FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLES

FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

PROYECTO DE AULA
FORMULACIN Y EVALUACIN DE UN PROYECTO PARA EL DESARROLLO
ADQUISICION DE UNA BODEGA PARA LA EMPRESA Y SU IMPLEMETACION

Presentado a:
Rubn Daro Martnez Amado

Elaborado por:
Luz Alexandra Nieto Moncada

Octubre de 2015

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

1

PRESENTACION

En la ciudad de Bogot, Funciona la Empresa Hospimedics S.A

empresa colombiana con 30 aos de experiencia en el sector salud,
con el enfoque de mejoramiento continuo y poltica de Servicio, en
procura de ofrecer la mejor alternativa en equipamiento y tecnologa
medica a clientes y usuarios finales. Cubrimos todo el territorio
nacional a travs de las unidades de negocio, especialistas,
vendedores institucionales, servicio posventa desde nuestras oficinas
en Bogot, Medelln y Cali, y los representantes en Costa, Eje
Cafetero y Santanderes.

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION3
1.

DIAGNSTICO............................................................................................ 5

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...............................................................9

3.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA.................................................................10

4.

ALTERNATIVAS DE SOLUCIN...................................................................13

5.

OBJETIVOS GENERALES..........................................................................16

6.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.........................................................................16

7.

JUSTIFICACIN........................................................................................ 17

8.

EVALUACIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA.................................................18

8.1

Evaluacin Econmica............................................................................. 18

8.2

Evaluacin Social.................................................................................... 20

8.3

Evaluacin Ambiental............................................................................... 21

8.4

Evaluacin Tcnica.................................................................................. 22

8.5

Evaluacin Organizacional........................................................................24

8.5.1

Marco Legal......................................................................................... 24

8.5.2

Marco Jurdico y Administrativo..............................................................24

8.5.3

Estructura Organizacional......................................................................25

9.
9.1

PROGRAMACIN...................................................................................... 27
Mapa de Procesos................................................................................... 27

9.2 Diagrama de Gantt....................................................................................... 28

10.

SEGUIMIENTO....................................................................................... 29

11.

EVALUACION EXPOST........................................................................... 30

BIBLIOGRAFIA................................................................................................. 32
RESUMEN....................................................................................................... 33

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

1. DIAGNSTICO

La compaa tiene 30 aos de funcionamiento, pero siempre ha

pagado arriendo por el manejo y control del inventario y la entrega de
la mercanca.

Con los elevados costos del dlar, se ve necesario reducir costos y

tomar el 100% de la operacin de forma directa, por lo que se propone
adquirir una bodega y controlar el manejo de inventario y la entrega al
usuario final.
Todas las empresas buscan reducir los costos generales y mejorar la
coordinacin entre la oferta y la demanda a travs de tenencia de
inventario debido a restricciones que se presentan dentro de la
organizacin tales como la inexactitud del pronstico de la demanda,
el tiempo de fabricacin y la confiabilidad del transporte; la
compensacin de los costos generales asociados al mantenimiento del
inventario se ve reflejada en la reduccin de los costos de produccin
y transporte y teniendo disponibilidad de producto terminado.

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Sntomas del Problema Actualmente la empresa est incurriendo en un costo

por alquiler de bodegas externa, traslado en vehculos de flota de terceros entre
planta y bodegas, sumando costo de personal y equipos para la manipulacin del
producto.
Actualmente la empresa incurre en costos por documentacin y tiempos
adicionales por ser un usuario industrial de bienes y servicios calificado dentro de
una zona franca, lo cual conlleva a cumplir con requisitos adicionales a la
operacin para realizar traslados de producto terminado y/o materia prima con
almacenamiento externo a la planta.
Se generan paros en la produccin por retrasos en el surtimiento de materiales
desde bodega, depende de disponibilidad de transporte y personal.
El material en bodegas externas se deteriora ms rpido por estar almacenado en
condiciones no ideales, en bodegas rentadas no se invierte en dispositivos o racks
especiales para el almacenamiento.

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Para esta etapa del proyecto hemos decidido realizar un rbol de problemas que
permite identificar claramente cul es la situacin que se desea resolver.

Alto
valor del
Dlar

Disminucin
de costos

Control de
Inventarios

Atencin al
Cliente

Control del
personal

Efectos

Problema

No hay control del Inventario,

perdida de mercanca, demora
en entregas a clientes, Alto
valor del Dlar

Causas
Disminuir Costos

Prdida de
Mercanca

Mala atencin a
clientes

Falta de
comunicacin

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La compaa siempre ha manejado el inventario con una Empresa,

adjunta la cual cobra un costo por arriendo y por manejar el inventario.
Pero no es posible obtener resultados de las cifras reales del
inventario que se tiene para poder hacer comprar solo de lo necesario,
adems el servicio al cliente se ha visto afectado por quejas de los
clientes, demoras en entrega y mal servicio post venta.
En la actualidad, la compaa en la cual se desarrollar el proyecto
cuenta con muy buena trayectoria en el pas, alrededor de 20 aos, y
con presencia internacional en pases como Venezuela y Ecuador, en
los cuales est bien posicionada frente a empresas multinacionales.
Con el apoyo de sus pares productivos se han desarrollado y
homologado tecnologas de punta en sus productos, adems de
adecuarlos eficazmente a las diferentes necesidades de sus clientes
buscando mejorar su competitividad en el mercado actual. Esta
compaa pertenece a una multinacional con presencia en varios
pases a nivel latinoamericano y dentro de su desarrollo estratgico
esta direccionando la unin de procesos productivos y generando
crecimiento de una marca nica. Este grupo tiene una participacin

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

productiva a nivel mundial muy importante. La compaa se encuentra

en una etapa de crecimiento importante, debido a sus ventas y mayor
nivel de produccin. Frente a los requerimientos del mercado debe
reducir costos, por lo cual est buscando una mejora en la
competitividad actual. Como parte de las decisiones estratgicas que
la organizacin est tomando recientemente se calific como usuario
Industrial de Bienes y Servicios en una Zona Franca, lo que conlleva
unos beneficios contractuales en reducciones arancelarias, manejo y
transformacin de materias primas importadas con desgravmenes en
el pas si se entregan en mercados internacionales y unos beneficios
tributarios que impactan directamente el flujo operativo de la
compaa. Esta calificacin lleva a la compaa a buscar alternativas y
oportunidades de mejora en sus procesos internos productivos y en
alto grado en las operaciones logsticas donde se observa su mayor
impacto, debido al mantenimiento del rgimen tributario el cual es muy
estricto en el control 3 administrativo. Al calificar tambin se
establecen unos requerimientos de inversin mnima con cierto plazo
obligando a la generacin de proyectos de gran escala en la
organizacin. Por lo anterior y desde la perspectiva interna la
organizacin no se puede permitir un incremento en los costos y estar

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

a la retaguardia del desarrollo logstico. En este punto el Almacn

juega un papel importante de la organizacin ya que aqu estn
concentrados una parte significativa de los procesos logsticos y los
activos de la empresa. El montaje de una bodega nueva es una
decisin estratgica que apunta a controlar costos de alquiler de
bodegas, optimizacin del uso del terreno (terreno disponible para
construccin contiguo a la planta), disminucin de costos de
transporte, mejor disponibilidad de la materia prima y mejoramiento en
el flujo del proceso producto.

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4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

Alternativa

No.

Adquirir una bodega, comprar estantera un

montacargas, , un camin contratar personal especializado trasladar

el inventario y tomar control de este.

Alternativa No. 2.

Contratar una Empresa nueva que maneje los

inventarios y haga entrega a los clientes pero garantice que tenga un

excelente servicio posventa.

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

OBJETIVOS GENERALES

Proponer el diseo de una nueva bodega para el

almacenamiento de materia prima y producto
terminado para una compaa de bienes industriales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar la posibilidad de cambio en el manejo y control de

inventarios.
Tener control de Inventarios para obtener datos correctos en el
momento que se requiera.

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

Mejorar servicio Postventa

Cotizar la compra de una bodega

Cotizar la compra de Una camioneta para la distribucin de
mercanca
Cotizar compra de Estantera
Cotizar compra de Montacargas
Disear programa servicio Postventa

JUSTIFICACIN

Se busca mejorar el control de Inventarios, para dar un mejor servicio

al cliente tanto en la entrega que reciba su compra a tiempo y
completo y adicional se d un excelente servicio post-venta.

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8. EVALUACIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA

8.1 Evaluacin Econmica;

El presupuesto para llevar a cabo el desarrollo del presente proyecto, provendr

de los recursos que entregaran los socios de la compaa, como aportes de capital
social de la compaa.

A continuacin se presenta el presupuesto de inversin.

PRESUPUESTO (En millones de pesos)

Recursos
Semestre 1 Semestre 2 Semestre 3
Personal
Coordinador del Proyecto
42.000.000 43.260.000 44.557.800
experto 1
24.000.000 24.720.000 25.461.600
Experto 2
24.000.000 24.720.000 25.461.000
Profesional 1
15.600.000 16.068.000 16.550.040
Profesional 2
15.600.000 16.068.000 16.550.000
Personal Apoyo
38.400.000 39.552.000 40.738.560
Subtotal Personal
117.600.000 121.128.000 169.319.000
Capacitacin
Cursos(3)
8.000.000
5.000.000
2.000.000
Seminarios(3)
6.000.000
3.500.000
1.500.000
Subtotal Capacitacin
14.000.000
8.500.000
3.500.000
Subcontratos
Promocin
800.000
300.000
100.000
divulgacin
1.800.000
900.000
350.000
Publicaciones, Impresos
500.000
300.000
300.000

Total
129.817.800
74.181.600
74.181.000
48.218.040
48.218.000
118.690.560
408.047.000
15.000.000
11.000.000
26.000.000
1.200.000
3.050.000
1.100.000

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

Otros
640.000
550.000
350.000
Subtotal Subcontratos
3.740.000
2.050.000
1.100.000
Alquiler de Maq. Y Equipos 13.000.000
8.000.000
4.200.000
Subtotal equipos
13.000.000
8.000.000
4.200.000
Viticos
44.400.000
3.200.000
2.800.000
Subtotal Viticos
44.400.000
3.200.000
2.800.000
Const. De Infraestructura
230.000.000 140.000.000 90.000.000
Adecuaciones
42.000.000 31.100.000 15.120.000
Adecuacin Terrenos
16.000.000
0
0
Alquiler de Instalaciones
5.400.000
5.562.000
5.728.860
Obras de ingeniera
9.120.000
7.902.000
5.080.000
Subtotal Infraestructura 302.520.000 184.564.000 115.928.860
Miscelneos
560.000
480.000
250.000
Subtotal Miscelneos
560.000
480.000
250.000
Total Inversin

1.540.000
6.890.000
25.200.000
25.200.000
50.400.000
50.400.000
460.000.000
88.220.000
16.000.000
16.690.860
22.102.000
603.012.860
94.617,397
94,617.397

495.820.000 327.922.000 297.097.860 1.214.167.257

8.2 Evaluacin Social.

Se deber evaluar a los clientes, para que el impacto no sea

significativo, se planea que al momento de que el proyecto se de en
firme, los clientes no noten el valor negativo, sino que vean que todo
es para mejorar y sea un gana gana.

8.3

Evaluacin Ambiental

Validaremos que la ampliacin de la bodega, no genere daos a las

personas y/o Empresas cercanas a donde se construya.

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

8.4

Evaluacin Tcnica

El proyecto se llevar a cabo en la zona contigua a la Va Perimetral

de la ciudad de Bogot, ubicando su centro de operaciones en el
Barrio Olaya Herrera, el cual se encuentra aledao a la zona de
intervencin, lo que facilita interactuar con la comunidad objetivo, as
como la supervisin de las obras.
Para la bodega que se construir para efectos de la guarda y custodia
de los materiales de construccin, se tomar en alquiler un lote
cercano, que facilite la entrega de materiales al coordinador y expertos
que estarn dirigiendo la obra.
8.5

Evaluacin Organizacional

8.5.1 Marco Legal

Se ha tenido en cuenta para el elaboracin del presente proyecto la

reglamentacin vigente para la conformacin de la sociedad
encargada de la ejecucin del mismo, sus funciones y organigrama,

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

como tambin las normas fiscales, administrativas y legales que le

competen a un proyecto de construccin de viviendas.
8.5.2 Marco Jurdico y Administrativo

La sociedad conformada contar con un coordinador de proyecto,

quin asumir las funciones de gerente, cargo del cual se desprenden
la Direccin Tcnica, administrativa y de calidad, adems de un
asesor, a cargo de los expertos No. 1 y 2 y de los profesionales 1 y 2
respectivamente, cada una de ellas con funciones especficas

Estas direcciones, junto con el coodinador del prouecto, ejercern las

siguientes funciones:

Designar un revisor fiscal

Estudiar y aprobar las actividades definidas para cada perodo
Contratar al personal de apoyo
Evaluar los informes de gestin administrativa
Subcontratar servicios externos
Aprobar el presupuesto
Evaluar la situacin financiera de la sociedad semestralmente.

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8.5.3 Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la sociedad se evidencia en el

Gerente
Coordinador
del proyecto
Director
Tcnico
Ingeniero
de Obras

Director de
Calidad
Profesional
en SGC

Cuadrillas
de Obra
siguiente organigrama:

Ingeniero
Ambiental

Asesor

Personal de
Apoyo

Director
Administrati
vo
Contador

Revisor
Fiscal

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

Sern funciones del gerente, las siguientes:

La planeacin. Es la formulacin de un curso de accin con el fin de
guiar un proyecto desde su inicio hasta su finalizacin, y debe
realizarse, con la participacin de todas las partes implicadas e
interesadas en ste.
La organizacin. Es una etapa donde se genera una interface que
debe ser creada para la integracin de los recursos del proyecto con
su plan de trabajo.
La provisin de personal. Consiste en seleccionar el personal
calificado que conformara el equipo del proyecto.
La direccin. Es la funcin que permite alinear y direccionar
colectivamente hacia un objetivo comn, todos los esfuerzos de
trabajo que son proporcionados individualmente por cada uno de los
integrantes del equipo del proyecto.
El control. Es el establecimiento de un sistema para medir el avance
del trabajo, e identificar y pronosticar sus desviaciones en cuanto al
alcance, presupuesto, y cronograma de duracin de un proyecto,
comparndolos con sus estimaciones iniciales con el fin de tomar
acciones correctivas a tiempo.1
1

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

El Director Tcnico ser el encargado de ejecutar las obras de

construccin y supervisar los trabajos realizados, con el fin de evitar
errores que conlleven a gastos adicionales, tendr tambin a su cargo

9. PROGRAMACIN
9.1 Mapa de Procesos

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las cuadrillas de obreros que estarn conformadas por los hombres

adultos de la poblacin objetivo del proyecto.

El Director de Calidad, estar encargado de la implementacin del

sistema de gestin de calidad y dems normas inherentes que se
encuentren relacionadas con la construccin, a fin de obtener
viviendas con los estndares exigidos por la ley, adems contar con
un ingeniero ambiental, quin tendr a cargo la mitigacin de los
impactos en cada una de las actividades asociadas al desarrollo del
proceso de construccin.

La sociedad contar con un asesor, quin tendr las funciones de

aconsejar y orientar a la misma, en los respectivos trmites legales,
sociales y de carcter general, relacionados con las actividades que
sern desarrolladas por la misma.

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Por ltimo se dispondr de un director administrativo, quien

administrar los recursos financieros y velar por su uso adecuado
durante la ejecucin del proyecto, as mismo contar con un contador
y un revisor fiscal, para llevar a cabo todas las actividades inherentes
al cargo.

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10. VPN El anlisis propuesto permite de forma bsica dar una

perspectiva

para

la

empresa

de

los

beneficios

econmicos

complementando los beneficios logsticos expuestos durante el

desarrollo

del

documento.

Los

resultados

muestran

variables

financieras bsicas para conocer el tiempo de recuperacin de la

inversin, la TIR y la rentabilidad del proyecto. Anlisis de inversin
Fuente: Propia El valor de inversin de la nueva bodega se encuentra
estimado en $1.214.167.257, el tiempo estimado para realizarla
recuperacin de la inversin es 60 meses con una TIR de 0,55% la
cual es calculada teniendo como referencia base el DTF promedio
actual ms 1,5% adicional, y teniendo como ahorro previsto
$60.732.825 COP
Mensual por el no pago de alquiler de bodega externa, maquinaria
adicional y personal externo.

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10. OBSERVACIONES OBTENIDAS

El tener una bodega tercerizada ubicada fuera de la planta
genera

sobrecostos

de

operacin

un

desplazamiento

innecesario. Teniendo la operacin centralizada se estn

disminuyendo las distancias y costos de recorrido.
La nueva zona de almacenamiento plantea no solo ampliar el
espacio en sentido horizontal sino que se ofrece una solucin en
sentido

vertical

que

genera

una

mayor

capacidad

aprovechamiento del espacio. La nueva tendencia y los nuevos

equipos y dispositivos permiten incrementar el rendimiento por
m2 construido. o
En el nuevo esquema de almacenamiento se establecen zonas
que permiten el manejo de los materiales segn su naturaleza
con equipos adaptados para su organizacin y dejando espacio

PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

disponible adicional para momentos de baja rotacin o cubrirse

con inventario de materia prima e insumos en caso de
fluctuaciones en el mercado.

11. CONCLUSIONES
Los modelos que se aplicaron para plantear una solucin del
problema que se trabaj no tienen un resultado eficaz dado la
naturaleza de la operacin que se tiene en las actividades de la
bodega, el flujo est concentrado en dos puntos muy marcados
y el beneficio por desplazamiento no tiene un impacto
significativo. Esto se valida en la matriz de correlacin. o
Cuando las herramientas de modelacin no permiten mejorar
los procesos a un nivel significativo, los conocimientos tcnicos
adquiridos a travs de la experticia del personal de la
organizacin se convierten en un factor fundamental para la
propuesta a travs de mtodos cualitativos. Adems, las
experiencias suministradas por el personal operativo frente al

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planteamiento tiene un gran aporte, al ser partcipes de las

actividades diarias que se realizan. o
Herramientas de anlisis comn en la ingeniera industrial
complementan muy bien la experticia consultada obteniendo
una propuesta final sistmica, ya que permiten estructurar los
conocimientos y analizar conjuntamente todos los factores
involucrados y sus implicaciones.
Se genera una propuesta acorde a las necesidades y
condiciones revisadas en la organizacin, manteniendo el
funcionamiento de los mismos procesos y generando mejoras
en los flujos del rea, donde se enlazan variables de tipo y
cliente fundamentales para disminuir tiempos y consumo de
recursos. o
El manejo de un sistema de operacin dentro de un rgimen
franco implica generar nuevos procesos de adaptacin que
permitan poder continuar con el desarrollo de las actividades
que ya se tienen, sin presentar retrasos por los nuevos registros
que se deben cumplir por estar dentro de una zona franca. o
El proyecto tiene un tiempo de retorno aceptado en la empresa
por el monto de la inversin y aunque la TIR (6.55%) est por

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debajo de la tasa de oportunidad de la organizacin (8%), los

directivos consideran otros beneficios que pesan en el proyecto
y que aprueba la decisin de ejecutarlo. o
Este proyecto es el primer paso para avanzar en la
sistematizacin el control de inventarios en esta organizacin.

BIBLIOGRAFA
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ed.)Logstica, administracin de la cadena de suministro. (pp. 469500).Mxico: Pearson Educacin.
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4. Tompkins, J. A., White, J. A., Bozer, Y. A. &Tanchoco, J. M. A.
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PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

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