UNIDAD 3:MANUALES DE

FUNCIONES

DOCENTE: EDGARDO ENRIQUE MUOZ QUERALES

Los Manuales
Administrativos
1.

Concepto y Caractersticas

La aplicacin de tcnicas de mejora continua ha derivado

en un uso creciente de los manuales administrativos, tanto
en formato papel como en formatos electrnicos.

Se puede definir a un manual como un registro inscrito

de informacin e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa o un documento que contiene,
en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre historia, organizacin poltica y
procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecucin del Trabajo.

Los Manuales
Administrativos:Objetivos
a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como:
objetivos,
funciones,
relaciones,
polticas,
procedimientos , normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad
administrativa para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
c) Servir como medio de integracin y orientacin al
personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin
a las distintas funciones operacionales.
d) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e
implementacin de reformas administrativas.

VENTAJAS

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

Asegura que todos los interesados tengan una

adecuada comprensin del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de
organizacin.
Sirve como una gua eficaz para la preparacin,
clasificacin y compensacin del personal clave.

VENTAJAS
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de
autoridad de los diversos
niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir
como base para la evaluacin
de puestos y como medio de comprobacin del progreso
de cada quien.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo
a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las
polticas, los procedimientos, las funciones, las normas,
etc.

VENTAJAS
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
f) Interviene en la consulta de todo el personal.
g) Para establecer un sistema de informacin o bien
modificar el ya existente.
h) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
i) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar
duplicidades.

Los Manuales Administrativos

Definiremos manual administrativo como:
Un documento que contiene, en forma
ordenada,
sistemtica
y
accesible,
informacin relevante e instrucciones con el
fin de asistir a los miembros de una
organizacin o a terceros que se relacionan
con ella en su actuacin con respecto a
dicha organizacin.

Los Manuales Administrativos

2. Tipos de manuales administrativos
Existen diversos tipos de manuales, segn sea su contenido,
alcance o destinatarios.
De acuerdo a su destinatario, se pueden encontrar:
Manuales cuyos usuarios son miembros de la organizacin, como
por ejemplo los manuales de procedimientos.
Manuales destinados a usuarios externos a la organizacin:
clientes, proveedores, pblico en general, como por ejemplo los
manuales generales de la organizacin.
Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros:
Manuales de Organizacin y Funciones.
Manuales de Procedimientos.
Manuales de Cargos.

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Respecto a su alcance, se pueden distinguir:
Manuales generales : que contienen
informacin o instrucciones respecto a
diversos tpicos o contenidos, como
ejemplo los manuales de organizacin y
funciones.
Manuales especficos:
que detallan
informacin respecto a un rea o tema
especfico, como por ejemplo un Manual de
Compras.

Los Manuales Administrativos

3.
Contenidos
de
Administrativos:

los

Manuales

En trminos generales, los manuales contienen, adems de una cartula que

los
identifique, los siguientes captulos:
ndice o tabla de contenido: Brinda una versin esquemtica del
contenido del manual, con referencia a la pgina donde se ubica la
informacin. En manuales muy extensos, antes de cada seccin, es
conveniente incluir una tabla de contenido de esa seccin, que reproduce
el ndice general.
Los manuales en formato informtico presentan ventajas en este sentido,
ya que
generalmente permiten el acceso a cada tema de acuerdo a mltiples
criterios: alfabtico, por tema, mediante el uso de hipervnculos.
Introduccin o Antecedentes :
Es un breve enunciado del objetivo o propsito del manual, su alcance,
aplicabilidad y uso.

Los Manuales Administrativos

Glosario
Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las
definiciones de trminos importantes usados en el manual,
especialmente en los casos que en lenguaje comn pudieran
tener otra acepcin.
Cuerpo principal:
El contenido y organizacin del cuerpo principal del manual
depende de la temtica del mismo.
Anexos
Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusin en el
cuerpo principal del manual dificultara la lectura. Por
ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de
la organizacin. No es recomendable incluir material de
consulta que no est especficamente relacionado con el
manual.

Los Manuales
Administrativos
4. Caractersticas y Contenido de Manuales Administrativos
a) Manuales de Organizacin y Funciones

Describen la organizacin formal y detallan la estructura

organizativa, los rganos que la componen, sus niveles jerrquicos,
las relaciones formales que los vinculan y las funciones y
actividades asignadas a cada rgano.

Estos manuales pueden ser generales, cuando describen a todos

los rganos de la organizacin, o especficos, cuando describen los
rganos que componen un rea de la organizacin. Esto es
frecuente en organizaciones de gran tamao, que elaboran un
manual general donde describen los rganos de mayor nivel y
luego elaboran manuales especficos para cada rea.

Los Manuales
Administrativos
El Manual de Organizacin Funciones se debe incluir como
mnimo:
Cartula.
ndice.
Introduccin, Objetivos y Propsito del manual.
Aspectos Metodolgicos involucrados en su elaboracin.
Organigrama.
Para cada rgano, su denominacin, descripcin de su
relacionamiento formal y dependencia jerrquica, misin
o propsito y las actividades o funciones asignadas.

Los Manuales
Administrativos

Los Manuales de organizacin y funciones presentan una

visin de conjunto de la organizacin y determinan
claramente las funciones y actividades asignadas a cada
rgano.

Contribuyen as a evitar la existencia de zonas grises

en la cual la responsabilidad por el desarrollo de una
actividad sea dudosa, asimismo facilitan el proceso de
induccin del personal y sirven como instrumento de
consulta.

A continuacin se presentan diferentes ejemplos del

Manual de Organizacin y Funciones de una empresa
comercial.

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b) Manual de Cargos:
Contiene la descripcin detallada de los cargos de una
organizacin. Su utilidad se vincula a la planificacin,
reclutamiento, seleccin, capacitacin y evaluacin de
recursos humanos.
Para el personal, la descripcin de cargos proporciona
una referencia de cuales son sus tareas y
responsabilidades, as como las pautas de evaluacin
de su labor. Al disponer de un manual de cargos, se
facilitan los procesos de evaluacin del desempeo, as
como el reclutamiento y la seleccin de nuevo
personal.

Los Manuales
Administrativos
Los manuales de cargos resultan tiles adems para la realizacin de
diversas actividades de gestin de personal. Por ejemplo, resultan tiles
para la elaboracin de los planes de capacitacin, la evaluacin de
cargos o los planes de carrera.
Sin perjuicio de la informacin adicional que sea pertinente incluir en cada
caso, es recomendable que un manual de Cargos incluya como mnimo:
Cartula,
ndice,
Introduccin, objetivos y propsito del manual,
Aspectos metodolgicos involucrados,
Organigrama de la empresa,
Para cada cargo, una hoja de descripcin que generalmente contiene su
dependencia jerrquica y relacionamiento formal, el objetivo o
parmetros de xito, las tareas asignadas, reas de responsabilidad y las
aptitudes requeridas para su desempeo

Los Manuales
Administrativos

El Manual de cargos se puede elaborar con

alcance general, describiendo todos los cargos
existentes en una organizacin o se puede limitar
su alcance a un nivel jerrquico, a un rea
funcional especfica o a una sucursal, por ejemplo.
El
Manual
de
cargos
en
ocasiones
se
complementa
con
la
descripcin
de
las
Responsabilidades Comunes a todo cargo de
Direccin o Jefatura. Esta descripcin de carcter
general simplifica la descripcin de los cargos y se
presenta a continuacin, en la pgina siguiente.

Los Manuales
Administrativos

En las siguientes presentaciones se incluyen

tres ejemplos de descripcin de cargos,el
primero perteneciente a un Municipio y los
dos restantes pertenecientes a dos
empresas medianas nacionales.