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02 de Abril

del 2014

Visin: Un Producto Unin en Cada Hogar

El Molino S.A.C

CASO DE
NEGOCIO:
SISTEMA PARA LA GESTION DE
VENTAS DE ALMACEN
- VENTAS
- ALMACN
Equipo de Trabajo.
Edward Jean Pierre Aguilar Alvarado
Alvaro Vargas Fuster
Alberto Vega Cmac
Andrey Condori Cahuachi

Fecha:
14 de Septiembre, 2015

Caso de Negocio Sistema de Distribucin

02 de Abril
del 2014

Visin: Un Producto Unin en Cada Hogar

CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO............................................................3
1.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA.......................................4

2.

SOLUCIN Y BENEFICIOS ESPERADOS..........................5

3.

REDISEO DE ESTRATEGIA Y PROCESO (CAMBIOS)......6

4.

INVERSIN.......................................................................7

Indicadores de recuperacion de la inversion

5.

RIESGOS...........................................................................7

6.

ROLES Y RESPONSABILIDADES......................................8

7.

MONITOREO DE LOS BENEFICIOS..................................8

Caso de Negocio Sistema de Distribucin

02 de Abril
del 2014

Visin: Un Producto Unin en Cada Hogar

RESUMEN EJECUTIVO
En el presente documento se presenta el caso de negocio
del sistema para la gestin de ventas de almacn.
Debido al crecimiento acelerado en volumen de ventas,
adems de la expansin de sus locales es indispensable
desarrollar un Sistema para la gestin de ventas y as poder
mejorar el desempeo y alcanzar las metas en ventas en la
tienda y sus sucursales.
Los beneficios esperados son: incremento en volumen de
ventas, y ahorro en horas hombre, mejor control de los
proveedores, mejor gestin de las deudas y un flujo de caja
automatizado.
La inversin necesaria

en el equipo de trabajo es de

5,445.00 nuevos soles, establecido en un tiempo de 6 meses y


consta del desarrollo de 4 mdulos: Mdulo Productos, Mdulo
Proveedores, Mdulo Clientes, Mdulo Ventas y Reportes cuyo
retorno ser en un periodo de un ao a partir de la fecha de
puesta en produccin el Sistema de Gestin de Ventas y
Almacn.
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Para garantizar el retorno de la inversin y los beneficios


esperados, los responsables de las tiendas, sucursales y el
director del proyecto realizarn el monitoreo respectivo e
informaran sobre el rendimiento del sistema.

1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA


En la actualidad El Molino SAC cuenta con una tienda
principal y 3 sucursales de venta. En el proceso de venta existen
cinco problemas crticos: 1. la facturacin es manual, por lo que
cada asesor de venta se demora entre 5 a 10 minutos en
promedio para emitir una factura. 2. Al final del da los asesores
de venta tienen que esperar entre 20 minutos a una hora para
registrar los movimientos de caja y hacer un conteo del dinero y
las ganancias obtenidas, 3. La tienda central tiene que esperar
hasta finalizar el da, para que el supervisor de ventas le enviara
el informe de ventas del da por correo. No existe un mecanismo
que permita monitorizar los estados de cuenta de las tiendas y
as mismo de las tiendas con sus clientes por lo que no se puede
llevar un control en tiempo real de las deudas y ganancias que se
tengan. Adems de ello, no se tiene un control ni un registro
actualizado de los ingresos de productos que se hagan a las
diferentes sucursales.
En resumen, El Molino SAC necesita sistema en lnea que le
permita gestionar las ventas, las compras a proveedor, y los
estados de cuentas de las tiendas en tiempo real.

2. SOLUCIN Y BENEFICIOS ESPERADOS

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Para mitigar los problemas presentados en la seccin


anterior, es necesario desarrollar un Sistema de Gestin de
Ventas y Almacn que tenga las funcionalidades de:

Facturacin en Tiempo Real

Gestin de Pedidos
Proveedores.

Gestin del Stock de almacn.

Liquidacin (Cuadre de Venta a Consignacin)

Gestin de lneas de crditos para los clientes por cada


una de las sucursales.

Registro de pedidos de clientes.

Actualizacin
sucursales.

Emisin de Boletas y Notas de entrega

Reportes de ventas y ganancias.

de

de

estado

los

de

Asesores

cuenta

de

de

Venta

clientes

Cuadro 1: Volumen de venta del mes de mayo del ao 2014

En el cuadro 1 se observa que las deudas superaron a las


utilidades. Tambin se observa una perdida que se evitara solo si se le
implementa un Sistema de Gestin de Ventas y Almacn que le permita
monitorear a las sucursales, los asesores de ventas, los clientes y a los
proveedores en sus lneas de crdito, volumen de venta diario y contar
con la informacin en lnea de cada sucursal.
Por otra parte se obtendr un ahorro de 10,000 nuevos soles en
horas hombre por el registro manual de facturas, boletas y notas de
venta. Adems de los informes de ventas diarios y mensuales.
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3. REDISEO DE ESTRATEGIA Y PROCESO (CAMBIOS)


Para una implementacin exitosa del la solucin propuesta
se requiere gestionar tres cambios:
a. Redisear la estrategia de ventas y registro de almacenes.
b. El proceso de ventas en las sucursales. Los asesores de venta
deben facturar con el nuevo sistema en lnea. Los pedidos se
deben hacer por cada sucursal utilizando el stock actual de la
tienda, considerando la frecuencia de pedidos de los clientes y
con la autorizacin de la tienda central. La liquidacin o el
cuadre se debe realizar de forma automtica.

4. INVERSIN
La inversin necesaria para implementar la solucin es de
5,445.00 nuevos soles distribuidos en 6 rubros tal como se
presenta en el cuadro Nro 3.

Cuadro Nro 2. Inversin en la Solucin


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5. RIESGOS

Cuadro Nro 3. Riesgos en la implementacin exitosa


En el cuadro Nro 3 se presenta los riesgos a mitigar para una
implementacin exitosa, y se observa que el riesgo mayor est en las
especificaciones de los requerimientos en el proceso de anlisis. El
riesgo es alto en lo concerniente a los requerimientos porque son la
base del desarrollo del sistema.

6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Lder de proyecto: es el responsable de la implementacin de la
solucin porque lo beneficios tienen un impacto directo en su rea.
Para esta solucin el Lder de la implementacin de la solucin es la
Gerencia General.
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Sponsor. Es patrocinador y responsable de financiar el proyecto


garantizando el flujo de inversin y su respectiva recuperacin en un
periodo de tiempo. El sponsor para esta inversin es la Gerencia
Financiera.
Gerente de Servicios: es el responsable de proveer el servicio de
desarrollo de solucin y su implementacin que est a cargo del
estudiante Jean Pierre Aguilar Alvarado y como apoyo el responsable del
rea de sistemas de El Molino.

7. MONITOREO DE LOS BENEFICIOS


El responsable de monitorear e informar de los beneficios que
genera la implementacin del Sistema de Gestin de Ventas y Almacn
es el Gerente Comercial supervisor de las sucursales.
Los beneficios esperados estn en los rubros de ahorro en
personal, incremento de las ventas, minimizacin de crditos perdidos,
reduccin en devoluciones y utilidad marginal.

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