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TEMA 9
La Documentacin en la Administracin
TEMA 9
Introduccin:
concepto
genrico
de
documento.
En
general,
los
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Las
solicitudes
peticiones
que
se
presentan
ante
la
Administracin.
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No son documentos, por ejemplo, los resmenes, las notas o apuntes, etc. que
no generan dichos efectos, pues solo sirven de ayuda para generar el
documento que producir efectos.
Cuando los documentos los realiza la Administracin Pblica para comunicar
algo a la ciudadana o a otras Administraciones Pblicas, se llaman
documentos administrativos y cuando esos documentos los realizan las
personas para dirigirlos a la Administracin Pblica, se llaman documentos de
la ciudadana.
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Actas. Son documentos que recogen lo ocurrido y los acuerdos que se han
adoptado durante una reunin de varias personas o de un rgano colegiado.
Certificados. Son documentos que sirven para acreditar algn hecho o alguna
condicin. Por ejemplo, un certificado de notas de un Instituto de enseanza
secundaria o de una Universidad, que acredita que esa persona ha superado
las asignaturas, o un certificado de empadronamiento que acredita que la
persona vive en un lugar determinado.
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el
sello
de
registro
de
entrada
respectivamente.
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recepcin-
de
salida,
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R
E
C
E
P
C
I
JUNTA DE ANDALUCIA
CONSEJERA DE PRESIDENCIA
Registro General
Hora
Sevilla
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S
A
L
I
D
A
JUNTA DE ANDALUCIA
CONSEJERA DE PRESIDENCIA
Registro General
Sevilla
Sello de compulsa.
A veces se exige que las copias de documentos que debe presentar la
ciudadana lleven un sello que sirva para acreditar que son iguales que el
documento original. Este sello se llama sello de compulsa.
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Sello de compulsa.
Tambin, como en los sellos de pie de firma, consta el dibujo del escudo de la
Junta de Andaluca, en el que aparece Hrcules con sus leones.
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Los sellos sirven para dar autenticidad a los documentos administrativos, por
eso es muy importante tener en cuenta algunas medidas de seguridad y
control, por ejemplo:
Todos los sellos llevan un nmero que sirve para saber qu funcionario
o funcionaria lo utiliza en su trabajo.
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Son documentos que realizan, las personas fsicas o jurdicas, para dirigirlos a
la Administracin Pblica.
3.1 Tipos.
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Recursos. Son documentos por los que las personas solicitan a los
rganos de la Administracin que modifiquen la resolucin o decisin
final que hayan adoptado en relacin a un asunto concreto por
considerarla no ajustada a Derecho.
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SOLICITUD
1
LOCALIDAD
CD. POSTAL
NIF
LOCALIDAD
000396
FAX
TELFONO
CD. POSTAL
TELFONO
DESCRIPCIN DE LA SOLICITUD
FAX
DECLARO que son ciertos cuantos datos figuran en la presente y SOLICITO se conceda lo interesado.
En
de
EL/ LA SOLICITANTE
de
Fdo.:
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En la parte superior
derecha tenemos el
rgano al que se dirige
y la direccin del
mismo. Tambin podra
ser
el
nombre
y
direccin
de
una
persona.
A continuacin
el
texto
del
escrito.
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funcionarias
que
trabajan
en
el
rgano
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2. Copias autnticas:
Son siempre de documentos administrativos, nunca de
documentos privados o de la ciudadana.
Las emite o realiza el mismo rgano administrativo que
emiti o realiz el documento original.
Al ser emitidas por el mismo rgano que hizo el original,
tienen la misma validez que el documento original en
cualquier parte que se presente.
6.
FORMACION DE EXPEDIENTES.
_______________________________________________________________
Todos los documentos que son presentados por la ciudadana as como los
que emite el rgano administrativo para resolver un mismo asunto, solicitud o
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7.
LOS
REGISTROS
ADMINISTRATIVOS;
PRESENTACION
TRAMITACION.
_______________________________________________________________
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Cuando
hablamos
de
Registro
de
documentos
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podemos
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Sabemos
que
cuando
la
ciudadana
presenta
un
escrito
la
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Recuerda
sobre
los
registros
administrativos:
presentacin y tramitacin.
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8. EL ARCHIVO.
_______________________________________________________________
El archivo. Concepto.
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Tipos de archivos.
para
ir
consiguiendo
informacin
durante
el
Estos archivos estn en las mismas oficinas del rgano que est
tramitando ese procedimiento. Los documentos y expedientes se suelen
guardar en armarios grandes y se dejan en la misma oficina porque
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En este sistema
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El proceso de archivo.
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De cara a una buena organizacin del archivo de oficina, hay que diferenciar
entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de
apoyo informativo, puesto que, los documentos de archivo sern conservados,
mientras que los documentos de apoyo habrn de ser eliminados una vez que
haya finalizado su funcin informativa.
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administrativa,
publicaciones
notas
tales
como
informativas
boletines
oficiales,
elaboradas,
etc.
revistas,
No
sern
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proceso
archivo
de
documentos
administrativos.
Tipos de archivos:
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empleadas
pblicas
en
las
distintas
dependencias
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