PROJECT AND CHANGE MANAGEMENT

Aplikasi Human Capital

Management Berbasis Web Untuk
Layanan Mandiri Karyawan

Dibuat oleh:
Mohammad Andi Ismanto 1701533386
Muhammad Jibril
Muhammad Huzaifah

1701533455
1701533985

Noviana Christianti

1701533631

Peter Alvino

1701533392

Raka Doni Anugrah

1412402265

Rendra Wibowo

1701534086

Reza Ramadhan

1701533575

Ridho Besfari

1701533612

Rollan Banggas H. Permata

1701534136

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

2015

DAFTAR ISI

Cover...................................................................................................................... i
DAFTAR ISI............................................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL....................................................................................................... iv
PENDAHULUAN....................................................................................................... 1
TUJUAN.................................................................................................................. 2
9 KNOWLEDGE AREAS........................................................................................... 3
Project Integration Management (Novi)..............................................................3
Scope Management (Ivan).................................................................................. 7
Time Management (Ridho)............................................................................... 13
Cost Management (Rendra dan Raja)...............................................................15
Quality Management (Jibril).............................................................................. 18
Human Resource Management (Andi)..............................................................19
Communication Management (Rollan)..............................................................21
Risk Management (Rama)................................................................................ 24
Procurement Management (Peter)....................................................................27
CHANGE MANAGEMENT....................................................................................... 28
KESIMPULAN........................................................................................................ 29

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tahap-Tahap pada Integrasi Proyek......................................................3
Gambar 2. Timeline Proyek.................................................................................... 6
Gambar 3. WBS Tree Structure View...................................................................12
Gambar 4. Risk Probabilities................................................................................ 25

DAFTAR TABEL
Tabel 1. Tabel Daftar Deliverable........................................................................... 6
Tabel 2. WBS Tabular View................................................................................... 10
Tabel 3. Timeline per Modul................................................................................. 14
Tabel 4. Nilai Kontrak........................................................................................... 15
Tabel 5. Item Pekerjaan........................................................................................ 15
Tabel 6. Item Pekerjaan Beserta Harga................................................................16
Tabel 7. NPV dan ROI........................................................................................... 16
Tabel 8. Communication Management Plan.........................................................22
Tabel 9. Kategori Utama Resiko........................................................................... 24
Tabel 10. Risk Response...................................................................................... 25
Tabel 11. Change Management........................................................................... 28

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang semakin maju dan semakin pesat membuat

perusahaan harus dapat meningkatkan kinerja dan perfomansinya agar dapat
unggul dalam persaingan sekarang ini. Perusahaan harus dapat mengelola data
dengan cepat, tepat, dan akurat untuk mendukung kinerja dari perusahaan itu
sendiri. Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dan semakin cepat
saat ini, data yang masuk ke dalam perusahaan semakin banyak dan
perusahaan semakin sulit untuk menyimpan serta mengelola data tersebut. Ini
membuat banyak perusahaan mulai menerapkan aplikasi Human Capital
Management yang dapat membantu perusahaan tersebut dalam menyimpan
dan mengelola data menjadi informasi secara cepat, tepat dan akurat sehingga
meningkatkan

kinerja

dari

perusahaan

tersebut,

dan

juga

memudahkan

perusahaan dalam mengambil keputusan secara tepat.

Namun, ada beberapa masalah yang menjadi sumber penghambat
aktivitas pada sebuah perusahaan akibat belum adanya suatu sistem yaitu
memakan waktu yang cukup banyak untuk menjalankan satu proses saja,
membutuhkan biaya yang cukup besar hanya untuk melakukan satu proses
sederhana, tidak adanya penyimpanan riwayat untuk masing-masing kegiatan,
dan terlalu banyak penggunaan kertas. Hal ini dapat mengakibatkan suatu
organisasi atau perusahaan menjadi kalah dalam bersaing dengan perusahaan
modern yang ada. Oleh karena itu, perusahaan pada saat ini membutuhkan
aplikasi Human Capital Management untuk menjalankan aktivitasnya sehari-hari.
Human Capital adalah suatu pemikiran yang menganggap manusia adalah
suatu bentuk kapital atau barang modal sebagaimana seperti tanah, gedung,
dan sebagainya. Human Capital dapat membantu pengambil keputusan untuk
memfokuskan pembangunan manusia dengan menitikberatkan pada investasi
pendidikan (termasuk pelatihan) dalam rangka peningkatan mutu organisasi
sebagi bagian pembangunan bangsa. Penggunaan dalam perusahaan dapat
membantu perusahaan mengolah data menjadi informasi yang lebih berarti guna
untuk menghasilkan laporan yang lebih detail, akurat dan dapat membantu
pihak top level management untuk mengambil keputusan.

Akan tetapi, membuat sebuah aplikasi Human Capital Management yang

sederhana dan efektif membutuhkan perencanaan dan analisis yang sangat
dalam. Apabila perencanaan dan analisis tidak dilakukan dan diperhitungkan
dengan benar, aplikasi Human Capital Management yang dibangun tidak akan
membantu aktivitas sebuah perusahaan secara maksimal dan justru malah
dapat mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar dan waktu yang lama
untuk perbaikannya.
Sebagai solusi dari permasalahan tersebut, dibutuhkan 9 knowledge area
manajemen proyek untuk menganalisis dan membangun sebuah aplikasi Human
Capital Management yang baik dan sesuai dengan kebutuhan stakeholder saat
ini. 9 knowledge area membuat seluruh modul yang ada pada aplikasi terlaksana
dengan baik, jelas dan teratur. Dengan demikian, perusahaan dapat menerapkan
suatu aplikasi Human Capital Management sehingga seluruh aktivitas yang ada
sudah terkomputerisasi dengan harga yang terjangkau, jadwal yang jelas, serta
pembagian modul yang teratur karena sudah perencanaan dan analisisnya
dilakukan dengan penerapan 9 knowledge area.

TUJUAN

Tujuan diadakan penelitian ini adalah untuk menganalisa dan merumuskan

proyek layanan mandiri karyawan ini dengan menggunakan 9 knowledge area
manajemen proyek dan merumuskan strategi manajemen perubahan yang dapat
diterapkan untuk proses layanan mandiri karyawan.
Manfaat yang ingin dicapai pada perusahaan melalui penelitian ini yaitu
sebagai berikut:
1. Mengurangi pengeluaran biaya yang tidak perlu.
2. Membantu membuat waktu dan tenaga yang dikeluarkan menjadi efisien dan
efektif.
3. Membantu mengurangi resiko karena sudah memiliki daftar kemungkinan
resiko yang mungkin terjadi beserta cara mengatasinya.

4. Membantu

meningkatkan

kualitas

sebuah

produk

yang

dihasilkan

perusahaan.
5. Memudahkan divisi

Human Resource dalam menganalisa data status

keaktifan pegawai, serta dalam pembuatan laporan periodik seperti laporan

karyawan, laporan gaji, laporan kehadiran secara langsung.
6. Memperjelas

tugas

dan

tanggung

jawab

dari

suatu

pekerjaan

(Job

Description) dan membuat struktur dalam perusahaan menjadi lebih mudah

untuk digambarkan.
7. Data karyawan tersimpan secara otomatis sehingga mudah untuk dicari dan
diolah kembali.
8. Penggajian pegawai dapat terhitung secara otomatis seperti penambahan
uang lembur, bonus, tunjangan sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam
penggajian pegawai.

9 KNOWLEDGE AREAS

Project Integration Management (Novi)

Gambar 1. Tahap-Tahap pada Integrasi Proyek

PROJECT CHARTER

Deskripsi Proyek:
Proyek ini merupakan proyek yang akan dilaksanakan pada PT Spasi
Indonesia. Proyek ini mengenai pembuatan aplikasi Human Capital Management
berbasis web untuk layanan mandiri karyawan. Proyek ini dibuat karena banyak
sekali proses yang cukup kompleks pada Human Capital Management yang
masih dilakukan secara manual, sehingga dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat
mengotomatisasikan dan membuat proses tersebut menjadi sederhana. Aplikasi
ini dibuat dengan basis web supaya dapat diakses dengan mudah oleh karyawan
dan memiliki menu yang jelas. Hal ini juga bertujuan untuk mengoptimalkan
waktu dan tenaga untuk melakukan kegiatan operasional dan non-operasional,
serta memaksimalkan kinerja karyawan di perusahaan.

Justifikasi Proyek:
Kasus Bisnis:

Proses Human Capital Management untuk layanan mandiri karyawanyang

umum ada perusahaan, seperti pengajuan cuti, pengajuan lembur, pengajuan
training,

informasi

nilai

performance

appraisal,

informasi

slip

gaji

dan

komponennya, dan pembelajaran materi, adalah sebuah proses yang cukup

kompleks dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk diurus. Akibatnya,
semakin banyak waktu dan tenaga yang terbuang begitu saja, serta hasil kerja
yang diberikan karyawan pun juga menjadi tidak maksimal. Oleh karena itu,
perusahaan membutuhkan sebuah aplikasi Human Capital Management yang
dapat mengotomatisasikan proses-proses tersebut secara online, sehingga
kegiatan operasional perusahaan akan menjadi lebih efektif.

Tujuan Bisnis:
Tujuan proyek ini adalah sebuah aplikasi Human Capital Management
berbasis web yang dapat membantu proses layanan mandiri karyawan menjadi
lebih sederhana, jelas, dan mudah diakses.

Kriteria Utama Keberhasilan Proyek:

Aplikasi telah memenuhi semua persyaratan dan sudah diuji dengan benar.

Persyaratan:
Aplikasi hanya dapat digunakan oleh karyawan untuk layanan mandiri seperti
berikut:

Pengajuan cuti secara online.

Langkah-langkah:
1. Karyawan login dengan akunnya.
2. Pilih menu cuti.

3. Isi form cuti online. Form tersebut berisi tanggal cuti (dari sampai)
berupa date picker, alasan cuti, dan pengalihan pekerjaan kepada siapa.
4. Sistem akan mengirim email ke Head untuk disetujui.
5. Setelah Head menyetujui, baru karyawan tersebut resmi boleh cuti. Jatah
cuti berkurang 1 x.
6. Jika jatah cuti sudah 0, maka menu pengajuin cuti ini akan disabled.
7. Karyawan dapat melihat informasi mengenai jumlah cuti yang pernah
diambil, sisa jumlah cuti yang ada, dan history cuti yang pernah diajukan.

Pengajuan lembur secara online.

Langkah-langkah:
1. Karyawan login dengan akunnya.
2. Pilih menu lembur.
3. Isi form lembur online. Form tersebut berisi tanggal lembur berupa date
picker, jam lembur (dari sampai), alasan, dan hasil kerja.
4. Sistem akan mengirim email ke Head untuk disetujui.
5. Setelah Head menyetujui, baru karyawan tersebut resmi dinyatakan
lembur.
6. Karyawan dapat melihat informasi mengenai lembur yang pernah
diajukan.
7. Bagian HRD akan memeriksa apakah total jam lembur sesuai dengan jam
lembur yang diajukan dan perhitungan uang lemburnya benar. Ini hanya
sebagai validasi saja.

Pengajuan training secara online.

Langkah-langkah:
1. Karyawan login dengan akunnya.

2. Pilih menu training, lalu akan muncul berbagai iklan training baik dari
internal maupun eksternal.
3. Isi form training online. Form tersebut berisi status training (urgent / not
urgent), tanggal training (dari sampai), waktu training (dari sampai),
alamat training, judul training, tipe training (workshop, pelatihan, seminar,
dll), siapa yang mengadakan training, tujuan ikut training, dan biaya
training.
4. Sistem akan mengirim email ke Head untuk disetujui.
5. Setelah Head menyetujui, baru karyawan tersebut resmi boleh mengikuti
training.
6. Karyawan dapat melihat informasi mengenai training yang pernah
diajukan dan diikuti.

Pemberian informasi nilai performance appraisal.

Langkah-langkah:
1. Karyawan login dengan akunnya.
2. Pilih menu PA.
3. Pilih tahun berupa year picker, lalu akan muncul informasi mengenai nilai
PA beserta komponen evaluasi penilaiannya dan angka kenaikan gajinya
berdasarkan tahun yang dipilih.

Perincian gaji beserta komponennya dalam bentuk slip.

Langkah-langkah:
1. Karyawan login dengan akunnya.
2. Pilih menu Gaji.
3. Pilih bulan dan tahun berupa month picker, lalu akan muncul informasi
mengenai gaji kotor, potongan pajak, tunjangan-tunjangan (makan,
transportasi, lembur, dll), dan take home paid (gaji bersih yang diterima)
berdasarkan bulan dan tahun yang dipilih.
7

E-Learning.
Langkah-langkah:
1. Karyawan login dengan akunnya.
2. Pilih menu E-Learning.
3. Pilih materi, lalu akan muncul data (e-book, jurnal, dll) dan video
mengenai materi tersebut.

Berikut daftar deliverable yang harus dipenuhi pada masing-masing fase:

Tabel 1. Tabel Daftar Deliverable

FASE

DELIVERABLES DARI

DELIVERABLES DARI

VENDOR

KLIEN
Business Requirement

Kick Off Meeting

Requirements Gathering

Create

Functional

Functional

Specification Document
Design

and

application
Unit Testing
System

develop

Integration

Testing

Document (BRD)
Specification

Document

FSD Review

Unit Test Script

SIT Test Result and SIT

SIT Test Script

User Acceptance Testing

UAT Test Script

Crete User Manual

Production

User Manual
Maintain application

Log
UAT

Test

Result

and

UAT Log
-

Melalui penjelasan di atas, maka timeline pelaksanaan proyek dari tahap awal
sampai akhir yaitu:

Gambar 2. Timeline Proyek

Scope Management (Ivan)

1. Scope Management dalam Manajemen Proyek

Dalam sebuah proyek perlu adanya sebuah inisiasi awal untuk
mengidentifikasi

segala

batasan

dan

cakupannya.

Project

scope

management itu sendiri adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa

semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang
telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak
berhubungan dengan requirement.

Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian: Product

Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang
merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan,
sedangkan

Project

Scope

adalah

Kegiatan

yang

dilakukan

untuk

menghasulkan produk atau layanan.

Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan

Project Scope

Management, yaitu:

Plan Scope Management (Management perencanaan ruang

lingkup),

adalah

kegiatan

untuk

mendokumentasikan

pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan proyek.

Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara
scope pengelolaan dalam proyek.

Mengumpulkan

Requirement,

adalah

kegiatan

untuk

mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder. Pada tahap ini,

input yang diperlukan diantaranya: Scope management plan,
requirement management plan, stakeholder management
plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini
kemudian diproses dengan beberapa cara seperti interview,
analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang
diperoleh pada tahap ini adalah requirement documentation
dan requirement traceability matrix.

Mendefinisikan

Scope

(ruang

lingkup).

Pada

tahap

ini,

dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement

yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap
ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau
layanan.

Membuat WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini,

dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan.

Memvalidasi Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan

Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.

10

Mengontol Scope, adalah proses untuk memantau status dari

suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan
pada scope

WBS (Work Breakdown Structure):

WBS Outline View
1. Aplikasi Human Capital Management Berbasis Web Untuk Layanan Mandiri
Karyawan
1.

Environment And Hardware

2.

System Requirement

3.

1.

User Expectation

2.

Organization Flow

3.

Organization Business Process

Data Migration
1.

Data Organization
1.

2.

Employee Data financial

1.

Overtime employee claim

2.

Healthcare employee reimbursement

3.

Others Employee Financial Data

Employee Organization Structure

4.

User Training

5.

Development And Testing

1.

Administrative Module
1.

User Management
11

2.

2.

2.

2.

User Administrative

System Administrative
1.

System Parameter

2.

Menu and Function

Pengajuan Cuti
1.

Add/Edit Pengajuan Cuti

2.

Histori Pengajuan Cuti

3.

Monitoring Pengajuan Cuti

Approval Pengajuan Cuti

1.

Monitoring Pengajuan Cuti

2.

Approve/Reject Pengajuan Cuti

Module Lembur Online

1.

2.

4.

Login Page

Module Cuti Karyawan

1.

3.

1.

Pengajuan Lembur
1.

Add/Edit Pengajuan Lembur

2.

Histori Pengajuan Lembur

3.

Monitoring Pengajuan Lembur

Approval Pengajuan Lembur

1.

Monitoring Pengajuan Lembur

2.

Approve/Reject Pengajuan Lembur

Module Training

12

1.

2.

5.

6.

7.

Pengajuan Training
1.

Add/Edit Pengajuan Training

2.

Histori Pengajuan Training

3.

Monitoring Pengajuan Training

Approval Pengajuan Training

1.

Monitoring Pengajuan Training

2.

Approve/Reject Pengajuan Training

Module KPI (Key Performace Index)

1.

Monitoring Absensi Karyawan

2.

Report KPI Karyawan

1.

Laporan Berdasarkan Kinerja Karyawan

2.

Laporan Berdasarkan Absensi Karyawan

3.

Laporan Berdasarkan Perilaku Karyawan

4.

Laporan Summary Kinerja Keseluruhan Karyawan

Module Payroll Syste

1.

Pencetakan Slip Gaji

2.

Histori Gaji

Module E-Learning
1.

Paper E-learning

2.

Video tutorial

3.

Live Streaming Learning

13

4.

WBS Tabular View

5.

6.

7.

Level 2

8.

Tabel 2. WBS Tabular View

Level 3

9.

Level 4

L
10.
1

11.
15.

1.1. Ad

12.
16.

1.1.1.

24.

Management
1.1.2.
System

ministra
tif
31.

Module
1.2. Mo

13.
17.
21.

1.1.1.1 Login Page

1.1.1.2 User Administratif

25.
29.

1.1.2.1 System Parameter

1.1.2.2 Menu and Function

Pengajuan Cuti

33.
37.
41.

1.2.1.1 Add/Edit Pengajuan Cuti

1.2.1.2 Histori Pengajuan Cuti
1.2.1.3 Monitoring Pengajuan

1.2.2.

45.

Cuti
1.2.2.1 Monitoring Approval

49.

Pengajuan Cuti
1.2.2.2 Approve/Reject

53.

Pengajuan Cuti
1.3.1.1 Add/Edit Pengajuan

57.

Lembur
1.3.1.2 Histori Pengajuan

61.

Lembur
1.3.1.3 Monitoring Pengajuan

65.

Lembur
1.3.2.1 Monitoring Approval

User

Administratif
32.

dule

1.2.1.

Cuti
Karyawa

44.

Approval
Pengajuan Cuti

51.

1.3. Mo

52.

1.3.1.

dule

Pengajuan

Lembur

Lembur

Online
64.

1.3.2.
Approval

Pengajuan Lembur
14

71.

1.4. Mo

72.

dule

Pengajuan

69.

1.3.2.2 Approve/Reject

Lembur
1.4.1.

73.

Pengajuan Lembur
1.4.1.1 Add/Edit Pengajuan

77.

Training
1.4.1.2 Histori Pengajuan

81.

Training
1.4.1.3 Monitoring Pengajuan

85.

Training
1.4.2.1 Monitoring Approval

89.

Pengajuan Training
1.4.2.2 Approve/Reject

Pengajuan

Training

Training

84.

1.4.2.
Approval
Pengajuan

91.

1.5. Mo

92.

dule KPI

ace

93.

Monitoring

(Key
Perform

Pengajuan Training

Training
1.5.1.

96.

Absensi Karyawan
1.5.2.
Report
KPI Karyawan

Index)

97.

1.5.2.1 Laporan Berdasarkan

Kinerja Karyawan
101. 1.5.2.2 Laporan Berdasarkan
Absensi Karyawan
105. 1.5.2.3 Laporan Berdasarkan
Perilaku Karyawan
109. 1.5.2.4 Laporan Summary
Kinerja Keseluruhan Karyawan

111. 1.6. Mo
dule
Payroll

112. 1.6.1.

113.

Pencetakan Slip
Gaji
116. 1.6.2.

Histori

117.
15

System
119. 1.7. Mo
dule ELearnin
g

Gaji
120. 1.7.1.

Paper E-

121.

learning
124. 1.7.2.
Video

125.

tutorial
128. 1.7.3.

129.

Live

Streaming
Learning
131.

132.

133.

134.
135.

16

136. WBS Tree Structure View

17

137.
138.

Gambar 3. WBS Tree Structure View

HRMS
Enviro
nmen
t And
Hard
ware
User

Syste
m
Data User
Requi Organ Migra Traini
reme izatio tion ng
Admi
Organ
Data
nt
n
nistra
izatio
Organ
Expec
Busin
tive
n
izatioEmplo
tation
ess Emplo yee
Modul Syste
Flow
n
User e
Proce yee Organ
m
Mana
ss Data izatio
Admi
Healt Other
geme
financ
n
nistra
Overti hcare s
nt
ial Emplo
Struct Login User Syste tive Menu
me emplo
ure Page Admi m and
emplo yee yee
nistra Para Functi
yee reimb Finan
tive meter on
claim urse cial
ment Data

Modul
e Cuti
Karya
wan

Penga
juan
Cuti Monit
Add/E Histor
dit
i oring
Penga Penga Penga
juan juan juan
Cuti Cuti Cuti

Appro
val
Penga
Appro
Monitjuan
ve/Rej
Cuti
oring
ect
Penga
Penga
juan
juan
Cuti
Cuti

Modul
e
Lemb
ur
Onlin
e

Penga
juan
Lemb
Add/E Histor Monit
dit uri oring
Penga Penga Penga
juan juan juan
Lemb Lemb Lemb
ur
ur
ur

Devel
opme
nt
And
Testin
g
Appro
val
Penga
Appro
Monitjuan
ve/Rej
oringLemb
ect
Penga ur
Penga
juan
juan
Lemb
Lemb
ur
ur

Modul
e
Traini
ng

Penga
juan
Traini
Add/E Histor Monit
dit ngi oring
Penga Penga Penga
juan juan juan
Traini Traini Traini
ng ng ng

Appro
val
Penga
Appro
Monitjuan
ve/Rej
oringTraini
ect
Penga ng
Penga
juan
juan
Traini
Traini
ng
ng

Modul
Modul
e KPI
Modul
e
(Key
e EPayrol
Perfor
Learni
Monit
l
oringmaceRepor PenceLapor
Paper ng
Syste
LaporAbsenIndex)
Laport KPILaportakan an Histor E- Video
an si an Karya an Slip Sum i Gaji learni tutori
al
BerdaKaryaBerdawanBerdaGaji mary
ng
sarka wan sarka sarka Kinerj
n
n
n
a
Kinerj Absen Perila Kesel
a
si
ku uruha
Karya Karya Karya n
wan wan wan Karya
18wan

139. Time Management (Ridho)

140.
141.

Waktu adalah suatu sumber daya yang sangat disayangkan

untuk dibuang-buang, apalagi dalam suatu proyek. Setiap aktifitas yang

dilakukan dalam project menghabiskan waktu, yang dimana ada sebuah
aktifitas dapat dimulai ketika aktifitas yang sebelumnya sudah selesai
dikerjakan. Maka dengan itu dibutuhkan time management agar project
yang diselesaikan tepat waktu sesuai dengan harapan dari stakeholders.
Time management tidak hanya sebagai pengatur dalam aktiffitas project
tetapi juga sebagai time management bagi seluruh project team.
142. Ada 6 proses utama yang terlibat dalam project time
management:
1

Defining activities
143.

Proses disini mengidentifikasi aktivitas proyek secara spesifik

yang dimana melibatkan team dan stakeholders. Disini sangat penting

untuk mengidentifikasi aktifitas proyek sebanyak mungkin, karena jika
ada aktifitas yang terlewati atau tidak teridentifikasi maka akan sangat
berdampak terhadap jadwal proyek. (activity list, activity attributes,
and milestone list).
2

Sequencing activities
144.

Mengidentifikasi dan mengdokumentasi yang berhubungan

dengan aktifitas proyek. Disini juga harus didapat menentukan aktifitas

yang mana dapat dikerjakan pada waktu bersamaan dan juga
menentukan aktifitas yang mana dapat mulai dikerjakan hanya ketika
aktifitas

sebelumnya

diseelesaikan.(network

diagram,

project

document updates).
3

Estimating activity resources

145.

Memperkirakan berapa banyak people, requirement, dan

materials yang seharusnya digunakan dalam aktifitas proyek. Disini

juga memperrkirakan seberapa sulit suatu aktifitas dalam proyek yang
akan dilakukan.(resources breakdown structure, project document
updates).
4

Estimating activity durations

146.

Memperkirakan berapa periode kerja yang dibutuhkan untu

menyelesaikan
berdasarkan

masing-masing

dari

work

aktifitas.

breakdown

Proses

structure

ini

(WBS).

dilakukan
Proses

ini
19

membutuhkan three-points estimates yaitu optimistic, most likely, dan

pessimistic estimate.
5

Developing schedule
147. Menganalisa activity sequence, activity resources estimates,
dan activity duration untuk membuat jadwal proyek. Disini ditentukan
jadwal proyek dari mulai proyek tersebut hingga selesai. Outputs pada
proses ini adalah project schedule, schedule baseline, schedule data,
project calendars, project management plan updates, dan project
documents updates. Untuk membantu proses ini mengggunakan
Gantt charts, critical path, critical chain scheduling, dan PERT
analysis.

Controlling schedule
148.

Mengontrol dan mengatur aktifitas proyek sesuai dengan

project schedule. Melihat factor-faktor apa saja dapat mempengaruhi

perubahan jadwal proyek dan juga mengatur perubahan jadwal dan
menentukan apa pengaruh perubahan tersebut terhadap keseluruhan
proyek. (Tracking Gantt chart ).
149.

20

150.

Tabel 3. Timeline per Modul

21

151.

22

152.

153. Cost Management (Rendra dan Raka)

154.
155.

Ketika memasuki knowledge area Cost Management maka

secara garis besar goal yang harus dicapai adalah anggaran yang sesuai
dengan biaya yang telah direncanakan. Untuk mencapai goal tersebut ada
3 proses utama yang harus direncanakan secara matang, mulai dari:
1. Estimasi biaya, output utama dari estimasi biaya adalah estimasi biaya
aktivitas proyek, standard awal estimasi dan pembaruan dokumen biaya
proyek untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat dalam melaksanakan
proyek.
2. Penentuan alokasi biaya, adalah proses menggabungkan estimasi biaya
kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.
Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan cost baseline terhadap
kinerja proyek yang dapat dipantau dan dikendalikan.
3. Pengontrolan biaya, adalah tahapan dimana ketika proyek sedang berjalan
dimana dalam tahap ini seringkali terjadi pengoptimalan biaya berjalan
contohnya

seperti

perubahan

permintaan

terhadap

design,

atau

penambahan komponen aplikasi yang sedang dijalankan oleh tim proyek.

156. Masuk ke dalam pembahasan untuk perhitungan rencana biaya:
a. Plan Cost Management:
157.

Berdasarkan penawaran, didapatkanlah nilai kontrak sebagai

berikut:
158.

159.
160.
161.

Tabel 4. Nilai Kontrak

Lalu setelah di-breakdown terhadap item pekerjaan menjadi

sebagai berikut:

23

162.

Tabel 5. Item Pekerjaan

163.
164.
165.

Tabel 6. Item Pekerjaan Beserta Harga

166.

167.
168.

Setelah di-breakdown total harga untuk proyek, menjadi Rp

940.000.000,-.
perencanaan

Deviasi
maka

antara

didapatkan

nilai

kontrak

Rp

dan

106.200.000,-,

harga

total

persentase

keuntungan sebesar 10.1510%.

169.
170. Kemudian, perhitungan NPV dan ROI akan dijabarkan sebagai
berikut:
171.
172.
173.
174.
181.
Re

Tabel 7. NPV dan ROI

175.

176.

177.

178.

179.

180.

182.

183.

184.

185.

186.

187.

24

188.

189.

Inv

190.

191.

192.

193.

194.

198.

199.

200.

201.

202.

206.

207.

208.

209.

210.

214.

215.

216.

217.

218.

213.

1
220.

221.

222.

223.

224.

225.

228.

229.

230.

231.

232.

235.

236.

237.

238.

239.

197.
195.

196.

203.

205.
204.

211.
In

212.
219.
Pr

226.

227.

Ne

233.

234.

RO

240.
241. Pay
bac
k
Peri

242.

243.

244.

od:

246.
245.

250.

251.

252.

254.

249.
253.
257. n = Tahun terakhir dimana jumlah arus kas masih belum bisa menutup
investasi mula-mula
260. a = Jumlah

261.

investasi mula-mula
267. b = Jumlah kumulatif arus kas pada
tahun ke n
273. c = Jumlah kumulatif arus kas pada

262.
263.
268.

270.
269.

274.

tahun ke n + 1

276.
275.

280.

281.

279.
287. Payback Period=(investasi awal)/
(arus kas) x 1 tahun
294.

282.

284.
283.

288.

290.
289.

295.

296.

293.
301.
302.

264.

298.
297.

303.

304.

305.

307.
306.
25

310.

311.

2
313.

312.

315.

314.

317.

316.

c
318.

320.

321.

322.

326.

327.

328.

332.

333.

334.

319.

324.

323.

325.

330.
336. Pay

329.

331.

335.

bac
k

337. n+(c-a)/(c-b)x1

Peri

338.

od :
342. 2+(486600000-260000000)/

341.
346.
347.
348.
349.
350.
351.
352.
353.
354.
355.
356.
357.
358.
359.
360.
361.
362.
363.
364.
365.
366.
367.

343.

(420000000-260000000)x1)
:

2.32 tahun

26

368.
369.
370.
371.
372.
373.

374. Quality Management (Jibril)

375.
1. Planning (bisa dilihat di project charter mengenai planningnya)
a. Identifikasi masalah yang di hadapi stake holder
b. Apa yang di butuhkan oleh stake holder untuk membantu
menyelesaikan masalahnya.
c. Buat spesifikasi yang sesuai kebutuhan stake holder
2. Quality Assurance
a

Mengevaluasi project yang sudah berjalan dan memastikan project

yang dikerjakan sudah sesuai dengan requirement yang sudah di
sepakati pada saat planning.

Unit Testing, SIT, UAT, hal ini perlu dilakukan untuk memastikan system
sudah berjalan seperti yang diharapkan user.

3. Controlling Assurance
a

Mengontrol project yang sudah di kerjakan dan memastikan project

yang di kerjakan sudah bisa menyelesaikan masalah yang di hadapi
stoke holder seperti output atau laporan yang dihasilkan oleh sistem
yang dikerjakan akurat atau tidak berubah-ubah

Tools yang di gunakan ada banyak salah satunya.

scatter diagram, meminta user untuk memberikan rating atau

penilaian terhadap system yang sudah di gunakan

Memperbaiki system (bug fixing) atau menambah feature (change

request) untuk meningkatkan kualitas system.
376. Jadi quality management ini sangat perlu dilakukan agar proyek
yang dikembangkan ini sesuai dengan spesifikasi yang telah di
definisikan dan tidak hanya sesuai dengan spek, system ini juga
harus bisa membantu user untuk memecahkan masalah yang
dihadapinya serta dapat memenuhi harapan para stakeholder.
377.
378.
379.
380.
381.
27

382. Human Resource Management (Andi)

383.
384.

Manajemen SDM merupakan proses mengorganisasikan dan

menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang

tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.
385. Proses Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Aplikasi ini
yaitu dimulai dengan Perencanaan SDM yaitu untuk mengidentifikasi
dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung
jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orangorang lain dalam proyek. Pimpinan perusahaan mengadakan pertemuan
untuk membahas dan menunjuk siapa-siapa yang akan menangani proyek
ini. Setelah tercapai kesepakatan dengan pimpinan maka dibentuklah
Akuisisi Tim (pelaksana) yaitu untuk mendapatkan sumber daya
manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek ini. Dengan
terbentuknya Tim pelaksana kita harus Membangun Tim Proyek yaitu
untuk meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik
secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja
proyek, kemudian Mengelola Tim Proyek yaitu untuk memantau kinerja
tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun
sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek. Dengan
proses tersebut diharapkan proyek ini berjalan dengan lancar sesuai
dengan rencana dan target.
386.

Perubahan yang terjadi dengan adanya aplikasi ini antara lain:

1. Dari segi Perusahaan, dengan adanya aplikasi ini perusahaan bisa :

a. Menghemat jumlah karyawan, yang biasanya ditangani 3 atau lebih
karyawan, dengan adanya aplikasi ini hanya dibutuhkan 1 karyawan
untuk menangani operasional seluruh karyawan.
b. Perusahaan bisa dengan mudah mengontrol kinerja pegawai yaitu
dengan melihat record dari system aplikasi.
c. Perusahaan

bisa

dengan

cepat

mengetahui

masalah-masalah

(kendala2) yang dihadapi karyawan.

d. Perusahaan bisa dengan cepat untuk merencanakan cara mengatasi
masalah-masalah (kendala2) yang dihadapi karyawannya.
e. Meminimalkan konflik fisik dengan pegawai

28

2. Dari segi Perseorangan (pegawai) aplikasi ini bisa Menghemat tenaga dan
waktu karyawan karena karyawan tidak perlu lagi mengambil formulir,
mengisi,

meminta

persetujuan

atasan

dan

tanda

tangannya,

dan

menyerahkannnya ke bagian HRD. Karyawan hanya perlu mengakses dan

mengisi form melalui aplikasi.
387. Analisis tanpa menggunakan aplikasi ini yaitu
1. Bagi Perusahaan yaitu:
a. Akan menambah jumlah pegawai untuk mengelola atau menangani
layanan mandiri pegawai
b. Memerlukan waktu untuk mengontrol kinerja pegawainya.
c. Memerlukan waktu untuk mengetahui atau mengatasi masalahmasalah yagng dihadapi pegawai.
2. Bagi Pereorangan (pegawai)
a. Memerlukan waktu dan tenaga untuk mengajukan keperluan cuti dll
b. Akan terlibat adu argument dengan petugas perusahaan.
388.
389.
390.
391.
392.
393.
394.
395.
396.
397.
398.
399.
400.
401.
402.
403.
404.
405.
406.
407.
408.
409.
410.

411. Communication Management (Rollan)

412.
413.

Banyak ditemukan orang yang ahli dalam bidang IT, mereka

juga lemah dalam berkomunikasi. Meskipun tidak semuanya demikian,

29

maka dari itu penting akan halnya Communication management sehingga

stakeholder bisa merasa puas akan project yang sedang dikerjakan.
414. Ada 3 unsur utama di dalam communication project
management:
1

Planning

communication

management

membuat

rencana

komunikasi dalam suatu project, baik berupa pertemuan dengan

stakeholder, update suatu project. Sehingga ini merupakan bagian
penting dalam pengambilan keputusan dalam suatu project.
2 Managing communications mengatur akan suatu komunikasi dan
informasi

berjalan dengan baik, selalu update baik dalam project itu

sendiri, organisasi dan keuangan. Mengelola komunikasi juga termasuk

dalam

pembuatan

informasi

dan

pendistribusian

informasi.

Pendistribusian informasi bisa berupa formal, informal, tertulis dan lisan.

Sehingga perlu ditentukan cara yang tepat bagi project manager dan
team dalam membangun hubungan kepada stakeholder.

Controlling communications Memastikan bahwa segala informasi

dalam suatu project dalam berjalan dengan baik, dan kebutuhan
informasi bagi stakeholder dapat terpenuhi. Pelaporan kinerja suatu
project sangat penting diperlukan baik berupa grafik, dan nilai. Ini yang
dibahas

di

dalam

meeting

project

manager,

team

sehingga

pengendalian suatu proyek bisa terlaksana.

415.
peningkatan

Project manager dan team diharuskan juga untuk melakukan

dalam

hal

berkomunikasi

mereka,

seperti

bagaimana

berkomunikasi menggunakan e-mail, instant messenger, texting dan

koloborasi software yang lebih efektif.
416.
417.
418.
419.
420.
421.
422.
423.
424.
425.

30

426.

Tabel 8. Communication Management Plan

427.

428.

429.

430.

Com

Obje

431. A
u

432.

433.

PI

Doc

d
i
e
n
c
e
434.
Kick

Tatap Muka
436.
Mem
435.

437.
Project Team
O HR Manager
Compensatio

438. Contract
Ke MOM

n and benefit

manager
Training and
Development

Tim

Tatap Muka
Revie Conference
Email

444.

445.

Meet

Lapor

439.

440.

Tatap Muka
Presentati
on
Conference

Manager
441.
Team Project

442.

Ji

Ke

446.
Team Project
B HR Manager
Compensatio

447. Laporan
Ke

443.

bulanan

n and benefit

31

Call

manager
Training and
Development

448.
Lapo

Tatap Muka
Lapor E-mail
Conference
449.

Manager
450.
Team Project

451. Laporan

Ke

Status
Project

32

452. Risk Management (Rama)

453.
454.

Manajemen risiko adalah proses identifikasi, analisis dan merespon

faktor risiko sepanjang hidup proyek dan dalam kepentingan terbaik dari
tujuannya. Manajemen risiko yang tepat menyiratkan kontrol mungkin kejadian
masa depan dan proaktif daripada reaktif
455.

Sistem Manajemen Risiko dirancang untuk melakukan lebih dari

sekedar mengidentifikasi risiko. Sistem ini juga harus mengukur risiko dan
memprediksi dampak pada proyek. Oleh karena itu hasilnya adalah risiko yang
baik diterima atau tidak dapat diterima. Penerimaan atau non-penerimaan risiko
biasanya tergantung pada tingkat toleransi manajer proyek untuk risiko.
456. RISK MANAGEMENT PLANNING
1. Methodology
457. Mengumpulkan

informasi

dari

tiap-tiap

knowledge

area

menggunakan interview and brainstorming process.

2. Risk and responsibilities
458. Dari project ini tanggung jawab dari resiko merupakan tanggung
jawab dari tiap-tiap pemegang knowledge area.
1. Scope Management (Ivan)
2. Time Management (Ridho)
3. Cost Management (Rendra)
4. Quality Management (Jibril)
5. Human Resource Management (Andi)
6. Communication Management (Rollan)
7. Procurement Management (Peter)
8. Project Integration Management (Novi)
459.
3. Risk Categories
460.

461.
ID00
463.

Tabel 9. Kategori Utama Resiko

462. Biaya dari pembuatan modul compensation and

benefit
464. Operational services (cost)

ID00
465.

466. Pada sat UAT user ingin perubahan

ID00
33

467.

468. Komitmen tim proyek

ID00
469.

470. Waktu dari resource, programmer junior

ID00

memerlukan waktu lebih lama

471.

472. Komunikasi vendor dan stakeholder

ID00
473.

474. Transparansi

ID00
475.

476. Hedging

ID00
477.

478. Go-live production

ID00
479.

480. Rollback

ID01
481.
4. Risk probability and impact
482.

484.

485.

486.

487.

488.

489.

490.

493.

494.

495.

496.

497.

498.

499.

506.

507.

508.

515.

516.

517.

483.
491.
492.
505.
500.

502.

503.

504.

501.
514.
509.

511.

512.

513.

521.

522.

523.

520.

Ris

Rik

524.

525.

526.

529.

530.

Ri

Ris

531.

532.

533.

534.

535.

510.
518.
519.
527.
528.
34

538.
536.

Ri

539.

540.

541.

542.

543.

544.

547.

548.

549.

550.

551.

552.

553.

556.

557.

558.

559.

560.

561.

562.

537.
545.
546.
554.
555.
563. Lo
w

564. Medium

565. High

566. impact
568.

Gambar 4. Risk Probabilities

569.
5. Risk documentation
570.

Format reporting dalam bentuk excel yang mengidentifikasi dan

klasifikasi resiko yang muncul.

571.
572.

Tabel 10. Risk Response

35

573.

3.

4.

modul

7.

8.

karena

11.

12.

15.

16.

19.

20.

Waktu dari resource, programmer junior

23.

24.

memerlukan waktu lebih lama

Mi

Komunikasi vendor dan stakeholder

27.

28.

31.

32.

35.

36.

Mi

39.

40.

43.

44.

1.
2.
5.

6.

Biaya

dari

compensation
menyangkut

NAME
pembuatan
and

benefit

pembiayaan

karyawan

stakeholder

9.

13.

17.

21.

25.

29.

33.

37.

41.

10.

14.

18.

22.

26.

30.

34.

38.

42.

Operational services (cost)

Pada sat UAT user ingin perubahan

Komitmen tim proyek

Transparansi

Hedging

Go-live production

Rollback

36

574.

575.
576. RISK CONTROLLING

Requet to HR team to recruit new team for Deployment and Rollback risk

Scheduled meeting

Membuat agreement mengenai change request, bila major update maka

perlu ada additional cost

Agreement tentang hedging

577.
578.
579.
580.
581.
582.

37

583. Procurement Management (Peter)

584.
585.

586.

587.

588.

Des

590.

591.

592.

593.

Git

589. Vendor
594. https://
github.c
om/prici
ng

599. https://
595.

596.

597.

598.

www.di

Clou

gitaloce
an.com/
pricing/

604. https://a
600.

601.

602.

603.

ws.ama

Clou

zon.co
m/ec2/p
ricing/
610. http://w
ww.bhin
neka.co

608.
605.

606.

607.

Mac

ID

609.

m/prod
ucts/sku
012158
02/appl
e_macb
ook_air_
_mjvm2
id_a_.as
px

611.

612.
(9 x

613.

614.

616.

617.

618.

619.

Fing

ID

615.
620. http://w
ww.bhin
neka.co
m/prod
ucts/sku
049159

38

54/kana
_sf__800.as
px

621.
622.
623.
624.
625.
626.
627.
628.
629.
630.
631.
632.
633.
634.
635.
636.
637.

638.

CHANGE MANAGEMENT

639.
640.

Manajemen perubahan adalah sebuah proses untuk menerapkan

pengetahuan dan sumber daya yang nantinya digunakan dalam rangka

mempengaruhi seluruh karyawan yang terlibat pada perubahan tersebut. Hal ini
ditujukan untuk membuat bisnis menjadi lebih terorganisir dan sukses pada
akhirnya.
641.

Ada 2 cara yang digunakan dalam menghadapi perubahan:

Proaktif Tindakan perubahan yang dilakukan karena sudah direncanakan.

Reaktif Manajemen melakukan tindakan-tindakan setelah perubahan

terjadi. Kegiatan tersebut dilakukan untuk mengatasi masalah yang timbul.
642.

Dalam penelitian ini, perubahan yang akan dilakukan yaitu:

643.
644.

645.

646.

647.

Tabel 11. Change Management

648. KEGIATAN
39

649.

650.

651.

652. Memberikan insentif lebih bagi

karyawan

yang

menyelesaikan

dapat

pekerjaannya

lebih cepat dan baik.

656. Terhitung sejak aplikasi

653.

654.

655.

diterapkan,

dengan

ini
lebih

terstrukturnya sistematika dari

sebuah proyek, proyek-proyek
selanjutnya dapat lebih cepat
dikerjakan dan go live.
660. Dengan adanya alur
komunikasi

yang

stakeholder,
657.

proses

jelas

interaksi

antar
antara

658.

659.

vendor dengan klien semakin

terjalin dengan baik yang dapat

meningkatkan

kepercayaan

klien untuk keperluan proyekproyek baru dari klien yang

sama.
664. Memberikan pelatihan tahunan
661.

662.

663.

kepada

seluruh

mengenai

perkembangan

konsep

IT,

bisnis,

karyawan
dan

komunikasi.
668. Melakukan evaluasi

cara

internal

mengenai seluruh saran pada

masing-masing tahap dengan
benar,
665.

dan

666.

667.

mendokumentasikanya

dalam

sebuah

sehingga

kesalahan

ke
laporan,
atau

ulasan yang sama dari klien

tidak akan terulang dan proyek
dapat

berlangsung

dengan

cepat.

40

669.

KESIMPULAN

670.
671.
672.
673.

Berdasarkan penelitian di atasLesson learned:

674.

675.

676. P
r

677.

678. Reco

mmen

dation

/soluti

on

e
m
/
s
u
c
c
e
s
679.

680.

681.

682.

s
C

683.

684.

How to
avoid

repetiti

on...

n
t
r
e
q
u
i
r
e
d
/
a
p
p
r

41

o
v
e
d
o
n
l
y
o
n
e

s
o
l
e

s
u
p
p
l
i
e
r

f
o
r
c
e
r
t
a
i
n

42

m
a
t
e
r
i
a
l
s
685.

686.

687.

688.

689.

690.

691.

692.

693.

694.

695.

696.

697.

698.

699.

700.

701.

702.

703.

704.

705.

706.

707.

708.

709.
710.

43