1SAP Release 2b

Gestin Transferencias & Tarjetas

Anuladas

BHP Billiton
Pampa
Norte

Introduccin al mdulo

El proceso de Gestin de Transferencias Internacionales y Tarjetas de Crdito Finiquitadas abarca

como manejar el ltimo reembolso de gastos de tarjeta de crdito de un empleado. Esto puede ocurrir
tanto cuando el empleado se cambia de pas por una asignacin internacional o cuando se termina la
relacin contractual con BHP Billiton. Este mdulo delinea las responsabilidades del gerente en este
proceso, as como los pasos a seguir para presentar la ltima redicin manual de gastos.
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Roles
Rol
Expense Claim Approver
(Aprobador de Rendicin de
Gastos)

Global Job Group

Manager Roles

Descripcin del
Rol

Revisa las boletas contra los

estados de cuenta de la
tarjeta y aprueba la solicitud
de reembolso del empleado,
en conformidad con las
polticas de BHP Billiton.

El diagrama a continuacin, muestra los componentes del proceso de Gestin de Transferencias

Internacionales y Tarjetas de Crdito Finiquitadas (Manage International Transfers and Terminated
Credit Cards).
Este mdulo cubre los pasos ejecutados por el Aprobador de Rendicin de Gastos (Expense Claim
Approber) dentro de los componentes descritos a continuacin:

Cancel
Amex/Visa
Corporate
Credit Card
Este componente
cubre los pasos para
notificar a los gerentes
acerca de una tarjeta
de crdito finiquitada.
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Complete
Manual
Expense
Claim
Este componente
cubre los pasos
requeridos para
liquidar el saldo
pendiente, de la tarjeta
de crdito, en el pas
originador.
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Approve
Manual
Expense
Claim
Este componente
cubre los pasos
necesarios para la
aprobacin de pago de
la rendicin de gastos
final.
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Captulo 1: Cancelar la tarjeta corporativa Amex/Visa

Notificacin del balance
Los pasos que incluye este mdulo son:

Sobre a favor y notificacin al Lder

Saldo por pagar y notificacin al Lder

Saldo a favor y notificacin al Lder

Cuando hay un saldo a favor en una tarjeta de crdito corporativa, el monto ser registrado
QUE como un dbito contra la cuenta del proveedor. El asesor de rendicin de gastos le informar
al Lder para que lo procese.

CUANDO Cuando hay un saldo a favor pendiente en la tarjeta de crdito corporativa del pas de origen.
COMO El supervisor ser notificado por e-mail desde HR Administration.
SIGUIENTE Completar la rendicin manual de gastos

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Captulo 1: Cancelar la tarjeta corporativa Amex/Visa

Notificacin del balance
Saldo por pagar e informar al Lder

El Lder directo del empleado debe ser informado cuando hay un pendiente de pago en la

QUE tarjeta de crdito. El Lder es responsable de asegurarse de que se clarifique el saldo

pendiente despus de que el empleado sea reasignado o transferido.

CUANDO Cuando haya un saldo por pagar en la tarjeta corporativa del pas de origen.
COMO El supervisor ser notificado por e-mail desde HR Administration.
SIGUIENTE Completar la rendicin manual de gastos.

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Captulo 2: Completar rendicin de gastos manual

Completar el formulario de rendicin de gastos
El formulario de rendicin de gastos ser completado en nombre del empleado despus que
haya dejado la compaa. Los detalles del empleado deben ser especificados en el
formulario de rendicin de gastos ya que son importantes para enviar el documento.

QUE El empleado es en realidad personalmente responsable de cualquier saldo pendiente

de pago en su tarjeta. Por lo tanto, es importante que se concilien y proporcionen
documentacin de respaldo para cualquier gasto pendiente, a su Lder, antes de ser
transferido.
Cuando el Lder ha sido notificado de un saldo pendiente por pagar o saldo a favor para ser

CUANDO procesado.

El Lder recibe la plantilla manual de rendicin de gastos por parte del equipo de Finanzas

COMO correspondiente.

SIGUIENTE Remitir la rendicin de gastos manual.

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Captulo 2: Completar rendicin de gastos manual

Remitir el formulario de rendicin de gastos

El formulario de gastos completo es remitido al One Up Manager del empleado que se

QUE retira, de acuerdo con el workflow.

CUANDO La rendicin de gastos se ha conciliado y la documentacin de respaldo se adjunta.

El Lder puede completar la rendicin de gastos l mismo o puede delegar la tarea a

COMO alguien equipo para preparar la y luego enviarla de vuelta para su revisin y aprobacin.
SIGUIENTE Aprueba la rendicin manual de gastos.

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Captulo 3: Aprobar la Rendicin Manual de Gastos

Aprobar el formulario de rendicin de gastos

Despus de que el Lder recibe el formulario de rendicin de gastos y la documentacin

QUE respectiva, se requiere que el Lder valide todos los gastos de acuerdo con las polticas de
la empresa.

La rendicin de gastos completa ha sido enviada por correo electrnico al Lder

CUANDO correspondiente de acuerdo con el Wokflow.

El Lder es responsable de revisar y validar si la rendicin est correcta y de acuerdo con

COMO las polticas de la empresa y luego enviar su aprobacin por correo electrnico al equipo
de finanzas del asset.

SIGUIENTE Aprobar la rendicin manual de gastos.

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Captulo 3: Aprobar la Rendicin Manual de Gastos

Enviar la aprobacin de rendicin de gastos

QUE

El Lder deber remitir el formulario de rendicin de gastos revisado y aprobado para ser
procesado.
La rendicin de gastos ha sido revisada y aprobada sobre la base de las polticas de la

CUANDO empresa y est lista para ser procesada para pago.

El Lder reenva por correo electrnico, el formulario de rendicin de gastos y los

COMO documentos de respaldo junto con la aprobacin, al equipo de finanzas del asset para que
se procese el libro diario.

SIGUIENTE El libro diario es publicado para finalizar la rendicin.

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Evaluacin
Indicaciones

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Evaluacin
Pregunta 1
Cul es el gatillante para una rendicin de gastos manual?
Una notificacin va Workflow en el portal.
Una llamada del empleado que se va.
Una notificacin por email al Lder, de parte del administrador de HR.
Pregunta 2
Qu tan a menudo debera remitir una rendicin de gastos manual?
Siempre que un empleado que tiene tarjeta de crdito se va o es transferido a otro lugar
dentro de la compaa.
Una vez al mes
Anualmente
Pregunta 3
A quin se le debera remitir la rendicin final de gastos revisada y aprobada?
A Servicios de pagos (Payment Services)
Al equipo de finanzas del asset.
Al CEO

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