi management

akan lebih efektif dalam menekan biaya dan kontribusi bagi perusahaan.

Menentukan Lead Time Proses

Produksi

58

PENDAHULUAN

Lead Time merupakan salah satu indicator terpenting

untuk mengukur Kinerja bagian Processing / Produksi,
disamping quality dan cost pastinya.
Lead Time adalah waktu yang diperlukan oleh bagian
processing/produksi untuk memproduksi item produk per
capacity yang sudah ditentukan.
Misal Lead Time produksi sosis A = 3.5 Day, ini bisa
diartikan waktu yang diperlukan untuk processing mulai dari
tahap awal sampai akhir ( sosis A ) memerlukan waktu 3.5
hari, dengan batasan produksi sebesar x unit capacity. Jika
anda sebagai sales di perusahaan sosis, akan sangat
membantu dalam memberikan kepastian waktu tunggu pada
customer. Apalagi produk perusahaan anda menjadi bahan
baku bagi produk customer anda. Seperti sosis menjadi
produk
untuk
Restoran.
Semakin kecil nilai lead time, berarti produk bisa diproduksi
dengan waktu lebih cepat, dan ini semakin bagus tentunya.
Lead Time menjadi indicator bagi :
1. Volume atau capasitas actual produksi untuk setiap Item
2. Ketepatan Waktu Proses
3. Performance Engineering
4. Kemampuan Control Proses
TEKNIS PERHITUNGAN LEAD TIME (LT) DALAM PROSES PRODUKSI

Sebelum kita membahas mengenai perhitungan Lead Time,

saya akan memberikan penjelasan mengenai system
59

production
line
itu
Saya membagi System Line menjadi 2 jenis :

sendiri.

1. Single product Line

Single product Line, merupakan Jalur produksi dimana
proses produksi mulai dari tahap awal sampai akhir, melalui
mesin mesin khusus. Dengan kata lain, mesin-mesin di
jalur produksi ini hanya memproduksi satu jenis produk. Jadi
model produksi ini dapat secara nyata dilihat.
Misal : Jalur perakitan pada pabrik mobil modern, Jalur
perakitan untuk Honda city, tidak akan sama dengan Honda
Jazz, karena mesin dan peralatan di masing-masng jalur
sudah tersetting khusus hanya untuk item tertentu.

Single Line

Multiple product Line

Multiple product line, merupakan jalur produksi dimana,
beberapa mesin memproses Item-item produk yang berbeda.
Beberapa jenis mesin, sudah didesign untuk mudah dan
tidak perlu waktu lama untuk disetting saat berganti Item
produk.
2.

60

Misalnya : Mesin untuk industry pengolahan makanan, ada

puluhan jenis Item sosis, tapi jalur produksinya ada yang
menggunakan proses mesin yang sama.
Jika dilihat dari skema dibawah, Product A dan B,
menggunakan 2 mesin yang sama, yaitu mesin 3 dan 5.
Semakin banyak Varian item produknya, maka semakin rumit
dan komplek perhitungan pembagian capasitas per Linenya,
biasanya untuk case seperti ini, system produksi sudah
menggunakan software.

Multiple Line

Pada dasarnya Sistem Line mengurai jalur proses produksi

kedalam setiap proses mesin, lalu memasukkan Item
dengan proses mesin yang sama kedalam satu line. Jalur
produksinya menganut single line, perhitungannya akan
lebih mudah dibanding multiple line. Saya akan menjelaskan
perhitungan untuk jenis multiple line, jika memahami ini,
saya yakin anda mudah dalam menghitung jenis single.

61

Contoh

Item A

diameter : 25 mm

Item B

diameter : 10 mm

Item C

diameter : 15 mm

Item D

diameter : 30 mm

Item E

diameter : 10 mm

Item F

diameter : 15 mm

Item G

diameter : 10 mm

Item H

diameter : 30 mm

Item I

diameter : 10 mm

Ada 8 Item diproduksi, tapi jika kita kelompokkan ada 4 jenis tahapan proses. Pada prinsipnya
yang menjadi perhitungan utama sistem Line yaitu proses mesin, proses manual tidak diperhitungkan
karena tergantung dari variable jumlah orang, dengan asumsi bisa ditambah sebanyak
mungkin dan dikurangi seminimal mungkin.
Sedang kapasitas mesin dan jam produksi mesin terbatas.
Berdasarkan data kita mengetahui kapasitas mesin per hari ( 7 jam ) sbb :

Machine Capacity
62

Note : Asumsinya Size item tidak berpengaruh pada kapasitas, aktualnya data perubahan
kapasitas untuk setiap perubahan spec yang dimasukkan ke data.
4 Tahapan ini menjadi Line,
Saya gunakan Notasi : 1, 2, 3, 4
Tahap 1, kita akan deteksi kapasitas per Line
Saya akan gabungkan data mesin kedalam Line Produksi

Line Capacity

Tahap 2, kita akan deteksi Lead Time per Line

63

Waktu proses / Lead Time per Line

Formula waktu proses : contoh Line 1, Mc. A = ( Bottle Neck Capa : Capa Mc ) x 7 Jam kerja
Jadi Line 1, Mc A, perlu waktu = ( 100 : 200 ) x 7 = 3.5 Jam
Berarti MC. A hanya perlu waktu 3.5 , untuk memenuhi kapa mesin C, dan masih ada sisa kapa
sebesar 3.5 jam yang idle, atau bisa digunakan oleh line yang lain.
Berarti masing-masing Item memiliki Lead Time 7 jam, artinya produksi memerlukan waktu 7 jam
sejak start proses pertama. Untuk kapasitas yang ditetapkan perhari Begitu juga dengan Item yang lain.

Capacity dan Lead Time Per Line

Jadi jika ada order, waktu untuk produksi mesin :

64

Item A, sebanyak 1000 Kg, Waktu produksi : 70 jam kerja ( (1000 : 100)x7 )
Item E sebanyak 300 Kg, Waktu produksi : 14 jam kerja ( (300 : 150)x7 )
Item G, sebanyak 210 Kg, Waktu produksi : 21 jam kerja ( (210 : 7 )x7 )
Item I, sebanyak 280 Kg, Waktu produksi : 28 jam kerja ( 280 : 70 )x7 )

Untuk jumlah item mencapai ratusan, tidak mungkin dihitung

secara manual, Sistem computer yang akan mengolah
datanya. Divisi yang paling strategis dalam tahap ini yaitu
PPIC, mereka akan arrange kapan Start Produksi dengan
memastikan terlebih dahulu kecukupan bahan baku.
Kunci utama dalam memperpendek lead time yaitu pada
capasitas produksi yang terus ditingkatkan, dengan cara :
1. Control Proses Produksi dengan lebih baik

2. Penambahan Mesin
3. Re-engineering, atau up grade teknologi permesinan
(

Artikel

terkait : http://www.dedylondong.blogspot.com/2009/12/increase

-productivity-do-it-now.html )
Lead time yang semakin pendek pasti menjadi salah satu
kekuatan manufacture dalam iklim persaingan yang semakin
kompetitif. Pada dasarnya, tidak ada customer yang mau
menunggu dalam waktu relative lama, saat membeli.
Tentunya artikel ini jauh dari detail. Tidak ada system
produksi yang baku. Masing-masing manufacturing memiliki
ke-khasan dalam system produksinya. Dengan melakukan
improvement secara berkelanjutan ( Continual Improvement )
akan muncul ide-ide untuk meningkatkankinerja produksi,
termasuk ide mengenai Lead Time ini.
65

Jadi Manager itu ( nggak ) Sulit

lho ...

Bagaimana cara menjadi Manager ? Jawabannya

sederhana .... yaitu " Mulailah berpikir sebagai seorang
Manager ". Tidak penting anda saat ini diposisi operator, grup
leader, supervisor . Mari kita lupakan sejenak aspek legalitas
struktural, anda tidak perlu SK untuk lakukan ini, atau jangan
dipikirin deh masalah teknis atau strategis. Mari kita buat
semudah mungkin. Konsepnya seperti ini.
Dengan kompentensi yang meliputi Skill, Knowledge, dan
Attitude yang memadai, seorang Manager melakukan fungsi
Planning,
Organizing,
Leading,
Controlling.
Saya
menyingkatnya sebagai POLC.
Kalau terlalu ribet, ada beberapa rumusan sederhana untuk
menjalankannya tanpa perlu kita sadari :
1. Jangan menjadi orang yang penuh perhitungan, besaran
gaji x setara dengan kinerja setingkat x, jika anda berpikiran
seperti ini, dan tercermin dalam tindakan. Saya jamin, atasan
anda dengan senang hati mencoret anda dalam daftar
promosi.
2. Jangan pernah merasa menjadi yang terpenting. Ingat, ada
11 Juta orang diluar sana yang dengan senang hati
menempati posisi anda sekarang.
3. Selalu minta tanggung jawab kerja yang lebih besar.
Dalam bahasa saya, memiliki fighting spirit dan Agresif.
Beberapa orang mengartikan sifat ini dengan " AMBISIUS ".
66

4. Kuasai hal teknis tidak perlu sampai ke detail, cukup di

tingkat knowledge, skill malah lebih baik.
Teruslah belajar untuk memperdalam tingkat pengusaan di
bidang anda. optimalkan Trainning, lanjutkan study formal,
belajar dari orang-orang yang "lebih tahu" .
5. Belajar untuk tidak mengutamakan hubungan pertemanan
dalam pekerjaan, jangan biasakan mengikuti acara-acara
yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
6. Camkan ini, anda harus memiliki semangat pengusaha.
berpikir dan bertindak layaknya pemilik usaha. Biarkan orang
lain melihat jelas posisi anda. Bahasa mudahnya, 100% anda
harus berpihak pada kebijakan perusahaan. meski dengan
resiko anda akan berada di kutub yang berlawanan dengan
sebagian besar orang. Tapi percaya atau tidak, resiko ini bisa
diminimalkan sampai " Zero Effect " jika anda menguasai skill
yang bernama " COMUNICATION ".
7. Jangan terjebak dengan politik dalam perusahaan. Ada
kubu si A atau si B, ikut sana atau ikut sini. Semuanya omong
kosong, dan anggap saja ini hanya permainan orang-orang
yang tidak kompeten. Percayalah, saya sudah membuktikan
konsep ini dan sampai detik ini terbukti berhasil. " POLITIK
TERBAIK ADALAH HASIL ".
Ke tujuh rumusan diatas sudah lebih dari cukup untuk
membuat anda sebagai " kandidat kuat Manager ", semuanya
hanya masalah waktu dan tempat yang tepat.

Motivasi Kerja

67

1. Pengertian
Motivasi adalah konsep yang menguraikan tentang kekuatan-kekuatan yang ada dalam
diri karyawan yang memulai dan dapat mengarahkan perilaku orang tersebut.[1]
Motivasi juga mempunyai arti yang sama dengan motif, yakni suatu daya pendorong
atau perangsang untuk melakukan sesuatu.[2] Dalam pengertian tersebut, motivasi dalam diri
seseorang dipandang sebagai suatu kekuatan tanpa memperhitungkan adanya kelemahan dan
faktor-faktor lain yang pasti ada dalam tiap individu.

Motivasi merupakan daya dorong bagi seseorang untuk memberikan kontribusi yang
sebagian besar mungkin demi keberhasilan organisasi mencapai tujuan.[3]
Terdapat dua sumber motivasi menurut Moekijat, yaitu motivasi intern dan motivasi
ekstern. Motivasi intern semua menyangkut motivasi dari dalam yaitu motif seseorang
berperilaku atas dorongan diri sendiri, yang mempertimbangkan kekuatan-kekuatan yang
terdapat dalam seorang individu dan kebutuhan serta keinginannya. Motivasi ekstern yaitu
motivasi dan dorongan yang bersumber dari luar, yaitu ; gaji, kondisi kerja dan kebijaksanaan
perusahaan, serta masalah-masalah pekerjaan, seperti penghargaan, promosi dan tanggung
jawab.[4]
Bahwa motivasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan dalam
pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada karyawan untuk bertindak dengan tujuan
agar karyawan tersebut lebih giat dan bersemangat dalam bekerja sehingga mencapai hasil
sebagaimana yang telah ditetapkan. Karenanya kearah tujuan-tujuan organisasi yang
dikoordinasikan oleh kemampuan. Upaya itu untuk memenuhi suatu kebutuhan individu.
Uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah suatu dorongan yang
dapat menggerakkan seseorang untuk melakukan kegiatan dan menimbulkan semangat dan
68

gairah kerja yan mengarah pada tercapainya suatu tujuan tertentu. Disamping itu, dengan
mengetahui makna dari motivasi, diharapkan dapat dicari metode atau cara memotivasi dari
luar. Ini merupakan hakekat tugas dan fungsi dari manajemen sumber daya manusia yaitu
bagaimana memotivasi para karyawan dalam rangka mempengaruhi dan mengarahkan
perilaku agar berperilaku sesuai dengan budaya organisasi yaitu produktif dan berkinerja
tinggi.

2.

Teori-teori Motivasi
Teori motivasi dikelompokkan atas dua teori besar, yaitu : (1) Teori Motivasi Proses
( Process Theory ), dan (2) Teori Motivasi kepuasan (Content Theory).[5]

2.1.Teori Motivasi Proses

Teori motivasi proses berusaha menjawab pertanyaan bagaimana menguatkan,
mengarahkan, memelihara dan menghentikan perilaku individu agar setiap individu bekerja
giat sesuait keinginan pimpinan.
Bila diperhatikan secara mendalam, teori ini merupakan proses sebab akibat.
Bagaimana seseorang bekerja serta hasil apa yang diperolehnya. Jika bekerja baik saat ini,
maka hasilnya akan diperoleh baik untuk hari esok. Jadi hasil yang dicapai tercermin dari
bagaimana proses kegiatan yang dilakukanseseorang. Hasil hari ini akan merupakan kegiatan
hari kemarin.
Proses motivasi berkaitan dengan usaha untuk menjabarkan dan menterjemahkan
motivasi kearah suatu perilaku tertentu yang diharapkan. Dalam kaitan dengan teori Motivasi
Proses dikenal ada tiga teori, yaitu ;
a.

Teori Harapan ( Expectancy Theory )

Dikemukakan oleh victor Vroom. Teori ini menyatakan bahwa apa yang memotivasi
seseorang untuk bekerja giat adalah tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang
diinginkan dan dibutuhkan dari hasil pekerjaan itu.
Berapa besar ia yakin perusahaan akan memberikan pemuasan bagi keinginannya
sebagai imbalan atas usaha yang dilakukannya itu. Bila keyakinan yang diharapkan cukup

69

besar untuk memperoleh kepuasannya, maka ia akan bekerja keras, begitu pun sebaliknya.
Teori ini didasarkan atas :
1. Harapan ( Expectancy )
Harapan adalah suatu kesempatan yang diberikan akan terjadi karena perilaku.
2. Nilai ( Valence )
Nilai adalah akibat dari perilaku tertentu yang mempunyai nilai martabat tertentu ( daya atau
nilai motivasi ) bagi setiap individu yang bersangkutan
3. Pertautan ( Instrumentality )
Pertautan adalah persepsi dari individu bahwa hasil tingkat pertama akan dihubungkan
dengan hasil tingkat kedua.
Dalam penerapannya makna teori tersebut adalah bahwa seorang karyawan akan
bersedia melakukan upaya yang lebih besar apabila diyakininya itu akan berakibat pada
penilaian kinerja yang baik, dan bahwa penilaian kinerja yang baik akan berakibat pada
imbalan yang lebih besar dari organisasi seperti bonus yang lebih besar, kenaikan gaji, serta
promosi dan kesemuanya itu memungkinkan yang bersangkutan untuk mencapai tujuantujuan pribadinya.
Jadi teori harapan memfokuskan analisisnya pada tiga jenis hubungan, yaitu ;
1. Hubungan upaya dengan kinerja dimana karyawan mempunyai persepsi, bahwa upaya yang
lebih besar berakibat pada kinerja yang makin memuaskan.
2. Hubungan kinerja denan imbalan. Hubungan ini menyangkut keyakinan seeorang bahwa
menampilkan kinerja pada tingkat tertentu akan berakibat pada hasil tertentu yang diinginkan.
3. Hubungan imbalan dengan tujuan pribadi. Yang memungkinkan disini adalah sejauh mana
imbalan yang diterima dari organisasi memuaskan tujuan dan kebutuhan pribadi dari
karyawan termasuk disini imbalan dalam bentuk immateriil seperti peningkatan jabatan dan
semacamnya seta seberapa besar daya tarik imbalan tersebut bagi yang bersangkutan.

b. Teori Penguatan ( Reinforcement Theory )

Teori ini didasarkan atas hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian
kompensasi.[6]
70

Ada empat metode pembentukan yang dapat digunakan untuk membentuk perilaku
karyawan, yaitu penguatan yang bersifat positif, negatif, penegakan hukuman, dan
pemadaman.[7]
1. Penguatan yang bersifat positif, yaitu teknik yang berakibat suatu nikmat sebagai respon atas
stimulan tertentu, sehingga timbul perilaku dalam bentuk keinginan untuk mengulangi
perbuatan serupa, misalnya pemberian pujian..
2. Penguatan yang bersifat negatif, yaitu teknik yang bersifat pada sesuatu yang tidak enak
sebagai respon atas stimulus tertentu, sehingga timbul keinginan untuk tidak mengulangi
perbuatan serupa, misalnya pemberian teguran.
3. Pengenaan hukuman adalah bentuk yang lebih berat dari penguatan negatif, misalnya seorang
karyawan dikenakan hukuman penundaan kenaikan gaji karena suatu pelanggaran yang
cukup berat.
4. Pemadaman, yaitu tindakan atasan untuk menghilangkan keinginan seorang bawahannya
berbuat sesuatu yang dipandanf sebagai perwujudan perilaku tertentu yang tidak diinginkan
oleh atasan yang bersangkutan.
Prinsip dari teori ini adalah bahwa manusia pada hakekatnya adalah malas, tidak mau
bertanggung jawab walaupun bisa ia lakukan, oleh karena itu maka karywan harus diawasi
terus dan memotivasi dengan cara memberi hadiah bilamana berbuat baik dan dihukum bila
berbuat sebaliknya.
c.

Teori Keadilan
Teori ini menyatakan bahwa suatu hal yang manusiawi apabila dalam kehidupannya
termasuk dalam pekerjaan, seseorang mengharapkan perlakuan yang adil akan tetapi wajar
dan normal pula jika seorang melihat keadilan dengan sisi yang subyektif.
Para karyawan biasanya melakukan perbandingan antara diri sendiri dan orang lain
didalam dan diluar organisasi. Kesemuanya itu mempunyai dampak terhadap perilaku
karyawan yang bersangkutan.
Dengan kata lain, berdasarkan teori ini apabila karyawan merasa diperlakukan tidak adil
maka sangatlah mungkin mereka tidak akan berusaha maksimal menampilkan kinerja

71

terbaiknya dan menurunkan mutu hasil pekerjaannya dan barangkali memutuskan berhenti
dari pekerjaan tersebut.
Teori motivasi proses menyimpulkan bahwa perilaku individu dapat diarahkan agar
dapat bekerja dengan giat sesuai keinginan pimpinan. Hasil yang dicapai tercermin dari
bagaimana proses kegiatan yang dilakukan seseorang. Hal ini sejalan dengan perilaku
manusia yang selalu memerlukan arahan dan bantuan dalam melakukan kegiatannya.

2.2.Teori Motivasi Kepuasan

Dalam teori ini mencoba menjawab pertanyaan kebutuhan apa yang memuaskan dan
mendorong semangat bekerja seseorang.
Hal yang memotivasi semangat kerja seseorang adalah untuk memenuhi kebutuhan
dan kepuasan materiil maupun non materiil dari apa yang diperoleh dari pekerjaannya.
Termasuk dalam teori motivasi kepuasan yaitu:
a. Maslows Need Hierarchy Theory
Menurut Maslow, manusia mempunyai sejumlah kebutuhan yang klasifikasinya pada lima
tingkatan atau hirarki, yaitu ;
1. Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan yang meliputi; rasa lapar, rasa haus, kebutuhan akan
perlindungan, kebutuhan seks dan kebutuhan fisiologis lainnya.
2. Kebutuhan akan rasa aman, yaitu kebutuhan yang meliputi kebutuhan akan keamanan dan
proteksi dari gangguan fisik dan emosi.
3. Kebutuhan sosial, yaitu kebutuhan yang meliputi; kasih sayang, rasa memiliki dan dimiliki,
penerimaan dan persahabatan.
4. Kebutuhan harga diri, yaitu kebutuhan yang meliputi ; harga diri internal seperti
menghormati diri sendiri, otonomi dan usaha mencapai hasil. Harga diri eksternal seperti
status, pengakuan dan perhatian.
5. Kebutuhan aktualisasi/perwujudan diri, yaitu kebutuhan yang digambarkan dengan dorongan
untuk menjadi apa yang diinginkan seseorang meliputi; pertumbuhan, pencapaian potensi
seseorang dan pemenuhan seseorang.
Teori Maslow beranggapan bahwa :
72

1. Orang akan memenuhi kebutuhan yang lebih pokok sebelum mengarahkan perilaku untuk
memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi.
2. Orang mempunyai keinginan untuk berkembang kearah yang lebih baik dan maju.

b. Herzbergs Two factors Motivation Theory

Menurut teori ini, motivasi yang ideal yang dapat merangsang usaha adalah peluang
untuk melaksanakan tugas yang lebih membutuhkan keahlian dan peluang untuk
mengembangkan kemampuan.
Disebut juga teory motivasi dua faktor atau teori motivasi kesehatan atau faktor
higienis. Berdasarkan penelitian Herzbeg terdapat tiga hal penting yang harus diperhatikan
dalam memotivasi bawahan, yaitu ;
1. Hal yang mendorong karyawan adalah pekerjaan yang menantang yang mencakup perasaan
untuk berprestasi, bertanggung jawab, kemajuan dapat menikmati pekerjaan itu sendiri dan
adanya pengkuan atas semua itu.
2. Hal yang mengecewakan karyawan adalah terutama faktor yang bersifar embel-embel saja
pada pekrjaan. Peraturan pekerjaan, penerangan, istirahat, sebutan jabatan, hak, gaji,
tunjangan dan lain sebagainya.
3. Karyawan kecewa jika peluang untuk berprestasi terbatas. Mereka akan menjadi sensitif pada
lingkungannya serta mulai mencari-cari kesalahan.
Herzberg menyatakan bahwa dalam orang melaksanakan pekerjaannya dipengaruhi
oleh dua faktor yang merupakan kebutuhan, yaitu ; Maintenance Faktors dan Motivation
Factors.
Manitenance Factors ada;ah faktor-faktor pemeliharaan yang berhubungan dengan
hakikat manusia yang ingin memperoleh ketentraman badaniah. Kebutuhan kesehatan ini
merupakan kebutuhan yang berlangsung terus menerus.
Faktor-faktor pemeliharaan ini meliputi hal-hal gaji, kondisi kerja fisik, kepastian
pekerjaan, supervisi yang menyenangkan, mobil dinas, rumah dinas dan tunjangan
tunjangan lainnya.

73

Motivation factors adalah faktor motivator yang menyangkut kebutuhan psikologi

seseorang, yaitu perasaan sempurna dalam melakukan pekerjaan.
Faktor motivasi ini berhubungan dengan penghargaan terhadap pribadi yang secara
langsung berkaitan denagn pekerjaan, misalnya kursi yang empuk, ruangan yang nyaman,
penempatan yang tepat.

c.

Aldefers Existaence, Relatedness and Growth ( ERG ) Theory

Menurut theory ini terdapat tiga kelompok kebutuhan yang utama, yaitu ;

1. Kebutuhan akan keberadaan ( Exitency Needs )

Existence Needs berhubungan dengan kebutuhan dasar yaitu kebutuhan dipuaskan oleh faktor
seperti ; makanan, udara. Upah, dan kondisi kerja. Kelompok eksistensi sebagai kebutuhan
berkaitan denan pemuasan, kebutuhan materi yang diperlukan dalam mempertahankan
eksistensi seseorang, yang kalau dikaitkan denan teori Maslow terlihat pada kebutuhan
fisiologis dan keamanan.
2. Kebutuhan akan Afiliasi 9 Relatedness Needs )
Relatedness Needs/kelompok hubungan yaitu kebutuhan yang dipuaskan oleh hubungan
sosial dan hubungan antar pribadi yang bermanfaat. Sebagai kebutuhan berkaitan dengan
pentingnya pemeliharaan hubungan interpersonal yang dalam teori Maslow tergambar pada
kebutuhan sosial dan harga diri.
3. Kebutuhan akan kemajuan ( Growth Needs )
Growth needs/Kelompok pertumbuhan yaitu kebutuhan dimana individu merasa puas dengan
membuat kontribusi yang kreatif dan produktif demi kemajuan organisasi serta turut serta
dalam pengambilan keputusan dan partisipasi aktif lainnya demi kemajuan organisasi.
Pertumbuhan merupakan kebutuhan untuk berkembang secara intelektual yang berarti identik
denan kebutuhan aktualisasi diri seperti yang ditekankan Maslow.

d. Mc. Clellands Achievement Motivation Theory

74

Teori ini disebut juga dengan teori motivasi prestasi yang dikemukakan oleh David
Mc. Clelland. Teori ini menggolongkan tiga jenis kebutuhan manusia yang dapat memoitvasi
gairah bekerja, yaitu ;

1. Kebutuhan akan prestasi ( Need of Achievement )

Kebutuhan akan prestasi merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat kerja
seseorang, karena itu kebutuhan akan berprestasi ini akan mendorong seseorang untuk
mengembangkan kreativitas dan mengarahkan semua kemampuan serta energi yang
dimilikinya demi mencapai prestasi yang optimal.
Karyawan akan antusias dan memiliki semangat kerja yang tinggi untuk berprestasi
lebih baik lagi asalkan kemungkinan untuk hal ini ada. Seseorang menyadari bahwa hanya
dengan mencapai prestasi yang tinggi akan memperoleh pendapatan yang besar. Dengan
pendapatan yang besar akhirnya ia dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhannya.

2. Kebutuhan akan Afiliasi ( need of Affiliation )

Kebutuhan akan afiliasi merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat kerja
seseorang. Karena kebutuhan akan afiliasi ini yang akan merangsang gairah kerja seorang
karyawan dan menyebabkan seseorang memiliki semangat kerja yang tinggi.
Setiap orang ingin mendapat perhatian untuk dipuaskan karena predikat manusia
sebagai makhluk sosial, keinginan desenangi, dicintai, kesediaan bekerja sama, iklim
besahabat dan saling mendukung dalam organisasi merupakan bentuk-bentuk pemuasan
kebutuhan

ini.

Melalui

kebutuhan

afiliasi

ini

seseorang

akan

termotivasi

dan

mengembangkan dirinya serta memanfaatkan semua energinya untuk denan senang hati
menyelesaikan tugas-tugasnya.

3. Kebutuhan akan kekuasaan ( Need of power )

Kebutuhan akan kekuasaan merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat
kerja seseorang, karena kebutuhan akan kekuasaan ini merangsang dan memotivasi gairah

75

kerja seseorang serta mengerahkan semua kemampuan demi mencapai kekuasaan atau
kedudukan yang terbaik dalam organisasi.
Ego manusia yang ingin lebih berkuasa dari manusia lainnya sehingga menimbulkan
persaingan. Persaingan yang ditumbuhkan secara sehat akan membuat pegawai termotivasi
untuk bekerja giat.
Oleh karena itu untuk mendapatkan kedudukan yang baik dalam organisasi, maka
seseorang akan berusahan dan termotivasi untuk menyenangi setiap pekerjaan yang diberikan
dan berupaya semaksimal mungkin untuk menyelesaikan pekerjaan itu dengan baik.
e.

Teori Motivasi Claude S George

Teori ini menyatakan bahwa seseorang mempunyai kebutuhan yang berhubungan
dengan tempat dan suasana di lingkungan dia bekerja, yaitu :

1. Upah yang layak

2. Kesempatan untuk maju
3. Pengakuan sebagai individu
4. Kemanan kerja
5. Tempat yang lebih baik
6. Penerimaan oleh kelompok
7. Perlakuan yang wajar
8. Pengakuan atas prestasi
Teori motivasi kepuasan menyimpulkan bahwa orang akan bersemangat dalam bekerja
karena adanya dorongan kebutuhan, baik materiil maupun immateriil.
Kebutuhan tersebut dapat diklasifikasikan dalam lima tingkatan, dimulai pada
kebutuhan yang paling dasar dan jika kebutuhan tersebut sudah terpenuhi maka akan beralih
ke tingkatan kebutuhan yang lebih tinggi.

3. Operasional dan Pengukuran Variabel

Variabel
Motivasi

Dimensi
Motif

Indikator
a.
76

Tanggung Jawab

b. Semangat Kerja
c.

Partisipasi aktif

d. Menyenangi Pekerjaan
Kerja unggul

e.

Sesuai Prosedure dan alur kerja

f.

Termotivasi untuk maju

KUISIONER
Motivasi Kerja
1

Saya bertanggung jawab terhadap tugas yang dibebankan

Saya mengelola dan mengatur pekerjaan agar dapat selesai tepat waktu

Saya berupaya untuk menyelesaikan tugas tanpa terjadi kesalahan

Saya berusaha teliti dalam bekerja

Saya dengan suka rela pulang terlambat jika pekerjaan belum selesai

Saya berusaha memenuhi target yang telah dibebankan pada saya

Saya bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diberikan

Saya tertarik untuk terlibat dalam pengambilan keputusan

Saya menyenangi pekerjaan yang diberikan atasan

10

Saya selalu datang ke kantor /tempat kerja dengan perasaan gembira

11

Saya selalu bekerja sesuai dengan prosedure kerja yang telah ditetapkan

12

Saya tertantang untuk meminta tanggung jawab dan wewenang lebih besar

13

Saya termotivasi untuk mendapat peningkatan jabatan

Skala Likert : 1) Sangat Tidak setuju, 2)Tidak Setuju, 3)

Netral, 4) Setuju, 5) Sangat Setuju
[1]
[2]

Gibson, Ivancevich dan Donnelly, 2004. Organisasi. PT. Erlangga, Jakarta, hlm.94
Moekijat, 2002. Dasar-Dasar Motivasi. Pioneer Jaya, Bandung, hlm.5

77

[3]

Siagian,P, 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Rineka Cipta, Jakarta, hlm.102

[4]

Moekijat, 2002. Dasar-dasar motivasi. Pioneer Jaya, Bandung, hlm.9,10

[5]

Hasibuan,SP, 2003. Organisasi dan Motivasi. Bumi Aksara, Jakarta, hlm. 103

[6]

Hasibuan,SP, 2003. Organisasi dan Motivasi. Bumi Aksara, Jakarta, hlm.121

[7]

Siagian P, Sondang, 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Rineka Cipta, Jakarta, hlm. 112

Posting by Dedy Londong di 8:06 AM

Yang Sebaiknya dilakukan Leader

Sampai detik ini saya tidak percaya Leader itu merupakan takdir atau faktor
Genetika yang diturunkan. Yang saya yakini, Leader yang baik harus dibentuk
dengan cara yang tepat. Hal-hal berikut sangat sering kita jumpai di buku-buku seri
kepemimpinan. Artikel ini hanya sebagai bahan untuk lebih meyakinkan bahwa
seorang leader harus dibentuk melalui proses belajar dan terapan. Berikut hanya
sebagian kecil dari hal- hal yang harus dilakukan seorang Leader.
Kita bahas satu persatu.
Visi : Rational Dream, Mimpi yang masih memiliki peluang untuk diwujudkan.
Misi : Konsekuensi logis dari adanya visi
Objective : Tujuan yang akan dicapai
Goal : Sasaran yang lebih konkret & spesifik ( quantitatif )
Strategi : Plan yang sifatnya global/umum untuk mencapai objective, berjangka
waktu menengah ( Triwulan, quartal )
Program Kerja : Plan action yang merupakan penjabaran dari strategi, spesifik, &
menggunakan ukuran quantitatif. Berjangka waktu lebih pendek ( mingguan, bulanan
)
Mekanisme Kontrol : Tool untuk menjamin orgnisasi menerapkan strategi yang
benar & menjalankan program kerja dengan benar.
Mekanisme kontrol ini harus memiliki 2 faktor utama, yaitu 1) Siapa yang
mengerjakan. 2) Siapa yang menilai hasil kerjanya.
Saya akan sharing dengan anda ... mudah-mudahan bermanfaat,
Saya menerapkannya Saat memegang posisi Section Chief Produksi ( LF ) Th.
2006-2008, di PT. YKK Zipper. Jika diurai satu persatu, kurang lebih sebagai
berikut :
78

Visi saya : Section LF harus menjadi yang terbaik diantaranya section lainnya.
Misi saya : Section LF harus memberikan kontribusi terbesar terhadap pencapaian
profit perusahaan
Objective yang saya tetapkan : Maksimalkan pencapaian Delivery, Tingkatkan
Quality produk, dan Optimalkan biaya produksi.
Goal : Mendistribusikan Goal ke seluruh personel sesuai tingkatan struktural .
Penetapan Target quantitatif mulai dari operator sampai saya sendiri, yang
mensupport objective yang telah ditetapkan ( Penetapan Goal ini lebih mudah
dilakukan di PT. YKK karena perusahaan telah menetapkan Mekanisme penilaian
berbasis kinerja atau MBO Management By objective ) Misal : Claim = 3
kali/setahun, Delivery = 95 % , Lead Time = 3 hari , Consume Spare part = .
Rp/1000 Pcs, Consume Listrik = Rp/1000 Pcs, Productivity = . Pcs/orang ,
DLL
Strategi saya : 1. Meningkatkan Knowledge & Skill seluruh karyawan sesuai beban
tanggung jawabnya masing-masing. 2) Meningkatkan Efisiensi Mesin & Jam kerja
operator. 3) Menetapkan Metode kerja yang mudah dipahami. 4) Meningkatkan
jaminan quality proses / mesin. 5) Tingkatkan komunikasi internal & eksternal
(Departemen / Section terkait) . 6) Continual Improvement. 7) Penghematan energi .
8) Pengendalian Tingkat Absensi. 9) Pengendalian Overtime. 10) Membangun rasa
percaya diri dengan Memberikan wewenang lebih besar dg batasan-batasan yang
jelas bagi para leader, misal Grup Leader memiliki wewenang menginstruksikan
Overtime dalam kondisi sangat mendesak . 11) Membuat lingkungan fisik kerja yang
nyaman 12) Membentuk Tim yang solid, DLL
Program kerja saya : 1) Memberikan Trainning & Pengajuan/permintaan Trainning
Eksternal. 2) Melakukan Briefing harian diawal Shift. 3) modifikasi mesin & spare
part 4) Preventive main unit mesin & Kontrol Sensor. DLL
Mekanisme Kontrol : 1) Evaluasi Rutin achievment target melalui Briefing harian,
Meeting Mingguan & Bulanan. 2) Penilaian kinerja perorangan secara objective,
setiap 6 bulan sebagai bentuk mekanisme Reward & Punishment. 3) Mewajibkan
Record Produksi harian Operator ditulis di papan informasi ( khusus ) , dengan
tujuan Leader atau siapapun , dapat bereaksi dengan cepat jika terjadi ketidak
sesuaian pencapaian output proses produksi. 4) mapping area lengkap dengan PICnya. DLL
Beberapa Pencapaian dari Tim kami
1.Base Achievment Th. 2007, memasuki Th. 2008 saya dipercaya untuk mengontrol
Line Produksi lainnya, sehingga Penamaan section juga berubah ( LF-Domestik ).
Dari Section terkecil ( jumlah personel 48 orang ) dan Item produk yang bukan
utama ( berkontribusi 20 % terhadap total produksi perusahaan ) menjadi section
terbesar ( 150 orang ) dengan item Produk utam ( berkontribusi 60 % terhadap total
produksi perusahaan ) . Kondisi ini telah meningkatkan kontribusi section terhadap
pencapaian omset & profit perusahaan.
2.Bulan April 2008, Section LF-Domestik memberikan kontribusi 60% dari total
Pencapaian record produksi ditingkat perusahaan, ini merupakan Record Produksi
tertinggi.
3.Th. 2008 Section LF-Domestik mencapai skor achievment tertinggi, yang
berpengaruh pada pencapaian bonus tingkat section ( yang juga menjadi yang
tertinggi di antara seluruh section ditingkat perusahaan ).
Sharing pengalaman dalam artikel ini sangat jauh dari arti menggurui ataupun
apapun yang sifatnya membanggakan diri sendiri, cerita ini sekedar memberikan
79

gambaran real bahwa keberhasilan pasti melalui proses yang controlable. kuncinya
pada " kemauan & kemampuan untuk melakukan perubahan " ..... Semoga
Sukses

Papan Informasi yang Berhasil

Dalam artikel berikut saya akan mengangkat topik mengenai salah satu bentuk
Visual Control dalam manufacture. Atau anda pernah mendengar mengenai Glass
Wall Management , definisi bebasnya kurang lebih sebagai berikut, Teknik
Pengendalian produksi yang mengutamakan transparansi data yang menunjukkan
level pencapaian target organisasi dalam periode tertentu.
Saya menyebutnya sebagai PAPAN INFORMASI atau Information Board .
Papan Informasi ini bisa berisi, antara lain ;
1. Record produksi mesin
2. Record produksi operator
3. History of Critical Spare Parts Replacement ( Data penggantian Spare part kritis)
4. History Preventive maintenance ( Inspection, Lubrication, Overhoul )
5. Quality Performance ( Claim, Product Reject )
6. Patroli Finding ( Patroly 5R, K3, ISO Sistem, dll )
7. Achievment of Delivery
8. Achievement of Lead Time
9. Informasi kecelakaan kerja
Tentunya masing-masing perusahaan memiliki objective yang berbeda-beda, saya
yakin masih banyak objective-objective selain sembilan hal yang saya sebut diatas.
Dengan adanya Papan Informasi ini, implementasi konsep PDCA sebagai budaya
kerja organisasi akan semakin optimal. Dengan syarat, Papan Informasi ini berhasil.
PAPAN INFORMASI YANG BERHASIL
Saya pernah menjumpai Papan Informasi di suatu lantai produksi disebuah
perusahaan, saya sebut saya Perusahaan A. Secara Artistik, Papan Informasi ini
didesain begitu baik. Objective beserta Achievment tergambar melalui grafik-grafik
dengan menggunakan kertas A3 full color. lokasinya dipinggir jalur jalan utama yang
80

biasa dilewati oleh tamu. Kebetulan data yang terpampang periodenya

monthly/bulanan.
Dari beberapa sumber ( Operator, Ka. Regu, Ka.Shift, Ka. Seksi ) menyatakan tidak
mendapat manfaat berarti, dari data data ini. Sebelum membahas erlalu jauh,
bukan seperti ini Papan Informasi yang saya maksud. Informasi informasi ini lebih
berupa gambaran ( deskriptif ) umum mengenai kinerja yang cenderung digunakan
untuk orang diluar organisasi.
Papan Informasi dikatakan berhasil jika datadata yang ada didalamnya benar
benar dibutuhkan oleh pelaksana ( Operator, Worker, Petugas Perbaikan ) dan
controler ( Supervisor, manager ) untuk mengukur kinerja baik secara individu
maupun sebagai tim kerja. Saya menggunakan kata dibutuhkan, yang berarti
kedudukan data data ini setara dengan mesin itu sendiri.
Sebagi orang manufacture, kita biasa mengenal 5 Faktor produksi, yaitu : manusia,
metode, mesin,material, lingkungan. Namun dari pengalaman, belum cukup jika
kontrol kita hanya didasarkan pada 5 faktor ini. Satu faktor lagi yang saya anggap
sangat penting, yaitu Faktor Informasi .
Begitu pentingnya peranan Papan Informasi sebagai bagian dari sistem inforamsi
perusahaan, sampai saya berfikir , diperlukan stategi dalam implementasinya.
Perhatikan gambar berikut.

Untuk memperbesar tingkat keberhasilannya, ada 3 Elemen dan 4 Aktivitas dalam

strategi implementasi Papan Informasi ini.
Pertama, 3 elemen dalam implementasi :
1. Pelaksana ( Operator, Worker, Petugas Perbaikan ) yang berperan sebagai
pemberi data ( input )
2. Papan Informasi / Board, yang formatnya didesain begitu rupa agar dapat
menggambarkan dengan jelas mengenai objective, dan pencapaian secara individu (
Record Produksi Mesin ) maupun secara Tim ( data Delivery, lead Time, Patroly
81

Finding, Info Kecelakaan kerja, Criticl Spare Part Replacement, dll ) .

3. Controler ( Supervisor, Chief ), yang menggunakan informasi-informasi ini sebagai
dasar untuk indikator, analisa peformance, dan evaluasi performance baik secara
individu maupun Tim. Beberapa perusahaan menggunakan achievement ini sebagai
dasar penilaian yang terkait dengan prestasi dan sistem penggajian. (Management
By Objective ).
Kedua, 4 aktivitas dalam implementasi :
1. INPUT, yaitu aktivitas suplay data dengan format / design yang telah ditentukan
2. MONITOR, yaitu aktivitas yang dilakukan oleh pelaksana ( operasional ) untuk
mengetahui sejauh mana pencapaian kerjanya, sesuai tingkatan periode
pengumpulan data, misal untuk monitoring record produksi ada yang berupa ,
pertama, Daily Record ( Sebenarnya masing-masing operator sudah mengetahui
berapa target dan pencapaian kerjanya, difase ini melihat papan lebih dimaksudkan
melihat pencapaian orang lain yang digunakan sebagai bahan perbandingan ),
kedua, Weekly Record ( Digunakan untuk melihat accumulasi pencapaian selama
seminggu, lalu merencanakan apa yang harus dilakukan minggu depan ), ketiga,
Monthly Record ( digunakan untuk melihat hasil akhir selama sebulan, biasanya
pencapaian perbulan inilah yang digunakan sebagai dasar penilaian dan evaluasi
oleh Controler )
3. APPRAISE, yaitu aktivitas yang dilakukan oleh controler/Chief ( Supervisor,
Manager ) untuk memperoleh informasi mengenai performace individu maupun tim.
Data-data yang diperoleh digunakan sebagai bahan evaluasi, atau dasar penilaian
kinerja yang berhubungan dengan penilaian prestasi dan sistem penggajian.
4. EVALUATE, yaitu aktivitas dua arah, antara pelaksana dan controller. Controller
melakukan evaluasi hasil kerja, sedangkan pelaksana memberikan feedback .
Evaluasi dan Feed back merupakan tahapan yang vital yang justru sering
terlewatkan. Terutama untuk merencanakan strategi kerja individu dan organisasi
diwaktu yang akan datang.
Jika keempat aktivitas ini dilaksanakan, saya sangat yakin keberadaan papan
informasi ini akan menjadi semacam kebutuhan, jika aktivitas input dilakukan sendiri
oleh bagian operasional / pelaksana. Sistem ini akan membentuk sebuah Close
Loop ( Siklus Tertutup), sebagaimana kita tahu, apapun sistemnya jika membentuk
sebuah close loop, akan variabel-variabel yang mempengaruhi lebih terbatas dan
terkendali, sehingga selama tidak ada faktor eksternal yang sifatnya ekstrem, sistem
akan berjalan dengan sendirinya.

a Guidance to Practice 5S

82

Introduction
Good 5S will improves quality, cost, safety, the customer experience, and morale. It
is easily applied to any business and any process, by anyone. There are many
reasons to begin your Lean journey with 5S:
It can be done today
Everyone can participate
Waste is made visible
Has a wide area of impact

1.
2.
3.
4.
5.

Improves set up times

Improves quality
Improves safety
Improves morale
Improves productivity

Before 5S Implementation

83

After 5S Implementation

S-1 (Seiri) Ringkas / Pemisahan

Seiri secara langsung berarti mengatur segala sesuatu dengan rapi.

Di tempat kerja banyak sekali benda yang seringkali dapat menyebabkan timibulnya
gangguan operasional dalam bekerja, antara lain tentang keluhan setiap orang yang
mengeluhkan sempitnya ruang kerja mereka karena terlalu banyak barang.
SEIRI berarti membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari barang sisa
sampah dan membuang barang yang tidak berguna
Menyimpan barang yang tidak berguna dapat menimbukan kerugian sebagai berikut:
Di tempat kerja yang sempit hal ini akan semakin menimbulkan kesan ruangan
terasa lebih sempit dan kurang nyaman.
Penggunaan area kerja menjadi tidak produktif.
Rak dan lemari penyimpanan, penggunaannya tidak efisien.
Semakin kesulitan untuk membedakan mana barang yang dibutuhkan di tempat
kerja dan mana yang tidak.
Menyimpan barang yang berlebihan bagaikan mempunyai banyak uang namun tidak
tersimpan di bank (kehilangan bunga bank).
Membiarkan kondisi barang yang berkarat, rusak atau kuno sama saja dengan
menghamburkan uang.
Mempunyai barang yang berlebihan dalam proses produksi dapat berdampak pada
berbagai faktor seperti turunnya mutu, kerusakan mesin, keterlambatan bahan baku
dan kerugian pada saat set-up mesin.
Mengalokasikan lebih banyak waktu dalam pemeriksaan inventaris akan
meningkatkan pengeluaran dan menyebabkan reaksi berantai atas kerugian di masa
depan.
Bagaimana mengetahui bahwa kita sebenarnya menyimpan barang yang tidak
84

diperlukan / atau pun kita menyimpan barang secara berlebihan?

Cobalah untuk memeriksa sekeliling Anda di tempat berikut ini dan Anda akan
menemukan barang yang melebihi kebutuhan.
Periksa Rak-rak
Periksa barang yang tidak dipakai dan tidak berguna
Cek barang lain selain barang yang sudah ditetapkan.
Rak paling atas dan bawah merupakan tempat utama menyimpan barang-barang
ini.
Periksa Lemari dinding perkakas/laci/kabinet
Cek semua perkakas seperti palu, pemotong dan lain-lain.
Cek alat pengukur seperti kompas, jangka geser (vernier) dan meteran penunjuk
(dial gauge).
Periksa barang pribadi yang biasanya tersimpan di sini, seperti majalah, komik
kartun dan lain-lain.
Periksa Lantai, Lorong, Sudut
Bagian paling ujung atau sudut lantai merupakan tempat yang perlu mendapat
perhatian.
Cek alat berat yang tidak dipakai dan tidak berguna, trolley/kereta dorong.
Umumnya di antara barang produksi ada tumpukan bahan baku atau sisa material
yang cenderung mengalami penurunan mutu.
Cek, di antara barang produksi yang tidak diketahui mutunya biasanya ditumpuk di
tempat tersembunyi. Misalnya yang tersimpan di bawah conveyor, di bawah jendela,
di bawah meja kerja dan di sekitar jalur jalan.
Periksa tempat pembuangan oli (oil bin), yaitu jenis pembuangan yang
dilarang untuk digunakan di pabrik.
Cek penyimpanan suku cadang dan bahan baku:
Periksa suku cadang dan bahan baku yang selama bertahun-tahun tidak pernah
dipindahkan dan berdebu, perlu diperhatikan.
Ada barang yang terjatuh dibelakang mesin atau menggelinding dibawahnya
Ada sejumlah suku cadang dan bahan tersisa yang tidak dipergunakan lagi
Bahan baku berserakan karena tidak menerapkan FIFO ( First In First Out )
Periksa di luar area kerja
Lihat sekeliling pagar dan bagian luar bangunan
Lihat pipa saluran limbah
Periksa Kantor (termasuk kantor yang terletak di dalam area kerja).
Cek rak, lemari dinding tempat dokumen dan lemari dinding tempat dokumen yang
tidak dipakai.
Cek produk sample atau produk demo.
Periksa Tiang penopang dan dibawah tangga
Berhubung remang-remang, Cenderung digunakan sebagai tempat menumpuk
barang & tidak dibersihkan
Gudang penyimpanan & Gudang barang
Tanpa ada yang memperhatikan, tempat ini cenderung seperti pasar loak
Tembok dan Papan Pengumuman
85

 Ada pengumuman yang telah lama dan tidak berlaku lagi

Ada jadwal yang telah lama dan menguning
Ada berbagai macam barang yang ditempelkan pada tembok / papan pengumuman

S-2 (Seiton) Rapi / Penataan

Menjaga kerapian barang bahkan pada saat tergesa-gesa sekali pun yang berarti
kita harus selalu meletakkan barang di tempatnya sehingga jika diperlukan
mendadak maka mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah untuk
digunakan.
Rapikan tempat kerja Anda (SEIRI). Semua barang yang tidak berguna atau tidak
sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya menyisakan barang yang benar-benar
bermanfaat di tempatnya. Walau pun telah merapikan tempat kerja masih saja
muncul masalah tentang menyimpan barang yang saat ini masih dipakai. Apakah
sistem penyimpanan sekarang cukup memadai dan apakah terjadi kecelakaan yang
menimbulkan kerusakan saat digunakan? Apakah kita harus menghabiskan waktu
untuk membereskan barang-barang ini?
SEITON berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan menekankan
pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas.
A Place for Everything & Everything in its Place
Mengapa kita harus menghabiskan waktu untuk MENCARI?
Kita mencari, jika banyak berserakan barang yang tidak berguna di sekeliling kita,
yang menyebabkan kita harus mencari barang yang sedang diperlukan.
Tidak adanya tempat penyimpanan yang memadai.
Tidak adanya label penunjuk
Salah simpan
Prosedur mengeliminir tindakan MENCARI ini dapat dibagi menjadi 5 (lima)
langkah sebagai berikut:
1. Buanglah segala sesuatu yang tidak berguna.
Ikuti fakta-fakta penting yang telah dijelaskan sebelumnya dalam topik SEIRI
2. Bersihkan rak-rak penyimpanan
Penggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang telah ditetapkan
dalam bagian SEIRI harus di-sub kelompok-kan kembali. Selain itu rak tambahan
dibuat seminim mungkin dengan memper-timbangkan adanya kebutuhan dan
pengaturan yang tepat.
3. Tentukan tempat penyimpanan.
Atur pertemuan untuk menentukan cara menyimpan yang mudah dan sederhana
dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:
86

Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna.

Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi antara bagian siku
dan bahu.
Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada tempat yang telah ditentukan
misalnya obeng harus disimpan bersama dengan obeng, kumpulkan pada saat
digunakan bagian-bagian yang diperlukan dari masing-masing tempat untuk
dipasangkan.
4. Buatlah tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan.
Mengapa kita perlu membuat tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan?

Bayangkan Anda mencari koin pada sebuah laci di tempat penyimpanan koin yang
tidak mempunyai nomor laci atau kamar pasien di rumah sakit besar yang tidak
mempunyai nomor kamar yang Anda harus mengunjungi seorang sahabat di rumah
sakit tersebut, dapat Anda bayangkan bagaimana jadinya.
Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori (secara teknis kedua
bagian ini penting). Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label
peralatan.
Tanda Lokasi
Nomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan tempat rak tersebut.
Ruang meeting, tempat parkir atau locker sebaiknya mempunyai nomor.
Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus mengetahui di mana tempat
penyimpanannya.
Cara penentuan nomor tanda lokasi.
Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit sehingga setiap orang
dapat mengingatnya dengan mudah. Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya
diberi nomor 1, 2, 3, dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus diberi label
dengan huruf A, B, C secara berurutan secara vertical.
Label Peralatan
Sebuah symbol yang menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak
di mana tempat rak itu berada.
Di rumah sakit nama pasien harus tertera di pintu kamar pasien tersebut; di tempat
parkir mobil yang disewa untuk jangka panjang nomor plat mobil atau nama pemilik
kendaraan harus tertera pada tempat pemilik tersebut memarkirkan mobilnya.
Mengapa kita membutuhkan label?
Para professional menyangsikan pendapat bahwa walau pun rak tidak diberi label
namun apa pun yang terdapat di sana dapat menetapkan seperti apa bentuknya
dan mengatakan apa isinya.
Peralatan yang telah dipakai harus dikembalikan ke tempat penyimpanannya secara
konsisten.
Jika rak tersebut belum diberi label, tidakkah Anda pasti mengomel karena ada
87

orang yang tidak menyimpannya di tempatnya kembali apa yang telah digunakan?

S-3 (Seiso) Resik / Pembersihan

1. Secara langsung kebersihan berarti menyapu dan

membersihkan dalam usaha merapikan tempat kerja.
2. Area kerja tanpa sampah atau kotoran dapat menciptakan kondisi kerja yang lebih
nyaman.
3. Menyeka dan mengelap adalah cara yang paling umum untuk memeriksa adanya
kelalaian bekerja. Mesin dalam kondisi kotor dapat menimbulkan masalah lebih
lanjut.
SEISO berarti menjaga tempat kerja dalam kondisi bersih dan rapi sepenuhnya
tanpa sisa kotoran dan sampah yang berserakan.
Membersihkan lantai (menyapu, menghilangkan dan membersihkan kotoran).
Mengelilingi area kerja dengan perasaan nyaman.
Kebersihan lantai merupakan langkah pertama dalam membentuk hubungan yang
baik dengan tempat kerja. Kondisi ini juga mempunyai efek yang besar sehingga
setiap orang mau berada dan siap bekerja di sana.
Kondisi yang bersih dapat mempengaruhi manusia secara psikologis dengan
membuat diri mereka merasa nyaman dan tidak merasa stress.
Menyadari pentingnya aspek kerapian, membersihkan lantai merupakan prioritas
berikutnya sesudah membuang semua barang yang tidak berguna atau yang tidak
diinginkan.
88

Langkah penting yang harus diikuti :

1. Bagi daerah menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung jawab untuk tiap
bagian
2. Tentukan apa yang dibersihkan, urutannya, dan kemudian kerjakan. Selain itu,
setiap orang harus memahami pentingnya pembersihan sehingga sumber
masalahnya dapat dianalisis. ( Check List kebesihan )
3. Persiapkan alat yang akan dipergunakan
4. Tentukan aturan yang harus ditaati supaya barang tampak seperti apa yang
dikehendaki.

S-4 (Seiketsu) Rawat / Pemantapan

Pemantapan/Standarisasi merupakan sebuah kegiatan di mana setiap orang harus

berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai melalui S1, S2 dan S3.
Pada waktu yang sama penerapan control visual (visual control photograph) sebagai
sarana perbaikan juga dianggap sebagai standarisasi karena dapat membantu
meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi bergerak ke arah
yang benar. Karena itu, S4 dapat dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu:
1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan S1, S2 dan S3.
2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan dengan tepat dan
memenuhi standar (control visual).
Standarisasi untuk mempertahankan 3 S yang pertama.
Langkah-langkah dalam standarisasi.
Dalam menetapkan standar, partisipasi seluruh kelompok kecil (small group) dalam
organisasi diperlukan. Standar akan ditetapkan oleh masing-masing kelompok kecil
sesudah menerapkan tiga S yang pertama atau mempunyai nilai lebih dari 80%.
Masing-masing kelompok kecil akan menetapkan standar masing-masing kelompok
89

yang akan dibahas dalam suatu diskusi. Peralatan, barang dan area dengan
karakteristik sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana selebihnya akan
tetap statusnya dalam setiap kelompok kecil. Demikian juga masing-masing
departemen harus menetapkan standar dan membahas perbaikan yang diperlukan
melalui proses yang sama dengan kelompok kecil tersebut. Hal ini guna menetapkan
standar ini, masing-masing kelompok kecil kemudian akan melakukan penyesuaian
atau perbaikan untuk memenuhi standar organisasi.
1. Set standar area
2. Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing small group dan
memperbaiki perbedaan untuk memenuhi standar departemen.
3. Mengumpulkan standar departemen untuk dikembangkan sebagai standar
bersama perusahaan.
4. Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru yang ditetapkan oleh
Administrator (standar perusahaan). Kemudian menerapkan standar tersebut dalam
kelompok.
Prinsip prinsip menetapkan standar.
1. Tetapkan standar pada area-area seperti lantai, tempat berjalan, dinding, langitlangit, pintu, jendela dan tirai.
2. Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang digunakan di lokasi
berbeda yang mungkin tidak dapat diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet,
bengkel kerja, tempat penyimpanan, mesin dan sebagainya.
Contoh 1 :
Peralatan yang memerlukan penetapan standar di dalam kantor:
1. Meja kerja.
2. Kursi
3. Lemari dinding dan tempat penyimpanan file
4. Papan tulis
5. Telepon
6. Mesin tik
7. Mesin fotokopi
8. Mesin fax
9. Rak-rak
10. Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan ceret.
11. Kipas angin
12. Pendingin udara (AC)
13. Gantungan kunci dan sebagainya.
Contoh 2:
Peralatan atau item yang memerlukan penetapan standar dalam sebuah area toilet.
1. Tempat cuci tangan.
2. Barang barang yang bersih
3. Kertas gulungan
4. Cermin
5. Pengering tangan/pengering angin.
6. Tempat sampah
7. Sabun dan sebagainya
Tabel pelaksanaan 5S
Masing-masing area kerja harus membuat satu table waktu 5S secara jelas yang
mencakup jadwal penilaian, jadwal pembersih dan waktu Big Cleaning Day.
Selain menetapkan tabel pelaksanaan 5S, banyak organisasi juga mengubah jumlah
90

jam dalam seminggu yang dihabiskan untuk mendorong keikutsertaan secara

teratur.
Jadwal Audit 5S / Patroli 5 S
Untuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap perbaikan yang dilakukan, audit
harus dilakukan setiap bulan dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut
secara tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima kecuali jika timbul
masalah yang amat penting. Hal ini guna mencegah Karyawan mengabaikan
pentingnya audit tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten.
Menetapkan standar control visual
Di antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai penerima sinyal
terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak. Jadi, berbagai metode komunikasi diuji
untuk memastikan metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar dapat
memahami pesan cepat dan akurat. Di pabrik manufaktur, kemampuan untuk
memahami dengan cepat cara pengoperasian mesin, dapat memastikan
berkurangnya kerusakan yang akan terjadi. Inilah alasan utama mengapa kontrol
visual dilakukan di pabrik manufaktur saat ini. Untuk gedung perkantoran kontrol
visual akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia untuk pencarian
peralatan / barang yang tersimpan di suatu tempat. Dengan menerapkan kontrol
visual seluruh organisasi akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan
dan melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien.
Jenis-jenis control visual
1. Label, baik simbol atau huruf, misalnya:
* Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan kontrol minyak pelumas.
* Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan yang rumit.
* Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan pemeriksaan peralatan dalam masa
penilaian.
* Tanda yang menunjukkan suhu mesin.
* Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggungjawab.
* Jenis tanda-tanda lainnya.
2. Batas control.
* Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran seperti kondisi normal/
abnormal dan kondisi yang sebenarnya.
* Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol tertentu yang mengacu pada
keadaan normal seperti Tanda Sesuai (Match Mark)
* Gunakan simbol seperti garis atau titik untuk mencari tempat penyimpanan.
3. Kepintaran visual
* Gunakan material yang transparan sehingga dapat melihat ke dalam mesin guna
dapat memahami cara mesin beroperasi dengan lebih baik.
* Buat indikator yang menunjukkan kondisi mesin.
* Buat sebuah peta yang menyatakan area yang bermasalah atau lokasi yang harus
diperlakukan secara hati-hati di pabrik.
* Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam menelusuri tingkat penyimpanan
peralatan.
Contoh:
Jenis kontrol visual yang berbeda:
1. Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan.
2. Tanda atau symbol yang mencegah kesalahan penggunaan mesin.
3. Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan.
4. Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian area
91

5. Indikasi kondisi atau keadaan yang tidak biasa.

6. Label-label pada mesin, peralatan dan lokasi.
7. Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart).
8. Tanda-tanda yang menunjukkan arah.

S-5 (Shitsuke) Rajin / Disiplin / Pembiasaan

Untuk melatih pekerja agar mengikuti kebiasaan kerja yang baik dan disiplin di
tempat kerja secara ketat. Oleh karena itu 5S bertujuan mengelola S4 sehingga
prosedur pelaksanaan dapat dilatih secara ketat. Segera sesudah tempat kerja
dapat menyerap kebiasaan kerja tersebut, maka tujuan 5S akan tercapai.
Agar 5S dapat memberikan hasil memuaskan, factor factor berikut di bawah ini
harus dapat terpenuhi:
1. Kemampuan membangun S4 (Penetapan standar) yaitu mampu untuk
memperoleh kerjasama sepenuhnya dalam menetapkan standar dasar. Jadi, dengan
menetapkan dasar yang kuat maka penerapan 5S akan dapat dilaksanakan dengan
cara yang paling efektif.
2. Membuat Lembaran Pemeriksaan 5S Bulanan yang diambil dari prosedur standar
yang telah ditetapkan dalam S4.
3. Melakukan revisi 5S secara ketat setiap bulan dengan merencanakan jadwal
tahunan berupa tanggal, waktu, area dan pemeriksa untuk melakukan penilaian
(audit). Jangan lakukan pembatalan atau penundaan dan kunjungan kecuali jika
kondisi yang amat tidak biasa terjadi.
4. Melakukan pertemuan bulanan small group, departemen dan organisasi.
Pertemuan ini akan memastikan kembali bahwa kegiatan tersebut berjalan lancar
karena masalah-masalah yang dapat diprediksi terbuka untuk dibahas yang
mencakup brainstorming kelompok dalam menangani masalah, sehingga
mengurangi hambatan komunikasi di antara anggota kelompok.
Sesudah menerapkan 5S selama 1.5 2 tahun, diperlukan pertimbangan untuk
mengurangi periode penilaian. Jika hasilnya menunjukkan berkurangnya kerusakan
dalam proses kerja maka system 5S telah terbentuk dalam organisasi tersebut.
Demikian juga penetapan standar baru untuk S4 harus dipertimbangkan sebagai
standar lebih baik dengan memberikan hasil yang lebih baik sehingga dapat
meningkatkan seluruh efektifitas.
Evaluasi.
Prosedur Evaluasi.
Proses evaluasi kegiatan 5S dibuat berdasarkan sistem pembuatan nilai yang
berhubungan dengan sasaran yang ditetapkan sebelumnya dengan bobot nilai yang
lebih tinggi kearah kegiatan yang penting. Namun demikian, jumlah penilai total
92

sebesar 100 poin atau satu nilai persentase. Proses evaluasi harus dilaksanakan
setiap bulan dengan menetapkan tanggal dan waktu pemeriksaan. Area yang akan
dievaluasi harus memberikan laporan tertulis atas kemajuan yang dicapai pada
pemeriksa setiap kali kunjungan dilakukan. Pemeriksa (auditor) akan mengisi
formulir penilaian 5S sesuai dengan laporan dan area actual yang diperiksa
kemudian membuat komentar dan saran perbaikan jika diperlukan. Selanjutnya nilai
yang telah dihitung dikirim ke koordinator 5S untuk dibandingkan hasil yang telah
dicapai di organisasi tersebut sebelum membuat kesimpulan akhir atas seluruh
kemajuan aktivitas.
Penilaian standar S1-S3 dibuat berdasarkan penilaian pemeriksa di mana masingmasing auditor akan menilai hasil dan menghitung rata-rata nilai akhir atau
melaksanakan pertemuan yang membahas masing-masing sudut pandang
pemeriksa sebelum menyimpulkan nilai untuk masing-masing area yang dinilai.
Penilaian standar S4-S5 dibuat 50% berdasarkan penilaian pemeriksa dan sisanya
menurut prosedur yang ditetapkan dalam S-4. Penilaian akan dilaksanakan pada
tiga tingkat jabatan yang berbeda yaitu dalam kelompok itu sendiri, kemudian tingkat
kepala departemen (middle management) dan tingkat direktur (top management).
Catatan: kelompok harus menilai kinerja mereka secara konsisten setiap bulan
bahkan sesudah melewati pemeriksaan terakhir oleh kepala departemen dan top
management guna memastikan kembali standar yang terbaik.

Supervisor Yang Berhasil

Tinggalkan dulu buku-buku panduan atau Modul Trainning anda mengenai

Supervisory Skill . Tidak bermaksud mengecilkan, kenyataannya sebagian besar
buku-buku ini terlalu bermain diatas, mengambang , tak ubahnya seperti modulmodul kuliah-an, yang masih jauh dari kondisi real dilapangan, terutama jika kita
bicara Industri Manufacture di Indonesia.
Sebagai praktisi, saya ingin membagi sesuatu yang mudah-mudahan dapat
bermanfat bagi perkembangan manufacture, terutama untuk level supervisi atau
penyelia.
Sebelumnya, mari kita lihat peranan supervisor dalam struktur organisasi
perusahaan manufacture pada umumnya .

93

Peran Supervisor sebagai buffer ( penyangga ) antara atasan ( Manager ) dan

bawahan ( worker ).
Artinya kita harus memuaskan atasan dan juga bawahan dalam konteks pekerjaan.
Dapat juga diartikan sebagai penyerap tekanan dari atas ( Shock absorber ) untuk
kemudian diturunkan dengan smooth ke bawah. Sehingga apapun kebijakan yang
diambil ditingkat atas, Supervisor mampu mengkomunikasikan ke bawahan,
sehingga latar belakang, tujuan, dan manfaat kebijakan dapat dilihat dengan sangat
jelas oleh pekerja ditingkat bawah.
Saya menganalogikan peran ini, seperti fungsi shock absorber di kendaraan, beban
dari atas seberapun besarnya akan diredam agar tidak menimbulkan beban kejut,
pada sistem roda penggerak. Begitupun sebaliknya jika kendaraan melewati jalan
bergelombang, Shock absorber akan meredam beban kejut tadi dan
mendistribusikannya dengan smooth keseluruh body kendaraan. Dengan kata lain,
ditekan dari atas dan didorong dari bawah.

SUPERVISOR SEBAGAI BUFFER

Agustus 1991, tejadi demonstrasi pekerja dalam skala besar di Tangerang, bahkan
yang terbesar pertama di Tangerang, sejak era order baru. 14 Ribu karyawan PT.
Gajah Tunggal turun kejalan, menuntut peningkatan upah. Beberapa bangunan
dirusak, belum termasuk kerugian perusahaan karena stop produksi.
Oktober 1998, saya bergabung sebagai karyawan di perusahaan ini, tepatnya di
bagian Engineering-Plant A ( Tire Division ). PT. Gajah Tunggal,tbk terdiri dari
beberapa Plant, yang produksinya terkait dengan rubber ( mulai dari Konvensional
tyre, Radial Tyre, Motor Cycle Tyre, Tube, dan Conveyor ). Plant A, merupakan salah
satu pabrik yang terlama di kawasan Industri Gajah tunggal. Masih berhubungan
dengan demo buruh 1991, saya bisa mendengar langsung dari para pelakunya.
Pada awal berdirinya pabrik Gajah Tunggal ditangerang, banyak karyawan yang
direkrut dari luar Tangerang. Tidak ada seleksi ketat yang terlalu mempertimbangkan
latar belakang pendidikan, skill, kompetensi, atau syarat-syarat lain seperti
94

sekarang. Perkembangan industri manufacture nasional yang sangat pesat

memasuki era 80 an, telah menyerap dengan membabi buta banyak tenaga kerja.
Petani, anak muda pengangguran, jawara jawara kampung, bahkan ada juga yang
berbakat kriminal bisa lolos tes masuk dengan mudah. Dari beberapa sumber yang
dapat dipercaya, ini salah satu faktor penyebab demonstrasi 1991, Beraneka
ragamnya latar belakang sosial, menjadikan pekerja-pekeja ini sulit untuk
dikendalikan tentunya disamping Permasalahan ekonomi yang dengan jelas menjadi
faktor utama. Tapi melihat begitu stabilnya tingkat kendali keamanan saat Order
Baru, kejadian ini tergolong luar biasa, perlu orang orang berani & nekad untuk
dapat melakukannya. Seperti saya sampaikan diawal, Sejak berdirinya, Gajah
tunggal telah memiliki potensi ini.
Memasuki Tahun 1999, terjadi krisis ekonomi yang berimbas negatif kebisnis.
Akhirnya perusahaan mengeluarkan kebijakan yang tidak biasa: diantaranya
mengenai kenaikan upah. Tingkat kenaikan upah ditahun ini, sangat tidak sesuai
dengan kondisi ekonomi, waktu itu saya juga merasakan ketidak sesuaian ini.
Beberapa Plant yang lain ( boleh dibilang saudara muda, karena berdiri setelah
Plant A ) merencanakan demonstrasi jika tuntutan kenaikan upah yang layak, tidak
disetujui perusahaan. Saya langsung teringat 1991 apakah kejadian ini akan
terulang ?
Tapi sesuatu yang luar biasa terjadi. Dimotori para supervisor-supervisor, karyawan
plant A memberikan opini kontra. Setengah tidak percaya, saya melihat orang-orang
yang dengan berani dan sukarela bersama-sama untuk mendukung kebijakan
perusahaan. Karena memiliki jumlah karyawan yang besar, dukungan ini sangat
signifikan untuk meredam gejolak yang saat itu berpotensi menjadi demo besar yang
destruktif.
Dalam hal mengendalikan massa, supervisor-supervisor inilah guru besar saya.
Plant A memiliki jenjang karir yang sangat sangat sangat sulit. Dengan latar
belakang sosial, budaya, dan potensi konflik, jika ingin meniti jenjang karir tidak
hanya skill dan knowledge lebih ( Point 1 ) , dia harus dihormati, disegani, dan diikuti
bawahan.Harus bisa menyenangkan atasan ( Point 2 ). Diluar itu harus sabar
menunggu, untuk bisa sabar, hilangkan pikiran untuk pindah kerja ( Point 3 ).
Supervisor-supervisor ini telah menjalankan peranannya sebagai buffer dengan
begitu baik. Setelah saya pelajari dan analisa, kondisi-kondisi seperti ini ternyata
bisa dipelajari, dan dibentuk, bukan faktor alam, bakat atau apapun yang sifatnya
given apalagi nasib.
Kecuali Point 3 , Saya akan membagi resepnya untuk anda :
RESEP PERTAMA
Miliki Skill dan Pengetahuan (knowledge ) diatas rata-rata, terutama di fungsi-fungsi
vital. Dengan bahasa lain, kalau organisasi diibaratkan mesin, tentukan apakah anda
akan menjadi motor atau bautnya. Contohnya sbb;
Irwan pintar Las/Welding, Yoli pintar drawing, Katman pintar electric, Erwin pintar
pemrograman PLC ( instrumentasi ), Andi cekatan saat mengerjakan hal-hal
mekanis, orang terkhir yaitu Joni bisa las, bisa drawing, mengerti electric dan logika
pemrograman ( bisa berarti skill masih rata-rata ) tapi Joni ini pintar menganalisa
permasalahan dan membreakdown problem ke masalah yang lebih spesifik, apakah
problem mekanis, electric atau instrumentasi. Dalam beberapa case dia terlihat
95

seperti mengkoordinasi bagian-bagian lain untuk menyelesaikan suatu problem.

Kuncinya, anda tidak perlu pintar disemua bidang. Tapi berusahalah untuk belajar
menguasainya. Setelah itu jadilah pintar atau bahkan sangat pintar di satu bidang
yang membuat anda lebih terlihat dibanding yang lainnya. Mencari bidang ini tidak
sulit, karena justru karena sulit, mayoritas orang tidak mau memasukinya. Karena
untuk menguasainya, orang diharuskan banyak belajar, selalu mencoba hal baru ,
berani mengambil resiko, dan lebih mengandalkan kekuatan pikiran/otak dari pada
fisik.
RESEP KEDUA
Miliki kebijaksanaan seorang Pemimpin.
Kadang saya berfikir, tugas utama supervisor itu sebenarnya bagaimana mencapai
tujuan organisasi dengan menjalankan sistem dan prosedur kerja secara benar,
dengan kata lain, supervisor harus bisa mengoptimalkan semua resources atau
sumber daya yang dimiliki, entah itu mesin maupun manusia. Untuk menggerakkan
resources ini, diperlukan pengatur, pengarah, dan pengendali agar segala
sesuatunya tetap berjalan diatas rel. bahkan meningkatkannya.
Jadi sebagai pemimpin, supervisor harus memiliki 2 hal penting diatas. Pertama
menjaga segala sesuatu berjalan dengan benar, Kedua meningkatkan performa
organisasi.
Untuk dapat memenuhi hal pertama, supervisor harus dapat mengendalikan
bawahan secara total ( Total Control ) meminimalkan resistensi dan penolakan ,
anda juga harus mendapat respek dan dukungan dari bawahan anda, tidak peduli
apakah langkah anda benar atau salah.
Untuk mendapatkannya, baca uraian berikut :
1. Jika ada ketidak sesuaian, jangan meluapkan emosi berlebihan dengan marah. Ini
menunjukkan kalau anda orang yang tidak bisa mengendalikan diri. Bisa dipastikan
mereka akan meragukan kemampuan anda untuk mengendalikan orang lain.
2. Jangan menjadikan bawahan anda sebagai kambing hitam, tanggung kesalahan
mereka sebagai kesalahan anda sebagai pempinan.
3. Jangan menjadikan atasan anda sebagai kambing hitam, misal jika ada kebijakankebijakan yang tidak menyenangkan karyawan. Pelajari dan temukan substansi
masalahnya, lalu pakailah kata kami saat sosialisasi kebawahan. Pastikan
mereka mengerti, memahami, jauh lebih baik jika mereka menyetujuinya. Jika tidak,
paling jauh efek negatifnya, anda akan menjadi sasaran kekesalan dan kemarahan.
Tapi lihat sisi positifnya, tindakan anda berarti memposisikan diri sebagai wakil
perusahaan. Jika anda bisa mengendalikan situasi, manager akan melihat anda
sebagai orang yang dapat diandalkan .
4. Kuasai bidang kerja anda agar tidak tampak bodoh didepan orang banyak.
Jangan jadikan anda titik lemah diorganisasi. Itu akan memalukan dimata bawahan.
5. Tingkatkan kemampuan komunikasi anda, manusia tidak hanya dianugerahi
telinga atau mata untuk mendengar dan membaca perintah. Mereka juga memiliki
hati yang akan menentukan apakah orang itu akan bekerja dibawah standar, ratarata, atau luar biasa. Setiap anda menyampaikan sesuatu, pastikan mereka
mengerti, memahami, dan setuju dengan yang anda inginkan.
6. Jangan takut untuk bersikap adil, bersikap adil memerlukan keberanian ekstra.
Ketakutan akan kemungkinan adanya pembalasan, melukai hubungan pertemanan
dan persaudaraan, tidak populer dibeberapa kelompok ( biasanya dilingkungan
pabrik, ada faksi atau kelompok-kelompok yang terbentuk berdasarkan kesamaan
asal daerah, ideologi, gaya kerja, bidang kerja, dan lain-lain, yang menurut saya, ini
konyol dan sangat tidak perlu ).
96

Jika sanksi ini diberikan berdasarkan pertimbangan objective, dan disampaikan

dengan jelas ( mengerti, memahami, dan menyetujui ) anda tidak perlu khawatir
kondisi tidak menyenangkan ini akan terjadi, sebaliknya bawahan anda akan sangat
menghormati anda .
( Pandailah menjaga jarak dengan bawahan anda. Ini pernah saya terapkan selama
bekerja di PT.YKK Zipper Indonesia. Saya sangat membatasi aktivitas-aktivitas non
perusahaan yang bersifat pertemanan , seperti mancing bersama, touring, dll. Ini
saya lakukan agar tidak terpengaruh dengan faktor subyektifitas, saat mengambil
keputusan apapun ).
7. Jika anda ingin melihat bawahan memberikan sesuatu yang lebih bagi
perusahaan, misal ; ide, jam kerja lebih dari normal, atau hal-hal lain, anda terlebih
dahulu harus menunjukkan pengorbanan, jangan perhitungan dengan jam kerja,
maksud saya jangan selalu mengajukan kompensasi jam lembur, jika bekerja lewat
jam kerja normal. Satu lagi, jangan menggambarkan diri anda sebagai orang yang
pelit dan sangat perhitungan dengan uang.
8. Jika anda memiliki kelebihan dalam hal skill atau pengetahuan, ajarkan pada
bawahan anda, dan pastikan mereka bisa memilikinya. Saya tidak tahu kenapa
meski sudah 7 tahun tidak bekerja di PT.Gajah Tunggal, saya sangat menghormati
orang orang yang telah ajarkan berbagai teknik kerja, metode analisa, teknologi
permesinan, dll . Jika saya masih beekrja diperusahaan ini, saya akan mendukung
mereka sepenuhnya. Nah jadikan semua orang pendukung anda.
RESEP KETIGA
Munculkan ide ide kreatif untuk meningkatkan performance organisasi. Ide ide ini
muncul jika anda memiliki visi dalam bekerja.
Visi yaitu apa yang ingin ada capai
Misi yaitu dengan cara apa anda mencapainya
Jika bisa mengkomunikasikan ide ini dengan baik pada atasan atasan anda,
berarti sama dengan anda telah membuat satu pijakan anak tangga untuk atasan
anda supaya bisa naik lebih tinggi. Jika ide-ide ini bermunculan terus, anda akan
memposisikan sebagai orang yang inovativ yang sangat menyenangkan bagi
siapapun yang menjadi atasan anda. Saat ini mungkin manager yang menjadi
atasan anda, tidak menutup kemungkinan anda akan berada langsung dibawah Top
Management, jika sampai diposisi ini, tinggal menunggu waktu saja memasuki
jajaran Top Management. Tapi harus diingat semua ini harus dimulai dari
sekarang.
Resep Pertama dan Kedua merupakan cara bagaimana menjadi seorang Supervisor
yang baik. Resep ketiga merupakan cara bagaimana memperbaiki karir seorang
Supervisor.
Jika anda memandang bekerja dipabrik suatu profesi, kerjakanlah itu dengan
profesional. Seperti pada lampiran gambar di awal artikel ini, Jenjang karir bak
dongeng sperti ini bukanlah suatu yang mustahil. Dari Worker, Supervisor, Manager,
sampai menjadi Top Management. Saat saya bekerja di PT. YKK Zipper Indonesia
( 2002 2008 ), saya melihat kisah seperti ini benar-benar nyata.
Semoga sukses

97

PPIC atau Perencanaan Produksi dan Pengendalian

Persediaan adalah departemen yang
menjembatani departemen Marketing dengan
departemen-departemen lain seperti Produksi,
R&D, Finance dan lain-lain untuk mencapai
pengelolaan material secara tepat (tepat waktu,
tepat jumlah, tepat mutu dan tepat biaya). Tugas
PPIC antara lain membuat rencana produksi
dengan berpedoman pada rencana sales
marketing.
PPIC merupakan salah satu departemen krusial di
industri farmasi. Departemen PPIC terdiri dari
beberapa bagian sebagai berikut:
Bagian perencanaan produksi (production
planning)
Tugas bagian ini meliputi: (a) Membuat jadwal
perencanaan dari kegiatan di bagian produksi
berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran
dan berdasarkan kapasitas mesin, (b)
Memonitoring realisasi jadwal yang sudah
ditentukan, (c) Mengecek stok dari bahan baku
dan kemasan.
Perencanaan produksi disusun
berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang
dibuat oleh Bagian Pemasaran disertai dengan
98

Rencana Anggaran Belanja Perusahaan (RABP).

Perencanaan produksi terbagi dalam rencana
produksi tahunan, yang kemudian dibagi lagi
menjadi rencana produksi bulanan, mingguan dan
untuk pelaksanaannya PPIC akan menurunkan
rencana produksi harian (production daily report).
Dasar pertimbangan perencanaan produksi
meliputi ketersediaan stok (bahan baku/bahan
jadi), waktu ketersediaan bahan baku, tenaga
kerja, kapasitas mesin, waktu yang tersedia untuk
pemeliharaan mesin maupun proses, lead time
pemesanan bahan baku.
Forecasting merupakan dasar dari perencanaan
perusahaan yang dibuat untuk memperkirakan
kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja
maupun kebutuhan lain sebagai respon terhadap
perubahaan permintaan pasar.
Bagian pengendalian persediaan (inventory
control)
Persediaan (inventory) sangat berguna dalam
suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
produksi. Tugas dari bagian ini adalah: (a)
Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan,
dan bahan jadi agar sesuai dengan perencanaan
produksi dan permintaan dari pemasaran, (b)
99

Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan

barang jadi untuk diadakan konfirmasi dengan
pemasaran tentang adanya obat jadi yang harus
dijual.
Banyak perusahaan menggunakan Analisis Pareto
(konsep ABC) dalam pengendalian persediaannya.
Analisis Pareto dibagi menjadi tiga kelas
berdasarkan volume persediaan secara
keseluruhan dan nominal (rupiah) dari setiap item
barang.
Kelas A : Presentase nilai penggunaan kumulatif >
80%
Kelas B : Presentase nilai penggunaan kumulatif
20-80%
Kelas C : Presentase nilai penggunaan kumulatif
<20%
Dalam hal pengadaan barang, perusahaan
melakukan pemilihan supplier berdasarkan
kualitas, kontinuitas, harga, lead time, layanan,
dan cara pembayaran. Untuk mengontrol
persediaan barang di gudang maka
dilakukan buffer stock yaitu bahan baku atau
produk jadi yang harus tersedia, untuk produk
pareto atau fast moving (kelas A), buffer
stock dilakukan minimal 2 bulan penggunaan,
100

sedangkan untuk produk yang bukan pareto atau

slow moving (kelas B,C) dilakukan minimal 1
bulan penggunaan.
Penyimpanan
Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan
di gudang. Gudang meliputi gudang bahan baku,
gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.
1. Gudang Bahan Baku. Sistem penyimpanan
bahan baku yang digunakan disusun berdasarkan
bentuk sediaan, status bahan baku, dan
penggolongan obat. Penyimpanan bahan baku
berdasarkan bentuk sediaan dibedakan ke dalam
bagian solida, semi solida, dan liquida.
Penyimpanan berdasarkan status bahan baku
dibedakan ke dalam status karantina, diluluskan
dan ditolak. Penyimpanan berdasarkan
penggolongan obat dikhususkan untuk bahan baku
narkotik, psikotropik, dan prekursor. Penyimpanan
bahan baku golongan ini terdapat di tempat
khusus dan terkunci.
2. Gudang Bahan Kemas. Sistem penyimpanan
yang digunakan dalam gudang bahan kemas
berdasarkan fungsinya (etiket, insert, botol,
karton, box, aluminium foil, pot, tube, cangkang
kapsul). Khusus untuk penyimpanaan aluminium
101

foil dan cangkang kapsul ditempatkan pada ruang

khusus yang memiiliki AC/Air Conditioner (15
derajat Celcius).
3. Gudang obat jadi. Sistem penyimpanan yang
digunakan dalam gudang obat jadi disusun
berdasarkan alfabet dan bentuk sediaan.
Jadi, yang pasti berhubungan dekat dengan PPIC
adalah produksi, marketing, dan gudang. Kalo
Anda suka kerja di bagian ini sih bakal enjoy-anjoy
aja. Jika PPIC lemah, maka sistem produksi akan
kacau balau, tidak efisien, dan target-target akan
banyak meleset. Oleh karena itu diperlukan orangorang yang jago mikir dan pandai menganalisis.
Apa ga enaknya? Suka di marah-marahin. Karena
banyaknya departemen yang terlibat, semua tentu
pengen di layani dengan cepat, padahal kan
masalah pasti kompleks, jadi ya siap-siap aja.
Misal dari marketing, saya minta dibuatin ampul
Ondansetron 1000 biji, BULAN DEPAN. Hah,
mampus lo PPIC, haha

102

PPIC
PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang
menjembatani 2 departmen yaitu: marketing & produksi.
PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi
untuk marketing kedalam bentuk rencana produksi &
ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.
PPIC demikian penting peranannya dalam operasional
perusahaan karena berkaitan erat dengan cash flow/
aliran dana & kinerja bagian produksi secara umum.
Fungsi PPIC:
1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan
manufacturing.
2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam
organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan)
agar dapat bekerja dengan baik.
Mengoptimalkan kinerja PPIC:
1. Ada rencana Sales dari marketing Department
2. Ada formula standard dari semua produk
3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja
4. Ada standard yield dari semua produk
5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan
bahan/material, baik lokal maupun impor.
6. Ada batasan minimum dan maksimum stock
7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan
elemen terkait antara bagian marketing, inventory,
produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance &
Accounting)

Tugas - tugas PPIC adalah sebagai berikut :

1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman
103

rencana Sales Marketing

2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan
rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan
material produksi menurut standard stock yang ideal (ada
batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)
3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi,
stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan
sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap
berjalan lancar dan seimbang4. Membuat evaluasi hasil
produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory
5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan
realisasi produksi dan sales serta data inventory
6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun
berdasarkan masukan dari bagian produksi atas
pengamatan langsung
7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi
produksi tiap tahun
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait
sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date
9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama
dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing.
Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen
Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan
Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima
dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah
rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order
Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen
Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat
Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih
suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk
diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan
barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke
gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang,
bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan
Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang
diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.
104

Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat

berjalan lebih efektive dan efisien adalah :
1. Kapasitas Produksi.
Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah
mesin produksi di dalam membuat suatu produk selama
satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka
Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses
produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu.
Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi.
2. Forecast Penjualan.
Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan
datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan.
Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat
memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock
finish goods. Forecast Penjualan ini di dapatkan dari
Departemen Marketing.
3. Customer Order.
Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap
produk finish goods yang ditawarkan oleh Marketing baik
itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari
Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat
menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim
sesuai dengan leadtime yang sudah di tentukan.
4. Formula Produk
Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari
Dept. R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat
dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian
bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk
dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu
maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan
yang dibutuhkan untuk permintaan Customer.
105

5. Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbedabeda perlakuanya oleh karena itu maka PPIC harus dapat
mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya
sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk
itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan
kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui
dengan memahami produk tersebut pada saat produksi
apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk
tersebut.
6. Kualitas Produk
Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu
berkualitas sesuai dengan standart yang sudah ditentukan
berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini menjadi
penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu
produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes QC untuk
menyatakan produk tersebut LOLOS QC atau TIDAK LOLOS
QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka
PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing
mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua
customer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam
artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan
dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah
kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi
adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting
ini.
7. Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept.
Gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan
barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini Gudang
dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat
disimpan di gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus
dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada nya
penumpukan barang di dalam gudang yang dapat
106

menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan

memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan
efektifitas dari gudang.
8. Leadtime Pembelian
Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang
mana Dept. Purchasing mendapatkanya sesuai dengan
negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen
yang harus diproses secara internal departemennya. Maka
dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat
memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih
efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock
barang yang diinginkan.
9. Quantity Minimum Order
Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept.
Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya
sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan
berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian.
Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai
dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan
kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan
barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC
meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan
dengan supplier.
10. Bahan Baku Alternatif
Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept.
R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan
dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi
suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama
tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan
menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa
informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi
Dept. PPIC ??.. karena Dept. PPIC yang mengkontrol
inventory part dan planning produksi sehingga Dept. PPIC
107

dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan

alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan
alternative ini maka dapat menurunkan biaya pembelian
bahan karena Dept. Purchasing akan membeli barang yang
harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif
tesebut.
11. Kapasitas Ekspedisi
Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi
yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan
pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan
customer order yang diterima dengan memperhitungkan
leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang
diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal.
Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan
pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut
dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept.
PPIC.
12. Leadtime Pengiriman
Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang
telah digodok oleh Plan Manager dengan Departemendepartemen terkait yang berhubungan dengan customer
order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat
memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan
dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka
Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya
pesanan customer tersebut harus diproduksikan.
13. Safty Stock Raw Material dan Finish Goods
Safty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah
diperlukan bagi sebuah perusahan karena dengan adanya
ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan
produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami
kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan
Customer akan Finish Goods pun akan terjaga dengan
108

aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan

akan Finish Goods maka akan tersedia
selalu.kemudian...Production Schedule
Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu
perusahaan agar perusahaan dapat berjalan / produksi
sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya
manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan
bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan
efektifitas.
Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan
segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi
sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan
target yang di inginkan.

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal

produksi ( production schedule ) :
1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh
bagian Marketing atau Managemen.
2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer
atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah
ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang
dimiliki untuk suatu produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis
bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi
permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan
oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan
( MRP Material Reques Planning )
6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan
diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan
baku dan permintaan pengiriman akan dapat detentukan.
109

110