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GESTION DE PROYECTOS

Trabajo autnomo reflexivo

Facultad: Ingeniera de Sistemas y Electrnica

Carrera: Ingeniera de telecomunicaciones

Alumno: Soto Cornelio, Rafael Carlos

Periodo: 2015-3

Docente: Villarroel Nuez, Eduardo Julian

Ttulo del trabajo: Acta de constitucin del proyecto y caso de negocio

Fecha: 16/10/2015

LIMA-PER

ACTA DE CONSTITUCIN DE PROYECTO


Es uno de los primeros documentos que se prepara al comenzar un proyecto y es el
documento emitido por el patrocinador (sponsor) que autoriza de manera formal la
existencia del proyecto y le proporciona al gerente de proyecto la autoridad de procurar y
aplicar los recursos de la organizacin para su ejecucin.
La informacin para elaborarlo lo suministra el patrocinador, la PMO o el cliente quienes
usualmente se apoyan en el gerente de proyecto para su preparacin.
Al igual que los proyectos nace de una oportunidad de negocio, una necesidad de la
empresa, de un requisito estratgico de la organizacin o por cambios del mercado.
Estructura de ejemplo del acta de constitucin del proyecto:

informacin del proyecto.


justificacin del proyecto.
descripcin del proyecto (enunciado del proyecto).
requerimiento de alto nivel.
objetivos del proyecto.
supuestos y restricciones del proyecto.
riesgos de alto nivel.
cronograma de hitos
presupuesto de alto nivel.
identificacin y posicionamiento de los stakeholders.
requisitos de aprobacin del proyecto.
asignacin del gerente de proyecto y nivel de autoridad.
personal y recursos pre asignados.
aprobaciones.

Informacin del proyecto:


Especifica la organizacin o empresa que ejecuta el proyecto, el titulo del proyecto, el
gerente de proyecto asignado, el patrocinador (sponsor) principal, el cliente del proyecto y
la fecha en que se prepar el acta.
Justificacin del proyecto:
Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es
recomendable utilizar nmeros para describir el proyecto en trminos de los beneficios y
retorno de la inversin que representa para la organizacin. Para elaborar esta parte
puede apoyarse en el caso de negocio.
Descripcin del proyecto (enunciado del trabajo):
Se describe el propsito principal del proyecto de alto nivel, sus principales entregables y
as como tambin sus lmites. Se describir los lmites del mismo para enmarcarlo en un
proyecto medible evitando posibles errores en la determinacin del alcance del proyecto.

Requerimiento del alto nivel:


Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento
de elaborar el acta. Estos requerimientos son definidos por los interesados (stakeholders).
Incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones tcnicas y
requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, metodologa
empleada, entre otros.
Objetivos del proyecto:
Se definen trminos de las variables de desempeo de proyecto, es decir objetivos de
alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe definirse un indicador de
xito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un nmero de meses, bajo un
presupuesto determinado o con un nmero mximo especifico de defectos de calidad.
Supuestos y restricciones:
Aqu se describen en primer lugar los presupuestos relacionados con el proyecto, por
ejemplo la disponibilidad de recursos en fechas especficas, participacin de ciertos
departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre otros. Adicionalmente se
definen las restricciones, por ejemplo, terminar el proyecto antes de una fecha tope,
definicin de una localizacin geogrfica especfica para el equipo, participacin de un
departamento, seguimiento de estndares, entre otros.
Riesgos de alto nivel:
Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del
proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raz y su posible impacto en
trminos de alcance, tiempo, costo o calidad. Posteriormente se realizar el estudio con
ms profundidad durante los procesos de planificacin, detallando su aparicin, impacto y
planes de accin para gestionarlos.
Cronograma de hitos:
Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas
para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, ms no es la
definitiva, dado que su factibilidad o no ser definida en la fase de planificacin. El
disponer de esta informacin puede ayudar al gerente de proyectos en ajustar su
planificacin o definir si es factible el proyecto.
Presupuesto de alto nivel (estimacin):
Aqu se especifica los fondos generales por partidas que se esperan asignar a este
proyecto y su tipo de financiacin. Igualmente representa la expectativa de la
organizacin. Luego en la fase de planificacin debe definirse si es factible o no ejecutar
el proyecto bajo ese presupuesto.

Identificacin y posicionamiento de los interesados (stakeholders):


Se elabora una lista de los interesados especificando su roles y responsabilidades sobre
proyecto. El omitir algn interesado puede ocasionar que despus el producto, servicio o
resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en fracaso.
Requisitos de aprobacin del proyecto:
Aqu se especifica quin decide si el proyecto es un xito o no, cules son los criterios
para definir dicho xito y quien da su aprobacin.
Asignacin del gerente de proyecto y nivel de autoridad:
Se especifica el nombre y apellido del gerente de proyecto asignado, cargo, gerencia a la
que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel
de autoridad, por ejemplo si posee autoridad para sginar o desincorporar personal, si
tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en la resolucin de conflictos, niveles de
escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.
Personal y recursos pre asignados:
Se especifican personas o departamentos que estn pre asignados a trabajar en el
proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento especfico, la oficina de una ubicacin
determinada, etc. Con el objetivo de tener desde un comienzo que recursos deber
contemplar el proyecto para su realizacin.
Aprobacin:
En esta seccin los patrocinadores y el gerente del proyecto firman en seal de
aprobacin. Con estas firmas se autoriza el proyecto y se la da autoridad al gerente de
proyecto.

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO


(Caso de negocio)

1.- Ttulo del Proyecto


Gestin de la Construccin Presa de Relaves Nro 6
2.- Gerente del Proyecto
Alejandro Espejo Fernndez
3.-Patrocinador del Proyecto
Jos Luis Veliz Flores

4.- Descripcin del Proyecto


Construccin de la Presa de Relaves Nro 06, de acuerdo a la Ingeniera de Detalles
aprobada.
5.- Justificacin del Proyecto
En cumplimiento con la normatividad del Ministerio de Energa y Minas, respecto a la
responsabilidad con el medio ambiente y en base a las polticas establecidas por el rea
de Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias de la compaa, ha previsto la
construccin de la Presa de Relaves Nro 06o. Esta construccin permitir lograr el
objetivo estratgico anual de produccin de 28 millones de onzas equivalentes de plata.
6.- Objetivos del proyecto y criterios de medicin del xito
Asociados al Proyecto

Cumplir con el cronograma de construccin aprobado por el Comit Principal del


Proyecto, 121 das calendarios.
Cumplir con las especificaciones tcnicas establecidas en la Ingeniera de Detalle.
Cumplir con el presupuesto asignado al proyecto de US$ 2,572,784.61.
Cumplir con las polticas corporativas y externas de seguridad industrial, medio
ambiente y relaciones comunitarias.

Asociados al Producto

La Gestin de la construccin de la Presa de Relaves Nro 06, estar enfocado en


hacer cumplir los requisitos principales como son: Construccin de la Presa de
Relaves Nro 06 en base a las especificaciones tcnicas e Ingeniera de Detalle del
Proyecto, segn lo siguiente:

7.- Requerimientos Principales (Alto Nivel)

Cumplimiento de las polticas corporativas para contratacin de proveedores,


encargados de la construccin de ciertas partes de la obra.
Lograr la mitigacin del impacto ambiental ocasionado por la deposicin del
material de relleno en un lugar no adecuado,
Gestionar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas aprobadas en el
documento de Ingeniera de Detalle.

Gestionar el cumplimiento del plazo de 121 das calendarios, a fin de evitar un


resultado negativo en la inspeccin que pueda realizar organismos reguladores
como OSINERGMIN.

8.- Riesgos Principales (Alto Nivel)

Problemas con las comunidades aledaas a la ubicacin del Proyecto. (Fuerza


Mayor).
Cambios en las prioridades del rea de Operaciones que prolonguen el inicio del
proyecto.
Mayor intensidad de lluvias y tormentas elctricas (precipitaciones).
Mayor perodo de duracin de las precipitaciones.
Retraso en el inicio de obra por entrega tarda de permisos ambientales y seguridad.
Desintegracin del equipo de supervisin propuesto.
Mayores exigencias por parte de los inspectores del Ministerio de Energa y Minas
relacionado al impacto ambiental en la zona del Proyecto actual.
Demora en la seleccin de contratistas.

9.- Resumen del Cronograma de Hitos:

10.- Presupuesto resumido (Orden de Magnitud)

No incluye IGV
11.- Requerimientos de aprobacin del proyecto
El acta de entrega del proyecto debe estar firmada por el Gerente General de la
Compaa Minera y contar con las validaciones y aprobacin del rea de Operaciones y
Medio Ambiente de la Compaa Minera. Asimismo, se debe contar con un informe de
Impacto Ambiental que demuestre que no habr un impacto desfavorable por la
construccin del Proyecto, a fin de informar a las instancias regulatorias como: Ministerio
Energa y Minas, OSINERGMIN, entre otros.
12.- Supuestos

Vigencia de las normativas del Ministerio de energa y Minas respecto a los


permisos de construccin.
Las condiciones climticas no afectarn el tiempo de construccin establecido en
121 das calendarios.
Disponibilidad de equipo / maquinarias de construccin operativas.
La movilizacin de maquinaria pesada no generara problemas con las
comunidades aledaas.

Las vas de acceso a la unidad operativa se encontrar en buen estado, a fin de


evitar incidentes de seguridad.
La Ingeniera de Detalles, tiene congruencia y compatibilidad entre todos los
documentos que la componen.

13.- Restricciones

Ejecucin del proyecto en pocas secas o con lluvias moderadas segn estudios
tcnicos realizados en la Ingeniera de Detalles.

Comentario:
Despus de analizar el acta de constitucin de proyecto y su respectivo caso de
negocio, puede deducir que este documento es muy importante a la hora de
empezar a realizar un proyecto, ya que resume el proyecto de la obra y sobre todo
otorga poder al encargado de manejar este proyecto(Gerente de proyecto). Este
documento tiene tambin desventajas ya que puede ser perjudicial para quien no
pueda deducir lo que la empresa ambiciona realizar.