Clave: 800-80000-P-DCSIPA-AD-002 | Bremex | sroccomerorasn DIRECCION CORPORATIVA ADMINISTRACION DE ee DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LAINFORMACION Fecha: 31/10/2002 PROTECCION AMBIENTAL Hoja 4 de 10 ‘SECCION DE FIRMAS DE AUTORIZACION ELABOR¢’ REVISO Raul Jorge Martinez ‘ubén Bello Rivera Patae| AAA la LE le 17 de Octubre de 2002 de Octubre de 2002 31 de Octubre de 2002 SECCION DE CAMBIOS HOJA | REVISION | No. No. DESCRIPCION NIA 1 Revision general para adaptarla a los requisitos del Sistema de Gestion.Clave: 800-80000-P-DeSIPA-AD-002 +d PEMEX PROCEDIMIENTO PARA : Revisién: 1 ‘ADMINISTRACION DE. OF SEGURIDAD NOUSTHIALY TAINFORMAGION | Fecha: 91072002 PROTECCION AMBIENTAL Hoja 2.de 10 INDICE CAPITULO PAGINA 1.0 OBJETIVO... 3 2.0 AMBITO DE APLICACION. 3.0 RESPONSABILIDADE: 4.0 REFERENCIA: 5.0 ACTUALIZACION.. 6.0 DEFINICIONES... 7.0 DESARROLLO... 7.4 Parala Administracién de Documento: 7.2 Parala administracién de Registros. 8.0 REGISTROS. 9.0 ANEXO: 9.1 Anexo1 Formas.Clave: 800-80000-P.0CSIPA-AD-002 © AD pemex | comers Revision: 4 DIRECCION CORPORATIVA ‘ADMINISTRACION DE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y [UA INFORMACION Fecha: 31 10/2002 | T’PROTECCION AMBIENTAL seein 1.0 OBJETIVO Establecer los requisitos para la administracién de la informaci6n del Sistema de Gestin de la Direccion Corporativa de Seguridad Industrial y Proteccion Ambiental (DCSIPA), asi como de la resultante en el desarrollo de los procesos considerados en dicho sistema. 2.0 AMBITO DE APLICACION Aplica a los documentos y registros generados o recibidos por la Direccién, las Gerencias y Unidad Administrativa de la DCSIPA. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 De la Direcci6n, Gerencias y Unidad Administrativa de la DCSIPA. 3.1.1. Definir la documentacion y los registros de su area a los que aplicaran los Tequisitos de este procedimiento, de conformidad con los procesos declarados en el Sistema de Gestion 3.1.2. Generar las listas con los documentos y registros que seran controlados. 3.1.3. Dar codificacién a los documentos generados en sus areas. 3.1.4 Disponer de los recursos para mantener en archivo los documentos y registros bajo resguardo. 3.1.5 Asegura que el personal use en el desarrollo de sus actividades documentos controlados, donde aplique. 3.2 De la Gerencia de Normatividad (GCN). 3.2.1. Mantener el control del Manual de Gestion, de los lineamientos de la serie 800 y de procedimientos de la Serie 800. 3.2.2 Administrar los originales 0 copias maestras de los documentos referidos en 3.2.1, asi como los registros de distribucion. 3.2.3 Establecer los controles necesarios para hacer llegar la informacion controlada a los usuarios, de conformidad con los requisitos de este procedimiento.Clave: 800-80000-P-DCSIPA-AD-002 | 4 PEMEX PROCEDIMIENTO PARA Revision: DIRECCION CORPORATIVA AADMINISTRAGION DE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LAINFORMACION Fecha: 31/10/2002 PROTECCION AMBIENTAL Hoja 4de10 | 4.0 REFERENCIAS 4.1 800-80000-P-DCSIPA-AD-01. Procedimiento para la elaboracién de procedimientos. 42 MANUAL SIASPA, Rev. 0. Octubre de 1988. Elemento 10 5.0 ACTUALIZACION Cualquier Gerencia y/o area perteneciente a la DCSIPA, esta facultada para proponer modificaciones a este procedimiento. Las propuestas deben ser enviadas oficialmente a la GCN para su analisis e incorporacién, segtin aplique. Este procedimiento serd revisado cada cinco afios o antes si las propuestas de modificacién lo ameritan 6.0 DEFINICIONES 6.1 Administracién de la Informacién. Actividad de control de los documentos y registros durante su generacién, recepcién, custodia, uso y cancelacién. 6.2 Copia Controlada. Copia de un documento que sera actualizada con el poseedor cuando el de origen se modifica, Esta copia debe ser usada para actividades de disefio, construccién, prueba, operacién, inspeccién, mantenimiento 0 auditoria 6.3 Copia Maestra, Cuando un documento o registro original vigente se extravia o destruye por cualquier razén, puede usarse una copia legible validada por el responsable emisor en reemplazo del original y mantenerse en el archivo del sistema de administracién de la informacién, para fotocopiado y distribucién 6.4 Copia No Controlada. Copia de un documento que no sera actualizada si el de origen se modifica. Equivale al término “copia para informacion”, solo servira para ese propésito. 6.5 Documento. Informacién aprobada y su medio de soporte puede ser papel, disco, magnético, optico, electronico, fotografia o muestra patron o una combinacion de ellos. 66 Informacién. Datos que poseen significado. 6.7 Lista de Distribucién. Lista que muestra la identificacion de los destinatarios de copias de documentos controlados Anexo 9.1 Forma AD-3 6.8 Registro. Documento que presenta resultados obtenidos 0 proporciona evidencias de actividades desemperiadas.Cave: 800-89000-P-0CSIPA-AD-002 BDremex PROCEDIMIENTO PARA DIRECCION CORPORATIVA ‘ADMINISTRACION DE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LA INFORMACION PROTECCION AMBIENTAL 7.0 DESARROLLO. 7.1 Para la Administracion de Documentos. Td TAA TAT Cada area de la DCSIPA debe definir y establecer en un indice los documentos de origen interno y externo que estaran administrado bajo este procedimiento de acuerdo al formato AD-1 del anexo 9.1, el indice se actualizara a la llegada de nuevos documentos o revisiones. Adicionalmente se propondra el sistema de archivo fisico y electronico que tendra cada area. Los Originales copias maestras de los documentos debe ser legibles, identificables y estar aprobados. La identificacién de los documentos debe ser precisa siguiendo, cuando aplique lo establecido en el procedimiento 800- 80000-PDCSIPA-ADO001 0 en otro caso indicando claramente su codificacion. Los documentos seran conservados en el archivo fisico o electrénico que el area haya especificado en el indice referido en 7.1.1., tomando las medidas pertinentes para evitar su deterioro y dario. Los requisitos para modificaciones, actualizaciones y adecuaciones de los documentos establecidos por las areas y la periodicidad de las mismas, se apegarén a lo establecido en el cuerpo del documento 0 de conformidad a procedimientos. Asegurandose que se identifican los cambios y el estado de revisién de dichos documentos, Estas revisiones una vez aprobadas deberan incorporarse en forma cronolégica, en los archivos correspondientes e iniciar su distribucién de acuerdo al punto 7.1.6 La designacién de destinatarios de documentos controlados, debe tener la aprobacién del responsable del area propietaria del documento. La lista de distribucién debe identificar el nombre del destinatario y el numero de copia que le corresponde. El ntimero de copia controlada asignado no puede ser usado por otro destinatario mientras el primero esta vigente. Las cancelaciones de destinatarios deben efectuarse en forma documentada para evitar duplicidad de numeros, lo anterior debe hacerse por medio de la emision revisada de [a lista de distribucién de documentos controlados. Anexo 9.1 formato AD-3. La distribucién de copias controladas a los destinatarios aprobados, debe iniciarse inmediatamente a la aprobacién y/o recepcién de! documento, La transmision de copias controladas deberé ser documentada convenientemente, considerando en todos los casos acuse de recibo delBrome | mer | DIRECCION CORPORATIVA ADMINISTRACION DE bale DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LAINFORMACION Fecha: 31 10/2002 PROTECCION AMBIENTAL Hoja 6 de 10 71.10 TAA TAA2 TAAB 7144 destinatario, este podré ser un correo electronico que establezca la identificacién Unica del documento y la revision vigente. Todas las copias controladas que se emitan en papel, deberdn estar identificadas como tales en caracteres grandes con la leyenda COPIA CONTROLADA. Las copias controladas deben indicar ademas el numero asignado al destinatario y la fecha en que se efectuia la transmisién. Estas leyendas deberan estar impresas en la primera pagina, con un sello en color diferente contrastante del texto de! documento. EI sello no debe interferir con la lectura del mismo. Pueden emitirse documentos controlados via electronica para ser accesibles por internet o Intranet en la modalidad de consulta Gnicamente. El acceso debe ser de forma tal que la identificacién de los documentos vigentes sea siempre clara. Los usuarios son responsables de asegurarse de la actualizacion del documento controlado cuando este sea impreso 0 bajado del portal. No esta permitido enviar copias controladas via correo electrénico (E-Mail). Las copias controladas de documentos emitidos en papel o que son “pajadas” de la red electronica y que han sido reemplazados por revisiones nuevas, deberan ser destruidas, devueltas al emisor 0, si son retenidas, identificadas con la leyenda CANCELADO. SOLO PARA INFORMACION por el usuario en forma visible con letras de color contrastante diferente del documento. ‘S6lo copias controladas, donde aplique, deben ser usadas en el desarrollo de las actividades de la DCSIPA. Cada usuario es responsable del uso adecuado de las copias controladas o para informacion. Las copias no controladas deberan estar identificadas como tales en caracteres grandes con la leyenda COPIA NO CONTROLADA 0 COPIA PARA INFORMACION. El sello no debe interferir con la lectura del mismo, lo anterior para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En el caso de la generacién o actualizacién del Manual de Gestion y de los lineamientos y procedimientos de la serie 800, el area generadora de estos los enviard a la Gerencia Corporativa de Normatividad que administrara y custodiaré dichos documentos de acuerdo a este procedimiento manteniendo su control y distribucién. La Gerencia Corporativa de Normatividad recibira los originales aprobados de los documentos referidos en el parrafo anterior en forma digital y en papel, los resguardara y controlara siguiendo este procedimiento, siendo la unica autorizada para subir la informacién vigente al portal de la DCSIPA.Cave: 800-60000-P-DCSIPA-AD-002 ZPEMEX | rrocommaonim — |SaT a DIRECCION CORPORATIVA ‘ADMINISTRACION DE : DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LAINFORMAGION Fecha: 31/10/2002 PROTECCION AMBIENTAL Hoja 7 de 10 7.1.15 La lista de distribucion para el Manual de Gestion y de los Lineamientos y 72 TANG Procedimientos de la serie 800 incluira a: a) La Direccién de la DCSIPA b) Todas las Gerencias de la DCSIPA ¢) Portal de la DCSIPA d) Destinatarios adicionales indicados por los propietarios de los documentos. Las Normas de Referencia generadas por el Comité de Normalizacién de PEMEX (CNPMOS), se distribuirdn via oficio a través de la GCN, como copias para informacién. Para la Administracion de Registros 7.24 7.22 723 724 Cada area de la DCSIPA es responsable de la administracin de los registros generados por su area Los procedimientos de las diferentes areas, definen los formatos basicos de registro 0 contenidos minimos de los registros que seran generados por la implantacion de sus actividades esenciales, y que deben ser considerados dentro del alcance de este. Para que la informacién sea considerada un registro de conformidad con este procedimiento, debe estar en original o ser validado como original por el emisor o responsable del area y cumplir con las caracteristicas siguientes:, a) Estar Identificada, b) ser rastreable a la actividad, proceso, ©) ser legible, 4) tener fecha de reporte de la actividad, €) tener el nombre y firma del o los responsables autorizados que reportan, f) estar completo. Cada area de la DCSIPA debe disponer de un indice de los registros incluidos dentro del alcance de este procedimiento, de acuerdo al anexo 9.1 Formato AD-2. El indice indicara la identificacién y/o nombre basico del registro, el periodo de retencién, el tipo de informacion y la ubicacién deClave: 800-20000-P.DCSIPA-AD.002 ZDPEMEX ——rrocermanrornn DIRECCION CORPORATIVA ADMINISTRACION DE Revisién: 4 DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y LAINFORMACION Fecha: 91 10/2002 PROTECCION AMBIENTAL nae 725 7.26 12.7 7.28 7.2.9 7.2.10 archivo, Adicionalmente se indicara si éste se encuentra en papel o en medio magnético. Cada Gerencia debe definir el periodo de retencion de cada uno de los registros, lo que se consignara en el formato AD-2 del anexo 9.1. Periédicamente se realizara la depuracién de los registros verificando que, los que excedan su tiempo de retencidn, sean enviados al Archivo Muerto. El formato AD-2, debera ser requisitado de manera total aseguréndose que sean llenados todos los espacios con Ia informacion correspondiente. En caso de que la informacién no aplique, se deberd utilizar el texto “NO APLICA" o la abreviatura ("N/A") correspondiente. No es aceptable corregir registros con corrector de tinta. La correccién debe efectuarse cruzando el texto con una sola linea y al calce la inicial manuscrita de quien corrige, mas la fecha. Las correcciones slo pueden ser efectuadas por el originador del registro o su jefe inmediato, Los registros manuales deben llenarse con boligrafo de tinta indeleble roja 0 negra. No debe usarse pluma fuente o lapiz. Los registros deben archivarse en forma cronolégica y estar positivamente relacionado el procedimiento o documento al que pertenece. El archivo de estos debe garantizar que estén identificados, permanezcan legibles y facilmente recuperables; Ademas deberan almacenarse en forma apropiada para mantenerlos y recuperarlos con facilidad. Las areas de la DCSIPA permitiran la consulta de sus registros, sin embargo esta consulta sera controlada a través de un documente en el que solicite el © los registros especificos, la fecha de solicitud, el nombre del usuario y la fecha de entrega del mismo, con un maximo de 2 dias. Asimismo para tiempos mas prolongados se podran solicitar copias de los registros, para lo cual el usuario debera formular una solicitud donde indique la fecha, identifique el 0 los registros requerido y el uso que se les dara, una vez aprobada la solicitud por el responsable del area, se obtendré una copia del registro con la leyenda “SOLO PARA INFORMACION” y se archivara en una carpeta especifica de consulta de registros. 8.0 REGISTROS 8.1 INDICE DE DOCUMENTOS CONTROLADOS POR LA GERENCIA X. 8.2 INDICE DE REGISTROS CONTROLADOS POR LA GERENCIA X. 8.3 LISTA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS CONTROLADOS,remex DIRECCION CORPORATIVA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y PROTECCION AMBIENTAL PROCEDIMIENTO PARA ‘ADMINISTRACION DE. LA INFORMACION Clave: 800-80000-P-DCSIPA-AD-002 Rovisién: Fecha: 31/10/2002 Hoja 9 de 10 9.0 ANEXOS 9.1 Formas ‘AD-1: Indice de documentos controlados. AD-2: Indice de registros controlados. AD-3: Lista de distribucién de documentos controladosAS pemex DIRECCION CORPORATIVA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y PROTECCION AMBIENTAL Clave: 800-80000- PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE Revisién: 1 LAINFORMAGION, Fecha: 31/10/2002 Hoja 10 de 10 DCSIPA-AD-002 ANEXO 1. FORMAS: FORMA AD-1 INDICE DE DOCUMENTOS CONTROLADOS DE LA GERENCIA X Pe 3 ‘Po aRcHiVO ‘7 80-80000-P-DCSIPA-AD-O2: ADMINISTRACION DE LANFORMACION [G1 PAPEL ‘02 | ao0-B0000-L-DESIPA-EV-OOTalficacion y Corifieacién de Auditores [04 PAPEL ‘03 800-80000-L-DCSIPA-AU-001 00 PAPEL ———Y] GGN{2 ELECTRONICO FORMA AD-2 INDICE DE REGISTROS CONTROLADOS DE LA GERENCIA X No, SUNT P.RETENGION ancuvo 04 | Consecutive de a GCN NA ‘GcH.04 (02 | Archivo de trabajo de NRFs 2 aoe (GCN-AT-ARF _ FORMA AD-3 LISTA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS CONTROLADOS ENTIOAD T ‘DOCUMENTO No, COPIA ASIGNADA ‘300-80000-L- ‘B00-80000- ‘aa0000L- ‘Manual de STASPA DcsIPA-AU-001 | DCSIPA-AD.02__| DCSIPA-EV-001, ‘CORPORATIVO: DesiPA: DIRECTION | x x x x == a ‘GCEO |x. x x x 2 ‘GCSSIASPA x x x x 3. VALE x i oR ARAL x x x