LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

TITULOI
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

Ley 594 de 2000

Objetivo: Establecer las reglas y principios generales que regulan la
funcin archivstica del Estado.
Aplicacin: La presente ley comprende a la administracin pblica en
sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley.
Principios Generales:
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin
institucional sea recuperable para uso de la administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

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Principios Generales:
Importancia de los archivos.
Institucionalidad e instrumentalidad.
Responsabilidad.
Direccin y coordinacin de la funcin archivstica.
Administracin y acceso.

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Principios Generales:
Racionalidad.
Modernizacin.
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos.
Interpretacin.

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T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES

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El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que
posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos
a la informacin y a los documentos.
: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del
Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa,
territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del
Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de
conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto
adopte el Ministerio de la Cultura

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Integrantes del Sistema Nacional de Archivo:
El Archivo General de la Nacin.
Los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de
la organizacin administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de
Archivo.
Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y
planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura.

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El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.
La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo
con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y
de las entidades territoriales.
La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos
territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso
humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio.
La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades
descentralizadas directas e indirectas del Estado.
La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo
dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

Ley 594 de 2000

La ejecucin, seguimiento y control de los planes y
programas de desarrollo sern responsabilidad de los
archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del
Estado.
La coordinacin corresponde al Archivo General de la
Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente
ley y sus normas reglamentarias.

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T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Ley 594 de 2000

Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su
jurisdiccin y competencia, se clasifican en:
Archivo General de la Nacin.
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.

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Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican
en:
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Archivos de entidades del orden municipal.
Archivos de entidades del orden local.
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle.

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Los archivos segn la organizacin del Estado.
Archivos de la Rama Ejecutiva.
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los rganos de Control.
Archivos de los Organismos Autnomos.
Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos
contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley, as como los archivos de
los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter
obligatorio.

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T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

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Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.
El Estado est obligado a la creacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivstica.
Responsabilidad. La administracin pblica ser responsable
de la gestin de documentos y de la administracin de sus
archivos.

Ley 594 de 2000

Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.
La administracin pblica deber garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles
de enajenacin.
La administracin pblica podr contratar con personas naturales o
jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y
conservacin de documentos de archivo.

Ley 594 de 2000

Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.
El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que
debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de
depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de
archivo o administracin de archivos histricos.
Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de
la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia,
especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad
democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla
que forme parte del patrimonio documental de la Nacin.

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TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS

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Programas de gestin documental.
Procesos archivsticos.
Formacin de archivos.
Archivo de gestin.
Archivo central.
Archivo histrico.

Tablas de retencin.
Inventario documental.

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T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Ley 594 de 2000

Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas
tienen derecho a consultar los documentos de archivos
pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre
que dichos documentos no tengan carcter reservado
conforme a la Constitucin o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y
privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las personas y dems
derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.

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T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS

Ley 594 de 2000

En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar
de manera excepcional la salida temporal de los documentos
que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar
todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la
conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha
autorizacin en los siguientes trminos:
a) Motivos legales.
b) Procesos tcnicos.
c) Exposiciones culturales.

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T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA

Ley 594 de 2000

Visitas de inspeccin.
El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y
vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de
carcter privado.
En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el
Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas
para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y
servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta
ley y sus disposiciones.

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T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS

Ley 594 de 2000

Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas
naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la
prestacin de sus servicios.
Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters
cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del
Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o tenencia de
documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta

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TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

Ley 594 de 2000

Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos
histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados
de documentos histricos.
Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter
histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por
la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.

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T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Ley 594 de 2000

Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin
Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean
originales o copias, debern elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por
el Archivo General de la Nacin.
Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo

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T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O
INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA
NACION

Ley 594 de 2000

El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no
tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y
trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la
salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del
pas, as como a los autores de estudios histricos significativos
para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes
primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas,
concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones
honorficas.

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T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES

Ley 594 de 2000

La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la
Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al
Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo
preceptuado en esta ley.
Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo
pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.