Facultad de Ingeniera

Sistemas de planeacin
Pulido Gmez Cristian Alexis
PPM (Project Portfolio Management)
La gestin de la cartera de proyectos (PPM) es la prctica de la gestin estratgica y
el anlisis de proyectos en una organizacin. Los proyectos se tratan como
inversiones y son optimizados para ofrecer el mejor rendimiento para la empresa o
asociacin y para demostrar el valor de los proyectos individuales.
Admisin del proyecto
Una funcin principal de la gestin de la cartera de proyectos es la administracin
del proceso de admisin del proyecto. Los nuevos proyectos se comparan con los
proyectos existentes con los principales indicadores estadsticos a fin de determinar
el mejor uso de los recursos humanos y del capital de una organizacin. Las fechas
de inicio se dan a los nuevos proyectos basados en los resultados del anlisis del
proyecto.
Priorizacin de proyectos
La gestin de la cartera de proyectos se utiliza para determinar la priorizacin de
proyectos activos. La prioridad relativa o absoluta asignada a los proyectos es
utilizado por los administradores para determinar en qu proyecto se deben
centrar en el caso de proyectos con recursos u horarios conflictivos.
Maximizacin del ROI
El retorno de la inversin (ROI, por sus siglas en ingls) de los proyectos es
fundamental para la gestin de las carteras de proyectos. Los gerentes PPM siguen
y miden los proyectos para asegurar que el retorno de la inversin est
maximizado

en

cada

proyecto.

Los

costos

beneficios

son

vigilados

cuidadosamente a fin de orientar un proyecto hacia el resultado ms beneficioso

para una organizacin.

Gestin de recursos
La gestin eficaz de los recursos es un componente principal de PPM. El principio
fundamental detrs de la gestin de carteras de proyectos es facilitar el mejor uso
de los recursos limitados de una organizacin.
Seguimiento del estado
La cartera de proyectos de la organizacin se observa atentamente cuando el PPM
es instituido. La situacin de los proyectos se recopila y se informa para asegurarse
de que los ejecutivos y gerentes estn ejecutando correctamente los proyectos. Los
gerentes PPM pueden utilizar diferentes mecanismos para comunicar el estado
segn sea apropiado para una organizacin.

Facultad de Ingeniera
Sistemas de planeacin
Pulido Gmez Cristian Alexis
Henry Fayol
Henry Fayol (1841-1925) francs, graduado en Ingeniera de Minas. En la prctica pas su
vida de

trabajo con la corporacin francesa de Minera y Metalurgia Commentry-

Fourchamboult-Decazeville, primero como un ingeniero y pronto cumpli los 30 aos en

la posicin de Gerencia General. De 1888 a 1918 fue el Director General de esa empresa.
Fayol est entre aquellos que han alcanzado la fama por haber dado a conocer sus ideas a
una edad avanzada en su vida. Tena aproximadamente 70 aos cuando las public en
una forma que fue ampliamente leda. Ya haba escrito artculos tcnicos en ingeniera de
minas y un par de trabajos preliminares en administracin, pero fue en 1916 que el
Boletn de la Sociedad de la Industria

Mineral public su obra Administracin

Industrial General-Previsin. Organizacin, Direccin, Coordinacin, Control. Tambin

figura entre aquellos cuya reputacin descansa en una nica y pequea publicacin que es
todava reimpresa como libro; sus otros escritos son poco conocidos. La versin inglesa
aparece como Direccin General e Industrial, traducida por Constance Sorrs y
publicada por primera vez en 1949. Ha existido cierta discusin acerca de esta
interpretacin del ttulo

de trabajo y en particular al traducir la palabra francesa

Administracin con el trmino Direccin. Se argumenta que esto pudo simplemente

implicar que Fayol estaba interesado nicamente en la Direccin Industrial, mientras que
su propio prefacio dice: La Direccin juega un papel muy importante en el mando de las
empresas; todas las empresas, grandes o pequeas, industriales, comerciales, polticas,
religiosas o cualquiera otra. Efectivamente, en sus ltimos aos estudi los problemas de
servicios pblicos del Estado y dict conferencias en la Ecole Suprieure de la Guerre.
Por lo tanto puede aceptarse que su intencin era iniciar un anlisis terico apropiado para
un amplio rango de organizacin.
Fayol sugiere que: Todas las actividades de importancia sobre el manejo industrial pueden
ser divididas en seis grupos:
1. Actividades Tcnicas (Produccin, Manufactura, Adaptacin)

2. Actividades Comerciales (Comprar, Vender, Intercambiar)

3. Actividades Financieras (Buscar el uso ptimo del capital)
4. Actividades de Seguridad (Proteccin a propiedades y personas)
5. Actividades de Contabilidad (Inventarios, Hojas de Balance, Costos y Estadsticas)
6. Actividades Gerenciales (Planeacin, Organizacin, Direccin, Coordinacin, Control)
Ya sea el manejo simple o complejo, grande o pequeo, estos seis grupos de actividades o
funciones esenciales estn siempre presentes.
La mayora de estos seis grupos de actividades estarn presentes en la mayora de los
trabajos, pero en diferente medida, siendo mayor el elemento gerencial en particular en
puestos de ms altura y menor o nulo en tareas de produccin directa o trabajos de oficina
de bajo nivel. Las actividades gerenciales, hace especial hincapi, son universales para las
organizaciones. Pero resulta comn preguntarse: Qu es la Gerencia. Es algo que pueda
ser identificado y permanecer por s mismo, o es una palabra, una clasificacin, que no
tiene sustancia?
La respuesta de Fayol fue nica en la poca. La esencia de su contribucin es su definicin
de gerencia que comprende cinco elementos:
1. Prever y planear (en francs, Prvoyance): Examinando el futuro y diseando un plan
de accin
2. Organizar: Construir una estructura de mando, material y humano
3. Dirigir: Mantener al personal en actividad
4. Coordinar: Enlazar, unificar y armonizar toda actividad y esfuerzo
5. Controlar: Ver que todo ocurra conforme a las reglas establecidas y a las rdenes
expresadas
Para Fayol, gerencia significa mirar adelante, lo cual hace del proceso de previsin y
planeacin una actividad central de la actividad de negocios. La gerencia debe evaluar el
futuro y estar preparada

para ste. Una organizacin de negocios para funcionar

adecuadamente necesita de un plan, el cual

tenga las caractersticas de: unidad,

continuidad, flexibilidad y precisin. Los problemas de

planeacin que la gerencia

deber vencer son: asegurarse de que los objetivos de cada parte de la organizacin estn
bien alineados (unidad); usar la planeacin a corto y a largo plazo (continuidad); ser
capaz de adaptar el plan a la luz de las circunstancias cambiantes (flexibilidad); e intentar
predecir acertadamente los cursos de accin (precisin). La esencia de la planeacin es

permitir la ptima utilizacin de los recursos. De manera interesante, Fayol argument en

1916 la necesidad de que el Gobierno de Francia elaborara un plan nacional para el pas.
Organizar es construir una estructura de mando, material y humana. La tarea de la
gerencia consiste en construir una organizacin la cual permitir que las actividades
bsicas se realicen de manera ptima. Central a esto es una estructura cuyos planes estn
eficientemente preparados y son llevados a cabo. Debe existir unidad de direccin, clara
definicin de responsabilidades, toma de decisiones precisa, respaldada en un sistema
eficiente de seleccin y entrenamiento de gerentes.
El tercer elemento de Fayol viene lgicamente despus de que los dos primeros han sido
satisfechos. Una organizacin debe empezar con un plan, con una definicin de sus
objetivos. Este debe por lo tanto producir una organizacin apropiada para alcanzar tales
objetivos. As, el tercero es que la organizacin debe ser puesta en movimiento, lo que
significa que debe ser dirigida, manteniendo la actividad entre el personal. A travs de su
habilidad de dirigir el gerente obtiene el mejor desempeo posible de sus subordinados.
Esto lo hace a travs del ejemplo, del conocimiento del negocio, del conocimiento de sus
subordinados, del contacto continuo con su gente, y manteniendo una clara visin de su
funcin. En esta forma mantiene un alto nivel de actividad inculcndoles el sentido de la
misin.
Direccin se refiere a la relacin entre un gerente y los subordinados en su rea inmediata
de tareas. Pero como las organizaciones tienen una variedad de tareas por desarrollarse, se
hace necesaria la

coordinacin para enlazar, unificar y armonizar toda actividad y

esfuerzo. Esencialmente esto significa asegurarse que los esfuerzos de un departamento

son coincidentes con los esfuerzos de otros departamentos, as como tambin mantener
todas las actividades en perspectiva con los propsitos generales de la organizacin. Esto
solamente pude ser conseguido manteniendo una circulacin constante de informacin y
reuniones regulares de la gerencia.
Finalmente est el control, lgicamente el elemento final que verifica que los otros cuatro
elementos estn desarrollndose de hecho propiamente: Ver que cada cosa ocurre en
conformidad con la regla establecida y la orden expresada. Para ser efectivo, el control
debe operar rpidamente y debe existir un sistema de sanciones, la mejor forma de
asegurar esto es separar todas las funciones

relacionadas con inspeccin de los

departamentos operativos cuyos trabajos deben ser inspeccionados. Fayol crea en los
departamentos staff imparciales e independientes. Fayol usa esta clasificacin para dividir
sus captulos en cmo gerenciar. Es probable que cuando escribi acerca de una doctrina

administrativa l tena en mente no solamente la teora anterior sino la inclusin de la

experiencia al anlisis terico para formar una doctrina de buena gerencia. El resume las
lecciones de su propia experiencia en una serie de Principios Generales de Gerencia.
Estas son sus propias reglas y en ningn momento supone que son necesariamente de
aplicacin universal como tampoco que tienen una gran permanencia. Al contrario, la
mayora han venido a ser parte del know-how gerencial y muchos han sido considerados
como postulados fundamentales. Fayol delinea los siguientes principios:
1. Divisin del Trabajo: la especializacin permite que el individuo sea experto y por lo
tanto ms productivo.
2. Autoridad: el derecho de emitir rdenes debe ir acompaado con una responsabilidad
equivalente para su ejercicio.
3. Disciplina: la cual es bidireccional, ya que los empleados solamente obedecen rdenes si
la gerencia desempea su papel aportando buen liderazgo.
4. Unidad de Mando: en contraste con F.W. Taylor que impulsa la idea de la autoridad
funcional, Fayol estaba muy claro en cuanto a que cada hombre debera tener solamente
un jefe sin ninguna otra lnea conflictiva de mando. Sobre este asunto la historia ha
favorecido a Fayol puesto que su principio ha encontrado ms simpatizantes entre los
gerentes.
5. Unidad de Direccin: la gente involucrada en el mismo tipo de actividades debe tener
los mismos objetivos dentro del plan.
6. Subordinacin de los intereses individuales al inters general: la gerencia debe ver que
los objetivos de la firma sean siempre mayores.
7. Remuneracin: el sueldo es siempre un motivador muy importante, aunque analizando
un nmero diferente de posibilidades, Fayol seala que no hay nada mejor que un sistema
perfecto.
8. Centralizacin o descentralizacin: nuevamente sta es una cuestin de grado,
dependiendo de las condiciones del negocio y de la calidad del personal.
9. Escalar en cadena: una jerarqua es necesaria para la unidad de la direccin, como la
comunicacin lateral es tambin fundamental en la medida en que los superiores sepan
que tal comunicacin est tomando lugar.
10. Orden: tanto el orden social como el material son necesarios. El orden material
minimiza la prdida de tiempo y los movimientos intiles de materiales. El social se logra
a travs de organizacin y seleccin.
11. Equidad: en la conduccin de un negocio se necesita una combinacin de amabilidad y
justicia al tratar al personal si se desea conseguir la equidad.

12. Estabilidad de los puestos: esto es esencial, dado el tiempo y el gasto involucrado en el
entrenamiento de la buena gerencia Fayol cree que los negocios exitosos tienden a tener
personal gerencial ms estable.
13. Iniciativa: permitir a todo el personal mostrar su propia iniciativa es de alguna manera
una fuente de la fortaleza de la organizacin, aun cuando pueda significar el sacrificio de
la Vanidad Personal de una parte de los gerentes.
14. Espritu de Grupo: la gerencia debe impulsar la moral de sus empleados y, citando a
Fayol: Se necesita verdadero talento para coordinar el esfuerzo, alentar la viveza, usar las
habilidades de cada hombre, y recompensar a cada quien segn su mrito sin desatar
posibles celos ni alterar las relaciones armoniosas.
Pero el orgullo de Fayol no es la prominencia en su campo por sus principios acerca de
cmo dirigir, sino su propia definicin de lo que la gerencia significa. El es el primer
proponente conocido de un anlisis terico de las actividades gerenciales, un anlisis que
ha desatado discusiones crticas por ms de medio siglo. Son muy pocos los escritores que
no hayan sido influenciados por Fayol y sus cinco elementos han suministrado un sistema
de conceptos con los cuales los gerentes pueden clarificar su pensamiento acerca de lo que
tienen que hacer.