Gerencia de Proyectos de Tecnologa Educativa

Un proyecto: es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado nico; limitado y regulado en recursos y en
tiempo.

La Gerencia de Proyectos es la disciplina que consiste en organizar y

administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado
completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste
planteados a su inicio.

1.

Gerencia de Proyectos

Los proyectos nacen de una necesidad

Un proyecto desde el punto de vista empresarial es definido como: Una

secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a
alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parmetros
establecidos, tales como tiempo, costo, recursos y calidad(Cano,2003).

Otro concepto de proyecto

Un proyecto tambin es definido como: Un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o resultado nico e todo proyecto
debe generar un entregable, el cual pueda ser verificable y fcilmente
identificable.

La Gerencia de Proyectos es la disciplina de organizar y administrar los

recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente
dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.
(Cano, 2003).

La Gerencia de Proyectos implica tener que ejecutar actividades las cules

estn asociadas a la correcta toma de decisiones y as poder resguardar, cuidar
y administrar correctamente los recursos tales como tiempo, dinero, Recurso

Humano, materiales, energa, comunicacin, entre otros, a fin de lograr los

objetivos que se haban planteado desde el comienzo del proyecto.

Caractersticas generales de un proyecto

1. La primera caracterstica general de un proyecto es su duracin.
La posibilidad de finalizacin del proyecto est determinada por la fecha
en la que se logra cumplir los objetivos propuestos desde el comienzo
del proyecto El proyecto puede finalizar cuando la necesidad por la
cual fue creado ya no exista. La finalizacin del proyecto puede estar
determinada cuando el proyecto sea cancelado.

2. a identificar que un proyecto entrega resultados nicos. Estos resultados

pueden ser: Productos (o artculos producidos que son cuantificables),
servicios o resultados (Documentos, presentaciones, etc.).

3. La tercera caracterstica hace referencia a que un proyecto debe

realizarse de forma gradual. Esto significa que el proyecto debe iniciar e
ir aumentando con incrementos graduales, lo que permita tener control
de las actividades, realizar controles continuos, detectar errores ms
fcilmente y realizar correcciones o arreglos en una etapa temprana y no
cuando ya est por finalizar el proyecto.

Entorno del proyecto

El desarrollo de un proyecto requiere estar enmarcado dentro de un contexto o
entorno controlado en el cual se pueda desarrollar adecuadamente.
Generalmente los proyectos se planifican dentro de contextos sociales,
culturales, econmicos, ambientales y educativos que puedan ser controlados
y que de alguna manera logren garantizar que se desarrolle cumpliendo el
objetivo esperado.

Entorno cultural y social: Responsabilidad y autoridad para gestionar el

proyecto y que no afecte los grupos humanos que lo circundan.

Entorno internacional y poltico: Se requiere familiarizacin acerca de

leyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales y locales
aplicables en el proyecto. Adems, se debe identificar el escenario
poltico que podra afectar en determinado momento la ejecucin de las

actividades, permisos, husos horarios diferentes, das festivos nacionales

y regionales.

Entorno fsico: Se requiere familiarizar con la ecologa local y la

geografa fsica ya que puede afectarse por el proyecto y peligrar la
ejecucin del mismo.

Dentro del entorno del proyecto, se requiere que exista una

DIRECCIN

GENERAL

que est encargada principalmente de realizar labores de

planificacin, organizacin general, seleccin de personal, ejecucin y control
de las operaciones de una empresa en funcionamiento.

La direccin general requiere tener control de varios factores, dentro de

los que se incluyen: Gestin financiera, contabilidad, compras, ventas,
contratos, logstica planificacin estratgica, planificacin tctica y
planificacin operativa, tecnologa de la informacin, etc.

La Comunicacin efectiva, la influencia en la

organizacin, el liderazgo, la motivacin, entre
otras, son factores primordiales que se deben
garantizar para establecer excelentes relaciones
interpersonales. Para el excelente
funcionamiento de la empresa.

Oficina de gestin de proyectos.:

principal centralizar y
coordinar todos los aspectos de la direccin de proyectos que estn a su cargo.

2. Ciclo de vida de un proyecto

La principal intensin de planificar un contexto ms amplio del
proyecto, es el hecho que se pueda seleccionar las fases del ciclo de
vida, los procesos, como tambin las herramientas y tcnicas que se
ajustan adecuadamente al proyecto.
1.2.1. Caractersticas del ciclo de vida de un proyecto
El ciclo de vida de un proyecto est compuesto por Fases y no por procesos.
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen claramente:

1. El trabajo a realizar en cada fase

2. Tiempos de entrega de productos en cada fase

3.

Responsables e involucrados en cada fase

Un ciclo de proyecto se divide principalmente en tres fases: Fase Inicial, Fase

Intermedia y Fase Final.

1.2.2. Interesados en el proyecto (Stakeholders).

Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto, y
su influencia pueda generar consecuencias que beneficien o perjudiquen la
realizacin del mismo

Director del proyecto. Cliente o tambin denominado usuario. Organizacin

que ejecuta el proyecto Personal de la empresa que ejecuta el proyecto
Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
Equipo de direccin del proyecto Patrocinador o auspiciante Oficina de
Gestin de Proyectos (PMO) Otros (propietarios, inversionistas, contratistas,
los miembros de los equipos que participan en el proyecto incluyendo a sus
familias, agencias del gobierno, medios de comunicacin, entre otros.) Cada
uno de los interesados cumplir un rol dentro del proyecto y tendr
responsabilidades que en algn momento puedan llegar a solaparse. Por tal
motivo es indispensable que la direccin de proyecto gestione adecuadamente
las expectativas de cada uno de los interesados y se logre trabajar con un
objetivo comn y un beneficio ideal para la empresa.

Captulo 2. Fases Iniciales de un Proyecto

El acta de constitucin del proyecto entrega total autoridad al director del
proyecto para que pueda disponer de los recursos que requiera y se cuente con
una claridad en la ejecucin del mismo
La fase de planeacin del proyecto tiene como fin recoger todas las
posibles reas en donde un proyecto tiene influencia y en las cuales se debe
hacer nfasis para obtener un proyecto con excelentes resultados.
En el presente captulo se destaca, y fortalecen los conceptos desde la
planeacin de alcances, costos y tiempos; lo cual de buena cuenta acota un
proyecto bsico de investigacin desarrollo o

2.1

innovacin.

Fase de Iniciacin de un Proyecto

Todos los proyectos dan inicio formal a partir de una etapa en la que se da la
autorizacin formal del nuevo proyecto. Para la generacin de este inicio se
cuenta con el ACTA DE INICIACIN DEL PROYECTO. El acta de constitucin del
proyecto entrega total autoridad al director del proyecto para que pueda

disponer de los recursos que requiera para poner en marcha las actividades
propias del proyecto.
El acta debe incluir informacin mostrada en la Figura 10.
Requisitos entregados por el cliente, del patrocinador y de los
interesados en el proyecto.
Necesidades propias del proyecto, incluyendo los requistos del producto
que el proyecto debe generar.
Finalidad y justificacin del proyecto.
Asignacin del Director del proyecto.
Cronograma inicial. Influencias de los Interesados.
Organizaciones funcionales y su participacin.
Asunciones de la organizacin, ambientales y externas.
Restricciones de la organizacin, ambientales y externas.
Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno
sobre la inversin.
Presupuesto resumido.
Adems es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de
autoridad y jerarqua a lo largo del desarrollo del proyecto.
A partir de esta etapa, y teniendo el acta como producto tangible, se procede a
dar inicio a la etapa ms importante, la fase de planeacin del proyecto.
La fase de planeacin del proyecto tiene como fin recoger todas las
posibles reas en dnde un proyecto tiene influencia y en las cules se debe
hacer nfasis para obtener un proyecto con excelentes resultados. Estas reas
tambin llamadas fases son:
Integracin Alcance Tiempos Costos

1.

Planificacin de Integracin La gestin de la integracin del

proyecto conforma todos los procesos y actividades necesarios para

identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de
direccin de proyectos. La integracin hace referencia principalmente
a la unificacin, consolidacin y articulacin de las actividades que
son necesarias e importantes para la correcta finalizacin del
proyecto.
El acta de constitucin del proyecto corresponde al documento que de una
manera formal autoriza el inicio de un proyecto. Es el documento que encierra
todas las funciones que debe realizar el director del proyecto.

el acta de constitucin del proyecto debe comprender la siguiente

informacin:
Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el
patrocinador y dems interesados. Necesidades de negocio, descripcin a
alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar.
Finalidad o justificacin del proyecto. Director del Proyecto nombrado y nivel
de autoridad. Resumen del cronograma de hitos. Influencias de los
interesados. Organizaciones funcionales y su participacin Asunciones de la
organizacin, ambientales y externas. Restricciones de la organizacin,
ambientales y externas. Oportunidades de negocio que justifiquen el
proyecto, incluido el retorno sobre la inversin. Presupuesto resumido. PMBOK
(2009)

1.2

Enunciado del alcance DEL PROYECTO. consiste

en definir completamente el proyecto. Para esto es

necesario que se involucren las caractersticas ms
importantes y sobresalientes junto a los lmites del
proyecto. El enunciado del alcance del proyecto debe incluir
por lo menos los siguientes 5 aspectos:

Objetivos del proyecto y del producto

Requisitos y caractersticas del producto o servicio

Criterios de aceptacin del producto

Lmites del proyecto

Requisitos y productos entregables del proyecto

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto La gestin general del proyecto

involucra todas las acciones que son necesarias para definir y coordinar todas
las actividades y acciones con el fin de gestionar totalmente el proyecto el plan
de gestin del proyecto identifica la manera como se inicia, supervisa, controla
y se cierra el proyecto. El plan incluye principalmente:

1.3

Supervisar y controlar el trabajo DEL PROYECTO. Es

indispensable supervisar y controlar el trabajo del proyecto,
ya que solo as se puede adoptar acciones correctivas o
preventivas para controlar el rendimiento del proyecto

Las principales acciones a realizar en esta etapa del proyecto son:

Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestin del

proyecto
Evaluar el rendimiento para ejecutar una accin correctiva o preventiva
cuando sea necesario
Efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto
Suministrar proyecciones para actualizar la informacin del coste actual
y del cronograma actual
Supervisar la implementacin de los cambios aprobados cuando y a
medida que stos se produzcan
1.4. Cierre del PROYECTO.
Corresponde al proceso en donde finalizan todas las actividades
completadas a lo largo de todo el proyecto y que han estado
supervisadas, controladas y gestionadas.
El cierre tambin implica la verificacin del producto o proceso final,
en donde se cumpla a satisfaccin del cliente todo lo requerido

indiscutiblemente teniendo en cuenta que debe haberse garantizado

los lmites en tiempo y en presupuesto.
2.

Planificacin del alcance

Dentro de la etapa de
planificacin del proyecto, se da inicio por la determinacin del
alcance
La funcin principal de esta etapa es definir adecuadamente el alcance del
proyecto. Definido el alcance se procede a desarrollar una herramienta
denominada ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, y finalmente identificar
la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto.
El EDT es la encargada de organizar y definir el alcance total del proyecto,
subdividiendo el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms pequeas y
fciles de manejar, dnde cada nivel pueda ser controlado y adecuado para
que con una planificacin adecuada pueda programarse, supervisarse,
controlarse y estimarse sus costes.

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un grfico en el que los elementos de
trabajo crticos, actividades y tareas de un proyecto, se representan para retratar sus
relaciones entre s y con el proyecto en su conjunto. La naturaleza grfica de la EDT puede
ayudar a un gerente de proyecto a predecir los resultados basados en diversos escenarios, lo
que contribuye a optimizar la toma de decisiones en todo lo relativo a procedimientos y
cambios.
Al crear una EDT, el director del proyecto define los objetivos clave primero y despus
identifica las tareas necesarias para alcanzar esas metas. La estructura de desglose de
trabajo se asemeja a la forma de un diagrama de rbol con el tronco en la parte superior y
las ramas debajo. El objetivo se muestra en la parte de arriba del grfico, con detalles cada
vez ms especficos que van apareciendo a medida que se va descendiendo.
El propsito de la estructura de desglose de trabajo es minimizar los errores, ganar en
eficacia y asegurar un mejor control. En concreto, hay tres razones para utilizar una EDT:
1. Ayuda a ganar en precisin a la hora de definir y organizar el alcance del proyecto
total. Su estructura jerrquica fomenta la divisin en partes cada vez ms pequeas, ms
especficos y mucho ms sencillas de abordar.
2. Simplifica la asignacin de responsabilidades y recursos, el seguimiento del proyecto
y su control. Al ganar en concrecin resulta mucho ms fcil comprender qu implica cada
entrega.

3. Contribuye a lograr una mejor estimacinde los costos, los riesgos y los plazos, ya
quese puede trabajar desde las tareas ms pequeas hasta el nivel global.

3.

Planificacin del Tiempo

La Gestin del Tiempo del Proyecto hace referencia a todos aquellos

elementos que hacen parte de un proyecto y que son indispensables para la
correcta finalizacin del proyecto a tiempo.
Es indispensable reconocer que los factores que determinan el tiempo de
ejecucin de un proyecto no solo estn influenciado con los elementos del
proyecto en desarrollo, sino, que tambin pueden verse afectados por el
impacto que otros proyectos en ejecucin puedan generar.
1 Definir las Actividades Se requiere identificar cada una de las acciones a
realizar en cada uno de los entregables o actividades visibles del proyecto.
2 Secuenciar las Actividades Este es el proceso que consiste en identificar y
documentar cada una de las interrelaciones entre las actividades del
proyecto.
Estimar los Recursos de las Actividades Corresponde al proceso requerido
para estimar las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros
requeridos para la actividad.
Estimar la Duracin de las Actividades Consiste en establecer
aproximadamente los perodos de trabajo necesarios para finalizar cada
actividad con los recursos estimados.
5- Desarrollar el Cronograma Es el proceso que consiste en analizar la
secuencia de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las
restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.
Controlar el Cronograma Es el proceso por el que se da seguimiento al
estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar
cambios a la lnea base del cronograma

Para realizar adecuadamente el cronograma en un proyecto y

disminuir las posibles restricciones que por causa del tiempo puedan
afectarlo, se requiere realizar los siguientes pasos: Definir el
cronograma Publicar el cronograma Monitorear el cronograma
Actualizar el cronograma
1. Diagrama de red
2. Ruta critica
3. Diagrama de gant
Con estas herramientas se puede crear un cronograma idneo que
permita ser la principal herramienta de comunicacin en todo el

equipo de trabajo de un proyecto, ya que muestra grficamente el

progreso de cada una de las actividades y fases del proyecto.
Este cronograma permite identificar rpida y oportunamente cada una
de las actividades que no se estn ejecutando adecuadamente, y por
lo tanto pueda ejecutarse una medida de correccin la cual permita
finalizar el proyecto sin retrasos. El cronograma adems permite que
cada uno de los interesados en el proyecto pueda conocer en forma
completa el contenido del proyecto, sus fases, sus implicaciones y
dependencias, y as saber realmente los impactos que pueda generar
en el entorno y en cada uno de los afectados por el proyecto.

4.

Planificacin de costos

Los costos dentro de un proyecto corresponden a un rea que genera un

gran desafo, ya que la mayora de los proyectos son aprobados o
rechazados teniendo en cuenta la cantidad de inversin en capital o
especie que cada uno de los participantes del proyecto deba aportar.
Fases :

1.

Estimacin de Costos: Creacin de una aproximacin de los

posibles recursos financieros que lleguen a ser necesarios en cada
una de las actividades del proyecto.

2.

Determinacin del Presupuesto: Calculo total de los costos

sobre la cual ejecutar el proyecto La determinacin del
presupuesto corresponde al proceso mediante el cual se realiza la
suma de los costos estimados de todas las actividades que se han
estimado realizar. Esta suma establece una lnea base de costo
PMBOK (2009) la cual regir para todos los participantes del
proyecto y unidades del gasto las cuales debern regirse por esta
lnea que incluye todos los presupuestos autorizados.

3.

Control de Costos: Control del proyecto durante toda su

ejecucin. PMBOK
El control de costos de un proyecto tiene como funcin identificar
cada una de las causas que genera variaciones positivas o
negativas dentro del presupuesto. Este cambio est ligado a que
cualquier movimiento en la lnea base de costo debe
obligatoriamente generar la actualizacin del presupuesto, accin
que implica variar el presupuesto registrando los costos reales en
los que se ha incurrido a la fecha de desarrollo del proyecto y los
posibles incrementos que deban hacerse, si es que en el
transcurso del proyecto se requiera de esta variacin.