Gerenciamento das Comunicaes em Projetos

http://blog.mundopm.com.br/2014/01/31/gerenciamento-das-comunicacoesem-projetos/
Mario H. Trentim, MSc
Comunicao (ou a falta de comunicao) uma das 10 Razes para o
Fracasso de um Projeto (podcast), segundo Ricardo Vargas. Pinto e Mantel
(1990), assim como outros estudos, salientam a importncia de um bom
gerenciamento das comunicaes em projetos. Mas como fazer isso? Este ser
o nosso assunto neste e no prximo post.
Todo gerente de projetos deve ser um bom comunicador.
Alguns chegam a dizer que o gerente de projetos passa 90% do seu tempo
comunicando-se (e-mails, reunies, telefonemas, relatrios etc.). Porm,
muitos enxergam a comunicao como um processo natural, que no exige
grande esforo. A verdade que o gerenciamento das comunicaes nos
projetos envolve muita disciplina, planejamento e proatividade.
No basta simplesmente ser um bom contador de histrias,
fazer relatrios bonitos e ser uma pessoa extrovertida.

Figura 1 Forrest Gump, O Contador de Histrias

O gerente do projeto precisa dedicar tempo e esforo suficientes s
comunicaes nos projetos.
De acordo com o PMI Pulse of the Profession, 55% dos gerentes de projetos
concordam que comunicar-se efetivamente com os stakeholders o
mais importante fator crtico de sucesso nos projetos. O estudo aponta
ainda que as comunicaes respondem por quase metade do risco nos
projetos. Segundo o PMI, para cada US$1bilho investido em projetos,
US$135milhes esto em risco, sendo US$75milhes devido a problemas de
comunicao!
Algumas questes importantes no que tange Comunicao nos projetos:

O que eu quero comunicar?

Para quem eu quero comunicar?

Como eu quero comunicar?

Qual o background / experincia dos meus interlocutores?

O que os stakeholders esperam? Quais seus interesses?

Quais informaes os stakeholders querem receber?

Obviamente, outras questes precisam ser levantadas e respondidas. As partes

interessadas do projeto, em especial a equipe, podem ter grande diversidade e
variedade (localizao, cultura, formao, lngua etc), o que torna o
gerenciamento das comunicaes ainda mais complexo.

Figura 2 Gerenciamento das comunicaes em projetos (Disponvel em CSE325/INPE)

Para ser efetiva, a comunicao deve ser eficaz e eficiente, o que nos leva
regra 20/80. Isto , poderamos dizer que 20% do tempo do gerente do projeto
deve ser direcionado para atividades transformacionais, tais como liderana e
comunicao, que preveniriam 80% das causas de fracasso nos projetos. Se
voc tentar comunicar TUDO para TODOS, deixar de ser efetivo. Alm disso, o
esforo (tempo, pessoas, recursos financeiros, meios, infraestrutura) gastos
com o gerenciamento da comunicao pode se tornar proibitivo.
Portanto, devemos SEMPRE priorizar a comunicao a partir da identificao e
anlise das partes interessadas luz dos objetivos do projeto.
No prximo post, veremos os processos de gerenciamento da comunicaes
sugerido pelo Guia PMBOK 5a edio, bem como os processos de

gerenciamento das partes interessadas,

relacionados comunicao. At l!

que

esto

intrinsecamente