Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.

com

Chng IX:
Tinh chnh cc chi tit ca nhim v

Chng IX

136

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Trong chng ny, bn tip tc i su vo cc tnh nng qun l nhim v m bn bt u
t trong chng trc. Chng ny tp trung vo cc tnh nng c th m bn c th p dng
cho cc nhim v ring l, bao gm cc ngy hn cht v cc chi ph c nh. Ngoi ra, bn s
thit lp mt nhim v nh k v quan st l trnh then cht ca mt d n.

9.1. Nhp ngy hn cht.

Nhp vo mt ngy hn cht- deadline cho mt nhim v khin cho Project hin th mt
ch th hn cht trong phn biu ca khung nhn biu Gantt. Nu ngy kt thc ca nhim
v di chuyn vt qu ngy hn cht ca n, Project s hin th mt ch th ngy hn cht b
vt qua trong trng d liu ch th ID ca nhim v .
Tnh nng ngy hn cht c th gip bn trnh c mt sai lm thng gp ca nhng
ngi mi s dng Project: t kiu rng buc bn linh hot hoc khng linh hot ti qu nhiu
nhim v trong k hoch d n ca bn. Nhng kiu rng buc nh vy gii hn rt nhiu n
kh nng linh hot ca vic ln tin ca bn.
Tuy nhin, nu bn bit rng mt nhim v c th phi c hon thnh mt ngy nht
nh no , vy ti sao khng nhp loi rng buc Must Finish On cho n? V y l l do: Gi
s bn c mt nhim v vi thi hn thc hin d kin l nm ngy v bn mun hon thnh vo
ngy 17 Thng T, v hm nay l ngy 06 Thng T. Nu bn thit lp rng buc Must Finish
On cho nhim v v nhp ngy b rng buc l ngy 17 thng 4, Proejct s di chuyn nhim v
n thc s s kt thc vo ngy 17 thng 4.
Di chuyn chut ti ch th rng buc
hin th cc chi tit v s rng buc.
Nhim v ny c rng buc Must Finish On, v th Project ln tin n
hon thnh vo mt mt ngy c th nhng khng sm hn

Thm ch nu nhim v c th hon thnh sm hn thi im , Project vn s khng ln

li tin n bt u sm hn. Trong thc t, vi cch p dng rng buc nh trn c th bn
tng s ri ro cho nhim v ny. Nu nhim v ny b tr hon cho d ch mt ngy bi mt l
do no (chng hn mt ti nguyn c yu cu b m) th nhim v s b b l ngy hon
thnh c d kin ca n.
Mt phng php tt hn ln tin cho nhim v ny l s dng rng buc mc nh
As Soon As Possible v sau nhp vo mt ngy hn cht l ngy 17 thng 4. Mt thi hn
cht l mt gi tr ngy thng m bn nhp vo cho mt nhim v ch th rng l ngy cui
cng m bn mun nhim v c hon thnh, nhng ngy hn cht li khng tri buc vic ln
tin ca nhim v.
Ch th ngy hn cht xut hin trong phn
biu Gantt.

Vi rng buc As Soon As Possible c p dng, nhim v

bt u sm hn. V c mt khong thi gian trng nm gia
ngy hon thnh v ngy hn cht ca n

By gi nhim v c s linh hot nht v vic ln tin . N cng c th c hon

thnh trc thi hn cht ca n, iu ty thuc vo s sn sng lm vic ca ti nguyn, cc
nhim v tin nhim, v bt c vn khc v vic ln tin c p dng.

Chng IX

137

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, nh xut bn by t lo ngi rng cc
nhim v thuc giai on Acquisition trong k hoch ra mt cun sch thiu nhi mi khng nn
trt qua mt ngy nht nh no . Bn mun nh du-flag ngy ny m khng hn ch tnh
linh hot ca vic ln tin ca bn trong k hoch.
Trong v d ny, bn nhp vo ngy hn cht cho mt nhim v.
Bn cn n tp tin Fine Tuning Tasks_Start trong th mc Practices/Chapter09 i km
vi cun sch ny. M tp tin Fine Tuning Taks_Start v lu n thnh file mi (save as) l Fine
Tuning Tasks.
Bc 1: Trong ct Task Name, chn tn ca nhim v 5, Handoff to Editorial.
Nhim v ny l mt nhim v ct mc quan trng nh du s kt thc giai on
Acquisition ca d n cun sch mi. Bn mun chc chn rng giai on Acquisition kt thc
vo cui thng 5, do bn s nhp vo mt ngy hn cht cho nhim v ct mc ny.
Bc 2: Trn tab Task, trong nhm lnh Properties, kch vo Information.
Hp thoi Task Information s xut hin.
Bc 3: Nhp vo tab Advanced.
Bc 4: Trong hp chn c nhn Deadline, g hoc chn 29/5/15, v sau nhn OK.
Project s hin th mt ch th ngy hn cht trong phn biu ca khung nhn Gantt
Chart.
Ch th ngy hn cht

By gi bn c th c mt ci nhn lt qua v cch kt thc cui giai on Acquisition,

khi ngy kt thc theo tin hin ti ca n s chm ti hoc vt qua ngy hn chn ca n.
Nu ngy hon thnh theo tin ca giai on Acquisition vt qua ngy 29 thng 5 th
Project s hin th mt ch th vt qua ngy hn cht trong ct ch th ID.
Nhp mt ngy hn cht khng gy nh hng n vic ln tin ca nhim v khi qut
hoc nhim v con. Tuy nhin, mt ngy hn cht s khin Project cnh bo cho bn nu ngy
hon thnh theo tin ca mt nhim v vt qu ngy hn cht ca n-Khi Project s hin
th mt biu tng du chm than mu trong ct ch th ID.
Di y l mt s iu khc c lin quan n ngy hn cht:
- Bn c th chn trc tip trng d liu Deadline vo bng nhp d liu trong khung
nhn biu Gantt. Kch vo bt k tiu ca mt ct no , v sau trn tab Format, trong
nhm lnh Column, kch Insert Column. V sau chn Deadline.
- Bn c th thay i mt ngy hn cht hin c bng cch kch v ko ch th thi hn cht
trong phn biu ca khung nhn biu Gantt.
- g b mt ngy hn cht khi mt nhim v, xa ni dung trong trng d liu thuc
hp chn c nhn Deadline trong tab Advanced ca hp thoi Task Information.

Chng IX

138

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

9.2. Nhp chi ph c nh.

i vi cc d n m trong bn phi theo di ngn sch hoc cc chi ph ti chnh, bn
c th cn phi lm vic vi nhiu ngun chi ph khc nhau. Chng bao gm cc chi ph c lin
quan n cc ti nguyn, cng nh cc chi ph c lin quan trc tip n mt nhim v c th.
i vi nhiu d n, cc chi ph ti chnh c ngun gc ch yu t chi ph c lin quan ti
cc ti nguyn cng vic, chng hn nh con ngi v thit b, hoc ti ti nguyn nguyn vt
liu. qun l cc chi ph ca cc loi chi ph tng t nhau m bn mun theo di cc knh
ph tng hp (v d chi ph du lch trong nhiu d n) th Project cung cp cc ti nguyn chi
ph. Nu bn cn xem li ti nguyn chi ph, xem li Chng 4.
Tuy nhin, bn c th i khi mun gn kt mt chi ph no ti mt nhim v m chi
ph khng lin quan n cc ti nguyn hoc s lm vic v n cng l mt th g m bn
mun tng hp li trong ton d n. Projecr gi chi ph ny chi ph c nh-fixed cost, v n
c p dng cho tng nhim v. Mt chi ph c nh l mt lng tin c th c d tho cho
mt nhim v. N vn gi nguyn nh c cho d bt c ti nguyn no c phn cng ti
nhim v. Sau y l nhng v d v cc chi ph c nh trong cc d n:
-

Thm chi ph lp t, chi ph trng nom vo chi ph thu mi ngy ca mt thit b my mc.
- xin giy php xy dng
Nu bn phn cng cc ti nguyn lm vic vi cc mc lng trung bnh, phn cng cc
ti nguyn chi ph, hoc thm cc chi ph c nh cho mt nhim v, Project gp tt c chng
vo cng vi nhau xc nh tng chi ph ca nhim v. Nu bn khng nhp thng tin v chi
ph ca ti nguyn vo trong k hoch (c l do bn khng bit cc ti nguyn cng vic c tr
lng bao nhiu?) th bn c th vn c c mt s s kim sot v tng chi ph ca d n bng
cch nhp cc chi ph c nh cho tng nhim v.
Bn c th nh r khi no th chi ph c nh nn c tnh vo chi ph tch lu ca d n
nh sau:
- Start-Bt u: Ton b chi ph c nh c ln tin t lc bt u ca nhim v. Khi
bn theo di s tin trin, ton b chi ph c nh ca nhim v s do d n gnh chu ngay khi
nhim v bt u.
- Finish-Kt thc: Ton b chi ph c nh c ln tin vo lc cui cng ca nhim
v. Khi bn theo di s tin trin, ton b chi ph c nh ca nhim v s do d n gnh chu
ch sau khi nhim v c hon thnh.
- Prorated-tnh theo t l: (Phng php tnh chi ph tch ly mc nh) Chi ph c nh
c phn b u theo thi hn thc hin ca nhim v. Khi bn theo di s tin trin, d n
phi gnh chu chi ph ny ca nhim v theo t l phn trm hon thnh ca nhim v. V d,
nu mt nhim v c chi ph c nh l 100 la, v nhim v hon thnh c 75% th d n s
phi gnh chu chi ph c nh l 75 la (100$ x 75%=75 $) i vi nhim v .
Khi bn ln k hoch mt d n, phng php tnh chi ph tch ly m bn chn cho chi
ph c nh quyt nh cc chi ph ny c ln tin theo thi gian nh th no. iu ny c
th l quan trng trong cc yu cu v ngn sch d ton v dng tin. Theo mc nh, Project
s dng phng php tnh chi ph tch ly theo t l Prorated cho cc chi ph c nh, nhng bn
c th thay i iu ph hp vi thng l nghip v k ton ca c quan bn.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, bn c bit rng vic to ra khun
cho bn in cng ty dch v in mu c gi 500$. V nh xut bn Lucerne c mt khon n tn
dng cng ty ny, nhng bo co ti chnh (L v li) ca d n ra mt cun sch mi c
chnh xc, bn mun tnh tch lu chi ph ny khi cc cng ty dch v in mu hon thnh nhim
v.
Trong v d ny, bn phn cng mt chi ph c nh ti mt nhim v v ch r phng
php tnh chi ph tch ly cho n.
Chng IX

139

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Bc 1: Trn tab View, trong nhm lnh Task Views, kch Other Views v sau kch vo
Task Sheet.
Khung nhn Task Sheet xut hin.
Bc 2: Trn tab View, trong nhm lnh Data, kch Tables, v sau nhp vo Cost.
Bng nhp chi ph Cost xut hin, thay th cho bng nhp d liu Entry.
Bc 3: Trong trng d liu Fixed Cost cho nhim v 30, Generate proofts, g 500, v
sau bm phm Tab.
Bc 4: Trong trng d liu Fixed Cost Accrual, la chn End, v nhn phm Tab.

By gi Project s tnh tch lu chi ph $ 500 cho nhim v Generate proofts vo ngy kt
thc ca nhim v ny. Chi ph c nh ny l c lp vi thi hn thc hin ca nhim v v vi
bt k chi ph no ca cc ti nguyn m bn c th phn cng ti nhim v .

9.3. Thit lp nhim v nh k.

Rt nhiu d n yu cu mt s nhim v m lp i lp li nhiu ln, chng hn nh vic
tham d cc cuc hp v tnh hnh ca d n, hoc to v in n cc bo co v tnh hnh ca d
n, hoc vn hnh cc kim sot v cht lng. Mc d vic ln tin ca cc s kin nh vy
rt hay b l i, nhng bn nn xem xt vic k khai chng trong k hoch ca bn. Ngoi ra, cc
cuc hp v tnh hnh d n v cc s kin tng t nh vy gin tip khin d n i hi thm
thi gian t cc ti nguyn, v thm ch cc s kin nh vy lm mt i thi gian lm vic trong
cc s phn cng khc ca ti nguyn.
tr gip vic k khai cc s kin lp i lp li nh trn vo trong k hoch ca bn, bn
to ra nhim v nh k- Recurring Task. Ngay ci tn ca n cho thy nhim v nh k l
mt nhim v c lp i lp li mt tn sut nht nh nh l hng ngy, hng tun, hng
thng, hoc hng nm. Khi bn to mt nhim v nh k, Project s to ra mt chui cc nhim
v c loi rng buc l Start No Earlier, v tnh nng n lc nh hng tin -effort-driven b
tt i v cc nhim v khng c cc mi quan h gia chng.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, d n cun sch thiu nhi mi i hi
mt cuc hp hng tun v tnh hnh ca d n, thnh phn chi bao gm mt s cc ti nguyn
lm vic trong . Bn mun cuc hp tnh hnh nh k ny hin th trong k hoch ca bn.
Trong v d ny, bn to mt nhim v nh k xy ra hng tun.
Bc 1: Trn tab View, trong nhm lnh Task Views, kch Gantt Chart.
Khung nhn Gantt Chart xut hin.
Bc 2: Chn tn ca nhim v 1, Acquisition.
Bn s chn nhim v nh k ln pha trn u ca giai on u tin ca k hoch ny,
bi v n s xy ra trong tt c cc giai on ca k hoch.
Bc 3: Trn tab Task, trong nhm lnh Insert, kch vo biu tng u mi tn bn di
nt Task v sau kch vo Recurring Task.
Chng IX
140

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Hp thoi Recurring Task Information xut hin.
Bc 4: Trong hp nhp c nhn Task Name, g Editorial staff meeting.
Bc 5: Trong hp nhp c nhn Duration, g 1h.
Bc 6: Bn di khu vc c nhn Recurrence pattern, m bo rng ty chn Weekly
c chn, v sau tch chn vo hp kim trc nhn Monday.
Tip theo, bn s ch nh ngy xy ra u tin ca n. Theo mc nh, l ngy bt u
ca d n. Tuy nhin, bn mun cc cuc hp hng tun v tnh hnh d n s bt u vo tun
sau .
Bc 7: Trong hp nhp c nhn Start thuc khu vc Range of reccurrence, g hoc chn
13/4/15.
Tip theo, bn s ch nh ngy kt thc. Bn s ln k hoch cho cuc hp ca nhn
vin ny tip din cho n khi d n t n giai on Design And Production. Trong khung nhn
Gantt Chart, bn c th thy rng theo tin hin ti th ngy bt u ca giai on l ngy
06 thng By, v vy bn s s dng ngy by gi. Bn lun lun c th cp nht cc thit lp
ny cho cc nhim v nh k khi thy cn thit.
Bc 8: Trong hp nhp c nhn End by thuc khu vc Range of reccurrence, g hoc
chn 06/7/15.

Bc 9: Nhn OK to ra nhim v nh k.
Project chn nhim v nh k ny. Ban u, nhim v nh k ny c bung ra. Mt
biu tng v nhim v nh k xut hin trong ct ch th ID. Mi ln xy ra ca nhim v nh
k u c nh theo cc s lin tc (Nu bn mun xc minh iu ny, m rng ct Task
Name, hoc di chuyn chut ti tn ca nhim v v lu ti ni dung trong ScreenTip).
Bc 10: xem ln xy ra u tin ca thanh bar Gantt ca cuc hp nh k, trn tab
Task, trong nhm lnh Editing, kch Scroll To Task.

y l ch th ca nhim v nh k

Mi thanh bar Gantt i din cho mt ln

xy ra c th ca nhim v nh k

Tip theo, bn s phn cng cc ti nguyn ti nhim v nh k ny.

Chng IX

141

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Bc 11: Chc chn rng nhim v 1, Editorial staff meeting ang c chn, v sau ,
trn tab Resource, trong nhm lnh Assignments, kch Resources Assign.
Bc 12: Trong hp thoi Assign Resources, kch Carole Poland. Sau trong khi gi
phm Ctrl kch vo Hany Morcos v Jun Cao.
Bc 13: Nhn nt Assign, v sau nhn nt Close.
Hp thoi Assign Resources ng li v Project phn cng cc ti nguyn c chn
cho mi ln xy ra ca nhim v nh k.

Tip theo bn s thu (collapse) nhim v nh k ny li n cc ln xy ra ca n.

Bc 14: Kch vo u mi tn expand/collapse (bung ra/thu li) bn cnh tn ca nhim
v nh k Editorial staff meeting.

Di y l mt vi iu cn lu khi to ra cc nhim v nh k:
- Theo mc nh, Project ln tin nhim v nh k bt u theo thi gian bt u
lm vic trong ngy mc nh ca d n. (Click vo File, chn Options, v sau kch vo
Schedule). Trong tp tin d n ny th thi gian bt u lm vic trong ngy l vo lc 8 A.M.
Nu bn mun ln tin mt nhim v nh k bt u lm vic vo mt thi gian khc th
hy nhp thi gian cng vi ngy bt u xy ra ca nhim v nh k trong hp nhp c
nhn Start thuc khu vc Range of reccurrence ca hp thoi Recurring Task Information. V
d, nu bn mun cuc hp nh k ca cc nhn vin s bt u vo lc 10 A.M, bn hy nhp
13/4/15 10 AM trong hp nhp c nhn Start.

Chng IX

142

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

- Nh i vi nhim v khi qut, thi hn thc hin ca mt nhim v nh k ko di t
ngy bt u xy ra sm nht cho n ngy kt thc mun nht trong cc ln xy ra ca nhim
v nh k.
- Bn c th thit lp mt nhim v nh k s kt thc hoc l sau s ln xy ra c th
no hoc vo mt ngy no m bn ch nh. Nu bn ln tin mt nhim v nh k
n kt thc vo mt ngy c th th Project s ngh n ngy kt thc hin ti ca d n.
Nu bn s dng trong ngy ny, v chc chn th hy thay i n bng tay nu sau ny d n
thay i ngy kt thc.
- Nu bn mun phn cng cc ti nguyn ging nhau ti tt c cc ln xy ra ca mt
nhim v nh k th hy phn cng cc ti nguyn ti cc nhim v nh k bng hp thoi
Assign Resources. Nu nhp tn ca cc ti nguyn trong trng d liu Resource Name thuc
bng nhp d liu Entry ca khung nhn Gantt Chart cho nhim nh k khi qut th cc ti
nguyn ny ch c phn cng ti nhim v nh k khi qut m khng phn cng ti tng ln
xy ra ca nhim v nh k.

9.4. Quan st l trnh then cht ca d n.

Mt l trnh then cht-Critical path l mt chui cc nhim v m nu bt k nhim v
no thuc chng b chm tr th s dn n ngy kt thc ca d n b ko di ra. T then chtCritical trong ng cnh ny khng ni ln mc quan trng v cng vic ca cc nhim v ny
i vi ton b d n. N ch cp n vic ln tin ca cc nhim v ny s nh hng nh
th no n ngy kt thc ca d n v tuy nhin th ngy kt thc ca d n l rt quan trng
trong hu ht cc d n. Nu bn mun rt ngn thi hn thc hin ca mt d n c c
ngy kt thc sm hn th bn phi bt u bng vic cch rt ngn l trnh then cht.
Trong vng i ca mt d n, l trnh then cht ca d n c kh nng thay i bt c lc
no khi cc nhim v c hon thnh trc hoc sau so vi tin d kin. Tin thay i,
chng hn s thay i cc mi quan h v nhim v hoc thi hn thc hin, cng c th bin
i l trnh then cht. Sau khi mt nhim v thuc l trnh then cht c hon thnh, n khng
cn l quan trng na bi v n khng th nh hng n ngy kt thc ca d n. Trong
Chng 15 bn s lm vic vi mt lot cc k thut dng rt ngn thi hn thc hin tng
th ca d n.
Cha kha hiu l trnh then cht l phi hiu v thi gian chng -slack, hay cn c
gi l thi gian tri ni-float. C hai loi thi gian chng: t do v ton b. Thi gian chng t
do l s lng thi gian mt nhim v c th b tr hon trc khi n lm chm nhim v khc.
Thi gian chng ton b l s lng thi gian mt nhim v c th b tr hon trc khi n lm
chm vic hon thnh ca d n.
Mt nhim v s thuc l tnh then cht nu thi gian chng ton b ca n l t hn mt
lng thi gian c mc nh no hoc n c thi hn thc hin l 0 ngy. Ngc li, nhng
nhim v khng thuc l trnh then cht c u mt thi gian chng t do, c ngha l chng c
th bt u hoc kt thc l sm hoc l mun hn trong thi gian khong thi gian chng ca
chng m khng nh hng n ngy hon thnh d n.
Lu : Tnh nng Task Path ni n trong chng 8 dng phn bit cc mi quan h
v nhim v tin nhim v k nhim ca nhim v c chn. Ngc li, l trnh then cht p
dng cho chui cc nhim v c lin kt vi nhau bt k no trong mt k hoch m n
dn dt ngy kt thc ca d n.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, bn thng xuyn nhn c cu hi
khi no th d n cun sch thiu nhi mi s c hon thnh ?. Bn c th nhanh chng nhn
thy tng thi gian thc hin v ngy kt thc ca d n ny trong Projcet, nhng i khi bn
cn th hin cho cc bn lin quan thy l trnh then cht ca d n bi v chui cc nhim v
dn dt thi hn thc hin ca d n. Mt cch nhn thy l trnh then cht l chuyn sang
sang khung nhn Detail Gantt.
Chng IX

143

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

Trong v d ny, bn quan st l trnh then cht ca d n.
Bc 1: Trn tab View, trong nhm lnh Task Views, kch vo biu tng u mi tn bn
di nt lnh Gantt Chart v sau kch vo More Views.
Bc 2: Trong hp thoi More Views, chn Detail Gantt, v sau nhn nt Apply.
K hoch d n ny s c th hin trong khung nhn Detail Gantt.
Bc 3: Trn tab View, trong nhm lnh Zoom, kch Entire Project.

Do tnh cht tun t cao trong cc mi quan h v nhim v trong k hoch ny, hu nh l
cc nhim v u thuc l trnh then cht, v trong khung nhn Detail Gantt, cc thanh bar Gantt
ca chng u c nh dng bng mu .
Ch thanh bar Gantt ca nhim v 41, Review with author. Thanh bar Gantt mu xanh da
tri i din cho thi hn thc hin ca nhim v ny. ng gch chn mng v s ngy bn
cnh n i din cho thi gian chng t do ca nhim v ny. Nh bn c th thy, nhim v c
th ny c thi gian chng t do v do n l mt nhim v khng thuc l trnh then cht.

Bc 4: Trn tab View, trong nhm lnh Task Views, kch vo biu tng u mi tn bn
di nt lnh Gantt Chart v sau kch vo Gantt Chart.
Lm vic vi l trnh then cht l cch quan trng nht qun l thi hn thc hin tng
th ca d n. Trong nhng chng sau, bn s thc hin nhng iu chnh m c th ko di
thi hn thc hin ca d n. Kim tra l trnh then cht ca d n, v khi cn thit th rt ngn
thi gian thc hin tng th ca d n l nhng k nng qun l d n quan trng.
Di y l mt vi iu khc cn lu khi lm vic vi l trnh then cht:
- Theo mc nh, Project xc nh mt nhim v thuc l trnh then cht nu n khng c
thi gian chng ton b. Tuy nhin, bn c th thay i lng thi gian chng ton b cn thit
cho mt nhim v n c coi l thuc l trnh then cht. V d, bn mun thm cc nhim
v c nh hng n ngy hon thnh ca d n mt hoc hai ngy vo l trnh then cht. Trn
tab File, chn Options, trong hp thoi Project Options chn Advanced. Trong hp nhp c
nhn Tasks Are Critical If Slack Is Less Than Or Equal To bn di khu vc Calculation options
of this project nhp s ngy bn mun. Cng trong phn ny, bn c th chn hin th nhiu l
trnh then cht i vi tng mng li lin kt c lp ca cc nhim v.

Chng IX

144

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

- Project t ng tnh ton li l trnh then cht ca k hoch p ng li cc thay i
v tin ngay c khi bn khng hin th n.
- Bn nhn thy thi gian chng t do c th hin trong phn biu ca khung nhn
Detail Gantt v bn cng c th thy cc gi tr ca thi gian chng t do (ct Free Slack ) v
thi gian chng ton b ( ct Total Slack) trong bng Schedule. Bn c th p dng bng
Schedule cho bt c khung nhn kiu biu Gantt hoc Task Sheet ( Trn tab View, trong
nhm lnh Data, kch Tables v sau kch vo Schedule).
- Bn c th p dng trc tip nh dng ca nhim v thuc l trnh then cht v thi gian
chng trong bt c khung nhn kiu biu Gantt. Trn tab Format, trong nhm lnh Bar
Styles, tch chn vo hp kim trc nhn Critical Tasks and Slack.
- V y l mt cch khc bn c th xc nh cc nhim v thuc l trnh then cht.
Trn tab View, trong nhm lnh Data, chn Critical trong hp chn Highlight hoc hp Filter.
Lu : tm hiu thm v l trnh then cht, hy nhp vo nt Help ( n c biu tng
hnh du hi) gc trn bn phi ca ca s Project, v trong hp nhp Search, g Critical path.

9.5. Ln tin cho nhim v khi qut bng th cng

Trong chng 3 bn lm vic vi cc nhim v khi qut v nhim v con. Nh li rng
hnh vi mc nh ca Project l t ng tnh ton thi hn thc hin ca mt nhim v khi qut
l khong thi gian gia ngy bt u sm nht v ngy kt thc mun nht trong cc nhim v
con ca n. V l do ny, Project thit lp cc nhim v khi qut c ch tin t ng, thi
hn thc hin ca n c t ng nh ot bi cc nhim v con ca n, khng m xa ti
vic cc nhim v con ca n c ch tin l th cng hay t ng (hoc l s kt hp ca
c hai).
Tuy nhin, c th c mt s ln no bn li mun nhp trc tip mt gi tr thi hn
thc hin cho mt nhim v khi qut m gi tr ny khng ph thuc vo thi hn thc hin
c tnh ton n c nh ot bi cc nhim v con c trong n. V d, bn c th ch nh
60 ngy lm vic ti mt nhim v khi qut i din cho mt giai on cng vic v so snh
thi hn thc hin vi thi hn thc hin tnh ton c nh ot bi cc nhim v con ca
n (thi hn thc hin ca chng, cc mi quan h v nhim v v cc yu t khc). iu ny
c bit ng trong thi im lp k hoch ban u ca mt d n, khi bn c th cn phi tnh
n khong thi gian chnh lch gia thi hn thc hin ca mt giai on lm vic c th c v
thi hn thc hin c nh ot bi cc nhim v con ca n.
May mn thay, bn c th nhp bt c thi hn thc hin no m bn mun cho mt nhim
v khi qut. Khi bn lm nh vy, Project chuyn nhim v khi qut t ch tin t ng
sang ch th cng, v phn nh c thi hn thc hin c t ng tnh ton v thi hn thc
hin c nhp vo bng tay l cc phn ring bit ca thanh bar Gantt ca nhim v khi qut.
Nu nhim v khi qut l mt nhim v tin nhim ca nhim v khc, Project s ln li tin
ca nhim v k nhim da trn thi hn thc hin c nhp vo bng tay, khng phi thi
hn thc hin c t ng tnh ton.
Thit lp mt thi hn thc hin bng th cng cho mt nhim v khi qut l mt cch tt
p dng mt s tp trung kiu t trn xung di ti (top-down) cho mt k hoch. V d,
Bn c th a thi gian trng-slack hoc thi gian m-buffer vo mt giai on lm vic bng
cch nhp bng tay mt thi hn thc hin cho nhim v khi qut (i din cho giai on lm
vic ) v thi hn thc hin ny phi di hn so vi thi hn thc hin c tnh ton ca n.
Ngc li, bn cng c th nhp bng tay mt thi hn thc hin mong mun v thi hn
ngn hn so vi thi hn thc hin d kin ca mt nhim v khi qut.
Nhim v: Ti nh xut bn Lucerne Publishing, nh xut bn thch thc i ng thc
hin d n t mc tiu ch cn 30 ngy lm vic cho giai on Editorial ca d n cun sch
thiu nhi mi. giai on ny, nh xut bn khng cp ti mt ngy hon thnh c th v vy
vic p dng mt ngy hn cht khng phi l la chn tt nht ca bn. Thay vo , bn s
Chng IX

145

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

nhp bng tay mt thi hn thc hin cho nhim v khi qut Editorial v sau so snh vi
thi hn thc hin vi thi hn c t ng tnh ton bi Project.
Trong v d ny, bn nhp bng tay cc thi hn thc hin cho mt s nhim v khi qut.
Bc 1: Trn tab View, trong nhm lnh Data, kch Outline, v sau kch vo Level 1.
Project s n tt c cc nhim v con v nhim v khi qut cp thp lng bn trong, cho
php bn d dng tp trung hn vo cc nhim v cp cao nht ( cp 1) trong k hoch.
Bc 2: Trn tab View, trong nhm lnh Zoom, kch Entire Project.

Lu rng cc biu tng hnh tam gic Bung ra/thu li bn cnh tn ca cc nhim v
khi qut s thay i hng v mu sc ch ra rng cc nhim v con c n. Trong
khung nhn ny, bn c th d dng xem v so snh cc thi hn thc hin ca cc nhim v khi
qut ring r.
Tip theo, bn s nhp bng tay mt s thi hn thc hin. Bn s bt u vi giai on
Editorial, giai on m bn mun hon tt trong vng 30 ngy lm vic.
Bc 3: Kch vo biu tng hnh tam giac bung ra/thu li bn cnh tn ca nhim v
20, nhim v khi qut Editorial.
By gi, vi cc nhim v con trong nhim v khi qut ny ang c hin th, bn s d
dng quan st s nh hng ca vic nhp bng tay mt thi hn thc hin cho nhim v khi
qut .
Bc 4: Trong trng d liu Duration ca nhim v khi qut 20, Editorial, g 30d v
nhn phm Enter.
Nhim v khi qut c ch tin bng th cng s hin th hai thanh bar
k khai c hai thi hn thc hin t ng tnh ton v nhp th cng

Project ghi li thi hn thc hin m bn nhp bng tay ca bn v thc hin mt s iu
chnh ti tin nh sau:
- Nhim v khi qut c chuyn t ch tin t ng (ch mc nh cho nhim
v khi qut) sang ch tin th cng. Lu ti biu tng ci inh ghim ( Pin) trong ct
Task Mode, n phn nh trng thi v ch tin ca nhim v.
- Project v hai thanh bar cho nhim v khi qut. Thanh bar trn i din cho thi
hn thc hin nhp bng tay, v thanh bar di i din cho thi hng thc hin c t ng
tnh ton.
Chng IX

146

Microsoft Project 2013 by Kienking@Gmail.com

- Project v mt ng ln sng mu bn di ngy kt thc mi (ct Finish) ra
du hiu rng y l mt s xung t mnh v vic ln tin .
- Project ln li tin cho tt c cc nhim v k nhim ca nhim v 20 da trn thi
hn thc hin c nhp vo bng tay ca n.
Lu rng mt s nhim v con by gi vt qu ngy kt thc theo tin hin ti
ca nhim v khi qut ca chng. Thi gian thm ny i din cho s lng thi gian m k
hoch hin ti vt qu thi hn thc hin mong mun 30 ngy cho giai on Editorial.
Nhn vo bng tin c cp nht, bn quyt nh tip theo bn s cho php thm
mt cht thi gian cho giai on Color prep and printing. lm nh vy, bn s nhp vo bng
tay mt thi hn thc hin cho mt nhim v khi qut v thi hn thc hin ny ln hn so vi
thi hn thc hin c t ng tnh ton ca n.
Bc 5: Kch vo biu tng hnh tam giac bung ra/thu li bn cnh tn ca nhim v
42, nhim v khi qut Color prep and printing.
Bc 6: Trong trng d liu Duration ca nhim v 42, g 50d v nhn Enter.
Project ghi li thi hn thc hin c nhp bng tay ca bn, chuyn ch ca nhim
v khi qut sang ch th cng v v li thanh bar Gantt ca n.

y, bn c th thy rng ngy kt thc ca nhim v khi qut 42 by gi vt qu

ngy kt thc ca nhim v con ca n mt s ngy. Nhng ngy thm ny i din cho s khc
bit gia thi hn thc hin c ln tin ca nhim v khi qut 42 so vi thi hn thc
hin m bn nhp vo bng tay. Khong thi gian ny thc s l thi gian m-buffer ( hay
thi gian trng slack) m bn thm cho nhim v khi qut ny.
Lu : Khi bn nhp vo bng tay mt thi hn thc hin cho mt nhim v khi qut, bn
c th thy n hu ch khi so snh thi hn thc hin nhp bng tay ny v ngy kt thc mi vi
thi hn thc hin v ngy kt thc t ng tnh ton c nh ot bi cc nhim v con ca
nhim v khi qut. xem cc gi tr tin c t ng tnh ton, bn c th thm cc
trng d liu Scheduled Duration, Schedule Start v Schedule Finish trong bng Entry. Bn
cng c th di chuyn con tr chut ti thanh bar Gantt ca nhim v khi qut trong phn biu
ca khung nhn kiu biu Gantt. Mt ScreenTip s xut hin bao gm nhng gi tr ny v
khc na.
kt thc v d ny, bn s iu chnh cc thit lp hin th xem tt c cc nhim v
con.
Bc 7: Trn tab View, trong nhm lnh Data, kch vo Outline, v sau kch All
Subtasks.
Project s bung danh sch nhim v ra hin th tt c cc nhim v con.

Chng IX

147