Universidad de Costa Rica

Facultad de Ciencias Sociales

Escuela de Historia: Seccin Archivstica
HA 2086 Tecnologas de Informacin
Profesor: Adolfo Barquero
Alumna: Rosa Emilia Orozco Trejos - 882863
Tarea 2

La investigacin de lo publicado en internet acerca de sistemas de gestin

documental consisti en dos partes: la primera, una revisin superficial de los
principales artculos en las listas de los buscadores electrnicos ms famosos
(Yahoo, Bing, Google). En segundo trmino, la revisin a profundidad de los
primeros tres artculos de cada una de las bsquedas. Por ltimo, se comparar
alguno de los sistemas presentes con los aspectos archivsticos que significa la
gestin documental.
Como introito, se debe recalcar que cualquiera de las bsquedas reduce a los
sistemas de gestin documental (de aqu en adelante sistemas) como extensiones
meramente digitales, descartando los antiguos sistemas de completa construccin
humana. La primera definicin que se puede encontrar, segn las bsquedas en
Google:
[] son programas de gestin de bases de datos que disponen de una
tecnologa idnea para el tratamiento de documentos cientficos, culturales
y tcnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de
gestin de bases de datos convencionales, o de aplicacin general, que se
utilizan para la gestin de documentos administrativos [] (Codina, 1993,
prr. 1)
Sin embargo, la mayora de publicaciones (y mercadotecnia) alrededor de estos
sistemas slo enfatiza y se desarrolla para administracin, dejando rezagadas
otras reas donde es tambin funcional (Codina, 1993). Los tres buscadores, por
su parte, descartando los wikis y las diapositivas educativas encontradas para
slideshare.net, confieren igual importancia a la mercadotecnia de diferentes
sistemas especializados, todos con enfoque administrativo-empresarial. Incluso,
en la actualidad se ven transformaciones del concepto original, como es el caso de
la Enterprise Content Management (gestin de contenido empresarial) ya que

[]las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se

corresponden slo con lo que conocemos como "documento" (Imgenes, vdeos,
planos, etc.) (Athento, 2015, prr. 1).
Con la llegada de las TICs, se buscan sistemas informticos ms eficientes e
inteligentes que automatizen el proceso de gestin documental a travs de
sistemas de informacin autosuficientes, que, a pesar de los grandes esfuerzos y
avances en la materia, an distan de esa realidad. Hoy, ms que nunca, la labor
de los archivistas como gestores y supervisores de estos sistemas electrnicos
documental es una realidad imperante.
Muchos de los nuevos sistemas de gestin documental estn representados con
las tecnologas de la nube en lo que se conoce como DATACENTERS, que son,
como su nombre anglosajn indica, centros de almacenamiento y administracin
de datos electrnicos. Tomes por ejemplo
DATECSA,

una

compaa

de

DATACENTER colombiana. Como se puede

ver en la Ilustracin 1, las etapas de
almacenamiento,
dentro

de

descripcin

captura)

(conservacin)

se

(includa

preservacin

encuentran

includas

dentro de la gestin documental de este

DATACENTER, todo bajo las legislacin
vigente

de

la

(DATECSA, 2015).

jurisdiccin

colombiana
Ilustracin 1. Ciclo de Vida de Documentos en
DATECSA
Fuente: DATECSA, S.A., 2015

Otro ejemplo se puede divisar en la compaa DATACENTERCR, en la que, los

sistemas de DATACENTER, como la mayora, se encargan del almacenamiento y
conservacin de los documentos electrnicos, as como de su distribucin a nivel
nacional e internacional segn las necesidades informativas (DATACENTER,
2015).

No obstante, el mayor problema o carencia que han encontrado estos sistemas se

encuentra en la valoracin documental, que, por la variacin de los ciclos de vida
de los diferentes documentos, no se ha podido automatizar, y la intervencin de
los archivistas es imperante. Estos sistemas, por s mismos, son incapaces de
seleccionar, clasificar, y eliminar apropiadamente los documentos, e incluso, en
muchos de los procesos ya automatizados, la supervisin de un archivista
especializado es indispensable para asegurar que no hayan fallos en los procesos,
ya que la automatizacin no contempla las excepciones o los casos ambiguos.
Adems, no difieren con perfecta precisin los distintos tipos de usuarios, y, por el
dinmico mundo en el que se vive actualmente, la valoracin ya no se mantiene
slo en los documentos, sino sobre los sistemas mismos, que deben ser
constantemente actualizados y reprogramados.
Debe recordarse, como se describi al principio de este documento, que la gran
mayora de los sistemas de gestin documental actuales, se enfatizan en la
facilitacin de preservacin de documentos empresariales y su uso para la toma
de decisiones, por lo que muchos son incapaces de lograr una buena gestin del
ciclo de vida de documentos de otra ndole, en dnde los archivistas son
protagonistas ante los incipientes usos y logros de estos sistemas digitales. La
industria informtica, por motivos de marketing o, simplemente, por mal
conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven
perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar
documentacin cientfico-tcnica (Codina, 1993, prr. 2).
A modo de conclusin, no debe entenderse que estos sistemas digitales son
ineficaces, sino que, a pesar de no ser autnomos ni autosuficientes, son
herramientas tiles de apoyo al proceso de gestin documental archivstica. Estos
son un apoyo para que los archivistas del siglo XXI puedan adaptarse con
velocidad a los cambios inverosmilmente rpidos de la informacin y las
tecnologas, pero nunca, como sustitutos de los mismos.

Bibliografa
Athento. (2015). Gestin Documental Inteligente. Recuperado el 4 de 11 de
2015, de pgina web de Athento: http://www.athento.com/gestiondocumental-inteligente/
Codina, L. (Mayo de 1993). Qu es un sistema de gestin documental.
Recuperado el 4 de noviembre de 2015, de pgina web de El profesional
de
la
informacin:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_
es_un_sistema_de_gestin_documental.html
DATACENTER. (2015). Cloud Backup. Recuperado el 26 de octubre de 2015, de
pgina
DATACENTERCR:
http://www.datacentercostarica.com/servicios/cloud-backup.html
DATECSA. (2015). Gestin Documental. Recuperado el 4 de noviembre de
2015,
de
pgina
web
de
DATECSA:
http://www.datecsa.com.co/soluciones/gestion-documental/