Hace tres aos el grupo de administracin estratgica Sharp Printing (SP)
estableci como meta poner a disposicin una impresora laser a color para el mercado de consumidores individuales y pequeos negocios por menos de 200 dlares. Varios meses ms tarde, la alta direccin se reuni fuera de sus oficinas para analizar el nuevo producto. Los resultados de esta junta fueron un conjunto de especificaciones tcnicas generales y algunos aspectos importantes a incluir en el producto final, una fecha del lanzamiento del producto y un estimado de costos basado en experiencias anteriores Poco despus se organiz una reunin para los gerentes de nivel medio en la cual se expusieron las metas para el proyecto, las principales responsabilidades, la fecha de inicio del proyecto y la importancia de cumplir la fecha de lanzamiento dentro del estimado de costos. Integrantes de todos los departamentos involucrados asistieron a esta junta. Haba muchas expectativas. Aunque todos sabina que los riesgos eran elevados, las recompensas para la empresa y el personal estaban grabadas en su mente. Algunos participantes cuestionaron la legitimidad de los estimados de costos y duracin. Dos personas del departamento de investigacin y desarrollo expresaron su preocupacin sobre la tecnologa necesaria para generar el producto de alta calidad por menos de 200 dlares. Pero dada la emocin del momento, todos estuvieron de acuerdo en que vala la pena realizar el proyecto y que este podra hacerse una realidad. Debera tener la ms alta prioridad en la empresa. Se escogi a Lauren como administrador del proyecto. Ella tena 15 aos de experiencia en el diseo y manufactura de impresoras, la cual inclua la administracin exitosa de varios proyectos relacionados con las impresoras para mercados comerciales. Como era una delas personas disgustadas con los estimados de costos y tiempos del proyecto, considero que su primera preocupacin deba ser la obtencin de buenos estimados de costos y tiempo, con el enfoque ascendente, para los productos entregar. Pronto se reuni con los interesados ms destacados en el proyecto a fin de crear un EDT en la que se identificaran los paquetes de tareas y la unidad organizacional responsables de realizar los paquetes de tarea. Lauren subrayo que, de ser posible, quera estimados de tiempo y costo de quienes haran el trabajo o tuvieran ms conocimiento del asunto. Se prefera tambin que los estimados procedieran de ms de una fuente. Tenan que estar listas en dos semanas. Los estimados compilados se incorporaron a la EDT/EDO. El estimado correspondiente a los costos pareca estar equivocado. Este ser de 1250000 dlares ms que el de la alta direccin; esto significaba un excedente de casi 20 por ciento! el estimado de tiempos que se obtuvo de la red del proyecto desarrollado solo era superior en cuatro meses al dela alta direccin. Se program otra reunin con los interesados para verificar los estimados y hacer una tormenta de ideas en
busca de soluciones alternas; los estimados de tiempo y costo parecan
razonables. Algunas de las sugerencias para la sesin de tormentas de ideas se enumeran a continuacin: oCambiar el enfoque. oContratar por fuera el diseo tecnolgico. oUtilizar la matriz de prioridades (que est en el captulo 4) para que la alta direccin aclare sus prioridades. oAsociarse con otra organizacin o construir un consorcio de investigadores para dividir costos y compartir los mtodos de produccin y tecnologa ms recientes. oCancelar el proyecto. oComisionar un estudio para determinar el punto de equilibrio para la impresora laser Se identificaron muy pocas cosas sobre la manera de lograr ahorros concretos, aunque un consenso respecto a que poda comprimirse el tiempo para para llevar el producto al mercado en la fecha predestinada para el lanzamiento, pero a un costo adicional. Lauren se reuni con los gerentes de comercializacin (Connor), produccin (Kim) y diseo(Gage), quienes dieron algunas ideas sobre la reduccin de costos, pero nada tan significativo como para tener un gran efecto. Gage seal: no quisiera ser yo quien tuviera que llevarle el mensaje a la alta direccin de que su estimado de costos est equivocado en 1250000 dlares! buena suerte Lauren.