PELAKSANAAN SOP DALAM RANGKA

MEWUJUDKAN TATAKELOLA
PEMERINTAHAN YANG BAIK

BAGIAN ORGANISASI
SETDA KOTA PONTIANAK
2015

Dasar Hukum
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor : 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan
2. Peraturan Walikota Pontianak Nomor 20
Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan di Lingkungan
Pemerintah Kota Pontianak

AGENDA KERJA RB

PELAKSANAAN
Melaksanakan Rencana Kerja dengan:
1. Melakukan Asessment Organisasi
2. Melaksanakan Road Map
3. Melaksanakan Program Quick Wins
4. Melakukan Anjab dan Evaluasi Jabatan
5. Mengidentifikasi, Menyusun dan
Melaksanakan SOP
6. Melaksanakan Manajemen Perubahan
7. Melakukan Monitoring, Evaluasi dan
Pelaporan secara Berkala

AGENDA KERJA SOP DALAM RB

MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN DAN
MELAKSANAKAN SOP
Melakukan Identifikasi Judul SOP berdasarkan Output
Tugas dan Fungsi;
Menginventarisasi SOP yang ada dan yang belum ada;
Melakukan penyusunan dan penyempurnaan SOP;
Melakukan dokumentasi SOP;
Menetapkan SOP;
Melaksanakan SOP;
Memonitor dan mengevaluasi implementasi SOP;
Melakukan review dan revisi dokumen SOP.

PENGERTIAN SOP

Nasional

K/L

PEMDA

SKPD

serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai
proses penyelenggaraan
administrasi
pemerintahan,
bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana
dan oleh siapa
dilakukan.

SOPs (STANDARD OPERATING PROCEDURES)

WRITE WHAT YOU DO, DO WHAT YOU WRITE
(TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG TERTULIS)

PRINSIP SOP
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kemudahan dan kejelasan.

Efisiensi dan efektivitas.
Keselarasan.
Keterukuran.
Dinamis.
Berorientasi pada pengguna (mereka yang
dilayani).
7. Kepatuhan hukum.
8. Kepastian hukum.

PRINSIP PELAKSANAAN
SOP
1.
2.
3.
4.
5.

Konsisten
Komitmen.
Perbaikan berkelanjutan.
Mengikat.
Seluruh unsur memiliki peran
penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.

RUANG LINGKUP SOP

SOP melingkupi seluruh proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan
termasuk pemberian pelayanan baik
pelayanan Internal maupun eksternal
organisasi pemerintah yang dilaksanakan
oleh unit-unit organisasi pemerintahan.

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

a. SOP Teknis
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu
kesatuan tim kerja atau satu jabatan;
2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan
atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.
Contoh SOP Teknis :
perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan
kendaraan, pengoperasian alat-alat.

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

b. SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang
bersifat umum dari kegiatan yang dilakukan oleh
lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana
dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
Contoh :
SOP Pelayanan Pengujian Sampel Di laboratorium,
SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan,
SOP Penanganan Surat Masuk dan
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

FORMAT SOP #1
1. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang
akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan
memerlukan sedikit keputusan.
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple
steps. Digunakan jika prosedur yang disusun
panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan
informasi lebih detail, akan tetapi hanya
memerlukan sedikit pengambilan keputusan
Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah
diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah
secara terperinci.

FORMAT SOP #2
3. Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan
yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat
dipakai. Dalam format ini proses yang panjang
tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang
lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.
4. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa
digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (kompleks)
dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang
akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.
Format ini juga menyediakan mekanisme yang
mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para
pegawai melalui serangkaian langkah-langkah
sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.

CONTOH-CONTOH

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BERDASARKAN FORMAT

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor

PK-C05

Tanggal

4 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir
pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
1.

Disahkan oleh:
Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical Step

Nomor

PK-C05

Tanggal

4 Maret 2005

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala

Contoh 3 : Format Graphic

Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Isi formulir
1. Pegawai yang
mengajukan cuti,
mengisi formulir cuti
tahunan
2. Serahkan formulir ke
Bagian Kepegawaian
3. Bagian Kepegawaian
meneliti ketersediaan
cuti bagi pegawai yang
meng-ajukan dan
menyerahkan kepada
yang bersangkutan
4. Pegawai
menandatangani formulir
dan menyerahkan
kepada atasan langsung

Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005
Cuti

Persetujuan
1. Pegawai mengajukan
kepada atasan langsung

1.

Pegawai yang
mengajukan cuti
menyampaikan
formulir kepada
Bagian Kepegawaian,
copy untuk unit
kerjanya dan copy
untuk yang
bersangkutan

2.

Pegawai yang
mengajukan cuti
wajib melaporkan
kemajuan
pekerjaannya
sebelum cuti.

3.

Pelaksanaan cuti
oleh yang
bersangkutan

2. Atasan langsung
menandatangani dan
menyampaikan kepada
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
3. Pejabat yang berwenang
memberikan cuti
menandatangani
pengajuan dan
menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang
bersangkutan
4. Atasan langsung
menyampaikan kepada
yang bersangkutan

Contoh 4 : Format Graphic (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang
Jaminan

Nasabah membawa barang

jaminan ke loket penaksir

Nasabah pulang
dengan tersenyum

Penaksir memeriksa barang jaminan.

Apabila tidak dapat diterima barang
jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengambil uang

pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum

Nasabah mengisi formulir

permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP

Penaksir menaksir nilai nominal dari

barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

Contoh 5 : Format (Linear) Flowchart

Mulai

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

1 Pegawai yang mengajukan cuti mengisi formulir

2 Menyerahkan formulir terisi kepada Bagian kepegawaian

Pengisian
Formulir Cuti

1 Bagian Kepegawaian meneliti sisa cuti yang bersangkutan

2 .Menyetujui atau mengkoreksi lama cuti yang diambil

Penelitian
Sisa Cuti Tahunan
Pengajuan kepada
atasan langsung
Persetujuan
Atasan lsg
Setuju
Persetujuan
Pjb berwenang

Pegawai membuat
laporan pekerjaan
Pegawai Cuti
Selesai

Nomor : PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005

Pegawai mengajukan kepada atasan langsung

Tidak
Cuti ditunda

Tidak

1 Atasan langsung memberi persetujuan atau menunda cuti

2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diterima disampaikan ke pejabat yg berwenang memberikan cuti
1 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberi
persetuju-an atau menunda cuti
2 Jika ditunda, formulir dikembalikan ke pegawai, jika diterima disampaikan ke atasan langs. utk diserahkan ke ybs.
Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan
pekerjaan sebelum cuti
Pegawai melaksanakan cuti

Contoh 6 : Format (Branching) Flowchart

Diagram Alur : Mekanisme Penyusunan Dokumen RPJP (1)
NO

AKTIVITAS

1.

Menyampaikan pengarahan kepada seluruh

SKPD tentang kewajiban daerah untuk
menyusun RPJP, RPJM, RKPD, KU-APBD
dan kewajiban SKPD untuk menyusun RPJP
SKPD serta Renja SKPD

2.

Mengeluarkan SK penugasan kepada Bapeda

untuk bertindak sebagai unit kerja yang
bertanggungjawab mengumpulkan bahan,
menyiapkan dan merumuskan konsep
rencangan RPJP dengan tembusan kepada
seluruh SKPD

3.

Menyampaikan surat pemberitahuan kepada

seluruh SKPD di Provinsi Kepri untuk
menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan
dalam penyusunan RPJP ke Bapeda

4.

Menyampaikan bahan yang diperlukan

kepada bapeda paling lambat 20 hari kerja
setelah surat pemberitahuan dari Bapeda
tersebut diterima

GUBERNUR

SEKDA

KEPALA
BAPEDA

KEPALA
SKPD

KETUA
DPRD

Diagram Alur : Mekanisme Penyusunan Dokumen RPJP (2)

NO

AKTIVITAS

5.

Merumuskan konsep awal rancangan RPJP

(dalam waktu 90 hari) berdasarkan bahanbahan yang sudah diterima dari SKPD

6.

Melakukan sosialisasi dan konsultasi dengan

stakeholders tentang konsep awal RPJP
untuk menjaring aspirasi masyarakat
stakeholders sehingga diperoleh saran
tanggapan

7.

Menyempurnakan konsep awal RPJP sesuai

dengan saran dan tanggapan yang telah
diperoleh dari hasil sosialisasi dan
konsultasi

8.

Menyelenggarakan Musrenbang penyusunan

RPJP dengan bahan utamanya adalah
konsep rancangan RPJP

9.

Membahas Konsep Rancangan RPJP yang

telah disempurnakan oleh Bapeda, dibahas
kembali dengan Kepala SKPD dan Para
Kabag, dengan keluarannya adalah
Rancangan RPJP, selanjutnya disampaikan
kepada Gubernur

GUBERNUR

SEKDA

KEPALA
BAPEDA

KEPALA
SKPD

KETUA
DPRD

Diagram Alur : Mekanisme Penyusunan Dokumen RPJP (3)

NO

AKTIVITAS

10.

Mengajukan Rancangan RPJP yang dtelah

disetujui Gubernur melalui Sekda diajukan
kepada Pimpinan DPRD guna diagendakan
dan dibahas dalam sidang-sidang Dewan.

11.

Menyerahkan Nota Pengantar Kepala Daerah

yang disiapkan oleh bagian Hukum

12.

Memperbanyak Rancangan RPJP tersebut

dalam jumlah yang diperlukan

13.

Membahas Rancangan RPJP di DPRD,

Kepala Bapeda mewakili Gubernur dan wajib
menyampaikan laporan perkembangan
pembahasan rancangan RPJP tersebut
secara berkala kepada Gubernur

14.

Melakukan pembahasan jika terdapat

masalah yang bersifat prinsipil dan arah
pembahasannya akan mengubah isi serta
arah Rancangan RPJP, Kepala Bapeda yang
mewakili Gubernur harus melaporkannya
kepada Gubernur dengan disertai
pemecahannya yang diperlukan, guna
memperoleh keputusan

GUBERNUR

SEKDA

ada masalah

KEPALA
BAPEDA

KEPALA
SKPD

KETUA
DPRD

tak ada masalah

Diagram Alur : Mekanisme Penyusunan Dokumen RPJP (4)

NO

AKTIVITAS

15.

Menyampaikan Rancangan RPJP yang sudah

disetujui DPRD ditetapkan menjadi Perda

GUBERNUR

SEKDA

KEPALA
BAPEDA

KEPALA
SKPD

KETUA
DPRD

Format SOP Reformasi Birokrasi (1)

Kedeputian I, II, III

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan

15 Februari 2009

Tanggal Revisi (Ditinjau kembali) 15 Juli 2010

Tanggal Efektif
15 Juli 2009
Disahkan oleh
Deputi I, II, III LAN

Pusat Kajian/Litbang di Lingkungan LAN

Nama SOP

Penyusunan Kontrak Kinerja Pegawai

Dasar Hukum

Kualifikasi pelaksana

SK Kepala LAN No. 4/2008 tentang Pelaksanaan Program dan

Kegiatan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara

Memiliki kewenangan untuk membuat dan menyetujui Kontrak Kinerja

Memiliki kemampuan untuk menyearahkan antara Kontrak Kinerja Pegawai
dengan Tujuan Organisasi

Keterkaitan

Peralatan/perlengkapan

SOP Pengusulan dan Pengembangan Pegawai

Renstra, Renja dan TOR RKA/KL, Formulir Kontrak Kinerja

SOP Notulensi Rapat

SOP Pengeluaran Disposisi/Penugasan
SOP Pencarian Data dan Informasi
SOP Penyiapan Ruang Rapat
SOP Penyiapan Konsumsi

SK Kepala LAN mengenai Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi

Negara

Format SOP Reformasi Birokrasi (2)

Prosedur

No.

Kegiatan

Kapus

Pelaksana
Peneliti Kabagmin Deputi

Staf

mengundang Peneliti, Kabagmin, dan Staf

untuk Rapat Pembahasan Kontrak Kinerja
Pegawai dalam rangka pelaksanaan tugas
yang dimiliki
melaksanakan rapat pembahasan Kontrak
Kinerja Pegawai
menugaskan Peneliti untuk menyiapkan
Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai
berdasarkan hasil rapat
melengkapi Dokumen Kontrak Kinerja
Pegawai dan dikonsultasikan kepada Kapus
mengkoreksi dan memutuskan Dokumen
Kontrak Kinerja Pegawai dan meminta
Kabagmin untuk mempersiapkan rapat
pendalaman Dokumen Kontrak Kinerja
Pegawai

Tidak

menyampaikan Dokumen Kontrak Kinerja

Pegawai kepada Deputi untuk di mintakan
persetujuan

mengundang Deputi II, Peneliti, Kabagmin

dan Staf untuk menandatangani Kontrak
Kinerja Pegawai

Mutu Baku
Waktu

Output

3 jam

Rapat ini merupakan

rapat internal, bisa dgn
surat undangan resmi
ataupun dgn lisan.

Renja dan TOR

RKA/KL

2 jam

Notulensi Hasil
Rapat

SOP Notulensi Rapat

Notulensi Rapat &

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

30 menit

Disposisi/
Penugasan Kapus
kepada peneliti

SOP Pengeluaran
Disposisi/Penugasan

Data dan Informasi

2 hari

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

SOP Pencarian Data

dan Informasi

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

1 hari

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai
yang
Disempurnakan

SOP Pengeluaran
Disposisi/Penugasan

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

1 jam

Undangan, Ruang SOP Penyiapan Ruang

Rapat dan
Rapat, SOP penyiapan
Konsumsi
Konsumsi

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

30 menit

SOP Pembuatan
Undangan rapat, SOP
Undangan, Ruang
Pemesanan Ruang
rapat dan Konsumsi
Rapat, SOP
Pemesanan Konsumsi
rapat

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

30 menit

Disposisi/Surat
Persetujuan

SOP Pengeluaran
Disposisi/Surat
Persetujuan

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

30 menit

Surat Undangan

SOP Penandatanganan
Kontrak Kinerja

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai Net

30 menit

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

5 menit

Dokumentasi
Dokumen Kontrak
Kinerja Pegawai

Tidak
Ya

Keterangan

Diterimanya surat
dan Kesediaan
menghadiri rapat

Surat Undangan
Rapat, Renja dan
TOR RKA/KL

Ya

mempersiapkan rapat pendalaman Kontrak

Kinerja Pegawai dan melaporkan kepada
Kapus

memberikan persetujuan dan

memerintahkan untuk melakukan
penandatanganan kotrak kinerja pegawai
kepada seluruh pegawai di lingkungan
kedeputian II

Kelengkapan

melakukan penandatanganan KKP

10
mendokumentasikan KKP
11

SOP Arsip

PENERAPAN SIMBOL DALAM SOP

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Terminator

Melambangkan mulai dan akhir

suatu prosedur

Process

Melambangkan proses
berjalannya suatu prosedur

Decision

Melambangkan pengambilan
keputusan: Ya atau Tidak

Arrow

Melambangkan arah prosedur

Off-page
connector

Melambangkan koneksi
perpindahan halaman

Penyusunan SOP #1
Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
Melambangkan dimulai
atau diakhirinya sebuah
prosedur
Mulai

Selesai

SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 1)

(Terminator)

Simbol Pertama (buka-tutup);

Melambangkan
mulainya
kegiatan
(pemicu/start)
dan
akhir
kegiatan
(penutup/finish);
Penulisan anak panah yang menyertai harus
sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu)
arah panah ke bawah terlebih dahulu dan
untuk penutup arah panah harus dari atas
simbol kapsul;
Prinsip yang digunakan adalah kegiatan
mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri
sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang
dari tengah ataupun ujung kanan.

PENERAPAN SIMBOL KAPSUL

Diikuti simbol dari

sebelah kiri

Diikuti simbol
dari bawah

Diikuti simbol dari

sebelah kanan

Melanjutkan simbol
dari bawah

Melanjutkan simbol
dari sebelah kanan

Tidak Ada

Tidak Ada

Melanjutkan simbol
dari sebelah kiri

SIMBOL KOTAK (SIMBOL 2)

(Process)

Simbol Utama (yang diutamakan)

Melambangkan kegiatan eksekusi (proses)
Penulisan anak panah yang menyertai
harus sesuai kaidah
Prinsip yang digunakan adalah satu
aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali
untuk kegiatan yang secara esensinya
merupakan kegiatan yang dilakukan oleh
lebih dari satu aktor secara bersamaan
dalam waktu yang relatif sama, seperti:
rapat, diskusi.

Penyusunan SOP # 2
Tetapkan format yang akan digunakan Flowcharts
Melambangkan proses yang
dilakukan oleh pelaksana
Melambangkan proses yang dilakukan
oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang lain yang
berada disebelah kanan pelaksana ini
Melambangkan proses yang dilakukan
oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang lain yang
berada disebelah kiri pelaksana ini
Melambangkan proses yang dilakukan
oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang sama
Melambangkan proses yang akan
dilakukan kembali oleh pelaksana

Penerapan SIMBOL KOTAK

Diikuti simbol dari

sebelah kiri

Diikuti simbol dari

bawah

Diikuti simbol dari

sebelah kanan

SIMBOL BELAH KETUPAT

(SIMBOL 3)
(Decision)

Simbol Ketiga;
Melambangkan
kegiatan
pengambilan
keputusan (adanya alternatif: ya-tidak,
lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.);
Penulisan anak panah yang menyertai harus
sesuai
kaidah
tetapi
lebih
fleksibel
dibandingkan simbol kotak;
Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas
satu aktor dan satu simbol kecuali
pengambilan keputusan yang dilakukan
dalam
suatu
forum
bersama
(rapat)
dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT

Diikuti simbol dari

sebelah kiri

Diikuti simbol
dari bawah

Diikuti simbol dari

sebelah kanan

Penyusunan SOP #3

Melambangkan pengambilan keputusan

yang harus dilakukan oleh pelaksana. Ya
dan Tidak

Y
T
T

T
Y

SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)

(Off-page connector)

Simbol Keempat (penghubung);

Melambangkan penghubung flowcharts yang
terputus karena ganti halaman;
Penulisan simbol didahului dengan anak
panah dari simbol sebelumnya pada halaman
yang terputus dan diteruskan dengan anak
panah menuju simbol berikutnya pada
halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya
untuk panah balikan;
Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu
anak panah menghubung simbol segi lima
maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila
menghubungkan lebih dari satu anak panah
maka diberikan nomor.

Penyusunan SOP #4

Melambangkan koneksi
Perpindahan halaman

Halaman 1

Halaman 2

PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA

Menghubungkan simbol
ke sebelah kiri

1
1

2
2

Menghubungkan
simbol ke bawah

halaman 1

halaman 1

halaman 2

halaman 2

halaman 1
halaman 2

1
1

Menghubungkan simbol
ke sebelah kanan

2 halaman 1 1
2 halaman 2 1

2
2

SIMBOL ANAK PANAH (SIMBOL 5)

(Arrow)

Simbol Kelima (Arah Proses);

Melambangkan arah proses kegiatan dari satu
simbol ke simbol selanjutnya;
Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah
yang berlaku pada simbol yang dihubungkan;
Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak
panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi
atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak
panah balikan yang tergantung pada kondisi
yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan
bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda
anak
panah
tidak
boleh
bersilangan
seandainya
terpaksa
bersilangan
maka
digambarkan dengan tanda = omega

PENERAPAN SIMBOL PANAH (1)

Menghubungkan
simbol ke sebelah kiri

Menghubungkan
simbol ke bawah

Menghubungkan simbol
ke sebelah kanan

Penerapan SIMBOL PANAH (2)

Menghubungkan dua
simbol ke sebelah kiri

Menghubungkan tiga
simbol ke bawah

Panah balikan ke
simbol di sebelah kiri

Panah balikan ke
simbol di atas

Bersilangan

Menghubungkan dua
simbol ke sebelah kanan

Panah balikan ke simbol

di sebelah kanan

LANGKAH PRAKTIS
PENYUSUNAN SOP
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

LANGKAH PRAKTIS PENYUSUNAN

SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP
berdasarkan tugas dan fungsi
Identifikasi out-put
Identifikasi aspek out-put;
Identifikasi judul SOP-AP.

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas

dan fungsi
Penyusunan Dokumen Dasar SOP-AP
(Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan)
Pengisian Identitas SOP-AP.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #1
1. Identifikasi Kebutuhan SOP-AP berdasarkan tugas dan
No. fungsi
Tugas
Fungsi
Sub-Fungsi
Output
Aspek
Judul
1.

Membantu
penyiapan
Kebijakan
SOTK

Menyiapkan Menyusun
kebijakan
Rancangan
SOTK
Peraturan
mengenai
SOTK

Rancangan
Peraturan
mengenai
SOTK

Penyusunan

Penyusunan Ranc.
Peraturan mengenai
SOTK

Penelaahan

Penelaahan Ranc.
Peraturan mengenai
SOTK

Penyampaian

Penyampaian Ranc.
Peraturan mengenai
SOTK

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan

cakupan SOP Judul SOP Final
Out-put Final
Peraturan mengenai SOTK

Aspek
Penyusunan

Judul SOP Final

Penyusunan Peraturan mengenai SOTK

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI DAN

TATA LAKSANA (ORTALA) #2

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi

Tentukan Kegiatan Awal (diawali dari penanggung
jawab kegiatan);
Tentukan Kegiatan Utama (proses utama);
Tentukan Kegiatan Akhir (kegiatan pencatatan dan
pendataan);
Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan
Kegiatan Akhir dalam suatu cerita dengan
S+P+O+K
Hitung jumlah aktor kegiatan;
Buat Flowcharts;
Isi Mutu Baku;
Isi Keterangan;
Isi Identitas SOP AP.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #3

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi (1)
Tentukan Kegiatan Awal (Kabag memerintahkan Kasubag
untuk mengadakan rapat persiapan)
Tentukan Kegiatan Utama (Tim Kerja menyusun Konsep
Kebijakan SOTK);
Tentukan Kegiatan Akhir (Staf mendokumentasikan
Rancangan Kebijakan SOTK);
Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan
Akhir dalam sebuah cerita berurutan awal - akhir;
1. Kabag memerintahkan Kasubag untuk mengadakan
rapat persiapan 2. Tim Kerja menyusun Konsep
Peraturan mengenai SOTK 3. Staf mendokumentasikan
Rancangan Peraturan mengenai SOTK.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #4

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi (2)
Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan mengenai
SOTK (1)
1) Kabag memerintahkan Kasubag untuk mengadakan
rapat persiapan;
2) Kasubag mengundang Kabag, Kasubag, Staf untuk
rapat;
3) Kabag, Kasubag, dan Staf mengadakan rapat;
4) Kasubag menindaklanjuti hasil rapat dengan
membentuk Tim Kerja;
5) Tim Kerja mengadakan rapat konsolidasi dan
persiapan pelaksanaan kegiatan;
6) Tim Kerja melakukan pengumpulan data;

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #5

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi (3)
Identifikasi Kegiatan Penyusunan Kebijakan SOTK (2)
7) Tim Kerja menyusun Konsep Peraturan mengenai SOTK
dan menyerahkan kepada Kasubag;
8) Kasubag memeriksa Konsep Peraturan mengenai SOTK.
Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kabag. Jika
tidak setuju dikembalikan ke Tim Kerja untuk diperbaiki;
9) Kabag memeriksa Draft Peraturan mengenai SOTK. Jika
setuju diparaf dan disampaikan kepada Sekda. Jika tidak
setuju dikembalikan ke Kasubag untuk diperbaiki;
10) Sekda memeriksa Rancangan Peraturan mengenai
SOTK. Jika setuju diparaf dan disampaikan kepada
Kabag. Jika tidak setuju dikembalikan ke Kabag untuk
diperbaiki;

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #6

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi (4)
Identifikasi Kegiatan Penyusunan Peraturan mengenai
SOTK (4)
11) Kabag mendisposisi Rancangan Peraturan mengenai
SOTK ke Kasubag;
12) Kasubag menindaklanjuti disposisi Rancangan
Peraturan mengenai SOTK;
13) Staf mendokumentasikan Rancangan Peraturan
mengenai SOTK.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #7

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan

fungsi (5)
Buat Flowchart
No.

Aktivitas

1.

Memerintahkan Kasubag utk

mengadakan Rapat

2.

Mengundang Kabag, Kasubag,

dan Staf utk Rapat

3.

Mengadakan Rapat

4.

Menindaklanjuti hasil rapat

dengan membentuk Tim Kerja

5.

Mengadakan Rapat
Konsolidasi

6.

Dst..

Kabag

Kasubag

Staf

Tim Kerja

X
X
X

X
X

Sekda

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #8

2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

Buat Flowchart dengan menggunakan simbol
No.

Aktivitas

1.

Memerintahkan Kasubag utk

mengadakan Rapat

2.

Mengundang Kabag, Kasubag,

dan Staf utk Rapat

3.

Mengadakan Rapat

4.

Menindaklanjuti hasil rapat

dengan membentuk Tim Kerja

5.

Mengadakan Rapat
Konsolidasi

Pelaksana (Aktor)
Kabag

Kasubag

Staf

Tim Kerja

Sekda

LANJUTAN
No.

Aktivitas

6.

Melakukan pengumpulan data

7.

Menyusun Konsep Peraturan

mengenai SOTK dan
menyerahkan ke Kasubag

8.

Memeriksa Konsep Peraturan

mengenai SOTK. Jika setuju
diparaf dan disampaikan ke
Kabag. Jika tidak diserahkan
ke Tim Kerja utk diperbaiki.

9.

Memeriksa Draft Peraturan

mengenai SOTK. Jika setuju
diparaf dan disampaikan ke
Sekda. Jika tidak diserahkan
ke Kasubag utk diperbaiki.

Pelaksana (Aktor)
Kabag

Kasubag

Staf

Tidak
Ya
Tidak
Ya

Tim Kerja

Sekda

LANJUTAN
No.

Aktivitas

10.

Memeriksa Rancangan
Peraturan mengenai SOTK.
Jika setuju diparaf dan
mendisposisikan ke Kabag.
Jika tidak diserahkan ke Kabag
utk diperbaiki.

11.

Mendisposisi Rancangan
Peraturan mengenai SOTK ke
Kasubag

12.

Menindaklanjuti disposisi
Rancangan Peraturan
mengenai SOTK

13.

mendokumentasikan
Rancangan Peraturan
mengenai SOTK.

Pelaksana (Aktor)
Kabag

Kasubag

Staf

Tim Kerja

Sekda

Tidak
Ya

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #9
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (6)
Isi Mutu Baku
1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan
dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen):
formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan;
2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan;
3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat,
Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman.
Isi Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai
hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP
yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #10
2.

Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

Isi Mutu Baku dan Keterangan (Contoh)
Aktor

No.

Aktivitas

1.

Memerintahkan Kasubag
utk mengadakan Rapat

2.

Mutu Baku
Kelengkapan

Keterangan

Waktu

Output

Nota Dinas,
Agenda Kerja

1 hari

Tanda Terima,
Nota Dinas

Mengundang Kabag,
Kasubag, dan Staf utk
Rapat

Surat Undangan

1 hari

Tanda Terima, SOP

Surat
PengundangUndangan
an Rapat

3.

Mengadakan Rapat

Bahan Rapat,
Daftar Hadir

2 jam

Notulensi
Rapat

SOP penyel.
Rapat

4.

Menindaklanjuti hasil
rapat dengan
membentuk Tim Kerja

Notulensi Rapat,
Surat Pemb. Tim
Kerja

1 hari

Tim Kerja

Tim terdiri
dari: Kabag,
Kasubag, Staf

5.

Mengadakan Rapat
Konsolidasi

Bahan Rapat

2 jam

Notulensi
Rapat

SOP Penyel.
Rapat

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #11
2. Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (7)
Isi Identitas
Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:
1. Nama Unit tempat SOP diberlakukan,
2. Nomor SOP,
3. Tanggal Pembuatan SOP,
4. Tanggal Revisi SOP,
5. Tanggal efektif berlakunya SOP,
6. Disahan oleh,
7. Judul SOP,
8. Dasar hukum SOP,
9. Keterkaitan dengan SOP lain,
10. Peringatan yang diperlukan,
11. Kualifikasi pelaksana SOP,
12. Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk
melaksanakan SOP,
13. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI

DAN TATA LAKSANA (ORTALA) #12
2.

Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

Isi Identitas (Contoh) - 1
Nomor: 001/OT.255/A.2/11/2010
Tanggal Pembuatan: 11 November 2010

LOGO

Tanggal Revisi:

11 November 2011

Tanggal Efektif:

20 November 2010

Disahkan oleh:

Sekretaris Daerah,
STEMPEL

PEMERINTAH DAERAH

Drs. Ibrahim Putra, M.Si.

KABUPATEN PESISIR TEPI

NIP. 19700615-199603-1-991

Sekretariat Daerah

Judul SOP : Penyusunan Rancangan

PENYUSUNAN SOP AP BAGIAN ORGANISASI DAN

TATA LAKSANA (ORTALA) #13
2.

Penyusunan SOP-AP berdasarkan tugas dan fungsi (5)

Isi Identitas (Contoh) - 2

Dasar Hukum

Kualifikasi Pelaksana

1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang

1. Memahami Peraturan Perundang-undangan

2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang

mengenai Organisasi Perangkat Daerah

3. Permendagri No.

2. Memahami Kebijakan Daerah mengenai SOTK

4. Perda No.
5. PerBup No.
Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan

1. SOP Pengundangan Rapat

1. Pedoman Penyusunan SOTK

2. SOP Penyelenggaraan Rapat

2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya

3. SOP .

3. Hasil Telaahan mengenai SOTK

Peringatan

Pendataan dan Pencatatan

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT

PENDOKUMENTASIAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BAGIAN ORGANISASI

PENDOKUMENTASIAN SOP

ISI DOKUMEN SOP K/L/PEMDA

HALAMAN JUDUL
CONTOH HALAMAN JUDUL
KEPUTUSAN PIMPINAN K/L/PEMDA
DAFTAR ISI DOKUMEN SOP
PENJELASAN SINGKAT SOP
DOKUMEN SOP
UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP
UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP

ISI DOKUMEN SOP

K/L/PEMDA
1. HALAMAN JUDUL
2. SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN
K/L/PEMDA
3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP
4. PENJELASAN SINGKAT
PENGGUNAAN
5. DOKUMEN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR

HALAMAN JUDUL
UNSUR YANG HARUS ADA
1. Judul Dokumen SOP
2. Instansi/Satuan Kerja
3. Tahun Pembuatan
4. Informasi lain yang diperlukan

OPERASIONALISASI
1. Logo/lambang dari Kementrian/Lembaga/Pemda
2. Judul Dokumen SOP
3. Tahun Pembuatan
4. Alamat Instansi

Contoh operasionalisasi

Standar Operasional Prosedur

KEPUTUSAN PIMPINAN
K/L/PEMDA
Karena Dokumen SOP merupakan pedoman
setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional
atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas
dan tanggungjawab tertentu), maka dokumen ini
harus memiliki kekuatan hukum.
Oleh sebab itu maka Dokumen SOP wajib
ditetapkan dalam bentuk keputusan Pimpinan
Kementerian/Lembaga/ Pemda mengenai SOP.

DAFTAR ISI DOKUMEN SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat
pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi
yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait.
Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di
SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit
kerja, maka kemungkinan besar dokumen SOP akan
sangat tebal.
Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam
beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar
isi)

PENJELASAN SINGKAT SOP

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual,
maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan
cara membaca dan menggunakan dokumen tersebut.
Penjelasan singkat mencakup:
1. Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur
dibuat dan kebutuhan organisasi;
2. Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai
prosedur yang dibuat;
3. Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat
beberapa definisi yang terkait dengan prosedur
yang distandarkan.

DOKUMEN SOP
Isi Dokumen mencakup Unsur:
1. Identitas SOP, memuat data yang
menjadi label identitas dan ketentuan
pokok mengenai SOP;
2. Prosedur SOP, memuat flowchart, mutu
baku dan keterangan sebagai penjelasan
singkat terhadap SOP.

UNSUR IDENTITAS DOKUMEN SOP

1. Label Identitas SOP
Nama
Satuan Kerja/Unit Kerja
Nomor Dokumen
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Pengesahan oleh Pejabat yang berwenang

2. Ketentuan Pokok
Dasar Hukum
Keterkaitan
Peringatan
Kualifikasi Personil
Peralatan dan Perlengkapan
Pendataan dan Pencatatan

UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP

1. Flowcharts
Aktivitas
Aktor
Simbol
Mutu Baku

2. Keterangan
Penjelasan singkat mengenai flowcharts (diagram
alir) yang dapat berupa penjelasan detail mengenai:
Aktivitas/kegiatan, SOP yang terkait;
Aktor, unsur tim;
Persyaratan/kelengkapan, waktu, dan output.

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT

PENETAPAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BAGIAN ORGANISASI

TAHAP PENETAPAN SOP AP#1

1. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT
menyusun
Rancangan Dokumen SOP AP dan
menyampaikannya kepada Tim Penyusun SOP Unit
Kerja Mandiri Pembinanya untuk diintegrasikan menjadi
Rancangan SOP AP Unit Kerja Mandiri Pembinanya
secara berjenjang;
2. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembina
menyampaikan Rancangan Dokumen SOP AP yang
merupakan integrasikan dari Rancangan Dokumen
SOP AP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT secara
berjenjang disampaikan kepada Tim Kerja Reformasi
Birokrasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
untuk diintegrasikan menjadi Rancangan dokumen SOP
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;

TAHAP PENETAPAN SOP AP#2

3. Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/
Pemerintah Daerah mengajukan Rancangan Dokumen
SOP AP Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah
kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah
untuk ditetapkan;
4. Menteri/Pimpinan
Lembaga/Kepala
Daerah
menetapkan
Dokumen
SOP
AP
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dengan
Peraturan Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah;
5. Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP AP yang
berlaku di Lingkungannya masing-masing berdasarkan
Dokumen SOP AP Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah yang bersangkutan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

TERIMA KASIH DAN

SELAMAT MENCOBA