Ecole
hassania des travaux publics
Module culturel
PIP

GUIDE DE SPONSORING
Reunion avec les sponsors et autres
Coach : al abdali abdelhamid
(

04=12=2015

Projet d'initiative personnelle

Annee academique : 2015/2016

1

Lune des raisons pour laquelle la vie est complexe ,cest quelle a une partie reelle
et une partie imaginaire.(La vie = la realite +i les reves )
Andrew Koenig

 PARER SON DOSSIER DE SPONSORING :

1. PRE
1. Le dossier de sponsoring constitue votre principal outil de communication avec de futurs
sponsors ou donateurs. Il est donc indispensable et doit etre prepare minutieusement.
2. Votre dossier doit etre bien redige, agreable a` lire et sans fautes dorthographe.
3. Le dossier de sponsoring doit etre le plus concis possible, parce que les dossiers trop epais
ont moins de chance detre lus. Rien ne vous empeche dessayer detre original, afin de
faire ressortir votre dossier du lot. Mais ne vous perdez pas dans des renseignements
inutiles.
4. Le responsable de sponsoring na pas de temps `a perdre. On consid`ere en general quil
passe trente secondes sur un dossier avant de prendre une premi`ere decision.
5. Ce dossier devrait comprendre:
Presentation de lecole .
Presentation de levenement.
Le programme de levenement.
Un budget previsionnel.
Formules de sponsoring .
Fiche technique de levenement.
la contrepartie proposee aux sponsors.
Convention de sponsoring.
Le contact des organisateurs de levenement (les el`eves ingenieurs)...etc
6. La contrepartie proposee aux sponsors (Soyez realistes et faites des propositions de en
lien avec le montant demande ):
Afficher son logo sur votre affiche.
Le citer dans les medias.
Afficher des banderoles sur le lieu de realisation de votre projet
7. Une fois le dossier termine, il est temps de se mettre concr`etement a` la recherche de
sponsors. Cette etape peut se diviser en trois parties:
La selection des adresses (Voir guide N 1).
La prise de contact(Voir guide N 1).
Le rendez-vous.

2. Le rendez-vous :
1. Essayez toujours davoir le contact direct de la personne concernee(responsable de marketing,directeur de ressources humaines,personne de haut calibre `a inviter ou `a participer
dans votre evenement ,....)
2. Cherchez les sponsors qui ont une relation avec le th`eme de votre evenement,mais rien
ne vous empeche de se diriger vers dautres organismes .
3. Noubliez pas de valoriser votre ecole et votre evenement lors de la negociation avec le
responsable ,vous utiliser des arguments que vous juger necessaire pour decrocher un
sponsoring ou dinviter une personne de haut calibre .
4. Il faut etablir au prealable une base de donnes des entreprises a` visiter, une connaissance
prealable des activites de lentreprise est fortement recommandees .
5. Une rencontre avec le responsable se prepare ,vous aurez 15 jusqu`a 20
meilleurs cas ,il peut vous sponporiser grace a` votre esprit de synth`ese .

min

dans les

6. Traitez la reunion comme si vous leur vendiez votre projet.

7. Souriez et parlez dune voix ferme : cette attitude teemoignera de votre dynamisme et
de votre motivation.
8. Soyez patients et garder le sang-froid.
9. Une rencontre avec le responsable est a` programmer dans votre temps libre .
10. Pensez `a prendre des photos avec le responsable quel que soit son avis (favorable ou
defavorable)et qui peut constitue une preuve a` inclure dans le rapport finale de la soutenance .
11. Terminez la reunion par une formule de remerciement.
12. Une fois largent trouve, noubliez pas de remercier tous vos sponsors et donateurs...

3. extrait du meilleure PV de la derniere reunion:

R
ealis
e par le groupe : Abracadabra ,the magic is here
PENDANT LA REUNION :
LES POINTS DISCUTES

Une presentation claire de la grille d'evaluation de PIP par ordre d'importance

(la durabilite, la mediatisation, l'innovation, le sponsoring, le chire d'aaire, l'apport
de PIP, les dicultes, les lecons tirees).
Les grandes etapes pour l'elaboration du dossier sponsoring, qui doit ^etre le
plus clair et synthetique possible. Il doit donner conance, donner les informations
essentielles et donner envie de rencontrer le porter du projet.
Comment trouver des sponsors potentiels pour notre projet, en tenant compte
qu'ils peuvent ^etre des sponsors locaux ou nationaux. En gros, il s'agit de bien
determiner quelles entreprises peuvent nous sponsoriser reellement (exemples : les
entites privees, les associations . . . .).
Comment communiquer avec les sponsors (premierement par un E-mail, puis par
un appel, enn par prendre un rendez-vous) sans oublier de relancer a chaque fois
pour garantir l'obtention d'une reponse. Bien presenter notre projet tout en mettant
en gras les mots cles denissant notre evenement ainsi qu'en valorisant notre ecole.
N'oubliez surtout pas de leur dire que notre projet est a but non lucratif.
Faire les points sur les eventuels besoins (materielles, nancieres), car nous
pouvons avoir recours a des sponsors nanciers qui subventionnera en partie ou en
totalite notre projet.
Essayez d'associer le projet a des grandes entreprises ou a des medias pour
mettre en place un processus perenne et adopte par tous pour bien denir notre projet.

4. Grille d'evaluation du PIP

Votre PIP sera evalue selon les criteres suivants (Ils sont classes selon leur ordre
dimportance ):
1. La durabilite.
2. La mediatisation.
3. Le re exe d'ingenieur(Creativite,innovation ,elements distinctifs du PIP ,caractere
exeptionnel,...).
4. Le sponsoring(en nature,en cache,partenariat,... ).
5. Le chire d'aaire du PIP (CA=

X ressources ) .

6. Les dicultes rencontres .

7. Les lecons tirees.
8. L'organisation.
9. Esprit d'equipe.
10. Implications d'acteurs exterieurs.
11. Richesse du contenu.
12. Implication forte .
13. Levee des contraintes.
14. Prise d'initiative...etc

Bonus & Malus :

Malus :

Bonus :
1. Minimum dabsences.

1. Soiree debordee.

2. Valeure du sponsoring importante .

2. Finnacement personnel avec un montant

important .

3. Finnacement personnel minim .

4. Tout avantage sera comptabilise par un
bonus.

3. Incoherence ,hors sujet.

4. Tout probl`eme detecte par le jury dans
les differents etapes de la realisation du
PIP sera sanctionne par un malus.