Cul es la diferencia entre archivo pblico y privado?

R/1: Se entiende como ARCHIVO todo Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede
entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura, los ARCHIVO PUBLICOS son documentos
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un
servicio pblico por entidades privadas y el ARCHIVO PRIVADO es aquel que por su
valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y
declarado como tal por el legislador.

2. Cul es la importancia del sistema nacional de archivos para las empresas

privadas?

R/2: Este sistema le permite a las empresas privadas de tener un apoyo para guardar
todos aquellos documentos importantes y le permite mantener vigente la memoria de
todos aquellos documentos que son tan indispensables para no olvidar nuestra
historia ya que el que no conoce su pasado est condenado a repetirlo; El Sistema
Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivsticas pblicas
o privadas con funciones pblicas y aquellas privadas que manifiesten el inters de
pertenecer al sistema, sean stas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal y de las comunidades indgenas creadas por ley, que articuladas entre s
posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos,
promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del
patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los
documentos, en todo el territorio nacional.

3. Comparta su opinin teniendo en cuenta su experiencia laboral.

R/3: Trabajo en una institucin pblica, y todos manejamos conciencia de lo

importante que es el patrimonio documental de la institucin, realizamos
procesos de acuerdo a la normatividad archivstica que tenemos en nuestro
pas, la educacin es una laboral muy importante y hay que cultivarla con
los mejores valores, sentido de pertenencia y ganas de hacerlo mejor cada
da para que un maana podamos recoger lo que se sembramos

Cul es la diferencia entre archivo pblico y

privado?
RTA/ : Existen documentos pblicos y privados, los cuales se hacen referencia
tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba Por regla
general, todo documento pblico puede ser consultado por cualquier persona, a
excepcin de aquellos documentos que por expresa disposicin legal son
reservados.
En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar
disponible al pblico, sino en los casos en que una autoridad as lo decida.
Pero qu es un documento pblico?
El cdigo de procedimiento civil, en su artculo 251 define el documento pblico de
la siguiente forma:
Documento pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo
o con su intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el
respectivo funcionario, es instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario
o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se
denomina escritura pblica.
Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario
pblico, o que en su elaboracin haya intervenido un funcionario pblico, se
considera como un documento pblico.

Qu es un documento privado?
El documento privado, como lo define el mismo artculo 251 del cdigo civil, es
aquel documento que no cumple los requisitos del documento pblico, es decir, es
un documento que no ha sido elaborado por un funcionario pblico, ni ha habido
intervencin de ste para su elaboracin.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio
de sus actividades
No obstante, un documento privado puede adquirir la connotacin de documento
pblico cuando ese documento es presentado ante notario pblico.

Cul es la importancia del sistema nacional de archivos para las

empresas privadas?
RTA/: Proponer y ejecutar la poltica de conservacin, restauracin, registro,
difusin y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin. Emitir normas sobre la
produccin, racionalizacin y administracin de documentos de los archivos
pblicos y privados a nivel nacional para facilitar la toma de decisiones en la
funcin gubernamental. Proponer y apoyar la formacin profesional y la
capacitacin especializada en archivstica
En el 2019 haber logrado articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y
acceso a todos los archivos pblicos y patrimoniales del pas, fortaleciendo la
participacin ciudadana y el control social.
Con la creacin del Archivo General de la Nacin a travs de la Ley 80 de 1989 se
le asigna la funcin de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de
Archivos con el fin de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin,
salvaguardar el patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de la
comunidad. Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos estn
obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de poltica
dictados por el rgano rector del Sistema.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivsticas pblicas o privadas con funciones pblicas y aquellas privadas que
manifiesten el inters de pertenecer al sistema, sean stas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indgenas creadas por
ley, que articuladas entre s posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los
procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
informacin y a los documentos, en todo el territorio nacional.