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Soto Medina, Mario Wilmar. Auditora Operativa y de servicios. Universidad Los ngeles
de Chimbote. 1ra edicin. Departamento de Edicin. Chimbote. 2006. 57 p.
Edicin:
Lic. Manuel Antonio Cardoza Sernaqu.
Universidad Los ngeles de Chimbote
Leoncio Prado 443
Chimbote (Per) www.uladech.edu.pe
editorial@uladech.edu.pe
Reservados todos los derechos. No se permite reproducir, almacenar en los sistemas de
recuperacin de la informacin ni trasmitir alguna parte de esta publicacin, cualquiera
que sea el medio empleado-electrnico, mecnico- fotocopia, grabacin, etc., sin el
permiso previo de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual.
NDICE
Presentacin
CAPTULO I
LA AUDITORA Y CONCEPTOS
1.
2.
BSICOS
La auditora...9
1.1. Concepto.9
1.2. Antecedentes de la auditora.......9
Auditora operativa10
2.1. Gnesis de la auditora operativa....10
2.2. Importancia de la auditora operativa...10
2.3. Objetivo de la auditora operativa.11
2.4. Enfoques de auditora operativa...11
2.4.1. De la organizacin.....11
2.4.2. Funcional..12
2.5. Profesionales en auditoria operativa.12
2.6. Cualidades del auditor..12
2.6.1. Actividad profesional.13
2.6.2. tica profesional....13
2.6.3. Comportamiento profesional....13
2.6.4. Carcter y personalidad....13
2.6.5. Experiencia..13
2.7. Normas de auditora.....14
2.7.1. Fuentes de las normas de auditora.....14
2.7.2. Definicin...14
2.7.3. Normas de la auditora operativa..14
2.7.3.1. Normas personales..15
2.7.3.2. Normas relacionadas a la ejecucin del trabajo....17
2.7.3.3. Normas relacionadas con preparacin del informe.........20
Cuestionario de evaluacin21
CAPTULO II
CLASES DE AUDITORA, ALCANCE Y CONTROL INTERNO EN LA
AUDITORA OPERATIVA
1. Clases de auditora......22
1.1. Auditora interna...22
1.2. Auditora externa..22
1.3. Auditora administrativa.22
3
CAPTULO III
EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORA OPERATIVA
1.
2.
3.
4.
5.
IV CAPTULO
EL INFORME DE AUDITORA
1. Informe. .....46
1.1. Concepto............46
1.2 Recomendaciones para la elaboracin del informe.....46
1.3. Resultado de la auditora operativa...46
1.4. Atributos de las observaciones....47
1.5. Conclusiones y recomendaciones de las observaciones de auditora operativa.. 47
1.6. Estructura y contenido del informe .....47
1.7. Plazo de presentacin del informe..49
1.8. Caso prctico de informe de auditora....50
Cuestionario de evaluacin.60
Bibliografa..61
PRESENTACIN
El sistema de control asume un rol de primer nivel porque a travs de sus evaluaciones
permanentes, posibilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia,
economa, y productividad; indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La
instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las Auditoras que se
aplican en las empresas dentro de un perodo determinado para conocer sus
restricciones, problemas, deficiencias, etc como parte de la evaluacin.
CAPTULO I
LA AUDITORA Y CONCEPTOS BSICOS
1.
LA AUDITORA
1.1. Concepto
Auditora es el examen y/o evaluacin que los auditores realizan a las
operaciones y/o transacciones financieras, operativas y administrativas de las
empresas con el objeto de recomendar soluciones a la administracin de
errores o deficiencias cometidos por los trabajadores.
En auditoras administrativas
no solamente se realizan para identificar
errores cometidos por los
Trabajadores sino con el
negocio.
objeto de
2. AUDITORA OPERATIVA
2.1 Gnesis de La Auditora Operativa
De acuerdo a la Enciclopedia de Auditora del Grupo Ocano: La Auditora Operativa
naci por la necesidad que la direccin tena de ella y por la habilidad del auditor
interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas crecieron. El trabajo de los
directivos ejecutivos fue trasladndose desde las actividades no financieras de las que
provenan hacia sectores concretos de los registros contables, pues necesitan estar de
acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes operativos como de los
informes financieros. La fuente ms real y objetiva de seguridad o de advertencia era el
auditor interno; un profesional entrenado y observador que era independiente de las
actividades que auditaba. El trmino operaciones como designacin de las actividades
y funciones no financieras apareci en la Declaracin de las Responsabilidades de los
Auditores Internos, publicada por el IIA. La declaracin de 1947 deca que la auditora
interna se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero que
tambin sera apropiado que tratara con asuntos de naturaleza operativa.
La Declaracin de 1957 orient este concepto hacia una auditora ms amplia
expresando: La auditora interna es una actividad de valoracin independiente dentro
de una organizacin, para la revisin de las actividades contables, financieras, as como
otras operaciones. La versin de 1971 adopt el concepto final cuando mencion que el
auditor interno simplemente es responsable de la revisin de operaciones como un
servicio a la direccin.
2.2. Importancia de la Auditora Operativa
La Auditora Operativa es importante debido a los objetivos alcanzados, y tambin
porque:
Es la herramienta de control posterior sobre la administracin en general.
Permite dar a conocer a la gerencia las deficiencias e irregularidades existentes que
atentaban contra la eficiencia, economa y efectividad; para la toma de decisiones
oportunas y eficaces
Origina confiabilidad en la reformulacin de enmendar deficiencias
a
la
administracin.
Contribuye al desarrollo empresarial hacia la eficiencia continua.
Genera necesidad de su aplicacin por los inversionistas al informarles la situacin
real en que se encuentran los negocios que ellos han confiado a terceras personas.
10
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
12
13
porque puede haber pasado durante varios aos en una actividad rutinaria y
deficiente.
Auditor Financiero y Auditor Administrativo, deben haber tenido experiencia
suficiente para poder desempearse con eficiencia en el cargo de auditores; el
Auditor Gubernamental debe tener experiencia en el rea de Contabilidad
Gubernamental. El Auditor Financiero Bancario tendr experiencia en la
Contabilidad Bancaria antes de llegar a ser auditor de un banco.
El Auditor Financiero de Empresas Privadas debe haber trabajado como
Contador de Empresas Privadas, e igualmente el Auditor de Empresas
Sociales (Cooperativas), como contador de dichas empresas.
Teniendo en consideracin que las empresas deben seleccionar personal
idneo, para que no se interrumpa el crecimiento y desarrollo de sus
organizaciones que siempre deben encontrarse en sobresaliente competencia.
2.7. NORMAS DE AUDITORA
15
pero esta ltima requiere, adems una madurez de juicio que no se logra con el
simple entrenamiento tcnico.
Cuidado y Diligencia Profesional: No basta, para que el profesional cumpla su
compromiso implcito con su clientela y con la sociedad, que tenga la capacidad para
el desarrollo de las actividades de su profesin, es necesario, adems, que en el
desempeo de su trabajo ponga la atencin, el cuidado, la diligencia que
humanamente pueden esperarse de una persona con sentido de responsabilidad.
Ni el auditor, ni ningn profesional, puede ser considerado infalible, ni puede por tanto
exigrsele el acierto en todas las cosas y la resolucin satisfactoria de todos los
problemas. La actividad profesional como todas las actividades humanas, est sujeta
a la condicin general de falibilidad humana, pero los mrgenes de esa falibilidad
humana deben ser reducidos por el compromiso profesional adquirido, al mnimo
posible. Para esto se requiere que el profesional, al desempear su trabajo, lo haga
con meticulosidad, con el cuidado y dedicacin razonables, que puedan esperarse de
una empresa que ha asumido actividades de carcter profesional.
Las dos normas anteriores enunciadas: Capacidad y cuidado profesional, constituyen
las normas que son comunes a la profesin de auditor y a todas las profesiones. Se
desprenden del carcter profesional de la actividad de auditora. Tambin es cierto
que el profesional asume una grave responsabilidad moral y falta seriamente a sus
deberes de profesional si la ausencia de xito se debe a carencia de la capacidad
necesaria para el desempeo de las actividades profesionales o negligencia culpable
en el desempeo de esas mismas actividades.
Independencia de criterio: La actividad profesional del auditor, tiene adems de los
requisitos comunes a otras profesiones, un requisito profesional derivado de su
propia naturaleza.
El auditor es llamado para dar su opinin con respecto a los estados financieros
formulados por una empresa. En este sentido el auditor acta como una especie de
juez de trabajo realizado por las personas que prepararon los estados financieros
para el beneficio de las personas que van a usar esos mismos estados financieros.
Para que la opinin del auditor sea til en estas condiciones, es necesario, adems,
que est fundada en su capacidad profesional, que sea dada con independencia
mental.
Se entiende que existe independencia mental o de criterio en una persona, cuando
los juicios que esa persona formula se fundan en los elementos objetivos del caso
que va a juzgar. No existe independencia de criterio cuando la opinin o el juicio son
influidos por consideraciones de orden subjetivo.
Si la opinin del auditor va a ser til a las personas que van a usar los estados
financieros y si ellos van a poder confiar en esa opinin es absolutamente
indispensable que el auditor mantenga, en el desempeo de su trabajo y en la
preparacin y formulacin del informe o dictamen en que registra los resultados del
mismo, una actitud de independencia de criterio. Es decir, es necesario que la opinin
del auditor sea objetiva.
16
17
Estudio y Evaluacin del Control Interno.Estudiar y evaluar el sistema de control interno de la empresa o entidad tomando
como base para la determinacin del alcance de los exmenes que deben efectuarse,
sealando que reas, oficinas, procedimientos, volumen de personal, actividades, se
auditarn.
El sistema adecuado de control interno es de responsabilidad de los gerentes de la
organizacin. Para hacer el estudio de tal sistema, el auditor tiene que revisar el plan
de organizacin tanto en la teora como en la prctica evaluando su efectividad y
solidez.
Se tiene que examinar cada uno de los mtodos utilizados por la organizacin, as
como todas las dems normas que sirven para:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
18
20
CUESTIONARIO DE EVALUACIN
1. Con sus propias palabras defina a la auditora y explique respecto a los
antecedentes de la auditora.
2. Defina con sus propias palabras a la auditora operativa y menciones cinco
objetivos de la auditora operativa.
3. Porqu es importante la auditora operativa?
4. Explique el enfoque de la auditora operativa.
5. Explique a las cualidades del auditor.
6. Explique a las normas de auditora personales.
7. Explique respecto a las normas de auditora relacionadas con el trabajo de
campo.
8. Porqu es importante el estudio y evaluacin del control interno en auditora
operativa?
21
CAPTULO II
CLASES DE AUDITORA, ALCANCE Y CONTROL INTERNO EN LA
AUDITORA OPERATIVA
1. Clases de auditora
1.1.Auditoria interna.
Es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta para agregar
valor, y mejorar las operaciones realizadas por una organizacin.
Ayuda a una organizacin a cumplir con sus objetivos, aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
gestin, direccin de riesgos, control y direccin.
Dentro de los principales objetos de la auditora interna son:
Coordinar y controlar las operaciones de sus divisiones, sucursales y plantas.
Protegerlas en contra de fraudes, prdidas y errores contables.
Revisar el control interno establecido, su ejercicio y efectividad, determinando las
exposiciones de riesgos y promoviendo su prevencin y correccin.
1.2. Auditora externa.
Conocida como auditora independiente, es la revisin de la informacin financiera
(estados financieros) y de la gestin empresarial efectuada o realizada por personal
independiente, tanto en forma econmica y sin ningn tipo de relacin con la
organizacin y a los que se les reconoce una opinin o juicio completamente imparcial
e independiente, y se requiere revisar la informacin registrada en sus libros y sus
registros contables. Estas auditoras son necesarias para todo tipo de empresas, se
consideran indispensables para un buen y confiable funcionamiento administrativo y
financiero.
1.3. Auditora Administrativa
Es bsicamente constructiva en su concepcin general y objetivo en su enfoque
metodolgico.
La Auditora Administrativa es el examen y evaluacin integral, objetivo, sistemtico,
analtico, constructivo e independiente de la performance de una empresa, de sus
procesos operativos y sus resultados, de su adecuacin y funcionalidad de sus
recursos y su administracin; efectuado por un experto en evaluaciones, con el fin de
22
como
a las empresas
financiero,
24
2.
3.
4.
5.
26
27
Recepcin
Registro
Trmites de Revisin
Tiempos de Tratamiento Resolutivo
Seguimiento del Proceso
Retroalimentacin, y
Archivo.
7. INSTRUMENTOS NORMATIVOS
Son todos aquellos documentos que son medios para el control y que contienen y/o
evidencian por control de operaciones y/o transacciones.
Se mencionan los siguientes:
7.1. Estatutos: Que disponen las personas jurdicas en donde se indican normas que
redundan en torno a la administracin o gestin empresarial.
7.2. Organigrama: Es un documento importante en el cual se encuentran los niveles
jerrquicos funcionales de los trabajadores que laboran en las empresas o
entidades.
7.3. Manual de Organizacin y Funciones: Es un documento el contiene normas
respecto a las funciones de los trabajadores y el nivel jerrquico correspondiente
28
que
representa en determinada organizacin empresarial. Tambin indica los
requisitos para ejercer las funciones en determinado nivel jerrquico.
7.4. Manual de procedimientos: Contiene normas que describe la forma como se
realizan las actividades o cmo se ejecutan las operaciones al trabajar. Por lo general
por cada procedimiento de ejecucin de cierta actividad deben estar plasmados los
flujogramas.
7.5. Reglamento Interno del trabajo: Es un documento que
indica normas
respecto al desarrollo laboral de los trabajadores, teniendo en consideracin la
legislacin laboral.
7.6. Otros Reglamentos: Tambin son documentos en los cuales estn estipulados
normas respecto a las actividades de ciertas reas especficas.
Por mencionar: Reglamento de compras, reglamento de ventas;
Otros manuales necesarios que requiera cada empresa.
Control Previo:
Tiene diversos significados, siendo uno de ellos la formulacin, elaboracin y
aprobacin de las distintas normas jurdicas y administrativas que sirven para
regular, encuadrar y regir la ejecucin de las operaciones y acciones de cualquier
Organizacin, ya sea de una Empresa o entidad as como de un rea funcional
(por ejemplo: Mesa de Recepcin y Registro de Almacn).
Estas normas pueden ser de carcter general y de carcter especfico contenidas
en:
.
.
.
.
Normas Generales
Reglamento Interno
Manual de Organizacin y Funciones
Manual de Procedimientos
Diagramas de Procedimientos
29
Normas Especficas
Instancias de Autoridad, facultad para tomar determinadas decisiones.
Niveles de Autorizacin para firmar los comprobantes o documentos de pago.
El Control Previo, consiste en la precisin o el aprovisionamiento de los
recursos para hacer frente a las circunstancias y contingencias.
Control Concurrente: Que es conocido como el control ejercido por los jefes y/o
supervisores en las diversas reas empresariales.
La circunstancia en que se realiza debe ser oportuna, al supervisar y controlar
al personal subalterno.
30
31
actividades de los
error de describir las
objetivamente. Debe
travs de su manejo
13.2. Cuestionarios
Consiste en usar como instrumento para la investigacin, cuestionarios previamente
formulados que incluyen preguntas acerca de la forma y que en esta base se
manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su
manejo; la forma en que fluyen las operaciones a travs de los puestos o lugares
donde se definen o se determinan los procedimientos de control para la conduccin
de las operaciones.
Utilizacin de cuestionarios
Como parte de la preparacin para el examen de estados financieros, y de
auditora de gestin (operativa) el auditor debe elaborar los cuestionarios de
comprobacin sobre en control interno.
Este documento est constituido por varias listas de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisin o
que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditora basado en sus
observaciones.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de cuadros o grficos de
una entrevista de uno o ms funcionarios de la entidad, debe tomar en
cuenta la necesidad
de confirmar completamente en las obtenidas. La
aplicacin correcta de los cuestionarios sobre el control interno , consiste en
una combinacin de entrevistas y observaciones. Es esencial que el auditor
entienda perfectamente los propsitos de las preguntas del cuestionario.
32
CONTROL
INTERNO
OBSERVACIONES
I.- ORGANIZACIN
Cuenta
con
un
organigrama
estructural aprobado que contenga
las dependencias sealadas en el
Manual
de
Organizacin
y
Funciones?
Es
necesario
que
en
la
organizacin se considere el total de
las dependencias?
33
13.3. Flujogramas
El mtodo de flujogramas es aquel que se expone, por medio de cuadros y grficos.
Si el auditor disea un flujograma del sistema, ser preciso que visualice el flujo de
la informacin y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse,
usando smbolos de estndar, de manera que quienes conozcan los smbolos
puedan extraer la informacin til al sistema. Si el auditor usa el flujograma elaborado
por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus smbolos
y sacar
conclusiones tiles respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse cual de los tres mtodos es completo o eficaz,
aisladamente. En algunos tal vez sea aplicable es mtodo de grafico; en otros puede
ser conveniente usar el mtodo de cuestionarios y en otros puede ser mas fcil o el
mtodo descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa combinacin de los tres mtodos;
es decir el relevamiento, la recopilacin de antecedentes y la comprobacin de los
mismo se lleva a efecto usando, tanto grficos
o flujogramas, como cuestionarios
narrativos.
13.4. SISTEMAS DE CONTROL QUE DEBE CONOCER EL AUDITOR
Todo auditor debe conocer los siguientes sistemas de control.
A. Control interno: Referido al control que es de la empresa (conjunto de normas de
los manuales organizativos en el aspecto financiero, operativo y administrativo).
B. Sistema de Contabilidad: que se refiere a los sistemas que las empresas utilizan
en el aspecto contable (elaboracin de estados financieros).
C. Sistema de control del entorno: Este control no proviene de la empresa; por
ejemplo el control que se ejecuta de las normas legales en tributacin, en el
aspecto laboral, de confirmaciones de clientes, de confirmaciones de proveedores,
etc.
14. Necesidad de la auditora operativa
Una auditora operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado
especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo
requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de
cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen.
En el caso de existir carencia de polticas o la no comprensin de las mismas y el
significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de
importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento
en las reas funcionales y de los controles operativos, as como la carencia de controles
administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar
y modificar tales controles dan lugar a la realizacin de una auditora operativa donde el
auditor podr desarrollar los antecedentes del cliente, los cuales influyen por ejemplo: el
historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de
producto, los canales usuales de distribucin, control de la produccin y la poltica de
34
COSTOS Y TIEMPOS :
Los factores del costo y tiempo van paralelos, es decir a mayor tiempo
aplicado en la auditora, mayor es el costo y gasto por concepto de honorarios,
movilidad, tiles y otros.
CRITERIO DE EVALUACIN :
Todava no se ha fijado criterios uniformes para evaluar la gestin empresarial;
de este modo puede apreciarse que, el contador pblico, el administrador, el
economista, el ingeniero y cualquier otro profesional que tiene que opinar
sobre el comportamiento de una empresa, aplican sus propios parmetros; en
consecuencia
est pendiente la tarea de establecer criterios uniformes
para evaluar la gestin de las empresas.
35
CUESTIONARIO DE EVALUACIN
1. Defina con sus propias palabras a las clases de auditora.
2. Explique la relacin que existe de la auditora operativa con la auditora interna.
3. Explique el contraste de la auditora operativa con la auditora financiera.
4.Con sus propias palabras defina a cada denominacin de la auditora
administrativa.
5. Explique e indique el alcance de la auditora operativa.
6. Defina cada instrumento normativo que se utiliza en auditora operativa .
7. Explique a las clases de control interno.
8. Explique respecto a los mtodos de evaluacin del control interno.
9. Que sistemas debe saber el auditor?.
10. Explique a cada factor limitante que se presenta en auditora operativa.
36
CAPTULO III
EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORA OPERATIVA
37
38
3. ORGANIZACIN
3.1. Aplique cuestionarios de control interno
3.2. Solicite y revise obteniendo resmenes de.
a. Organigramas actualizados y aprobados por el directorio
b. Manual de procedimientos actualizados y aprobados por el directorio
c. Manual de polticas actualizados y aprobados por el directorio
d. Reglamento de organizacin de personal, visados por las autoridades de
trabajo correspondientes
e. Memoria descriptiva del ejercicio 2005 y describa los aspectos importantes no
concluidos y que debieron concluirse en el perodo 2005.
3.3.Del manual de funciones y el supuesto caso que este documento no existiera;
entreviste a los funcionarios responsables y describa en forma resumida las
funciones generales:
a. Gerencia General
b. Gerencia de Operaciones
d. Jefaturas de departamentos
4. DIRECCIN
4.1. Solicite el plan de trabajo 2,005 a cada una
resumida y en orden de importancia, describa:
de las gerencias
ACTIVIDAD
y en forma
ALCANCE
...... %
....... %
39
Ingresos Financieros
Activo Total
b. Solvencia:
Pasivo Total
Activo total
Utilidad Neta
Ingresos Financieros
X 100
Utilidad Neta
Patrimonio Utilidad Neta
7. CRDITOS
Formule sus programas y cuestionarios para
especficas:
A. Crditos
B. Captaciones
C. Recuperaciones
D. Contabilidad
E. Informtica
F. Personal
G. Ingeniera
X 100
40
H. Tesorera
I. Abastecimiento.
PROGRAMAS ESPECFICOS:
PROGRAMA DE AUDITORA DEL AREA DE CRDITOS
Objetivos:
Evaluar el Sistema de Control Interno del rea de Crditos
para determinar la
efectividad del control de las operaciones de la Sede Central y las Agencias.
Procedimientos
1. Aplique cuestionarios de control interno
2. Solicite la documentacin de organizacin y evale lo siguiente:
2.1. Organigrama interno del rea.
2.2. Manual de Funciones.
2.3. Manual de procedimientos.
2.4. Polticas internas dictados por la administracin.
2.5. Polticas de crditos establecidos por la Superintendencia de Banca y Seguros
2.6. Plan trabajo anual del 2005
a. Gerencia.
b. Departamento de Crditos.
c. Departamento Tcnico de Ingeniera.
2.7. Seleccione una muestra.
A. Seleccione una muestra de expediente de crditos otorgados y evale.
B. Informe tcnico legal de ingeniera.
C. Niveles de aprobacin (Gerencia general, Comit de Crditos y Junta de
Administracin)
D. Clculo de los intereses de acuerdo a las tasas del Banco Central de Reserva
del Per
E. Seguimiento contable referente a intereses
F. Desembolso.
6. Tcnicas y procedimientos de auditora
6.1. Tcnicas de auditora
61.1.Concepto
En la auditora las tcnicas son mtodos o modos de actuar que permiten al
auditor obtener informacin destinada a sustentar, con evidencia suficiente y
pruebas autnticas, su opinin o juicio sobre alguna materia objeto de su
anlisis e investigacin.
En consecuencia, la tcnica misma no es la importante, sino su validez como
herramienta de investigacin seria y confiable, y la propiedad y oportunidad de
su aplicacin a cada circunstancia en especial.
41
43
44
conocidas,
47
CUESTIONARIO DE EVALUACIN
1. Explique respecto a la propuesta y contrato de servicios de auditora operativa.
2. En qu consiste la planificacin de la auditora operativa?.
3. En qu se diferencia el programa de auditora operativa del programa de
auditora financiera?.
4. Defina con sus propias palabras a la tcnica de auditora y explique a cada tipo
de tcnica de auditora.
5. Explique sobre el estudio de la gestin administrativa en ejecucin de auditora
operativa.
6. Defina con sus propias palabras a los papeles de trabajo y explique sobre la
referenciacin en examen de auditora operativa.
7. Que se entiende por reas crticas en auditora operativa?.
8. Explique la importancia de los papeles de trabajo en auditora operativa.
48
CAPTULO IV
EL INFORME DE AUDITORA
1. INFORME
1.1. Concepto:
Es el resultado del trabajo realizado del examen de auditora que contiene las
observaciones, conclusiones y recomendaciones; que es utilizado por alta direccin
de la empresa en la toma de decisiones administrativas.
1.2 Recomendaciones para la elaboracin del informe.
A continuacin, se mencionan algunas recomendaciones para elaborar un informe
de auditora operativa:
Considerar aspectos relevantes que mejoren la eficiencia operativa, empleando
un lenguaje claro en todo su contenido.
Discutir el borrador del informe con los responsables que pueden llegar a ser
afectados por las observaciones.
Qu son los hallazgos? Son las deficiencias
o errores cometidos por los
trabajadores y que tienen por lo general dos atributos en cuanto a su redaccin.
stos pueden ser anulados siempre y cuando los responsables lo demuestren.
1.3. Resultado de la auditora operativa
El resultado de la auditora operativa est contenido en el informe de auditora, el
mismo que se tiene en cuenta por la alta direccin empresarial, para tomar las
medidas correctivas necesarias y/o indispensables. Un eficaz resultado de auditora
corresponde al examen desarrollado de acuerdo a los objetivos y metas de la
empresa.
De acuerdo al texto Auditora Operacional compendio II respecto a los resultados
indica. Esto se inicia con una evaluacin de objetivos de alto nivel de la entidad.
Estos objetivos pueden estar expresados formalmente, o pueden estar indicados en
las cartas de constitucin, estatutos, actas de reuniones de comit, informes anuales
y manuales de poltica. Peter F. Drucker ha enumerado ocho reas en las que es
necesario establecer objetivos de rendimiento: posicin de mercado, innovacin,
productividad, recursos fsicos y financieros, rentabilidad, rendimiento y desarrollo de
49
La condicin: Es la situacin actual del hallazgo encontrada por el auditor (lo que
es)
El criterio: Corresponde a la norma de control que no ha sido aplicada
correctamente por los trabajadores y que se mocionan en los hallazgos y
observaciones
La causa: Se refiere a la razn que ha originado el no aplicar las normas de
control correctamente, en el trabajo encomendado y que es detectado por la
auditora.
El efecto: Es la consecuencia de haber transgredido alguna norma de control
en el trabajo desarrollado.
1.5. Conclusiones y recomendaciones de las observaciones de auditora
operativa.
Las recomendaciones son las recetas que utilizan los auditores para corregir en lo
posible los errores y/o deficiencias que presenta la gestin empresarial, consideradas
en las observaciones.
1.6. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME
El informe de auditora contiene:
1. Informacin Introductora
- Motivos de examen
- Base legal y antecedentes de la empresa.
2. Observaciones
3. Conclusiones
4. Recomendaciones
1. INFORMACIN INTRODUCTORIA
Consiste en la descripcin en forma normativa de aspectos relativos a la
empresa, o entidad auditada.
50
51
52
CARGO
VIGENCIA
Presidente
Directorio
VicePresidente
Directorio
Director
Director
Director
Director
Director
01 al 31/12/05
CARGO
Gerente
Adm.
Y Finanzas
Gerente
Crditos
Gerente
Crditos
Gerente
Ahorros
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
VIGENCIA
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
No
CARGO
VIGENCIA
Auditor
Interno
Contador
Cajero
General
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
55
3. CONCLUSIONES
01. El contador no realiza arqueo sorpresivo al Fondo Fijo antes de la rendicin de
gastos, siendo
arqueado al cierre de cada mes (Obs. 1)
02. El rea de contabilidad no cuenta con un sistema de archivo que centralice
documentos fuente de operaciones realizadas para que faciliten ejecutar
revisiones y conciliaciones bancarias(Obs. 02).
03. En la Oficina de Caja no se ha implementado un registro adecuado para el
control diario de disponible que muestre el saldo diario, firmando el responsable
de caja y el jefe inmediato superior que realiza el arqueo.(Obs. 03)
04. Existen crditos otorgados sin la debida aprobacin del nivel jerrquico
correspondiente en las solicitudes de crdito, evidenciando una anomala en el
control de aprobacin. Tambin existen crditos refinanciados que no ameritan
tal aprobacin por no existir documentacin
que los sustente siendo
responsable el Gerente de Crditos.(Obs. 4 y 5).
III. OBSERVACIONES
A. REA DE CONTABILIDAD
1. ARQUEO DE FONDO FIJO EJECUTADO CUANDO SE INCURREN EN
GASTOS.
De la revisin efectuada al archivo de arqueo, practicados por contabilidad a los
fondos fijos, se establece que son tomados el ltimo da del mes, luego de
reproducido la reposicin de dichos fondos; es decir se recuenta el ntegro del fondo
que es de S/. 1000.00. Esta forma de arqueo se evidenci en todos los meses del
ao 2005.
REFERENCIA.
Fecha
31-01-2005
Hora
19 hs.
Realizado
Luis Casanova
28-02-2005
19 hs.
Luis Casanova
30-04-2005
19 hs.
Luis Casanova
31-05-2005
18 hs.
Luis Casanova
30-06-2005
17 hs.
Luis Casanova
31-07-2005
20 hs.
Tula Coso
29-08-2005
20 hs.
Tula Coso
30-09-2005
21 hs.
Tula Coso
Responsable
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Monto
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
56
El arqueo a los fondos fijos, como prctica sana de control, tiene por finalidad
identificar los documentos sustentatorios de pago y el saldo no gastado, de acuerdo
a su reglamentacin y deben ser sorpresivos antes de su rendicin.
Las recargadas labores asignadas al rea de Contabilidad, no ha permitido realizar
arqueo sorpresivos en fechas propicias.
La no aplicacin de estas prcticas de control puede ocasionar que se produzcan
desviaciones en el uso de los fondos fijos; toda vez que los arqueo son rutinarios al
cierre de cada mes.
En los descargos que realiza el contador, alcanz copia de un
sorpresivo durante el lapso transcurrido el ejercicio auditado
slo arqueo
Del anlisis se concluye que no se practic arqueo sorpresivo a los fondos fijos
entre el 1 de Enero y 24 11 2005.
En los descargos que realiza el contador, indica que se iniciar la implementacin
de procedimientos, a fin de que todas las compras ingresen al Almacn y se
controle las salidas con Notas Valorizadas para tomar un inventario y facilitar su
contabilizacin al gasto de estas salidas cada fin de mes.
Del anlisis se concluye que, los Suministros Diversos no se vienen controlando en
cuentas de Activo.
2. DOCUMENTOS FUENTES DE OPERACIONES DIARIAS, NO SON
ARCHIVADOS EN FORMA CENTRALIZADA.
De la revisin practicada a la documentacin fuente, por las operaciones diarias
como son Boletas de Retiro y Depsitos a lo interno de la caja, documentos de
gastos, liquidacin de crdito, Boletas de Depsito y Retiros del Banco, etc, no
son compendiadas ni centralizadas en un solo archivo diariamente; la
documentacin es archivada en cada rea, en donde se ha originado la
operacin. Esta forma de archivar la documentacin, no permite realizar control de
calidad entre la documentacin fuente y los listados de cmputo, por personal no
comprometido en las operaciones realizadas, a efectos de localizar errores o
descubrir operaciones fraudulentas.
Prcticas sanas de control, recomiendan compendiar la documentacin fuente de
ingresos y egresos en un solo archivo, a cargo de un responsable, para facilitar el
control de calidad y la verificacin peridica por los niveles de fiscalizacin.
El sistema de archivo implementado en aos anteriores, no ha permitido a la
fecha adecuarlo en forma descentralizada los documentos fuentes.
En los descargos que realiza el contador indica que se destacar a un trabajador
que tenga como funcin especfica, compendiar y centralizar la informacin y
documentos fuentes en un slo archivo general.
57
58
REFERENCIA
PAGARE
548
821
734
800
712
623
675
681
FECHA
OTORGA
24-12-2005
12-11-2005
26-08-2005
24-09-2005
30-07-2005
02-04-2005
03-06-2005
25-06-2005
NOMBRES
MONTO
PRSTAMO
10,000.00
8,000.00
10,000.00
10,000.00
10,000.00
3,000.00
10,000.00
15,000.00
FECHA
OTORGA
NOMBRES
6532
7714
7091
6232
28-05-2005
07-10-2005
31-07-2005
02-04-2005
MONTO
PRSTAMO
10,000.00
4,500.00
25,000.00
2,000.00
IV RECOMENDACIONES
1. Se recomienda dar mayor prioridad al ejercicio que se va a realizar labor de
auditora y no a los ejercicios auditados anteriormente.
2. Se recomienda que el Comit Directivo cumpla con sus funciones de hacer cumplir
las directivas respecto a labores de contabilidad, tesorera y asimismo al rgano
59
de Auditora Interna para que evale planificadamente las reas organizativas del
rea de Crditos.
3. Se recomienda al gerente de crditos que supervise y controle al personal bajo su
mando en especial al
rea de crditos y no se cometan errores
de sustento
documentario de crditos otorgados como es el caso de crditos refinanciados.
60
CUESTIONARIO DE EVALUACIN
1. Defina con sus propias palabras al informe de auditora con sus propias
palabras
2. Indique las recomendaciones para la elaboracin del informe.
3. Explique el resultado de la auditora operativa.
4. Explique los atributos de las observaciones.
5. Indique la estructura del informe.
6. Explique el contenido de la estructura del informe.
61
BIBLIOGRAFA
- Mainou Abad, Jaime. Enciclopedia de la auditora. Editorial Ocano. Barcelona.
2003.
-
62