Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.23
6.2.23.1

PENGURUSAN PERHUBUNGAN LUAR

Mengurus Program Hari Bersama Pelanggan

6.2.23.1.1 Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Guru Besar / Penolong

Kanan / PK(HEM)
Pembantu Tadbir

1.

Menerima Pekeliling mengenai Program Hari Bersama Pelanggan

( dari JPN ).

Pembantu Tadbir /
Pembantu Tadbir
Rendah

2.

Melaksanakan program pada Hari Sabtu ke 2 setiap bulan jam

9.00 11.30 pagi dan setiap hari persekolahan

3.

Mengisi nama pelanggan ke dalam Buku Daftar Pelawat

( Lampiran A ).

4.

Melengkapkan maklumat di dalam Borang Laporan Program Hari

Bersama Pelanggan ( Lampiran B ).

5.

Menghantar Borang Laporan Lampiran B ke JPN, Kuching

( Unit Tugas-tugas Khas ) pada atau sebelum 25 hb setiap bulan
untuk tindakan selanjutnya.

6.

Memfailkan satu salinan Lampiran B.

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

163

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.23.1.2

Carta Aliran

Menerima pekeliling
Bersama Pelanggan.

mengenai

Program

Hari

Melaksanakan Program pada Hari Sabtu ke 2 setiap

bulan jam 9.00 11.30 pagi dan setiap hari
persekolahan

Mengisi nama pelanggan ke dalam Buku Daftar

Pelawat ( Lampiran A ).

Mengisi Borang Laporan Program Hari Bersama

Pelanggan ( Lampiran B ).

Menghantar Borang Laporan ( Lampiran B ) ke

JPN, Kuching ( Unit Tugas-tugas Khas ) pada atau
sebelum 25 hb setiap bulan.

Memfailkan satu salinan Lampiran B.

Tamat

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

164

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.23.1.3 Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Pekeliling mengenai Program Hari Bersama

Pelanggan

2.

Buku Daftar Pelawat ( Lampiran A )

3.

Borang Laporan Program

Pelanggan ( Lampiran B )

4.

Borang Laporan Lampiran B dihantar ke JPN,

Kuching

5.

Satu salinan Lampiran B difailkan

Hari

Bersama

6.2.23.1.4 Borang Digunakan

i.

Buku Daftar Pelawat (Lampiran A)

ii.

Laporan Program Hari Bersama Pelanggan (Lampiran B)

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

165

Catatan

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.24

Urusan Program PIBG

6.2.24.1 Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Guru Besar /
Penolong Kanan
(HEM)

1.

Memastikan AJK PIBG mengadakan mesyuarat pada awal tahun

untuk berbincang tentang program-program yang ingin dilaksanakan
sepanjang tahun.

Setiausaha PIBG

2.

Memastikan Setiausaha PIBG mengemukakan kepada pihak sekolah

program-program yang ingin dilaksanakan berserta anggaran
belanjawan.

Guru Besar

3.

Menerangkan objektif-objektif program yang dirancang kepada murid,

guru dan ibu bapa menerusi mesyuarat staf, surat-menyurat dan
perhimpunan.

4.

Menggalakkan ibu bapa / penjaga dan guru menyertai program yang

dirancang.

5.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar minit mesyuarat dan

laporan aktiviti yang telah dilaksanakan kepada Guru Besar dan Yang
Dipertua PIBG.

6.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar Minit Mesyuarat Agung

Tahunan ke Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan yang berkaitan.

7.

Memfailkan dokumen.

Setiausaha PIBG /
Penolong Kanan
(HEM)

Pembantu Tadbir
Rendah

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

166

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.24.2

Carta Aliran

Memastikan Setiausaha PIBG menetapkan tarikh mesyuarat

AJK Tertinggi PIBG pada awal tahun.

Menyemak aktiviti / program serta anggaran belanjawan

yang dirancang sepanjang tahun.

Menerangkan objektif serta menggalakkan penglibatan

ibu bapa / penjaga, guru dan murid menerusi mesyuarat staf,
perhimpunan serta surat-menyurat.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar minit mesyuarat

dan laporan aktiviti kepada Guru Besar dan Yang Dipertua PIBG.

Memastikan Setiausaha PIBG menghantar Minit Mesyuarat

Agung Tahunan kepada Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan
yang berkaitan.

Failkan minit mesyuarat.

Tamat

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

167

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.24.3

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan( )

1.

Mesyuarat peringkat AJK PIBG awal tahun

2.

Program yang dirancang adalah sesuai

3.

Anggaran belanjawan

4.

Penerangan objektif kepada murid, guru dan ibu bapa

5.

Surat-menyurat

6.

Minit mesyuarat dan laporan aktiviti dihantar kepada

6.1
Guru Besar
6.2

Yang Dipertua PIBG

7.

Minit Mesyuarat Agung Tahunan dihantar ke

Pendaftar Pertubuhan dan Jabatan berkenaan

8.

Failkan dokumen

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

168

Catatan

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.25

Mengurus Program Hari Permuafakatan Dengan Ibu Bapa/Penjaga

6.2.25.1 Proses Kerja

JAWATAN

PROSES KERJA

Guru Besar

1.

Menetapakan tarikh Program Hari Permuafakatan Dengan Ibu Bapa/

Penjaga dan dimasukkan dalam Takwim Sekolah.

Guru Besar/PK

2.

Menghantar surat panggilan kepada ibu bapa/penjaga untuk hadir pada

Hari Permuafakatan.

Guru Besar/

3.

Mesyuarat/Taklimat tentang Program Hari Permuafakatan. Perkara

yang perlu disediakan ialah :
3.1 Buku Laporan Akademik Murid
3.2 Rekod Kedatangan Murid
3.3 Rekod Disiplin Murid
3.4 Borang Kedatangan Ibu Bapa

4.

Menerima kedatangan ibu bapa/penjaga bersama anak mereka dan

berbincang tentang prestasi Murid dan perkara seperti di atas.

5.

Menyerahkan Buku Laporan Akademik Murid kepada ibu bapa/

penjaga.

6.

Ibu bapa/penjaga menandatangani Borang Kedatangan.

7.

Menerima Buku Laporan Akademik daripada Murid.

P.K /Guru Kelas

8.

Guru Kelas menyerahkan Laporan Kedatangan Ibu Bapa kepada

PK(P) untuk dianalisis.

Guru Besar

9.

Menerima Analisis Kedatangan Ibu Bapa untuk rekod dan tindakan

susulan.

PK/G
uru
Kelas

Guru Kelas

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

169

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.25.3

Carta Aliran

Menetapkan tarikh Program Hari Permuafakatan dan dicatat dalam

Takwim Sekolah
Menghantar surat panggilan kepada ibu bapa/penjaga untuk hadir
pada Hari Permuafakatan.
Mesyuarat/Taklimat tentang Program Hari Permuafakatan. Perkara
yang perlu disediakan ialah :
Buku Laporan Akademik Murid
Rekod Kedatangan Murid
Rekod Disiplin Murid
Borang Kedatangan Ibu Bapa
Menerima kedatangan ibu bapa/penjaga bersama anak mereka dan
berbincang tentang prestasi Murid dan perkara seperti di atas.
Menyerahkan Buku Laporan Akademik Murid kepada ibu bapa/
penjaga.
Ibu bapa/Penjaga menandatangani Borang Kedatangan

Guru Kelas menerima Buku Laporan Akademik daripada Murid.

Guru Kelas menyerahkan Laporan Kedatangan Ibu Bapa kepada PK
untuk dianalisis.
PK menyerahkan Laporan Analisis Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga
kepada Guru Besar.
Tamat

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

170

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

6.2.25.4

Senarai Semak

Bil.

Tindakan

Tandakan ( )

1.

Menetapkan tarikh Program Hari Permuafakatan

Ibu Bapa/Penjaga (catata dalam Takwim sekolah)

2.

Menghantar
surat
panggilan
kepada
ibu
bapa/penjaga untuk hadir pada Hari Permuafakatan.

3.

Mesyuarat/Taklimat
tentang
Program
Hari
Permuafakatan. Perkara yang perlu disediakan
ialah :
Buku Laporan

Akademik Murid

Rekod

Kedatangan Murid

Rekod

Disiplin Murid

4.

Borang

Kedatangan Ibu Bapa

Ibu bapa/Penjaga datang bersama anak/Murid

5.

Menyerahkan Buku Laporan Akademik Murid

kepada ibu bapa/ penjaga.

6.

Ibu
bapa/Penjaga
Kedatangan

7.

Menerima Buku Laporan Akademik daripada

Murid

8.

Guru Kelas menyerahkan Laporan Kedatangan Ibu

Bapa kepada PK untuk dianalisis.

9.

PK membuat analisis dan menyerahkannya kepada

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

menandatangani

171

Borang

Catatan

Fail Meja Guru Besar SK ABANG ABDUL KADIR BETONG

Guru Besar.
6.2.25.5

Borang Digunakan
i.
ii.

Abg. Udai B. Abg. Achang/skaakb

Borang Kedatangan Ibu Bapa/Penjaga

Borang Laporan Analisis Kedatangan Ibu bapa/Penjaga

172