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22
Bienvenida
Estimado (a) alumno (a), este es un
instrumento
didctico
que
est
inspirado en un programa real de las
agencias automotrices de Volkswagen,
el cual se orienta a que los
colaboradores de la empresa puedan
prestar un servicio de calidad hacia los
clientes, mismo que est diseado bajo
estndares perfectamente establecidos
en lo que respecta al proceso
denominado:
Organizacin
del
Servicio Es importante aclarar que este
documento es solamente con fines
acadmicos y nunca de lucro, con el
nico propsito de que tengas en tus
manos una situacin lo ms apegada a
la realidad con la cual puedas realizar
un diagnstico y un anlisis, con base
en esto, generar una solucin o
propuesta de correccin o de mejora
hacia la misma.
Enfocado en el proceso:
El proceso esencial del Servicio es un
instrumento que ayuda a la agencia a
gestionar la calidad en el concesionario,
consta de 7 fases o pasos, y en este
documento se presenta la fase 6 de
dicho proceso, la cual se denomina:
Devolucin / Facturacin.
Basado
ideal:
en
un
procedimiento
tpico
Panorama:
El caos expuesto te guiar para que
acompaes a tres clientes, con sus
respectivas
y
diferentes
rdenes,
simulando el rea del Servicio de un
concesionario
Volkswagen.
Te
recomiendo que logres adaptarte a la
situacin individual de cada uno de
estos clientes.
La tarea consiste en organizar la
devolucin del vehculo / facturacin.
Ello permitir
que a travs de las
explicaciones
expuestas
en
este
documento
puedas
ir
conociendo
detalles prcticos relacionados con el
proceso, y podrs poner en prctica los
conocimientos
adquiridos
para
conseguir resolver las situaciones de
forma precisa, clara y por lo tanto, que
apoyen a la agencia con sus objetivos
fundamentales.
Confo en que estos casos te resulten
interesantes y que disfrutes el reto
expuesto.
22
ndice
22
Concertacin de
de la
la cita
cita
Concertacin
Preparacin
Preparacin de
de la
la cita
cita
Recepcin
Recepcin del
creacin de
la
del vehculo
vehculo // creacin
de la
orden
orden
Reparacin
Reparacin // Servicio
Servicio
Control
Control de
calidad // Preparatiivos
Preparatiivos para
de calidad
para
devolverlo
devolverlo
DEVOLUCIN
DEVOLUCIN // FACTURACIN
FACTURACIN
Seguimiento
Seguimiento
3
2
1
5
4
6
7
Sin
embargo,
para
comprender
perfectamente cmo se da esta fase del
proceso es indispensable comprender
las etapas que la preceden y la etapa
siguiente que cierra este ciclo.
Esto se debe a que el proceso como tal
incluye elementos, caractersticas y
atributos del servicio que ayudan a
garantizar la calidad del mismo, un
proceso simple en el que se da antes de
la recepcin del vehculo, durante el
proceso del servicio solicitado por el
cliente y despus de entregar la unidad
al dueo.
Devolucin / Facturacin - ah es
donde intervienes!
Su cliente acude con determinadas
expectativas a la cita para recoger su
vehculo:
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Orden
de
carcter
estndar o de diagnstico?
menor,
22
22
22
22
muy
el
objetivo
de
este
22
22
activa
juzgado
de
Vehculo
Passat Variant, negro profundo
Motor de gasolina
Kilometraje 15,000
Primer
emplacamiento
hace
meses
Situacin en el momento
devolucin/facturacin
de
12
la
El
seor
Kuri
quera
que
le
cambiaran las rasquetas del coche
ahora que inicia la poca de lluvias.
El seor Kuri esper en la cafetera
del
concesionario
mientras
le
cambiaban las rasquetas del coche.
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Ahora bien, a continuacin se presentan las actividades que se toman en cuenta para
la Devolucin/Facturacin, tomando el caso del Sr. Kuri
Tareas/Actividades
Tener preparada oportunamente
la documentacin de la factura
Recibir al cliente
Sistemas/
instrument
os
Caracterst
ica crtica?
Estnd
ar
Person
al
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con cada cliente, sin embargo, el esquema general forma parte de un proceso que
tiene que ser llevado y en el cual contiene estndares
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Tipo de orden:
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Vehculo
A pesar de ser planeado el proceso y de que se midieron los estndares de
tiempo para otorgar un servicio de calidad con la atencin correcta, el Sr.
Snchez
no plata
recibeRflex
su automvil de acuerdo a lo establecido y prometido por
Touran TDI,
la agencia,
esto se debe a que
una de las piezas de refaccin no se encuentra
Fecha
de emplacamiento:
hace
disponible
20
meses en el almacn y no es posible traerla de otro punto, y fue
solicitada
a 38,000
la fabrica la cual se encuentra en Puebla, se estima que la
Kilometraje:
refaccin tarde en llegar aproximadamente 3 semanas.
Situacin en el momento de la
Molesto
el / facturacin
cliente, solicita hablar con el gerente de la concesionaria
devolucin
exigiendo que se cumplan los tiempos prometidos o que se resuelva su
problema,
aun por elsus
Regresando ms
de vacaciones
Sr. actividades profesionales que implican
transportarse
constantemente.
Snchez se percata que su auto
ha
cumplido
los
29,950
kilmetros.
Revisando el Plan de Asistencia
Tcnica se da cuenta que tiene
que llevarlo al Servicio de
Mantenimiento de los 30,000
kilmetros.
Para esto, el Sr. Snchez realiza
una
cita
telefnica
con
la
concesionaria para que pueda
ser
atendido
y
realizar
el
mantenimiento necesario a su
unidad.
Aparte de ello se sustituyeron los
discos y las pastillas de los
frenos delanteros. Estos trabajos
se llevaron a cabo en una
ampliacin de la orden, previa
autorizacin del Sr. Snchez.
Despus de su reparacin el Sr.
Snchez aparece puntual a la cita
en el concesionario para recoger
su vehculo.
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Tareas/Actividades
Sistemas/
instrument
os
Caracterst
ica crtica?
Estnd
ar
Person
al
22
Cliente
D:
Domnguez,
La
seora
Vehculo
Golf V, Color Rojo
Kilometraje: 31,300
Ha realizado la inspeccin a
30,000 km.
Primer
emplacamiento
hace
meses
Situacin en el momento
devolucin/facturacin
de
los
28
la
22
22
22
Tareas/Actividades
Sistemas/
instrument
os
Caracterst
ica crtica?
Estnd
ar
Person
al
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Las ventajas
En la devolucin/facturacin se trata
primordialmente de lograr un cierre
positivo para la visita del cliente en el
concesionario y darle una buena
sensacin. Para obtener el efecto
deseado en esta fase del proceso
esencial del servicio se explican a
continuacin
algunos
detalles
de
aspectos importantes:
1.
Acuerdos e
informacin
compaeros
intercambio de
claros
entre
2.
La devolucin/facturacin son
procesos
enfocados
hacia
el
cliente.
Una parte importante es la explicacin
de la factura. La explicacin cualificada
de la factura crea relaciones de
confianza basadas en la trasparencia de
los
precios
y
protege
contra
reclamaciones posteriores relacionadas
con la factura. Por consiguiente, es
necesario que en el proceso se
expliquen los trabajos que fueron
llevados a cabo y asignarles las
unidades
de
tiempo
que
les
corresponden. Es necesario tambin
indicar nuevamente los precios. Un
cliente
informado
es
puesto
en
condiciones de interpretar cabalmente
la factura. Con ello se eliminan posibles
dudas, faltas de concordancia y
sorpresas, desde antes de que ocurra.
1. El buen final.
Este proceso esencial del servicio slo
queda completo mediante un gesto de
cortesa que, o no cuesta o casi no
cuesta nada, pero que al cliente le da la
sensacin de haber estado en buenas
manos al salir de su concesionario. A
ello pertenecen el trato amable y el
tiempo dedicado al cliente, as como,
por ejemplo, el haber asegurado que el
auto se encontrar limpio en exteriores
e
interiores
con
motivo
de
la
preparacin para la entrega. Al tomar
asiento, su cliente notar que el
vehculo est limpio. Tambin el
estacionar el vehculo en una posicin
ya dispuesta para salir, y la despedida
del cliente junto al vehculo subrayan
sus atenciones personales.
Y una cosa ms: es indispensable tener
paciencia ante las modificaciones a
implantar. Deben tener efecto. Puede
ser que no sea fcil percatarse de ello
22
22
Tener
preparada
oportunamente
documentacin de la factura
la
Recibir al cliente
su
visita
Revisar la
vehculo
autorizacin
para
recoger
el
Explicacin de la Factura
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de
la
factura
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Nuestro
servicio
prestaciones gratuitas
exclusivo
incluye
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en
vestiduras
unidad presentan
manchas de grasa
mecnica
Unidad
sucia
Despus de realizarse
el servicio, se entrega
la unidad al cliente sin
lavarse
Falta de
repuesto
No se cumple el
tiempo de entrega de
la unidad por falta de
refacciones en
almacn
Ralladuras
Se entrega la unidad
con ralladuras en la
pintura, las cuales no
presentaba al
momento de ingresar
Fallas en
factura
Al entregarse la
factura al cliente, se
presentan datos
incorrectos en la
misma, como su
nombre o RFC.
No
Tipo de
Falla
Tapn (es)
con
defecto
Uno o ms tapones de
las llantas presentan
ralladuras o roturas
que no tenan al
ingresar a la agencia
Manchas
Las vestiduras de la
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Cobros
indebidos
Tiempo
promesa
Se presentan en la
factura o ticket,
cobros no autorizados
por el cliente de
servicios no
realizados.
Status de
avance
Cuando el cliente se
comunica a la
agencia, se le da
informacin incorrecta
del status de su
unidad, por ejemplo,
el avance que llevan
en su servicio.
10
Otros
Se presentan otras
fallas en el servicio
que no estn incluidos
en los anteriores
Tipo de Falla
104
Status de avance
31
10
Otros
12
No
Tiempo promesa
No se cumplen los
tiempos de entrega
prometidos al cliente.
Incidencias
47
Manchas en vestiduras
20
Unidad sucia
62
Falta de repuesto
Ralladuras
89
Fallas en factura
75
Cobros indebidos
58
175
22
22
7.
8.
3.
a.
4.
5.
b.
9.
22
b.
c.
Disear
el
grfico
correspondiente con todos sus
elementos con base en las fallas
observadas.
Presentar una conclusin del
anlisis de las fallas.
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Condiciones de entrega
1. El trabajo ser en equipo,
considerando no ms de 4
personas como integrantes.
2. Toda la propuesta generada por
el equipo se realizar en
computadora, considerando lo
siguiente:
a. Mrgenes:
i. Izquierdo:
3
puntos
ii. Derecho:
1.5
puntos
iii. Arriba: 2 puntos
iv. Abajo: 1.5 puntos
b. Tipo de letra: Arial
c. Tamao y forma de letra:
i. Ttulos: Negritas a
14 puntos
ii. Subttulos:
Cursivas
a
12
puntos.
iii. Cuerpo: Normal a
11 puntos
3. No
se
aceptan
errores
ortogrficos, es importante que
sepan que en el momento de
que se encuentre un error
ortogrfico la propuesta no ser
revisada y perder su valor
completo.
4. Todas las pginas que conformen
la propuesta debern estar
numeradas en la parte inferior
derecha.
5. La
propuesta
incluir
una
cartula con los siguientes
datos:
a. Logotipo de la UTVT
b. Nombre del caso
c. Nombre
de
los
integrantes de equipo
(iniciando con apellido
paterno y ordenado de
manera alfabtica).
d. Grupo
e. Fecha de entrega
f. Cuidar el diseo y la
distribucin
de
la
informacin
6. Todos los grficos, figuras, tablas
e imgenes sern presentados a
color.
7. Entregar en un folder tipo clip
color transparente.
8. Incluir la siguiente estructura:
a.
b.
c.
d.
Introduccin
ndice
Propuesta
Fuentes de informacin
(al menos 5 libros no
electrnicos)
e. Anexos (si es necesario)
NOTA: Toma en cuenta que este
caso no es un cuestionario el
cual tienes que resolver como si
te realizarn preguntas, es el
desarrollo de una propuesta por
el equipo de trabajo que
requiere que se sustente con
todo lo aprendido durante el
cuatrimestre.
9. La
fecha
______________
10. La
hora
______________
de
de
entrega:
entregar:
11. Lugar
entrega:_________________
de