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Cdigo : PGD.02
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Revis: Secretario General
Director de Certificacin y Gestin Documental
Vicerrector Administrativo
Aprob:
Vicerrector Acadmico
OBJETIVO
ALCANCE
NORMATIVIDAD
NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007
Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000
DEFINICIONES
Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no
es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Conservacin Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin.
Eliminacin: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignacin o anotacin de datos.
Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.
Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados.
Seleccin: Escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente.
SGI: Sistema de Gestin Integrado. Hace referencia a la integracin de los Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y otros
sistemas que la universidad incorpore.
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CONSIDERACIONES
Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, remitirse al Procedimiento control de Documentos Internos PGD.01.
Los responsables de diligenciar de los formatos de la Universidad, deben hacerlo en tiempo real, en forma legible o utilizando una herramienta
software.
El Lder del proceso tendr en cuenta la Gua para la Organizacin de Archivos GGD.03 para el almacenamiento de sus registros y las medidas de
proteccin segn el tipo de informacin (si es de acceso general o restringido, de acuerdo al Listado Maestro de Registros FGD.03).
En el Listado Maestro de Registros FGD.03 se referencia tres (3) tipos de registros: los que provienen de los formatos establecidos por los Sistemas de
Gestin de Calidad, de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental, libres de formato (sin una estandarizacin) o externos (que provengan
de otras entidades).
Cada Lder de proceso debe garantizar la proteccin de los registros de factores que alteren sus condiciones fsicas tales como polvo, humedad, sol,
entre otros.
Registros de carcter obligatorio. (se incluir cuadro)
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisin
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIN
Conector
RESPONSABLE
Conector de pgina
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
Identifica los
registros
Determina el lugar
de almacenamiento
y el acceso
Establece el tiempo
de retencin
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
Gua para la
Organizacin de
Archivos GGD.03
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
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DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Determina la
disposicin final
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
Actualiza y enva el
Listado Maestro de
Registros
Enva a Secretara
General
Auxiliar de
Secretara General
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
Enva a la Divisin de
Servicios de
Informacin
Funcionario de la
Divisin de Servicios
de Informacin.
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
Publica y actualiza la
Web
DIAGRAMA DE FLUJO
Revisa el Listado
Maestro de
Registros
FIN
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
Listado Maestro de
Registros
FGD.03
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
01
Noviembre 19 de 2007
02
Noviembre 24 de 2008
03
Febrero 16 de 2009
04
Marzo 31 de 2009
Modificacin a la actividad 5.
05
Junio 22 de 2010
Enero 21 de 2011
Inclusin inscripcin NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007
Inclusin de la definicin de SGI. Inclusin de consideraciones y el anexo de registros
obligatorios por sistema.
06
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
-
Introduccin
NTC-ISO 14001:2004
-
Introduccin
NTC GP 1000:2009
1
1.1
Objeto y campo de
aplicacin
Objeto y campo de
aplicacin
Introduccin
Generalidades
Introduccin
Generalidades
0.3
0.4
Compatibilidad con
otros sistemas de
gestin
Enfoque Basado en
Procesos
1.2
Principios de gestin
de la calidad para la
Rama Ejecutiva del
Poder Pblico y otras
Entidades Prestadoras
de Servicios
1.3
Compatibilidad
con
otros Sistemas de
Gestin
Objeto y campo de
aplicacin
2.1
Generalidades
1.1
Generalidades
2.2
Aplicacin
1.2
Aplicacin
Objeto y campo de
aplicacin
Registro requerido
y/o necesario
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
Referencias normativas
Referencias normativas
Referencias
normativas
Referencias
normativas
Trminos y definiciones
Trminos y definiciones
Trminos y
definiciones
Trminos y
definiciones
Requisitos generales
Requisitos generales
Requisitos generales
Requisitos generales
5.5
Responsabilidad,
autoridad y
comunicacin
5.5
Responsabilidad,
autoridad y
comunicacin
5.5.1
Responsabilidad y
autoridad
5.5.1
Responsabilidad y
autoridad
5.1
5.1
5.3
Compromiso de la
direccin
Poltica de Calidad
5.3
Compromiso de la
direccin
Poltica de Calidad
8.5.1
Mejora Continua
8.5.1
Mejora Continua
4.3
Planificacin (slo
titulo)
4.3
Planificacin
4.2
4.3
Poltica de S Y SO
Planificacin (slo
titulo)
4.2
4.3
Poltica Ambiental
Planificacin (slo
titulo)
Registro requerido
y/o necesario
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
4.3.1 Identificacin de
peligros, valoracin de
riesgos y
determinacin de los
controles
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
7.2.2
requisitos relacionados
con el producto y/o
servicio
5.2
Registro requerido
y/o necesario
Procedimiento de
identificacin de
Determinacin de los
aspectos y valoracin
requisitos relacionados
de impactos
con el producto
Procedimiento de
identificacin de
peligros, determinacin
Revisin de los
requisitos relacionados de controles y
con el producto
valoracin de riesgos
Matriz de aspectos e
impactos ambientales.
Matriz de peligros y
riesgos
Registros que
evidencien la
participacin del
personal en la
identificacin de los
peligros, valoracin de
riesgos, identificacin
de aspectos y
valoracin de impactos
Enfoque al cliente
Enfoque al cliente
Procedimiento para
identificacin y
evaluacin de requisitos
legales y otros requisitos
Matriz de requisitos
legales y otros requisitos.
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
Registro requerido
y/o necesario
HV indicador del
cumplimiento de
requisitos legales y
otros requisitos.
Archivos (documentos)
soportes de los
requisitos identificados
Planes de accin para
el cumplimiento de los
requisitos legales
(s)
programas
Sistema de Gestin
de la Calidad
Implementacin y
operacin (slo titulo)
4.4
Implementacin y
operacin (slo titulo)
5.1
Realizacin del
producto o prestacin
del servicio (slo titulo)
Realizacin del
producto
Compromiso de la
direccin
5.1
Compromiso de la
direccin
Manual de Funciones y
responsabilidades
Niveles de autoridad
(MDI.01)
Identificacin y
asignacin de recursos
para los SG
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
4.4.2 Competencia,
formacin y toma de
conciencia
NTC-ISO 14001:2004
4.4.2 Competencia,
formacin y toma de
conciencia
NTC GP 1000:2009
5.5.1 Responsabilidad y
5.5.1 Responsabilidad y
5.5.2
autoridad
Representante de la
direccin
5.5.2 Representante de la
6.1
Provisin de recursos
6.1
Provisin de recursos
6.3
Infraestructura
6.3
Infraestructura
6.2.1 Generalidades
(Talento Humano)
Registro requerido
y/o necesario
autoridad
direccin
6.2.1 Generalidades
4.4.3 Comunicacin,
4.4.3 Comunicacin
conciencia y formacin
P. comunicacin
interna y externa
Matriz de
comunicacin
Ajuste de P. de PQRS
Registro de PQRS y
comunicaciones externas
Informes PQRS x
sistema
participacin y consulta
cliente
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
4.4.4 Documentacin
NTC-ISO 14001:2004
4.4.4 Documentacin
NTC GP 1000:2009
Registro requerido
y/o necesario
4.4.5 Control de documentos 4.4.5 Control de documentos 4.2.3 Control de documentos 4.2.3 Control de documentos P. control de
documentos internos
P. control de
documentos externos
G. elaboracin de
documentos
7.1
Planificacin de la
realizacin del
producto y/o
prestacin del servicio
7.2 Procesos
relacionados con el
cliente
7.1
Planificacin de la
realizacin producto
7.2
Procesos
relacionados con el
cliente
Ajustes documentos
incorporando SYSO y A
en la seleccin,
evaluacin y
reevaluacin por tipo de
proveedores y
contratistas (CO)
Manual para contratistas
y proveedores xa SYSO
yA
Manual de interventora
Listas de chequeo SYSO
y A: extintores,
botiquines, vehculos, y
otros
Incorporacin SYSO y A
para la evaluacin y
aprobacin de proyectos
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
Registro requerido
y/o necesario
de inversin (PI)
Evidencia de que los
procesos de realizacin
y el producto resultante
cumplen con los
requisitos
cliente
Resultado de la revisin
de los requisitos
relacionados con el
producto y de las
acciones originadas por
las mismas
7.3.1 Planificacin del diseo 7.3.1 Planificacin del diseo Procedimiento o gua de
y desarrollo
y desarrollo
diseo: Registros de
diseo:
Plan de calidad cuando
se considere necesario.
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
Registro requerido
y/o necesario
y desarrollo
7.5.1 Control de la
produccin y
prestacin del
servicio
Manual de contratacin.
Procedimiento de
compras
Procedimientos de
seleccin, evaluacin y
reevaluacin de
proveedores:
Manual HSE para
Contratistas.
Manual de Interventora
Formatos para
seleccin, evaluacin y
reevaluacin.
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
4.4.7 Preparacin y
NTC-ISO 14001:2004
Verificacin (slo
titulo)
4.4.7 Preparacin y
respuesta ante
emergencia
4.5
NTC GP 1000:2009
Procedimiento de
preparacin y respuesta
ante emergencias:
Planes de contingencia.
Registros de simulacros.
Capacitaciones a
Brigadistas y
Coordinadores de
Evacuacin.
respuesta ante
emergencia
4.5
Verificacin (slo
titulo)
Registro requerido
y/o necesario
Medicin, anlisis y
mejora (slo titulo
Medicin, anlisis y
mejora (titulo
solamente
7.5.3 Identificacin y
trazabilidad
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
Registro requerido
y/o necesario
incorporar en los
documentos necesarios
el cmo se hace.
7.6
7.6
8.1
(Medicin, anlisis y
mejora)
Generalidades
8.1
(Medicin, anlisis y
mejora)
Generalidades
8.2.3 Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.2.4 Seguimiento y
medicin del producto
o la prestacin del
8.2.3 Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.2.4 Seguimiento y
Indicadores de
procesos y productos:
Formato desempeo de
procesos
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
servicio
8.4
4.5.2 Evaluacin del
cumplimiento legal y
otros
Anlisis de datos
8.2.3 Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.2.4 Seguimiento y
medicin del producto
o la prestacin del
servicio
8.4
Registro requerido
y/o necesario
procesos.
Anlisis de datos
8.2.3 Seguimiento y
medicin de los
procesos
8.2.4 Seguimiento y
medicin del
producto
Procedimiento para
identificacin y
evaluacin de requisitos
legales y otros requisitos
Matriz de requisitos
legales y otros
requisitos.
HV indicador del
cumplimiento de
requisitos legales y otros
req.
Archivos (documentos)
soportes de los
requisitos identificados
Planes de accin para el
cumplimiento de los req
legales.
Indicadores de procesos
y productos:
Formato desempeo de
procesos.
Gua de desempeo de
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
Registro requerido
y/o necesario
procesos.
4.5.3 Investigacin de
4.5.3.1 Investigacin de
incidentes, NC, AC y
AP
incidentes
4.5.3.2 No conformidad,
accin correctiva y
accin preventiva
4.5.3 No conformidad,
Procedimiento de
investigacin de
incidentes.
Registro de reporte e
investigacin de
incidentes.
8.3
8.3
Procedimiento de
producto no conforme;
Formato de producto
no conforme;
Procedimiento de
acciones correctivas y
preventivas;
8.4
Anlisis de datos
8.4
Anlisis de datos
Formato de acciones
correctivas y
preventivas;
Gua de anlisis de
datos.
accin correctiva y
accin preventiva
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
registros
registros
registros
registros
4.6
Revisin por la
direccin
4.6
Revisin por la
direccin
5.1
Compromiso de la
direccin
5.1
Compromiso de la
direccin
Registro requerido
y/o necesario
Procedimiento de
control de registros;
Listado maestro de
registros;
Procedimiento de
auditoras internas
integradas; Matriz de
impacto de procesos,
riesgos e impactos;
requisitos. Perfil de
auditores. Hoja de vida
de auditores, Programa
de Auditoras Internas;
Listas de verificacin;
Informe de auditoras
internas. Evaluacin de
auditores internos.
Registro de Revisin
por la direccin
Procedimiento de
revisin por la
direccin.
Asignacin de recursos
para el SGI.
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ANEXOS
Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004
NTCOHSAS18001:2007
NTC-ISO 14001:2004
NTC GP 1000:2009
5.6
Revisin por la
direccin (slo titulo)
5.6.1 Generalidades
Revisin por la
direccin (slo titulo)
5.6.1 Generalidades
para la revisin
5.6.3 Resultados de la
5.6.3 Resultados de la
revisin
revisin
Registro requerido
y/o necesario