MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Cakupan Panduan :
Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software
berbasis data, Memulai Microsoft Access
Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table,
mengisi table, mengedit table, menampilkan dan
menghapus table/record

Tujuan Tutorial
Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur
pengoperasian program Microsoft Access.
Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
Menggunakan aplikasi pemasukan data.
Menggunakan aplikasi untuk meng-update data.
Menggunakan aplikas untuk men-delete data.
Mengecek hasil entry data.
Mengisi check list entry data.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

27

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang
digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access
diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta
laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan,
pendataan data karyawan, dan lai sebagainya.
MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007
1. Klik tombol Start
2. Arahkan ke All Programs
3. Arahkan ke Microsoft Office
4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007

5. Muncul Getting Stared with Microsoft Office Access, klik icon Blank Database untuk
membuat database baru.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

28

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan
(contoh : PPDB-Kelas-Tahun)
7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.
8. Kemudian klik tombol Create

9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.

Tampilan menu Home :

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

29

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

Tampilan menu Create :

Tampilan menu External Data :

Tampilan menu Database Tools :

MEMBUAT TABEL
Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.
1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara
klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.

2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi Field Name dan Data Type sesuai bentuk table
yang akan dibuat.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

30

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

Ketik seperti table di bawah :

Field Name
No
* No_pendf
Nama
Prog_pilihan
PKn
B_ind
Mtk
B_ing
IPA
IPS
Jml_nilai
Jml_bbt
Ket

Data Type
AutoNumber
Text
Text
Text
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Number
Text

Description

3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data
yang sama pada Field tersebut.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

31

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialogperintah menyimpan, kemudian klik tombol
Yes.

5. Tampilan Table yang dibuat.

MEMBUAT QUERY
Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field.
Langkah-langkah membuat Query :
1. Klik menu Create
2. Klik icon Query Design

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

32

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, kemudian klik tombol Add.

4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah
dibuat di atas.

5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

33

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :

7. Simpan Query yang sudah dibuat.

MEMBUAT FORM
Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query
tergantung link (hubungan) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb:
1. Pilih menu Create
2. Klik panah icon More Form
3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah

4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available
field ke Selected Field dengan menekan tombol
SMK Negeri 1 Cikande
Modul Microsoft Office Access 2007

34

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

5. Pilih layout yang diinginkan, kemudian klik tombol

6. Pilih styale yang diinginkan, kemudian klik tombol

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

35

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

7. Terakhir klik tombol

8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.

9. Ubah tampilan ke Design View supaya bisas di edit dengan cara pilih menu Home
kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

36

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

UBAH TAMPILAN FORM

Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.

Tampilan Form berubah.

MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX

Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita
ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara :
1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View
2. Klik icon Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di
sebelah kanan monitor.
3. Ubah Selection type: text Box ke field Jml_nilai atau Jml_bbt.
4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

37

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.

MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)

Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan
meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data
record maupun menghapus data record.
Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda
masukkan.
2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.
3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber.
4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.
SMK Negeri 1 Cikande
Modul Microsoft Office Access 2007

38

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di
bawah.

MENGUBAH DATA
A. Memilih Field dan Record
Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai
berikut:
Untuk Memilih
Perintah
Sebuah sel
Klik pada posisi sel tersebut
Beberapa sel
Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut
sampai meilintasi beberapa sel yang ingin
dipilih
Sebuah kolom
Klik pada posisi selector kolom
Beberapa kolom
Drag drop pointer pada posisi selector kolom
Sebuah record
Klik pada posisi selector baris
Beberapa record
Drag drop pointer pada posisi selector baris
Semua record
Klik tombol Select All yag ada pada selector
baris
Pilih perintah Select All Record dari menu Edit
Tekan kombinasi tombol Ctrl+A

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

39

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

B. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To,
perhatikan table berikut :
Pindah Ke
Klik
Awal Record

First Record

Akhir Record

Last Record

Record sebelumnya

Previous Record

Record berikutnya

Next Record

Record baru

New Record
Tekan tombol F5 atau ketik nomor
Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan
menekan tombol enter

Record tertentu

C. Menambah Record
Menambah record sama dengan mengedit record yaitu membuka kembali table, query atau form
tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.

D. Menambah Field
Dengan langkah sebagai berikut:
1. Buka file database yang sudah dibuat
2. Pilih table yang sudah dibuat
3. Ubah ke tampilan Design View
4. Klik field Ket lalu klik kanan kemudian klik kiri Insert Row.
5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali.
6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

Field Name
No
No_pendf
Nama
Prog_pilihan
PKn
B_ind
Mtk
B_ing

Data Type
AutoNumber
Text
Text
Text
Number
Number
Number
Number

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

Description

40

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

IPA
IPS
Jml_nilai
Jml_bbt
Asal_skl
Ket

Number
Number
Number
Number
Text
Text

Tambahan

Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:

1. Buka nama query yang sudah dibuat.
2. Ubah ke tampilan Design View
3. Tempatkan pointer di field Ket.
4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di
bawah.

5. Masukan field Asal_skl

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

41

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.

7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

MEMBUAT REPORT
Report dibuat agar database dapat dicetak dengan tampilan sesuai yang diinginkan.
Langkah pembuatan Report hampir sama dengan pembuatan Form yaitu sebagai berikut:
1. Pastikan menu Create terbuka.
2. Klik icon Report Wizard, seperti gambar di bawah.

3. Muncul dialog Report Wizard, pilih Table atau Query yang akan dibuat Report dengan
cara mengganti text box Table/Query.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

42

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

4. Pindahkan field dari Available Fields ke Selected Fields dengan cara menekan tombol

5. Langsung klik tombol Next jika menginginkan posisi tampilan database sejajar.

6. Apabila ingin mengubah urutan label Report, misalkan no_pendf ingin diurutan pertama,
jika tidak ada langsung Next.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

43

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

7. Atur layout Report, Posisi kertas dan beri centang jika menginginkan lebar Report sesuai
lebar kertas.

8. Pilih Style yang diinginkan, lalu klik tombol Next.

9. Simpan Report, lalu klik tombol Finish.

SMK Negeri 1 Cikande

Modul Microsoft Office Access 2007

44

MODUL BAHAN AJAR

Semua Program Keahlian

10. Tampilan awal Report yang dibuat, klik tombol Close Print Preview jika ingin keluar atau
mengubah tampilan report.

11. Edit Report seperti menambahkan Report Header dan Report Footer.

12. Kembali ubah ke tambilan Datasheet View, sehingga tampilan seperti di bawah.

Report dapat di Print (cetak) dengan cara mengubah terlebih dahulu ketampilan Print Preview,
lalu klik icon Print.
SMK Negeri 1 Cikande
Modul Microsoft Office Access 2007

45

LATIHAN 1
Buatlah table di Microsoft Office Access!
Tabel 1
No Kode_brg
1
BB001
2
BB002
3
BB003
4
BB004

Nama_brg
Susu
Coklat
Permen
Kacang

Tabel 2
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

Tmt_lhr
Serang
Serang
Lebak
Cilegon

Tabel 3
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pai
6
4
6
6

pkn
7
5
7
7

Tabel 4
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

B_ing
6
4
6
6

mtk
7
5
7
7

Tabel 5
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pdil
4
6
6
6

Stok_awal
456
756
674
833

SMK Negeri 1 Cikande

Latihan Microsoft Office Access 2007

Brg_msk
411
456
647
678

Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

302
Rp 10.000
423
Rp 7.500
423
Rp 500
324
Rp 3.500

Tgl_lhr
21/09/1994
23/05/1994
25/12/1994
01/01/1994

kml
5
7
7
7

B_ind
7
6
6
8

kimia
7
6
6
8

gtl
6
6
8
7

Nama_ortu
Anton
Usep
Jaka
Dedi

penjas
6
7
6
5

ipa
6
7
6
5

Asal_skl
SMPN
SMPS
MTs
MTsN

Seni_budaya Jml
7
7
8
6

ips
7
7
8
6

abc
7
6
5
6

Thn_lulus
2010
2010
2010
2010

kkpi

xyz
7
8
6
7

Jml

Jml

Ket
L
L
L
L

Ket

Ket

Ket

46

LATIHAN 2
Buatlah Table dan Query di Microsoft Office Access!
Tabel 1
No Kode_brg
1
BB001
2
BB002
3
BB003
4
BB004

Nama_brg
Susu
Coklat
Permen
Kacang

Tabel 2
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

Tmt_lhr
Serang
Serang
Lebak
Cilegon

Tabel 3
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pai
6
4
6
6

Stok_awal
456
756
674
833

SMK Negeri 1 Cikande

Latihan Microsoft Office Access 2007

Brg_msk
411
456
647
678

Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket

302
Rp 10.000
423
Rp 7.500
423
Rp 500
324
Rp 3.500

Tgl_lhr
21/09/1994
23/05/1994
25/12/1994
01/01/1994

pkn
7
5
7
7

B_ind
7
6
6
8

Nama_ortu
Anton
Usep
Jaka
Dedi

penjas
6
7
6
5

Asal_skl
SMPN
SMPS
MTs
MTsN

Thn_lulus
2010
2010
2010
2010

Seni_budaya Jml
7
7
8
6

Ket
L
L
L
L

Ket

47

LATIHAN 3
Buatlah Table dan Form di Microsoft Office Access!
Tabel 1
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pai
6
4
6
6

pkn
7
5
7
7

Tabel 2
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

B_ing
6
4
6
6

mtk
7
5
7
7

SMK Negeri 1 Cikande

Latihan Microsoft Office Access 2007

B_ind
7
6
6
8

kimia
7
6
6
8

penjas
6
7
6
5

ipa
6
7
6
5

ips
7
7
8
6

Seni_budaya Jml
7
7
8
6

kkpi

Jml

Ket

Ket

48

LATIHAN 4
Buatlah Table dan Report di Microsoft Office Access!
Tabel 1
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pai
6
4
6
6

pkn
7
5
7
7

Tabel 2
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

B_ing
6
4
6
6

mtk
7
5
7
7

Tabel 3
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pdil
4
6
6
6

SMK Negeri 1 Cikande

Latihan Microsoft Office Access 2007

kml
5
7
7
7

B_ind
7
6
6
8

kimia
7
6
6
8

gtl
6
6
8
7

penjas
6
7
6
5

ipa
6
7
6
5

Seni_budaya Jml
7
7
8
6

ips
7
7
8
6

abc
7
6
5
6

kkpi

xyz
7
8
6
7

Jml

Jml

Ket

Ket

Ket

49

LATIHAN 5
1.

Buatlah Table dan Query dari Ketiga Tabel di atas di Microsoft Office Access!

Tabel 1
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pai
6
4
6
6

pkn
7
5
7
7

Tabel 2
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

B_ing
6
4
6
6

mtk
7
5
7
7

Tabel 3
No
Nisn
1
99..001
2
99..002
3
99..003
4
99..004

Nama_siswa
ASEP
NUR
JAKI
ZENI

pdil
4
6
6
6

2.
3.

kml
5
7
7
7

B_ind
7
6
6
8

kimia
7
6
6
8

gtl
6
6
8
7

penjas
6
7
6
5

ipa
6
7
6
5

Seni_budaya Jml
7
7
8
6

ips
7
7
8
6

abc
7
6
5
6

kkpi

xyz
7
8
6
7

Jml

Jml

Ket

Ket

Ket

Buatlah form dari query yang dibuat!

Buatlah report dari query yang dibuat!

SMK Negeri 1 Cikande

Latihan Microsoft Office Access 2007

50