Anugerah Kualitiperdana Mentri

Page 1 Page 1
Page 2 Page 2
Page 3 Page 3
Page 4 Page 4
Page 5 Page 5
LAMPIRAN 1 APPENDIX 1
MAMPU MAMPU
Jabatan Perdana Menteri Prime Minister
GARIS PANDUAN PERMOHONAN APPLICATION GUIDELINES
ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI PRIME MINISTER'S AWARD FOR
QUALITY
TAHUN 2009 YEAR 2009
Page 6 Page 6
22
KANDUNGAN CONTENT
PERKARA SUBJECT
MUKA SURAT PAGE
A. A.
Tujuan Garis Panduan The purpose of the Guidelines
33
B. B.
Anugerah Kualiti Perdana Menteri Prime Minister's Quality Award
I. I.
Pengenalan Introduction
44
II. II.
Objektif Anugerah Kualiti Perdana Menteri The objective of the Prime Minister's Quality Award
44
IIII. IIII.
Bentuk Hadiah Prize form
55
IV. IV.
Syarat Kelayakan Permohonan Applicant Eligibility Criteria
55
V. V.
Proses Penilaian Evaluation process
66
VI. VI.
Tatacara Permohonan Application Procedures
99
C. C.
Borang Permohonan Application Form
10 10
D. D.
Kriteria Penilaian Anugerah Kualiti Perdana Menteri Evaluation criteria Prime Minister's Quality
Award
11 11
Page 7 Page 7
33
A. A.
TUJUAN GARIS PANDUAN PURPOSE OF GUIDELINES
Garis Panduan ini bertujuan untuk membantu agensi ektor Guidelines aim to help agencies ektor
awam membuat permohonan untuk menyertai Anugerah public apply to join the Award
Kualiti Quality
Perdana Prime
Menteri Minister
(AKPM). (AKPM).
Panduan User
ini This
menggariskan syarat kelayakan permohonan, format outlines the application requirements,
format
laporan permohonan, proses dan kriteria-kriteria penilaian reporting application, process and
evaluation criteria
AKPM. AKPM.
Page 8 Page 8
44
B. B.
QUALITY
I. I.
PENGENALAN INTRODUCTION
1. 1.
Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM) merupakan pengiktirafan Prime Minister Quality
Award (AKPM) is a recognition
tertinggi Kerajaan kepada agensi-agensi sektor awam yang telah berjaya highest government to
public sector agencies that have successfully
menonjolkan kecemerlangan menyeluruh dalam pengurusan organisasi masing- highlight
excellence in the comprehensive management of their organization
masing serta mampu menyampaikan perkhidmatan yang berkualiti kepada respectively and able
to deliver quality services
pelanggan. customers. Seiring dengan usaha-usaha untuk mentransformasi perkhidmatan Along
with efforts to transform services
awam ke peringkat world class , pengiktirafan melalui AKPM adalah mekanisme public to the
world class level, recognition is a mechanism through AKPM
terbaik untuk mengiktiraf agensi-agensi sektor awam yang telah mempamerkan best to recognize
agencies that have been presenting the public sector
prestasi yang cemerlang dan boleh menjadi penanda aras kepada agensi-agensi excellent
performance and can be a benchmark for agencies
sektor awam yang lain. other public sectors.
2. 2.
Terdapat empat (4) pemenang anugerah di bawah AKPM iaitu: There are four (4) under the
award-winning AKPM namely:
a. a.
tempat pertama akan memenangi Anugerah Kualiti Perdana Menteri first place will win the
Prime Minister's Quality Award
(AKPM); (AKPM);
b. b.
tempat kedua akan memenangi Anugerah Kualiti Ketua Setiausaha second place will win the
Chief Secretary Quality Award
Negara (AKKSN); Country (AKKSN);
c. c.
tempat ketiga akan memenangi Anugerah Kualiti Ketua Pengarah third place will win the
Director's Quality Award
Perkhidmatan Awam (AKKPPA); dan Public Service (AKKPPA); and
d. d.
tempat keempat akan memenangi Anugerah Kualiti Ketua Pengarah fourth place will win the
Director's Quality Award
MAMPU (AKKP MAMPU). MAMPU (AKKP MAMPU).
II. II.
OBJEKTIF AKPM OBJECTIVE AKPM
3. 3.
Anugerah AKPM diwujudkan untuk: AKPM Award established to:
a. a.
Menggalak dan meningkatkan kesedaran tentang kepentingan Promote and raise awareness about
the importance of
mewujudkan agensi sektor awam yang berteraskan budaya create public sector agencies that is
based on culture
berprestasi tinggi; high performance;
b. b.
Memberi pengiktirafan secara formal kepada agensi-agensi Give formal recognition to agencies
sektor awam yang telah menunjukkan prestasi yang cemerlang public sector which has shown
excellent performance
dalam semua aspek pengurusan dan telah mencapai tahap in all aspects of management and has
reached the level of
kepimpinan yang unggul; excellent leadership;
c. c.
Memberi publisiti tentang strategi-strategi pengurusan yang Provide publicity about management
strategies that
cemerlang; excellent;
d. d.
Menggalakkan persaingan sihat antara agensi-agensi sektor Encourage healthy competition
between agencies sector
awam ke arah memperbaiki lagi amalan pengurusan; dan public to further improve management
practices and
e. e.
Memberi manfaat kepada agensi untuk menilai tahap Benefit agencies to assess the level of
kecemerlangan excellence
agensi agencies
masing-masing respectively
serta and
mengetahui know
kekuatan, kelemahan dan cadangan pembaikan masing-masing strengths, weaknesses and
proposed improvements respectively
bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan. to enhance service delivery system.
Page 9 Page 9
55
III. III.
BENTUK HADIAH KIND GIFTS
4. 4.
Pemenang-pemenang anugerah di bawah AKPM akan menerima Award winners will receive
under AKPM
hadiah dan keistimewaan seperti berikut: gifts and privileges as follows:
IV. IV.
SYARAT KELAYAKAN PERMOHONAN APPLICATION OF CRITERIA
5. 5.
Syarat kelayakan bagi memohon menyertai AKPM adalah seperti berikut: Eligibility to apply to
participate AKPM are as follows:
a. a.
Semua Kementerian, Jabatan dan Agensi di peringkat Persekutuan, All Ministries, Departments
and Agencies at the Federal level,
Negeri dan Daerah serta Badan-badan Berkanun Persekutuan atau State and Local Government
and statutory bodies or the Federal
Negeri yang telah dinilai oleh Pasukan Penilai Sistem Star Rating (SSR) States that have been
evaluated by the Assessment Team Star Rating System (SSR)
dan mendapat penarafan 5 Bintang adalah layak untuk menyertai and get 5 Star rating is
eligible to participate
anugerah ini dan seterusnya disenarai pendek secara automatik ; this award and subsequently
short-listed automatically;
b. b.
Semua Kementerian, Jabatan dan Agensi di peringkat Persekutuan, All Ministries, Departments
and Agencies at the Federal level,
Negeri dan Daerah serta Badan-badan Berkanun Persekutuan atau State and Local Government
and statutory bodies or the Federal
Negeri yang belum mendapat penarafan SSR tetapi berminat State of the SSR, but ratings
have not been interested
menyertai anugerah ini participate in this award
boleh membuat permohonan. may apply. Kementerian, Ministry,
Jabatan atau Agensi tersebut akan dinilai oleh Pasukan Penilai SSR Department or Agency will
be assessed by the Assessment Team SSR
sebelum layak dipertimbangkan untuk disenarai pendek; before being considered eligible for
short-listed;
Bil Billing
Anugerah Awards
Hadiah Prizes
i. i.
AKPM AKPM
i. i.
ii. ii.
iii. iii.
iv. iv.
Wang tunai sebanyak RM50,000.00; Cash of RM50, 000.00;
Piala iringan; Cup quater;
Sijil penghargaan; dan Certificate of appreciation and
Dibenarkan untuk tiga (3) tahun berturut-turut Allowed for three (3) consecutive years
menggunakan simbol Q dan mencetak kenyataan use the symbol Q and print statements
“Pemenang Anugerah Kualiti Perdana Menteri "Prime Minister's Quality Award winners
Tahun ………..” di bahagian kepala atau kaki Year ... ... ... .. "at the head or foot
muka surat yang digunakan. pages used.
ii. ii.
AKKSN AKKSN
i. i.
ii. ii.
iii. iii.
Wang tunai RM30,000.00; Cash of RM30, 000.00;
Piala iringan; dan Cup quater and
Sijil penghargaan. Certificate of appreciation.
iii. iii.
AKKPPA AKKPPA
i. i.
ii. ii.
iii. iii.
Wang tunai RM25,000.00; Cash RM25, 000.00;
iv. iv.
AKKP AKKP
MAMPU MAMPU
i. i.
ii. ii.
iii. iii.
Wang tunai RM20,000.00; Cash of RM20, 000.00;
Page 10 Page 10
66
c. c.
Bahagian, seksyen atau unit di bawah Kementerian, Jabatan, Agensi Parts, sections or units
under the Ministries, Departments, Agencies
serta Badan Berkanun Persekutuan dan Negeri tidak layak menyertai and Federal Statutory
Bodies and State are not eligible to participate
anugerah ini secara berasingan; This award separately;
d. d.
Agensi yang ingin menyertai anugerah ini hendaklah mempunyai Agencies that wish to
participate in this award shall have
bilangan anggota melebihi 100 orang ; number of members exceeds 100 people;
e. e.
Permohonan untuk menyertai anugerah ini perlu ditandatangani oleh Application to join this
award must be signed by
Ketua Agensi melalui borang permohonan yang ditetapkan seperti di Head of the Agency
through the prescribed application form as
muka surat 10; page 10;
f. f.
Permohonan daripada agensi yang pernah memenangi tempat Applications from agencies
who have won places
pertama (AKPM) dalam tempoh tiga tahun yang lepas tidak akan first (AKPM) within three
years will not be
dipertimbangkan bagi tempoh tiga tahun mulai tarikh menerima considered for a period of
three years from the date of receiving
AKPM; dan AKPM; and
g. g.
Borang permohonan AKPM hendaklah dikemukakan kepada urus setia AKPM application form
must be submitted to the secretariat
AKPM selewat-lewatnya pada 8 Mei 2009 . AKPM later than May 8, 2009.
V. V.
PROSES PENILAIAN EVALUATION PROCESS
6. 6.
Permohonan AKPM akan melalui proses penilaian seperti berikut: Application AKPM be
appraised as follows:
a. a.
Tapisan awal oleh pihak urus setia bagi memastikan agensi Filtering by the initial secretariat to
ensure that agencies
memenuhi syarat-syarat kelayakan yang telah ditetapkan; meet the requirements set;
b. b.
Penilaian peringkat pertama : Panel Tapisan MAMPU akan The first stage of evaluation:
panel filter will MAMPU
menilai dan menyemak laporan penyertaan dari agensi sektor participation rate and review a
report from the agency sector
awam ; public;
c. c.
Penilaian peringkat kedua : Pasukan SSR akan membuat The second rating: SSR team will
make
lawatan penilaian ke agensi sektor awam yang melepasi penilaian assessment visits to public
sector agencies who passed assessment
pertama. first. Pasukan ini akan membuat semakan dokumen, This team will make the revised
document,
pemerhatian dan temubual dengan warga serta pelanggan di observation and interviews with
citizens and customers in
agensi agencies
berkenaan respect
untuk for
menentukan determine
penarafan rating
agensi agencies
berkenaan; respect;
d. d.
Pemilihan calon senarai pendek berdasarkan penilaian yang Selection of short list candidates
based on assessment
dilaksanakan oleh Pasukan SSR; implemented by the Team SSR;
e. e.
Rujukan kepada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia bagi Reference to the Commission
for the Prevention of Corruption Malaysia
kes rasuah, Jabatan Perkhidmatan Awam bagi kes tatatertib dan corruption, Public Service
Department for disciplinary cases and
disiplin, Biro Pengaduan Awam bagi kes aduan awam dan Jabatan discipline, Public Complaints
Bureau for cases of public complaints and the Department
Audit Negara bagi kes pengurusan kewangan; Auditor for financial case management;
Page 11 Page 11
77
f. f.
Penilaian peringkat ketiga (senarai pendek): Penilaian di Rating third (short list):
Evaluation in
peringkat ini melibatkan agensi yang disenarai pendek untuk dinilai This stage involves the
short-listed agencies to be assessed
oleh Panel Penilai AKPM yang dilantik khas oleh Ketua Pengarah by AKPM Assessment Panel
appointed by the Director General special
MAMPU seperti berikut: MAMPU as follows:
i. i.
Agensi sektor awam yang telahpun mendapat penarafan lima Public sector agencies that have
received ratings of five
(5) bintang di bawah urusan penilaian SSR ke atas (5) star rating in the affairs of the SSR
Kementerian serta Agensi Pusat dan Jabatan Persekutuan Ministry and Central Agencies and
Federal Departments
pada tahun 2008; dan in 2008;
ii. ii.
Agensi yang berjaya melepasi penilaian peringkat kedua Agencies that successfully passed the
evaluation stage of the second
seperti yang dinyatakan di perenggan (ii) di atas. as stated in paragraph (ii) above.
g. g.
Penilaian ketiga ke atas agensi senarai pendek oleh Panel Third assessment of the short list of
agencies by Panel
Penilai AKPM yang dilantik oleh Ketua Pengarah MAMPU. AKPM assessors appointed by the
Director General of MAMPU.
Penilaian dibuat melalui lawatan on-site ke agensi yang disenarai Evaluation is done through on-
site visits to agencies listed
pendek; short;
h. p.
Perakuan pemenang oleh Panel Penilai kepada Panel Certificate to the winner by the Panel
Assessment Panel
Pemantauan Penyampaian Perkhidmatan (Panel 3P) yang Monitoring Service Delivery (Panel
3P) that
dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Negara; dan chaired by the Secretary of State and
i. i.
Keputusan muktamad pemenang AKPM oleh Panel 3P. Final decision by the Panel AKPM
winner 3P.
Proses Penilaian dan Pemilihan Pemenang AKPM adalah seperti di Rajah 1. Process Evaluation
and Selection Winner AKPM is shown in Diagram 1.
Page 12 Page 12
88
Pemenang AKPM Winner AKPM
Rujukan kes rasuah, tatatertib, audit kewangan dan aduan awam Reference cases of corruption,
disciplinary, financial audits and public complaints
Penilaian Kedua oleh Pasukan SSR Second evaluation by SSR Team
Pemilihan Calon Senarai Pendek Selection of Candidates Short List
Perakuan kepada Panel 3P Certificate to the Panel 3P
Penilaian Ketiga oleh Panel Penilai AKPM Evaluation by the Third Assessment Panel AKPM
Penilaian Pertama oleh Panel First Assessment by the Panel
Tapisan MAMPU Filtering MAMPU
Tapisan urus setia Filtering secretariat
Agensi 5 bintang Agency 5 stars
dalam SSR in SSR
Rajah 1: Proses Penilaian dan Pemilihan Pemenang AKPM Figure 1: Process Evaluation
and Selection of Winner AKPM
Agensi yang Agencies
memohon apply
Page 13 Page 13
99
VI. VI.
TATACARA PERMOHONAN APPLICATION PROCEDURES
7. 7.
Agensi yang hendak menyertai AKPM perlu menyempurnakan tindakan- Agencies that wish to
participate should complete the action-AKPM
tindakan berikut: the following actions:
a. a.
Melengkapkan borang permohonan menyertai AKPM seperti di Completing the application form
to participate in such AKPM
muka surat 10 dan ditandatangani oleh Ketua Agensi; page 10 and signed by the Agency;
b. b.
Menyediakan laporan penyertaan AKPM dengan menggunakan Prepare reports using
participation AKPM
font Arial dengan saiz 12 dan line spacing 1.5 . Arial font size 12 and line spacing 1.5. Laporan
tersebut The report
hendaklah mengandungi: shall contain:
i. i.
Ringkasan eksekutif iaitu ringkasan ciri-ciri kecemerlangan Executive summary of a summary
of the characteristics of excellence
agensi; dan agencies and
ii. ii.
Laporan penuh mengenai penerangan dan bukti ciri-ciri Full report on information and
evidence characteristics
kecemerlangan kepada setiap kriteria AKPM. excellence to each criteria AKPM.
c. c.
Mengemukakan dokumen-dokumen berikut kepada Urus setia Submit the following documents
to the Secretariat
AKPM: AKPM:
i. i.
Borang penyertaan AKPM 2009; Entry form AKPM 2009;
ii. ii.
Empat (4) salinan hardcopy laporan penyertaan; Four (4) copies of hardcopy reports
participation;
iii. iii.
Satu (1) salinan softcopy laporan penyertaan; One (1) copy of the report softcopy participation;
iv. iv.
Empat (4) salinan Pelan Strategik agensi; dan Four (4) copies of the agency Strategic Plan and
v. v.
Empat (4) salinan Pelan Strategik Sumber Manusia agensi. Four (4) copies of the agency Human
Resource Strategic Plan.
d. d.
Dokumen-dokumen tersebut hendaklah dihantar kepada : The documents should be sent to:
Urus Setia Anugerah Kualiti Perdana Menteri Secretariat Prime Minister's Quality Award
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Administrative Modernization and Planning Unit
Pengurusan Malaysia (MAMPU) Management Malaysia (MAMPU)
Aras 4, Blok B2 Level 4, Block B2
Kompleks Jabatan Perdana Menteri Prime Minister's Department Complex
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Federal Government Administrative Center
62502 PUTRAJAYA. 62502 PUTRAJAYA.
No. No. Telefon : 03-8888 1199 Phone: 03-8888 1199
No. No. Faks Fax
: 03-8888 3565 : 03-8888 3565
e. e.
Mengemukakan permohonan sebelum tarikh tutup permohonan; dan Submit an application
before the closing date of application; and
f. f.
Mengemukakan Submit
salinan copy
kepada to
Ketua Head
Setiausaha Secretary
Kementerian/Setiausaha Kerajaan Negeri untuk makluman. Ministry / State Secretary for
information.
Page 14 Page 14
10 10
C . C.
BORANG PERMOHONAN APPLICATION FORM
BORANG PERMOHONAN APPLICATION FORM
QUALITY
1. 1.
Maklumat Agensi Yang Memohon: Agencies seeking information:
Nama : Name:
Alamat: Address:
Bil. Bill. Personel: Personnel:
Alamat Laman Web: Website Address:
2. 2.
Nama Pegawai Bertanggungjawab Untuk Dihubungi : Name of Officer Responsible Travel
Packages:
Nama: Name:
Jawatan: Position:
No Tel (Pej.): Tel No (Pej.):
No. No. Tel (Bimbit): Tel (Mobile):
E-mel: E-mail:
3. 3. Maklumat Ketua Agensi: Chief Information Agency:
Nama: Name:
Jawatan: Position:
Tandatangan: Signature:
Tarikh: Date:
Cop Rasmi Agensi: Stamp Agency:
Page 15 Page 15
11 11
D. D. KRITERIA PENILAIAN AKPM EVALUATION CRITERIA AKPM
KRITERIA A : PENGURUSAN CRITERIA A: MANAGEMENT
(30 markah) (30 marks)
Kriteria pengurusan mengukur aspek-aspek pengurusan yang Management criteria to
measure aspects of the management
wajib dilaksanakan oleh setiap agensi sektor awam bagi must be carried out by each
agency for the public sector
memastikan pengurusan sesebuah organisasi dilaksanakan ensure that a management
organization implemented
dengan cemerlang. with excellence.
Bagi memenuhi kriteria ini, agensi perlu memberi penerangan mengenai To meet these criteria,
agencies should provide information about
perkara-perkara berikut: following:
A1 A1
Pengurusan Organisasi Management Organization
(7 markah) (7 points)
Kriteria ini menilai mengenai pengurusan strategik, usaha-usaha These criteria evaluate the
strategic management, efforts
mengurangkan kerenah birokrasi, usaha-usaha ke arah pembudayaan reduce red tape, efforts
towards acculturation
kualiti, usaha ke arahh mewujudkan hubungan harmoni majikan dan quality, efforts to establish a
relationship arahh harmonious employer and
anggota organisasi, organisasi pembelajaran, pengurusan risiko dan member organization,
organizational learning, risk management and
pemantauan keputusan pengurusan. monitoring management decisions.
A1.1 A1.1
Pengurusan Strategik Strategic Management
Penerangan mengenai: Description:
a. a. Pelan Strategik Agensi. Agency Strategic Plan. (Sila kemukakan empat (4) salinan Pelan
(Please submit four (4) copies of plan
Strategik.) Strategic.)
b. b. Penyebaran maklumat isi kandungan pelan strategik kepada Dissemination of information
to strategic plan content
warga agensi. citizen agency. (Bukan hanya setakat pengedaran dokumen (Not only the extent
the distribution of documents
strategik.) strategic.)
c. c. Kajian Semula Pelan Strategik telah diadakan. Review Strategic Plan was held. (Nyatakan
bila dan (Specify when and
hasil kajian semula yang diadakan.) result of the review conducted.)
A1.2 A1.2
Usaha-usaha mengurangkan Kerenah Birokrasi Efforts to reduce red tape
a. a. Skop program perekayasaan proses kerja. Scope of work process reengineering program.
(Nyatakan bilangan dan (Specify number and
penjelasan proses utama yang terlibat.) clarification process involved.)
b. b. Pemantauan program perekayasaan proses kerja ke arah Program monitoring process
reengineering work towards
peningkatan produktiviti pada peringkat organisasi. increase productivity at the organization
level.
c. c. Keberkesanan program perekayasaan proses kerja: Effectiveness of reengineering work
processes:
i. i. Kekerapan membuat penilaian keberkesanan; Frequency of making effectiveness evaluation;
ii. ii. Promosi Program perekayasaan proses kerja; dan Promotions Program reengineering work
processes and
Page 16 Page 16
12 12
iii. iii. Bagaimana maklumat boleh dicapai. How information can be achieved.
d. d. Usaha-usaha mengurangkan kerenah birokrasi seperti berikut: Efforts to reduce bureaucratic
red tape as follows:
i. i. Adakah Is
usaha-usaha efforts
penambahbaikan improvement
berkaitan related
pengurangan kerenah birokrasi untuk memudahkan sesuatu reduction of red tape to facilitate a
urusan kepada pelanggan matters to customers
yang berorientasikan outcome outcome-oriented
dilaporkan sepanjang tahun 2008 (seperti semakan semula reported during the year 2008 (such as
review
sistem dan prosedur kerja); dan systems and procedures); and
ii. ii. Adakah Is
penilaian rating
keberkesanan effectiveness
usaha-usaha efforts
penambahbaikan dilaksanakan (Nyatakan tarikh dan hasil improvements implemented (Specify
date and results
kajian yang dijalankan dari aspek usaha penambahbaikan studies conducted from the aspects of
business improvement
yang dilaksanakan dalam memberi faedah dari segi kos, implemented in terms of cost benefit,
masa atau peningkatan produktiviti. Outcome keberkesanan time or increase productivity.
Outcome effectiveness
hendaklah jelas dan telah melaksanakan survei terhadap shall be clearly and implemented the
survey of
keberkesanan penambahbaikan yang dilaksanakan.) effectiveness of improvements
implemented.)
A1.3 A1.3
Usaha-usaha Ke Arah Pembudayaan Kualiti Efforts Towards Quality Culture
Development
a. a. Program penambahbaikan kualiti yang dilaksanakan. Quality improvement program
implemented.
i. i. Mekanisme pelaksanaan dan pemantauan program kualiti; Implementation mechanisms and
monitoring quality programs;
ii. ii. Program kualiti yang dilaksanakan; dan Quality programs implemented and
iii. iii. Amalan terbaik organisasi yang telah disebarkan kepada Organizational best practices that
have been disseminated to
organisasi lain. other organizations.
b. b. Pelaksanaan MS ISO 9001:2000 agensi seperti berikut: Implementation of MS ISO
9001:2000 agencies as follows:
i. i. Status pelaksanaan MS ISO 9001:2000 sama ada telah Status of implementation of MS ISO
9001:2000 was whether
dipersijilkan, sedang dilaksanakan atau belum dilaksanakan; dipersijilkan, are being
implemented or not implemented;
dan and
ii. ii. Skop persijilan yang merangkumi keseluruhan proses-proses The scope of certification
covers the entire process
utama atau sebahagian daripada proses-proses utama or major part of the main processes
agensi. agencies.
c. c. Tindakan diambil untuk memantapkan dokumen Manual Prosedur Actions taken to
strengthen the document Manual of Procedure
Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM): Work (MPK) and File Table (FM):
i. i. Nyatakan bila dan kekerapan MPK dikemas kini; Specify when and how often MPK
updated;
ii. ii. Nyatakan bila dan kekerapan FM dikemas kini; dan Specify if the FM frequency and
updated and
iii. iii. Apakah usaha-usaha yang telah dilaksanakan untuk What efforts have been undertaken to
mengemas kini MPK dan FM. update MPK and FM. (contoh usaha - mengadakan (eg business -
hold
bengkel/taklimat/mengeluarkan arahan pentadbiran.) workshop / briefing / issue administrative
instructions.)
d. d. Bentuk penghargaan dan pengiktirafan yang diterima oleh Form of awards and recognition
received by the
organisasi. organization. Berikan penjelasan pencapaian diperoleh pada Provide clarification on
the achievements obtained
peringkat negeri, kementerian dan antarabangsa seperti berikut: state level, and international
ministries as follows:
Page 17 Page 17
13 13
Bukan peringkat antarabangsa Non-international
i. i.
Tahap/jenis pengiktirafan berbentuk pertandingan yang Level / type of recognition in the form of
competition
diperoleh di peringkat Negeri/Kementerian; obtained at the State / Ministry;
ii. ii.
Tahap/jenis pengiktirafan berbentuk pertandingan yang Level / type of recognition in the form of
competition
diperoleh di peringkat kebangsaan; obtained at the national level;
iii. iii. Pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan; Recognition of non-competition;
Peringkat antarabangsa International
iv. iv. Tahap / jenis pengiktirafan bentuk pertandingan yang Level / type of recognition that the
form of competition
diperoleh di peringkat antarabangsa; dan obtained at the international level and
v. v.
Pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan. Recognition of non-competition.
A1.4 A1.4
Usaha Ke Arah Mewujudkan Hubungan Harmoni Majikan Dan Efforts to establish
relations of employer and Harmony
Anggota Organisasi Member Organization
a. a. Pelaksanaan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) berpandukan Joint Implementation Department
(MBJ) based
ketetapan Pekeliling Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Awam Treasury Department ruling
Services Public Services
(JPA) yang berkaitan. (PSD) related. (Nyatakan tarikh penubuhan dan bilangan (Specify date and
establishment number
mesyuarat MBJ yang diadakan.) MBJ meeting held.)
b. b. Program-program utama yang diadakan bagi mewujudkan Main programs held to create
hubungan harmoni (Contoh: Hari Keluarga, Hari Sukan, relationship harmony (Example: Family
Day, Sports Day,
Perhimpunan Bulanan, Hari Perayaan, Kursus Kekitaan dan lain- Monthly Assembly, Feast Day,
and other courses belonging -
lain.) other.)
c. c. Tahap Pencapaian Kepuasan Pekerja: Employee Satisfaction Level Achievement:
i. i. Peratusan liputan kajian kepuasan pekerja ( Staff Satisfaction Percentage coverage of
employee satisfaction survey (Staff Satisfaction
Survei (SSS)) dilaksanakan; Survey (SSS)) done;
ii. ii. Hasil pelaksanaan SSS tersebut. Implementation of the SSS results. (Nyatakan tahap
kepuasan (Indicated satisfaction
pekerja yang dicapai); dan employees who achieved); and
iii. iii. Peratus tindakan susulan yang telah diambil. The percentage of follow-up action has been
taken.
A1.5 A1.5
Organisasi Pembelajaran (Learning Organization) Learning Organization (Learning
Organization)
(0.5 markah) (0.5 points)
a. a. Pembudayaan program peningkatan ilmu oleh organisasi. Acculturation programs increased
knowledge by the organization.
(Nyatakan program-program yang dilaksanakan.) (Specify the programs implemented.)
b. b. Program-program yang dilaksanakan secara sistematik. Programs implemented
systematically.
c. c. Skop liputan program. Scope of coverage programs.
Page 18 Page 18
14 14
A1.6 A1.6
Pengurusan Risiko ( Risk Management ) Risk Management (Risk Management)
a. a. Analisis Risiko. Risk Analysis.
b. b. Struktur dan Pelan Pengurusan Risiko. Structure and Risk Management Plan.
c. c. Tahap pelaksanaan pelan tersebut. Level implementation plan.
d. d. Tahap pemantauan. Level monitoring.
A1.7 A1.7
Pemantauan Keputusan Pengurusan Monitoring Results Management
a. a. Sistem pemantauan pelaksanaan keputusan/arahan stakeholders . System for monitoring the
implementation of the decisions / directions stakeholders.
b. b. Pelaksanaan sistem pemantauan. Implementation monitoring system.
c. c. Pemantauan pelaksanaan sistem. Monitoring its implementation.
d. d. Peratusan minit mesyuarat utama yang dikeluarkan dalam tempoh Percentage of main
meeting minutes issued within
7 hari dari tarikh mesyuarat. 7 days from the date of the meeting.
e. e. Peratusan minit mesyuarat utama yang dikeluarkan dalam tempoh Percentage of main
meeting minutes issued within
3 hari dari tarikh mesyuarat. 3 days from the date of the meeting.
A2 A2
Pengurusan Kewangan Financial Management
Kriteria Criteria
ini This
menilai rate
kecekapan efficiency
pengurusan management
kewangan Finance
dan and
menitikberatkan aspek akauntabiliti di dalam pengurusan sumber yang focuses on aspects of
accountability in the management of resources
diperuntukkan. provided.
A2.1 A2.1
Bayaran Dalam Tempoh 14 Hari Payment within 14 days
i. i. Bilangan/peratus pembayaran bil yang telah dibuat dalam Number / percentage of bill
payments have been made in
tempoh 14 hari; dan period of 14 days and
ii. ii. Bilangan/peratus pembayaran bil dalam tempoh 7 hari. Number / percentage of bill
payments within 7 days.
A2.2 A2.2
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Finance and Management
Committee Meeting Account
(JPKA) (JPKA)
i. i. Kekerapan mesyuarat JPKA bersidang dan tarikh-tarikh Frequency of meetings convened
JPKA and dates
bersidang; presiding;
ii. ii. Sama ada JPKA dipengerusi oleh Ketua Jabatan/ Timbalan Whether JPKA chaired by the
Head of Department / Deputy
Ketua Jabatan atau pegawai lain; Head of Department or other officers;
iii. iii. Bilangan laporan JPKA Number of reports JPKA
dikemukakan kepada KSU/ submitted to the Secretary General /
Perbendaharaan; dan Treasury and
Page 19 Page 19
15 15
iv. iv. Laporan Reports
tahunan annual
dikemukakan presented
yang the
ke to
KSU/ KSU /
Perbendaharaan, agensi Kewangan sebelum tarikh yang Treasury, Financial agencies before the
date
ditetapkan bagi:- prescribed for: --
(i) Laporan Harta Modal dan Inventori; (i) Capital Property and Inventory Report;
(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (ii) Capital Property Inspection and
Inventory;
(iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iii) Reports Asset Disposal Mobile
Government and
(iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (jika ada). (iv) Surcharge Action Report / Discipline (if
any).
A2.3 A2.3
Pengurusan Aset Asset Management
a. a. Mekanisme Pengurusan Aset. Asset Management Mechanism.
b. b. Surat pelantikan yang dikeluarkan bagi: Letter of appointment issued for:
(i) Pegawai Aset di peringkat agensi / Pusat Tanggungjawab (i) Assets Officer at the agency /
Responsibility Center
(PTJ); (PTJ);
(ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; (ii) officers carry out inspections on
assets;
(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; (iii) the Board of Examiners to
implement the disposal of assets;
dan and
(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan (iv) The Investigating Committee to
investigate the case of loss
aset. assets. (jika ada) (if any)
(Nyatakan tarikh, rujukan, maklumat pegawai dan tempoh (Specify date, reference, information
officers and the
perlantikan.) appointment.)
c. c. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang Government Asset Management
Committee (JKPAK) that
ditubuhkan dan tarikh penubuhan. established and the date of establishment.
A2.4 A2.4
Tindakan ke atas Laporan Audit Action on Audit Reports
a. a. Laporan Audit Negara diterima. National Audit report accepted. (Nyatakan tarikh Laporan
Audit (Specify date of Audit Report
Negara.) Countries.)
b. b. Tempoh masa yang diambil untuk memberikan maklum balas Period of time taken to
provide feedback
terhadap teguran audit tersebut. reproach of the audit.
c. c. Status tindakan penyelesaian terhadap teguran di dalam Laporan Status action settlement of
reproof in the report
Audit Negara tersebut. The Auditor General.
Page 20 Page 20
16 16
A2.5 A2.5
Pemeriksaan Mengejut Surprise Inspection
Pemeriksaan mengejut dijalankan setiap 6 bulan terhadap peti besi, peti Surprise inspection
conducted every 6 months of safe, Safety
wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk wang dalam jagaan cash, drawers or containers to
other funds in the custody
seseorang pegawai dalam organisasinya, yang diamanahkan dengan an officer in the
organization, which is entrusted with
penyimpanan wang awam, setem, atau barang-barang lain yang keeping the public money,
stamps, or other items that
berharga yang berkenaan. costs concerned. (Nyatakan tarikh pemeriksaan dan hasil (Indicate
date of inspection and results
penemuan.) findings.)
A2.6 A2.6
Perolehan Procurement
a. a. Peratus perbelanjaan bagi perolehan berbanding dengan Percent compared with expenditure
for acquisition
peruntukan yang diluluskan. provisions approved.
b. b. Kajian analisis prestasi pembekal yang telah dijalankan. Study analyzes the performance of
suppliers that have been carried out.
c. c. Kajian pasaran yang dijalankan bagi menentukan harga yang Studies conducted to
determine the market price
ditawarkan adalah munasabah. offered is reasonable.
d. d. Pemeriksaan dijalankan terhadap aset yang telah diterima Inspections carried out of the
assets has been received
sebelum tamat tempoh jaminan. before the expiry of the guarantee.
e. e. Peratus / tahap pelaksanaan ePerolehan. Percent / level implementation of eProcurement.
A2.7 A2.7
Prestasi Perbelanjaan Expenditure Performance
a. a. Prestasi perbelanjaan Bajet Mengurus. Managing Performance Budget expenditure.
b. b. Prestasi perbelanjaan Bajet Pembangunan (jika ada). Performance Development Budget
expenditure (if any).
A2.8 A2.8
Inisiatif Mengurangkan Pembaziran Initiatives reduce wastage
Inisiatif-inisiatif yang diambil sebagai langkah memantapkan amalan Initiatives that strengthen
the measures taken as a practice
belanja berhemat. prudent spending.
A3 A3
Pengurusan Sumber Manusia Human Resource Management
Kriteria ini menumpu kepada aspek-aspek pengurusan sumber manusia These criteria focus on
aspects of human resource management
seperti Perancangan/Dasar/Strategi Sumber Manusia, Pengurusan such as Planning / Policy /
Strategy, Human Resource Management
Panel Sumber Manusia, Pembangunan Kerjaya, pengiktirafan/ Panel Human Resources, Career
Development, recognition /
penghargaan, pengurusan nilai dan etika/Program Kaunseling/Motivasi award, management
values and ethics / Program Counseling / Motivation
dan maklumat sumber manusia. human resources and information.
Page 21 Page 21
17 17
A3.1 A3.1
Dasar/Strategi Pengurusan Sumber Manusia Policy / Strategy Human Resource
Management
a. a. Pelan Strategik Sumber Manusia yang komprehensif yang Human Resources Strategic Plan
is a comprehensive
disediakan. provided.
(Beri penjelasan berdasar kepada 5 ciri Pelan Strategik Sumber (Give explanation based on 5
characteristics of Strategic Resource Plan
Manusia yang komprehensif: i. Human comprehensive i. Pengambilan Intake
ii. ii. Penempatan iii. Placement iii.
Pembangunan Kerjaya iv. Career Development iv. Latihan v. V. Training Pengiktirafan dan
Recognition and
Penghargaan.) (Sila kemukakan 4 salinan Pelan Strategik Sumber Award.) (Please submit 4
copies of Strategic Resource Plan
Manusia) Human)
b. b. Tahap liputan pegawai dan kakitangan dalam Pelan Strategik Coverage level officers and
staff in the Strategic Plan
Sumber Manusia. Human Resources.
c. c. Peratus pelaksanaan program / aktiviti mengikut Pelan Strategik Percent implementation of
programs and activities, according to Strategic Plan
Sumber Manusia. Human Resources.
A3.2 A3.2
Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia Development of Human Resources
Management Panel
a. a. Keberkesanan Panel Pembangunan Sumber Manusia: Effectiveness of Human Resource
Development Panel:
i. i. Panel Panel
Pembangunan Development
Sumber Resources
Manusia Human
dalam in
membincangkan discuss
perkara-perkara matters
berkaitan related
dengan with
pengurusan sumber manusia; dan human resource management and
ii. ii. Perbincangan sama ada meliputi semua aspek fungsi Whether the discussion covers all
aspects of the function
sumber manusia khususnya pengambilan, penempatan, especially human resources recruitment,
placement,
pembangunan kerjaya, latihan, pengiktirafan, penghargaan career development, training,
recognition, appreciation
dan lain-lain. and others.
b. b. Pelaksanaan Pelan Operasi Latihan (POL) Implementation Plan Operations Training (POL)
i. Training Need Analysis (TNA) sama ada telah disediakan i. Training Need Analysis (TNA)
were prepared either
dan dilaksanakan melalui kaedah yang komprehensif dan and implemented through a
comprehensive and
sistematik atau dilaksanakan secara ad-hoc ; implemented in a systematic or ad-hoc;
(Berikan penerangan mengenai jawatankuasa yang terlibat (Give description of the committees
involved
dan proses penyediaan TNA.) TNA process and preparation.)
ii. ii. Pelaksanaan latihan mengikut POL yang ditetapkan Implementation of training in
accordance with the prescribed POL
(Nyatakan peratus pelaksanaan); (Indicate percent implementation);
iii. iii. Peratus pematuhan kepada arahan latihan 7 hari bagi setiap The percentage of compliance
to the direction of training for every 7 days
warga organisasi; citizen organizations;
iv. iv. Mekanisme pemantauan bagi pelaksanaan latihan untuk Monitoring mechanism for
implementation of training for
memastikan POL dilaksanakan dengan berkesan; dan ensure POL implemented effectively and
v. v. Peratus daripada emolument yang diperuntukkan untuk Percent of emolument provided for
latihan sama ada sekurang-kurangnya 1% daripada training either at least 1% of
emolumen diperuntukkan untuk latihan. emoluments allocated for training.
Page 22 Page 22
18 18
c. c. Keberkesanan Latihan Effectiveness Training
Kajian keberkesanan latihan yang dijalankan untuk menilai tahap Study the effectiveness of
training conducted to assess the level of
kompetensi kakitangan sebelum dan selepas menghadiri latihan. competency of staff before and
after attending training.
d. d. Pelaksanaan Mentoring/Coaching Implementation of Mentoring / Coaching
i. i. Struktur dan program mentoring yang dilaksanakan secara Structure and mentoring programs
that implemented
sistematik atau ad-hoc; dan systematic or ad-hoc and
ii. ii. Tahap liputan ( coverage ) warga organisasi di dalam program Level of coverage
(coverage) citizen organizations in the program
mentoring/coaching mentoring / coaching
(keseluruhan (overall
organisasi/Bahagian/ organization / Division /
Seksyen). Section).
A3.3 A3.3
Pelan Penggantian Organisasi Replacement Plan Organization
Pelan Penggantian bagi jawatan-jawatan strategik dilaksanakan seperti Replacement Plan for
strategic positions such as implemented
yang digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun outlined in the Service
Circular No. 3 of
2006 . 2006.
a. a. Struktur Pelan Penggantian yang disediakan; Replacement Structure Plan prepared;
b. b. Program pembangunan kepimpinan yang dilaksanakan untuk: Leadership development
program undertaken to:
i. i.
Ketua Agensi/Jabatan ( self development pogram ); dan Head of Agency / Department (self
development pogram); and
ii. ii. Barisan Kepimpinan Pelapis. Leadership row Pelapis.
c. c. Penilaian keberkesanan program pembangunan kepimpinan Rating the effectiveness of
leadership development
dijalankan? carried out?
d. d. Pencapaian program pembangunan kepimpinan. The achievement of leadership
development programs.
A3.4 A3.4
Pengiktirafan/Penghargaan kepada warga organisasi Recognition / Awards to staff the
organization
a. a. Garis Panduan / Dasar Program Pengiktirafan / Penghargaan yang Guidelines / Policy
Program Recognition / Appreciation of
spesifik disediakan. specifically provided. Contohnya APC, Anugerah Kebesaran dan For
example APC, and Decoration Awards
lain-lain pengiktirafan. other recognition.
b. b. Pelaksanaan seperti berikut: Implementation as follows:
i. i. Inisiatif diambil untuk memperakukan warga organisasi secara Initiatives taken by
organizations to certify citizen
terancang bagi penerimaan Pingat / Bintang; dan planned for the receipt Medal / Star; and
ii. ii. Tahap liputan ( coverage ) program-program pengiktirafan lain Level of coverage
(coverage) other recognition programs
yang dilaksanakan. implemented. (contoh: program Personaliti Bulanan/ (example: Monthly
programs Personalities /
Pekerja Contoh) Examples of employees)
Page 23 Page 23
19 19
A3.5 A3.5
Pengurusan Nilai dan Etika Management Values and Ethics
a. a. Pelan Integriti Organisasi (PIO); Integrity Plan Organization (PIO);
b. b. Pelaksanaan PIO; Implementation PIO;
c. c. Mekanisme Pemantauan PIO; Monitoring Mechanism PIO;
d. d. Keberkesanan PIO; PIO effectiveness;
e. e. Usaha-usaha meningkatkan keutuhan pengurusan seperti berikut: Efforts to enhance
integrity management as follows:
i. i. Mekanisme/jawatankuasa yang ditubuhkan; Mechanism / committees established;
ii. ii. Kekerapan Laporan JKP dikemukakan ke BPR (ke Ibu Frequency of Reports submitted to
the ACA JKP (to the Capital
Pejabat Kementerian di mana berkaitan); dan Office of the Ministry where applicable), and
iii. iii. Program-program Kesedaran/Pencegahan yang dijalankan. Programs Awareness /
Prevention conducted.
f. f. Pengurusan Audit Nilai: Management Audit Value:
Peratus Nilai Komposit yang diperoleh dari Audit Nilai yang Composite percent value obtained
from the Audit Value
dijalankan. conducted.
g. g. Pengurusan tatatertib: Management discipline:
i. i. Tempoh penyelesaian bagi kes-kes tatatertib biasa (sekiranya Settlement period for ordinary
disciplinary cases (if
ada); dan any) and
ii. ii. Peratus kes-kes tatatertib biasa yang tertunggak pada tahun The percentage of disciplinary
cases in the outstanding common
semasa. time. (sekiranya ada) (if any)
h. p. Peratus warga organisasi yang telah mengisytiharkan harta. The percentage of citizens
organization that has been declared property.
A3.6 A3.6
Program Kaunseling/Motivasi Program Counseling / Motivation
a. a. Program Kaunseling/Motivasi Program Counseling / Motivation
i. i. Mekanisme untuk melaksanakan program kaunseling/rakan Mechanism to implement
counseling programs / partners
pembimbing; dan guide and
ii. ii. Pelaksanaan program-program kaunseling. Implementation of counseling programs.
b. b. Program-program motivasi/pencegahan yang diadakan seperti Motivation programs /
prevention, held as
ceramah / seminar. lectures / seminars.
c. c. Aplikasi psikologi seperti Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) Psychological applications
such as Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)
atau aplikasi psikometriks lain digunakan dalam Pengurusan or used in other applications
psikometriks Management
Sumber Manusia (seperti penempatan, latihan dan lain-lain fungsi) Human Resources (such as
placement, training and other functions)
Page 24 Page 24
20 20
A3.7 A3.7
Maklumat Sumber Manusia Human Resource Information
a. a. Tahap Level
pengemaskinian update
maklumat information
dalam in
Buku Books
Rekod Record
Perkhidmatan warga organisasi. Citizen service organization.
b. b. Peratusan maklumat sumber manusia dikemas kini dalam HRMIS - Percentage of human
resource information is updated in the HRMIS --
Human Resource Management Information System (berdasarkan Human Resource Management
Information System (based on
kepada sampel). the sample).
c. c. Maklumat-maklumat strategik sumber manusia digunakan oleh Strategic information
resource used by
pihak pengurusan atasan bagi tujuan fungsi-fungsi pengurusan top management for the purpose
of management functions
sumber source
manusia human
seperti as
perancangan planning
sumber source
manusia, man,
pengambilan dan pemilihan, penempatan dan pertukaran, recruitment and selection, placement
and exchange,
pembangunan kerjaya, pengurusan prestasi dll. career development, performance management
etc..
A3.8 A3.8
Pemantauan Prestasi Rendah Monitoring Performance Low
a. a. Pemantauan warga organisasi yang berprestasi rendah dijalankan. Citizen monitoring
organization that conducted low achievers.
b. b. Program-program pembangunan/peningkatan prestasi warga Development programs /
performance improvements nationals
organisasi yang berprestasi rendah yang disediakan. organization that provided low achievers.
c. c. Keberkesanan program-program pembangunan/ peningkatan ke Effectiveness of
development programs / improvements to
atas prestasi warga organisasi yang berprestasi rendah. the performance of citizen organizations
that low achievers.
A4 A4
Pengurusan Projek Pembangunan Project Management Development
Kriteria ini menilai kecekapan dalam pelaksanaan pengurusan projek- Criteria to evaluate
efficiency in the implementation of project management -
projek pembangunan terutamanya di bawah Rancangan Malaysia development projects,
especially under the Ninth Malaysia
Kesembilan (RMKe-9). Plan (9MP).
A4.1 A4.1
Perancangan Sistem Pengurusan, Pemantauan dan Penilaian Planning Management
System, Monitoring and Evaluation
Projek Projects
a. a. Mekanisme dan sistem perancangan diwujudkan bagi merancang / Planning mechanisms
and systems established for planning /
memantau / menilai projek-projek pembangunan. monitor / evaluate development projects.
b. b. Bilangan / peratus project brief (ringkasan projek) yang siap Number / percentage of
project brief (a summary of the project) is ready
disediakan bagi pelaksanaan projek pembangunan. provided for the implementation of
development projects.
c. c. Alat-alat pengurusan projek yang digunakan untuk memantau Project management tools
used to monitor
pelaksanaan projek seperti penggunaan Program Evaluation and implementation of projects such
as the use of Program Evaluation and
Review Technique (PERT), Carta GANTT, Earned Value Analysis Review Technique (PERT),
Gantt Chart, Earned Value Analysis
(EVA), Carta Aliran Kerja, Senarai Semak dan lain-lain. (EVA), Flow Chart, Checklist, and
others.
d. d. Komunikasi berkesan melalui laporan kemajuan bulanan antara Through effective
communication between the monthly progress report
agensi pelaksana dengan agensi: implementing agencies with the agency:
Page 25 Page 25
21 21
i. i. Nyatakan sama ada laporan dikemukakan daripada Indicate whether the report submitted
from
juruperunding bagi pihak agensi pelaksana ke agensi; dan consultants on behalf of the
implementing agency to agency and
ii. ii. Nyatakan Specify
bilangan/peratus number / percent
mesyuarat meeting
yang the
diadakan held
berdasarkan perancangan yang dibuat. made based on planning.
e. e. Bilangan/peratus projek yang melibatkan permohonan variations Number / percentage of
projects involving the application VARIATIONS
order (VO). order (VO).
f. f. Pengenalpastian Identification
projek-projek projects
pembangunan development
untuk for
dinilai assessed
keberkesanannya dilaksanakan berdasarkan ketetapan Surat effectiveness implemented based on
letter ruling
Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2005 . Circular Number 3 of 2005.
g. g. Pelaksanaan penilaian terhadap projek-projek yang dikenal pasti. Assessment of the
implementation of projects identified.
h. p. Pembentangan hasil penilaian di mesyuarat-mesyuarat utama Simulation results in the
assessment of key meetings
agensi. agencies.
i. i. Penggunaan hasil penilaian di dalam Kajian Separuh Penggal/ Use assessment results in the
Mid-Term /
permohonan projek baru/perancangan projek seterusnya. applications for new projects / planning
the next project.
A4.2 A4.2
Penggunaan Sistem Pemantauan Projek (SPP II) Use the Project Monitoring System (SPP
II)
a. a. Penggunaan SPPII sama ada digunakan secara langsung dalam Use SPPII either used
directly in
mesyuarat pemantauan projek. project monitoring meetings.
b. b. Status/peratus pelaksanaan projek yang mengikut jadual. Status / percentage of project
implementation is on schedule.
c. c. Tahap/peratus pengemaskinian maklumat kewangan. Level / percent update financial
information.
d. d. Tahap/peratus pengemaskinian maklumat aktiviti. Level / percent update information
activities.
e. e. Tahap/peratus pengemaskinian maklumat am. Level / percentage updating general
information.
f. f.
Peratus kekerapan log-in ID untuk mengemas kini maklumat. Percentage frequency of log-in ID
to update the information.
g. g. Peratus kakitangan yang telah menghadiri latihan yang berkaitan The percentage of staff
who have attended the relevant training
dengan penggunaan SPPII. with the use SPPII.
A5 A5
Pengurusan ICT ICT Management
Kriteria ini menilai pengurusan ICT dari aspek perancangan, These criteria evaluate the
management of ICT planning,
pelaksanaan, pemantauan dan penilaian keberkesanan. implementation, monitoring and
evaluation of effectiveness.
A5.1 A5.1
Pelan Strategik ICT (ISP) ICT Strategic Plan (ISP)
a. a. Penyelarasan ISP dengan pelan strategik agensi serta ISP coordination with the agency
strategic plan and
dikemukakan kepada MAMPU. submitted to MAMPU.
b. b. Pelaksanaan Pelan ISP meliputi peringkat pejabat cawangan. Implementation Plan covering
ISP-level branch offices.
Page 26 Page 26
22 22
c. c. Pelaksanaan Pelan ISP berdasarkan aspek pengukuran seperti ISP Implementation Plan
based on aspects such as measurement
berikut: follows:
i. i.
Peratus perbelanjaan peruntukan yang diluluskan; dan The percentage of expenditure allocation
approved; and
ii. ii. Nyatakan prestasi pelaksanaan (%) projek ICT mengikut Specify the execution
performance (%) ICT project by
jadual yang ditetapkan. schedule.
d. d. Pemantauan: Monitoring:
i. i. Kelulusan spesifikasi teknikal hardware/software diperoleh Approval of technical
specification hardware / software available
daripada from
Jawatankuasa Committee
Teknikal Technical
ICT ICT
(JTICT). (JTICT).
Projek yang dilaksanakan mendapat kelulusan teknikal Projects implemented technical approval
daripada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT). Technical Committee of the ICT (JTICT).
(Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2008); (General Circular. 1 Year 2008);
ii. ii. Kekerapan pelaporan kepada JTICT; Frequency of reporting to JTICT;
iii. iii. Jawatankuasa pemantauan yang diwujudkan di peringkat Monitoring committee
established at the
agensi; dan agencies and
iv. iv. Mesyuarat Conferences
JPICT JPICT
yang the
diadakan held
atau or
tidak not
dan and
kekerapannya. frequency.
e. e. Kajian semula dibuat untuk tujuan penilaian keberkesanan The review made for the purpose
of rating the effectiveness of
pelaksanaan Pelan ISP. Plan your ISP.
f. f. Dasar Keselamatan ICT yang diwujudkan. ICT Security Policy is created.
g. g. Pelantikan Chief Information Officer (CIO) dan ICT SO yang dibuat. Appointment of Chief
Information Officer (CIO) and ICT SO made.
A5.2 A5.2
Tadbir Urus Laman Web & Portal Governance & Web Portal
a. a. Ciri-ciri asas dan tambahan Laman Web yang disediakan. Basic features and additional Web
page provided.
b. b. Hasil / kedudukan yang diperoleh bagi agensi bagi: Revenue earned for the agency to:
i. i. Penarafan laman web dan portal agensi secara keseluruhan; Rating agency websites and
portals as a whole;
dan and
ii. ii. Penarafan terhadap perkhidmatan yang disediakan secara Benchmarking of services
provided
online online
A5.3 A5.3
Pembudayaan dan Inovasi ICT Di Dalam Organisasi And acculturation of ICT Innovation
in the Organization
a. a. Pemantauan terhadap penggunaan aplikasi dilaksanakan. Monitoring the use of applications
implemented.
b. b. Tahap penggunaan aplikasi yang dilaksanakan. Level of use of the application
implemented.
c. c. Peratusan aplikasi yang dibangunkan secara in-house . Percentage of applications that are
developed in-house.
Page 27 Page 27
23 23
d. d. Tahap liputan warga organisasi dalam penggunaan ICT sebagai Level of coverage of citizen
organizations in the use of ICT as
satu forum / dialog / perbincangan secara online atau e-mel. a forum / dialogue / discussion
online or e-mail.
A5.4 A5.4
Pengiktirafan ICT Recognition of ICT
Bukan peringkat antarabangsa Non-international
a. a. Tahap/jenis Level / type
pengiktirafan recognition
berbentuk shaped
pertandingan competition
yang the
diperoleh di peringkat Negeri/Kementerian. obtained at the State / Ministry.
b. b. Tahap/jenis Level / type
pengiktirafan recognition
berbentuk shaped
pertandingan competition
yang the
diperoleh di peringkat kebangsaan. obtained at the national level.
c. c. Pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan. Recognition of non-competition.
Peringkat antarabangsa International
d. d. Tahap / jenis pengiktirafan bentuk pertandingan yang diperoleh Level / type of recognition
form of competition obtained
di peringkat antarabangsa. at the international level.
e. e. Pengiktirafan bukan berbentuk pertandingan. Recognition of non-competition.
Page 28 Page 28
24 24
KRITERIA B : PERKHIDMATAN TERAS CRITERIA B: CORE SERVICES
Kriteria ini bertujuan menilai Kaedah Penggubalan, Pelaksanaan, Criteria is intended to
evaluate the method formulation, implementation,
Pemantauan dan Pengukuran Dasar/Program organisasi. Monitoring and Measurement
Policy / Program organization.
Bagi memenuhi kriteria ini, agensi perlu memberi penerangan mengenai perkara- To meet these
criteria, agencies should provide information about the matter -
perkara berikut: following:
B1 B1
Penggubalan Dasar/Program Policy formulation / Programs
a. a. Semua Dasar / Program yang digubal oleh organisasi selaras All Policy / Program enacted
by the organization in line
dengan perkhidmatan teras. with core services. Nyatakan sama ada perancangan Indicate
whether the planning
Dasar / Program tersebut merangkumi proses pengenalpastian Policy / Program that includes the
identification process
keperluan dasar, mendapatkan input daripada stakeholders / policy needs, get input from
stakeholders /
pelanggan agensi, penetapan outcome dan penetapan kumpulan customer agencies, setting
outcome and determination of group
sasar serta merangka program-program selaras dengan matlamat target and develop programs
consistent with the goals
dasar. policy.
i. i. Kaedah penggubalan dasar/program utama; Method policy / key programs;
ii. ii. Tempoh masa penggubalan dasar/program; Period of time drafting policies and programs;
iii. iii. Dasar/program memberi fokus kepada isu strategik; dan Policies and programs focus on
strategic issues and
iv. iv. Dasar/program utama digubal atas inisiatif agensi sendiri. Policies and programs enacted
major agency initiatives on their own.
B2 B2
Pelaksanaan Dasar/Program Implementation of Policy / Program
Status pelaksanaan dan Status of implementation and
prestasi pencapaian program-program progress of programs
berdasarkan petunjuk prestasi (KPI) dan timeline yang telah ditetapkan based on performance
indicators (KPI) and the timeline has been set
mengikut perkhidmatan teras berikut: according to the following core services:
a. a. Penentuan sasaran terhadap pelaksanaan dasar /program. Determination of the target
implementation of policies / programs.
b. b. Tahap pencapaian pelaksanaan dasar/program. Level of achievement of the implementation
of policies and programs.
B3 B3
Pemantauan Dasar/Program Monitoring Policy / Program
Mekanisme pemantauan yang diwujudkan seperti jawatankuasa/ Monitoring mechanism
established as a committee /
taskforce , sistem & prosedur, pelaporan mengikut perkhidmatan teras Taskforce, systems &
procedures, reporting in accordance with core services
berikut: follows:
a. a. Sistem pemantauan Perkhidmatan Teras diintegrasikan. Core integrated monitoring system.
b. b. Tahap penggunaan maklumat dalam sistem pemantauan oleh Level of use of the
information in the monitoring system by
Pengurusan Atasan untuk membuat keputusan. Management to make decisions.
Page 29 Page 29
25 25
c. c. Kaedah pemantauan yang digunakan. Monitoring methods used.
B4 B4
Keberkesanan Dasar/Program Effectiveness of Policy / Program
Penilaian ke atas pencapaian dasar/program dilaksanakan serta Evaluation of the achievement of
policies and programs implemented and
mekanisme yang diwujudkan bagi tujuan tersebut: mechanism established for this purpose:
a. a. Kajian Semula Review
i. i. Penetapan Kajian Semula; Settings Review;
ii. ii. Pelaksanaan Kajian Semula; dan Implementation Review and
iii. iii. Tindakan Susulan Hasil Kajian Semula. Followup Revenue Review.
b. b. Kajian Impak Impact
i. i. Penetapan Kajian Impak; Impact determination;
ii. ii. Pelaksanaan Kajian Impak; dan Implementation of Impact and
iii. iii. Tindakan Susulan Hasil Kajian Impak. Followup Revenue Impact.
Page 30 Page 30
26 26
Bagi memenuhi kriteria ini, agensi perlu memberi penenerangan mengenai To meet these
criteria, the agency must provide the penenerangan
perkara-perkara berikut: following:
C1 Perancangan Pengurusan Pelanggan C1 Planning Customer Management
Kenyataan misi perkhidmatan pelanggan yang ditetapkan oleh pengurusan Mission statement
customer service set by the management
atasan. superior. (Rujuk PKPA Bil. 1 Tahun 2008) (Refer PKPA Bil. 1 Year 2008)
C2 C2
Piagam Pelanggan Client Charter
a. a. Mekanisme penyelarasan Piagam Pelanggan yang diwujudkan. Client Charter coordination
mechanisms established.
b. b. Penggubalan Piagam Pelanggan memenuhi ciri-ciri yang ditetapkan. Client Charter drafting
meets the characteristics specified.
c. c. Promosi piagam kepada pelanggan. Campaign charter to customers.
d. d. Pemantauan, penilaian dan penambahbaikan kepada piagam. Monitoring, evaluation and
improvements to the charter.
e. e. Pelaksanaan Pemulihan Penyampaian Perkhidmatan ( service recovery ). Recovery
Implementation Service Delivery (service recovery).
f. f. Penilaian dan penambahbaikan Piagam Pelanggan. Evaluation and improvement of Client
Services.
C3 Usaha-usaha Delighting the Customer C3 efforts Delighting the Customer
a. a. Kemudahan-kemudahan Facilities
yang the
disediakan provided
untuk for
memastikan ensure
perkhidmatan yang diberikan memenuhi keperluan dan ekspektasi services provided meet the
needs and expectations
pelanggan. customers.
b. b. Usaha-usaha tambahan yang telah dilaksanakan untuk melebihi Additional efforts that have
been implemented for more than
ekspektasi pelanggan. customer expectations.
KRITERIA C : PENGURUSAN PELANGGAN CRITERIA C: MANAGEMENT OF
CLIENTS
Kriteria ini menilai pengurusan pelanggan dari aspek penetapan Criteria for evaluating
this aspect of customer management setting
misi perkhidmatan pelanggan, piagam pelanggan, pelaksanaan, mission of customer
service, customer charters, implementation,
promosi, pemantauan dan kajian kepuasan pelanggan. promotion, monitoring and
customer satisfaction research.
Page 31 Page 31
27 27
c. c. Perkhidmatan yang ditawarkan secara online: Services offered online:
i. i. Bilangan perkhidmatan yang disediakan secara online termasuk Number of services provided
online, including
perkhidmatan sms; SMS services;
ii. ii. Jenis-jenis perkhidmatan online yang disediakan; Types of services provided online;
iii. iii. Usaha-usaha untuk menggalakkan penggunaan perkhidmatan Efforts to encourage use of
services
secara online; dan online and
iv. iv. Tahap penggunaan. Level of consumption.
d. d. Layanan melalui telefon. Use the telephone.
e. e. Perkhidmatan helpdesk . Helpdesk services.
f. f. Pelaksanaan Pemantauan Mengejut ( Mystery Shopping) : Implementation Monitoring
Surprise (Mystery Shopping):
i. i. Kerapan agensi melaksanakan pemantauan mengejut ( Mystery Kerapan agencies implement
monitoring sudden (Mystery
Shopping) ; dan Shopping); and
ii. ii. Tindakan penambahbaikan hasil daripada pemantauan mengejut Improvement actions
resulting from monitoring sudden
( Mystery Shopping) . (Mystery Shopping).
C4 Pengurusan Aduan C4 Complaints Management
a. a. Mekanisme pengurusan aduan yang telah diwujudkan. Complaints management mechanism
that has been created.
b. b. Pelantikan Pengerusi Jawatankuasa Aduan. Appointment of Chairman of the Complaints
Committee.
c. c. Akuan terima yang dimaklumkan kepada pelanggan dalam tempoh masa Acknowledgment
that communicated to the customer within
yang ditetapkan. prescribed.
d. d. Status tindakan susulan/penyelesaian dimaklumkan kepada pelanggan Status follow-up
action / solutions to customers informed
dalam tempoh masa yang ditetapkan. within the prescribed time.
e. e. Aduan dibentangkan dan dibincangkan di dalam mesyuarat pengurusan Complaints
presented and discussed in the meeting management
utama. main.
f. f. Bilangan/peratus penyelesaian aduan. Number / percentage of settlement of complaints.
g. g. Laporan mengenai aduan awam dikemukakan kepada BPA /SUK Report on public
complaints submitted to the CPA / SUK
berdasarkan format yang ditetapkan. based on the prescribed format.
h. p. Peratus Pegawai Khidmat Pelanggan yang telah menghadiri latihan yang The percentage of
Customer Service Officer who has attended training
berkaitan untuk meningkatkan kompetensi. Tool to enhance their competencies.
C5 Kepuasan Pelanggan C5 Customer Satisfaction
a. a. Pengukuran kajian kepuasan pelanggan yang dijalankan oleh agensi. Measuring customer
satisfaction survey conducted by the agency.
b. b. Kekerapan pelaksanaan pengukuran kajian kepuasan pelanggan. Frequency implementation
of customer satisfaction measurement research.
(Contoh: Customer Satisfaction Survey (CSS)). (Example: Customer Satisfaction Survey (CSS)).
Page 32 Page 32
28 28
c. c. Peratus tahap kepuasan pelanggan. Percent level of customer satisfaction.
d. d. Kajian kepuasan pelanggan dilaksanakan sama ada secara menyeluruh Customer
satisfaction studies conducted either as a whole
terhadap perkhidmatan teras. of core services.
e. e. Usaha-usaha penambahbaikan dilaksanakan hasil daripada kajian Improvement efforts
undertaken as a result of the study
kepuasan pelanggan. customer satisfaction.
f. f. Usaha diambil untuk mengadakan Kajian Kepuasan Pelanggan secara Efforts undertaken to
conduct a Customer Satisfaction Study
online . online.
C6 Usaha-usaha Promosi C6 efforts Promotions
a. a. Saluran-saluran yang digunakan untuk menghebah/mempromosi Channels used to
menghebah / promote
mengenai usaha-usaha penambahbaikan ke atas sistem penyampaian about the efforts of
improvements in the delivery system
perkhidmatan kepada pelanggan. services to customers.
b. b. Kajian keberkesanan ke atas usaha-usaha promosi yang telah Studies on the effectiveness of
promotional efforts that have been
dilaksanakan. implemented.

Anugerah Kualitiperdana Mentri

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Anugerah Kualitiperdana Mentri

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Page 1 Page 1

Вам также может понравиться