Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.

com

Chng III:
Xy dng mt danh sch cc nhim v

Cc nhim v-Task l cc thnh phn c bn nht ca bt k k hoch d n no. Cc

nhim v i din cng vic phi c thc hin t c cc mc tiu ca k hoch. Cc
Chng III
28

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

nhim v miu t cng vic v mt ph thuc, thi hn thc hin v cc yu cu v ti nguyn.
Trong Microsoft Project 2013 c mt s loi ca nhim v. Chng bao gm nhim v khi
qut-Summary task, nhim v con-Subtask v nhim v ct mc-Milestone ( tt c s tho lun
trong chng ny). Ni rng hn, nhng g c gi l nhim v-Task trong Project i khi
c gi mt cch chung chung hn l cc hot ng hoc cc gi cng vic ( activities or work
packages).

3.1. Nhp tn ca nhim v

Nh cp trc , cc nhim v i din cho cng vic phi c thc hin t
c cc mc tiu ca cc d n.
Tn nhim v nn d c nhn bit v c ngha vi nhng ngi s thc thi v cc bn
lin quan khc bi v h l nhng ngi s nhn thy tn ca nhim v. Di y l mt s
hng dn to nn nhng ci tn nhim v thch hp:
* S dng cc cm ng t ngn m t v cng vic s c thc hin, chng hn nh
" b tng".
* Nu cc nhim v s c t chc vo trong mt cu trc dng cng-Outline, ng
lp li cc chi tit trong tn ca nhim v khi qut vo tn ca nhim v con tr khi n cn r
rng hn.
* Nu cc nhim v s c cc ti nguyn c phn cng ti, ng a tn ca ti nguyn
vo trong tn ca cc nhim v.
Hy lun nh rng, bn lun lun c th chnh sa tn ca cc nhim v vo bt c lc
no nn khng cn lo lng v vic phi c c cc ci tn nhim v chnh xc trong khi bn
ang bc u nhp chng vo trong mt k hoch. t mc tiu s dng cc cm t ngn gn,
y tnh miu t truyn ti cng vic c yu cu v nhng cm t c ngha vi bn v
nhng ngi khc, nhng ngi s thc thi cng vic hoc xem xt li d n. Khi cn thit, bn
cng c th thm cc chi tit trong cc ghi ch ca nhim v, s c miu t sau trong chng
ny.
Lu : Khi bn nhp mt ci tn ca nhim v cng l lc bn ang to ra mt nhim v
mi. Mi nhim v trong Project u nm mt trong hai ch tin m kim sot cch thc
ln tin ca nhim v : ch tin th cng (mc nh ) hoc ch tin t ng.
Bn s lm vic vi ch tin t ng phn 3.6 "Chuyn i ch tin ca nhim v
t th cng sang t ng " trong chng ny.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, bn thu thp c cc ci tn ca cc
nhim v ban u cho vic ra mt cun sch mi.
Trong v d ny, bn s nhp tn ca cc nhim v.
Bn cn n tp tin Simple Tasks_Start trong th mc Practices/Chapter03 i km vi
cun sch ny. M tp tin Simple Tasks_Start v lu n thnh file mi (save as) l Simple Task.
Bc 1: Kch trc tip vo d liu ngay bn di tiu ct Task Name.
Bc 2: G Assign launch team members v sau nhn phm Enter.
Nhim v m bn va nhp c cp cho mt s ID (Identification-s th t nh dng c
nhn). Mi nhim v ch c mt s ID duy nht, nhng n khng nht thit phi l s th hin
th t m cc nhim v xy ra. Mn hnh ca bn s trng ging nh hnh di y.
Bi v y l mt nhim v c ch tin th cng-Manual Scheduled ( mc nh v
c biu th
trong ct c nhn Task Mode) nn khng c thi hn thc hin nhim v (
d liu tng ng thuc ct c nhn Duration khng c g) hay thi im thc hin nhim v (
d liu tng ng thuc ct c nhn Start v Finish khng c g), v nhim v ny vn cha c
mt thanh bar Gantt cho n trong phn biu ca khung nhn Gantt Chart. Trong phn tip
Chng III

29

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

theo bn s lm vic vi ch tin t th lun lun c thi hn thc hin (Duration) v thi
im thc hin (Start v Finish).
Hin th trong ct ny th hin l ch tin ca
nhim v l th cng hay t ng

Hy ngh rng mt nhim v c ch tin th cng l mt s gi ch lc ban u m

bn c th to ra bt c lc no m khng nh hng n phn cn li ca vic ln tin . Vo
lc ny bn c th khng bit g nhiu hn ngoi ci tn ca nhim v v iu khng c vn
g c. Khi bn nhn ra hoc quyt nh cn phi chi tit hn v nhim v, chng hn nh khi
no th n xy ra, th bn c th thm nhng chi tit cho k hoch
Bc 3: Nhp tn cho cc nhim v sau, nhn phm Enter sau mi ln nhp:
Design and order marketing material
Distribute advance copies
Coordinate magazine feature articles
Launch public web portal for book
Mn hnh my tnh ca bn c l nhn cng tng t nh th ny.

Trong khi xem li cc nhim v m bn nhp vo, bn nhn ra rng bn b qun mt

nhim v. Bn mun nhp nhim v ny vo gia hai nhim v c ID l 2 v 3. Bn s chn
nhim v bc tip theo.
Bc 4: Kch vo tn ca nhim v c ID l 3, Distribute advance copies.
Bc5: Trn tab Task, trong nhm lnh Insert, kch vo Task
.
Project s chn mt hng cho mt nhim v mi v thay i li s ID ca cc nhim v
tip theo pha di n. Project t tn cho nhim v mi l <New Task>.

Chng III

30

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Bc 6: Vi tn ca nhim v mi <New Task> ang c la chn, g Public Launch
Phase v sau nhn Enter.
Nhim v mi c thm vo k hoch.

Lu : xa mt nhim v c nhp, kch chut phi vo tn ca nhim v v

kch Delete Task trn Shortcut menu xut hin.
* Nghip v qun l d n: Xc nh ng cc nhim v cho vic chuyn giao ca d n
Mi d n c mt mc tiu hoc mt nh cui cng: l do m d n bt u. iu
ny c gi l s chuyn giao ca d n. S chuyn giao ny c th l mt sn phm hu hnh,
chng hn nh mt cun sch mi, hoc mt dch v hoc mt s kin, chng hn nh mt ba
tic ra mt sn phm. Xc nh ng cc nhim v to ra s chuyn giao l mt k nng cn
thit cho mt ngi qun l ca d n. Danh sch cc nhim v m bn to ra trong Project cn
m t tt c cc cng vic cn thit, v ch l nhng cng vic cn thit m thi hon thnh d
n thnh cng.
Khi pht trin danh sch cc nhim v, bn c th thy n rt hu ch phn bit phm vi
ca sn phm t phm vi ca d n. Phm vi ca sn phm m t cht lng, tnh nng v chc
nng ca s chuyn giao ca d n. V d, s chuyn giao ca d n m chng ta ang thc hin
nhim v l cun sch mi dnh cho tr em v phm vi sn phm c th bao gm s lng
cc trang v hnh nh minh ha. Mt khc, phm vi d n l miu t cc cng vic cn thit
chuyn giao mt sn phm hoc mt dch v no . Trong nhim v ca chng ny, phm vi
ca d n gm c cc nhim v chi tit lin quan n vic to ra s qung co v cc kin ban
u v cun sch.
Phm vi l mt thnh phn (cng vi thi gian v chi ph) ca cng vic qun l d n, s
c m t trong Ph lc A.

3.2. Nhp thi hn thc hin nhim v

Thi hn thc hin-Duration ca mt nhim v i din s lng thi gian bn mong i
n s c dng hon thnh nhim v . Project c th lm vic vi cc thi hn thc hin
ca nhim v m phm vi t vi pht cho n vi thng. Tu thuc vo phm vi ca k hoch d
n ca bn, bn c th s mun lm vic vi cc thi hn thc hin ca nhim v trn quy m
theo gi, ngy v tun.
Hy cng khm ph cc thi hn thc hin ca nhim v vi mt v d. Gi s rng mt
k hoch d n c lch d n vi thi gian lm vic c nh r l t 08:00 gi sng n 5:00
gi chiu, trong bao gm mt ting dnh cho vic ngh tra, t th hai cho n th 6, thi
gian khng lm vic l bui ti ( sau 05:00 gi chiu ) v nhng ngy cui tun ( th 7 v ch
nht) (Nu bn cn xem li lch d n, xem trong chng 2). Nu bn c tnh rng mt nhim
v no s mt 16 ting lm vic hon thnh th bn c th nhp thi hn thc hin ca n
l "2d" ln tin nhim v trong hai ngy, mi ngy lm vic 8 ting. Nu bn bt u
nhim v vo lc lc 8 gi sng ngy th su th n s c hon thnh vo lc 5 chiu ngy
Chng III

31

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

th hai ca tun k tip, do nhng ngy cui tun khng lm vic v ngy th by v ch nht
c ch nh l thi gian khng lm vic- Nonworking time.
Bn c th s dng cc ch vit tt sau khi nhp cc thi hn thc hin nhim v.
Nu bn nhp nh th ny

N s hin th nh sau

V n c ngha l

30m
6h
4d
3w
2mo

30 mins
6 hrs
4 days
3 wks
2 mons

30 pht
6 gi
4 ngy
3 tun
2 thng

Nh lu trc , Project x l vic ln tin ca cc nhim v trong hai cch.

Cc nhim v c ch tin t ng-Automatic Schedule lun lun c mt thi hn thc
hin ( mc nh l 1 ngy). Tuy nhin, cc nhim v c ch tin th cng-Manual
Schedule, ban u khng c bt k gi tr thi hn thc hin no. Thi hn thc hin ca mt
nhim v l th cn thit Project ln tin mt nhim v, do n to cm gic rng mt
nhim v c ch tin th cng, khng yu cu mt gi tr thi hn thc hin, khng c
Project ln tin . Tuy nhin l bn c th nhp cc gi tr thi hn thc hin cho cc nhim v
c ch tin th cng v bn s lm iu trong phn ny.
Vi cc nhim v c ch tin th cng, bn c th nhp cc gi tr thi hn thc
hin thng thng c s dng cc ch vit tt trong bng trn, v d "3d" cho thi hn ba ngy.
Bn cng cn c th nhp cc gi tr vn bn cho n, chng hn nh " Check with Bob ". Nhng
gi tr vn bn ny c thay th bi gi tr thi hn thc hin l 1-day (1ngy) mc nh khi bn
chuyn i mt nhim v t ch tin th cng sang t ng.
Lu : Project s khng cho php bn nhp mt gi tr vn bn cho gi tr ca thi hn
thc hin, ngy bt u, ngy kt thc ca nhim v c ch tin t ng.
Project s dng cc thi lng thi gian tiu chun tnh theo gi v pht cho thi hn
thc hin: 1 pht bng 60 giy v 1 gi bng 60 pht. i cc thi hn thc hin tnh theo thi
lng ngy, tun v thng th bn c th s dng cc mc nh ca Project (v d, mi thng c
20 ngy), hoc thit lp cc gi tr ca ring bn. lm c iu ny, vo tab File, chn
Options, v trong hp thoi Project Options, kch Schedule, nh c minh ha di y.

Chng III

32

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

- Trong hp nhp c nhn Hours per day: Vi vic thit lp 8 gi lm vic cho mi ngy,
th vic nhp thi gian thc hin nhim v l hai ngy (2d) cng ging vic nhp l 16 gi (16h).
- Trong hp nhp c nhn Hours per week: Vi vic thit lp 40 gi lm vic cho mi
tun, th vic nhp thi gian thc hin nhim v l ba tun (3w) cng ging vic nhp l 120 gi
(120h).
- Trong hp nhp c nhn Hours per month: Vi vic thit lp 20 ngy lm vic cho mi
thng, th vic nhp thi gian thc hin nhim v l 1 thng (1mo) cng ging vic nhp l 160
gi ( 8 gi mi ngy x 20 ngy trong thng).
Cc v d trong chng ny s dng cc gi tr mc nh ca Project: Mi ngy lm vic
8 gi, mi tun lm vic 40 gi v mi thng lm 20 ngy.
Lu : Nu cn, bn c th ln tin cc nhim v xy ra trong c khong thi gian
khng lm vic (Nonworking time) cng nh trong thi gian lm vic (Working time). lm
iu ny, nhp mt khong thi gian tri qua (elapsed time) cho thi hn thc hin ca nhim v.
Bn nhp khong thi gian tri qua bng cch t trc cc ch ci vit tt n v ca thi hn
thc hin bng ch ci " e". V d, g "1ed " ch ra rng thi hn thc hin nhim v l 1
ngy vi 24 gi lm vic, hoc " 1ew " tng ng vi 1 tun c by ngy lm vic v mi
ngy lm 24 gi, hoc "1emo" tng ng vi 1 thng c ba mi ngy lm vic v mi ngy
lm 24 gi.
Bn c th s dng khong thi gian tri qua cho cc nhim v m din ra theo thi gian
thc t ( 1 ngy c 24 ting) ch khng ch din ra theo thi gian lm vic bnh thng ( s
lng thi gian lm vic ty thuc vo vic thit lp ca bn). V d, mt d n xy dng c th
c nhim v " b tng mng" v nhim v "D b vn khun mng". Nu nh vy th bn
cng c th mun c mt nhim v na gi l "Ch cho b tng ng kt" bi v bn ch c th
tho d vn khun khi b tng ng kt t n mt gi tr cng no . Nhim v "Ch
cho b tng ng kt" cn phi c mt khong thi gian tri qua v b tng s ng kt trong mt
phm vi bao gm cc ngy lin tc lin tip cho d l ngy lm vic hay ngy khng lm
vic. Nu b tng mt 48 gi mi t cng cho php tho vn khun th bn c th nhp thi
hn thc hin cho nhim v "Ch cho b tng ng kt" l "2ed". Nu bn bt u nhim v
lc 9 gi sng th su th Project s ln tin hon thnh nhim v vo lc 9 sng ngy ch
nht. Tuy nhin, trong hu ht cc trng hp, bn s lm vic vi cc thi hn thc hin khng
c khong thi gian tri qua trong Project.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, bn a ra danh sch lit k cc
nhim v ban u ti nhng ngi s thc hin nhim v v cc bn lin quan khc ca d
n. V h a cho bn cc thng tin phn hi s b ( mc d cha y ) v mt s thi hn
thc hin ca nhim v m bn mun ghi li trong k hoch ra mt cun sch mi.
Trong v d ny, bn s nhp cc gi tr khc nhau ca thi hn thc hin nhim v, ngy
bt u v kt thc cho cc nhim v c ch tin th cng m bn to bc trn.
Bc 1: Kch vo d liu thuc ct c nhn Duration tng ng vi nhim v c ID l
1, Assign lauch team members.
Trng d liu Duration ca nhim v c ID l 1 c chn.
Bc 2: G 1d v sau nhn phm Enter.
Lu : Bn cng c th kch vo biu tng mi tn ln hoc xung nhp hoc thay
i gi tr trong trng d liu Duration.
Gi tr 1 day s xut hin trong trng d liu Duration. Project v mt thanh bar Gantt
cho nhim v ny, n bt u ti ngy bt u ca d n m bn thit lp trc trong
Chng 2, l ngy 5 thng 1 nm 2015.

Chng III

33

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Trc khi cc nhim v c lin kt vi nhau (Link) hoc ngy bt u hoc kt thc c
th c thit lp, Project s thit lp tt c cc nhim v mi m c mt gi tr thi hn thc
hin bt u vo ngy bt u ca d n ( Start date trong hp thoi Project Information). iu
ny ng c vi cc nhim v c ch tin th cng ln t ng.
Bc 3: Nhp cc thi hn thc hin hoc cm t sau y cho cc nhim v sau y:
ID
2
3

Task Name
Design and order
marketing material
Public Launch Phase

Distribute advance copies

Duration
Check with Marketing team
Nhn phm Enter b qua
nhim v ny
2d

i vi nhim v c ID l 5, Coordinate magazine feature articles, bn s nhp ngy bt

u v ngy kt thc v Project s tnh ton thi hn thc hin.
Bc 4: Trong trng d liu thuc ct c nhn Start tng ng vi nhim v c ID l 5,
g 19/1/15 ri sau nhn phm Tab.
Lu : Bn cng c th chn ngy m bn mun trong trng d liu thuc ct c nhn
Start. Kch vo u mi tn mu en trong trng d liu ang c chn v bng lch xut
hin, trong bng lch di chuyn n thng m bn mun. Ri sau kch vo ngy bn mun.
Bc 5: Trong trng d liu thuc ct c nhn Finish tng ng vi nhim v c ID l
5, g 27/1/15 ri sau nhn phm Enter.
Project tnh ton thi hn thc hin nhim v l su ngy. Lu y l su ngy lm
vic: T th Hai n th T, v ngy th Su ca tun u tin, v sau l ngy th hai v th
ba ca tun k tip. Project cng v thanh bar Gantt cho nhim v, ko di trn cc ngy lm
vic ny cng vi cc ngy khng lm vic (s kin tinh thn Th 5 ngy 22 thng 1 m bn
thit lp trong chng hai cng vi ngy ngh cui tun) nm gia chng, c hin th nh sau
y.

Bc 6: i vi nhim v ID 6, Launch public web portal for the book, bn khng bit
thi hn thc hin ln ngy bt u hoc ngy kt thc, nhng bn vn c th nm bt c
Chng III

34

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

nhng g m bn bit.
Bc 7: Trong trng d liu thuc ct c nhn Start ca nhim v 6, g About two
weeks before launch complete v sau nhn Enter.
Cng nh gi tr thi hn thc hin ca mt nhim v c ch tin th cng, bn
cng c th nhp mt chui vn bn cho ngy bt u hoc kt thc hoc cho c hai. Khi nhim
v ny c chuyn i sang ch tin t ng, chui vn bn s c thay th bi cc
ngy c th.
* Nghip v qun l d n: Lm th no m bn n gn c thi hn thc hin chnh
xc?
Bn nn xem xt hai quy tc chung sau khi c lng thi hn thc hin nhim v:
- Thi hn thc hin ca ton b d n thng tng ng vi thi hn hin ca nhim
v; cc d n ko di thng c xu hng c cc nhim v c thi hn thc hin di hn so vi
cc nhim v trong cc d n ngn.
- Nu bn theo di qu trnh thc hin ca d n so vi k hoch ca bn (s c m t
trong chng 7 v mt s chng tip theo) bn cn phi xem xt mc chi tit m bn mun
p dng cho cc nhim v trong k hoch ca bn. V d, nu bn c mt d n ko di nhiu
nm, c th l khng thit thc hoc thm ch l khng th khi theo di cc nhim v c o
theo pht hoc gi. Ni chung, bn nn o thi hn thc hin ca nhim v mc chi tit
thp nht.
i vi cc d n bn lm vic trong cun sch ny th thi hn thc hin c cung cp
cho bn. Cn i vi cc d n ca bn th bn s thng phi c lng thi hn thc hin ca
cc nhim v. Ngun t liu tt cho vic c lng thi hn thc hin gm c:
- Thng tin lch s t cc d n tng t trc .
- c lng t nhng ngi m s hon thnh nhim v ca bn.
- S phn on lo luyn ca nhng ngi qun l cc d n tng t.
- Cc mc trung bnh ca cc c quan t chc chuyn nghip hoc cng nghip m
thc hin cc d n tng t nh d n ca bn.
Mt quy tc qua kinh nghim c gi l quy tc 8/80. Quy tc ny xut thi hn
thc hin nhim v t 8 gi (hoc mt ngy) n 80 gi (10 ngy lm vic, hoc hai tun) l thi
hn chun. Cc nhim v m thi hn thc hin ngn hn mt ngy c th l b chia qu nh v
nhim v c thi hn thc hin lu hn hai tun c th l qu di qun l ng. C nhiu l
do chnh ng ph v quy tc ny, nhng i vi hu ht cc cng vic trong cc d n ca
bn th n c ng xem xt.
i vi s phc tp, cc d n c thi hn thc hin di hoc cc d n bao gm mt
lng ln cc n s, th bn c th to cc c lng v thi hn thc hin chi tit ch ca nhng
nhim v c bt u sm v c hon thnh sm (v d, trong vng 2-4 tun). Sau bn ch
c th c lng thi hn thc hin rt chung chung cho cc nhim v m chng s bt u sau
(v d, sau 2-4 tun). Bn c th duy tr mt bui hp nh k v vic c lng thi hn thc
hin ca nhim v vi cc nhm u n theo thi gian.
i vi cc d n phc tp, c l bn s kt hp nhng iu ny v cc chin lc khc
c lng thi hn thc hin ca nhim v. Bi v vic c lng thi hn thc hin ca
nhim v khng chnh xc l mt ngun ri ro chnh trong bt k d n no, nn vic to ra cc
c lng tt l kt qu ca nhng n lc ng gi b ra.

3.3. Nhp nhim v ct mc quan trng

Ngoi vic nhp cc nhim v cn hon thnh, bn cng c th mun k khai mt s kin
quan trng cho k hoch ca d n ca bn, chng hn nh ngy kt thc mt giai on quan
trng ca d n. lm c iu ny, bn s to ra mt nhim v ct mc-Milestone Task.
Chng III

35

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Cc nhim v ct mc l cc s kin quan trng m hoc l t c trong k hoch
( chng hn nh s hon thnh ca mt giai on ca cng vic) hoc l p t ln k hoch
( chng hn nh mt thi hn cht chnh thc xin ti tr vn). Bi v bn thn nhim v ct
mc thng khng bao gm t k s lm vic g nn cc nhim v ct mc c i din bi cc
nhim v c thi hn thc hin bng khng.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, bn ch c bit ngy m cc hot
ng ln k hoch ca vic ra mt cun sch mi cn phi c hon tt vic ra mt cun
sch din ra ng thi gian. V bn mun ngy ny c hin th trong k hoch.
Trong v d ny, bn s to ra mt nhim v ct mc .
Bc 1: Kch vo tn ca nhim v c ID l 3, Public Launch Phase.
Bc 2: Trn tab Task, trong nhm lnh Insert, kch Milestone

Project chn mt hng cho nhim v mi v thay i li s th t (ID) ca cc nhim v

tip theo pha sau n. Project t tn cho nhim v mi l <New Milestone> v a cho n
mt thi hn thc hin 0 ngy. Cng nh cc nhim v mi khc, nhim v ct mc ny ban u
c ln tin vo ngy bt u ca d n l ngy 05 thng 1.
Bc 3: Vi vic tn ca nhim v ct mc <New Milestone> ang c chn, g
Planning complete! ri sau nhn phm Enter.
Nhim v ct mc ny c thm vo k hoch ca bn.

Trong phn biu pha bn phi ca khung nhn Gantt Chart th nhim v ct mc xut
hin vi biu tng ca 1 vin kim cng ( hnh thoi).
Lu : Bn c th nh du mt nhim v c bt c thi hn thc hin no l mt nhim
v ct mc. Kch p vo tn ca nhim v hin th hp thoi Task Information, v sau
kc vo tab Advanced v tch chn vo hp kim c nhn Mark task as milestone.

3.4. To ra cc nhim v khi qut to cng cho k hoch

Bn s thy n hu ch s dng cc nhim v khi qut-Summary Task t chc xp
xp cc nhm ca cc nhim v c lin quan cht ch vi nhau trong mt dng cng
(Outline). Khi cc nhim v khi qut c sp xp theo trnh t thi gian th cc nhim v khi
qut cp cao nht c gi l cc giai on.
Khi xem xt mt k hoch ca d n, vic nhn thy cc nhim v c t chc trong
mt cu trc dng cng s gip bn v cc bn lin quan suy ngh v cc u mc cng vic
chnh. V d, ngi ta thng phn chia cc d n xut bn sch thnh thnh cc giai on l:
bin tp, thit k v sn xut. Vi mt cu trc cng c p dng, sau bn c th bung
ra hoc thu gn cng ch hin th mc chi tit m bn mun. Bn to ra mt cu trc
Chng III

36

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

cng bng cch tht l vo ra cc nhim v. Trong Project, cc nhim v tht vo bn di
mt nhim v khi qut c gi l nhim v con.
Cc nhim v khi qut c mc nh l ch tin t ng v khng phi l th
cng. Thi hn thc hin ca mt nhim v khi qut c ch tin t ng c tnh ton
bi Project, l khong thi gian tnh t ngy bt u sm nht cho ti ngy kt thc mun nht
ca cc nhim v con ca n. Nu bn trc tip chnh sa thi hn thc hin hoc ngy bt u
hoc ngy kt thc ca mt nhim khi qut c ch tin t ng th n s c chuyn
thnh nhim v c ch tin th cng.
Khi mt nhim v khi qut ch tin th cng, thi hn thc hin ca n s c
tnh ton da trn cc nhim v con ca n, y nh thi hn thc hin ca mt nhim v khi qut
c tin t ng. Tuy nhin, bn c th chnh sa thi hn thc hin ca nhim v khi qut
c ch tin th cng v Project s theo di c thi hn thc hin th cng m bn nhp
vo ln thi gian hn thc hin c tnh ton.
Lu : Bn s lm vic vi cc nhim v khi qut vi c hai thi hn thc hin th cng
v thi hn thc hin c tnh ton t ng trong chng 9.
Cp cao nht trong cu trc cng ca mt k hoch c gi l nhim v tng qut
ca d n-Project Summary Task. Theo mc nh Project t ng to ra nhim v tng qut ca
d n nhng khng hin th n. Bi v nhim v tng qut ca d n c cp cao nht trong cu
trc cng ca k hoch nn n bao gm cc chi tit c cun ln roll-up t tt c cc nhim
v con. N cng i din cho ton b thi hn thc hin ca k hoch, do n l mt cch tin
dng nhn thy mt s cc chi tit thit yu, chng hn nh thi hn thc hin tng th ca k
hoch.
* Nghip v qun l d n: Lp k hoch kiu Top-down v Bottom-up
Hai phng php ph bin pht trin cc nhim v v cc giai on trong d n l lp
k hoch t trn xung (Top-down) v lp k hoch t di ln (Bottom-up):
- Lp k hoch kiu Top-down: xc nh giai on chnh hoc cc thnh phn chnh trong
d n trc khi in vo tt c cc chi tit c yu cu hon thnh cc giai on , v i
din l cc nhim v khi qut. Cc d n phc tp c th c mt vi lp nhim v khi qut
c lng nhau. Phng php ny thc hin t tng qut n chi tit c th.
- Lp k hoch kiu Bottom-up: xc nh cng nhiu cc nhim v mc chi tit nht c
th th cng tt trc khi ln cng chng thnh cc nhm theo logic c gi l cc giai
on hoc cc nhim v khi qut. Phng php ny thc hin t chi tit c th n tng qut.
To ra nhim v v cc giai on chnh xc cho hu ht cc d n phc tp i hi mt
s kt hp ca c hai phng php lp k hoch Top-down v Bottom-up. Thng thng, mt
ngi qun l ca d n bt u lp cc giai on chnh (lp k hoch kiu Top-down) v cc ti
nguyn l nhng ngi s thc thi trong d n cung cp cc nhim v chi tit in vo tng
giai on (lp k hoch kiu Bottom-up).
Nhim v ca phn ny: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, k hoch ra mt cun
sch by gi c rp li vi nhau t chc xp xp k hoch thnh hai giai on tun
t.
Trong v d ny, bn ln cng danh sch cc nhim v ca bn bng cch to ra cc
nhim v khi qut:
Bc 1: Chn tn ca cc nhim v c ID t 5 n 7.
y l nhng nhim v m bn mun chng l cc nhim v con ca giai on - Public
launch phase.
Bc 2: Trn tab Task, trong nhm lnh Schedule, kch Indent Task.

Chng III

37

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Project nng cp nhim v ID 4 thnh mt nhim v khi qut v chuyn n sang ch

tin t ng. Hoc bn c th ngh l Project h cp cc nhim v c ID t 5 n 7 thnh
cc nhim v con. D suy ngh theo cch no th k hoch ny by gi bao gm mt nhim v
khi qut v cc nhim v con.
Nhim v khi qut

Thanh bar ca nhim v khi

qut

Cc nhim v con

Lu : Nu bn mun h cp mt nhim v khi qut quay tr li thnh mt nhim v

con, bn phi thay i cu trc cng ca cc nhim v con bn di nhim v v khi ny.
Chn tt c cc nhim v con v sau kch vo lnh Outdent
thuc tab Task.

trong nhm lnh Schedule

Ch ti nh hng v vic ln tin ca vic to ra nhim v khi trn. Bi v

nhim v 6 c ngy bt u v kt thc c th nn Project thit lp ngy bt u ca nhim
v khi qut ( v nhim con khc ca n m c thi hn thc hin) cng vi ngy bt u ca
nhim v 6, ngy 19 thng 1.
Tip theo bn s to ra mt nhim v khi qut khc theo mt cch thc khc.
Bc 3: La chn tn ca cc nhim v c ID t 1 ti 3.
Bc 4: Trn tab Task, trong nhm lnh Insert, kch Summary

Project chn mt hng cho mt nhim v mi, tht l cc nhim v c chn bc 3

v i li s ID ca tt c cc nhim v pha sau. Project s t tn cho nhim v mi ny l
<Summary New Task>.
Bc 5: Vi tn ca nhim v <Summary New Task> ang c la chn, g Planning
Phase v nhn Enter.
By gi k hoch c t chc thnh hai giai on cng vic.

Chng III

38

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

3.5. To ra cc ph thuc v nhim v bng cc lin kt

Khi bn lin kt cc nhim v, bn to cc mi quan h v vic ln tin gia cc
nhim v . Nhng mi quan h v nhim v ny c gi l cc ph thuc- Dependence, kiu
nh "s bt u ca nhim v ny b ph thuc vo vic hon thnh mt nhim v trc n".
Mt khi bn to ra cc ph thuc v nhim v (cn gi l cc lin kt- Link), Project c th t
ng iu chnh vic ln tin ca cc nhim v c lin kt khi cc thay i xy ra trong k
hoch ca bn. To cc ph thuc bng vic lin kt cc nhim v l rt quan trng nhn c
ton b li ch t cng c ln tin ca Project.
Hy xem xt mt kiu quan h ph thuc m bn c th to ra gia hai nhim v. Hu ht
cc k hoch yu cu cc nhim v phi c thc hin theo mt th t c th. V d, nhim v
vit mt chng no ca mt cun sch cn phi c hon thnh trc nhim v chnh
sa chng c th xy ra. Hai nhim v ny c mt mi quan h ph thuc kiu finish-tostart ( kt thc-ti-bt u), v n c hai kha cnh:
- Nhim v th hai phi xy ra sau nhim v u tin, y l trnh t xy ra.
- Nhim v th hai ch c th xy ra ch khi nhim v u tin c hon thnh, v y l
s ph thuc.
Trong Project, nhim v u tin (" Vit mt chng ca cun sch ) c gi l nhim
v tin nhim-Predecessor bi v n i trc cc nhim v ph thuc vo n. Nhim v th hai (
" Chnh sa chng ca cun sch ) c gi l nhim v k nhim-Successor bi v n ni
tip hoc i theo sau cc nhim v m n ph thuc vo. Bt k nhim v no u c th l
nhim v tin nhim ca mt hoc nhiu nhim v k nhim. Tng t nh vy, bt k nhim v
no cng c th l nhim v k nhim ca mt hoc nhiu nhim v tin nhim.
Mc d iu ny nghe c v phc tp, nhng hai nhim v ch c th c mt trong bn
kiu quan h v nhim v.
Mi quan h ph
thuc

Ngha l

Finish-to-start
(FS)

Ngy kt thc ca nhim

v tin nhim quyt nh
ngy bt u ca nhim v
k nhim. y l mi
quan h v nhim v mc
Ngy bt u ca nhim
Start-to-start (SS) nh.
v tin nhim quyt nh
ngy bt u ca nhim v
k nhim.
Finish-to-finish
(FF)

Chng III

Ngy kt thc ca nhim

v tin nhim quyt nh
ngy kt thc ca nhim
v k nhim.

Th hin trong khung

nhn Gantt Chart

V d
Mt chng ca cun
sch phi c vit
trc khi n c th
c chnh sa.
t in v t giy c lin
quan cht ch, v chng
nn bt u cng mt
lc.
Cc nhim v yu cu
cc thit b c th phi
kt thc trc khi thi
gian thu chng kt thc .

39

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Start-to-finish
(SF)

Ngy bt u ca nhim
v tin nhim quyt nh
ngy kt thc ca nhim
v k nhim.

Thi im my in bt
u chy quyt nh
nhim v la chn my
ng sch phi kt thc.

Lu : Bn c th iu chnh mi quan h v tin gia cc nhim v tin nhim v

nhim v k nhim vi thi gian sm-lead time hoc thi gian tr ( chm)- lag time. V d, bn
c th thit lp mt thi gian tr 2 ngy gia thi im kt thc ca mt nhim k nhim v thi
im bt u ca nhim v k nhim ca n. bit thm thng tin, xem trong chng 8.
S th hin cc quan h v nhim v v vic gii quyt cc thay i ti ngy bt u v
kt thc c ln tin l hai lnh vc m vic s dng mt cng c ln tin ging nh
Project thc s ng gi. V d, bn c th thay i thi hn thc hin ca nhim v hoc thm
hoc g b cc nhim v ra khi mt chui cc nhim v c lin kt, v Project s t ng
ln li tin cc nhim v cho ph hp.
Cc mi quan h v nhim v xut hin trong mt s cch trong Project, bao gm nh
sau:
- Trong phn biu ca khung nhn Gantt v trong khung nhn Network Diagram, cc
mi quan h v nhim v xut hin l cc ng thng kt ni cc nhim v.
- Trong cc bng biu, chng hn nh bng Entry, cc s ID ca cc nhim v tin nhim
s xut hin trong trng d liu Predecessor ca cc nhim v k nhim. (Bn c th cn phi
ko thanh ng ang chia i khung nhn thnh hai phn sang bn phi thy ct c nhn
Predecessor).
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing. K hoch ra mt cun sch mi ang
lin kt cc phn ring l ca n rt tt. Cc nhim v c ln cng bn di cc nhim
v khi qut, v by gi bn sn sng to ra cc mi quan h v nhim v.
Trong v d ny, bn lin kt cc nhim v to ra cc ph thuc v nhim v gia
chng:
Bc 1: Chn tn ca nhim v c ID l 2 v 3.
Bc 2: Trn tab Task, trong nhm lnh Schedule, kch Link the Selected Tasks

Nhim v c ID l 2 v 3 c lin kt bi s ph thuc mc nh finish-to-start.

ng lin kt biu th mt mi quan h v nhim v gia chng

Ch rng nhim v 3 trc y khng c ngy bt u-Start v ngy kt thc-Finish,

nhng bng cch lm cho n l mt nhim v k nhim ca nhim v 2, bn a cho Project
thng tin cp cho nhim v 3 mt ngy bt u: ngy 06 thng 1, ngy lm vic tip sau
Chng III

40

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

khi kt thc nhim v 2.
Bn c ch vic lm ni bt bng mu xanh da tri ca mt s trng d liu Duration,
Start v Finish khi bn lin kt cc nhim v? Project lm ni bt cc gi tr b nh hng sau
mi ln bn thay i vic ln tin trong k hoch.
Lu : hy b lin kt gia cc nhim v, chn cc nhim v m bn mun hy b
lin kt v sau kch vo Unlink Tasks

trong trong nhm lnh Schedule trn tab Task.

Tip theo, bn s lin kt nhim v 3 v 4 bng mt cch khc.

Bc 3: Chn tn ca nhim v 4, Planning complete!
Bc 4: Trn tab Task, trong nhm lnh Properties, kch vo Information .
Hp thoi Task Information s xut hin.
Bc 5: Kch vo tab Predecessors.
Bc 6: Kch vo d liu trng khng ngay bn di tiu ct Task Name v sau
nhp vo hnh mi tn nh mu en xut hin bn phi d liu ny.
Bc 7: Trong danh sch lit k tn cc nhim v hin ra, kch vo Design and order
marketing material.
Bc 8: Nhn nt OK ng hp thoi Task Information.

Nhim v 3 v 4 c lin kt bi mi quan h Finish-to-Start.

Lu : Hy nh li rng bt c nhim v no u c th c nhiu nhim v tin nhim.
Mt cch m bn c th ch r cc nhim v tin nhim thm vo l thm chng trong tab
Prodecessor thuc hp thoi Task Information. i vi cc mi quan h Finish-to-Start ( kiu
lin k mc nh ), nhim v tin nhim c ngy kt thc mun nht quyt nh ngy bt u ca
nhim v k nhim. Nhim v tin nhim ny i khi c gi l "nhim v tin nhim pht
ng"-Driving predecessor bi v n quyt nh hoc pht ng ngy bt u ca nhim v k
nhim ca n. Project bao gm mt tnh nng m gip bn thy nhim v tin nhim pht ng
v cc mi quan h ca nhim v k nhim mt cch d dng hn. Tnh nng ny c gi l l
trnh hay ng i ca nhim v- Task Path v c m t trong Chng 8.
Tip theo bn s lin kt tt c cc nhim v con bn di nhim v khi qut Public
Launch Phase trong mt thao tc.
Bc 9: Chn tn ca cc nhim v c ID t 6 n 8.
Bc 10: Trn tab Task, trong nhm lnh Schedule, kch Link the Selected Tasks

Cc nhim v t 6 ti 8 c lin kt.

Lu : Nhim v c ID t 6 n 8 l lin k vi nhau. chn cc nhim v m chng
khng nm lin k nhau, chn nhim v u tin ri gi phm Ctrl v sau chn cc nhim v
khc.
Chng III

41

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

C mt s cch lin kt cc nhim v, v sau y bn s s dng thm mt cch na

lin kt hai giai on ca k hoch ra mt cun sch mi.
Bc 11: Trong phn biu ca khung nhn Gantt Chart, di chuyn con tr chut ti
thanh bar Gantt ca nhim v khi qut c ID l 1- Planning Phase, v sau kch ( c gi
phm tri chut) v ko xung v tr thanh bar Gantt ca nhim v khi qut 5- Public Launch
Phase.
Lu rng trong qu trnh bn ko con tr chut, biu tng con tr chut s thay i
sang biu tng lin kt v ca s nh xut hin (pop -up window) cp nht thng tin khi bn di
chut qua thanh cc bar Gantt khc.
Pop-up window

Khi con tr chut nm trn thanh bar Gantt ca nhim v khi qut 5, nh phm tri
chut ang gi.
Hai nhim v khi qut 1 v 5 c lin kt bi mi quan h kiu Finish-to-Start.

Cho n thi im ny, bn s dng ba cch khc nhau lin kt cc nhim v. Mt

cch n gin khc to ra mt mi quan h v nhim v l nhp s ID ca nhim v tin
nhim trong trng d liu Predecessors ca nhim v k nhim. Khi bn s dng Project nhiu
hn na, c th bn s tm thy trong s cc cch mt cch m bn thy thch hp cho mnh
hoc tm ra cc cch khc lin kt cc nhim v.
Lu : Khi lm vic vi cc nhim v khi qut, bn c th hoc l lin kt trc tip cc
nhim v khi qut (nh bn lm trn ) hoc lin kt nhim v mun nht ca giai on u
Chng III

42

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

tin vi nhim v sm nht trong giai on th hai. Kt qu v vic ln tin l nh nhau trong
c hai trng hp. Tuy nhin, d trong bt c trng hp no bn cng khng th lin kt mt
nhim v khi qut ti mt trong s cc nhim v con ca n. Lm nh th to ra mt vn v
vic ln tin vng trn v khng lgic, v th Project khng cho php iu xy ra.
kt thc v d ny, bn s nhp mt gi tr thi hn thc hin c th cho nhim v 3.
i ng marketing ca nh xut bn Lucerne Publishing bo co rng c tnh ca h i
vi nhim v 3 l n nn c mt thi hn thc hin l l hai tun .
Bc 13: Trong trng d liu Duration ca nhim v 3, g 2w v sau nhn Enter.

Ch rng thi hn thc hin mi ca nhim v 3 khin thi hn th hin ca nhim

v khi qut Planning Phase tng ln, nhng n li khng nh hng ti vic ln tin ca
nhim ct mc 4. Ti sao li khng? Hy nh rng nhim v ct mc ny vn ang trong ch
tin th cng. Bn c th bt buc Project iu chnh ngy ngy bt u v kt thc ca
nhim v ny trong khi vn gi ch tin th cng ca n.
Bc 14: Chn tn ca nhim v 4.
Bc 15: Trn tab Task, ti nhm lnh Schedule, kch Respect Links

Project s ln li tin cho nhim v 4 bt u sau khi hon thnh nhim v tin
nhim ca n, nhim v 3. Bn c th thy rng s bt u ca nhim v khi qut 5- Public
Launch Phase khng tn trng mi lin kt ca n vi nhim v tin nhim ca n, nhim v
khi qut 1- Phase summary task. Vic kch vo lnh Respect Link cng vi nhim v khi qut
5- Public Launch Phase ang c chn s khng khin n ln li tin nh khi n lm vi
nhim v 4. l bi v ngy bt u v kt thc ca nhim v khi qut c dn dt bi ngy
bt u sm nht v ngy kt thc mun nht ca cc nhim v con ca n, m trong trng hp
ny n vn ang trong ch tin th cng. Bn s gii quyt vn ny bng cch chuyn
sang ch tin t ng trong phn tip theo.

3.6. Chuyn ch tin ca nhim v t th cng sang t ng

Theo mc nh Project thit lp cc nhim v mi trong ch tin th cngManually Scheduled. Thc t, cho n phn ny ca cun sch bn lm vic ch vi cc
Chng III

43

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

nhim v c ch tin th cng. Trong Project bn kim sot vic ln tin ca cc nhim
v theo hai cch thc khc nhau:
- Lm vic vi cc nhim v c ch tin th cng-Manually Scheduled s nhanh
chng nm gi c mt s chi tit nhng khng c s ln tin cc nhim v. Hy ngh rng
mt nhim v c ch tin th cng l mt s gi ch ban u m bn c th to ra bt c
lc no m khng nh hng n phn cn li ca k hoch. Bn c th ban u khng bit g
nhiu hn ngoi ci tn ca nhim v v iu OK. Khi bn pht hin ra hoc quyt nh thm
cc chi tit v nhim v ny, chng hn nh khi no n xy ra, bn c th thm cc chi tit ti
k hoch.
- Lm vic vi cc nhim v c ch tin t ng-Auto Scheduled s dng y
li ch ca cng c ln tin mnh m trong Project.
Vi ch tin t ng, Project t ng cp nht cc gi tr v tin c tnh ton
nh thi hn thc hin, ngy bt u v kt thc p ng ti nhng thay i trong mt k
hoch. Cc thay i ti cc yu t nh cc rng buc, cc mi quan h v nhim v hoc lch c
th khin Project tnh ton li cc nhim v b nh hng.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, k hoch ra mt cun sch mi
c xem xt bi cc ti nguyn l nhng ngi s thc hin cng vic v bi nhng bn lin
quan khc ca d n. Mc d bn mong i k hoch ny thay i mt cht khi bn bit nhiu
hn v s ra mt ca cun sch, nhng by gi bn t tin chuyn i ch tin ca
cc nhim v trong ton b k hoch t th cng sang t ng.
Trong v d ny, bn chuyn i cc nhim v sang ch tin t ng v sau thay
l thay i s mc nh v ch tin cc nhim v mi to c ch tin t ng.
Bc 1: Chn tn ca cc nhim v t 2 ti 4.
Nhng nhim v ny hin ang c thit lp ch tin th cng, c biu th l
biu tng ci inh ghim

trong ct Task Mode.

Bc 2: Trn tab Task, ti nhm lnh Tasks, kch Auto Schedule

Project s chuyn cc nhim v ny sang ch tin t ng.

Project thay i cc biu tng trong ct Task Mode t hnh ci inh ghim sang biu
tng
v thay i nh dng ca cc thanh bar Gantt ca nhng nhim v ny cho bit
rng chng ang ch tin t ng. Tip theo, bn s s dng mt phng php khc
thay i ch tin cho mt nhim v .
Bc 3: Kch vo trng d liu thuc ct c nhn Task Mode ca nhim v 6 v sau
nhp vo mi tn mu en xut hin bn phi .
Bc 4: Trong danh sch hin ra, kch chn Auto Scheduled.

Chng III

44

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Ln ny, nhim v 6 c ln tin li bt u mun hn. Ti sao iu ny xy

ra? Hy nh ti s ph thuc gia hai nhim v khi qut. S ph thuc ny ni rng, nhim v
Public Launch Phase nn bt u ngay khi nhim v Planning Phase c hon thnh. Tuy
nhin, do nhim v 6 v cc nhim v con khc ca Public Launch Phase c thit lp ch
tin th cng nn Project khng ln li tin cc nhim v ny l gii cho s ph
thuc .
Tuy nhin, ngay sau khi bn thit lp nhim v 6 c ch tin t ng, Project
lm iu v cng iu chnh ngy bt u ca nhim v khi qut ca n.
Cc nhim v con cn li l 7 v 8 vn ang ch tin th cng, v vy Projsect
khng ln li tin cho chng. Bn s chuyn ch tin cho cc nhim v ny bc
tip theo.
Bc 5: Chn tn ca nhim v 7 v 8.
Bc 6: Trn tab Task, ti nhm lnh Tasks, kch Auto Schedule.
Project ln li tin cc nhim v cn li. Vic ny rt ngn thi hn thc hin ca
nhim v Public Launch Phase v ca ton b d n.

Vo lc ny, k hoch ny ang c thit lp bt k nhim v mi m bn c th

nhp c ch tin l th cng. Bn c th vn gi thit lp ny nh hin ti v sau
chuyn cc nhim v c th sang ch tin t ng. Tuy nhin, k hoch ny pht trin
by gi chuyn sang ch tin t ng v sau thit lp mt s nhim v c th
sang ch tin th cng khi cn.
Bc 7: Trn tab Task, trong nhm lnh Tasks, kch Schedule Mode
tng u mi tn nh mu en) v sau chn Auto Schedule.

( kch vo biu

Lu : Bn c th chuyn i qua li gia cc ch tin ca k hoch hin ang

c m ra trong Project bng cch kch on vn bn New Tasks trn thanh trng thi v sau
chn ch tin mun chuyn i.

Chng III

45

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Bn cng c th thay i loi ch tin mc nh m Project p dng cho tt c cc

k hoch mi c to ra sau . lm iu ny, vo tab File kch Options v sau nhp vo
tab Schedule. Trong khu vc c nhn Schedule, kch vo hp chn c nhn Scheduling options
for this project, ri kch chn All New Projects v sau trong hp chn c nhn New tasks
created, kch chn Auto Scheduled.
Tip theo bn s thy vic ln tin t ng trong hnh ng khi bn mt nhim v mi
ti k hoch.
Bc 8 :Trong trng d liu thuc ct c nhn Task Name bn di nhim v c ID l
8, g Launch social media programs for book v sau nhn Enter.
Project thm nhim v mi ny ti k hoch. Theo mc nh, n khng lin kt vi bt
k nhim v no khc, c cung cp mt thi hn thc hin l mt ngy v c ln tin
bt u vo ngy bt u ca nhim v khi qut ca n. Khng ging nh cc nhim v c ch
tin th cng, cc nhim v c ch tin t ng c c mt thi hn thc hin v
ngy bt u, ngy kt thc khi c thm ti k hoch.
kt thc v d ny, bn s lin kt hai nhim v.
Bc 9: Chn tn ca nhim v c ID l 8 v 9 .
Bc 10: Trn tab Task, ti nhm lnh Schedule, kch Link the selected tasks.

Project lin kt hai nhim v ny. Ch rng thi hn thc hin ca nhim v khi qut
Public Launch Phase c cp nht t ng t 9 ln 10 ngy .

3.7. Kim tra thi hn thc hin v ngy kt thc ca k hoch

Ti bt k thi im no trong qu trnh ln k hoch hoc thc hin ca mt d n, bn
v cc bn lin quan khc ca d n rt c th s mun bit d n c d kin hon thnh trong
bao nhiu lu. Bn khng nhp trc tip tng thi hn thc hin hoc ngy kt thc trong mt k
hoch, v bn khng cn phi lm. Project tnh ton nhng gi tr ny trn da trn cc thi hn
thc hin ca nhim v, nhng ph thuc, cc ci iu chnh v lch d n v rt nhiu yu t
khc m bn ghi li trong mt k hoch.
Mt cch d dng xem thi hn thc hin ca k hoch v ngy bt u, ngy kt thc
c d kin l thng qua khung nhn Timeline, nhim v tng qut ca d n, v hp thoi
Project Information.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, k hoch ca bn cho vic ra mt cun
Chng III

46

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

sch mi ang gip gip nhm thc hin c c s t chc xp xp cho cng vic sp ti.
Bn thng xuyn b yu cu cung cp thi hn thc hin, ngy kt thc hin ang c d kin
ca k hoch ra mt cun sch.
Trong v d ny, bn kim tra tng thi hn thc hin ca k hoch v ngy kt thc d
kin da trn cc thi hn thc hin ca cc nhim v v cc mi quan h m bn nhp.
Bc 1: Trong khung nhn Timeline pha trn khung nhn Gantt Chart, ch ti ngy
bt u v kt thc hin ti ca k hoch ny.

Lu : Nu khung nhn Timeline khng hin th, trn tab View, trong nhm lnh Split
View, tch chn vo hp kim c nhn Timeline.
Khung nhn Timeline l mt cch thc tin dng nhn thy bc tranh tng th ca k
hoch. y, bn ang ch nhn thy ngy bt u v kt thc, nhng trong nhng chng sau,
bn s lm vic vi khung nhn Timeline theo nhng cch khc na.
Tip theo bn s c c mt ci nhn su hn v thi hn thc hin ca k hoch.
Bc 2: Trn tab Project, trong nhm lnh Properties, kch Project Information.
Hp thoi Project Information s xut hin .
y, li mt ln na bn nhn thy ngy kt thc: 3/2/15. Bn khng th trc tip chnh
sa ngy kt thc ny c bi v k hoch ny ang c thit lp l ln tin k t ngy bt
u. Project tnh ton ngy kt thc ca k hoch da trn khong thi gian ko di ca cc
ngy lm vic c yu cu hon thnh cc nhim v, bt u t ngy bt u ca k hoch.
Bt k s thay i no ti ngy bt u ny u khin Project tnh ton li ngy kt thc.
Tip theo, chng ta s xem cc thng tin v thi hn thc hin mt cch chi tit hn.
Bc 3: Trong hp thoi Project Information kch Stalistics
Hp thoi Project Stalistics xut hin.

Bn khng cn phi hiu ht tt c nhng con s ny, nhng thi hn thc hin hin ti
( D liu thuc ct c nhn Duration, v thuc hng c nhn Current) l ng ch . Thi gian
thc hin ny l s ngy lm vic ( khng k nhng ngy c khong thi gian tri qua ) gia
ngy bt u v ngy kt thc ca k hoch.
Lu : Project xc nh tng thi hn thc hin ca mt k hoch bng cch tnh ton s
khc bit gia ngy bt u sm nht v ngy kt thc mun nht ca cc nhim v ca k
hoch. Thi hn thc hin ny ca k hoch cng b nh hng bi cc yu t khc, chng hn
nh cc mi quan h v nhim v ( c tho lun phn trn trong chng ny). Bi v
Project phn bit gia thi gian lm vic v thi gian khng lm vic nn thi hn thc hin ca
mt nhim v khng nht thit phi tng ng vi khong thi gian tri qua.
Chng III
47

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Bc 4: Kch Close ng hp thoi Project Stalistics.
Tip theo bn s hin th nhim v tng qut ca d n trong khung nhn Gantt Chart.
Bc 5: Nhn vo bt c ni no trong khung nhn Gantt Chart.
Do ang hng s tp trung trong khung nhn Gantt Chart , nhn ng cnh pha trn tab
Format thay i thnh Gantt Chart Tools.
Bc 6: Trn tab Format, trong nhm lnh Show/Hide, tch chn vo hp kim Project
Summary Task.
Project hin th nhim v tng qut ca d n v tr trn cng ca khung nhnh Gantt
Chart vi mt s ID l 0. y bn s thy cc gi tr ca thi hn thc hin, ngy bt u v
kt thc ging nh c hin th trong hp thoi Project Stalistcs v mt thanh bar Gantt
c v bt u t ngy bt u ti ngy k thc ca ton b k hoch.
Project Summary Task

Thanh bar Gantt ca Project Summary Task

3.8. Ch thch cho nhim v vi ghi ch v siu lin kt

Bn c th ghi cc thng tin b sung v mt nhim v trong mt ghi ch. V d, bn c th
c cc m t chi tit ca mt nhim v nhng li mun gi cho tn ca nhim v c ngn
gn, bn c th thm cc chi tit nh thng tin vo mt ghi ch ca nhim v thay vo tn ca
nhim v . Bng cch , cc thng tin ny c tr trong k hoch v c th dng xem hoc
in chng.
C ba loi ghi ch : ghi ch cho nhim v, ghi ch cho ti nguyn v ghi ch cho s phn
cng. Bn c th nhp v xem li cc ghi ch cho nhim v trn tab Notes trong hp thoi Task
Information. Cc ghi ch Project h tr mt lot cc ty chn v nh dng vn bn, thm ch
bn c lin kt hoc lu tr cc hnh nh ha v cc kiu loi tp tin khc trong ghi ch.
Lu : Bn s lm vic vi cc ghi ch cho ti nguyn trong chng 4.
i khi bn c th mun lin kt mt nhim v trong mt k hoch vi cc thng tin c
lu tr trong mt ti liu khc hoc trn mt trang web. Cc siu lin kt-Hyperlink cho php
bn kt ni mt nhim v c th ti cc thng tin b sung tn ti bn ngoi k hoch.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, bn c mt s chi tit v mt s nhim
v trong k hoch ra mt cun sch mi m bn mun ghi chng vo k hoch. Vic gi nhng
chi tit nh vy trong k hoch s gip bn sau ny v n cng s c ch cho bt k ai khc lin
quan n d n, nhng ngi c th lm vic vi k hoch ny trong tng lai
Trong v d ny, bn nhp cc ghi ch cho nhim v v cc siu lin kt ti ti liu cha
ng cc thng tin quan trng v mt s nhim v:
Bc 1: Chn tn ca nhim v 6, Distribute advance copies.
Chng III

48

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Bc 2:. Trn tab Task, trong nhm lnh Properties, kch Notes.
Lu : Bn cng c th kch chut phi vo tn nhim v v chn Notes trn Shortcut
menu xut hin .
Project s hin th hp thoi Task Information cng tab Notes ang c chn.
Bc 3: Trong phn nhp d liu c nhn Notes, g Get recipient list from publicist.

Bc 4: Kch OK.
Mt biu tng ghi ch

s xut hin trong ct c nhn l Indicators

Bc 5: Di chuyn con tr chut ti biu tng ghi ch ca nhim v 6.

Mt on ghi ch m xut hin trong mt ScreenTip. i vi cc ghi ch m l qu di
hin th trong mt ScreenTip, bn c th kch p chut vo biu tng ghi ch hin th y
ni dung ca ghi ch .
Bn c th thy c mt biu tng ghi ch dnh cho nhim v 0, nhim v tng qut
ca d n. Chng ta s xem xt n sau y.
Bc 6: Di chuyn con tr chut ti biu tng ghi ch ca nhim v 0.
Bn c th nhn ra rng on ghi ch m xut hin trong ScreenTip n t phn 3-Nhp
tiu v cc thuc tnh khc ca k hoch trong chng 2. Vn bn ny c nhp trong
trng d liu Comments ca hp thoi Propeties. Nh bn c th thy, vn bn c nhp
trong trng d liu Comments xut hin nh l mt ghi ch ca nhim v tng qut ca d n.
Nu bn thm hoc thay i mt ghi ch ca nhim v tng qut nh bn lm trc vi
nhim v 6 th s thay i ny s xut hin trong trng d liu Comments trong hp thoi
Properties.
kt thc v d ny, bn s to ra mt siu lin kt .
Bc 7: Kch chut phi vo tn ca nhim v 8, Launch public Web portal for book, v
sau chn mc Hyperlink trong Shortcut menu xut hin.
Hp thoi Insert Hyperlink s xut hin
Bc 8: Trong hp nhp c nhn Text to display, g Add to spring catalog here.
Bc 9: Trong nhp c nhn Address, g http://www.lucernepublishing.com/
Bc 10: Nhn OK.
Mt biu tng siu lin kt
xut hin trong ct c nhn Indicators
. Di chuyn con
tr chut ti biu tng siu lin kt hin th on vn bn m t m bn g trn.

Chng III

49

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

m trang web trong trnh duyt ca bn, hoc l kch vo biu tng siu lin kt
hoc l kch chut phi biu tng siu lin kt v trong shortcut menu xut hin, chn mc
Hyperlink v sau l Open Hypelink.
Lu : Bn c th nhanh chng g b cc ghi ch, cc siu lin kt hoc cc nh dng ra
khi cc nhim v c chn, Trn tab Task, trong nhm lnh Editing, kch Clear (trng ging
nh mt ci ty), v sau chn lnh m bn mun.

Chng III

50