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CASO PRCTICO
TCNICOS ESPECIALISTAS EN CMPUTO S.A.
TECSA
CARRERA:
ADMISNITRACIN DE EMPRESAS
ALUMNO:
CURSO:
RACIONALIZACIN II
PROFESOR:
SECCIN:
30583 AA
AULA:
701 Torre II
1. ORGANIGRAMA PROPUESTO
2.
MOF PROPUESTO
Manual de Organizacin y Funciones Tcnicos Especialistas en Cmputo S.A.
MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
( MOF )
INTRODUCCIN
El presente Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de Tcnicos Especialistas en Cmputo Sociedad
Annima TECSA, se ha elaborado en concordancia con la necesidad que demanda la evolucin tecnolgica,
los cambios normativos en el sector informtico y el crecimiento de la Empresa.
En tal virtud el presente Manual de Organizacin y Funciones constituye un documento tcnico-normativo que
presenta en forma clara y coherente la estructura orgnica interna de Tcnicos Especialistas en Cmputo
Sociedad Annima TECSA, as como las actividades y requerimientos de cada uno de los cargos que lo
conforman.
El presente MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES es til porque:
Norma las funciones que permitirn y garantizarn el logro de los objetivos y metas estratgicas de la
Empresa.
Determina las funciones generales, especficas, la autoridad, responsabilidad, los requisitos mnimos de los
puestos de trabajo en las dependencias de la Empresa.
Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores de la Empresa sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin; as como, sobre las interrelaciones formales que
corresponda.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal obrero y
de servicios existente, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del puesto de
trabajo a que han sido asignados as como aplicar programas de Capacitacin.
Por lo expuesto, la Gerencia General expresa su reconocimiento al valioso aporte de las Jefaturas de los
Departamentos y al personal que proporcion la informacin necesaria para el anlisis y sistematizacin de las
funciones y procedimientos de sus dependencias, indispensables para el logro del presente Manual que permitir
una gestin eficiente y de calidad.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
1.1.
FINALIDAD
1.2.
Las disposiciones establecidas en el presente Manual son de obligatorio cumplimiento y aplicacin por
todos los directivos, funcionarios y trabajadores de TECSA
1.3.
APROBACIN Y ACTUALIZACIN
1.3.1.
APROBACIN
ACTUALIZACIN
CAPITULO II
BASE LEGAL
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
CAPITULO III
OBJETIVOS
1. Considerar al cliente como el centro y motivo de nuestros negocios: sus reclamos son vistos como una
oportunidad de mejora, sus consultas y sugerencias como posibilidades de nuevos negocios.
2. Mejorar los procesos, sistemas y medios para adelantarnos a las expectativas de nuestros clientes.
3. Trabajar en equipo en todas las reas de la organizacin, como as tambin con nuestros clientes y
proveedores.
4. Capacitar en forma permanente y sostenida a las personas que conforman la organizacin, mejorando sus
competencias y logrando favorecer el crecimiento profesional que nuestros clientes esperan.
5. Identificar las oportunidades de mejoras y prevenir posibles inconvenientes en las distintas reas laborales.
6. Motivar la comunicacin interna fluida a fin de poder trabajar en conjunto e involucrar los objetivos
personales en el propsito de crecimiento de TECSA.
7. Lograr el crecimiento de la compaa de forma rentable para hacer crecer nuestros principales servicios,
aunque esto conlleve importantes inversiones.
8. Obtener reputacin, llegando a ser:
a. La lnea preferida por los clientes de nuestros servicios.
b. La empresa preferida por nuestros colaboradores.
c. La compaa preferida para nuevos inversionistas.
CAPITULO IV
POLITICAS
Tcnicos Especialistas en Cmputo Sociedad Annima TECSA, establece una Poltica Integrada de Calidad, de
Gestin Ambiental, Gestin Energtica, Seguridad y Salud en el Trabajo, Responsabilidad Social, Seguridad,
Conciliacin e Igualdad en la que se suscriben los siguientes Principios y Compromisos:
Mejora continua de sus actividades y procesos en el marco del Sistema Integrado de Calidad, Gestin
patrn de la Calidad de nuestros Servicios, intentando siempre hacer coincidir la Calidad esperada con la
Calidad percibida por su parte.
Creacin y mantenimiento de vas de comunicacin con los grupos de inters, para la comprensin de sus
Responsabilidad Social.
Prevenir los accidentes e incidentes que daen la integridad fsica y psquica de los diferentes grupos de
colaboradores.
Establecimiento de medidas que faciliten la compatibilidad de la vida, personal, familiar y profesional.
Implantacin de medidas que promuevan y favorezcan la Igualdad de Gnero en la Organizacin.
Comunicar la presente Poltica a todo el personal de la Organizacin, a subcontratas y proveedores, as como
mantenerla pblica.
CAPITULO V
LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y DE COORDINACIN
Segn nuestra estructura presentamos lo siguiente:
1. GERENCIA GENERAL
La Gerencia General depende directamente del Directorio.
2. DEPARTAMENTO DE ASESORA PERSONAL TRIBUTARIA
El Departamento de Asesora Personal Tributaria reporta a la Gerencia General.
3. GERENCIA CONTABLE
La Gerencia Contable reporta a la Gerencia General.
4. GERENCIA LOGSTICA
La Gerencia de Logstica responde directamente a la Gerencia General, y ejerce autoridad sobre el
Departamento de Compras y Departamento de Almacn.
5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El Departamento de Compras depende de la Gerencia de Logstica.
6. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
El Departamento de Almacn depende de la Gerencia de Logstica.
7. GERENCIA COMERCIAL
La Gerencia Comercial depende directamente de la Gerencia General y ejerce autoridad sobre el
Departamento de Marketing y Departamento de publicidad.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
El Departamento de Publicidad depende directamente de la Gerencia Comercial.
9. DEPARTAMENTO DE MARKETING
El Departamento de Marketing depende directamente de la Gerencia Comercial.
10.
GERENCIA FINANCIERA
La Gerencia Financiera depende directamente de la Gerencia General y ejerce autoridad sobre el
Departamento de Crdito y Departamento de Cobranzas.
11.
DEPARTAMENTO DE CRDITO
El Departamento de Crdito depende directamente de la Gerencia Financiera.
12.
DEPARAMENTO DE COBRANZA
El Departamento de Cobranza depende directamente de la Gerencia Financiera.
CAPITULO VI
FUNCIONES GENERALES
1. GERENCIA GENERAL
La Gerencia General se encarga de hacer cumplir las polticas y estrategias institucionales para lograr los
resultados, conducir las operaciones de la empresa, y representar a TECSA en asuntos de su competencia.
2. DEPARTAMENTO DE ASESORA PERSONAL TRIBUTARIA
El Departamento de Asesora Personal Tributaria tiene como funcin esencial el asesoramiento sobre temas
tributarios y contables a la Gerencia General.
3. GERENCIA CONTABLE
La Gerencia Contable tiene como funcin esencial efectuar los registros contables de las operaciones
financieras de la empresa, as como conducir la elaboracin de los estados financieros y otros documentos
contables necesarios para el anlisis econmico financiero de TECSA.
4. GERENCIA DE LOGSTICA
La Gerencia de Logstica tiene como funcin esencial la compra de mercadera mediante la importacin de
productos y el almacenamiento de estos, as como la bsqueda, evaluacin y contratacin de nuevos
proveedores.
5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El Departamento de Compras tiene como funcin esencial la gestin de la adquisicin productos mediante la
importacin, as como generar y enviar las rdenes de compra a los proveedores en el extranjero cuando sea
requerimiento de la Gerencia de Logstica.
6. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
El Departamento de Almacn tiene como funcin esencial administrar el almacn de la empresa, controlando
los ingresos y salidas de mercaderas e insumos, cautelando la seguridad, operatividad y buen estado de los
productos almacenados.
7. GERENCIA COMERCIAL
La Gerencia Comercial tiene como funcin esencial la comercializacin y bsqueda de nuevos clientes; as
como la difusin de la imagen institucional y el manejo de las relaciones pblicas de la empresa.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
El Departamento de Publicidad tiene por funcin esencial la elaboracin y anlisis de campaas publicitarias
en medios masivos.
9. DEPARTAMENTO DE MARKETING
El Departamento de Marketing tiene como funcin esencial la comercializacin y venta de la mercadera, as
como el mantenimiento y actualizacin de la cartera de clientes
10.
GERENCIA FINANCIERA
La Gerencia Financiera tiene como funcin esencial administrar los recursos financieros a fin de
implementar y contribuir al mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia de procesos y calidad de los
productos de la empresa; as como tambin controlar el pago de obligaciones a proveedores y trabajadores de
la Empresa.
11.
DEPARTAMENTO DE CRDITOS
El Departamento de Crditos tiene como funcin esencial la aprobacin de crditos a clientes, previa
evaluacin de estos y coordinacin con la Gerencia de Finanzas.
12.
DEPARAMENTO DE COBRANZA
EL Departamento de Cobranza tiene como funcin esencial de la cobranza de clientes con crditos
aprobados; adems de supervisin de clientes morosos.
CAPITULO VII
ORGANIZACIN
La empresa TECSA describe el siguiente orden en su estructurada organizacional.
1. UNIDADES DE DIRECCION
1.1. Junta General de Accionistas
1.2. Directorio
1.3. Gerencia General
2. UNIDADES DE APOYO
2.1. Gerencia Contable
3. UNIDADES DE ASESORA PERSONAL
3.1. Departamento de Asesora Personal Tributaria
4. UNIDADES DE LNEA
4.1. Gerencia Logstica
4.2. Departamento de Compras
4.3. Departamento de Almacn
4.4. Gerencia Comercial
4.5. Departamento Publicidad
4.6. Departamento de Marketing
4.7. Gerencia Financiera
4.8. Departamento de Crdito
4.9. Departamento de Cobranza
CAPITULO VIII
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)
NOMBRE DE UNIDAD
# DE
CARGO
Gerencia General
1
1
Gerente General
Asistente de Gerencia
Ingeniero Industrial.
Tcnico en Administracin.
Asesor Tributario
Asistente Tributario
Contador General
Asistente Contable
1
1
Gerente de logstica.
Secretaria
Ingeniero de Sistemas.
Secretaria Ejecutiva
1
2
Jefe de Compras
Asistente de Compras
Departamento de
Almacn
1
2
Jefe de Almacn
Asistente de Almacn
Especialista en Almacn
Conocedor de almacenes
Gerencia Comercial
1
1
Gerente Comercial
Secretaria
Departamento de
Publicidad
1
2
Jefe de Publicidad
Publicista
1
4
Jefe de Marketing
Vendedores
Teleoperador
Gerencia de Finanzas
1
1
Gerente Financiero
Secretaria
Licenciado en Economa.
Secretaria Ejecutiva
Departamento de
Crdito
1
2
Jefe de Crdito
Asistente de Crdito
Tcnico en Economa.
Tcnico en Administracin
Jefe de Cobranza
Asistentes de Cobranza
Dpto. de Asesora
Personal Tributaria
Gerencia Contable
Gerencia Logstica
Departamento de
Compras
Departamento de
Marketing
Departamento de
Cobranza
Licenciado en Marketing.
Especialista en Ventas y atencin al cliente
Especialista en Teleoperadores
CAPITULO IX
FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DEL CARGO
1. GERENCIA GENERAL
1.1. GERENTE GENERAL
El Gerente General tiene como funcin esencial dirigir las polticas y estrategias institucionales hacia
el logro de resultados, conducir las operaciones de la empresa, y representar a TECSA en asuntos de su
competencia.
Velar por el cumplimiento de los Acuerdos del Directorio.
Liderar la implementacin de la poltica institucional y de los planes y programas de TECSA en
coordinacin con los diferentes rganos de la empresa, en funcin de los objetivos y metas
institucionales aprobadas por el Directorio y de conformidad con los estatutos y acuerdos de la
Junta General de Accionistas.
Dictar Resoluciones en el marco de su competencia.
3. GERENCIA CONTABLE
3.1. CONTADOR GENERAL
El Contador General tiene como funcin esencial efectuar los registros contables de las operaciones
financieras de la empresa, as como conducir la elaboracin de los estados financieros y otros
documentos contables necesarios para el anlisis econmico financiero de TECSA.
Conducir la ejecucin de los procesos y operaciones contables de la Empresa:
- Estados Financieros Recursos Empresariales: Formulacin, aprobacin y presentacin ante los
organismos rectores.
- Informacin financiera: Recopilacin. Procesamiento y presentacin.
- Informacin para entidades externas: Consolidacin, formulacin, autorizacin y presentacin
de acuerdo a los plazos y modelos establecidos.
- Obligaciones tributarias: Elaboracin, autorizacin y presentacin, de acuerdo a los plazos
establecidos (recursos Empresariales).
contables.
Realizar la conciliacin de la ejecucin de gastos en coordinacin con la Gerencia de Finanzas.
Presupuesto.
Aplicar el Plan Contable General Empresarial y mantener actualizado el plan de cuentas en los
4. GERENCIA DE LOGSTICA
4.1. GERENTE DE LOGSTICA
El Gerente de Logstica tiene como funcin esencial administrar la cadena de suministros en funcin de
los resultados operativos y estratgicos institucionales, de conformidad con los requerimientos de las
unidades orgnicas.
Proponer la poltica de adquisiciones de bienes y contratacin de servicios.
4.2. SECRETARIA
La Secretaria tiene como funcin esencial apoyar y asistir al Gerente de Logstica en el desarrollo de
sus funciones, especialmente en lo que respecta a la gestin documentaria, organizacin de la agenda
de trabajo, coordinacin administrativa con las distintas reas de la Empresa, as como tambin,
elaborar informes.
Realizar las gestiones administrativas correspondientes, en apoyo a las funciones del Gerente de
Logstica.
Coordinar y atender los requerimientos de informacin solicitados por el Gerente de Logstica.
Redactar, por encargo del Gerente de Logstica, la documentacin oficial dirigida a las unidades
orgnicas de la Empresa.
Registrar, archivar y remitir, segn sea el caso, la documentacin ingresada y egresada de la
Gerente de Logstica.
Organizar la agenda del Gerente de Logstica, coordinando su efectivizacin con las unidades
orgnicas internas.
5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
5.1. JEFE DE COMPRAS
El Jefe de Compras tiene como funcin esencial la gestin de la adquisicin de los requerimientos de la
Empresa, as como generar y enviar las rdenes de compra a los proveedores cuando sea necesario.
Solicitar y reordenar suministros.
Buscar y negociar acuerdos con los proveedores, para lograr las mejores ofertas del mercado.
Controlar los niveles de inventario de los materiales que compra para la empresa.
6. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
6.1. JEFE DE ALMACN
El Jefe de Almacn tiene como funcin esencial administrar el almacn de la Empresa, controlando los
ingresos y salidas de materiales y equipos, cautelando la seguridad, operatividad y buen estado de los
bienes y equipos almacenados.
Recepcionar, registrar, ordenar y distribuir los bienes adquiridos por la Empresa.
Elaborar informes sobre el stock mnimo de almacn y proponer la baja de los productos de
rotacin nula.
Participar en la elaboracin de inventarios fsicos de los activos fijos as como del Almacn.
Emitir informes del movimiento de almacn y de las existencias fsicas para su conciliacin con la
informacin contable.
Organizar el almacenaje de los bienes de acuerdo a las caractersticas tcnicas de los productos.
Informar sobre posibles riesgos en los procesos de almacenaje y resguardo de bienes.
7. GERENCIA COMERCIAL
7.1. GERENTE COMERCIAL
El gerente comercial tiene como funcin esencial la bsqueda de los resultados cualitativos y
cuantitativos (comerciales y operativos).
Construir relaciones comerciales que permitan generar negocios efectivos, con nuestros Clientes.
Ejecutar la estrategia comercial de la compaa en funcin a los lineamientos recibidos de parte de
la gerencia general.
7.2. SECRETARIA
La Secretaria tiene como funcin esencial apoyar y asistir al Gerente Comercial en el desarrollo de sus
funciones, especialmente en lo que respecta a la gestin documentaria, organizacin de la agenda de
trabajo, coordinacin administrativa con las distintas reas de la Empresa, as como tambin, elaborar
informes.
Realizar las gestiones administrativas correspondientes, en apoyo a las funciones del Gerente
Comercial.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
8.1. JEFE DE PUBLICIDAD
El Jefe de Marketing tiene como funcin esencial conducir y supervisar la ejecucin del Plan de
Comunicacin Institucional y el Plan de Relaciones Pblicas, as como coordinar los aspectos
interinstitucionales relacionados a la promocin de los eventos que realiza TECSA, as como coordinar
las actividades relacionadas al posicionamiento de la imagen institucional interna y externa, as como
conducir las acciones de comunicacin y relaciones pblicas de la Empresa.
Disear y proponer las polticas y estrategias de imagen institucional, prensa, relaciones pblicas y
posicionamiento de la Empresa.
Coordinar con los medios de comunicacin externos la difusin de los programas y acciones de
gestin institucional.
Conducir la estrategia de comunicacin virtual de la empresa supervisando los contenidos de la
pgina web.
8.2. PUBLICISTA
El Publicista tiene como funcin esencial el apoyo y asistencia del Jefe de Publicidad, asistirlo a
cumplir los objetivos del rea.
Disear estrategias de imagen institucional, prensa, relaciones pblicas y posicionamiento de la
Empresa.
Organizar y coordinar los actos protocolares en las actividades de la Empresa.
9. DEPARTAMENTO DE MARKETING
9.1. JEFE DE MARKETING
El Jefe de Marketing tiene por funcin esencial la elaboracin y anlisis de reportes e indicadores de
desempeo comercial, tcnico, administrativo.
Cumplimiento del Proceso comercial
Supervisin del cumplimiento de los protocolos, atencin al cliente.
Planificacin del trabajo en base a visitas, reportes y anlisis de resultados.
Supervisar las operaciones realizadas por el teleoperador.
Supervisar las operaciones realizadas por los vendedores.
9.2. VENDENDOR
El Vendedor tiene por funcin esencial la atencin al cliente, impulso de la mercadera de la empresa a
los clientes.
Atencin al cliente.
Impulso de los productos a los clientes para logra cuotas de ventas
9.3. TELEOPERDOR
El Teleoperador tiene por funcin esencial a recepcionar llamadas telefnicas y pedidos por internet de
los clientes para atender sus pedidos.
Recepcin de llamadas para la venta de productos mediante Telemarketing.
Atencin de pedidos por internet para la venta de productos mediante Ventas en Lnea.
Impulso de productos mediante llamadas telefnicas.
GERENTE FINANCIERO
El Gerente Financiero tiene como funcin esencial administrar los recursos financieros a fin de
implementar y contribuir al mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia y calidad de los
servicios de la Empresa.
Conducir, controlar y evaluar el desarrollo del proceso de ingresos por cobro de pasajes, necesarios
para el registro financiero.
Conducir, controlar y evaluar la gestin econmica financiera de la Empresa.
JEFE DE CRDITO
El Jefe de Crdito tiene como funcin esencial efectuar evaluacin y aprobacin de crditos a clientes
de la Empresa.
Evaluar los posibles crditos otorgados bajo las condiciones de la empresa, y emitir un informe a
Gerencia Financiera para la decisin final de su aprobacin.
Re-evaluar crditos a nuestros clientes antiguos y entregar un informe a Gerencia Financiera para
la decisin final de la continuacin de los crditos.
Coordinar con el Departamento de Marketing, para la aprobacin de nuevos crditos para nuevos
clientes que lo pidan.
11.2.
El Asistente de Crdito tiene como funcin esencial la evaluacin de clientes para entregar un informe
al Jefe de crditos para la aprobacin de Crditos.
Investigar y evaluar a los clientes para otorgamiento de posibles crditos bajo parmetros y normas
impuestos por la Empresa; adems de consulta con centrales de riesgos.
JEFE DE COBRANZA
EL Jefe de Cobranza tiene como funcin esencial cumplir los objetivos de la Empresa, manteniendo los
indicadores de gestin en cifras razonables y en mejora continua, as como el recaudo de deudas
contradas por nuestros clientes corporativos.
Administrar eficientemente los recursos financieros de la Ca., informando sobre los ingresos,
manteniendo la documentacin sustentadora que la respalde.
Conocer la naturaleza de los documentos bancarios, como cheques, pagare, letra de cambio en sus
modalidades de cobranza y descuento, esto para disminuir el riesgo de cartera vencida.
Cobrar a clientes con crditos aprobados; adems de supervisin de clientes morosos.
Otras funciones que le asigne el Gerente Financiero.
12.2.
ASISTENTE DE COBRANZA
El Recaudador tiene como funcin esencial apoyar en las acciones de control y fiscalizacin de los
ingresos provenientes del cobro de crditos, letras y pagare de nuestros clientes.
Elaborar informes de cobranzas diario.
Visita a clientes morosos.
Otras funciones que le asigne Jefe de Cobranza.
3. FLUJOGRAMAS DE REAS OPERATIVAS
3.1. Proceso de Otorgamiento de Crditos
4.
El proceso comienza cuando el cliente presenta una solicitud con 1 copia, las entrega al asistente de
crdito, est firma la copia y la devuelve al cliente.
El jefe de Crdito entrega la carta al asistente y est lo revisa y firma, entrega la carta original al
cliente, y la primera copia al Jefe de Cobranza, este firma y entrega a su asistente para que lo archive,
acabando el mismo proceso.
CDIGO
PROCEDIMIENTO: OTORGAMIENTO DE CRDITOS
RAZN SOCIAL:
TCNICOS ESPECIALISTAS EN CMPUTO
HFTET-435
S.A.
DPTO DE CRDITOS
DPTO DE COBRANZA
Asistente de
Jefe de
Asistente de
CLIENTE
Jefe de Crdito
Crditos
Cobranzas
Cobranza
no
si
no
si